SeaMeet يعزز التعاون الجماعي: مشاركة الاجتماعات، وتعيين المهام، والبقاء منظمًا

في بيئات العمل سريعة الوتيرة اليوم، تعد تنظيم الاجتماعات بكفاءة، وضمان تدفق المعلومات المتسق، وتعزيز التعاون السلس تحديات يجب على كل منظمة معالجتها. SeaMeet هي منصة تعاون ذكية مصممة لسيناريوهات الاجتماعات الاحترافية. تركز SeaMeet على المبادئ الأساسية لـ مشاركة الاجتماعات، وتعيين المتابعات، والتنظيم عبر الفرق، وتقدم حلاً شاملاً ومرنًا لمساعدة الفرق على تحقيق التنسيق السلس والتواصل المبسط.

الإدارة المركزية للاجتماعات وأعضاء الفريق

توفر ميزة مساحة العمل في SeaMeet بيئة مركزية لإدارة الاجتماعات وأعضاء الفريق والخطط. يمكن للمؤسسات إنشاء مساحات عمل مشتركة بناءً على هيكلها—مثل الأقسام أو المشاريع أو وحدات الأعمال—بحيث يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى محتوى الاجتماعات وإدارته بشكل تعاوني.

داخل كل مساحة عمل، يتم تخزين جميع الاجتماعات—سواء كانت قادمة أو جارية أو مكتملة—في مكان واحد، مما يسهل تتبع المعلومات واسترجاعها. من لوحة إعدادات مساحة العمل – المستخدمين، يمكن للمسؤولين إضافة أعضاء الفريق أو تعيين أدوار أو إزالة المستخدمين. يتمتع المسؤولون بالتحكم الكامل، بما في ذلك إدارة الوصول وحذف الاجتماعات ودعوة الآخرين، بينما يمكن للأعضاء العاديين عرض (أو أن يقتصروا على عرض اجتماعاتهم فقط)، وتحرير المحتوى، ودعوة الآخرين كأعضاء فقط.

يدعم SeaMeet إنشاء مساحات عمل مستقلة متعددة لمشاريع أو أقسام مختلفة، مما يتيح تخصيص المهام بوضوح وفصل الفرق. يمكن للمستخدمين أيضًا تخصيص لغة الاجتماع الافتراضية وموقع التخزين عبر إعداداتهم الشخصية، بالإضافة إلى اختيار لغة الواجهة المفضلة لديهم لتجربة أكثر تخصيصًا.

للحفاظ على أمان البيانات، يُسمح للمسؤولين فقط بحذف الاجتماعات، ويجب أن يتم ذلك عبر القائمة الموجودة بجوار عنوان الاجتماع.

إدارة مبسطة عبر مساحات عمل متعددة

بالنسبة لمستخدمي المؤسسات، يقدم SeaMeet خطة الفريق (Team Plan)، التي توفر ضوابط محسنة للأذونات وتخصيص الموارد. يتم تعيين أول مستخدم ينشئ مساحة عمل كمالك مساحة العمل (Workspace Owner)، الذي يتمتع بأعلى مستوى من الصلاحية ويمكنه إدارة مساحات عمل متعددة وجميع الأعضاء المرتبطين بها.

الاشتراك مرتبط بحساب مالك مساحة العمل، وتشارك جميع مساحات العمل التي تم إنشاؤها تحت هذا الحساب نفس مزايا خطة الفريق. لضمان مشاركة الموارد بسلاسة عبر مساحات العمل، يجب أن يتم إنشاؤها جميعًا بواسطة نفس المالك.

يستخدم SeaMeet عد المستخدمين الفريدين لمنع الفواتير المزدوجة—إذا كان عضو الفريق ينتمي إلى مساحات عمل متعددة، يتم عده مرة واحدة فقط. على سبيل المثال، إذا تمت دعوة أربعة موظفين إلى مساحتي عمل، وكان شخص واحد ينتمي إلى كليهما، فإن النظام يحسب خمسة مستخدمين فقط في المجموع (بما في ذلك المالك).

للحصول على تفاصيل حول إدارة مساحة العمل، أو فواتير المستخدمين، أو خطط المؤسسات، تواصل مع فريق SeaMeet على help@seameet.ai.

المشاركة التلقائية لملاحظات الاجتماع

يعد التوزيع في الوقت المناسب لملاحظات الاجتماع أمرًا أساسيًا للحفاظ على توافق الفرق. يقدم SeaMeet مشاركة تلقائية لملخصات الاجتماعات عبر البريد الإلكتروني فور انتهاء الاجتماع، مما يضمن وصول النقاط الرئيسية إلى الأشخاص المناسبين بسرعة وبشكل متسق.

يمكنك الاختيار من بين عدة تفضيلات للمشاركة:

• المشاركة معي فقط – أنت فقط تتلقى ملخص الاجتماع
• المشاركة مع جميع المدعوين في التقويم – يرسل تلقائيًا رسائل بريد إلكتروني لجميع المشاركين المدعوين عبر تقويم Google
• المشاركة فقط مع المشاركين الذين يستخدمون نفس نطاق البريد الإلكتروني – مثالي للتوزيع الداخلي، مع الحفاظ على المعلومات الحساسة داخل مؤسستك
• إيقاف المشاركة – لا يتم إرسال أي ملخصات، ولا حتى لنفسك

لتلبية احتياجات المشاركة الأكثر تقدمًا، يوفر SeaMeet قوائم إضافية وقوائم حظر. يمكنك إضافة نسخ كربونية (CC) أو نسخ كربونية مخفية (BCC) لغير الحاضرين (مثل أصحاب المصلحة في المشروع أو المديرين) لإبقائهم على اطلاع، أو حظر مستخدمين محددين—حتى لو كانوا مدرجين في حدث التقويم—من تلقي الملاحظات.

تضمن هذه الأتمتة تسليم مواد المتابعة دائمًا في الوقت المحدد، بأقل جهد يدوي.

تحديد دقيق للمتحدثين للاجتماعات الشخصية

يمكن أن يكون تسجيل الاجتماعات الواضح والدقيق في الاجتماعات الشخصية متعددة المتحدثين أمرًا صعبًا. يحل SeaMeet هذه المشكلة باستخدام أدوات متكاملة لتحديد المتحدثين، والتصحيح اليدوي، وإعادة إنشاء الملخص، خاصة عند استخدامه مع تسجيلات Google Meet.

• تحديد المتحدثين: أدخل عدد المتحدثين، وسيقوم النظام بتحليل التسجيل وتقسيم الحوار وفقًا لذلك. تتم العملية في الخلفية، ويتم تسمية النتائج بـ “المتحدث 1” ، “المتحدث 2”، إلخ.
• تغيير المتحدثين: إذا كان التحديد التلقائي غير دقيق، يمكن للمستخدمين مراجعة مقتطفات الصوت يدويًا وإعادة تعيين أسماء المتحدثين الصحيحة—إما سطرًا بسطر أو بشكل جماعي.
• إعادة إنشاء الملخص: بعد تصحيح تسميات المتحدثين، يمكن للمستخدمين إعادة إنشاء ملخص الاجتماع ليعكس مساهمات المتحدثين الصحيحة وضمان دقة المحتوى.

تعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للاجتماعات الشخصية المنظمة أو المناقشات بين الإدارات، حيث تعد الوضوح والمساءلة في السجلات ضرورية.

تعزيز التعاون الجماعي من خلال النسخ الصوتي وتحليل الاجتماعات المدعوم بالذكاء الاصطناعي

إحدى الميزات البارزة في SeaMeet هي النسخ الصوتي في الوقت الفعلي المدعوم بالذكاء الاصطناعي وتحليل محتوى الاجتماعات التلقائي. عندما ينضم المساعد الافتراضي (الطيار المساعد الذكي) إلى اجتماع، يبدأ في تسجيل وتحديد مساهمات كل متحدث والطوابع الزمنية. تم تحسين محرك النسخ الصوتي لسوق تايوان ويتفوق في البيئات التي تحتوي على كل من الماندرين والإنجليزية.

مع تقدم الاجتماع، يستخرج SeaMeet AI المعلومات الرئيسية وينظمها ديناميكيًا:

• ملخص الاجتماع: ملخص موجز للنقاط الرئيسية
• بنود العمل: يحدد تلقائيًا المهام والمسؤوليات والقرارات
• مواضيع المناقشة: يسلط الضوء على الموضوعات المتكررة أو القضايا المحورية

لاستكمال هذه الرؤى التلقائية، يمكن لأعضاء الفريق أيضًا استخدام ميزة ملاحظات الفريق لإضافة بنود جدول الأعمال أو القرارات أو معلومات سياقية أخرى بشكل تعاوني، مما يضمن سجلًا أكثر شمولاً وقابلية للتنفيذ.

يعد هذا المزيج من أتمتة الذكاء الاصطناعي والتعاون البشري مثاليًا لبيئات الاجتماعات ثنائية اللغة أو سريعة الوتيرة ويقلل بشكل كبير من العبء اليدوي لتدوين الملاحظات والمتابعات.

الخلاصة

يوفر SeaMeet حلاً قويًا وذكيًا وقابلًا للتطوير للتعاون الجماعي. من مشاركة الاجتماعات، وتتبع المهام، والإدارة المركزية، إلى الملخصات المدعومة بالذكاء الاصطناعي والتنسيق بين الأقسام، فإنه يوفر مساحة عمل حديثة تتكيف مع احتياجات فرق اليوم. سواء كنت تدير مشاريع مشتركة بين الإدارات، أو تقود مبادرات على مستوى المؤسسة، أو تنسق اجتماعات الفريق اليومية، فإن SeaMeet يوفر الأدوات التي تحتاجها للتعاون بثقة.