Der ungebetene Gast: Ihr umfassender Leitfaden, um Otter.ai zu verhindern, an Ihren Meetings teilzunehmen

Einführung

KI-gestützte Meeting-Assistenten wie Otter.ai sind zu leistungsstarken Werkzeugen im modernen Arbeitsumfeld geworden, die versprechen, Fachkräfte von der Last des Notizzunehmens zu befreien und ein durchsuchbares Archiv jeder Konversation zu erstellen. Dennoch können sie, trotz ihrer Nutzen, eine erhebliche und häufige Frustration auslösen: den “ungebetenen Gast”. Dies ist der KI-Bot, der in einem virtuellen Meeting-Raum auftaucht, oft ohne die ausdrückliche, Echtzeit-Zustimmung aller Teilnehmer, was Verwirrung stiften und sofortige Fragen zu Privatsphäre und Kontrolle aufwerfen kann.

Dieses Problem geht über einfache Belästigung hinaus und stellt eine vielschichtige Herausforderung dar. Für den einzelnen Benutzer kann es ein Fall sein, dass sein eigenes Tool unerwartet agiert, unangenehme Situationen schafft und Bedenken hinsichtlich der persönlichen Privatsphäre aufwirft. Für den Meeting-Host kann das plötzliche Erscheinen eines Transkriptionsbots den Fluss der Konversation stören, sie zwingen, einen unerwünschten Teilnehmer zu verwalten, und potenziell Vertraulichkeitsvereinbarungen verletzen, insbesondere wenn sensible Themen mit externen Kunden oder Partnern besprochen werden.

Für den IT-Administrator jedoch wird das Problem zu einer erheblichen Bedrohung für Sicherheit, Compliance und Datenverwaltung. Unverwaltete KI-Tools können zu unbefugten Aufzeichnungen sensibler Meetings führen, die HR, rechtliche Angelegenheiten oder proprietäre Forschung betreffen. Dies schafft ein “Schatten-IT”-Ökosystem, in dem unternehmensinterne Daten auf Drittanbieterplattformen verarbeitet und gespeichert werden, die außerhalb der Kontrolle der Organisation liegen, was potenziell Datenschutzgesetze wie die DSGVO oder HIPAA verletzen kann.1

Dieser Leitfaden dient als umfassende, mehrschichtige Lösung für diese Herausforderung. Er wird zunächst diagnostizieren, wie Otter.ai Zugang zu Meetings erhält, und dann ein umfassendes Handbuch mit handlungsorientierten, schrittweisen Anweisungen bereitstellen. Dieses Handbuch ist für jede Kontrollstufe konzipiert: den einzelnen Benutzer, den in-Meeting-Host und den Systemadministrator, mit detaillierten Governance-Strategien für Google Meet, Zoom und einem besonderen, vertieften Fokus auf die administrativen Komplexitäten von Microsoft Teams.

Teil 1: Die Diagnose: Das Verständnis der Zugangspunkte von Otter.ai

Um effektiv zu verhindern, dass ein ungebetener Gast eintrifft, muss man zunächst verstehen, wie er durch die Tür kommt. Otter.ai nutzt mehrere unterschiedliche Mechanismen, um sich mit Meetings zu verbinden und an ihnen teilzunehmen. Die Wahl der richtigen vorbeugenden Maßnahme hängt vollständig davon ab, welcher dieser Zugangspunkte verwendet wird.

Mechanismus 1: Der OtterPilot™-Bot über Kalenderintegration

Die häufigste Quelle des Phänomens “ungebetener Gast” ist der OtterPilot™ (auch als Otter Notetaker oder Otter Assistant bezeichnet), der über Kalenderintegration teilnimmt. Wenn ein Benutzer ein Otter.ai-Konto erstellt, wird er aufgefordert, seinen Google- oder Outlook-Kalender zu verbinden.2 Indem er diese Erlaubnis erteilt, erlaubt der Benutzer Otter.ai, seine Kalenderereignisse nach Video-Konferenz-Links zu scannen. Wenn es einen Link für ein Zoom-, Google Meet- oder Microsoft Teams-Meeting findet, tritt der OtterPilot automatisch zu der geplanten Zeit als separater Teilnehmer dem Meeting bei, oft mit dem Namen “Otter.ai Notetaker” in der Teilnehmerliste.4

Diese “einmal einrichten und dann vergessen”-Funktionalität ist ein Kernbestandteil des Wertversprechens von Otter.ai, das für maximale Benutzerfreundlichkeit konzipiert ist.2 Diese Designentscheidung schafft jedoch einen direkten Konflikt mit der unternehmensinternen Governance. Der Eintritt des Bots wird durch eine private Aktion eines einzelnen Benutzers ausgelöst – die Verbindung seines Kalenders –,但其存在却影响整个会议，包括所有其他内部和外部参与者。这造成了一种根本的紧张关系：使该工具对一个人来说无缝衔接的功能，成为组织面临风险和干扰的主要来源。因此，解决方案不仅需要技术控制，还需要对用户进行关于此类集成影响的清晰教育。

Mechanismus 2: Die In-Browser-Transkription der Chrome-Erweiterung

Ein subtilerer und administrativ anspruchsvollerer Zugangspunkt ist die Otter.ai-Chrome-Erweiterung. Dieses Browser-Add-On zeichnet Audio auf und transkribiert es direkt aus dem aktiven Browsertab des Benutzers.6 Entscheidend ist, dass diese Methode keinen separaten Bot in das Meeting sendet. Das Marketing der Erweiterung betont “Kein Bot in Teams oder Google Meet” als ein Schlüsselmerkmal, da es vollständig auf dem lokalen Gerät des Benutzers arbeitet.6 Es kann Audio von jeder Quelle innerhalb von Chrome erfassen und transkribieren, einschließlich Meetings auf allen großen Plattformen, sowie YouTube-Videos, Online-Vorlesungen und Podcasts.6

Dieser clientseitige Ansatz stellt eine erhebliche Lücke für die unternehmensinterne Sicherheit dar. Während Administratoren ihre Anstrengungen darauf konzentrieren können, den sichtbaren OtterPilot-Bot davon abzuhalten, als Teilnehmer über serverseitige Kontrollen wie App-Richtlinien oder Meeting-Lobbys beizutreten, umgeht die Chrome-Erweiterung diese Verteidigungsmechanismen vollständig. Es funktioniert innerhalb der bereits authentifizierten Browsersitzung des Benutzers und erfasst den Audiostream nachdem er sicher auf dessen Computer geliefert wurde. Dies bedeutet, dass selbst wenn ein Administrator den OtterPilot-Bot auf Mandantenebene erfolgreich blockiert, ein Mitarbeiter mit der Chrome-Erweiterung eine vertrauliche Besprechung weiterhin transkribieren kann. Diese Realität unterstreicht einen entscheidenden Punkt für die moderne IT-Governance: Eine umfassende Sicherheitsstrategie kann nicht auf serverseitige Anwendungen beschränkt werden. Sie muss auch das Ökosystem von clientseitigen Browserextensionen adressieren, die oft unter einem anderen Managementparadigma fallen, wie z. B. Endpoint-Sicherheit oder Browser-Richtlinienmanagement.

Mechanismus 3: Manuelle Einladung über einen Meeting-Link

Die einfachste Methode zum Eintritt ist eine manuelle, ad-hoc-Einladung. Das Otter.ai-Web-Dashboard bietet Benutzern die Möglichkeit, eine Meeting-URL direkt in ein Feld einzufügen, das oft mit “Paste meeting URL to record” oder ähnlich beschriftet ist.2 Sobald ein Link zu einem Zoom-, Google Meet- oder Teams-Meeting eingereicht wird, sendet Otter.ai seinen OtterPilot-Bot, um sofort dieser Sitzung beizutreten.8

Im Gegensatz zur Kalenderintegration, die eine unbeabsichtigte Folge einer einmaligen Einrichtung sein kann (“Ich habe vergessen, dass ich das aktiviert habe”), ist diese Methode immer eine absichtliche, bewusste Handlung des Benutzers. Dieser Unterschied ist aus governance-technischer Sicht wichtig. Das Problem verschiebt sich von einer technischen Fehlkonfiguration, die korrigiert werden muss, zu einem potenziellen Richtlinienverstoß, der adressiert werden muss. Obwohl technisches Blockieren noch ein wesentlicher Teil der Lösung ist, hebt dieser Eintrittspunkt die parallele Notwendigkeit für klare, gut kommunizierte organisatorische Richtlinien hervor, die definieren, wann und wie Mitarbeitern erlaubt ist, Meetings aufzuzeichnen oder zu transkribieren.

Mechanismus 4: Direkte Plattform-Integrationen (Zoom Marketplace)

Für bestimmte Plattformen, vor allem Zoom, bietet Otter.ai eine direkte Anwendungsintegration über den offiziellen Zoom App Marketplace.9 Wenn ein Benutzer diese App installiert und autorisiert, gewährt er Otter.ai einen bestimmten Satz an Berechtigungen, um mit seinem Zoom-Konto zu interagieren. Diese Berechtigungen können das Lesen von Meeting-Informationen, den Zugriff auf und die Transkription von Cloud-Aufzeichnungen sowie die Aktivierung von Funktionen wie Otter Live Notes während eines Meetings umfassen.9 Die angeforderten Berechtigungen sind im Marketplace explizit aufgeführt, wie z. B. meeting:read, recording:read und user:read.9 Oft erfordert die Nutzung dieser tiefergehenden Integrationen ein kostenpflichtiges Abonnement bei Otter.ai und der Videokonferenzplattform.11

Die Existenz einer offiziellen Marketplace-App schafft einen leistungsstarken, zentralisierten Kontrollpunkt für Administratoren. Im Gegensatz zu verstreuten Kalenderverbindungen oder schwierig zu verfolgenden Browserextensionen kann eine Marketplace-Anwendung direkt innerhalb der Administrationskonsole der Plattform verwaltet werden. Ein Zoom-Administrator kann die Otter.ai-Integration für sein gesamtes Konto oder für bestimmte Benutzergruppen vorab genehmigen, deaktivieren oder blockieren.12 Dies macht es zum am einfachsten zu regierenden Eintrittspunkt und demonstriert die inhärenten Sicherheitsvorteile der Nutzung offizieller, verwalteter App-Ökosysteme gegenüber der Zulassung ad-hoc, benutzergetriebener Integrationsmethoden.

Teil 2: Das Toolkit des Benutzers: Die Kontrolle über Ihr persönliches Konto zurückgewinnen

Für einzelne Benutzer, die die Kontrolle darüber zurückgewinnen möchten, wann und wie Otter.ai an ihren Meetings teilnimmt, können eine Reihe einfacher Schritte innerhalb des Otter.ai-Kontos und verbundener Dienste eine sofortige und effektive Lösung bieten. Diese Maßnahmen stellen die erste Verteidigungslinie dar.

Schritt 1: Der Hauptschalter - Deaktivierung des automatischen Beitretens in den Otter.ai-Einstellungen

Die effektivste Maßnahme, um zu verhindern, dass der OtterPilot-Bot unerwartet Meetings beitritt, besteht darin, sein Standardverhalten von automatisch auf manuell zu ändern. Dies verschiebt die Funktion von einem “Opt-Out”-Modell, bei dem Sie sich erinnern müssen, es für bestimmte Meetings zu deaktivieren, zu einem “Opt-In”-Modell, bei dem es nur beitritt, wenn es explizit dazu aufgefordert wird.

1. Melden Sie sich auf der Otter.ai-Website bei Ihrem Konto an.
2. Navigieren Sie zu Account Settings (Kontoeinstellungen), indem Sie auf Ihr Profilsymbol klicken, und wählen Sie dann den Tab Meetings (Meetings) aus.
3. Suchen Sie die Einstellungen für den AI Notetaker (KI-Notiznehmer) (oder OtterPilot).
4. Suchen Sie das Dropdown-Menü für Default-join settings (Standard-Beitrittseinstellungen). Ändern Sie die Auswahl von jeder automatischen Option (z. B. “All events with video conference links” [Alle Ereignisse mit Videokonferenzlinks]) auf Meetings I manually select (Meetings, die ich manuell auswähle).13

Diese Einstellung stellt sicher, dass der Bot keine Meetings mehr automatisch beitritt, die in Ihrem synchronisierten Kalender gefunden werden, und gibt Ihnen die volle Kontrolle zurück.

Schritt 2: Die Verbindung trennen - Kalender trennen und Berechtigungen widerrufen

Für eine dauerhaftere Lösung, die Otter.ai vollständig daran hindert, auf Ihren Kalender zuzugreifen, müssen Sie Ihren Kalender trennen und seine Berechtigungen widerrufen.

1. Trennen innerhalb von Otter.ai: Wenn Sie sich in Ihrem Otter.ai-Konto befinden, navigieren Sie zum Abschnitt Apps oder Integrationen in Ihren Einstellungen. Suchen Sie Ihren verbundenen Google-Kalender oder Outlook-Kalender und wählen Sie die Option Trennen oder Entfernen aus.4
2. Zugriff in Ihrem Google-Konto widerrufen: Öffnen Sie die Einstellungen Ihres Google-Kontos und navigieren Sie zum Reiter Sicherheit. Suchen Sie den Abschnitt Drittanwendungen mit Kontenzugriff. Suchen Sie Otter.ai in der Liste, klicken Sie darauf und wählen Sie dann Zugriff entfernen aus.16
3. Zugriff in Ihrem Microsoft-Konto widerrufen: Ein ähnlicher Prozess gilt für Microsoft-Konten. Melden Sie sich bei der Sicherheitsdashboard Ihres Microsoft-Kontos an, suchen Sie den Abschnitt für App-Berechtigungen und widerrufen Sie den Zugriff von Otter.ai.

Dieser zweigleisige Ansatz stellt sicher, dass Otter.ai Ihre Kalenderdaten nicht mehr lesen kann, was es effektiv daran hindert, Ihre bevorstehenden Meetings zu erkennen.

Schritt 3: Die gründliche Reinigung – Deinstallieren von Erweiterungen und Anwendungen

Um clientseitige Transkription (Mechanismus 2) zu verhindern und die Software vollständig von Ihrem System zu entfernen, müssen Sie die Browsererweiterung und alle Desktopanwendungen deinstallieren.

1. Chrome/Edge-Erweiterung: Öffnen Sie die Einstellungen Ihres Browsers und navigieren Sie zur Seite Erweiterungen. Suchen Sie die Erweiterung „Otter.ai: Record & Transcribe Meetings“ und klicken Sie auf Entfernen.15
2. Windows-PC: Gehen Sie zu Einstellungen > Apps > Installierte Apps. Suchen Sie Otter.ai in der Liste, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Deinstallieren aus. Zur vollständigen Entfernung wird empfohlen, auch die AppData-Ordner auf verbleibende Dateien zu prüfen. Öffnen Sie den Datei-Explorer und navigieren Sie zu C:\Users\\AppData\Local\ und C:\Users\\AppData\Roaming\, löschen Sie alle Ordner mit dem Namen „Otter“ oder „Otter.ai“.15
3. macOS: Öffnen Sie den Finder und navigieren Sie zu Ihrem Anwendungen-Ordner. Ziehen Sie die Otter.ai-Anwendung in den Mülleimer. Um Restdateien zu entfernen, verwenden Sie den Befehl „Gehe zu Ordner“ des Finders (Shift+Cmd+G) und prüfen Sie Orte wie ~/Library/Application Support/ und ~/Library/Preferences/ auf eventuell zu löschende Otter-bezogene Dateien.16

Schritt 4: Der letzte Schritt – Löschen Ihres Otter.ai-Kontos

Wenn Sie den Dienst nicht mehr verwenden möchten, ist der letzte Schritt das Löschen Ihres Kontos und aller zugehörigen Daten.

1. Melden Sie sich auf der Otter.ai-Website an.
2. Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen und wählen Sie den Allgemein-Reiter aus.
3. Klicken Sie auf die Option Konto löschen.15 Sie werden aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben, um die Löschung zu bestätigen.

Wichtiger Hinweis: Sie können Ihr Konto nicht löschen, wenn Sie ein aktives kostenpflichtiges Abonnement haben. Sie müssen zuerst das Abonnement kündigen und warten, bis es abläuft, oder den Support von Otter kontaktieren, um den Rest Ihres Abonnements zu verfallen zu lassen, um eine sofortige Löschung durchführen zu können.15

Teil 3: Das Prerogat des Hosts: Echtzeit-Steuerungen während des Meetings

Wenn ein unerwünschter KI-Notiznehmer in einem Live-Meeting erscheint, hat der Host oder Organisator sofort reaktive Maßnahmen zur Verfügung. Obwohl diese Aktionen die Wurzelursache nicht lösen, sind sie entscheidend, um in dem Moment Kontrolle und Sicherheit zu wahren.

Methode 1: „Du bist raus“ – Entfernen des Otter.ai-Bots während des Meetings

Alle großen Videokonferenzplattformen bieten Hosts die Möglichkeit, Teilnehmer zu entfernen. Dies ist der Notfallausweg, um einen Bot zu auswerfen, der bereits beigetreten ist.

• Zoom: Als Host oder Co-Host öffnen Sie die Teilnehmerliste. Suchen Sie den Teilnehmer mit dem Namen „Otter.ai“ (oder ähnlich), bewegen Sie den Mauszeiger über seinen Namen, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr und wählen Sie im Menü Entfernen aus.14
• Google Meet: Als Host öffnen Sie die Personenliste, indem Sie auf das Symbol in der unteren rechten Ecke klicken. Suchen Sie den Teilnehmer „Otter.ai“, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben seinem Namen und wählen Sie Aus Meeting entfernen aus.14
• Microsoft Teams: Als Meeting-Organisator oder Präsentator öffnen Sie den Teilnehmerbereich. Suchen Sie den Teilnehmer „Otter.ai“, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben seinem Namen und wählen Sie Aus Meeting entfernen aus.14

Das Entfernen des Bots löst das unmittelbare Problem, verhindert aber nicht, dass er versucht, zukünftige Meetings beizutreten, die von demselben Benutzer geplant wurden.

Methode 2: Der Wächter – Proaktiv verwenden von Lobbies und Warteräumen

Eine weitaus effektivere Strategie als reaktives Entfernen ist proaktives Gatekeeping. Indem der Host den „Warteraum“ in Zoom oder die „Lobby“ in Google Meet und Microsoft Teams aktiviert, zwingt er jeden einzelnen Teilnehmer – einschließlich Bots –, auf manuelle Genehmigung zu warten, bevor er dem Meeting beitreten kann.

Diese einfache Änderung in den Meeting-Einstellungen verändert die Sicherheitslage grundlegend. Das Standardverhalten vieler Plattformen besteht darin, eingeladenen Teilnehmern die automatische Teilnahme zu erlauben. Künstliche Intelligenz-Bots nutzen dies, indem sie sich über die Kalendersynchronisierung eines Benutzers “einladen” lassen. Die Aktivierung einer Warteschleife führt einen entscheidenden manuellen Kontrollpunkt ein. Der Host wird zu einem Türsteher, der die Identität jeder Person an der Tür prüft. Wenn “Otter.ai Notetaker” in der Warteschleife erscheint, kann der Host den Eintritt einfach verweigern. Dieser proaktive Ansatz ist die effektivste Kontrollmaßnahme während eines Meetings, die ein Host implementieren kann, um unbefugten Teilnehmern jeglicher Art den Zugang zu verwehren.12

Teil 4: Das Handbuch des Administrators: Umsetzung von organisationsweiten Governance-Regeln

Für IT-Administratoren ist die Kontrolle von KI-Notiznehmern eine Frage der Umsetzung von unternehmensinternen Sicherheits-, Compliance- und Daten-Governance-Richtlinien. Dies erfordert, über individuelle Benutzereinstellungen hinauszugehen und robuste, zentralisierte Kontrollen auf Plattformebene zu implementieren. Die Komplexität und Methodik variieren erheblich zwischen Google Workspace, Zoom und Microsoft Teams.

Schnellreferenzhandbuch zu Admin-Kontrollen

Für beschäftigte Administratoren, die schnell das richtige Werkzeug für die Aufgabe identifizieren müssen, bietet diese Tabelle einen hochgradig strategischen Überblick über die wichtigsten Kontrollphilosophien für jede Plattform.

Plattform	Primäre Kontrollmethode	Standort in der Admin-Konsole	Wichtiger Aspekt
Google Workspace	Teilnehmerzugriffskontrolle	Admin-Konsole > Apps > Google Workspace > Google Meet > Meet-Sicherheitseinstellungen	Blockiert alle unvertrauenswürdigen externen Teilnehmer, nicht nur einen spezifischen Bot. Ein breiter, aber effektiver Ansatz.
Zoom	App-Management	Zoom App Marketplace > Manage > Admin App Management > Apps on Account	Ein direkter “Ein-/Aus-Schalter” für die Otter.ai-App-Integration für das gesamte Konto. Einfach und effektiv.
Microsoft Teams	App-Berechtigungsrichtlinien und Zustimmungsmanagement	Teams Admin Center > Teams apps > Permission policies & Microsoft Entra admin center > Enterprise applications	Sehr granular, aber komplex. Erfordert einen mehrschichtigen Ansatz über verschiedene Admin-Portale hinweg, um vollständige Kontrolle zu gewährleisten.

Unterabschnitt 4.1: Absicherung von Google Workspace

Googles administrative Herangehensweise an dieses Problem konzentriert sich weniger darauf, eine spezifische App zu blockieren, sondern mehr darauf, zu steuern, wer in erster Linie Meetings beitreten darf. Das primäre Werkzeug sind die Meet-Sicherheitseinstellungen in der Google Admin-Konsole.

Handlungsanleitungen:

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto bei der Google Admin-Konsole an.
2. Navigieren Sie zum Menü und gehen Sie zu Apps > Google Workspace > Google Meet.
3. Klicken Sie auf Meet-Sicherheitseinstellungen.
4. Hier können Sie Zugriffseinstellungen konfigurieren. Um externen Bots die Teilnahme zu verwehren, können Sie den Meeting-Zugriff auf nur Benutzer innerhalb Ihrer Organisation oder auf Benutzer aus explizit zugelassenen Domänen beschränken.19

Diese Methode ist ein stumpfes, aber effektives Instrument. Sie verhindert zuverlässig, dass der OtterPilot-Bot als externes Subjekt beitritt. Sie blockiert jedoch auch legitime externe menschliche Gäste, es sei denn, ihre Domänen werden zu einer vertrauenswürdigen Liste hinzugefügt, was einen Kompromiss zwischen maximaler Sicherheit und offener Zusammenarbeit darstellt.

Unterabschnitt 4.2: Absicherung von Zoom

Zoom Marketplace für Apps bietet einen einfachen und direkten administrativen Kontrollpunkt für die Verwaltung von Drittanbieter-Integrationen wie Otter.ai.

Handlungsanleitungen:

1. Melden Sie sich bei der Zoom App Marketplace (marketplace.zoom.us) mit Administratorberechtigungen an.
2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Manage, navigieren Sie dann zu Admin App Management > Apps on Account.
3. Es wird eine Liste aller von Benutzern in Ihrem Konto installierten Drittanbieter-Apps angezeigt. Suchen Sie nach “Otter.ai”.
4. Klicken Sie auf die App, um ihre Verwaltungsseite zu öffnen. Von hier aus können Sie die App deaktivieren (was internen Benutzern die Nutzung verwehrt) oder sie vollständig aus Ihrem Konto entfernen.12

Diese Aktion trennt effektiv den offiziellen Integrationspunkt (Mechanismus 4) für alle Benutzer in Ihrer Organisation. Es ist dennoch entscheidend, Hosts zu ermutigen, die Warteschleifen-Funktion zu verwenden, da dies die primäre Abwehr gegen einen externen Teilnehmer ist, der versucht, einen Bot von seinem eigenen Konto aus einzubringen.12

Unterabschnitt 4.3: Ein tiefer Einblick in die Governance von Microsoft Teams

Die Kontrolle von Drittanbieter-Apps im Microsoft 365-Ökosystem ist das komplexeste Szenario und die Ursache für erhebliche Frustration bei Administratoren. Eine effektive Governance erfordert eine mehrschichtige Strategie, die sowohl das Microsoft Teams Admin Center als auch das Microsoft Entra Admin Center (früher Azure Active Directory) umfasst.

Methode 1 (Der Hammer): Blockieren der Otter.ai-App für den gesamten Mandanten

Der direkteste Ansatz besteht darin, die Otter.ai-Anwendung für alle Benutzer in der gesamten Organisation zu blockieren.

Handlungsanleitungen:

1. Navigieren Sie zum Microsoft Teams Admin Center.
2. Gehen Sie zu Teams-Apps > Apps verwalten.
3. Verwenden Sie die Suchleiste, um „Otter.ai“ zu finden.
4. Wählen Sie die App aus der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Blockieren in der oberen Leiste. Bestätigen Sie die Aktion.15

Diese Aktion verhindert, dass Benutzer die Otter.ai-App innerhalb der Teams-Oberfläche finden, hinzufügen oder verwenden.

Methode 2 (Das Skalpell): Verwendung von App-Berechtigungsrichtlinien für granularste Kontrolle

Für größere Organisationen mit vielfältigen Anforderungen ist oft ein differenzierterer Ansatz erforderlich. App-Berechtigungsrichtlinien ermöglichen es Administratoren, zu steuern, welche Benutzer auf bestimmte Apps zugreifen können.

Handlungsanweisungen:

1. Navigieren Sie im Teams Admin Center zu Teams-Apps > Berechtigungsrichtlinien.
2. Sie können entweder die Global (Organisationsweite Standard)-Richtlinie bearbeiten oder Hinzufügen auswählen, um eine neue benutzerdefinierte Richtlinie zu erstellen.
3. Navigieren Sie in den Richtlinieneinstellungen zum Dropdown-Menü Drittanbieter-Apps und wählen Sie die Option Bestimmte Apps blockieren und alle anderen zulassen aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Apps blockieren. Suchen Sie nach „Otter.ai“ und fügen Sie es der Blockliste für diese Richtlinie hinzu.21
5. Wenn Sie eine neue benutzerdefinierte Richtlinie erstellt haben, müssen Sie sie dann den spezifischen Benutzern oder Gruppen zuweisen, die daran gehindert werden sollen, die App zu verwenden.

Diese Methode bietet eine granularste Kontrolle, die es einer Organisation ermöglicht, Otter.ai für ein Marketingteam zu erlauben, während es für sensible Abteilungen wie Recht, Personal oder Forschung und Entwicklung blockiert wird.

Methode 3 (Der Torwächter): Verwaltung von Zustimmung und Berechtigungen in Microsoft Entra ID

Eine häufige Quelle der Verwirrung für Administratoren ist, wenn ein Bot weiterhin Meetings beitritt, auch nachdem er im Teams Admin Center blockiert wurde. Dies geschieht oft, weil die zugrunde liegenden Berechtigungen für die App auf Identitätsebene in Microsoft Entra ID erteilt wurden. Die Verwaltung der App hier ist entscheidend, um ihren Zugriff auf Benutzerdaten wie Kalender zu beenden.

Handlungsanweisungen:

1. Navigieren Sie zum Microsoft Entra Admin Center (entra.microsoft.com).
2. Gehen Sie zu Anwendungen > Unternehmensanwendungen.
3. Suchen Sie nach der Anwendung „Otter.ai“ und wählen Sie sie aus.
4. In den Eigenschaften der Anwendung können Sie die Option Für Benutzer zum Anmelden aktiviert? auf Nein umschalten. Dadurch werden alle Benutzer in Ihrem Mandanten daran gehindert, sich mit ihren unternehmenseigenen Anmeldeinformationen bei Otter.ai anzumelden.22
5. Alternativ können Sie Zuweisung erforderlich? auf Ja setzen und dann nur bestimmten, genehmigten Benutzern zuweisen, was effektiv alle anderen blockiert.22
6. Navigieren Sie zum Tab Berechtigungen. Ein Globaler Administrator kann die zuvor erteilte organisationsweite Administratorzustimmung für die Anwendung überprüfen und widerrufen, wodurch ihr autorisierter Zugriff auf Organisationsdaten unterbrochen wird.23

Diese zweigleisige Verwaltungsanforderung – das Blockieren der App-Oberfläche im Teams Admin Center und die Kontrolle ihrer Datenzugriffsberechtigungen in Entra ID – ist der entscheidende Erkenntnis für die umfassende Lösung des Problems auf der Microsoft-Plattform. Das Versäumnis, beide Aspekte anzugehen, kann eine erhebliche Sicherheitslücke hinterlassen.

Methode 4 (Die Festung): Absicherung der Sicherheit mit externen Zugriffsrichtlinien

Als letzte Schutzschicht können Administratoren den Bot nicht als eine zu verwaltende „App“ betrachten, sondern als eine „externe Entität“, die auf Netzwerkebene blockiert werden soll.

Handlungsanweisungen:

1. Navigieren Sie im Teams Admin Center zu Benutzer > Externer Zugriff.
2. Unter dem Tab Organisationseinstellungen können Sie eine Blockliste für bestimmte externe Domänen konfigurieren.24 Wenn festgestellt wird, dass der OtterPilot-Bot aus einer konsistenten Domäne (z. B. bot.otter.ai) beitritt, kann diese Domäne der Blockliste hinzugefügt werden.
3. Die Plattform ermöglicht es Administratoren auch, spezifische externe Benutzer anhand ihrer vollständigen E-Mail-Adresse oder ihres Messaging-Ressourcenidentifikators (MRI) zu blockieren.24

Diese Netzwerkebene-Defense ist ein leistungsstarker Fallback, der auch dann wirksam ist, wenn app-basierte Kontrollen falsch konfiguriert oder umgangen werden. Sie steht in Einklang mit Microsofts umfassender Strategie, zunehmend granularere Kontrollen über externe Zusammenarbeit bereitzustellen, um die Sicherheitsanforderungen von Unternehmen zu erfüllen.27

Fazit

Die Kontrolle über den unwillkommenen Eintritt von KI-Notiznehmern in virtuelle Meetings ist nicht eine einzelne Aktion, sondern eine strategische, mehrschichtige Verteidigung. Der Ansatz muss an die spezifische Plattform und das erforderliche Kontrollniveau angepasst werden, beginnend mit dem einzelnen Benutzer, der Stärkung des Meeting-Hosts und gipfelnd in robusten, organisationsweiten Verwaltungsrichtlinien.

Die Analyse ergibt mehrere entscheidende Erkenntnisse. Zuerst handelt es sich um die entscheidende Unterscheidung zwischen dem serverseitigen OtterPilot-Bot, der als sichtbarer Teilnehmer beitritt und von Administratoren blockiert werden kann, und der clientsseitigen Chrome-Erweiterung, die unsichtbar auf dem Gerät eines Benutzers arbeitet und eine erhebliche Lücke in der Datenverwaltung darstellt. Zweitens besteht die Bedeutung darin, die einzigartige Governance-Philosophie jeder Plattform zu verstehen: Zoom ist app-zentriert und unkompliziert, Google ist teilnehmerzentriert und umfassend, während Microsoft politikzentriert, tief greifend granular ist und eine koordinierte Strategie sowohl in den Teams- als auch in den Microsoft Entra-Admin-Centern erfordert.

Letztendlich, obwohl die Verbreitung leistungsstarker KI-Tools neue Herausforderungen für Sicherheit und Privatsphäre mit sich bringt, existieren Kontrollen, um sicherzustellen, dass Individuen und Organisationen fest in der Kontrolle über ihre digitalen Arbeitsumgebungen bleiben. Durch die Umsetzung angemessener Maßnahmen – von einer einfachen Einstellungsänderung in einem persönlichen Konto bis zu einer umfassenden App-Berechtigungsrichtlinie für ein gesamtes Unternehmen – ist es möglich, die Vorteile von KI-basierten Produktivitätswerkzeugen zu nutzen, während ihre Risiken gemindert werden, und sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer in jeder Sitzung ein eingeladener und willkommener Gast ist.

Zitierte Werke

1. Datenschutz & Sicherheit | Otter.ai, zugegriffen am 16. September 2025, https://otter.ai/privacy-security
2. Otter.ai Einrichtungsanleitung 2025: Zoom, Google Meet & Teams Integration - ScreenApp, zugegriffen am 16. September 2025, https://screenapp.io/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom-google-meet-and-teams
3. Kalender: Integrieren Sie mit Ihren Lieblingstools! - Otter.ai, zugegriffen am 16. September 2025, https://otter.ai/integrations/calendar
4. Fügen Sie Otter Notetaker automatisch zu Ihren Meetings hinzu – Hilfezentrum, zugegriffen am 16. September 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/13674910923671-Automatically-add-Otter-Notetaker-to-your-meetings
5. Apps & Integrations | Otter.ai, zugegriffen am 16. September 2025, https://otter.ai/apps
6. Otter.ai: Meetings aufzeichnen und transkribieren - Google Meet & Web Audio - Chrome Web Store, zugegriffen am 16. September 2025, https://chromewebstore.google.com/detail/otterai-record-transcribe/bnmojkbbkkonlmlfgejehefjldooiedp
7. Otter Chrome-Erweiterung zeichnet auf, transkribiert und teilt Meeting-Notizen, zugegriffen am 16. September 2025, https://otter.ai/googlemeet
8. otter.ai, zugegriffen am 16. September 2025, https://otter.ai/blog/how-to-record-a-microsoft-teams-meeting#:~:text=Integrate%20Otter%20with%20Microsoft%20Teams&text=You%20can%20add%20Otter%20to,%E2%80%9CApps%E2%80%9D%20on%20the%20left.
9. Otter.ai - Meeting-Zusammenfassung, KI-Chat - Zoom App Marketplace, zugegriffen am 16. September 2025, https://marketplace.zoom.us/apps/MmQJIMXUTYiCdPX5anvKVw
10. Zoom-Transkription: So transkribieren Sie ein Meeting einfach und automatisch | Otter.ai, zugegriffen am 16. September 2025, https://otter.ai/blog/zoom-transcription
11. So verwenden Sie Otter.ai in Zoom-Meetings - Notta, zugegriffen am 16. September 2025, https://www.notta.ai/en/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom
12. Wie deaktiviere ich KI-Notiznehmer (otter.ai, read.ai,… - Zoom Community, zugegriffen am 16. September 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848
13. Verhindern Sie, dass Otter Notetaker automatisch zu Ihren Meetings beitritt – Hilfezentrum, zugegriffen am 16. September 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/12906714508823-Stop-Otter-Notetaker-from-automatically-joining-your-meetings
14. Entfernen Sie Otter Notetaker aus Ihrem Zoom-, Google Meet- oder Microsoft… , zugegriffen am 16. September 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/14288936562199-Remove-Otter-Notetaker-from-your-Zoom-Google-Meet-or-Microsoft-Teams-meeting
15. Artikel - Löschen und Entfernen von Otter.ai - Minnesota State University, Mankato, zugegriffen am 16. September 2025, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1340
16. So entfernen Sie Otter.ai (und wählen Sie eine bessere, sicherere Option) - Meeting Notes, zugegriffen am 16. September 2025, https://meetingnotes.com/blog/how-to-remove-otter-ai
17. Blockieren von KI-Notiznehmern in Microsoft Teams-Meetings - TeamDynamix, zugegriffen am 16. September 2025, https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/ArticleDet?ID=155826
18. community.zoom.com, zugegriffen am 16. September 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848#:~:text=Click%20Otter.ai%20then%20click,importance%20of%20enabling%20Waiting%20Room).
19. So beschränken Sie Benutzer darauf, Google Meet-Meetings außerhalb Ihrer Organisation zu joinen - Iorad, zugegriffen am 16. September 2025, https://www.iorad.com/player/2093303/Google-Admin---How-to-restrict-users-from-joining-Google-meet-meetings-outside-your-Organization
20. Verwalten von Meet-Einstellungen (für Administratoren) - Google Workspace Admin Help, zugegriffen am 16. September 2025, https://support.google.com/a/answer/7304109?hl=en
21. Verwalten von App-Berechtigungsrichtlinien in Microsoft Teams - Microsoft Learn, zugegriffen am 16. September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
22. Ich möchte, dass Otter.ai nicht auf die Benutzerkonten meines Mandanten zugreifen und nicht darauf zugreifbar ist - Microsoft Learn, zugegriffen am 16. September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2336974/i-want-to-block-otter-ai-not-to-access-and-not-be
23. Gewähren und Verwalten von Zustimmung zu Teams-App-Berechtigungen - Microsoft…, zugegriffen am 16. September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-consent-app-permissions
24. IT-Administratoren - Verwalten externer Meetings und Chats mit Personen und… , zugegriffen am 16. September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/trusted-organizations-external-meetings-chat
25. Blockieren von Domänen in Microsoft Teams mithilfe der Tenant Allow/Block List - Microsoft Defender for Office 365, zugegriffen am 16. September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/tenant-allow-block-list-teams-domains-configure
26. Blockieren eines externen Benutzers in Microsoft Teams - Topedia Blog, zugegriffen am 16. September 2025, https://blog-en.topedia.com/2025/02/block-an-external-user-in-microsoft-teams/
27. Microsoft Teams fügt eine granularere externe Zugriffskontrolle für Benutzer und Gruppen hinzu - Reddit, zugegriffen am 16. September 2025, https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1nck3nm/microsoft_teams_adds_granular_external_access/