SeaMeet Memberdayakan Kolaborasi Tim: Berbagi Rapat, Menugaskan Tugas, dan Tetap Terorganisir

Di tempat kerja yang serba cepat saat ini, mengatur rapat secara efisien, memastikan aliran informasi yang kohesif, dan mendorong kolaborasi yang mulus adalah tantangan yang harus diatasi oleh setiap organisasi. SeaMeet adalah platform kolaborasi cerdas yang dibuat untuk skenario rapat profesional. Berfokus pada prinsip-prinsip inti berbagi rapat, menugaskan tindak lanjut, dan tetap terorganisir di seluruh tim, SeaMeet menawarkan solusi komprehensif dan fleksibel untuk membantu tim mencapai koordinasi yang lancar dan komunikasi yang efisien.

Manajemen Terpusat Rapat dan Anggota Tim

Fitur Ruang Kerja SeaMeet menyediakan lingkungan terpusat untuk mengelola rapat, anggota tim, dan rencana. Organisasi dapat membuat ruang kerja bersama berdasarkan struktur mereka — seperti departemen, proyek, atau unit bisnis — memungkinkan anggota tim untuk mengakses dan mengelola materi rapat secara kolaboratif.

Di dalam setiap ruang kerja, semua rapat — baik yang akan datang, sedang berlangsung, atau telah selesai — disimpan di satu lokasi, sehingga memudahkan pelacakan dan pengambilan informasi. Pengaturan ruang kerja – dari panel pengguna, administrator dapat menambahkan anggota tim, menetapkan peran, atau menghapus pengguna. Administrator memiliki kontrol penuh, termasuk mengelola akses, menghapus rapat, dan mengundang orang lain, sementara anggota biasa dapat melihat (atau mungkin dibatasi untuk hanya melihat rapat mereka sendiri), mengedit, dan mengundang orang lain sebagai anggota saja.

SeaMeet mendukung pembuatan beberapa ruang kerja independen untuk proyek atau departemen yang berbeda, memungkinkan alokasi tugas yang jelas dan isolasi tim. Pengguna juga dapat menyesuaikan bahasa rapat default dan lokasi penyimpanan melalui pengaturan pribadi mereka, serta memilih bahasa antarmuka pilihan mereka untuk pengalaman yang lebih personal.

Untuk menjaga keamanan data, hanya administrator yang diizinkan untuk menghapus rapat, dan ini harus dilakukan melalui menu di samping judul rapat.

Manajemen yang Efisien di Beberapa Ruang Kerja

Untuk pengguna perusahaan, SeaMeet menawarkan Paket Tim, yang memperkenalkan kontrol yang ditingkatkan untuk izin dan alokasi sumber daya. Pengguna pertama yang membuat ruang kerja ditunjuk sebagai Pemilik Ruang Kerja, yang memegang tingkat otoritas tertinggi dan dapat mengelola beberapa ruang kerja dan semua anggota terkait.

Keanggotaan terikat pada akun Pemilik Ruang Kerja, dan semua ruang kerja yang dibuat di bawah akun ini berbagi manfaat yang sama dari Paket Tim. Untuk memastikan pembagian sumber daya yang mulus di seluruh ruang kerja, semuanya harus dibuat oleh pemilik yang sama.

SeaMeet menggunakan penghitungan ID pengguna yang unik untuk mencegah penagihan ganda — jika seorang anggota tim termasuk dalam beberapa ruang kerja, ia hanya dihitung sekali. Misalnya, jika empat karyawan diundang ke dua ruang kerja, dan satu orang termasuk dalam keduanya, sistem hanya menghitung total lima pengguna (termasuk pemilik).

Untuk detail tentang manajemen ruang kerja, penagihan pengguna, atau paket perusahaan, hubungi tim SeaMeet di help@seameet.ai.

Berbagi Catatan Rapat Secara Otomatis

Distribusi catatan rapat yang tepat waktu adalah kunci untuk menjaga tim tetap selaras. SeaMeet menyediakan pembagian ringkasan rapat secara otomatis melalui email segera setelah rapat berakhir, memastikan bahwa poin-poin penting mencapai orang yang tepat dengan cepat dan konsisten.

Anda dapat memilih dari beberapa preferensi berbagi:

• Bagikan hanya dengan saya – hanya Anda yang menerima ringkasan rapat
• Bagikan dengan semua undangan kalender – secara otomatis mengirim email ke semua peserta yang diundang melalui Google Kalender
• Bagikan hanya dengan peserta yang menggunakan domain email yang sama – ideal untuk distribusi internal, menjaga informasi sensitif tetap berada di dalam organisasi Anda
• Matikan berbagi – tidak ada ringkasan yang dikirim, bahkan kepada Anda

Untuk kebutuhan berbagi yang lebih canggih, SeaMeet menawarkan daftar tambahan dan daftar blokir. Anda dapat CC atau BCC non-peserta (seperti pemangku kepentingan proyek atau manajer) untuk menjaga mereka tetap terinformasi, atau mencegah pengguna tertentu — bahkan jika mereka terdaftar dalam acara kalender — menerima catatan.

Otomatisasi ini memastikan bahwa materi tindak lanjut selalu disampaikan tepat waktu, dengan upaya manual minimal.

Identifikasi Pembicara yang Akurat untuk Rapat Tatap Muka

Menangkap catatan rapat yang jelas dan akurat dalam rapat tatap muka dengan banyak pembicara bisa menjadi tantangan. SeaMeet mengatasi hal ini dengan alat terintegrasi untuk identifikasi pembicara, koreksi manual, dan regenerasi ringkasan, terutama saat digunakan dengan rekaman Google Meet.

• Identifikasi Pembicara: Masukkan jumlah pembicara, dan sistem akan menganalisis rekaman dan membagi dialog sesuai. Proses ini berjalan di latar belakang, dan hasilnya diberi label sebagai “Pembicara 1”, “Pembicara 2”, dll.
• Ganti Pembicara: Jika identifikasi otomatis tidak akurat, pengguna dapat meninjau cuplikan audio secara manual dan menetapkan kembali nama pembicara yang benar — baik baris demi baris atau secara massal.
• Regenerasi Ringkasan: Setelah mengoreksi label pembicara, pengguna dapat meregenerasi ringkasan rapat untuk mencerminkan kontribusi pembicara yang benar dan memastikan akurasi konten.

Fitur ini sangat berguna untuk rapat tatap muka terstruktur atau diskusi antar-departemen, di mana kejelasan dan akuntabilitas dalam catatan sangat penting.

Kolaborasi Tim yang Ditingkatkan melalui Transkripsi dan Analisis Rapat Bertenaga AI

Salah satu fitur menonjol dari SeaMeet adalah transkripsi real-time berbasis AI dan analisis otomatis materi rapat. Ketika Co-Pilot Virtual (asisten cerdas) bergabung dalam rapat, ia mulai merekam dan menandai kontribusi setiap pembicara dan stempel waktu. Mesin transkripsi dioptimalkan untuk pasar Taiwan dan berkinerja sangat baik di lingkungan yang memiliki bahasa Mandarin dan Inggris.

Saat rapat berlangsung, AI SeaMeet secara dinamis mengekstrak dan menyusun informasi kunci:

• Ringkasan Rapat: Ringkasan singkat poin-poin penting
• Item Tindakan: Secara otomatis mengidentifikasi tugas, tanggung jawab, dan keputusan
• Topik Diskusi: Menyoroti tema berulang atau masalah utama

Untuk melengkapi wawasan otomatis ini, anggota tim juga dapat menggunakan fitur Catatan Tim untuk secara kolaboratif menambahkan item agenda, keputusan, atau informasi relevan lainnya, memastikan catatan yang lebih komprehensif dan dapat ditindaklanjuti.

Kombinasi otomatisasi AI dan kolaborasi manusia ini ideal untuk lingkungan rapat dwibahasa atau serba cepat dan secara signifikan mengurangi beban manual pencatatan dan tindak lanjut.

Kesimpulan

SeaMeet menawarkan solusi yang kuat, cerdas, dan skalabel untuk kolaborasi tim. Dari pembagian rapat, pelacakan tugas, dan manajemen terpusat hingga ringkasan bertenaga AI dan koordinasi antar-departemen, ia menyediakan ruang kerja modern yang beradaptasi dengan kebutuhan tim saat ini. Baik Anda mengelola proyek antar-departemen, memimpin inisiatif di seluruh perusahaan, atau mengoordinasikan rapat tim harian, SeaMeet memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk berkolaborasi dengan percaya diri.