Ang Hindi Inimbitahang Bisita: Ang Iyong Tiyak na Gabay sa Pagpigil sa Otter.ai na Sumali sa Iyong Mga Pulong

Panimula

Ang mga AI na katulong sa pulong tulad ng Otter.ai ay naging makapangyarihang kagamitan sa modernong lugar ng trabaho, na nangangako na palayain ang mga propesyonal mula sa bigat ng pagsusulat ng tala at lumikha ng isang nakikita sa pamamagitan ng paghahanap na archive ng bawat usapan. Gayunpaman, sa lahat ng kanilang kapakinabangan, maaari silang magdulot ng isang makabuluhan at karaniwang pagkainis: ang “hindi inimbitahang bisita”. Ito ang AI bot na lumilitaw sa isang virtual na silid ng pulong, kadalasan nang walang malinaw, real-time na pagsang-ayon ng lahat ng kalahok, na nagdudulot ng kalituhan at nagtataas ng agarang tanong tungkol sa privacy at kontrol.

Ang isyung ito ay lumalampas sa simpleng inis at nagpapakita ng isang maraming aspeto na hamon. Para sa indibidwal na user, maaari itong maging isang kaso ng kanilang sariling tool na kumikilos nang hindi inaasahan, na lumilikha ng awkward na sitwasyon at nagtataas ng personal na alalahanin sa privacy. Para sa host ng pulong, ang biglaang paglitaw ng isang transcription bot ay maaaring makagambala sa daloy ng usapan, mangailangan sa kanila na pamahalaan ang isang hindi gustong kalahok, at posibleng labagin ang mga kasunduan sa pagkakakonfidential, lalo na kapag ang mga sensitibong paksa ay tinalakay sa mga panlabas na kliyente o kasosyo.

Para sa IT administrator, gayunpaman, ang problema ay lumalaki sa isang makabuluhang banta sa seguridad, pagsunod sa batas, at pamamahala ng data. Ang mga hindi napamamahalaang AI tool ay maaaring humantong sa hindi inaprubahang pag-record ng mga sensitibong pulong na kinasasangkutan ng HR, legal, o proprietary na pagsasaliksik. Ito ay lumilikha ng isang “shadow IT” ecosystem kung saan ang corporate data ay pinoproseso at inilalagay sa mga third-party platform na nasa labas ng kontrol ng organisasyon, na posibleng labagin ang mga regulasyon sa proteksyon ng data tulad ng GDPR o HIPAA.1

Ang gabay na ito ay nagsisilbing tiyak, maraming layer na solusyon sa hamong ito. Una itong magdidiagnose ng paano nakakakuha ng access ang Otter.ai sa mga pulong at pagkatapos ay magbibigay ng isang komprehensibong playbook na may mga aksyonable, hakbang-hakbang na tagubilin. Ang playbook na ito ay idinisenyo para sa bawat antas ng kontrol: ang indibidwal na user, ang host sa loob ng pulong, at ang system administrator, na may detalyadong estratehiya sa pamamahala para sa Google Meet, Zoom, at isang espesyal, malalim na pagtuon sa mga komplikasyon sa administrative ng Microsoft Teams.

Bahagi 1: Ang Diagnosis: Pag-unawa sa Mga Punto ng Pagpasok ng Otter.ai

Upang epektibong pigilan ang isang hindi gustong bisita na dumating, kailangang unang maintindihan kung paano sila pumapasok sa pinto. Ang Otter.ai ay gumagamit ng ilang magkakaibang mekanismo para i-integrate at sumali sa mga pulong. Ang pagpili ng tamang paraan ng pagpigil ay ganap na nakadepende sa pag-unawa kung alin sa mga puntong pagpasok na ito ang ginagamit.

Mekanismo 1: Ang OtterPilot™ Bot sa pamamagitan ng Integrasyon ng Kalendaryo

Ang pinakakaraniwang pinagmumulan ng phenomenon ng “hindi inimbitahang bisita” ay ang OtterPilot™ (tinutukoy din bilang Otter Notetaker o Otter Assistant) na sumasali sa pamamagitan ng integrasyon ng kalendaryo. Kapag ang isang user ay lumikha ng isang Otter.ai account, sila ay hinimok na ikonekta ang kanilang Google o Outlook Calendar.2 Sa pamamagitan ng pagbibigay ng pahintulot na ito, pinapayagan ng user ang Otter.ai na i-scan ang kanilang mga kaganapan sa kalendaryo para sa mga link ng video conferencing. Kapag nahanap nito ang isang link para sa Zoom, Google Meet, o Microsoft Teams na pulong, awtomatikong sumasali ang OtterPilot sa pulong na iyon sa nakatakdang oras bilang isang hiwalay na kalahok, kadalasan ay nagpapakita ng pangalang “Otter.ai Notetaker” sa listahan ng mga kalahok.4

Ang “set it and forget it” na functionality na ito ay isang pangunahing bahagi ng value proposition ng Otter.ai, na idinisenyo para sa maximum na kaginhawahan ng user.2 Gayunpaman, ang mismong pagpili sa disenyo na ito ay lumilikha ng isang direktang salungatan sa corporate governance. Ang pagpasok ng bot ay na-trigger ng isang pribadong aksyon ng indibidwal na user—ang pagkonekta ng kanilang kalendaryo—ngunit ang presensya nito ay nakakaapekto sa buong pulong, kabilang ang lahat ng iba pang internal at external na kalahok. Ito ay lumilikha ng isang pangunahing tensyon: ang feature na ginagawang seamless ang tool para sa isang tao ay naging pangunahing pinagmumulan ng panganib at kaguluhan para sa organisasyon. Ang solusyon, samakatuwid, ay dapat magsama hindi lamang ng mga teknikal na kontrol kundi pati na rin ng malinaw na edukasyon sa user tungkol sa mga implikasyon ng ganitong mga integrasyon.

Mekanismo 2: Ang In-Browser Transcription ng Chrome Extension

Isang mas banayad at mas mahirap sa administrative na punto ng pagpasok ay ang Otter.ai Chrome Extension. Ang browser add-on na ito ay nagre-record at nagsasalin ng audio diretso mula sa aktibong tab ng browser ng user.6 Mahalaga, ang paraang ito ay hindi nagpapadala ng isang hiwalay na bot sa pulong. Ang sariling marketing ng extension ay binibigyang diin ang “Walang bot sa Teams o Google Meet” bilang isang pangunahing feature, dahil ito ay ganap na gumagana sa local na machine ng user.6 Maaari itong kumuha at isalin ang audio mula sa anumang source sa loob ng Chrome, kabilang ang mga pulong sa lahat ng pangunahing platform, pati na rin ang mga video sa YouTube, online na lektura, at podcast.6

Ang client-side na diskarte na ito ay kumakatawan sa isang makabuluhang butas para sa seguridad ng korporasyon. Habang maaaring ituon ng mga administrator ang kanilang pagsisikap sa pagharang sa nakikitang OtterPilot bot na sumali bilang isang kalahok gamit ang mga server-side na kontrol tulad ng mga patakaran ng app o meeting lobbies, ang Chrome extension ay ganap na binabalewala ang mga depensang ito. Ito ay gumagana sa loob ng naka-authenticate nang browser session ng user, na kumukuha ng audio stream pagkatapos itong ligtas na naideliver sa kanilang computer. Ito ay nangangahulugan na kahit na matagumpay na harangan ng isang administrator ang OtterPilot bot sa antas ng tenant, ang isang empleyado na may Chrome extension ay maaari pa ring mag-transcribe ng isang kumpidensyal na meeting. Ang katotohanang ito ay nagpapahiwatig ng isang kritikal na punto para sa modernong IT governance: ang isang komprehensibong estratehiya sa seguridad ay hindi maaaring limitado sa mga server-side na aplikasyon. Dapat din itong tugunan ang ecosystem ng client-side na browser extensions, na kadalasan ay nasa ilalim ng ibang paradigm ng pamamahala, tulad ng endpoint security o browser policy management.

Mekanismo 3: Manwal na Pag-imbita sa Pamamagitan ng Link ng Meeting

Ang pinakasimpleng paraan ng pagpasok ay isang manwal, ad-hoc na pag-imbita. Ang web dashboard ng Otter.ai ay may tampok na isang opsyon para sa mga user na idikit ang isang meeting URL diretso sa isang field, kadalasang may label na “Paste meeting URL to record” o katulad nito.2 Kapag ang isang link para sa isang Zoom, Google Meet, o Teams na meeting ay isinumite, ang Otter.ai ay nagpapadala ng kanyang OtterPilot bot para sumali agad sa sesyong iyon.8

Hindi tulad ng calendar integration, na maaaring isang hindi sinasadyang kahihinatnan ng isang one-time na setup (“Nakalimutan kong inihinto ko iyon”), ang paraang ito ay palaging isang sadyang, may kamalayan na gawain ng user. Ang pagkakaiba na ito ay mahalaga mula sa pananaw ng pamamahala. Ang problema ay lumilipat mula sa isang teknikal na maling pagsasaayos na kailangang itama patungo sa isang potensyal na paglabag sa patakaran na kailangang tugunan. Habang ang teknikal na pagharang ay patuloy na isang mahalagang bahagi ng solusyon, ang entry point na ito ay nagpapakita ng parallel na pangangailangan para sa malinaw, mahusay na naiparating na mga patakaran ng organisasyon na tumutukoy kung kailan at paano pinapayagan ang mga empleyado na mag-record o mag-transcribe ng mga meeting.

Mekanismo 4: Direktang Integrasyon ng Platform (Zoom Marketplace)

Para sa ilang partikular na platform, lalo na ang Zoom, ang Otter.ai ay nag-aalok ng isang direktang integrasyon ng aplikasyon sa pamamagitan ng opisyal na Zoom App Marketplace.9 Kapag ang isang user ay nag-iinstall at nag-aauthorize ng app na ito, binibigyan nila ang Otter.ai ng isang partikular na hanay ng mga permiso para makipag-ugnayan sa kanilang Zoom account. Ang mga permisyong ito ay maaaring kabilang ang pagbabasa ng impormasyon ng meeting, pag-access at pag-transcribe ng cloud recordings, at pagpapahintulot ng mga feature tulad ng Otter Live Notes sa panahon ng isang meeting.9 Ang mga hinihinging permiso ay tahasang nakalista sa marketplace, tulad ng meeting:read, recording:read, at user:read.9 Kadalasan, ang paggamit ng mga mas malalim na integrasyong ito ay nangangailangan ng isang bayad na subscription sa parehong Otter.ai at sa video conferencing platform.11

Ang pagkakaroon ng isang opisyal na marketplace app ay lumilikha ng isang malakas, sentralisadong punto ng kontrol para sa mga administrator. Hindi tulad ng magkakaibang calendar connections o mahirap na subaybayan na browser extensions, ang isang marketplace application ay maaaring pamahalaan diretso sa loob ng administrative console ng platform. Ang isang Zoom administrator ay maaaring i-pre-approve, i-disable, o i-block ang Otter.ai integration para sa kanilang buong account o para sa mga partikular na grupo ng user.12 Ito ay ginagawa itong ang pinakamadaling pamahalaan na entry point, na nagpapakita ng likas na mga bentahe sa seguridad ng paggamit ng opisyal, pinamamahalaang app ecosystems kaysa sa pagpapahintulot sa ad-hoc, user-driven na paraan ng integrasyon.

Bahagi 2: Ang Toolkit ng User: Pagbawi ng Kontrol sa Iyong Personal na Account

Para sa mga indibidwal na user na nais na mabawi ang kontrol sa kung kailan at paano lumalahok ang Otter.ai sa kanilang mga meeting, ang isang serye ng mga simpleng hakbang sa loob ng Otter.ai account at mga konektadong serbisyo ay maaaring magbigay ng isang agarang at epektibong solusyon. Ang mga aksyong ito ay kumakatawan sa unang linya ng depensa.

Hakbang 1: Ang Master Switch - Pag-disable ng Auto-Join sa Mga Setting ng Otter.ai

Ang pinakamabisang aksyon para pigilan ang OtterPilot bot na biglang sumali sa mga meeting ay ang baguhin ang default na pag-uugali nito mula sa awtomatiko patungo sa manwal. Ito ay naglilipat ng function mula sa isang “opt-out” na modelo, kung saan kailangan mong tandaan na i-disable ito para sa mga partikular na meeting, patungo sa isang “opt-in” na modelo, kung saan ito ay sasali lamang kapag tahasang sinabi.

1. Mag-sign in sa iyong account sa website ng Otter.ai.
2. Mag-navigate sa Account Settings sa pamamagitan ng pag-click sa iyong profile icon, pagkatapos ay piliin ang Meetings tab.
3. Hanapin ang mga setting para sa AI Notetaker (o OtterPilot).
4. Hanapin ang drop-down menu para sa Default-join settings. Palitan ang pagpili mula sa anumang awtomatikong opsyon (hal., “All events with video conference links”) patungo sa Meetings I manually select.13

Ang setting na ito ay tinitiyak na hindi na awtomatikong sasali ang bot sa mga meeting na natagpuan sa iyong synced na calendar, na ibabalik ka sa ganap na kontrol.

Hakbang 2: Pagputol ng Koneksyon - Pag-disconnect ng Mga Calendar at Pagbabawi ng Mga Permiso

Para sa isang mas permanenteng solusyon na ganap na pinipigilan ang Otter.ai na ma-access ang iyong iskedyul, kailangan mong idiskonekta ang iyong kalendaryo at bawiin ang mga pahintulot nito.

1. Idiskonekta sa loob ng Otter.ai: Habang nasa iyong Otter.ai account, pumunta sa seksyon ng Mga App o Mga Integrasyon sa iyong mga setting. Hanapin ang iyong konektadong Google Calendar o Outlook Calendar at piliin ang opsyon na Idiskonekta o Alisin.4
2. Bawiin ang Access sa Iyong Google Account: Buksan ang mga setting ng iyong Google Account at pumunta sa tab na Seguridad. Hanapin ang seksyon para sa Mga third-party app na may access sa account. Hanapin ang Otter.ai sa listahan at i-click ito, pagkatapos ay piliin ang Alisin ang Access.16
3. Bawiin ang Access sa Iyong Microsoft Account: Ang isang katulad na proseso ay nalalapat sa mga Microsoft account. Mag-log in sa security dashboard ng iyong Microsoft account, hanapin ang seksyon ng mga pahintulot ng app, at bawiin ang access ng Otter.ai.

Ang dalawang paraang diskarte na ito ay tinitiyak na hindi na mababasa ng Otter.ai ang iyong data sa kalendaryo, na epektibong binubulag ito sa iyong mga darating na meeting.

Hakbang 3: Ang Malinis na Paglilinis - Pag-aalis ng Mga Extension at Aplikasyon

Upang pigilan ang client-side transcription (Mekanismo 2) at ganap na alisin ang software mula sa iyong system, kailangan mong i-uninstall ang browser extension at anumang desktop application.

1. Chrome/Edge Extension: Buksan ang mga setting ng iyong browser at pumunta sa pahina ng Mga Extension. Hanapin ang extension na “Otter.ai: Record & Transcribe Meetings” at i-click ang Alisin.15
2. Windows PC: Pumunta sa Settings > Apps > Mga Naka-install na App. Hanapin ang Otter.ai sa listahan, i-click ang three-dot menu, at piliin ang I-uninstall. Para sa ganap na pag-alis, inirerekomenda ring suriin ang mga folder ng AppData para sa anumang natirang file. Buksan ang File Explorer at pumunta sa C:\Users\\AppData\Local\ at C:\Users\\AppData\Roaming\, at tanggalin ang anumang folder na pinangalanang “Otter” o “Otter.ai”.15
3. macOS: Buksan ang Finder at pumunta sa iyong folder na Mga Aplikasyon. I-drag ang aplikasyong Otter.ai sa Trash. Upang alisin ang mga natirang file, gamitin ang command na “Go to Folder” ng Finder (Shift+Cmd+G) at suriin ang mga lokasyon tulad ng ~/Library/Application Support/ at ~/Library/Preferences/ para sa anumang file na may kaugnayan sa Otter na dapat i-delete.16

Hakbang 4: Ang Huling Hakbang - Pag-delete ng Iyong Otter.ai Account

Kung hindi mo na plano gamitin ang serbisyo, ang huling hakbang ay ang pag-delete ng iyong account at lahat ng kaugnay na data.

1. Mag-log in sa website ng Otter.ai.
2. Pumunta sa Mga Setting ng Account at piliin ang tab na Pangkalahatan.
3. I-click ang opsyon na Delete account.15 Magkakaroon ka ng prompt na ilagay ang iyong password para kumpirmahin ang pag-delete.

Mahalagang Tala: Hindi mo maaring i-delete ang iyong account kung mayroon kang aktibong bayad na subscription. Dapat mong unang i-cancel ang subscription at hintayin itong mag-expire, o makipag-ugnayan sa support team ng Otter para isara ang natitirang bahagi ng iyong subscription para sa agarang pag-delete.15

Bahagi 3: Ang Karapatan ng Host: Mga Kontrol sa Tunay na Oras, Sa Loob ng Meeting

Kapag may lumitaw na hindi gustong AI notetaker sa isang live na meeting, ang host o organizer ay may agarang, reaktibong mga hakbang na magagamit. Bagama’t hindi nilulusutan ng mga aksyong ito ang ugat ng problema, mahalaga sila para mapanatili ang kontrol at seguridad sa sandaling iyon.

Paraan 1: “Lumabas Ka” - Pag-alis ng Otter.ai Bot Sa Gitna ng Meeting

Ang lahat ng pangunahing platform ng video conferencing ay nagbibigay sa mga host ng kakayahang alisin ang mga kalahok. Ito ang emergency stop-gap para ilabas ang isang bot na nakasali na.

• Zoom: Bilang host o co-host, buksan ang listahan ng Mga Kalahok. Hanapin ang kalahok na pinangalanang “Otter.ai” (o katulad nito), i-hover ang mouse sa pangalan nito, i-click ang pindutan na Higit Pa, at piliin ang Alisin mula sa menu.14
• Google Meet: Bilang host, buksan ang listahan ng Mga Tao sa pamamagitan ng pag-click sa icon sa ibaba ng kanan. Hanapin ang kalahok na “Otter.ai”, i-click ang three-dot menu sa tabi ng pangalan nito, at piliin ang Alisin sa meeting.14
• Microsoft Teams: Bilang organizer ng meeting o isang presenter, buksan ang pane ng Mga Kalahok. Hanapin ang kalahok na “Otter.ai”, i-click ang three-dot menu sa tabi ng pangalan nito, at piliin ang Alisin sa meeting.14

Ang pag-alis ng bot ay nalulutas ang agarang problema ngunit hindi pinipigilan itong subukang sumali sa mga darating na meeting na isinchedule ng parehong user.

Paraan 2: Ang Bouncer - Proaktibong Paggamit ng Mga Lobby at Waiting Room

Ang isang mas epektibong diskarte kaysa sa reaktibong pag-alis ay ang proaktibong pagbabantay. Sa pamamagitan ng pagpapahintulot sa “Waiting Room” sa Zoom o ang “Lobby” sa Google Meet at Microsoft Teams, pinipilit ng host ang bawat kalahok—kasama na ang mga bot—na maghintay para sa manu-manong pag-apruba bago sila makapasok sa meeting.

Ang simpleng pagbabago na ito sa mga setting ng meeting ay mahalagang binabago ang postura ng seguridad. Ang default na pag-uugali ng maraming platform ay payagan ang mga imbitadong kalahok na sumali nang awtomatiko. Sinasamantala ito ng mga AI bot sa pamamagitan ng pagpapa-imbita sa kanilang sarili sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng kalendaryo ng user. Ang pagpapagana ng isang lobby ay nagpapakilala ng isang mahalagang manu-manong checkpoint. Ang host ay naging isang bouncer, na sinusuri ang ID ng lahat sa pintuan. Kapag lumitaw ang “Otter.ai Notetaker” sa lobby, maaaring tanggihan lamang ng host ang pagpasok nito. Ang proactive na diskarte na ito ay ang pinakamabisang kontrol sa loob ng meeting na maaaring ipatupad ng host para pigilan ang mga hindi awtorisadong kalahok ng anumang uri na makakuha ng access.12

Bahagi 4: Ang Playbook ng Administrator: Pagpapatupad ng Pangkalahatang Pamamahala sa Organisasyon

Para sa mga IT administrator, ang pagkontrol sa mga AI notetaker ay isang bagay ng pagpapatupad ng mga patakaran sa seguridad ng korporasyon, pagsunod, at pamamahala ng data. Nangangailangan ito ng paglipat sa kabila ng mga setting ng indibidwal na user at pagpapatupad ng matibay, sentralisadong kontrol sa antas ng platform. Ang pagiging kumplikado at pamamaraan ay malaki ang pagkakaiba sa pagitan ng Google Workspace, Zoom, at Microsoft Teams.

Mabilis na Gabay sa Mga Kontrol ng Admin

Para sa mga abalang administrator na kailangang mabilis na makilala ang tamang tool para sa trabaho, ang talahanayan na ito ay nagbibigay ng isang mataas na antas na estratehikong pagsusuri ng mga pangunahing pilosopiya ng kontrol para sa bawat platform.

Platform	Pangunahing Paraan ng Kontrol	Lokasyon ng Admin Console	Pangunahing Pagsasaalang-alang
Google Workspace	Kontrol sa Access ng Kalahok	Admin Console > Apps > Google Workspace > Google Meet > Mga setting ng kaligtasan ng Meet	Hinaharangan ang lahat ng hindi pinagkakatiwalaang panlabas na kalahok, hindi lamang isang partikular na bot. Isang malawak ngunit epektibong diskarte.
Zoom	Pamamahala ng App	Zoom App Marketplace > Manage > Admin App Management > Mga App sa Account	Isang direktang “on/off” switch para sa pagsasama ng Otter.ai app para sa iyong buong account. Simple at epektibo.
Microsoft Teams	Mga Patakaran sa Pahintulot ng App at Pamamahala ng Pahintulot	Teams Admin Center > Mga app ng Teams > Mga patakaran sa pahintulot at Microsoft Entra admin center > Mga aplikasyon ng Enterprise	Lubos na detalyado ngunit kumplikado. Nangangailangan ng isang multi-layered na diskarte sa iba’t ibang admin portal para sa ganap na kontrol.

Sub-Section 4.1: Pag-secure ng Google Workspace

Ang administrative na diskarte ng Google sa isyung ito ay hindi gaanong tungkol sa pagharang ng isang partikular na app kundi tungkol sa pagkontrol sa sino ang pinapayagang sumali sa mga meeting sa unang lugar. Ang pangunahing tool ay ang mga setting ng kaligtasan ng Meet sa Google Admin console.

Mga Actionable na Instruksyon:

1. Mag-sign in sa Google Admin console gamit ang isang administrator account.
2. Mag-navigate sa menu at pumunta sa Apps > Google Workspace > Google Meet.
3. I-click ang Mga setting ng kaligtasan ng Meet.
4. Dito mo maaaring i-configure ang Mga setting ng Access. Upang pigilan ang mga panlabas na bot na sumali, maaari mong i-restrict ang access sa meeting sa mga user lamang sa loob ng iyong organisasyon o mga user mula sa mga tahasang allowlisted na domain.19

Ang paraang ito ay isang matigas ngunit epektibong instrumento. Ito ay mapagkakatiwalaang pipigilan ang OtterPilot bot na sumali bilang isang panlabas na entity. Gayunpaman, haharangan din nito ang mga lehitimong panlabas na bisitang tao maliban kung ang kanilang mga domain ay idinagdag sa isang listahang pinagkakatiwalaan, na kumakatawan sa isang trade-off sa pagitan ng maximum na seguridad at bukas na pakikipagtulungan.

Sub-Section 4.2: Pag-lock Down ng Zoom

Ang sentralisadong App Marketplace ng Zoom ay nagbibigay ng isang simple at direktang punto ng kontrol ng administrative para sa pamamahala ng mga third-party na pagsasama tulad ng Otter.ai.

Mga Actionable na Instruksyon:

1. Mag-sign in sa Zoom App Marketplace (marketplace.zoom.us) gamit ang mga credential ng administrator.
2. Sa kanang itaas na sulok, i-click ang Manage, pagkatapos ay mag-navigate sa Admin App Management > Mga App sa Account.
3. Magpapakita ang isang listahan ng lahat ng third-party na app na nainstall ng mga user sa iyong account. Maghanap para sa “Otter.ai”.
4. I-click ang app para buksan ang pahina ng pamamahala nito. Mula dito, maaari kang pumili na Idisable ang app, na pumipigil sa mga internal na user na gamitin ito, o Alisin ito mula sa iyong account nang ganap.12

Ang aksyong ito ay epektibong pinuputol ang opisyal na integration point (Mechanism 4) para sa lahat ng user sa iyong organisasyon. Gayunpaman, mahalaga pa rin na hikayatin ang mga host na gamitin ang feature na Waiting Room, dahil ito ang pangunahing depensa laban sa isang panlabas na kalahok na sinusubukang magdala ng isang bot mula sa kanilang sariling account.12

Sub-Section 4.3: Isang Deep Dive sa Microsoft Teams Governance

Ang pagkontrol sa mga third-party na app sa ecosystem ng Microsoft 365 ay ang pinakakumplikadong senaryo at ang pinagmumulan ng malaking pagkabigo ng administrator. Ang epektibong pamamahala ay nangangailangan ng isang layered na estratehiya na sumasaklaw sa parehong Microsoft Teams Admin Center at Microsoft Entra admin center (dating Azure Active Directory).

Paraan 1 (Ang Martilyo): Pagharang sa Otter.ai App sa Buong Tenant

Ang pinakadirektang diskarte ay ang pagharang sa aplikasyong Otter.ai para sa lahat ng user sa buong organisasyon.

Mga Actionable na Instruksyon:

1. Mag-navigate sa Microsoft Teams Admin Center.
2. Pumunta sa Teams apps > Manage apps.
3. Gamitin ang search bar para hanapin ang “Otter.ai”.
4. Piliin ang app mula sa listahan at i-click ang Block button sa tuktok na bar. Kumpirmahin ang aksyon.15

Ang aksyong ito ay pumipigil sa mga user na makahanap, magdagdag, o gumamit ng Otter.ai app mula sa loob ng Teams interface.

Paraan 2 (Ang Scalpel): Paggamit ng Mga Patakaran sa Pahintulot ng App para sa Granular Control

Para sa mas malalaking organisasyon na may magkakaibang pangangailangan, kadalasan ay kailangan ng isang mas pinong diskarte. Ang mga patakaran sa pahintulot ng app ay nagpapahintulot sa mga administrator na kontrolin kung aling mga user ang maaaring mag-access ng mga partikular na app.

Mga Aksyong Maaaring Gawin:

1. Sa Teams Admin Center, mag-navigate sa Teams apps > Permission policies.
2. Maaari kang mag-edit ng Global (Org-wide default) policy o piliin ang Add para lumikha ng bagong custom policy.
3. Sa loob ng mga setting ng policy, sa ilalim ng Third-party apps drop-down menu, piliin ang opsyon Block specific apps and allow all others.
4. I-click ang Block apps button. Hanapin at idagdag ang “Otter.ai” sa blocklist para sa policy na ito.21
5. Kung gumawa ka ng bagong custom policy, kailangan mong italaga ito sa mga partikular na user o grupo na dapat na pigilan na gumamit ng app.

Ang paraang ito ay nagbibigay ng granular control, na nagpapahintulot sa isang organisasyon na payagan ang Otter.ai para sa isang marketing team habang binablock ito para sa mga sensitibong departamento tulad ng legal, HR, o R&D.

Paraan 3 (Ang Gatekeeper): Pamamahala ng Pahintulot at Mga Pahintulot sa Microsoft Entra ID

Isang karaniwang pinagmumulan ng kalituhan para sa mga administrator ay kapag ang isang bot ay patuloy na sumasali sa mga meeting kahit na ito ay na-block na sa Teams Admin Center. Kadalasan itong nangyayari dahil ang mga pinagbabatayan na pahintulot para sa app ay ibinigay sa antas ng pagkakakilanlan sa Microsoft Entra ID. Ang pamamahala ng app dito ay mahalaga para putulin ang access nito sa data ng user, tulad ng mga kalendaryo.

Mga Aksyong Maaaring Gawin:

1. Mag-navigate sa Microsoft Entra admin center (entra.microsoft.com).
2. Pumunta sa Applications > Enterprise applications.
3. Hanapin at piliin ang “Otter.ai” application.
4. Sa Properties ng application, maaari mong i-toggle ang Enabled for users to sign-in? sa No. Ito ay magbablock sa lahat ng user sa iyong tenant na mag-sign in sa Otter.ai gamit ang kanilang corporate credentials.22
5. Bilang kahalili, maaari mong i-set ang Assignment required? sa Yes at pagkatapos ay italaga lamang ang mga partikular, naaprubahang user, na epektibong nagbablock sa lahat ng iba pa.22
6. Mag-navigate sa Permissions tab. Ang isang Global Administrator ay maaaring mag-review at i-Revoke ang dating ibinigay na org-wide admin consent para sa application, na putulin ang authorized access nito sa data ng organisasyon.23

Ang dalawang ulo na kinakailangan sa pamamahala—pag-block sa UI ng app sa Teams Admin Center at pagkontrol sa mga pahintulot sa access ng data nito sa Entra ID—ay ang kritikal na insight para malutas ang problema nang komprehensibo sa Microsoft platform. Ang pagkabigong tugunan ang pareho ay maaaring mag-iwan ng malaking butas sa seguridad.

Paraan 4 (Ang Fortress): Pagpapatibay ng Seguridad gamit ang Mga Patakaran sa External Access

Bilang isang huling layer ng depensa, ang mga administrator ay maaaring ituring ang bot hindi bilang isang “app” na dapat pangasiwaan, kundi bilang isang “external entity” na dapat i-block sa network level.

Mga Aksyong Maaaring Gawin:

1. Sa Teams Admin Center, mag-navigate sa Users > External access.
2. Sa ilalim ng Organization settings tab, maaari kang mag-configure ng blocklist para sa mga partikular na external domain.24 Kung ang OtterPilot bot ay natagpuang sumasali mula sa isang pare-parehong domain (hal., bot.otter.ai), ang domain na iyon ay maaaring idagdag sa blocklist.
3. Ang platform ay nagpapahintulot din sa mga administrator na i-block ang mga partikular na external user gamit ang kanilang buong email address o messaging resource identifier (MRI).24

Ang depensang ito sa network level ay isang malakas na fallback na maaaring maging epektibo kahit na ang mga kontrol sa antas ng app ay maling na-configure o nalampasan. Ito ay umaayon sa mas malawak na estratehiya ng Microsoft na nagbibigay ng lalong granular na kontrol sa external collaboration para matugunan ang mga pangangailangan sa seguridad ng enterprise.27

Konklusyon

Ang pagkontrol sa hindi kanais-nais na pagpasok ng mga AI notetaker sa mga virtual na meeting ay hindi isang solong aksyon kundi isang estratehikong, multi-layered na depensa. Ang diskarte ay dapat na iniangkop sa partikular na platform at ang antas ng kontrol na kinakailangan, simula sa indibidwal na user, pagbibigay ng kapangyarihan sa host ng meeting, at pagwawakas sa matibay, organization-wide na mga patakaran sa administrasyon.

Ang pagsusuri ay nagpapakita ng ilang kritikal na mga aral na kinuha. Ang una ay ang mahalagang pagkakaiba sa pagitan ng server-side na OtterPilot bot, na sumasali bilang isang nakikita na kalahok at maaaring harangan ng mga administrator, at ang client-side na Chrome extension, na gumagana nang hindi nakikita sa makina ng isang user at kumakatawan sa isang malaking butas sa pamamahala ng data. Ang pangalawa ay ang kahalagahan ng pag-unawa sa kakaibang pilosopiya sa pamamahala ng bawat platform: Ang kay Zoom ay app-centric at direkta, ang kay Google ay participant-centric at malawak, habang ang kay Microsoft ay policy-centric, lubos na detalyado, at nangangailangan ng isang pinag-ugnay na estratehiya sa pagitan ng parehong Teams at Microsoft Entra admin centers.

Sa huli, bagaman ang paglaganap ng malalakas na AI tools ay nagpapakilala ng mga bagong hamon sa seguridad at privacy, mayroong mga kontrol para tiyakin na ang mga indibidwal at organisasyon ay nananatiling matatag na nasa pamamahala ng kanilang mga digital workspace. Sa pamamagitan ng pagpapatupad ng naaangkop na mga hakbang—mula sa isang simpleng pagbabago sa setting sa isang personal na account hanggang sa isang komprehensibong patakaran sa permiso ng app para sa isang buong enterprise—posible na gamitin ang mga benepisyo ng AI productivity tools habang binabawasan ang kanilang mga panganib, na tinitiyak na ang bawat kalahok sa bawat pulong ay isang inanyayahan at tinatanggap na bisita.

Mga ginamit na sanggunian

1. Privacy at Seguridad | Otter.ai, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://otter.ai/privacy-security
2. Otter.ai Setup Guide 2025: Integrasyon ng Zoom, Google Meet at Teams - ScreenApp, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://screenapp.io/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom-google-meet-and-teams
3. Kalendaryo: Isama sa Mga Paboritong Tool Mo! - Otter.ai, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://otter.ai/integrations/calendar
4. Awtomatikong magdagdag ng Otter Notetaker sa iyong mga meeting – Help Center, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/13674910923671-Automatically-add-Otter-Notetaker-to-your-meetings
5. Mga App at Integrasyon | Otter.ai, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://otter.ai/apps
6. Otter.ai: I-record at I-transcribe ang Mga Meeting - Google Meet at Web Audio - Chrome Web Store, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://chromewebstore.google.com/detail/otterai-record-transcribe/bnmojkbbkkonlmlfgejehefjldooiedp
7. Ang Otter Chrome extension ay nagrerecord, nagt-transcribe, at nagbabahagi ng mga tala ng meeting, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://otter.ai/googlemeet
8. otter.ai, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://otter.ai/blog/how-to-record-a-microsoft-teams-meeting#:~:text=Integrate%20Otter%20with%20Microsoft%20Teams&text=You%20can%20add%20Otter%20to,%E2%80%9CApps%E2%80%9D%20on%20the%20left.
9. Otter.ai - Buod ng Meeting, AI Chat - Zoom App Marketplace, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://marketplace.zoom.us/apps/MmQJIMXUTYiCdPX5anvKVw
10. Transkripsyon ng Zoom: Paano Pabilis at Awtomatikong I-transcribe ang Isang Meeting | Otter.ai, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://otter.ai/blog/zoom-transcription
11. Paano Gamitin ang Otter.ai sa Mga Zoom Meeting - Notta, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://www.notta.ai/en/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom
12. Paano ko idi-disable ang Mga AI Notetaker (otter.ai, read.ai,… - Zoom Community, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848
13. Itigil ang Otter Notetaker na awtomatikong sumali sa iyong mga meeting – Help Center, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/12906714508823-Stop-Otter-Notetaker-from-automatically-joining-your-meetings
14. Alisin ang Otter Notetaker mula sa iyong Zoom, Google Meet, o Microsoft …, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/14288936562199-Remove-Otter-Notetaker-from-your-Zoom-Google-Meet-or-Microsoft-Teams-meeting
15. Artikulo - Pag-delete at Pag-alis ng Otter.ai - Minnesota State University, Mankato, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1340
16. Paano Alisin ang Otter.ai (at Pumili ng Mas Maganda, Mas Secure na Opsyon) - Mga Tala ng Meeting, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://meetingnotes.com/blog/how-to-remove-otter-ai
17. Pagbabara sa Mga AI Notetaker sa Mga Microsoft Teams Meeting - TeamDynamix, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/ArticleDet?ID=155826
18. community.zoom.com, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848#:~:text=Click%20Otter.ai%20then%20click,importance%20of%20enabling%20Waiting%20Room).
19. Paano Pigilan ang Mga User na Sumali sa Mga Google Meet Meeting sa Labas ng Iyong Organisasyon - Iorad, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://www.iorad.com/player/2093303/Google-Admin---How-to-restrict-users-from-joining-Google-meet-meetings-outside-your-Organization
20. Pamahalaan ang Mga Setting ng Meet (para sa mga admin) - Google Workspace Admin Help, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://support.google.com/a/answer/7304109?hl=en
21. Pamahalaan ang Mga Patakaran sa Pahintulot ng App sa Microsoft Teams - Microsoft Learn, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
22. Gusto kong i-block ang Otter.ai na hindi makapag-access at hindi ma-access mula sa anumang akawnt ng User ng aking tenant - Microsoft Learn, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2336974/i-want-to-block-otter-ai-not-to-access-and-not-be
23. Bigyan at Pamahalaan ang Pahintulot sa Mga Pahintulot ng App ng Teams - Microsoft …, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-consent-app-permissions
24. Mga IT Admin - Pamahalaan ang Mga Panlabas na Meeting at Chat sa Mga Tao at …, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/trusted-organizations-external-meetings-chat
25. I-block ang Mga Domain sa Microsoft Teams gamit ang Tenant Allow/Block List - Microsoft Defender para sa Office 365, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/tenant-allow-block-list-teams-domains-configure
26. I-block ang Isang Panlabas na User sa Microsoft Teams - Topedia Blog, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://blog-en.topedia.com/2025/02/block-an-external-user-in-microsoft-teams/
27. Nagdagdag ang Microsoft Teams ng Granular na Kontrol sa Panlabas na Access para sa Mga User at Grupo - Reddit, na-access noong Setyembre 16, 2025, https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1nck3nm/microsoft_teams_adds_granular_external_access/