O Convidado Não Convidad: Seu Guia Definitivo para Impedir que o Otter.ai Participe de Suas Reuniões

Introdução

Assistentes de reuniões baseados em IA como o Otter.ai se tornaram ferramentas poderosas no ambiente de trabalho moderno, prometendo libertar profissionais da carga de anotações e criar um arquivo pesquisável de cada conversa. No entanto, apesar de sua utilidade, eles podem introduzir uma frustração significativa e comum: o “convidado não convidado”. Este é o bot de IA que aparece em uma sala de reunião virtual, frequentemente sem o consentimento explícito e em tempo real de todos os participantes, causando confusão e levantando imediatamente questões sobre privacidade e controle.

Este problema vai além de uma simples irritação e apresenta um desafio multifuncional. Para o usuário individual, pode ser um caso de sua própria ferramenta agindo inesperadamente, criando situações constrangedoras e levantando preocupações de privacidade pessoal. Para o anfitrião da reunião, o aparecimento repentino de um bot de transcrição pode interromper o fluxo da conversa, exigir que ele gerencie um participante indesejado e potencialmente violar acordos de confidencialidade, especialmente quando tópicos sensíveis estão sendo discutidos com clientes ou parceiros externos.

Para o administrador de TI, no entanto, o problema é amplificado em uma ameaça significativa à segurança, conformidade e governança de dados. Ferramentas de IA não gerenciadas podem levar à gravação não autorizada de reuniões sensíveis envolvendo RH, legal ou pesquisa proprietária. Isso cria um ecossistema de “TI sombra” onde os dados corporativos são processados e armazenados em plataformas de terceiros fora do controle da organização, podendo violar regulamentações de proteção de dados como o GDPR ou o HIPAA.1

Este guia serve como a solução definitiva e multifuncional para este desafio. Ele primeiro diagnosticará como o Otter.ai obtém acesso a reuniões e, em seguida, fornecerá um manual completo com instruções práticas e passo a passo. Este manual é projetado para todos os níveis de controle: o usuário individual, o anfitrião da reunião e o administrador do sistema, com estratégias de governança detalhadas para o Google Meet, Zoom e um foco especial e aprofundado nas complexidades administrativas do Microsoft Teams.

Parte 1: O Diagnóstico: Compreendendo os Pontos de Entrada do Otter.ai

Para impedir efetivamente a chegada de um convidado indesejado, é necessário primeiro entender como ele entra. O Otter.ai emprega vários mecanismos distintos para se integrar e participar de reuniões. A escolha da medida preventiva certa depende inteiramente da compreensão de qual desses pontos de entrada está sendo usado.

Mecanismo 1: O Bot OtterPilot™ via Integração com o Calendário

A fonte mais comum do fenômeno do “convidado não convidado” é o OtterPilot™ (também referido como Otter Notetaker ou Otter Assistant) participando via integração com o calendário. Quando um usuário cria uma conta no Otter.ai, ele é solicitado a conectar seu Calendário do Google ou do Outlook.2 Ao conceder essa permissão, o usuário permite que o Otter.ai escaneie seus eventos de calendário em busca de links de videoconferência. Quando encontra um link para uma reunião no Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, o OtterPilot participa automaticamente da reunião no horário agendado como um participante distinto, frequentemente exibindo o nome “Otter.ai Notetaker” na lista de participantes.4

Essa funcionalidade “configurar e esquecer” é uma parte central da proposta de valor do Otter.ai, projetada para máxima conveniência do usuário.2 No entanto, essa própria escolha de design cria um conflito direto com a governança corporativa. A entrada do bot é acionada por uma ação privada de um usuário individual — conectar seu calendário — mas sua presença afeta toda a reunião, incluindo todos os outros participantes internos e externos. Isso cria uma tensão fundamental: o recurso que torna a ferramenta tranquila para uma pessoa se torna uma principal fonte de risco e interrupção para a organização. A solução, portanto, deve envolver não apenas controles técnicos, mas também uma educação clara do usuário sobre as implicações de tais integrações.

Mecanismo 2: A Transcrição no Navegador da Extensão do Chrome

Um ponto de entrada mais sutil e administrativamente desafiador é a Extensão do Chrome do Otter.ai. Este complemento do navegador grava e transcreve áudio diretamente da aba ativa do navegador do usuário.6 De forma crucial, esse método não envia um bot separado para a reunião. A própria propaganda da extensão destaca “Sem bot no Teams ou Google Meet” como um recurso chave, uma vez que opera inteiramente na máquina local do usuário.6 Ele pode capturar e transcrever áudio de qualquer fonte no Chrome, incluindo reuniões em todas as principais plataformas, bem como vídeos do YouTube, aulas online e podcasts.6

Esta abordagem do lado do cliente representa uma brecha significativa para a segurança corporativa. Embora os administradores possam concentrar seus esforços em bloquear o bot visível OtterPilot de se juntar como participante usando controles do lado do servidor, como políticas de aplicativos ou salas de espera de reuniões, a extensão do Chrome bypassa completamente essas defesas. Ela opera dentro da sessão do navegador já autenticada do usuário, capturando o fluxo de áudio após ele ter sido entregue de forma segura ao seu computador. Isso significa que, mesmo que um administrador bloqueie com sucesso o bot OtterPilot no nível do inquilino, um funcionário com a extensão do Chrome ainda pode transcrever uma reunião confidencial. Essa realidade destaca um ponto crítico para a governança de TI moderna: uma estratégia de segurança abrangente não pode se limitar a aplicativos do lado do servidor. Ela também deve abordar o ecossistema de extensões de navegador do lado do cliente, que frequentemente estão sob um paradigma de gerenciamento diferente, como segurança de endpoint ou gerenciamento de políticas de navegador.

Mecanismo 3: Convite manual via link de reunião

O método de entrada mais direto é um convite manual e ad-hoc. O painel web do Otter.ai possui uma opção para que os usuários colarem um URL de reunião diretamente em um campo, frequentemente rotulado “Cole o URL da reunião para gravar” ou similar.2 Uma vez que um link para uma reunião do Zoom, Google Meet ou Teams é enviado, o Otter.ai envia seu bot OtterPilot para se juntar àquela sessão imediatamente.8

Ao contrário da integração com o calendário, que pode ser uma consequência não intencional de uma configuração única (“Eu esqueci que tinha ativado isso”), esse método é sempre um ato deliberado e consciente do usuário. Essa distinção é importante do ponto de vista da governança. O problema se desloca de uma configuração técnica incorreta que precisa ser corrigida para uma possível violação de política que precisa ser abordada. Embora o bloqueio técnico ainda seja uma parte vital da solução, esse ponto de entrada destaca a necessidade paralela de políticas organizacionais claras e bem comunicadas que definam quando e como os funcionários estão autorizados a gravar ou transcrever reuniões.

Mecanismo 4: Integrações diretas com plataformas (Zoom Marketplace)

Para certas plataformas, notadamente o Zoom, o Otter.ai oferece uma integração direta de aplicativos por meio do Zoom App Marketplace oficial.9 Quando um usuário instala e autoriza esse aplicativo, ele concede ao Otter.ai um conjunto específico de permissões para interagir com sua conta do Zoom. Essas permissões podem incluir ler informações de reuniões, acessar e transcrever gravações em nuvem e habilitar recursos como Otter Live Notes durante uma reunião.9 As permissões solicitadas são explicitamente listadas no marketplace, como meeting:read, recording:read e user:read.9 Freqüentemente, a utilização dessas integrações mais profundas requer uma assinatura paga tanto para o Otter.ai quanto para a plataforma de videoconferência.11

A existência de um aplicativo oficial de marketplace cria um ponto de controle poderoso e centralizado para os administradores. Ao contrário de conexões de calendário dispersas ou extensões de navegador difíceis de rastrear, um aplicativo de marketplace pode ser gerenciado diretamente na console administrativa da plataforma. Um administrador do Zoom pode pré-aprovar, desativar ou bloquear a integração com o Otter.ai para sua conta inteira ou para grupos de usuários específicos.12 Isso o torna o ponto de entrada mais facilmente governado, demonstrando as vantagens de segurança inerentes de usar ecossistemas de aplicativos oficiais e gerenciados em vez de permitir métodos de integração ad-hoc e impulsionados pelo usuário.

Parte 2: A ferramenta do usuário: Recuperando o controle da sua conta pessoal

Para usuários individuais que desejam recuperar o controle sobre quando e como o Otter.ai participa de suas reuniões, uma série de passos simples dentro da conta do Otter.ai e dos serviços conectados pode fornecer uma solução imediata e eficaz. Essas ações representam a primeira linha de defesa.

Passo 1: O interruptor principal - Desativando o Auto-Join nas configurações do Otter.ai

A ação mais eficaz para impedir que o bot OtterPilot se junte a reuniões inesperadamente é alterar seu comportamento padrão de automático para manual. Isso muda a função de um modelo “opt-out” (sair), onde você tem que lembrar de desativá-lo para reuniões específicas, para um modelo “opt-in” (entrar), onde ele só se juntará quando explicitamente instruído a fazê-lo.

1. Faça login na sua conta no site do Otter.ai.
2. Navegue até Configurações da conta clicando no ícone do seu perfil, depois selecione a guia Reuniões.
3. Localize as configurações para o AI Notetaker (ou OtterPilot).
4. Encontre o menu suspenso para Configurações de junção padrão. Altere a seleção de qualquer opção automática (por exemplo, “Todos os eventos com links de videoconferência”) para Reuniões que eu seleciono manualmente.13

Essa configuração garante que o bot não se junte mais automaticamente a reuniões encontradas no seu calendário sincronizado, devolvendo a você o pleno controle.

Passo 2: Rompendo a conexão - Desconectando calendários e revogando permissões

Para uma solução mais permanente que impeça o Otter.ai de acessar seu cronograma por completo, você deve desconectar seu calendário e revogar suas permissões.

1. Desconectar no Otter.ai: Enquanto estiver em sua conta do Otter.ai, navegue até a seção Aplicativos ou Integrações em suas configurações. Encontre seu Google Calendar ou Outlook Calendar conectado e selecione a opção Desconectar ou Remover.4
2. Revogar acesso na sua conta do Google: Abra as configurações da sua conta do Google e navegue até a guia Segurança. Encontre a seção Aplicativos de terceiros com acesso à conta. Localize o Otter.ai na lista e clique nele, depois selecione Remover acesso.16
3. Revogar acesso na sua conta da Microsoft: Um processo semelhante se aplica a contas da Microsoft. Faça login no painel de segurança da sua conta da Microsoft, encontre a seção de permissões de aplicativos e revogue o acesso do Otter.ai.

Essa abordagem de dois braços garante que o Otter.ai não possa mais ler seus dados de calendário, o tornando efetivamente cego para suas reuniões futuras.

Passo 3: A Limpeza Completa - Desinstalando Extensões e Aplicativos

Para impedir a transcrição do lado do cliente (Mecanismo 2) e remover completamente o software do seu sistema, você deve desinstalar a extensão do navegador e quaisquer aplicativos desktop.

1. Extensão do Chrome/Edge: Abra as configurações do seu navegador e navegue até a página de Extensões. Encontre a extensão “Otter.ai: Record & Transcribe Meetings” e clique em Remover.15
2. PC com Windows: Acesse Configurações > Aplicativos > Aplicativos instalados. Encontre o Otter.ai na lista, clique no menu de três pontos e selecione Desinstalar. Para uma remoção completa, recomenda-se verificar também as pastas AppData para quaisquer arquivos remanescentes. Abra o Explorador de Arquivos e navegue até C:\Users<Seu Nome de Usuário>\AppData\Local\ e C:\Users<Seu Nome de Usuário>\AppData\Roaming, excluindo quaisquer pastas chamadas “Otter” ou “Otter.ai”.15
3. macOS: Abra o Finder e vá para sua pasta Aplicativos. Arraste o aplicativo Otter.ai para a Lixeira. Para remover arquivos residuais, use o comando “Ir para a Pasta” do Finder (Shift+Cmd+G) e verifique locais como ~/Library/Application Support/ e ~/Library/Preferences/ para quaisquer arquivos relacionados ao Otter a serem excluídos.16

Passo 4: O Passo Final - Excluindo Sua Conta do Otter.ai

Se você não pretende mais usar o serviço, o último passo é excluir sua conta e todos os dados associados.

1. Faça login no site do Otter.ai.
2. Navegue até Configurações da Conta e selecione a guia Geral.
3. Clique na opção Excluir conta.15 Você será solicitado a inserir sua senha para confirmar a exclusão.

Observação Importante: Você não pode excluir sua conta se tiver uma assinatura paga ativa. Você deve primeiro cancelar a assinatura e aguardar que ela expire, ou entrar em contato com a equipe de suporte do Otter para renunciar ao restante da sua assinatura para exclusão imediata.15

Parte 3: O Prerrogativa do Anfitrião: Controles em Tempo Real Durante a Reunião

Quando um gravador de notas de IA indesejado aparece em uma reunião ao vivo, o anfitrião ou organizador tem medidas reativas imediatas à sua disposição. Embora essas ações não resolvam a causa raiz, elas são cruciais para manter o controle e a segurança no momento.

Método 1: “Você Está Fora” - Removendo o Bot do Otter.ai no Meio da Reunião

Todas as principais plataformas de videoconferência fornecem aos anfitriões a capacidade de remover participantes. Essa é a medida de emergência para expulsar um bot que já entrou.

• Zoom: Como anfitrião ou co-anfitrião, abra a lista de Participantes. Encontre o participante chamado “Otter.ai” (ou similar), passe o mouse sobre seu nome, clique no botão Mais e selecione Remover no menu.14
• Google Meet: Como anfitrião, abra a lista de Pessoas clicando no ícone no canto inferior direito. Localize o participante “Otter.ai”, clique no menu de três pontos ao lado de seu nome e selecione Remover da reunião.14
• Microsoft Teams: Como organizador da reunião ou apresentador, abra o painel de Participantes. Encontre o participante “Otter.ai”, clique no menu de três pontos ao lado de seu nome e selecione Remover da reunião.14

Remover o bot resolve o problema imediato, mas não impede que ele tente participar de reuniões futuras agendadas pelo mesmo usuário.

Método 2: O Porteiro - Usando Proativamente Salas de Espera

Uma estratégia muito mais eficaz do que a remoção reativa é o controle proativo de acesso. Ao habilitar a “Sala de Espera” no Zoom ou o “Lobby” no Google Meet e Microsoft Teams, o anfitrião obriga todos os participantes - incluindo bots - a aguardar aprovação manual antes de poderem entrar na reunião.

Essa simples alteração nas configurações de reunião altera fundamentalmente a postura de segurança. O comportamento padrão de muitas plataformas é permitir que participantes convidados entrem automaticamente. Bots de IA exploram isso ao se “convidar” por meio da sincronização do calendário de um usuário. Habilitar um lobby introduz um ponto de verificação manual crucial. O anfitrião se torna um controlador, verificando a identidade de todos na porta. Quando “Otter.ai Notetaker” aparece no lobby, o anfitrião pode simplesmente negar sua entrada. Essa abordagem proativa é o controle mais eficaz durante a reunião que um anfitrião pode implementar para impedir que participantes não autorizados de qualquer tipo obtenham acesso.12

Parte 4: O Manual do Administrador: Impor Governança em toda a Organização

Para administradores de TI, controlar gravadores de notas de IA é uma questão de impor políticas de segurança corporativa, conformidade e governança de dados. Isso requer ir além das configurações individuais de usuário e implementar controles centralizados e robustos no nível da plataforma. A complexidade e a metodologia variam significativamente entre Google Workspace, Zoom e Microsoft Teams.

Guia de Referência Rápida para Controles de Administração

Para administradores ocupados que precisam identificar rapidamente a ferramenta correta para a tarefa, esta tabela fornece uma visão estratégica de alto nível das principais filosofias de controle para cada plataforma.

Plataforma	Método de Controle Primário	Local no Console de Administração	Consideração Chave
Google Workspace	Controle de Acesso de Participantes	Console de Administração > Apps > Google Workspace > Google Meet > Configurações de segurança do Meet	Bloqueia todos os participantes externos não confiáveis, não apenas um bot específico. Uma abordagem ampla, mas eficaz.
Zoom	Gerenciamento de Aplicativos	Marketplace de Aplicativos do Zoom > Gerenciar > Gerenciamento de Aplicativos de Administração > Aplicativos na Conta	Um interruptor direto “ligar/desligar” para a integração do aplicativo Otter.ai para toda a sua conta. Simples e eficaz.
Microsoft Teams	Políticas de Permissão de Aplicativos e Gerenciamento de Consentimento	Centro de Administração do Teams > Aplicativos do Teams > Políticas de permissão e Centro de Administração do Microsoft Entra > Aplicativos empresariais	Altamente granular, mas complexo. Requer uma abordagem em camadas em diferentes portais de administração para controle total.

Subseção 4.1: Segurando o Google Workspace

A abordagem administrativa da Google para esse problema é menos sobre bloquear um aplicativo específico e mais sobre controlar quem tem permissão para participar de reuniões desde o início. A ferramenta principal são as configurações de segurança do Meet no console de administração da Google.

Instruções Aplicáveis:

1. Acesse o console de administração da Google com uma conta de administrador.
2. Navegue até o menu e acesse Apps > Google Workspace > Google Meet.
3. Clique em Configurações de segurança do Meet.
4. Aqui você pode configurar as configurações de Acesso. Para impedir que bots externos participem, você pode restringir o acesso às reuniões apenas a usuários dentro da sua organização ou a usuários de domínios explicitamente permitidos.19

Este método é um instrumento direto, mas eficaz. Ele impedirá de forma confiável que o bot OtterPilot participe como uma entidade externa. No entanto, ele também bloqueará convidados humanos externos legítimos, a menos que seus domínios sejam adicionados a uma lista de confiança, representando um equilíbrio entre segurança máxima e colaboração aberta.

Subseção 4.2: Bloqueando o Zoom

O Marketplace de Aplicativos centralizado do Zoom fornece um ponto de controle administrativo simples e direto para gerenciar integrações de terceiros, como o Otter.ai.

Instruções Aplicáveis:

1. Acesse o Marketplace de Aplicativos do Zoom (marketplace.zoom.us) com credenciais de administrador.
2. No canto superior direito, clique em Gerenciar, depois navegue até Gerenciamento de Aplicativos de Administração > Aplicativos na Conta.
3. Uma lista de todos os aplicativos de terceiros instalados por usuários em sua conta será exibida. Procure por “Otter.ai”.
4. Clique no aplicativo para abrir sua página de gerenciamento. A partir daqui, você pode escolher Desativar o aplicativo, o que impede que usuários internos o usem, ou Remover permanentemente da sua conta.12

Essa ação corta efetivamente o ponto de integração oficial (Mecanismo 4) para todos os usuários da sua organização. No entanto, ainda é fundamental incentivar os anfitriões a usar o recurso Sala de Espera, pois essa é a principal defesa contra um participante externo que tenta trazer um bot de sua própria conta.12

Subseção 4.3: Uma Análise Profunda da Governança do Microsoft Teams

Controlar aplicativos de terceiros no ecossistema Microsoft 365 é o cenário mais complexo e a fonte de frustração significativa para os administradores. Uma governança eficaz requer uma estratégia em camadas que abrange tanto o Centro de Administração do Microsoft Teams quanto o centro de administração do Microsoft Entra (anteriormente Azure Active Directory).

Método 1 (O Martelo): Bloqueando o Aplicativo Otter.ai em Todo o Inquilino

A abordagem mais direta é bloquear o aplicativo Otter.ai para todos os usuários em toda a organização.

Instruções Aplicáveis:

1. Navegue até o Centro de Administração do Microsoft Teams.
2. Acesse Aplicativos do Teams > Gerenciar aplicativos.
3. Use a barra de pesquisa para encontrar “Otter.ai”.
4. Selecione o aplicativo na lista e clique no botão Bloquear na barra superior. Confirme a ação.15

Essa ação impede que os usuários encontrem, adicionem ou usem o aplicativo Otter.ai na interface do Teams.

Método 2 (O Bisturi): Usando Políticas de Permissão de Aplicativos para Controle Granular

Para organizações maiores com necessidades diversificadas, uma abordagem mais refinada é frequentemente necessária. As políticas de permissão de aplicativos permitem que os administradores controlem quais usuários podem acessar aplicativos específicos.

Instruções Práticas:

1. No Centro de Administração do Teams, navegue até Aplicativos do Teams > Políticas de permissão.
2. Você pode editar a política Global (padrão da organização) ou selecionar Adicionar para criar uma nova política personalizada.
3. Nas configurações da política, no menu suspenso Aplicativos de terceiros, selecione a opção Bloquear aplicativos específicos e permitir todos os outros.
4. Clique no botão Bloquear aplicativos. Pesquise e adicione “Otter.ai” à lista de bloqueio para essa política.21
5. Se você criou uma nova política personalizada, deve então atribuí-la aos usuários ou grupos específicos que devem ser impedidos de usar o aplicativo.

Esse método fornece controle granular, permitindo que uma organização permita o Otter.ai para uma equipe de marketing enquanto o bloqueia para departamentos sensíveis, como jurídico, RH ou R&D.

Método 3 (O Porteiro): Gerenciando Consentimento e Permissões no Microsoft Entra ID

Uma fonte comum de confusão para os administradores é quando um bot continua a participar de reuniões mesmo após ser bloqueado no Centro de Administração do Teams. Isso geralmente acontece porque as permissões subjacentes para o aplicativo foram concedidas no nível de identidade no Microsoft Entra ID. Gerenciar o aplicativo aqui é crucial para interromper seu acesso a dados do usuário, como calendários.

Instruções Práticas:

1. Navegue até o Centro de Administração do Microsoft Entra (entra.microsoft.com).
2. Acesse Aplicativos > Aplicativos empresariais.
3. Pesquise e selecione o aplicativo “Otter.ai”.
4. Nas Propriedades do aplicativo, você pode alternar a opção Habilitado para que os usuários façam login? para Não. Isso bloqueará todos os usuários no seu locatário de fazer login no Otter.ai com suas credenciais corporativas.22
5. Alternativamente, você pode definir Atribuição necessária? como Sim e, em seguida, atribuir apenas usuários específicos e aprovados, bloqueando efetivamente todos os outros.22
6. Navegue até a guia Permissões. Um Administrador Global pode revisar e Revogar o consentimento de admin anteriormente concedido para a aplicação em toda a organização, interrompendo seu acesso autorizado aos dados da organização.23

Esse requisito de gerenciamento duplo — bloquear a interface do usuário do aplicativo no Centro de Administração do Teams e controlar suas permissões de acesso a dados no Entra ID — é a percepção crítica para resolver o problema de forma abrangente na plataforma Microsoft. A falha em lidar com ambos pode deixar uma lacuna de segurança significativa.

Método 4 (A Fortaleza): Reforçando a Segurança com Políticas de Acesso Externo

Como uma camada final de defesa, os administradores podem tratar o bot não como um “aplicativo” a ser gerenciado, mas como uma “entidade externa” a ser bloqueada no nível da rede.

Instruções Práticas:

1. No Centro de Administração do Teams, navegue até Usuários > Acesso externo.
2. Na guia Configurações da organização, você pode configurar uma lista de bloqueio para domínios externos específicos.24 Se o bot OtterPilot for encontrado participando de um domínio consistente (por exemplo, bot.otter.ai), esse domínio pode ser adicionado à lista de bloqueio.
3. A plataforma também permite que os administradores bloqueiem usuários externos específicos por meio de seu endereço de e-mail completo ou identificador de recurso de mensagens (MRI).24

Essa defesa no nível da rede é um fallback poderoso que pode ser eficaz mesmo se os controles no nível do aplicativo estiverem mal configurados ou contornados. Ele se alinha à estratégia mais ampla da Microsoft de fornecer controles cada vez mais granulares sobre a colaboração externa para atender às demandas de segurança empresarial.27

Conclusão

Controlar a entrada indesejada de gravadores de notas de IA em reuniões virtuais não é uma única ação, mas uma defesa estratégica e multicamadas. A abordagem deve ser adaptada à plataforma específica e ao nível de controle necessário, começando com o usuário individual, capacitando o anfitrião da reunião e culminando em políticas administrativas robustas e de toda a organização.

A análise revela vários aprendizados críticos. Primeiro está a distinção crucial entre o bot OtterPilot do lado do servidor, que se junta como um participante visível e pode ser bloqueado por administradores, e a extensão do Chrome do lado do cliente, que opera invisivelmente na máquina de um usuário e representa uma lacuna significativa na governança de dados. Segundo está a importância de entender a filosofia de governança única de cada plataforma: a do Zoom é centrada em aplicativos e direta, a do Google é centrada em participantes e ampla, enquanto a da Microsoft é centrada em políticas, profundamente granular e requer uma estratégia coordenada tanto nos centros de administração do Teams quanto do Microsoft Entra.

Por fim, embora a proliferação de ferramentas de IA poderosas introduza novos desafios à segurança e privacidade, os controles existem para garantir que indivíduos e organizações permaneçam firmemente no comando de seus espaços de trabalho digitais. Ao implementar as medidas apropriadas—desde uma simples alteração de configurações em uma conta pessoal até uma política abrangente de permissões de aplicativos para uma empresa inteira—é possível aproveitar os benefícios das ferramentas de produtividade de IA ao mesmo tempo que mitiga seus riscos, garantindo que cada participante em cada reunião seja um convidado convidado e bem-vindo.

Trabalhos citados

1. Privacidade e Segurança | Otter.ai, acessado 16 de setembro de 2025, https://otter.ai/privacy-security
2. Guia de Configuração do Otter.ai 2025: Integração com Zoom, Google Meet e Teams - ScreenApp, acessado 16 de setembro de 2025, https://screenapp.io/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom-google-meet-and-teams
3. Calendário: Integre com Suas Ferramentas Favoritas! - Otter.ai, acessado 16 de setembro de 2025, https://otter.ai/integrations/calendar
4. Adicionar automaticamente o Otter Notetaker às suas reuniões – Help Center, acessado 16 de setembro de 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/13674910923671-Automatically-add-Otter-Notetaker-to-your-meetings
5. Aplicativos e Integrações | Otter.ai, acessado 16 de setembro de 2025, https://otter.ai/apps
6. Otter.ai: Gravar e Transcrever Reuniões - Google Meet e Áudio na Web - Chrome Web Store, acessado 16 de setembro de 2025, https://chromewebstore.google.com/detail/otterai-record-transcribe/bnmojkbbkkonlmlfgejehefjldooiedp
7. A extensão do Chrome Otter grava, transcreve e compartilha notas de reunião, acessado 16 de setembro de 2025, https://otter.ai/googlemeet
8. otter.ai, acessado 16 de setembro de 2025, https://otter.ai/blog/how-to-record-a-microsoft-teams-meeting#:~:text=Integrate%20Otter%20with%20Microsoft%20Teams&text=You%20can%20add%20Otter%20to,%E2%80%9CApps%E2%80%9D%20on%20the%20left.
9. Otter.ai - Resumo de Reunião, Chat AI - Zoom App Marketplace, acessado 16 de setembro de 2025, https://marketplace.zoom.us/apps/MmQJIMXUTYiCdPX5anvKVw
10. Transcrição do Zoom: Como Transcrever uma Reunião Facilmente e Automaticamente | Otter.ai, acessado 16 de setembro de 2025, https://otter.ai/blog/zoom-transcription
11. Como Usar o Otter.ai em Reuniões do Zoom - Notta, acessado 16 de setembro de 2025, https://www.notta.ai/en/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom
12. Como posso desativar os AI Notetakers (otter.ai, read.ai,… - Comunidade do Zoom, acessado 16 de setembro de 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848
13. Impedir que o Otter Notetaker se junte automaticamente às suas reuniões – Help Center, acessado 16 de setembro de 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/12906714508823-Stop-Otter-Notetaker-from-automatically-joining-your-meetings
14. Remover o Otter Notetaker do seu Zoom, Google Meet ou Microsoft …, acessado 16 de setembro de 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/14288936562199-Remove-Otter-Notetaker-from-your-Zoom-Google-Meet-or-Microsoft-Teams-meeting
15. Artigo - Excluindo e Removendo o Otter.ai - Universidade Estadual de Minnesota, Mankato, acessado 16 de setembro de 2025, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1340
16. Como Remover o Otter.ai (e Escolher uma Opção Melhor e Mais Segura) - Meeting Notes, acessado 16 de setembro de 2025, https://meetingnotes.com/blog/how-to-remove-otter-ai
17. Bloqueando AI Notetakers em Reuniões do Microsoft Teams - TeamDynamix, acessado 16 de setembro de 2025, https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/ArticleDet?ID=155826
18. community.zoom.com, acessado 16 de setembro de 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848#:~:text=Click%20Otter.ai%20then%20click,importance%20of%20enabling%20Waiting%20Room).
19. Como restringir os usuários de se juntarem a reuniões do Google Meet fora da sua organização - Iorad, acessado 16 de setembro de 2025, https://www.iorad.com/player/2093303/Google-Admin---How-to-restrict-users-from-joining-Google-meet-meetings-outside-your-Organization
20. Gerenciar configurações do Meet (para administradores) - Ajuda do Google Workspace Admin, acessado 16 de setembro de 2025, https://support.google.com/a/answer/7304109?hl=en
21. Gerenciar políticas de permissão de aplicativos no Microsoft Teams - Microsoft Learn, acessado 16 de setembro de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
22. Quero bloquear o Otter.ai para que não acesse e não seja acessível a partir de qualquer conta de usuário do meu inquilino - Microsoft Learn, acessado 16 de setembro de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2336974/i-want-to-block-otter-ai-not-to-access-and-not-be
23. Conceder e gerenciar consentimento para permissões de aplicativos do Teams - Microsoft …, acessado 16 de setembro de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-consent-app-permissions
24. Administradores de TI - Gerenciar reuniões e chats externos com pessoas e …, acessado 16 de setembro de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/trusted-organizations-external-meetings-chat
25. Bloquear domínios no Microsoft Teams usando a Lista de Permissão/Bloqueio do Inquilino - Microsoft Defender for Office 365, acessado 16 de setembro de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/tenant-allow-block-list-teams-domains-configure
26. Bloquear um usuário externo no Microsoft Teams - Blog Topedia, acessado 16 de setembro de 2025, https://blog-en.topedia.com/2025/02/block-an-external-user-in-microsoft-teams/
27. Microsoft Teams Adiciona Controle de Acesso Externo Granular para Usuários e Grupos - Reddit, acessado 16 de setembro de 2025, https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1nck3nm/microsoft_teams_adds_granular_external_access/