SeaMeet Renforce la Collaboration d'Équipe : Partagez les Réunions, Attribuez des Actions et Restez Organisé

Dans les environnements de travail rapides d’aujourd’hui, organiser efficacement les réunions, assurer un flux d’informations cohérent et favoriser une collaboration transparente sont des défis que chaque organisation doit relever. SeaMeet est une plateforme de collaboration intelligente conçue pour les scénarios de réunions professionnelles. Centré sur les principes fondamentaux du partage des réunions, de l’attribution des suivis et de l’organisation entre les équipes, SeaMeet offre une solution complète et flexible pour aider les équipes à atteindre une coordination fluide et une communication rationalisée.

Gestion Centralisée des Réunions et des Membres de l’Équipe

La fonction Espace de travail de SeaMeet offre un environnement centralisé pour la gestion des réunions, des membres de l’équipe et des plans. Les organisations peuvent créer des espaces de travail partagés en fonction de leur structure — tels que les départements, les projets ou les unités commerciales — afin que les membres de l’équipe puissent accéder et gérer collaborativement le contenu des réunions.

Dans chaque espace de travail, toutes les réunions — qu’elles soient à venir, en cours ou terminées — sont stockées au même endroit, ce qui facilite le suivi et la récupération des informations. À partir du panneau Paramètres de l’espace de travail – Utilisateurs, les administrateurs peuvent ajouter des membres de l’équipe, attribuer des rôles ou supprimer des utilisateurs. Les administrateurs ont un contrôle total, y compris la gestion de l’accès, la suppression des réunions et l’invitation d’autres personnes, tandis que les membres réguliers peuvent consulter (ou être limités à la consultation de leurs propres réunions), modifier le contenu et inviter d’autres personnes uniquement en tant que membres.

SeaMeet prend en charge la création de plusieurs espaces de travail indépendants pour différents projets ou départements, permettant une allocation claire des tâches et une séparation des équipes. Les utilisateurs peuvent également personnaliser la langue de réunion par défaut et l’emplacement de stockage via leurs paramètres personnels, ainsi que choisir leur langue d’interface préférée pour une expérience plus personnalisée.

Pour maintenir la sécurité des données, seuls les administrateurs sont autorisés à supprimer des réunions, et cela doit être fait via le menu à côté du titre de la réunion.

Gestion Simplifiée sur Plusieurs Espaces de Travail

Pour les utilisateurs d’entreprise, SeaMeet propose un plan d’équipe, qui introduit des contrôles améliorés pour les autorisations et l’allocation des ressources. Le premier utilisateur à créer un espace de travail est désigné comme le propriétaire de l’espace de travail, qui détient le plus haut niveau d’autorité et peut gérer plusieurs espaces de travail et tous les membres associés.

L’abonnement est lié au compte du propriétaire de l’espace de travail, et tous les espaces de travail créés sous ce compte partagent les mêmes avantages du plan d’équipe. Pour assurer un partage transparent des ressources entre les espaces de travail, ils doivent tous être créés par le même propriétaire.

SeaMeet utilise un comptage d’ID utilisateur unique pour éviter la double facturation — si un membre de l’équipe appartient à plusieurs espaces de travail, il n’est compté qu’une seule fois. Par exemple, si quatre employés sont invités à deux espaces de travail, et qu’une personne appartient aux deux, le système ne compte que cinq utilisateurs au total (y compris le propriétaire).

Pour plus de détails sur la gestion des espaces de travail, la facturation des utilisateurs ou les plans d’entreprise, contactez l’équipe SeaMeet à help@seameet.ai.

Partage Automatique des Notes de Réunion

La distribution rapide des notes de réunion est essentielle pour maintenir les équipes alignées. SeaMeet propose le partage automatisé des résumés de réunion par e-mail immédiatement après la fin d’une réunion, garantissant que les points clés parviennent aux bonnes personnes rapidement et de manière cohérente.

Vous pouvez choisir parmi plusieurs préférences de partage :

• Partager avec moi uniquement – seul vous recevez le résumé de la réunion
• Partager avec tous les invités du calendrier – envoie automatiquement des e-mails à tous les participants invités via Google Agenda
• Partager uniquement avec les participants utilisant le même domaine de messagerie – idéal pour la distribution interne, en gardant les informations sensibles au sein de votre organisation
• Désactiver le partage – aucun résumé n’est envoyé, pas même à vous-même

Pour des besoins de partage plus avancés, SeaMeet fournit des listes supplémentaires et des listes de blocage. Vous pouvez mettre en CC ou en BCC des non-participants (tels que les parties prenantes du projet ou les managers) pour les tenir informés, ou bloquer des utilisateurs spécifiques — même s’ils sont listés dans l’événement du calendrier — de la réception des notes.

Cette automatisation garantit que les documents de suivi sont toujours livrés à temps, avec un minimum d’effort manuel.

Identification Précise des Intervenants pour les Réunions en Personne

Capturer des enregistrements de réunions clairs et précis lors de réunions en personne avec plusieurs intervenants peut être un défi. SeaMeet résout ce problème avec des outils intégrés pour l’identification des intervenants, la correction manuelle et la régénération des résumés, en particulier lorsqu’il est utilisé avec les enregistrements Google Meet.

• Identifier les intervenants: Saisissez le nombre d’intervenants, et le système analysera l’enregistrement et segmentera le dialogue en conséquence. Le processus s’exécute en arrière-plan, et les résultats sont étiquetés « Intervenant 1 », « Intervenant 2 », etc.
• Changer les intervenants: Si l’identification automatique est imprécise, les utilisateurs peuvent examiner manuellement des extraits audio et réaffecter les noms corrects des intervenants — ligne par ligne ou en masse.
• Régénérer le résumé: Après avoir corrigé les étiquettes des intervenants, les utilisateurs peuvent régénérer le résumé de la réunion pour refléter les contributions correctes des intervenants et garantir l’exactitude du contenu.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les réunions en personne structurées ou les discussions interdépartementales, où la clarté et la responsabilité dans les enregistrements sont essentielles.

Collaboration d’Équipe Améliorée Grâce à la Transcription et à l’Analyse de Réunion Alimentées par l’IA

L’une des caractéristiques remarquables de SeaMeet est sa transcription en temps réel basée sur l’IA et l’analyse automatisée du contenu des réunions. Lorsque le copilote virtuel (assistant intelligent) rejoint une réunion, il commence à enregistrer et à étiqueter les contributions et les horodatages de chaque intervenant. Le moteur de transcription est optimisé pour le marché taïwanais et excelle dans les environnements bilingues mandarin et anglais.

Pendant le déroulement de la réunion, l’IA de SeaMeet extrait et structure dynamiquement les informations clés :

• Résumé de la réunion: Un récapitulatif concis des points clés
• Éléments d’action: Identifie automatiquement les tâches, les responsabilités et les décisions
• Sujets de discussion: Met en évidence les thèmes récurrents ou les problèmes centraux

Pour compléter ces informations automatisées, les membres de l’équipe peuvent également utiliser la fonction Notes d’équipe pour ajouter collaborativement des points à l’ordre du jour, des décisions ou d’autres informations contextuelles, garantissant un enregistrement plus complet et exploitable.

Cette combinaison d’automatisation de l’IA et de collaboration humaine est idéale pour les environnements de réunion bilingues ou rapides et réduit considérablement la charge manuelle de la prise de notes et des suivis.

Conclusion

SeaMeet offre une solution robuste, intelligente et évolutive pour la collaboration d’équipe. Du partage de réunions, du suivi des tâches et de la gestion centralisée, aux résumés alimentés par l’IA et à la coordination interdépartementale, il offre un espace de travail moderne qui s’adapte aux besoins des équipes d’aujourd’hui. Que vous gériez des projets interdépartementaux, dirigiez des initiatives à l’échelle de l’entreprise ou coordonniez des réunions d’équipe quotidiennes, SeaMeet offre les outils dont vous avez besoin pour collaborer en toute confiance.