不速之客：阻止 Otter.ai 加入会议的权威指南

引言

Otter.ai 等 AI 会议助手已成为现代工作场所的强大工具，有望将专业人士从记笔记的负担中解放出来，并创建可搜索的每一次对话存档。然而，尽管它们很实用，却可能带来一个重大且常见的困扰：“不速之客”。这是一个出现在虚拟会议室中的 AI 机器人，通常未经所有参与者的明确实时同意，从而引发混乱，并立即引发有关隐私和控制权的问题。

这个问题不仅仅是简单的烦恼，还带来了多方面的挑战。对于个人用户而言，这可能是他们自己的工具意外运行，造成尴尬局面并引发个人隐私担忧。对于会议主持人来说，转录机器人的突然出现可能会扰乱对话流程，需要他们管理不受欢迎的参与者，并可能违反保密协议，尤其是在与外部客户或合作伙伴讨论敏感话题时。

然而，对于 IT 管理员来说，这个问题会被放大为一个重大的安全、合规和数据治理威胁。不受管理的 AI 工具可能会导致对涉及人力资源、法律或专有研究的敏感会议进行未经授权的录制。这就形成了一个“影子 IT”生态系统，企业数据在组织控制之外的第三方平台上进行处理和存储，可能违反 GDPR 或 HIPAA 等数据保护法规。1

本指南是应对这一挑战的权威、多层解决方案。它将首先诊断 Otter.ai 如何 获取会议访问权限，然后提供一个全面的操作手册，其中包含可操作的分步说明。该操作手册针对各个控制级别而设计：个人用户、会议主持人和系统管理员，并针对 Google Meet、Zoom 以及 Microsoft Teams 的管理复杂性提供了详细的治理策略。

第一部分：诊断：了解 Otter.ai 的入口点

要有效阻止不速之客到来，必须首先了解他们是如何进入的。Otter.ai 采用多种不同机制来集成并加入会议。选择正确的预防措施完全取决于了解正在使用的是这些入口点中的哪一个。

机制 1：通过日历集成的 OtterPilot™ 机器人

“不速之客”现象最常见的来源是 OtterPilot™（也称为 Otter 记录员或 Otter 助手）通过日历集成加入会议。当用户创建 Otter.ai 帐户时，系统会提示他们连接其 Google 或 Outlook 日历。2 通过授予此权限，用户允许 Otter.ai 扫描其日历事件以查找视频会议链接。当它找到 Zoom、Google Meet 或 Microsoft Teams 会议的链接时，OtterPilot 会在预定时间作为一个独立的参与者自动加入该会议，通常在参与者列表中显示名称“Otter.ai Notetaker”。4

这种“一劳永逸”的功能是 Otter.ai 价值主张的核心部分，旨在为用户提供最大的便利性。2 然而，正是这种设计选择与公司治理产生了直接冲突。机器人的进入是由个人用户的私人操作（连接其日历）触发的，但其存在会影响整个会议，包括所有其他内部和外部与会者。这造成了一种根本的矛盾：使工具对一个人来说无缝的功能，却成为组织面临风险和混乱的主要来源。因此，解决方案不仅需要技术控制，还需要对用户进行此类集成影响的明确教育。

机制 2：Chrome 扩展程序的浏览器内转录

一个更微妙且在管理上更具挑战性的入口点是 Otter.ai Chrome 扩展程序。这个浏览器插件直接从用户的活动浏览器选项卡记录并转录音频。6 至关重要的是，这种方法不会向会议中发送单独的机器人。该扩展程序自己的营销将“Teams 或 Google Meet 中无机器人”作为关键功能，因为它完全在用户的本地计算机上运行。6 它可以捕获并转录 Chrome 中任何来源的音频，包括所有主要平台上的会议，以及 YouTube 视频、在线讲座和播客。6

这种客户端方法是企业安全的一个重大漏洞。虽然管理员可能会专注于使用应用程序策略或会议 lobby 等服务器端控制来阻止可见的 OtterPilot 机器人 作为参与者加入，但 Chrome 扩展程序完全绕过了这些防御措施。它在用户已通过身份验证的浏览器会话中运行，在音频流被安全传送到其计算机 之后 对其进行捕获。这意味着，即使管理员在租户级别成功阻止了 OtterPilot 机器人，安装了 Chrome 扩展程序的员工仍然可以转录机密会议。这一现实凸显了现代 IT 治理的一个关键点：全面的安全策略不能局限于服务器端应用程序。它还必须应对客户端浏览器扩展程序的生态系统，这些扩展程序通常属于不同的管理范式，例如端点安全或浏览器策略管理。

机制 3：通过会议链接手动邀请

最直接的进入方法是手动的临时邀请。Otter.ai 网络仪表板提供了一个选项，允许用户将会议 URL 直接粘贴到一个字段中，该字段通常标有“粘贴会议 URL 以录制”或类似标签。2 一旦提交了 Zoom、Google Meet 或 Teams 会议的链接，Otter.ai 就会立即派遣其 OtterPilot 机器人加入该会话。8

与日历集成不同（日历集成可能是一次性设置的无意后果，例如“我忘记我打开了那个”），这种方法始终是用户的故意、有意识的行为。从治理的角度来看，这种区别很重要。问题从需要纠正的技术配置错误转变为需要解决的潜在政策违规行为。虽然技术阻止仍然是解决方案的重要组成部分，但这个入口点强调了同时需要清晰、沟通良好的组织政策，以定义员工何时以及如何被允许录制或转录会议。

机制 4：直接平台集成（Zoom 应用市场）

对于某些平台，尤其是 Zoom，Otter.ai 通过官方 Zoom 应用市场提供直接的应用程序集成。9 当用户安装并授权此应用程序时，他们会授予 Otter.ai 一组特定的权限，以与其 Zoom 帐户进行交互。这些权限可能包括读取会议信息、访问和转录云录制内容，以及在会议期间启用 Otter Live Notes 等功能。9 所请求的权限在市场中明确列出，例如 meeting:read、recording:read 和 user:read。9 通常，利用这些更深层次的集成需要同时订阅 Otter.ai 和视频会议平台的付费服务。11

官方市场应用程序的存在为管理员创建了一个强大的集中控制点。与分散的日历连接或难以跟踪的浏览器扩展程序不同，市场应用程序可以直接在平台的管理控制台中进行管理。Zoom 管理员可以为其整个帐户或特定用户组预先批准、禁用或阻止 Otter.ai 集成。12 这使其成为最容易治理的入口点，展示了使用官方、受管理的应用程序生态系统相对于允许临时、用户驱动的集成方法的固有安全优势。

第 2 部分：用户工具包：重新掌控你的个人帐户

对于希望重新掌控 Otter.ai 参与其会议的时间和方式的个人用户，在 Otter.ai 帐户和关联服务中执行一系列简单步骤即可提供即时有效的解决方案。这些操作是第一道防线。

步骤 1：主开关 - 在 Otter.ai 设置中禁用自动加入

阻止 OtterPilot 机器人意外加入会议的最有效措施是将其默认行为从自动更改为手动。这将功能从“选择退出”模式（您必须记住为特定会议禁用它）转变为“选择加入”模式（只有在明确告知时才会加入）。

1. 登录 Otter.ai 网站上的帐户。
2. 点击个人资料图标，导航至 帐户设置，然后选择 会议 选项卡。
3. 找到 AI 记录员（或 OtterPilot）的设置。
4. 找到 默认加入设置 的下拉菜单。将选择从任何自动选项（例如，“所有带有视频会议链接的活动”）更改为 我手动选择的会议。13

此设置确保机器人不再自动加入同步日历上的会议，让您重新获得完全控制权。

步骤 2：切断连接 - 断开日历并撤销权限

为了获得一个更永久的解决方案，完全阻止Otter.ai访问您的日程安排，您必须断开日历连接并撤销其权限。

1. 在Otter.ai内断开连接： 在您的Otter.ai帐户中，导航至设置中的应用或集成部分。找到已连接的Google日历或Outlook日历，然后选择断开连接或移除选项。4
2. 在您的Google帐户中撤销访问权限： 打开您的Google帐户设置并导航至安全选项卡。找到具有帐户访问权限的第三方应用部分。在列表中找到Otter.ai并点击它，然后选择移除访问权限。16
3. 在您的Microsoft帐户中撤销访问权限： Microsoft帐户的流程类似。登录到Microsoft帐户的安全仪表板，找到应用权限部分，然后撤销Otter.ai的访问权限。

这种双管齐下的方法确保Otter.ai无法再读取您的日历数据，从而有效使其无法查看您即将举行的会议。

步骤3：彻底清理 - 卸载扩展程序和应用程序

为了防止客户端转录（机制2）并从系统中完全移除该软件，您必须卸载浏览器扩展程序和任何桌面应用程序。

1. Chrome/Edge扩展程序： 打开浏览器设置，导航至扩展程序页面。找到“Otter.ai: Record & Transcribe Meetings”扩展程序，然后点击移除。15
2. Windows PC： 转到设置 > 应用 > 已安装的应用。在列表中找到Otter.ai，点击三点菜单，然后选择卸载。为了完全移除，建议同时检查AppData文件夹中的任何剩余文件。打开文件资源管理器，导航至C:\Users\<您的用户名>\AppData\Local\和C:\Users\<您的用户名>\AppData\Roaming\，删除任何名为“Otter”或“Otter.ai”的文件夹。15
3. macOS： 打开访达并转到应用程序文件夹。将Otter.ai应用程序拖到废纸篓。要移除残留文件，请使用访达的“前往文件夹”命令（Shift+Cmd+G），检查~/Library/Application Support/和~/Library/Preferences/等位置，删除任何与Otter相关的文件。16

步骤4：最后一步 - 删除您的Otter.ai帐户

如果您不再打算使用该服务，最后一步是删除您的帐户和所有相关数据。

1. 登录Otter.ai网站。
2. 导航至帐户设置并选择常规选项卡。
3. 点击删除帐户选项。15 系统将提示您输入密码以确认删除。

重要说明： 如果您有有效的付费订阅，则无法删除帐户。您必须先取消订阅并等待其过期，或联系Otter的支持团队放弃剩余订阅以立即删除。15

第三部分：主持人的特权：实时会议中控制

当不需要的AI记录器出现在实时会议中时，主持人或组织者可以采取即时的反应措施。虽然这些操作无法解决根本原因，但对于维护当下的控制权和安全性至关重要。

方法1：“请离开” - 在会议中途移除Otter.ai机器人

所有主要的视频会议平台都为主持人提供了移除参与者的功能。这是驱逐已加入机器人的紧急权宜之计。

• Zoom： 作为主持人或联席主持人，打开参与者列表。找到名为“Otter.ai”（或类似名称）的参与者，将鼠标悬停在其名称上，点击更多按钮，然后从菜单中选择移除。14
• Google Meet： 作为主持人，点击右下角的图标打开人员列表。找到“Otter.ai”参与者，点击其名称旁边的三点菜单，然后选择从会议中移除。14
• Microsoft Teams： 作为会议组织者或演示者，打开参与者窗格。找到“Otter.ai”参与者，点击其名称旁边的三点菜单，然后选择从会议中移除。14

移除机器人可以解决当前的问题，但无法阻止其尝试加入同一用户安排的未来会议。

方法2：门卫 - 主动使用大堂和等候室

比被动移除更有效的策略是主动把关。通过在Zoom中启用“等候室”或在Google Meet和Microsoft Teams中启用“大堂”，主持人可迫使包括机器人在内的所有参与者在进入会议前等待手动批准。

这一会议设置中的简单更改从根本上改变了安全态势。许多平台的默认行为是允许受邀参与者自动加入。AI机器人通过用户的日历同步获得“邀请”，从而利用这一点。启用等候室引入了一个关键的人工检查点。主持人成为“门卫”，检查每个进入者的身份。当“Otter.ai Notetaker”出现在等候室时，主持人可以直接拒绝其进入。这种主动方法是主持人可实施的最有效的会议中控制措施，可防止任何类型的未经授权参与者获得访问权限。¹²

第4部分：管理员手册：实施全组织范围的治理

对于IT管理员而言，控制AI记录工具是执行企业安全、合规和数据治理政策的问题。这需要超越单个用户设置，在平台层面实施强大的集中控制。Google Workspace、Zoom和Microsoft Teams之间的复杂性和方法存在显著差异。

管理员控制快速参考指南

对于需要快速确定正确工具的忙碌管理员，此表提供了每个平台主要控制理念的高层战略概述。

平台	主要控制方法	管理控制台位置	关键考虑因素
Google Workspace	参与者访问控制	管理控制台 > 应用 > Google Workspace > Google Meet > Meet安全设置	阻止所有不受信任的外部参与者，而不仅仅是特定机器人。这是一种广泛但有效的方法。
Zoom	应用管理	Zoom应用市场 > 管理 > 管理员应用管理 > 账户中的应用	为整个账户提供Otter.ai应用集成的直接“开/关”开关。简单且有效。
Microsoft Teams	应用权限策略和同意管理	Teams管理中心 > Teams应用 > 权限策略 以及 Microsoft Entra管理中心 > 企业应用程序	高度细化但复杂。需要跨不同管理门户采用多层方法才能实现全面控制。

4.1小节：保护Google Workspace

Google针对此问题的管理方法较少关注阻止特定应用，而更多关注控制谁被允许加入会议。主要工具是Google管理控制台中的Meet安全设置。

可操作说明：

1. 使用管理员账户登录Google管理控制台。
2. 导航至菜单并转到应用 > Google Workspace > Google Meet > Meet安全设置。
3. 在此处配置访问设置。要阻止外部机器人加入，可将会议访问权限限制为仅组织内用户或明确允许列表中的域的用户。¹⁹

这种方法简单但有效。它能可靠地阻止OtterPilot机器人以外部实体身份加入。然而，这也会阻止合法的外部人类访客，除非其域被添加到信任列表中，这体现了最大安全性与开放协作之间的权衡。

4.2小节：锁定Zoom

Zoom的集中式应用市场为管理Otter.ai等第三方集成提供了简单直接的管理控制点。

可操作说明：

1. 使用管理员凭据登录Zoom应用市场（marketplace.zoom.us）。
2. 在右上角，点击管理，然后导航至管理员应用管理 > 账户中的应用。
3. 将显示账户中用户安装的所有第三方应用列表。搜索“Otter.ai”。
4. 点击该应用以打开其管理页面。在此处，您可以选择禁用该应用（阻止内部用户使用）或将其从账户中完全移除。¹²

此操作可有效切断组织内所有用户的官方集成点（机制4）。然而，仍需鼓励主持人使用等候室功能，因为这是防止外部参与者试图从其自己的账户引入机器人的主要防御措施。¹²

4.3小节：深入探讨Microsoft Teams治理

在Microsoft 365生态系统中控制第三方应用是最复杂的情况，也是管理员 frustration 的主要来源。有效的治理需要跨Microsoft Teams管理中心和Microsoft Entra管理中心（前身为Azure Active Directory）的分层策略。

方法1（重拳出击）：在租户范围内阻止Otter.ai应用

最直接的方法是在整个组织内阻止所有用户使用Otter.ai应用。

可操作说明：

（注：原文中“方法1”的可操作说明未完整提供，翻译时按现有内容处理。）

1. 导航到 Microsoft Teams 管理中心。
2. 转到 Teams 应用 > 管理应用。
3. 使用搜索栏查找“Otter.ai”。
4. 从列表中选择该应用，然后单击顶部栏中的 阻止 按钮。确认操作。15

此操作可防止用户从 Teams 界面内查找、添加或使用 Otter.ai 应用。

方法 2（手术刀）：使用应用权限策略进行精细控制

对于具有多样化需求的大型组织，通常需要更细致的方法。应用权限策略允许管理员控制哪些用户可以访问特定应用。

可操作说明：

1. 在 Teams 管理中心 中，导航到 Teams 应用 > 权限策略。
2. 您可以编辑 全局（组织范围默认） 策略，也可以选择 添加 以创建新的自定义策略。
3. 在策略设置中，在 第三方应用 下拉菜单下，选择 阻止特定应用并允许所有其他应用 选项。
4. 单击 阻止应用 按钮。搜索并将“Otter.ai”添加到此策略的阻止列表中。21
5. 如果您创建了新的自定义策略，则必须将其分配给应被阻止使用该应用的特定用户或组。

此方法提供精细控制，使组织能够允许营销团队使用 Otter.ai，同时阻止法律、人力资源或研发等敏感部门使用。

方法 3（看门人）：在 Microsoft Entra ID 中管理同意和权限

管理员常见的困惑之一是，即使在 Teams 管理中心阻止了机器人，它仍会继续加入会议。这通常是因为应用的底层权限是在 Microsoft Entra ID 中的身份级别授予的。在此处管理应用对于切断其对用户数据（如日历）的访问至关重要。

可操作说明：

1. 导航到 Microsoft Entra 管理中心（entra.microsoft.com）。
2. 转到 应用程序 > 企业应用程序。
3. 搜索并选择“Otter.ai”应用程序。
4. 在应用程序的 属性 中，您可以将 是否允许用户登录？ 切换为 否。这将阻止租户中的所有用户使用其公司凭据登录 Otter.ai。22
5. 或者，您可以将 是否需要分配？ 设置为 是，然后仅分配特定的、经过批准的用户，从而有效地阻止其他所有人。22
6. 导航到 权限 选项卡。全局管理员可以查看并 撤消 以前授予该应用程序的组织范围的管理员同意，从而切断其对组织数据的授权访问。23

这种双头管理要求——在 Teams 管理中心阻止应用的 UI 并在 Entra ID 中控制其数据访问权限——是在 Microsoft 平台上全面解决问题的关键见解。未能解决这两个方面可能会留下重大的安全漏洞。

方法 4（堡垒）：使用外部访问策略强化安全性

作为最后一道防御层，管理员可以不将机器人视为要管理的“应用”，而是将其视为要在网络级别阻止的“外部实体”。

可操作说明：

1. 在 Teams 管理中心 中，导航到 用户 > 外部访问。
2. 在 组织设置 选项卡下，您可以配置特定外部域的阻止列表。24 如果发现 OtterPilot 机器人从一致的域（例如 bot.otter.ai）加入，则可以将该域添加到阻止列表中。
3. 该平台还允许管理员通过完整的电子邮件地址或消息资源标识符 (MRI) 阻止特定的外部 用户。24

这种网络级别的防御是一种强大的后备措施，即使应用级别的控制配置错误或被绕过，它也能发挥作用。它与 Microsoft 提供日益精细的外部协作控制以满足企业安全需求的更广泛战略相一致。27

结论

控制 AI 记录器不受欢迎地进入虚拟会议不是单一行动，而是一种战略性的多层防御。该方法必须根据特定平台和所需的控制级别进行调整，从个人用户开始，赋予会议主持人权力，并最终形成强大的、全组织范围的管理策略。

分析揭示了几个关键要点。首先是服务器端OtterPilot机器人与客户端Chrome扩展之间的关键区别：前者以可见参与者身份加入，并且可被管理员阻止；后者在用户设备上隐形运行，是一个重大的数据治理漏洞。其次是理解每个平台独特治理理念的重要性：Zoom的理念以应用程序为中心且简单直接，Google的理念以参与者为中心且范围广泛，而Microsoft的理念以策略为中心，粒度极细，并且需要跨Teams和Microsoft Entra管理中心的协调策略。

最终，尽管功能强大的AI工具的扩散给安全和隐私带来了新挑战，但存在相应的控制措施，以确保个人和组织仍能牢牢掌控其数字工作空间。通过实施适当的措施——从个人帐户中的简单设置更改到整个企业的全面应用程序权限策略——就有可能在利用AI productivity工具优势的同时降低其风险，确保每次会议的每个参与者都是受邀且受欢迎的来宾。

参考文献

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2. Otter.ai 2025 设置指南：Zoom、Google Meet 和 Teams 集成 - ScreenApp，访问日期：2025年9月16日，https://screenapp.io/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom-google-meet-and-teams
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6. Otter.ai：记录和转录会议 - Google Meet 和网络音频 - Chrome 网上应用店，访问日期：2025年9月16日，https://chromewebstore.google.com/detail/otterai-record-transcribe/bnmojkbbkkonlmlfgejehefjldooiedp
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8. otter.ai，访问日期：2025年9月16日，https://otter.ai/blog/how-to-record-a-microsoft-teams-meeting#:~:text=Integrate%20Otter%20with%20Microsoft%20Teams&text=You%20can%20add%20Otter%20to,%E2%80%9CApps%E2%80%9D%20on%20the%20left.
9. Otter.ai - 会议摘要、AI 聊天 - Zoom 应用市场，访问日期：2025年9月16日，https://marketplace.zoom.us/apps/MmQJIMXUTYiCdPX5anvKVw
10. Zoom 转录：如何轻松自动转录会议 | Otter.ai，访问日期：2025年9月16日，https://otter.ai/blog/zoom-transcription
11. 如何在 Zoom 会议中使用 Otter.ai - Notta，访问日期：2025年9月16日，https://www.notta.ai/en/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom
12. 如何禁用 AI 记录器（otter.ai、read.ai…… - Zoom 社区，访问日期：2025年9月16日，https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848
13. 阻止 Otter 记录器自动加入您的会议 – 帮助中心，访问日期：2025年9月16日，https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/12906714508823-Stop-Otter-Notetaker-from-automatically-joining-your-meetings
14. 从您的 Zoom、Google Meet 或 Microsoft 中移除 Otter 记录器……，访问日期：2025年9月16日，https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/14288936562199-Remove-Otter-Notetaker-from-your-Zoom-Google-Meet-or-Microsoft-Teams-meeting
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16. 如何移除 Otter.ai（并选择更好、更安全的选项）- Meeting Notes，访问日期：2025年9月16日，https://meetingnotes.com/blog/how-to-remove-otter-ai
17. 在 Microsoft Teams 会议中阻止 AI 记录器 - TeamDynamix，访问日期：2025年9月16日，https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/ArticleDet?ID=155826
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19. 如何限制用户加入组织外部的 Google Meet 会议 - Iorad，访问日期：2025年9月16日，https://www.iorad.com/player/2093303/Google-Admin---How-to-restrict-users-from-joining-Google-meet-meetings-outside-your-Organization
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26. 在 Microsoft Teams 中阻止外部用户 - Topedia 博客，访问日期：2025年9月16日，https://blog-en.topedia.com/2025/02/block-an-external-user-in-microsoft-teams/
27. Microsoft Teams 为用户和组添加了精细的外部访问控制 - Reddit，访问日期：2025年9月16日，https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1nck3nm/microsoft_teams_adds_granular_external_access/