SeaMeet Nâng Cao Hợp Tác Nhóm: Chia Sẻ Cuộc Họp, Giao Việc và Sắp Xếp Công Việc

Trong môi trường làm việc nhanh chóng ngày nay, tổ chức cuộc họp hiệu quả, đảm bảo luồng thông tin nhất quán và thúc đẩy sự hợp tác liền mạch là những thách thức mà mọi tổ chức phải đối mặt. SeaMeet là một nền tảng hợp tác thông minh được xây dựng cho các kịch bản cuộc họp chuyên nghiệp. Tập trung vào các nguyên tắc cốt lõi của việc chia sẻ cuộc họp, giao việc theo dõi và tổ chức công việc giữa các nhóm, SeaMeet cung cấp một giải pháp toàn diện và linh hoạt để giúp các nhóm đạt được sự phối hợp suôn sẻ và giao tiếp hợp lý.

Quản lý tập trung các cuộc họp và thành viên nhóm

Tính năng Không gian làm việc của SeaMeet cung cấp một môi trường tập trung để quản lý các cuộc họp, thành viên nhóm và kế hoạch. Các tổ chức có thể tạo không gian làm việc chung dựa trên cấu trúc của họ—chẳng hạn như phòng ban, dự án hoặc đơn vị kinh doanh—để các thành viên nhóm có thể cùng nhau truy cập và quản lý nội dung cuộc họp.

Trong mỗi không gian làm việc, tất cả các cuộc họp—dù sắp diễn ra, đang diễn ra hay đã hoàn thành—đều được lưu trữ ở một nơi, giúp dễ dàng theo dõi và truy xuất thông tin. Từ bảng điều khiển Cài đặt Không gian làm việc – Người dùng, quản trị viên có thể thêm thành viên nhóm, chỉ định vai trò hoặc xóa người dùng. Quản trị viên có toàn quyền kiểm soát, bao gồm quản lý quyền truy cập, xóa cuộc họp và mời người khác, trong khi các thành viên thông thường có thể xem (hoặc bị giới hạn chỉ xem các cuộc họp của họ), chỉnh sửa nội dung và mời người khác làm thành viên.

SeaMeet hỗ trợ tạo nhiều không gian làm việc độc lập cho các dự án hoặc phòng ban khác nhau, cho phép phân công nhiệm vụ rõ ràng và phân tách nhóm. Người dùng cũng có thể tùy chỉnh ngôn ngữ cuộc họp mặc định và vị trí lưu trữ thông qua Cài đặt Cá nhân của họ, cũng như chọn ngôn ngữ giao diện ưa thích để có trải nghiệm cá nhân hóa hơn.

Để duy trì bảo mật dữ liệu, chỉ quản trị viên mới được phép xóa cuộc họp và việc này phải được thực hiện thông qua menu bên cạnh tiêu đề cuộc họp.

Quản lý hợp lý trên nhiều không gian làm việc

Đối với người dùng doanh nghiệp, SeaMeet cung cấp Gói Nhóm, giới thiệu các kiểm soát nâng cao về quyền và phân bổ tài nguyên. Người dùng đầu tiên tạo không gian làm việc được chỉ định là Chủ sở hữu Không gian làm việc, người nắm giữ quyền hạn cao nhất và có thể quản lý nhiều không gian làm việc và tất cả các thành viên liên quan.

Đăng ký được liên kết với tài khoản của Chủ sở hữu Không gian làm việc và tất cả các không gian làm việc được tạo dưới tài khoản này đều chia sẻ các lợi ích của Gói Nhóm. Để đảm bảo chia sẻ tài nguyên liền mạch giữa các không gian làm việc, tất cả chúng phải được tạo bởi cùng một chủ sở hữu.

SeaMeet sử dụng tính năng đếm ID người dùng duy nhất để ngăn chặn việc thanh toán trùng lặp—nếu một thành viên nhóm thuộc nhiều không gian làm việc, họ chỉ được tính một lần. Ví dụ, nếu bốn nhân viên được mời vào hai không gian làm việc và một người thuộc cả hai, hệ thống chỉ tính tổng cộng năm người dùng (bao gồm cả chủ sở hữu).

Để biết chi tiết về quản lý không gian làm việc, thanh toán người dùng hoặc các gói doanh nghiệp, hãy liên hệ với nhóm SeaMeet tại help@seameet.ai.

Tự động chia sẻ ghi chú cuộc họp

Việc phân phối ghi chú cuộc họp kịp thời là chìa khóa để giữ cho các nhóm luôn đồng bộ. SeaMeet cung cấp tính năng tự động chia sẻ tóm tắt cuộc họp qua email ngay sau khi cuộc họp kết thúc, đảm bảo rằng các điểm chính được truyền đến đúng người một cách nhanh chóng và nhất quán.

Bạn có thể chọn từ một số tùy chọn chia sẻ:

• Chỉ chia sẻ với tôi – chỉ bạn nhận được tóm tắt cuộc họp
• Chia sẻ với tất cả những người được mời qua lịch – tự động gửi email cho tất cả những người tham gia được mời qua Google Calendar
• Chỉ chia sẻ với những người tham gia sử dụng cùng tên miền email – lý tưởng cho việc phân phối nội bộ, giữ thông tin nhạy cảm trong tổ chức của bạn
• Tắt chia sẻ – không có tóm tắt nào được gửi, ngay cả cho chính bạn

Đối với các nhu cầu chia sẻ nâng cao hơn, SeaMeet cung cấp Danh sách bổ sung và Danh sách chặn. Bạn có thể CC hoặc BCC những người không tham dự (như các bên liên quan hoặc quản lý dự án) để giữ họ được thông báo, hoặc chặn những người dùng cụ thể—ngay cả khi họ được liệt kê trong sự kiện lịch—khỏi việc nhận ghi chú.

Tính năng tự động hóa này đảm bảo rằng các tài liệu theo dõi luôn được gửi đúng thời gian, với nỗ lực thủ công tối thiểu.

Nhận dạng người nói chính xác cho các cuộc họp trực tiếp

Việc ghi lại các bản ghi cuộc họp rõ ràng và chính xác trong các cuộc họp trực tiếp có nhiều người nói có thể là một thách thức. SeaMeet giải quyết vấn đề này bằng các công cụ tích hợp để nhận dạng người nói, chỉnh sửa thủ công và tạo lại tóm tắt, đặc biệt khi được sử dụng với các bản ghi Google Meet.

• Nhận dạng người nói: Nhập số lượng người nói, và hệ thống sẽ phân tích bản ghi và phân đoạn hội thoại tương ứng. Quá trình này chạy ngầm, và kết quả được gắn nhãn là “Người nói 1”, “Người nói 2”, v.v.
• Thay đổi người nói: Nếu nhận dạng tự động không chính xác, người dùng có thể xem lại các đoạn âm thanh và gán lại tên người nói chính xác—từng dòng hoặc hàng loạt.
• Tạo lại tóm tắt: Sau khi chỉnh sửa nhãn người nói, người dùng có thể tạo lại tóm tắt cuộc họp để phản ánh đóng góp của người nói chính xác và đảm bảo tính chính xác của nội dung.

Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các cuộc họp trực tiếp có cấu trúc hoặc các cuộc thảo luận liên phòng ban, nơi sự rõ ràng và trách nhiệm trong hồ sơ là rất cần thiết.

Nâng cao hợp tác nhóm thông qua phiên âm và phân tích cuộc họp được hỗ trợ bởi AI

Một trong những tính năng nổi bật của SeaMeet là phiên âm thời gian thực dựa trên AI và phân tích nội dung cuộc họp tự động. Khi trợ lý ảo (trợ lý thông minh) tham gia cuộc họp, nó bắt đầu ghi âm và gắn thẻ đóng góp và dấu thời gian của từng người nói. Công cụ phiên âm được tối ưu hóa cho thị trường Đài Loan và hoạt động xuất sắc trong môi trường có cả tiếng Quan Thoại và tiếng Anh.

Khi cuộc họp diễn ra, AI của SeaMeet tự động trích xuất và cấu trúc các thông tin chính:

• Tóm tắt cuộc họp: Tóm tắt ngắn gọn các điểm chính
• Mục hành động: Tự động xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyết định
• Chủ đề thảo luận: Làm nổi bật các chủ đề hoặc vấn đề trọng tâm lặp lại

Để bổ sung cho những thông tin chi tiết tự động này, các thành viên nhóm cũng có thể sử dụng tính năng Ghi chú nhóm để cùng nhau thêm các mục chương trình, quyết định hoặc các thông tin ngữ cảnh khác, đảm bảo một bản ghi toàn diện và có thể hành động hơn.

Sự kết hợp giữa tự động hóa AI và hợp tác con người này lý tưởng cho các môi trường cuộc họp song ngữ hoặc có nhịp độ nhanh và giảm đáng kể gánh nặng thủ công của việc ghi chú và theo dõi.

Kết luận

SeaMeet cung cấp một giải pháp mạnh mẽ, thông minh và có khả năng mở rộng cho sự hợp tác nhóm. Từ việc chia sẻ cuộc họp, theo dõi nhiệm vụ và quản lý tập trung, đến các bản tóm tắt được hỗ trợ bởi AI và phối hợp liên phòng ban, nó mang đến một không gian làm việc hiện đại thích ứng với nhu cầu của các nhóm ngày nay. Cho dù bạn đang quản lý các dự án liên phòng ban, dẫn dắt các sáng kiến toàn doanh nghiệp hay điều phối các cuộc họp nhóm hàng ngày, SeaMeet đều cung cấp các công cụ bạn cần để hợp tác một cách tự tin.