Khách Không Mời: Hướng Dẫn Toàn Diện Để Ngăn Otter.ai Tham Gia Các Buổi Họp Của Bạn

Giới Thiệu

Các trợ lý họp AI như Otter.ai đã trở thành các công cụ mạnh mẽ trong môi trường làm việc hiện đại, hứa hẹn sẽ giải phóng các chuyên gia khỏi gánh nặng ghi chép và tạo ra một kho lưu trữ có thể tìm kiếm của mọi cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, mặc dù có ích, chúng có thể gây ra một sự khó chịu đáng kể và phổ biến: “khách không mời”. Đây là bot AI xuất hiện trong phòng họp ảo, thường không có sự đồng ý rõ ràng, theo thời gian thực của tất cả các tham gia, gây ra sự nhầm lẫn và đặt ra các câu hỏi ngay lập tức về quyền riêng tư và kiểm soát.

Vấn đề này vượt ra ngoài sự khó chịu đơn giản và đặt ra một thách thức đa diện. Đối với người dùng cá nhân, nó có thể là trường hợp công cụ của họ hoạt động bất ngờ, tạo ra các tình huống awkward và làm tăng lo ngại về quyền riêng tư cá nhân. Đối với chủ nhà họp, sự xuất hiện đột ngột của bot phiên dịch có thể làm gián đoạn luồng trò chuyện, yêu cầu họ quản lý một tham gia không mong muốn, và tiềm ẩn vi phạm các thỏa thuận bảo mật, đặc biệt khi các chủ đề nhạy cảm được thảo luận với khách hàng hoặc đối tác bên ngoài.

Tuy nhiên, đối với quản trị viên IT, vấn đề này được mở rộng thành một mối đe dọa lớn về an ninh, tuân thủ và quản lý dữ liệu. Các công cụ AI không được quản lý có thể dẫn đến việc ghi âm không được ủy quyền các buổi họp nhạy cảm liên quan đến HR, pháp lý hoặc nghiên cứu độc quyền. Điều này tạo ra một hệ sinh thái “IT bóng” nơi dữ liệu công ty được xử lý và lưu trữ trên các nền tảng bên thứ ba ngoài tầm kiểm soát của tổ chức, tiềm ẩn vi phạm các quy định bảo vệ dữ liệu như GDPR hoặc HIPAA.1

Hướng dẫn này đóng vai trò là giải pháp toàn diện, đa lớp cho thách thức này. Nó sẽ首先 chẩn đoán cách Otter.ai truy cập vào các buổi họp, sau đó cung cấp một sổ tay toàn diện với các hướng dẫn cụ thể, từng bước. Sổ tay này được thiết kế cho mọi cấp độ kiểm soát: người dùng cá nhân, chủ nhà trong họp, và quản trị viên hệ thống, với các chiến lược quản lý chi tiết cho Google Meet, Zoom, và một trọng tâm đặc biệt,深入 về các phức tạp quản trị của Microsoft Teams.

Phần 1: Sự Chẩn Đoán: Hiểu Các Điểm Truy Cập Của Otter.ai

Để ngăn cản một khách không mời đến được hiệu quả, người ta phải首先 hiểu cách họ xâm nhập. Otter.ai sử dụng several cơ chế khác nhau để tích hợp và tham gia các buổi họp. Việc chọn biện pháp ngăn chặn phù hợp hoàn toàn phụ thuộc vào việc hiểu điểm truy cập nào đang được sử dụng.

Cơ Chế 1: Bot OtterPilot™ Thông Qua Tích Hợp Lịch

Nguồn phổ biến nhất của hiện tượng “khách không mời” là OtterPilot™ (cũng được gọi là Otter Notetaker hoặc Otter Assistant) tham gia thông qua tích hợp lịch. Khi một người dùng tạo tài khoản Otter.ai, họ được nhắc kết nối Lịch Google hoặc Outlook của mình.2 Bằng cách cấp quyền này, người dùng cho phép Otter.ai quét các sự kiện lịch của họ để tìm liên kết hội nghị video. Khi tìm thấy liên kết cho buổi họp Zoom, Google Meet hoặc Microsoft Teams, OtterPilot tự động tham gia buổi họp vào thời gian được lên lịch như một tham gia riêng biệt, thường hiển thị tên “Otter.ai Notetaker” trong danh sách tham gia.4

Tính năng “cài đặt và quên” này là một phần cốt lõi của giá trị mà Otter.ai mang lại, được thiết kế để mang lại sự tiện lợi tối đa cho người dùng.2 Tuy nhiên, chính lựa chọn thiết kế này tạo ra xung đột trực tiếp với quản lý công ty. Việc xâm nhập của bot được kích hoạt bởi hành động riêng tư của một người dùng cá nhân—kết nối lịch của họ—nhưng sự hiện diện của nó ảnh hưởng đến toàn bộ buổi họp, bao gồm tất cả các tham gia nội bộ và bên ngoài khác. Điều này tạo ra một căng thẳng cơ bản: tính năng làm cho công cụ trơn tru cho một người trở thành nguồn rủi ro và gián đoạn chính cho tổ chức. Do đó, giải pháp phải bao gồm không chỉ các kiểm soát kỹ thuật mà còn giáo dục rõ ràng cho người dùng về ảnh hưởng của các tích hợp như vậy.

Cơ Chế 2: Bản Ghi Âm Trong Trình Duyệt Của Tiện Ích Mở Rộng Chrome

Một điểm truy cập tinh vi hơn và khó quản lý hơn là Tiện ích mở rộng Chrome của Otter.ai. Công cụ bổ sung trình duyệt này ghi âm và phiên dịch âm thanh trực tiếp từ tab trình duyệt đang hoạt động của người dùng.6 Quan trọng hơn, phương pháp này không gửi một bot riêng biệt vào buổi họp. Sản phẩm quảng cáo của tiện ích mở rộng tự nhấn mạnh “Không có bot trong Teams hoặc Google Meet” như một tính năng chính, vì nó hoạt động hoàn toàn trên máy cục bộ của người dùng.6 Nó có thể thu thập và phiên dịch âm thanh từ bất kỳ nguồn nào trong Chrome, bao gồm các buổi họp trên tất cả các nền tảng chính, cũng như video YouTube, bài giảng trực tuyến và podcast.6

Cách tiếp cận phía khách hàng này đại diện cho một lỗ hổng đáng kể đối với bảo mật công ty. Mặc dù các quản trị viên có thể tập trung nỗ lực để chặn OtterPilot bot có thể nhìn thấy từ việc tham gia như một người tham gia bằng cách sử dụng các điều khiển phía máy chủ như chính sách ứng dụng hoặc phòng chờ cuộc họp, nhưng tiện ích mở rộng Chrome hoàn toàn vượt qua các biện pháp bảo vệ này. Nó hoạt động trong phiên trình duyệt đã được xác thực của người dùng, thu thập luồng âm thanh sau khi nó được truyền an toàn đến máy tính của họ. Điều này có nghĩa là ngay cả khi một quản trị viên thành công chặn bot OtterPilot ở cấp độ người thuê, một nhân viên có tiện ích mở rộng Chrome vẫn có thể phiên âm một cuộc họp bí mật. Thực tế này nhấn mạnh một điểm quan trọng cho quản lý IT hiện đại: một chiến lược bảo mật toàn diện không thể giới hạn trong các ứng dụng phía máy chủ. Nó cũng phải giải quyết hệ sinh thái của các tiện ích mở rộng trình duyệt phía khách hàng, những thứ thường thuộc về một mô hình quản lý khác, chẳng hạn như bảo mật điểm cuối hoặc quản lý chính sách trình duyệt.

Cơ chế 3: Mời thủ công thông qua Liên kết Cuộc họp

Phương pháp truy cập đơn giản nhất là một lời mời thủ công, tạm thời. Bảng điều khiển web Otter.ai có một tùy chọn cho người dùng dán URL cuộc họp trực tiếp vào một trường, thường được gắn nhãn “Dán URL cuộc họp để ghi” hoặc tương tự.2 Khi một liên kết cho cuộc họp Zoom, Google Meet hoặc Teams được gửi, Otter.ai sẽ gửi bot OtterPilot của mình tham gia phiên đó ngay lập tức.8

Không giống như tích hợp lịch, có thể là hậu quả không cố ý của việc cài đặt một lần (“Tôi quên rằng tôi đã bật nó”), phương pháp này luôn là một hành động có chủ đích, có ý thức của người dùng. Sự khác biệt này rất quan trọng từ góc độ quản lý. Vấn đề chuyển từ một sai cấu hình kỹ thuật cần sửa chữa sang một vi phạm chính sách tiềm ẩn cần giải quyết. Mặc dù chặn kỹ thuật vẫn là một phần quan trọng của giải pháp, điểm truy cập này nhấn mạnh nhu cầu song song cho các chính sách tổ chức rõ ràng, được truyền đạt tốt, xác định khi nào và làm thế nào nhân viên được phép ghi hoặc phiên âm cuộc họp.

Cơ chế 4: Tích hợp nền tảng trực tiếp (Zoom Marketplace)

Đối với một số nền tảng nhất định, đặc biệt là Zoom, Otter.ai cung cấp tích hợp ứng dụng trực tiếp thông qua Zoom App Marketplace chính thức.9 Khi một người dùng cài đặt và ủy quyền cho ứng dụng này, họ cấp cho Otter.ai một tập hợp quyền cụ thể để tương tác với tài khoản Zoom của họ. Những quyền này có thể bao gồm đọc thông tin cuộc họp, truy cập và phiên âm bản ghi đám mây, và kích hoạt các tính năng như Otter Live Notes trong cuộc họp.9 Các quyền được yêu cầu được liệt kê rõ ràng trong marketplace, chẳng hạn như meeting:read, recording:read, và user:read.9 Thường, tận dụng các tích hợp sâu hơn này đòi hỏi đăng ký trả phí cho cả Otter.ai và nền tảng hội nghị video.11

Sự tồn tại của một ứng dụng marketplace chính thức tạo ra một điểm kiểm soát tập trung, mạnh mẽ cho các quản trị viên. Không giống như các kết nối lịch tách biệt hoặc các tiện ích mở rộng trình duyệt khó theo dõi, một ứng dụng marketplace có thể được quản lý trực tiếp trong bảng điều khiển quản trị của nền tảng. Một quản trị viên Zoom có thể phê duyệt trước, tắt hoặc chặn tích hợp Otter.ai cho toàn bộ tài khoản của họ hoặc cho các nhóm người dùng cụ thể.12 Điều này làm cho nó trở thành điểm truy cập dễ quản lý nhất, chứng tỏ các lợi thế bảo mật vốn có của việc sử dụng các hệ sinh thái ứng dụng chính thức, được quản lý so với việc cho phép các phương pháp tích hợp tạm thời, do người dùng điều khiển.

Phần 2: Bộ công cụ của Người dùng: Lấy lại quyền kiểm soát Tài khoản cá nhân của bạn

Đối với các người dùng cá nhân muốn lấy lại quyền kiểm soát việc Otter.ai tham gia vào các cuộc họp của họ khi nào và như thế nào, một loạt các bước đơn giản trong tài khoản Otter.ai và các dịch vụ được kết nối có thể cung cấp một giải pháp tức thì và hiệu quả. Những hành động này đại diện cho hàng phòng thủ đầu tiên.

Bước 1: Công tắc chính - Vô hiệu hóa Tự động tham gia trong Cài đặt Otter.ai

Hành động hiệu quả nhất để ngăn bot OtterPilot tham gia vào các cuộc họp bất ngờ là thay đổi hành vi mặc định của nó từ tự động sang thủ công. Điều này chuyển đổi chức năng từ mô hình “tùy chọn thoát” (trong đó bạn phải nhớ tắt nó cho các cuộc họp cụ thể) sang mô hình “tùy chọn tham gia” (trong đó nó chỉ tham gia khi được chỉ định rõ ràng).

1. Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên trang web Otter.ai.
2. Truy cập Cài đặt Tài khoản bằng cách click vào biểu tượng hồ sơ của bạn, sau đó chọn tab Cuộc họp.
3. Tìm thấy cài đặt cho Nhân viên ghi chép AI (hoặc OtterPilot).
4. Tìm thấy menu thả xuống cho Cài đặt tham gia mặc định. Thay đổi lựa chọn từ bất kỳ tùy chọn tự động nào (ví dụ: “Tất cả các sự kiện có liên kết hội nghị video”) sang Các cuộc họp tôi chọn thủ công.13

Cài đặt này đảm bảo bot sẽ không còn tự động tham gia vào các cuộc họp được tìm thấy trên lịch đồng bộ của bạn, đưa bạn trở lại quyền kiểm soát hoàn toàn.

Bước 2: Cắt đứt Kết nối - Ngắt kết nối Lịch và Thu hồi Quyền

Để có một giải pháp lâu dài hơn ngăn Otter.ai truy cập lịch trình của bạn hoàn toàn, bạn phải ngắt kết nối lịch của mình và thu hồi quyền truy cập của nó.

1. Ngắt kết nối trong Otter.ai: Khi ở trong tài khoản Otter.ai của bạn, truy cập vào phần Ứng dụng hoặc Tích hợp trong cài đặt của bạn. Tìm Lịch Google hoặc Lịch Outlook đã kết nối của bạn và chọn tùy chọn Ngắt kết nối hoặc Xóa.4
2. Thu hồi quyền truy cập trong Tài khoản Google: Mở cài đặt Tài khoản Google của bạn và truy cập vào tab Bảo mật. Tìm phần Ứng dụng bên thứ ba có quyền truy cập tài khoản. Tìm Otter.ai trong danh sách và click vào nó, sau đó chọn Xóa quyền truy cập.16
3. Thu hồi quyền truy cập trong Tài khoản Microsoft: Quá trình tương tự áp dụng cho tài khoản Microsoft. Đăng nhập vào bảng điều khiển bảo mật của tài khoản Microsoft của bạn, tìm phần quyền truy cập ứng dụng và thu hồi quyền truy cập của Otter.ai.

Cách tiếp cận hai góc độ này đảm bảo rằng Otter.ai không thể đọc dữ liệu lịch của bạn nữa, làm cho nó không biết được các cuộc họp sắp tới của bạn.

Bước 3: Dọn dẹp彻底 - Gỡ cài đặt tiện ích mở rộng và ứng dụng

Để ngăn chặn việc phiên âm ở phía khách hàng (Cơ chế 2) và xóa hoàn toàn phần mềm khỏi hệ thống của bạn, bạn phải gỡ cài đặt tiện ích mở rộng trình duyệt và bất kỳ ứng dụng máy tính để bàn nào.

1. Tiện ích mở rộng Chrome/Edge: Mở cài đặt trình duyệt của bạn và truy cập vào trang Tiện ích mở rộng. Tìm tiện ích mở rộng “Otter.ai: Record & Transcribe Meetings” và click Xóa.15
2. PC Windows: Đi đến Cài đặt > Ứng dụng > Ứng dụng đã cài đặt. Tìm Otter.ai trong danh sách, click menu ba chấm và chọn Gỡ cài đặt. Để xóa hoàn toàn, khuyến nghị kiểm tra các thư mục AppData để tìm bất kỳ tệp còn lại. Mở File Explorer và truy cập vào C:\Users\<Tên người dùng của bạn>\AppData\Local\ và C:\Users\<Tên người dùng của bạn>\AppData\Roaming\, xóa bất kỳ thư mục nào có tên “Otter” hoặc “Otter.ai”.15
3. macOS: Mở Finder và đi đến thư mục Ứng dụng của bạn. Kéo ứng dụng Otter.ai vào Thùng rác. Để xóa các tệp dư thừa, sử dụng lệnh “Đi đến Thư mục” của Finder (Shift+Cmd+G) và kiểm tra các vị trí như ~/Library/Application Support/ và ~/Library/Preferences/ để tìm bất kỳ tệp liên quan đến Otter cần xóa.16

Bước 4: Bước cuối cùng - Xóa tài khoản Otter.ai của bạn

Nếu bạn không còn dự định sử dụng dịch vụ, bước cuối cùng là xóa tài khoản và tất cả dữ liệu liên quan.

1. Đăng nhập vào trang web Otter.ai.
2. Truy cập vào Cài đặt Tài khoản và chọn tab Chung.
3. Click tùy chọn Xóa tài khoản.15 Bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu để xác nhận xóa.

Lưu ý quan trọng: Bạn không thể xóa tài khoản nếu bạn có gói đăng ký trả phí đang hoạt động. Bạn phải hủy đăng ký trước và chờ nó hết hạn, hoặc liên hệ với đội hỗ trợ của Otter để từ bỏ phần còn lại của đăng ký để xóa ngay lập tức.15

Phần 3: Quyền của Chủ trì: Các điều khiển trong cuộc họp, theo thời gian thực

Khi một công cụ ghi chép AI không mong muốn xuất hiện trong một cuộc họp trực tiếp, chủ trì hoặc tổ chức者 có các biện pháp phản ứng ngay lập tức có sẵn. Mặc dù các hành động này không giải quyết nguyên nhân gốc rễ, nhưng chúng rất quan trọng để duy trì kiểm soát và bảo mật trong thời điểm đó.

Phương pháp 1: “Bạn ra ngoài” - Xóa Bot Otter.ai trong cuộc họp

Tất cả các nền tảng hội nghị video lớn đều cung cấp cho chủ trì khả năng xóa người tham gia. Đây là biện pháp khẩn cấp để đuổi một bot đã tham gia.

• Zoom: Là chủ trì hoặc đồng chủ trì, mở danh sách Người tham gia. Tìm người tham gia có tên “Otter.ai” (hoặc tương tự), di chuột qua tên của nó, click nút Thêm và chọn Xóa từ menu.14
• Google Meet: Là chủ trì, mở danh sách Người bằng cách click biểu tượng ở góc dưới bên phải. Tìm người tham gia “Otter.ai”, click menu ba chấm bên cạnh tên của họ và chọn Xóa khỏi cuộc họp.14
• Microsoft Teams: Là tổ chức者 cuộc họp hoặc người trình bày, mở bảng Người tham gia. Tìm người tham gia “Otter.ai”, click menu ba chấm bên cạnh tên của họ và chọn Xóa khỏi cuộc họp.14

Xóa bot giải quyết vấn đề tức thời nhưng không ngăn nó cố gắng tham gia các cuộc họp trong tương lai do cùng một người dùng lên lịch.

Phương pháp 2: Nhân viên bảo vệ - Sử dụng Lobi và Phòng chờ một cách chủ động

Một chiến lược hiệu quả hơn nhiều so với việc xóa phản ứng là kiểm soát cổng một cách chủ động. Bằng cách bật “Phòng chờ” trong Zoom hoặc “Lobi” trong Google Meet và Microsoft Teams, chủ trì buộc mọi người tham gia - bao gồm cả bot - phải chờ phê duyệt thủ công trước khi có thể tham gia cuộc họp.

Thay đổi đơn giản trong cài đặt cuộc họp này thay đổi cơ bản tình trạng bảo mật. Hành vi mặc định của nhiều nền tảng là cho phép các người tham gia được mời tham gia tự động. Các bot AI tận dụng điều này bằng cách “được mời” thông qua đồng bộ lịch của người dùng. Kích hoạt phòng chờ giới thiệu một điểm kiểm tra thủ công quan trọng. Chủ tổ chức trở thành người kiểm tra, kiểm tra ID của mọi người ở cửa. Khi “Otter.ai Notetaker” xuất hiện trong phòng chờ, chủ tổ chức có thể đơn giản từ chối cho phép nó vào. Cách tiếp cận chủ động này là biện pháp kiểm soát trong cuộc họp hiệu quả nhất mà chủ tổ chức có thể thực hiện để ngăn chặn mọi loại người tham gia không được ủy quyền truy cập.12

Phần 4: Sách hướng dẫn của quản trị viên: Thiết lập quản lý toàn tổ chức

Đối với quản trị viên IT, kiểm soát các ứng dụng ghi chép AI là vấn đề thi hành các chính sách bảo mật công ty, tuân thủ và quản lý dữ liệu. Điều này đòi hỏi phải vượt ra ngoài cài đặt người dùng cá nhân và triển khai các biện pháp kiểm soát tập trung, mạnh mẽ ở cấp độ nền tảng. Độ phức tạp và phương pháp khác nhau đáng kể giữa Google Workspace, Zoom và Microsoft Teams.

Hướng dẫn tham khảo nhanh về các biện pháp kiểm soát của quản trị viên

Đối với các quản trị viên bận rộn cần xác định nhanh công cụ phù hợp cho công việc, bảng này cung cấp tổng quan chiến lược cấp cao về các triết lý kiểm soát chính cho mỗi nền tảng.

Nền tảng	Phương pháp kiểm soát chính	Vị trí bảng điều khiển quản trị	Điểm cần xem xét quan trọng
Google Workspace	Kiểm soát truy cập của người tham gia	Bảng điều khiển quản trị > Apps > Google Workspace > Google Meet > Cài đặt an toàn Meet	Chặn tất cả người tham gia bên ngoài không tin cậy, không chỉ là một bot cụ thể. Một cách tiếp cận rộng nhưng hiệu quả.
Zoom	Quản lý ứng dụng	Thị trường ứng dụng Zoom > Quản lý > Quản lý ứng dụng của quản trị viên > Ứng dụng trên Tài khoản	Một công tắc “bật/tắt” trực tiếp cho tích hợp ứng dụng Otter.ai cho toàn bộ tài khoản của bạn. Đơn giản và hiệu quả.
Microsoft Teams	Chính sách quyền truy cập ứng dụng & Quản lý sự đồng ý	Trung tâm quản trị Teams > Ứng dụng Teams > Chính sách quyền truy cập & Trung tâm quản trị Microsoft Entra > Ứng dụng doanh nghiệp	Rất chi tiết nhưng phức tạp. Yêu cầu một cách tiếp cận đa lớp trên các cổng quản trị khác nhau để kiểm soát đầy đủ.

Phụ lục 4.1: Bảo mật Google Workspace

Cách tiếp cận quản trị của Google đối với vấn đề này ít quan tâm đến việc chặn một ứng dụng cụ thể hơn là kiểm soát ai được phép tham gia cuộc họp từ đầu. Công cụ chính là cài đặt an toàn Meet trong bảng điều khiển quản trị Google.

Hướng dẫn thực hiện:

1. Đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị Google bằng tài khoản quản trị viên.
2. Di chuyển đến menu và truy cập Apps > Google Workspace > Google Meet.
3. Nhấp vào Cài đặt an toàn Meet.
4. Tại đây, bạn có thể cấu hình cài đặt Truy cập. Để ngăn chặn các bot bên ngoài tham gia, bạn có thể hạn chế truy cập cuộc họp chỉ cho người dùng trong tổ chức của bạn hoặc người dùng từ các miền được phép rõ ràng.19

Phương pháp này là một công cụ thô nhưng hiệu quả. Nó sẽ ngăn chặn bot OtterPilot tham gia như một thực thể bên ngoài một cách đáng tin cậy. Tuy nhiên, nó cũng sẽ chặn các khách bên ngoài hợp pháp trừ khi các miền của họ được thêm vào danh sách tin cậy, thể hiện sự đánh đổi giữa bảo mật tối đa và hợp tác mở.

Phụ lục 4.2: Khóa chặt Zoom

Thị trường ứng dụng tập trung của Zoom cung cấp một điểm kiểm soát quản trị đơn giản và trực tiếp để quản lý các tích hợp bên thứ ba như Otter.ai.

Hướng dẫn thực hiện:

1. Đăng nhập vào Thị trường ứng dụng Zoom (marketplace.zoom.us) bằng thông tin đăng nhập của quản trị viên.
2. Tại góc trên bên phải, nhấp vào Quản lý, sau đó di chuyển đến Quản lý ứng dụng của quản trị viên > Ứng dụng trên Tài khoản.
3. Danh sách tất cả các ứng dụng bên thứ ba được người dùng cài đặt trong tài khoản của bạn sẽ xuất hiện. Tìm kiếm “Otter.ai”.
4. Nhấp vào ứng dụng để mở trang quản lý của nó. Từ đây, bạn có thể chọn Vô hiệu hóa ứng dụng, ngăn chặn người dùng nội bộ sử dụng nó, hoặc Xóa nó hoàn toàn khỏi tài khoản của bạn.12

Hành động này effectively cắt đứt điểm tích hợp chính thức (Cơ chế 4) cho tất cả người dùng trong tổ chức của bạn. Tuy nhiên, vẫn quan trọng để khuyến khích chủ tổ chức sử dụng tính năng Phòng chờ, vì đây là biện pháp bảo vệ chính chống lại một người tham gia bên ngoài cố gắng đưa bot từ tài khoản của họ.12

Phụ lục 4.3: Sâu sắc vào Quản lý Microsoft Teams

Kiểm soát các ứng dụng bên thứ ba trong hệ sinh thái Microsoft 365 là kịch bản phức tạp nhất và nguồn gốc của sự bực bội đáng kể của quản trị viên. Quản lý hiệu quả đòi hỏi một chiến lược đa lớp bao gồm cả Trung tâm quản trị Microsoft Teams và Trung tâm quản trị Microsoft Entra (trước đây là Azure Active Directory).

Phương pháp 1 (Công cụ mạnh): Chặn ứng dụng Otter.ai trên toàn Tenant

Cách tiếp cận trực tiếp nhất là chặn ứng dụng Otter.ai cho tất cả người dùng trong toàn tổ chức.

Hướng dẫn thực hiện:

1. Truy cập vào Trung tâm Quản trị Microsoft Teams.
2. Đi đến Ứng dụng Teams > Quản lý ứng dụng.
3. Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm “Otter.ai”.
4. Chọn ứng dụng từ danh sách và nhấp vào nút Chặn trong thanh trên cùng. Xác nhận hành động.15

Hành động này ngăn người dùng tìm kiếm, thêm hoặc sử dụng ứng dụng Otter.ai từ trong giao diện Teams.

Phương pháp 2 (Cái dao mổ tinh vi): Sử dụng Chính sách Quyền truy cập Ứng dụng để Kiểm soát Tinh vi

Đối với các tổ chức lớn có nhu cầu đa dạng, thường cần một cách tiếp cận tinh vi hơn. Chính sách quyền truy cập ứng dụng cho phép quản trị viên kiểm soát người dùng nào có thể truy cập các ứng dụng cụ thể.

Hướng dẫn Thực hiện:

1. Trong Trung tâm Quản trị Teams, truy cập vào Ứng dụng Teams > Chính sách Quyền truy cập.
2. Bạn có thể chỉnh sửa chính sách Toàn cầu (Mặc định toàn tổ chức) hoặc chọn Thêm để tạo một chính sách tùy chỉnh mới.
3. Trong cài đặt chính sách, dưới menu thả xuống Ứng dụng bên thứ ba, chọn tùy chọn Chặn các ứng dụng cụ thể và cho phép tất cả các ứng dụng khác.
4. Nhấp vào nút Chặn ứng dụng. Tìm kiếm và thêm “Otter.ai” vào danh sách chặn cho chính sách này.21
5. Nếu bạn tạo một chính sách tùy chỉnh mới, bạn phải sau đó gán nó cho các người dùng hoặc nhóm cụ thể mà nên bị ngăn không được sử dụng ứng dụng.

Phương pháp này cung cấp kiểm soát tinh vi, cho phép tổ chức cho phép Otter.ai cho đội marketing trong khi chặn nó cho các bộ phận nhạy cảm như pháp lý, nhân sự hoặc nghiên cứu và phát triển (R&D).

Phương pháp 3 (Người gác cổng): Quản lý Đồng ý và Quyền truy cập trong Microsoft Entra ID

Một nguyên nhân phổ biến gây ra nhầm lẫn cho quản trị viên là khi một bot tiếp tục tham gia buổi họp ngay cả sau khi bị chặn trong Trung tâm Quản trị Teams. Điều này thường xảy ra vì các quyền cơ bản cho ứng dụng đã được cấp ở cấp độ danh tính trong Microsoft Entra ID. Quản lý ứng dụng ở đây là rất quan trọng để cắt đứt quyền truy cập của nó vào dữ liệu người dùng, chẳng hạn như lịch.

Hướng dẫn Thực hiện:

1. Truy cập vào Trung tâm Quản trị Microsoft Entra (entra.microsoft.com).
2. Đi đến Ứng dụng > Ứng dụng Doanh nghiệp.
3. Tìm kiếm và chọn ứng dụng “Otter.ai”.
4. Trong Thuộc tính của ứng dụng, bạn có thể chuyển Cho phép người dùng đăng nhập? sang Không. Điều này sẽ chặn tất cả người dùng trong tổ chức của bạn đăng nhập vào Otter.ai bằng thông tin đăng nhập công ty của họ.22
5. Hoặc, bạn có thể đặt Cần gán? thành Có và sau đó chỉ gán cho các người dùng cụ thể, được phê duyệt, effectively chặn tất cả người khác.22
6. Truy cập vào tab Quyền truy cập. Một Quản trị viên Toàn cầu có thể xem xét và Thu hồi sự đồng ý của quản trị viên toàn tổ chức đã được cấp trước đó cho ứng dụng, cắt đứt quyền truy cập được ủy quyền của nó vào dữ liệu tổ chức.23

Yêu cầu quản lý hai phía này—chặn giao diện người dùng của ứng dụng trong Trung tâm Quản trị Teams và kiểm soát quyền truy cập dữ liệu của nó trong Entra ID—là quan điểm quan trọng để giải quyết vấn đề một cách toàn diện trên nền tảng Microsoft. Không giải quyết cả hai vấn đề có thể để lại một lỗ hổng an ninh đáng kể.

Phương pháp 4 (Bức tường kiên cố): Củng cố An ninh với Chính sách Truy cập Ngoại bộ

Là một lớp phòng thủ cuối cùng, quản trị viên có thể coi bot không như một “ứng dụng” cần quản lý, mà như một “thực thể ngoại bộ” cần chặn ở cấp độ mạng.

Hướng dẫn Thực hiện:

1. Trong Trung tâm Quản trị Teams, truy cập vào Người dùng > Truy cập Ngoại bộ.
2. Dưới tab Cài đặt Tổ chức, bạn có thể cấu hình danh sách chặn cho các miền ngoại bộ cụ thể.24 Nếu bot OtterPilot được phát hiện tham gia từ một miền nhất quán (ví dụ: bot.otter.ai), miền đó có thể được thêm vào danh sách chặn.
3. Nền tảng cũng cho phép quản trị viên chặn các người dùng ngoại bộ cụ thể theo địa chỉ email đầy đủ hoặc định danh tài nguyên tin nhắn (MRI).24

Phòng thủ cấp độ mạng này là một biện pháp dự phòng mạnh mẽ có thể hiệu quả ngay cả khi các kiểm soát cấp độ ứng dụng được cấu hình sai hoặc bị bỏ qua. Nó phù hợp với chiến lược rộng hơn của Microsoft về việc cung cấp các kiểm soát ngày càng tinh vi hơn đối với cộng tác ngoại bộ để đáp ứng nhu cầu an ninh của doanh nghiệp.27

Kết luận

Kiểm soát việc AI ghi chú xâm nhập không mong muốn vào các buổi họp ảo không phải là một hành động đơn lẻ mà là một biện pháp phòng thủ chiến lược, đa lớp. Cách tiếp cận phải được điều chỉnh theo nền tảng cụ thể và mức độ kiểm soát cần thiết, bắt đầu từ người dùng cá nhân, trao quyền cho chủ nhà họp, và kết thúc với các chính sách quản trị mạnh mẽ, toàn tổ chức.

Phân tích tiết lộ một số điểm quan trọng cần ghi nhận. Đầu tiên là sự khác biệt quan trọng giữa bot OtterPilot phía máy chủ, được tham gia như một người tham gia có thể nhìn thấy và có thể bị quản trị viên chặn, và tiện ích mở rộng Chrome phía máy khách, hoạt động ẩn danh trên máy của người dùng và tạo ra một lỗ hổng quan trọng trong quản lý dữ liệu. Thứ hai là tầm quan trọng của việc hiểu rõ triết lý quản trị độc đáo của mỗi nền tảng: của Zoom là tập trung vào ứng dụng và đơn giản, của Google là tập trung vào người tham gia và rộng rãi, trong khi của Microsoft là tập trung vào chính sách, sâu sắc và chi tiết, và yêu cầu một chiến lược phối hợp giữa cả Trung tâm quản trị Teams và Microsoft Entra.

Cuối cùng, mặc dù sự lan rộng của các công cụ AI mạnh mẽ mang lại các thách thức mới cho an ninh và quyền riêng tư, nhưng các biện pháp kiểm soát tồn tại để đảm bảo rằng cá nhân và tổ chức vẫn nắm vững quyền kiểm soát không gian làm việc kỹ thuật số của họ. Bằng cách thực hiện các biện pháp phù hợp—từ thay đổi cài đặt đơn giản trong một tài khoản cá nhân đến một chính sách quyền truy cập ứng dụng toàn diện cho toàn doanh nghiệp—có thể tận dụng lợi ích của các công cụ tăng năng suất AI trong khi giảm thiểu rủi ro của chúng, đảm bảo rằng mọi người tham gia trong mọi buổi họp đều là khách mời và được hoan nghênh.

Tài liệu tham khảo

1. Quyền riêng tư & Bảo mật | Otter.ai, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://otter.ai/privacy-security
2. Hướng dẫn cài đặt Otter.ai 2025: Tích hợp Zoom, Google Meet & Teams - ScreenApp, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://screenapp.io/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom-google-meet-and-teams
3. Lịch: Tích hợp với các công cụ yêu thích của bạn! - Otter.ai, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://otter.ai/integrations/calendar
4. Tự động thêm Otter Notetaker vào các buổi họp của bạn – Trung tâm trợ giúp, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/13674910923671-Automatically-add-Otter-Notetaker-to-your-meetings
5. Ứng dụng & Tích hợp | Otter.ai, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://otter.ai/apps
6. Otter.ai: Ghi âm & Phiên dịch Buổi họp - Google Meet & Âm thanh Web - Cửa hàng Web Chrome, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://chromewebstore.google.com/detail/otterai-record-transcribe/bnmojkbbkkonlmlfgejehefjldooiedp
7. Phần mở rộng Chrome Otter ghi âm, phiên dịch và chia sẻ ghi chú buổi họp, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://otter.ai/googlemeet
8. otter.ai, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://otter.ai/blog/how-to-record-a-microsoft-teams-meeting#:~:text=Integrate%20Otter%20with%20Microsoft%20Teams&text=You%20can%20add%20Otter%20to,%E2%80%9CApps%E2%80%9D%20on%20the%20left.
9. Otter.ai - Tóm tắt buổi họp, Trò chuyện AI - Thị trường ứng dụng Zoom, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://marketplace.zoom.us/apps/MmQJIMXUTYiCdPX5anvKVw
10. Phiên dịch Zoom: Cách phiên dịch buổi họp một cách dễ dàng và tự động | Otter.ai, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://otter.ai/blog/zoom-transcription
11. Cách sử dụng Otter.ai trong Buổi họp Zoom - Notta, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://www.notta.ai/en/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom
12. Làm cách nào để tắt AI Notetakers (otter.ai, read.ai,… - Cộng đồng Zoom, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848
13. Dừng Otter Notetaker tự động tham gia các buổi họp của bạn – Trung tâm trợ giúp, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/12906714508823-Stop-Otter-Notetaker-from-automatically-joining-your-meetings
14. Xóa Otter Notetaker khỏi Zoom, Google Meet hoặc Microsoft… của bạn, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/14288936562199-Remove-Otter-Notetaker-from-your-Zoom-Google-Meet-or-Microsoft-Teams-meeting
15. Bài viết - Xóa và Loại bỏ Otter.ai - Đại học bang Minnesota, Mankato, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1340
16. Cách Xóa Otter.ai (và Chọn một Tùy chọn Tốt hơn, An toàn hơn) - Ghi chú Buổi họp, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://meetingnotes.com/blog/how-to-remove-otter-ai
17. Chặn AI Notetakers trong Buổi họp Microsoft Teams - TeamDynamix, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/ArticleDet?ID=155826
18. community.zoom.com, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848#:~:text=Click%20Otter.ai%20then%20click,importance%20of%20enabling%20Waiting%20Room).
19. Cách hạn chế người dùng tham gia buổi họp Google Meet bên ngoài Tổ chức của bạn - Iorad, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://www.iorad.com/player/2093303/Google-Admin---How-to-restrict-users-from-joining-Google-meet-meetings-outside-your-Organization
20. Quản lý cài đặt Meet (cho quản trị viên) - Trợ giúp quản trị Google Workspace, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://support.google.com/a/answer/7304109?hl=en
21. Quản lý chính sách quyền truy cập ứng dụng trong Microsoft Teams - Microsoft Learn, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
22. Tôi muốn chặn Otter.ai không được truy cập và không thể truy cập từ bất kỳ tài khoản người dùng của tenant của tôi - Microsoft Learn, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2336974/i-want-to-block-otter-ai-not-to-access-and-not-be
23. Cấp và quản lý sự đồng ý với quyền truy cập ứng dụng Teams - Microsoft…, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-consent-app-permissions
24. Quản trị viên IT - Quản lý buổi họp và trò chuyện bên ngoài với mọi người và… , được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/trusted-organizations-external-meetings-chat
25. Chặn tên miền trong Microsoft Teams bằng Danh sách Cho phép/Chặn Tenant - Microsoft Defender for Office 365, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/tenant-allow-block-list-teams-domains-configure
26. Chặn người dùng bên ngoài trong Microsoft Teams - Blog Topedia, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://blog-en.topedia.com/2025/02/block-an-external-user-in-microsoft-teams/
27. Microsoft Teams Thêm Kiểm soát Truy cập Bên ngoài Chi tiết cho Người dùng và Nhóm - Reddit, được truy cập vào 16 tháng 9 năm 2025, https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1nck3nm/microsoft_teams_adds_granular_external_access/