초대되지 않은 손님: Otter.ai가 회의에 참여하는 것을 막는 확실한 가이드

서론

Otter.ai와 같은 AI 회의 보조 도구는 현대 직장에서 강력한 도구가 되었으며, 전문가들을 노트작성의 부담에서 해방시켜주고 모든 대화의 검색 가능한 아카이브를 만들겠다는 약속을 합니다. 그러나 그 유용성에도 불구하고, 그들은 상당히 흔한 큰 불만을 일으킬 수 있습니다: “초대되지 않은 손님”입니다. 이는 가상 회의실에 나타나는 AI 봇으로, 종종 모든 참가자의 명시적인 실시간 동의 없이 나타나 혼란을 일으키고 프라이버시와 통제에 대한 즉각적인 질문을 제기합니다.

이 문제는 단순한 성가심을 넘어 다면적인 도전 과제를 제시합니다. 개별 사용자의 경우, 자신의 도구가 예상치 못하게 작동하여 어색한 상황을 만들고 개인 프라이버시에 대한 우려를 일으킬 수 있습니다. 회의 주최자의 경우, 전사 봇의 갑작스러운 출현은 대화의 흐름을 방해하고 원치 않는 참가자를 관리해야 하며, 특히 외부 클라이언트나 파트너와 민감한 주제를 논의할 때 기밀성 계약을 위반할 수도 있습니다.

그러나 IT 관리자에게는 이 문제가 보안, 준수, 데이터 거버넌스 측면에서 상당한 위협으로 확대됩니다. 관리되지 않는 AI 도구는 인사, 법률, 또는 독점 연구와 관련된 민감한 회의의 무단 녹음으로 이어질 수 있습니다. 이는 기업 데이터가 조직의 통제 외부에 있는 타사 플랫폼에서 처리되고 저장되는 “쉐도우 IT” 생태계를 만들어 GDPR 또는 HIPAA와 같은 데이터 보호 규정을 위반할 수 있습니다.1

이 가이드는 이 도전 과제에 대한 확실하고 다층적인 해결책입니다. 먼저 Otter.ai가 회의에 접근하는 방법을 진단한 다음, 실행 가능한 단계별 지침이 포함된 포괄적인 플레이북을 제공합니다. 이 플레이북은 개별 사용자, 회의 주최자, 시스템 관리자와 같은 모든 수준의 통제를 위한 것으로, Google Meet, Zoom에 대한 자세한 거버넌스 전략과 Microsoft Teams의 관리적 복잡성에 대한 특별한 심층적인 초점을 두고 있습니다.

제1부: 진단: Otter.ai의 진입 경로 이해

원치 않는 손님이 도착하는 것을 효과적으로 방지하려면 먼저 그들이 어떻게 문을 들어오는지 이해해야 합니다. Otter.ai는 회의에 통합되고 참여하기 위해 여러 가지 뚜렷한 메커니즘을 사용합니다. 적절한 예방 조치를 선택하는 것은 이러한 진입 경로 중 어느 것이 사용되는지 이해하는 것에 전적으로 달려 있습니다.

메커니즘 1: 캘린더 통합을 통한 OtterPilot™ 봇

“초대되지 않은 손님” 현상의 가장 일반적인 원인은 캘린더 통합을 통해 참여하는 OtterPilot™(Otter Notetaker 또는 Otter Assistant로도 참조됨)입니다. 사용자가 Otter.ai 계정을 생성하면 Google 또는 Outlook 캘린더를 연결하라는 메시지가 표시됩니다.2 이 권한을 부여함으로써 사용자는 Otter.ai가 캘린더 이벤트를 스캔하여 화상 회의 링크를 찾을 수 있게 합니다. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams 회의 링크를 찾으면 OtterPilot는 예정된 시간에 별도의 참가자로 자동으로 그 회의에 참여하며, 종종 참가자 목록에 “Otter.ai Notetaker”라는 이름을 표시합니다.4

이 “설정하고 맡기면 되는” 기능은 Otter.ai의 가치 제안의 핵심 부분으로, 최대한의 사용자 편의성을 위해 설계되었습니다.2 그러나 바로 이 설계 선택이 기업 거버넌스와 직접적인 충돌을 일으킵니다. 봇의 진입은 개별 사용자의 개인적인 행동—캘린더 연결—에 의해 촉발되지만, 그 존재는 내부 및 외부 참가자를 포함한 전체 회의에 영향을 미칩니다. 이는 기본적인 긴장을 생성합니다: 한 사람에게는 도구를 원활하게 만드는 기능이 조직에 있어서는 위험과 혼란의 주요 원인이 됩니다. 따라서 해결책은 기술적 통제뿐만 아니라 이러한 통합의 의미에 대한 명확한 사용자 교육을 포함해야 합니다.

메커니즘 2: Chrome 확장 프로그램의 브라우저 내 전사

보다 미묘하고 관리적으로 어려운 진입 경로는 Otter.ai Chrome 확장 프로그램입니다. 이 브라우저 애드온은 사용자의 활성 브라우저 탭에서 직접 오디오를 녹음하고 전사합니다.6 중요한 점은 이 방법이 별도의 봇을 회의에 보내지 않는다는 것입니다. 확장 프로그램 자체의 마케팅은 “Teams나 Google Meet에 봇이 없음”을 주요 기능으로 강조하며, 이는 사용자의 로컬 머신에서 완전히 작동하기 때문입니다.6它는 Chrome 내의 모든 소스에서 오디오를 캡처하고 전사할 수 있으며, 주요 플랫폼의 회의뿐만 아니라 YouTube 동영상, 온라인 강의, 팟캐스트도 포함됩니다.6

이 클라이언트 측 접근 방식은 기업 보안에 상당한 취약점을 나타냅니다. 관리자들이 앱 정책이나 미팅 로비와 같은 서버 측 제어를 사용하여 참가자로 참여하는 가시적인 OtterPilot 봇을 차단하는 데 노력을 집중할 수 있지만, 크롬 확장 프로그램은 이러한 방어를 완전히 우회합니다. 그것은 사용자의 이미 인증된 브라우저 세션 내에서 작동하며, 컴퓨터에 안전하게 전달된 후 오디오 스트림을 캡처합니다. 이는 관리자가 테넌트 수준에서 OtterPilot 봇을 성공적으로 차단하더라도 크롬 확장 프로그램을 가진 직원은 여전히 기밀 회의를 녹음할 수 있음을 의미합니다. 이 현실은 현대 IT 거버넌스에 대한 중요한 점을 강조합니다: 종합적인 보안 전략은 서버 측 애플리케이션에 제한될 수 없습니다. 그것은 또한 종종 엔드포인트 보안 또는 브라우저 정책 관리와 같은 다른 관리 패러다임에 속하는 클라이언트 측 브라우저 확장 프로그램의 생태계를 다루어야 합니다.

Mechanism 3: Manual Invitation via Meeting Link

가장 간단한 진입 방법은 수동적인 임시 초대입니다. Otter.ai 웹 대시보드에는 사용자가 미팅 URL을 직접 필드에 붙여넣을 수 있는 옵션이 있으며, 종종 “녹음할 미팅 URL 붙여넣기” 또는 유사한 레이블이 붙어 있습니다.2 Zoom, Google Meet, 또는 Teams 미팅 링크가 제출되면 Otter.ai는 OtterPilot 봇을 즉시 그 세션에 참여시키도록 보냅니다.8

일회성 설정의 부주의한 결과일 수 있는 캘린더 통합과 달리(“나는 그것을 켠 것을 잊었다”), 이 방법은 항상 사용자에 의한 고의적이고 의식적인 행위입니다. 이 구분은 거버넌스 관점에서 중요합니다. 문제는 수정해야 하는 기술적 오설정에서 처리해야 하는 잠재적인 정책 위반으로 전환됩니다. 기술적 차단이 여전히 솔루션의 필수적인 부분이지만, 이 진입점은 직원이 회의를 녹음하거나 녹음할 수 있는 시기와 방법을 정의하는 명확하고 잘 전달된 조직 정책의 병행된 필요성을 강조합니다.

Mechanism 4: Direct Platform Integrations (Zoom Marketplace)

특정 플랫폼, 특히 Zoom의 경우 Otter.ai는 공식 Zoom 앱 마켓플레이스를 통해 직접 애플리케이션 통합을 제공합니다.9 사용자가 이 앱을 설치하고 승인하면 Otter.ai에 Zoom 계정과 상호 작용할 수 있는 특정 권한 집합을 부여합니다. 이러한 권한에는 회의 정보 읽기, 클라우드 녹음에 액세스하고 녹음, 회의 중 Otter Live Notes와 같은 기능 활성화가 포함될 수 있습니다.9 요청된 권한은 meeting:read, recording:read, user:read와 같이 마켓플레이스에 명시적으로 나열됩니다.9 종종 이러한 더 깊은 통합을 활용하려면 Otter.ai와 화상 회의 플랫폼 모두에 대한 유료 구독이 필요합니다.11

공식 마켓플레이스 앱의 존재는 관리자에게 강력하고 중앙 집중식 제어 지점을 만듭니다. 분산된 캘린더 연결이나 추적하기 어려운 브라우저 확장 프로그램과 달리 마켓플레이스 애플리케이션은 플랫폼의 관리 콘솔 내에서 직접 관리할 수 있습니다. Zoom 관리자는 전체 계정 또는 특정 사용자 그룹에 대해 Otter.ai 통합을 사전 승인, 비활성화 또는 차단할 수 있습니다.12 이것은 그것을 가장 쉽게 관리되는 진입점으로 만드며, 임시적이고 사용자 주도적인 통합 방법을 허용하는 것보다 공식적이고 관리되는 앱 생태계를 사용하는 고유한 보안 이점을 보여줍니다.

Part 2: The User’s Toolkit: Reclaiming Control of Your Personal Account

Otter.ai가 언제 그리고 어떻게 회의에 참여하는지에 대한 제어권을 회수하려는 개별 사용자를 위해 Otter.ai 계정과 연결된 서비스 내의 일련의 간단한 단계가 즉시 효과적인 해결책을 제공할 수 있습니다. 이러한 조치는 첫 번째 방어선을 나타냅니다.

Step 1: The Master Switch - Disabling Auto-Join in Otter.ai Settings

OtterPilot 봇이 예기치 않게 회의에 참여하는 것을 막는 가장 효과적인 단일 조치는 기본 동작을 자동에서 수동으로 변경하는 것입니다. 이것은 특정 회의에 대해 비활성화하는 것을 기억해야 하는 “옵트-아웃” 모델에서 명시적으로 지시될 때만 참여하는 “옵트-인” 모델로 기능을 전환합니다.

1. Otter.ai 웹사이트에서 계정에 로그인합니다.
2. 프로필 아이콘을 클릭하여 Account Settings로 이동한 다음 Meetings 탭을 선택합니다.
3. AI Notetaker(또는 OtterPilot)의 설정을 찾습니다.
4. Default-join settings에 대한 드롭다운 메뉴를 찾습니다. 선택을 자동 옵션(예: “화상 회의 링크가 있는 모든 이벤트”)에서 Meetings I manually select로 변경합니다.13

이 설정은 봇이 동기화된 캘린더에서 찾은 회의에 더 이상 자동으로 참여하지 않도록 보장하여 귀하에게 완전한 제어권을 다시 부여합니다.

Step 2: Severing the Connection - Disconnecting Calendars and Revoking Permissions

Otter.ai가 귀하의 일정을 완전히 액세스하지 못하도록 하는 보다 영구적인 솔루션을 위해서는 캘린더를 연결 해제하고 권한을 취소해야 합니다.

1. Otter.ai 내에서 연결 해제: Otter.ai 계정에 로그인한 상태에서 설정의 앱 또는 통합 섹션으로 이동합니다. 연결된 Google 캘린더 또는 Outlook 캘린더를 찾아 연결 해제 또는 제거 옵션을 선택합니다.4
2. Google 계정에서 액세스 취소: Google 계정 설정을 열고 보안 탭으로 이동합니다. 계정 액세스 권한이 있는 타사 앱 섹션을 찾습니다. 목록에서 Otter.ai를 찾아 클릭한 후 액세스 제거를 선택합니다.16
3. Microsoft 계정에서 액세스 취소: Microsoft 계정에도 유사한 과정이 적용됩니다. Microsoft 계정의 보안 대시보드에 로그인하여 앱 권한 섹션을 찾고 Otter.ai의 액세스를 취소합니다.

이러한 두 가지 접근 방식은 Otter.ai가 더 이상 캘린더 데이터를 읽을 수 없도록 하여 다가오는 회의에 대해 효과적으로 알 수 없게 합니다.

3단계: 완전 정리 - 확장 프로그램 및 애플리케이션 제거

클라이언트 측 변환(메커니즘 2)을 방지하고 시스템에서 소프트웨어를 완전히 제거하려면 브라우저 확장 프로그램과 모든 데스크톱 애플리케이션을 제거해야 합니다.

1. Chrome/Edge 확장 프로그램: 브라우저 설정을 열고 확장 프로그램 페이지로 이동합니다. “Otter.ai: Record & Transcribe Meetings” 확장 프로그램을 찾아 제거를 클릭합니다.15
2. Windows PC: 설정 > 앱 > 설치된 앱으로 이동합니다. 목록에서 Otter.ai를 찾아 세 개의 점 메뉴를 클릭하고 제거를 선택합니다. 완전히 제거하려면 AppData 폴더에 남아 있는 파일도 확인하는 것이 좋습니다. 파일 탐색기를 열고 C:\Users\<사용자 이름>\AppData\Local\ 및 C:\Users\<사용자 이름>\AppData\Roaming\으로 이동하여 “Otter” 또는 “Otter.ai”라는 이름의 폴더를 삭제합니다.15
3. macOS: Finder를 열고 응용 프로그램 폴더로 이동합니다. Otter.ai 애플리케이션을 휴지통으로 드래그합니다. 잔류 파일을 제거하려면 Finder의 “폴더로 이동” 명령(Shift+Cmd+G)을 사용하여 ~/Library/Application Support/ 및 ~/Library/Preferences/와 같은 위치를 확인하고 Otter 관련 파일을 삭제합니다.16

4단계: 최종 단계 - Otter.ai 계정 삭제

더 이상 서비스를 사용하지 않을 계획이라면 최종 단계는 계정과 관련된 모든 데이터를 삭제하는 것입니다.

1. Otter.ai 웹사이트에 로그인합니다.
2. 계정 설정으로 이동하여 일반 탭을 선택합니다.
3. 계정 삭제 옵션을 클릭합니다.15 삭제를 확인하기 위해 비밀번호를 입력하라는 메시지가 표시됩니다.

중요 사항: 유료 구독이 활성화되어 있는 경우 계정을 삭제할 수 없습니다. 먼저 구독을 취소하고 만료될 때까지 기다리거나 Otter 지원 팀에 연락하여 구독 잔여 기간을 포기하고 즉시 삭제해야 합니다.15

3부: 호스트의 권한: 실시간 회의 중 제어

원하지 않는 AI 노트테이커가 라이브 회의에 나타나면 호스트 또는 주최자는 즉시 대응 조치를 취할 수 있습니다. 이러한 조치는 근본 원인을 해결하지는 않지만 순간적인 통제와 보안을 유지하는 데 중요합니다.

방법 1: “나가세요” - 회의 중 Otter.ai 봇 제거

주요 비디오 회의 플랫폼은 모두 호스트가 참가자를 제거할 수 있는 기능을 제공합니다. 이는 이미 참가한 봇을 추방하기 위한 긴급 조치입니다.

• Zoom: 호스트 또는 공동 호스트로서 참가자 목록을 엽니다. “Otter.ai”(또는 유사한 이름)의 참가자를 찾아 이름 위로 마우스를 올리고 더 보기 버튼을 클릭한 후 메뉴에서 제거를 선택합니다.14
• Google Meet: 호스트로서 오른쪽 아래의 아이콘을 클릭하여 사람 목록을 엽니다. “Otter.ai” 참가자를 찾아 이름 옆의 세 개의 점 메뉴를 클릭한 후 회의에서 제거를 선택합니다.14
• Microsoft Teams: 회의 주최자 또는 발표자로서 참가자 창을 엽니다. “Otter.ai” 참가자를 찾아 이름 옆의 세 개의 점 메뉴를 클릭한 후 회의에서 제거를 선택합니다.14

봇을 제거하면 즉각적인 문제는 해결되지만 동일한 사용자가 예약한 향후 회의에 참가하려는 시도는 방지하지 못합니다.

방법 2: 바운서 - 로비 및 대기실을 사전에 사용하기

반응적인 제거보다 훨씬 효과적인 전략은 사전에 게이트키핑하는 것입니다. Zoom의 “대기실” 또는 Google Meet 및 Microsoft Teams의 “로비”를 활성화함으로써 호스트는 봇을 포함한 모든 참가자가 수동 승인을 기다린 후에 회의에 입장할 수 있도록 강제합니다.

회의 설정의 이 간단한 변경은 보안 태세를 근본적으로 변경합니다. 많은 플랫폼의 기본 동작은 초대된 참가자가 자동으로 참여하도록 허용하는 것입니다. AI 봇은 사용자의 캘린더 동기화를 통해 스스로 ‘초대’받음으로써 이를 악용합니다. 로비를 활성화하면 중요한 수동 검사 지점이 도입됩니다. 호스트는 문 앞에서 모든 사람의 ID를 확인하는 바운서가 됩니다. ‘Otter.ai Notetaker’가 로비에 나타나면 호스트는 단순히 그 진입을 거부할 수 있습니다. 이러한 선제적인 접근 방식은 호스트가 어떤 종류의 무단 참가자가 접근하는 것을 방지하기 위해 구현할 수 있는 가장 효과적인 회의 중 제어 수단입니다.12

4부: 관리자의 플레이북: 조직 전체 거버넌스 시행

IT 관리자에게 AI 노트테이커를 제어하는 것은 기업 보안, 규정 준수 및 데이터 거버넌스 정책을 시행하는 문제입니다. 이에는 개별 사용자 설정을 넘어 플랫폼 수준에서 강력하고 중앙 집중식 제어를 구현해야 합니다. 복잡성과 방법론은 Google Workspace, Zoom, Microsoft Teams 간에 크게 다릅니다.

관리자 제어 빠른 참조 가이드

업무에 적합한 도구를 빠르게 식별해야 하는 바쁜 관리자를 위해 이 표는 각 플랫폼의 주요 제어 철학에 대한 높은 수준의 전략적 개요를 제공합니다.

플랫폼	주요 제어 방법	관리자 콘솔 위치	주요 고려 사항
Google Workspace	참가자 액세스 제어	관리자 콘솔 > 앱 > Google Workspace > Google Meet > Meet 안전 설정	특정 봇뿐만 아니라 신뢰할 수 없는 모든 외부 참가자를 차단합니다. 광범위하지만 효과적인 접근 방식입니다.
Zoom	앱 관리	Zoom 앱 마켓플레이스 > 관리 > 관리자 앱 관리 > 계정의 앱	전체 계정에 대한 Otter.ai 앱 통합의 직접적인 ‘온/오프’ 스위치입니다. 간단하고 효과적입니다.
Microsoft Teams	앱 권한 정책 및 동의 관리	Teams 관리 센터 > Teams 앱 > 권한 정책 및 Microsoft Entra 관리 센터 > 기업 애플리케이션	매우 세분화되어 있지만 복잡합니다. 완전한 제어를 위해 다양한 관리 포털에 걸쳐 다층적인 접근 방식이 필요합니다.

4.1절: Google Workspace 보안

Google의 이 문제에 대한 관리 접근 방식은 특정 앱을 차단하는 것보다는 처음에 누가 회의에 참여할 수 있는지 제어하는 것에 중점을 둡니다. 주요 도구는 Google 관리 콘솔의 Meet 안전 설정입니다.

실행 가능한 지침:

1. 관리자 계정으로 Google 관리 콘솔에 로그인합니다.
2. 메뉴로 이동하여 앱 > Google Workspace > Google Meet로 이동합니다.
3. Meet 안전 설정을 클릭합니다.
4. 여기에서 액세스 설정을 구성할 수 있습니다. 외부 봇이 참여하는 것을 방지하기 위해 회의 액세스를 조직 내 사용자 또는 명시적으로 허용 목록에 있는 도메인의 사용자로 제한할 수 있습니다.19

이 방법은 둔하지만 효과적인 도구입니다. OtterPilot 봇이 외부 엔티티로 참여하는 것을 신뢰할 수 있게 방지할 것입니다. 그러나 신뢰 목록에 그들의 도메인이 추가되지 않는 한 합법적인 외부 인간 게스트도 차단하게 되어 최대 보안과 개방적인 협업 사이의 절충안을 나타냅니다.

4.2절: Zoom 잠금

Zoom의 중앙 집중식 앱 마켓플레이스는 Otter.ai와 같은 타사 통합을 관리하기 위한 간단하고 직접적인 관리 제어 지점을 제공합니다.

실행 가능한 지침:

1. 관리자 자격 증명으로 Zoom 앱 마켓플레이스(marketplace.zoom.us)에 로그인합니다.
2. 오른쪽 상단에서 관리를 클릭한 다음 관리자 앱 관리 > 계정의 앱으로 이동합니다.
3. 계정 내 사용자가 설치한 모든 타사 앱 목록이 표시됩니다. ‘Otter.ai’를 검색합니다.
4. 앱을 클릭하여 관리 페이지를 엽니다. 여기에서 내부 사용자가 사용하는 것을 방지하는 비활성화 또는 계정에서 완전히 제거하는 옵션을 선택할 수 있습니다.12

이 작업은 조직 내 모든 사용자에 대한 공식 통합 지점(메커니즘 4)을 효과적으로 차단합니다. 그러나 외부 참가자가 자신의 계정에서 봇을 가져오려는 시도에 대한 주요 방어 수단이므로 호스트가 대기실 기능을 사용하도록 장려하는 것이 여전히 중요합니다.12

4.3절: Microsoft Teams 거버넌스 심층 분석

Microsoft 365 생태계에서 타사 앱을 제어하는 것은 가장 복잡한 시나리오이며 관리자의 상당한 좌절감의 원인입니다. 효과적인 거버넌스는 Microsoft Teams 관리 센터와 Microsoft Entra 관리 센터(이전 Azure Active Directory) 모두에 걸친 다층적인 전략을 요구합니다.

방법 1(해머): 테넌트 전체에서 Otter.ai 앱 차단

가장 직접적인 접근 방식은 전체 조직의 모든 사용자에 대해 Otter.ai 애플리케이션을 차단하는 것입니다.

실행 가능한 지침:

1. Microsoft Teams 관리 센터로 이동합니다.
2. Teams apps > 앱 관리로 이동합니다.
3. 검색 창을 사용하여 “Otter.ai”를 찾습니다.
4. 목록에서 앱을 선택하고 상단 바의 차단 버튼을 클릭합니다. 작업을 확인합니다.15

이 작업은 사용자가 Teams 인터페이스 내에서 Otter.ai 앱을 찾고, 추가하고, 사용하는 것을 방지합니다.

방법 2 (세밀한 조정): 세분화된 제어를 위한 앱 권한 정책 사용

다양한 요구 사항을 가진 대규모 조직의 경우 종종 더 세밀한 접근 방식이 필요합니다. 앱 권한 정책을 사용하면 관리자가 특정 앱에 액세스할 수 있는 사용자를 제어할 수 있습니다.

실행 가능한 지침:

1. Teams 관리 센터에서 Teams apps > 권한 정책으로 이동합니다.
2. 전역(조직 전체 기본값) 정책을 편집하거나 추가를 선택하여 새 사용자 지정 정책을 만들 수 있습니다.
3. 정책 설정 내에서 타사 앱 드롭다운 메뉴에서 특정 앱 차단 및 기타 모든 앱 허용 옵션을 선택합니다.
4. 앱 차단 버튼을 클릭합니다. “Otter.ai”를 검색하여 이 정책의 차단 목록에 추가합니다.21
5. 새 사용자 지정 정책을 만들었다면 앱 사용을 차단해야 하는 특정 사용자 또는 그룹에 이 정책을 할당해야 합니다.

이 방법은 세분화된 제어를 제공하여 조직이 마케팅 팀에는 Otter.ai를 허용하면서 법률, 인사, R&D와 같은 민감한 부서에는 차단할 수 있게 합니다.

방법 3 (문지기): Microsoft Entra ID에서 동의 및 권한 관리

관리자에게 흔한 혼란의 원인은 Teams 관리 센터에서 차단된 후에도 봇이 계속 회의에 참여하는 경우입니다. 이는 종종 앱에 대한 기본 권한이 Microsoft Entra ID의 ID 수준에서 부여되었기 때문에 발생합니다. 여기에서 앱을 관리하는 것은 캘린더와 같은 사용자 데이터에 대한 액세스를 차단하는 데 중요합니다.

실행 가능한 지침:

1. Microsoft Entra 관리 센터(entra.microsoft.com)로 이동합니다.
2. 애플리케이션 > 엔터프라이즈 애플리케이션으로 이동합니다.
3. “Otter.ai” 애플리케이션을 검색하여 선택합니다.
4. 애플리케이션의 속성에서 **사용자가 로그인할 수 있도록 사용 설정됨?**을 아니오로 전환할 수 있습니다. 이렇게 하면 테넌트의 모든 사용자가 기업 자격 증명으로 Otter.ai에 로그인하는 것을 차단합니다.22
5. 또는 **할당 필요?**를 예로 설정한 다음 특정 승인된 사용자만 할당하여 나머지 모든 사용자를 효과적으로 차단할 수 있습니다.22
6. 권한 탭으로 이동합니다. 전역 관리자는 애플리케이션에 대해 이전에 부여된 조직 전체 관리자 동의를 검토하고 철회하여 조직 데이터에 대한 승인된 액세스를 차단할 수 있습니다.23

Teams 관리 센터에서 앱의 UI를 차단하고 Entra ID에서 데이터 액세스 권한을 제어하는 이러한 두 가지 관리 요구 사항은 Microsoft 플랫폼에서 문제를 종합적으로 해결하기 위한 핵심 통찰력입니다. 둘 다 처리하지 않으면 상당한 보안 공백이 남을 수 있습니다.

방법 4 (요새): 외부 액세스 정책으로 보안 강화

마지막 방어 계층으로, 관리자는 봇을 관리해야 하는 “앱”이 아니라 네트워크 수준에서 차단해야 하는 “외부 엔티티”로 취급할 수 있습니다.

실행 가능한 지침:

1. Teams 관리 센터에서 사용자 > 외부 액세스로 이동합니다.
2. 조직 설정 탭에서 특정 외부 도메인에 대한 차단 목록을 구성할 수 있습니다.24 OtterPilot 봇이 일관된 도메인(예: bot.otter.ai)에서 참여하는 것으로 확인되면 해당 도메인을 차단 목록에 추가할 수 있습니다.
3. 플랫폼을 사용하면 관리자가 전체 이메일 주소 또는 메시징 리소스 식별자(MRI)로 특정 외부 사용자를 차단할 수도 있습니다.24

이 네트워크 수준의 방어는 앱 수준 제어가 잘못 구성되거나 우회된 경우에도 효과적인 강력한 대체 수단입니다. 이는 기업 보안 요구 사항을 충족하기 위해 외부 협업에 대한 점점 더 세분화된 제어를 제공하는 Microsoft의 광범위한 전략과 일치합니다.27

결론

가상 회의에 AI 노트테이커가 원치 않는 방식으로 진입하는 것을 제어하는 것은 단일 작업이 아니라 전략적이고 다층적인 방어입니다. 접근 방식은 개별 사용자부터 시작하여 회의 호스트에게 권한을 부여하고 강력한 조직 전체 관리 정책으로 귀결되도록 특정 플랫폼과 필요한 제어 수준에 맞게 조정되어야 합니다.

분석은 몇 가지 중요한 시사점을 드러냅니다. 첫 번째는 가시적인 참가자로 참여하며 관리자에 의해 차단될 수 있는 서버 측 OtterPilot 봇과, 사용자의 기기에 숨겨져 작동하며 중요한 데이터 거버넌스 허점을 나타내는 클라이언트 측 Chrome 확장 프로그램 간의 중요한 차이점입니다. 두 번째는 각 플랫폼의 고유한 거버넌스 철학을 이해하는 것의 중요성입니다: Zoom의 경우 앱 중심적이고 직관적이며, Google의 경우 참가자 중심적이고 포괄적이며, Microsoft의 경우 정책 중심적이고 매우 세분화되어 있으며 Teams와 Microsoft Entra 관리 센터 모두에 걸쳐 조정된 전략이 필요합니다.

결국, 강력한 AI 도구의 확산이 보안과 개인 정보에 새로운 도전 과제를 제기하지만, 개인과 조직이 자신의 디지털 작업 공간을 확고히 통제할 수 있도록 하는 통제 수단이 존재합니다. 개인 계정의 간단한 설정 변경에서부터 기업 전체를 위한 포괄적인 앱 권한 정책에 이르기까지 적절한 조치를 구현함으로써 AI 생산성 도구의 이점을 활용하면서 위험을 완화할 수 있으며, 모든 회의의 모든 참가자가 초대받고 환영받는 게스트가 되도록 보장할 수 있습니다.

참고 문헌

1. Privacy & Security | Otter.ai, 2025년 9월 16일 액세스, https://otter.ai/privacy-security
2. Otter.ai Setup Guide 2025: Zoom, Google Meet & Teams Integration - ScreenApp, 2025년 9월 16일 액세스, https://screenapp.io/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom-google-meet-and-teams
3. Calendar: Integrate with Your Favorite Tools! - Otter.ai, 2025년 9월 16일 액세스, https://otter.ai/integrations/calendar
4. Automatically add Otter Notetaker to your meetings – Help Center, 2025년 9월 16일 액세스, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/13674910923671-Automatically-add-Otter-Notetaker-to-your-meetings
5. Apps & Integrations | Otter.ai, 2025년 9월 16일 액세스, https://otter.ai/apps
6. Otter.ai: Record & Transcribe Meetings - Google Meet & Web Audio - Chrome Web Store, 2025년 9월 16일 액세스, https://chromewebstore.google.com/detail/otterai-record-transcribe/bnmojkbbkkonlmlfgejehefjldooiedp
7. Otter Chrome extension records, transcribes, and shares meeting notes, 2025년 9월 16일 액세스, https://otter.ai/googlemeet
8. otter.ai, 2025년 9월 16일 액세스, https://otter.ai/blog/how-to-record-a-microsoft-teams-meeting#:~:text=Integrate%20Otter%20with%20Microsoft%20Teams&text=You%20can%20add%20Otter%20to,%E2%80%9CApps%E2%80%9D%20on%20the%20left.
9. Otter.ai - Meeting Summary, AI Chat - Zoom App Marketplace, 2025년 9월 16일 액세스, https://marketplace.zoom.us/apps/MmQJIMXUTYiCdPX5anvKVw
10. Zoom Transcription: How To Transcribe a Meeting Easily and Automatically | Otter.ai, 2025년 9월 16일 액세스, https://otter.ai/blog/zoom-transcription
11. How to Use Otter.ai in Zoom Meetings - Notta, 2025년 9월 16일 액세스, https://www.notta.ai/en/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom
12. How do I disable AI Notetakers (otter.ai, read.ai,… - Zoom Community, 2025년 9월 16일 액세스, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848
13. Stop Otter Notetaker from automatically joining your meetings – Help Center, 2025년 9월 16일 액세스, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/12906714508823-Stop-Otter-Notetaker-from-automatically-joining-your-meetings
14. Remove Otter Notetaker from your Zoom, Google Meet, or Microsoft …, 2025년 9월 16일 액세스, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/14288936562199-Remove-Otter-Notetaker-from-your-Zoom-Google-Meet-or-Microsoft-Teams-meeting
15. Article - Deleting and Removing Otter.ai - Minnesota State University, Mankato, 2025년 9월 16일 액세스, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1340
16. How to Remove Otter.ai (and Choose a Better, More Secure Option) - Meeting Notes, 2025년 9월 16일 액세스, https://meetingnotes.com/blog/how-to-remove-otter-ai
17. Blocking AI Notetakers in Microsoft Teams Meetings - TeamDynamix, 2025년 9월 16일 액세스, https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/ArticleDet?ID=155826
18. community.zoom.com, 2025년 9월 16일 액세스, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848#:~:text=Click%20Otter.ai%20then%20click,importance%20of%20enabling%20Waiting%20Room).
19. How to restrict users from joining Google meet meetings outside your Organization - Iorad, 2025년 9월 16일 액세스, https://www.iorad.com/player/2093303/Google-Admin---How-to-restrict-users-from-joining-Google-meet-meetings-outside-your-Organization
20. Manage Meet settings (for admins) - Google Workspace Admin Help, 2025년 9월 16일 액세스, https://support.google.com/a/answer/7304109?hl=en
21. Manage app permission policies in Microsoft Teams - Microsoft Learn, 2025년 9월 16일 액세스, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
22. I want to block Otter.ai not to access and not be accessible from any of my tenant User account - Microsoft Learn, 2025년 9월 16일 액세스, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2336974/i-want-to-block-otter-ai-not-to-access-and-not-be
23. Grant and manage consent to Teams app permissions - Microsoft …, 2025년 9월 16일 액세스, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-consent-app-permissions
24. IT Admins - Manage external meetings and chat with people and …, 2025년 9월 16일 액세스, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/trusted-organizations-external-meetings-chat
25. Block domains in Microsoft Teams using the Tenant Allow/Block List - Microsoft Defender for Office 365, 2025년 9월 16일 액세스, https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/tenant-allow-block-list-teams-domains-configure
26. Block an external user in Microsoft Teams - Topedia Blog, 2025년 9월 16일 액세스, https://blog-en.topedia.com/2025/02/block-an-external-user-in-microsoft-teams/
27. Microsoft Teams Adds Granular External Access Control for Users and Groups - Reddit, 2025년 9월 16일 액세스, https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1nck3nm/microsoft_teams_adds_granular_external_access/