الضيف الغير مدعو: دليلكم المحدد لمنع Otter.ai من الانضمام إلى اجتماعاتكم

المقدمة

أصبحت مساعدات الاجتماعات الذكية مثل Otter.ai أدوات قوية في بيئة العمل الحديثة، ت обеعدهم بتحرير المحترفين من عبء كتابة الملاحظات وإنشاء أرشيف قابل للبحث لكل محادثة. ومع ذلك، على الرغم من فائدتها، يمكنها إدخال إحباط كبير ومشترك: “الضيف الغير مدعو”. هذا هو البوت الذكي الذي يظهر في غرفة الاجتماع الافتراضية، غالبًا دون الموافقة الصريحة والفورية لجميع المشاركين، مما يسبب الارتباك ويثير أسئلة فورية حول الخصوصية والتحكم.

تتجاوز هذه المشكلة الإحباط البسيط وتعرض تحديًا متعدد الأوجه. بالنسبة للمستخدم الفردي، يمكن أن يكون случайًا من أدواته الخاصة التي تتصرف بشكل غير متوقع، مما يخلق مواقف محرجة ويثير مخاوف حول الخصوصية الشخصية. بالنسبة لمضيف الاجتماع، يمكن لظهور البوت المُحول النصي فجأة أن يقطع تدفق المحادثة، يطلب منه إدارة مشارك غير مرغوب فيه، وربما ينتهك اتفاقيات السرية، خاصة عندما تتم مناقشة مواضيع حساسة مع العملاء أو الشركاء الخارجيين.

بالنسبة لمسؤول تقنية المعلومات (IT)، مع ذلك، تتم تكبير المشكلة إلى تهديد كبير لسلامة البيانات، الامتثال، والحكم على البيانات. يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي غير المدارة أن تؤدي إلى تسجيل غير مصرح به لمواسم حساسة تتعلق بمنسوبي الموارد البشرية، أو القانون، أو الأبحاث الخاصة. هذا يخلق نظامًا “shadow IT” حيث تُعالج البيانات المؤسسية وتُخزن على منصات خارجية تابعة لجهات ثالثة خارج نطاق التحكم المؤسسي، مما قد ينتهكلوائح حماية البيانات مثل GDPR أو HIPAA.1

يخدم هذا الدليل الحل المحدد ومتعدد الطبقات لهذا التحدي. سينفذ أولاً تشخيص كيف تكتسب Otter.ai الوصول إلى الاجتماعات، ثم يقدم دليلًا شاملاً مع تعليمات عملياتية خطوة بخطوة. تم تصميم هذا الدليل لجميع مستويات التحكم: المستخدم الفردي، مضيف الاجتماع، ومسؤول النظام، مع استراتيجيات حكم مفصلة لـ Google Meet، Zoom، ومحورًا خاصًا وعميقًا على التعقيدات الإدارية لـ Microsoft Teams.

الجزء الأول: التشخيص: فهم نقاط الدخول لـ Otter.ai

لمنع ضيف غير مرغوب فيه من الوصول بشكل فعال، يجب أولاً فهم كيف يصل إلى الباب. تستخدم Otter.ai عدة آليات متميزة للتكامل مع الاجتماعات والانضمام إليها. الاختيار правиль للإجراء الوقائي يعتمد كليًا على فهم أي من هذه النقاط الدخول المستخدمة.

الآلية 1: بوت OtterPilot™ عبر تكامل التقويم

المصدر الأكثر شيوعًا لظاهرة “الضيف الغير مدعو” هو انضمام OtterPilot™ (الذي يُشار إليه أيضًا باسم Otter Notetaker أو Otter Assistant) عبر تكامل التقويم. عندما يقوم مستخدم بإنشاء حساب Otter.ai، يُطلب منه ربط تقويم Google أو Outlook.2 من خلال منح هذه الصلاحية، يسمح المستخدم لـ Otter.ai بفحص أحداث تقويمه بحثًا عن روابط المحادثات المرئية. عندما تجد رابطًا لاجتماع Zoom، Google Meet، أو Microsoft Teams، ينضم OtterPilot تلقائيًا إلى ذلك الاجتماع في الوقت المحدد كمشارك منفصل، وغالبًا ما يظهر باسم “Otter.ai Notetaker” في قائمة المشاركين.4

هذه الوظيفة “ضبطها وانسها” هي جزء أساسي من قيمة Otter.ai proposition، مصممة لتحسين الراحة للمستخدم إلى أقصى حد.2 ومع ذلك، فإن هذا الاختيار التصميمي يخلق صراعًا مباشرًا مع الحكم المؤسسي. دخول البوت يُحفز بواسطة إجراء شخصي للمستخدم الفردي - ربط تقويمه - ولكن وجوده يؤثر على الاجتماع بالكامل، بما في ذلك جميع المشاركين الداخليين والخارجيين. هذا يخلق توترًا أساسيًا: الميزة التي تجعل الأدوات سلسة لشخص واحد تصبح مصدرًا أساسيًا للخطر والتقطيع للمنظمة. لذلك، يجب أن يشمل الحل ليس فقط ضوابط تقنية ولكن أيضًا تعليم مستخدمي واضحًا حول آثار مثل هذه التكاملات.

الآلية 2: ملحقة Chrome لـ Otter.ai والنصوص المكتوبة داخل المتصفح

نقطة دخول أخرى أكثر نعومة وتحديات إدارية هي ملحقة Chrome لـ Otter.ai. تُسجل هذه الإضافة للمتصفح وتقوم بتحويل الصوت إلى نص مباشرة من علامة التبويب النشطة للمستخدم.6 ويرمزتًا لذلك، لا تُرسل هذه الطريقة بوتًا منفصلًا إلى الاجتماع. تُighlight التسويق الخاص بالإضافة “لا يوجد بوت في Teams أو Google Meet” كميزة أساسية، حيث تعمل بالكامل على جهاز المستخدم المحلي.6 يمكنها التقاط وتحويل الصوت إلى نص من أي مصدر داخل Chrome، بما في ذلك الاجتماعات على جميع المنصات الرئيسية، بالإضافة إلى مقاطع YouTube، المحاضرات عبر الإنترنت، والبودكاستات.6

هذا النهج من جانب العميل يمثل ثغرة كبيرة لأمن الشركة. في حين أن المشرفين قد يركزون جهودهم على حظر الروبوت المرئي OtterPilot من الانضمام كمنفذ باستخدام أدوات التحكم من جانب الخادم مثل سياسات التطبيقات أو قاعات الاجتماعات، فإن امتداد Chrome يتخطى هذه الدفاعات تمامًا. إنه يعمل داخل جلسة المتصفح للمستخدم التي تم التحقق من صحتها بالفعل، حيث يلتقط تيار الصوت بعد أن يتم توصيله بأمان إلى جهازهم. هذا يعني أنه حتى إذا كان المشرف ينجح في حظر روبوت OtterPilot على مستوى المستأجر، لا يزال الموظف الذي يملك امتداد Chrome قادرًا على نسخ محادثة اجتماع سرية. هذه الحقيقة تؤكد نقطة حاسمة لتحكم تقنية المعلومات الحديثة: لا يمكن أن تقتصر استراتيجية الأمن الشاملة على تطبيقات من جانب الخادم. يجب أن تتناول أيضًا οικοσύστημα امتدادات المتصفح من جانب العميل، والتي غالبًا ما تندرج تحت نموذج إدارة مختلف، مثل أمن النقاط النهائية أو إدارة سياسات المتصفح.

الآلية 3: الدعوة اليدوية عبر رابط الاجتماع

أبسط طريقة الدخول هي الدعوة اليدوية والتأ应急. يحتوي لوحة التحكم الويب لـ Otter.ai على خيار يسمح للمستخدمين بلصق رابط الاجتماع مباشرة في حقل، غالبًا ما يكون محددًا بـ “لصق رابط الاجتماع للتسجيل” أو ما شابه.2 بمجرد إرسال رابط لاجتماع Zoom أو Google Meet أو Teams، يرسل Otter.ai روبوت OtterPilot الخاص به للانضمام إلى تلك الجلسة على الفور.8

على عكس تكامل التقويم، والذي يمكن أن يكون نتيجة غير مقصودة لضبط لمرة واحدة (“نسيت أنا قمت بتشغيل ذلك”)، فإن هذه الطريقة هي دائمًا فعل مُتقن ومتعمد من قبل المستخدم. هذه الفرق مهم من منظور التحكم. يتحول المشكلة من تكوين تقني خاطئ يحتاج إلى تصحيح إلى انتهاك سياسي محتمل يحتاج إلى معالجة. في حين أن الحظر التقني لا يزال جزءًا حيويًا من الحل، فإن نقطة الدخول هذه تُighlight الحاجة المتوازنة لسياسات تنظيمية واضحة ومتواصلة تحدد متى وكيف يُسمح للموظفين بتسجيل أو نسخ الاجتماعات.

الآلية 4: التكاملات المباشرة للمنصات (سوق تطبيقات Zoom)

للمنصات معينة، ولا سيما Zoom، يقدم Otter.ai تكامل تطبيقي مباشر من خلال سوق تطبيقات Zoom الرسمي.9 عندما يقوم المستخدم بتثبيت وتفويض هذا التطبيق، يمنح Otter.ai مجموعة محددة من الأذونات للتفاعل مع حساب Zoom الخاص به. يمكن أن تشمل هذه الأذونات قراءة معلومات الاجتماعات، والوصول إلى التسجيلات السحابية ونسخها، وتشغيل ميزات مثل Otter Live Notes أثناء الاجتماع.9 الأذونات المطلوبة مدرجة صراحةً في السوق، مثل meeting:read وrecording:read وuser:read.9 غالبًا ما يتطلب الاستفادة من هذه التكاملات الأعمق إشتراك مدفوع في كل من Otter.ai والمنصة للتعاملات المرئية.11

يخلق وجود تطبيق سوق رسمي نقطة تحكم مركزية وقوية للمشرفين. على عكس وصلات التقويم المتنوعة أو امتدادات المتصفح التي يصعب تتبعها، يمكن إدارة تطبيق السوق مباشرةً داخل وحدة التحكم الإدارية للمنصة. يمكن لمشرف Zoom الموافقة مسبقًا أو تعطيل أو حظر تكامل Otter.ai لجميع حسابه أو لمجموعات مستخدمين محددة.12 هذا يجعلها نقطة الدخول الأكثر سهولة في التحكم، مما يوضح المزايا الأمنية المتأصلة لاستخدام οικο_SYSTEMات التطبيقات الرسمية والمدارة بدلاً من السماح بطرق التكامل التأ应急ة التي تُديرها المستخدمين.

الجزء 2: أدوات المستخدم: استعادة التحكم بحسابك الشخصي

للمستخدمين الأفراد الذين يرغبون في استعادة التحكم في متى وكيف يشارك Otter.ai في اجتماعاتهم، يمكن لسلسلة من الخطوات البسيطة داخل حساب Otter.ai والخدمات المتصلة تقديم حل فوري وفعال. هذه الإجراءات تمثل الخط الدفاعي الأول.

الخطوة 1: المفتاح الرئيسي - تعطيل الانضمام التلقائي في إعدادات Otter.ai

أكثر إجراء فاعلية لمنع روبوت OtterPilot من الانضمام إلى الاجتماعات بشكل غير متوقع هو تغيير سلوكه الافتراضي من تلقائي إلى يدوي. هذا يتحول الوظيفة من نموذج “الخروج الاختياري”، حيث يجب عليك تذكر تعطيله لاجتماعات محددة، إلى نموذج “الانضمام الاختياري”، حيث سيضيف فقط عندما يُطلب منه صراحةً.

1. سجل الدخول لحسابك على موقع Otter.ai.
2. انتقل إلى إعدادات الحساب بالضغط على أيقونة الملف الشخصي، ثم اختر علامة التبويب الاجتماعات.
3. ابحث عن إعدادات مُسجل الملاحظات الاصطناعي (أو OtterPilot).
4. ابحث عن قائمة التنقل للـ إعدادات الانضمام الافتراضي. تغيير الاختيار من أي خيار تلقائي (مثل “كل الأحداث التي تحتوي على روابط محادثات فيديو”) إلى الاجتماعات التي أختارها يدويًا.13

هذا الإعداد يضمن أن الربوت لن يضيف تلقائيًا إلى الاجتماعات الموجودة في التقويم المُتزامن الخاص بك، مما يُعيد لك التحكم الكامل.

الخطوة 2: قطع الاتصال - فصل التقويمات وإلغاء الأذونات

للحصول على حلاً دائم يمنع Otter.ai من الوصول إلى جدولك الزمني تمامًا، يجب عليك فصل تقويمك وإلغاء الصلاحيات الممنوحة له.

1. الفصل داخل Otter.ai: أثناء وجودك في حساب Otter.ai، انتقل إلى قسم التطبيقات أو التكاملات في إعداداتك. ابحث عن تقويم Google أو Outlook المتصل واختر الخيار الفصل أو الإزالة.4
2. إلغاء الوصول في حساب Google: افتح إعدادات حساب Google الخاص بك وانتقل إلى علامة التبويب الأمن. ابحث عن قسم التطبيقات الخارجية التي لديها وصول إلى الحساب. ابحث عن Otter.ai في القائمة وانقر عليه، ثم اختر إلغاء الوصول.16
3. إلغاء الوصول في حساب Microsoft: ينطبق نفس العملية على حسابات Microsoft. سجل الدخول إلى لوحة تحكم الأمن لحساب Microsoft الخاص بك، ابحث عن قسم صلاحيات التطبيقات، وإلغاء وصول Otter.ai.

هذا النهج ذو الشعبتين يضمن أن Otter.ai لا يمكنه بعد الآن قراءة بيانات تقويمك، مما يمنعه فعليًا من معرفة الاجتماعات المقبلة لديك.

الخطوة 3: التنظيف الشامل - إلغاء تثبيت الامتدادات والتطبيقات

لمنع النسخ اللفظي من جانب العميل (الآلية 2) وإزالة البرنامج بالكامل من نظامك، يجب عليك إلغاء تثبيت امتداد المتصفح وجميع التطبيقات المكتبية.

1. امتداد Chrome/Edge: افتح إعدادات المتصفح الخاص بك وانتقل إلى صفحة الامتدادات. ابحث عن امتداد “Otter.ai: Record & Transcribe Meetings” وانقر إزالة.15
2. حاسوب Windows: انتقل إلى الإعدادات > التطبيقات > التطبيقات المثبتة. ابحث عن Otter.ai في القائمة، انقر على قائمة الثلاث نقط، واختر إلغاء التثبيت. لكيفية الإزالة الكاملة، يُنصح أيضًا بالتحقق من مجلدات AppData بحثًا عن أي ملفات متبقية. افتح مستكشف الملفات وانتقل إلى C:\Users<اسم المستخدم الخاص بك>\AppData\Local\ و C:\Users<اسم المستخدم الخاص بك>\AppData\Roaming\، وامسح أي مجلدات تسمى “Otter” أو “Otter.ai”.15
3. macOS: افتح العثور وانتقل إلى مجلد التطبيقات الخاص بك. اسحب تطبيق Otter.ai إلى سلة المحذوفات. لإزالة الملفات المتبقية، استخدم أمر “الانتقال إلى المجلد” في العثور (Shift+Cmd+G) والتحقق من مواقع مثل ~/Library/Application Support/ و ~/Library/Preferences/ بحثًا عن أي ملفات مرتبطة بـ Otter لامسحها.16

الخطوة 4: الخطوة الأخيرة - حذف حساب Otter.ai الخاص بك

إذا كنت لا تنوي استخدام الخدمة بعد الآن، فإن الخطوة الأخيرة هي حذف حسابك وجميع البيانات المرتبطة به.

1. سجل الدخول إلى موقع Otter.ai.
2. انتقل إلى إعدادات الحساب واختر التبويب العام.
3. انقر على خيار حذف الحساب.15 سيُطلب منك إدخال كلمة المرور الخاصة بك لتأكيد الحذف.

ملاحظة هامة: لا يمكنك حذف حسابك إذا كنت تمتلك اشتراكًا مدفوعًا نشطًا. يجب عليك أولاً إلغاء الاشتراك وانتظار انتهائه، أو الاتصال بفريق دعم Otter للتخلي عن البقية من الاشتراك لتحقيق الحذف الفوري.15

الجزء 3: صلاحیت المضيف: أدوات التحكم في الوقت الفعلي أثناء الاجتماع

عندما يظهر مُلخص نصوص AI غير مرغوب فيه في اجتماع مباشر، يمتلك المضيف أو المنظم إجراءات تفاعلية فورية. على الرغم من أن هذه الإجراءات لا تحل المشكلة الجذرية، إلا أنها حاسمة للحفاظ على السيطرة والأمن في الوقت الحالي.

الطريقة 1: “أنت خارج” - إزالة بوت Otter.ai أثناء الاجتماع

توفّر جميع منصات المحادثات المرئية الرئيسية للمضيفين القدرة على إزالة المشاركين. هذه هي الحل المؤقت الطارئ لإخراج البوت الذي انضم بالفعل.

• Zoom: كمضيف أو مُشرف مشترك، افتح قائمة المشاركين. ابحث عن المشارك المسماة “Otter.ai” (أو شبيهًا)، ارِ بضغط الماوس فوق اسمه، انقر على زر المزيد، واختر الإزالة من القائمة.14
• Google Meet: كمضيف، افتح قائمة الأشخاص بالضغط على الأيقونة في الزاوية اليمنى السفلية. ابحث عن المشارك “Otter.ai”، انقر على قائمة الثلاث نقط بجانب اسمه، واختر إزالة من الاجتماع.14
• Microsoft Teams: كمنظم الاجتماع أو مُعرض، افتح لوحة المشاركين. ابحث عن المشارك “Otter.ai”، انقر على قائمة الثلاث نقط بجانب اسمه، واختر إزالة من الاجتماع.14

إزالة البوت يحل المشكلة الحالية ولكنها لا تمنعه من محاولة الانضمام إلى الاجتماعات المستقبلية المجدولة من قبل نفس المستخدم.

الطريقة 2: الحارس - استخدام الصالات الانتظار بشكل استباقي

إستراتيجية أكثر فعالية بكثير من الإزالة التفاعلية هي الحكم الاستباقي. من خلال تفعيل “غرفة الانتظار” في Zoom أو “الصالة الانتظار” في Google Meet وMicrosoft Teams، يُجبر المضيف كل مشارك—بما في ذلك البوتات—الانتظار للموافقة اليدوية قبل أن يُسمح لهم بالدخول إلى الاجتماع.

هذا التغيير البسيط في إعدادات الاجتماع يغير جذريًا موقف الأمن. السلوك الافتراضي لعدة منصات هو السماح للمشاركين المدعوين بالانضمام تلقائيًا. تهاجم برامج الروبوتات الاصطناعية هذا من خلال الحصول على “دعوة” لأنفسها عبر مزامنة تقويم المستخدم. تمكين صالة الانتظار يضيف نقطة فحص يدوية حاسمة. يصبح المضيف حارسًا، يفحص هوية كل شخص عند الباب. عندما يظهر “Otter.ai Notetaker” في صالة الانتظار، يمكن للمضيف ببساطة رفض دخوله. هذا النهج الاستباقي هو أكثر أداءً من خلال التحكم في الاجتماع الذي يمكن للمضيف تنفيذه لمنع المشاركين غير المصرح لهم من أي نوع من الحصول على الوصول.12

الجزء 4: دليل المسؤول الإداري: تطبيق الحكم على مستوى المنظمة

بالنسبة للمسؤولين في تقنية المعلومات، التحكم في برامج التدوين الاصطناعية هو مسألة تطبيق سياسات الأمن المؤسسي، والامتثال، وحكم البيانات. يتطلب هذا الخروج من إعدادات المستخدم الفردي وتنفيذ ضوابط مركزية قوية على مستوى المنصة. تختلف التعقيد والمنهجية بشكل كبير بين Google Workspace وZoom وMicrosoft Teams.

دليل مرجعي سريع للضوابط الإدارية

بالنسبة للمسؤولين المشغولين الذين يحتاجون إلى تحديد الأدوات الصحيحة للعمل بسرعة، توفر هذه الجدول نظرة استراتيجية عالية المستوى لفلسفات التحكم الأساسية لكل منصة.

المنصة	طريقة التحكم الأساسية	موقع لوحة التحكم الإدارية	النقطة الرئيسية للاعتبار
Google Workspace	التحكم في وصول المشاركين	لوحة التحكم الإدارية > التطبيقات > Google Workspace > Google Meet > إعدادات سلامة Meet	يمنع جميع المشاركين الخارجيين غير الموثوق بهم، ليس فقط برنامج روبوت معين. نهج واسع ولكن فعال.
Zoom	إدارة التطبيقات	سوق تطبيقات Zoom > إدارة > إدارة تطبيقات المسؤول > تطبيقات على الحساب	مفتاح “تشغيل/إيقاف” مباشر لدمج تطبيق Otter.ai لجميع حسابك. بسيط وفعال.
Microsoft Teams	سياسات إذن التطبيقات وإدارة الموافقة	مركز إدارة Teams > تطبيقات Teams > سياسات الإذن ومكتب إدارة Microsoft Entra > تطبيقات المؤسسية	دقيق للغاية ولكن معقد. يتطلب نهجًا متعدد الطبقات عبر بوابات إدارة مختلفة للتحكم الكامل.

القسم الفرعي 4.1: تأمين Google Workspace

النهج الإداري لجوجل لهذه المشكلة يقل عن حظر تطبيق معين ويركز على التحكم في من يُسمح له بالانضمام إلى الاجتماعات في المقام الأول. الأداة الرئيسية هي إعدادات سلامة Meet في لوحة تحكم Google الإدارية.

تعليمات تنفيذية:

1. سجل الدخول إلى لوحة تحكم Google الإدارية باستخدام حساب مسؤول.
2. انقل إلى القائمة واذهب إلى التطبيقات > Google Workspace > Google Meet.
3. انقر على إعدادات سلامة Meet.
4. هنا يمكنك تكوين إعدادات الوصول. لمنع برامج الروبوتات الخارجية من الانضمام، يمكنك تقييد وصول الاجتماع فقط للمستخدمين داخل منظمتك أو للمستخدمين من المجالات المدرجة صراحةً في القائمة المسموح بها.19

هذه الطريقة هي أداة قوية ولكن فعالة. ستمنع بشكل موثوق برنامج OtterPilot من الانضمام ككيان خارجي. ومع ذلك، ستمنع أيضًا الضيوف البشرية الخارجيين المشروعين ما لم تُضيف مجالاتهم إلى قائمة الموثوقين، مما يمثل مفاضلة بين الأمن الأقصى والتعاون المفتوح.

القسم الفرعي 4.2: تأمين Zoom

سوق تطبيقات Zoom المركزي يوفر نقطة تحكم إدارية بسيطة ومباشرة لإدارة التكاملات من جهات خارجية مثل Otter.ai.

تعليمات تنفيذية:

1. سجل الدخول إلى سوق تطبيقات Zoom (marketplace.zoom.us) باستخدام بيانات الاعتماد للمسؤول.
2. في الزاوية العلوية اليمنى، انقر على إدارة، ثم انقل إلى إدارة تطبيقات المسؤول > تطبيقات على الحساب.
3. ستظهر قائمة بجميع تطبيقات الجهات الخارجية التي قامت المستخدمين بتثبيتها في حسابك. ابحث عن “Otter.ai”.
4. انقر على التطبيق لفتح صفحة إدارته. من هنا، يمكنك اختيار تعطيل التطبيق، مما يمنع المستخدمين الداخليين من استخدامه، أو إزالته من حسابك بالكامل.12

هذا الإجراء يقطع بشكل فعال نقطة التكامل الرسمية (الآلية 4) لجميع المستخدمين في منظمتك. ومع ذلك، لا يزال من الضروري تشجيع المضيفين على استخدام ميزة الغرفة الانتظار، حيث إنها الدفعة الرئيسية ضد المشارك الخارجي الذي يحاول إحضار برنامج روبوت من حسابه الخاص.12

القسم الفرعي 4.3: استكشاف عميق لحكم Microsoft Teams

التحكم في تطبيقات الجهات الخارجية في نظام Microsoft 365 هو السيناريو الأكثر تعقيدًا ومصدر إحباط كبير للمسؤولين. يتطلب الحكم الفعال استراتيجية متعددة الطبقات تمتد إلى كل من مركز إدارة Microsoft Teams ومكتب إدارة Microsoft Entra (السابق Azure Active Directory).

الطريقة 1 (المرساة): حظر تطبيق Otter.ai على مستوى المستأجر

النهج الأكثر مباشرة هو حظر تطبيق Otter.ai لجميع المستخدمين في جميع أنحاء المنظمة.

تعليمات تنفيذية:

1. انتقل إلى مركز إدارة Microsoft Teams.
2. انتقل إلى تطبيقات Teams > إدارة التطبيقات.
3. استخدم شريط البحث لإيجاد “Otter.ai”.
4. حدد التطبيق من القائمة وانقر على زر حظر في الشريط العلوي. تأكيد الإجراء.15

هذا الإجراء يمنع المستخدمين من العثور على تطبيق Otter.ai أو إضافته أو استخدامه من داخل واجهة Teams.

الطريقة 2 (المنشار): استخدام سياسات إذن التطبيقات للتحكم الدقيق

للمؤسسات الأكبر حجمًا ذات الاحتياجات المتنوعة، غالبًا ما تكون هناك حاجة إلى نهج أكثر دقة. تسمح سياسات إذن التطبيقات للمسؤولين بالتحكم في المستخدمين الذين يمكنهم الوصول إلى تطبيقات معينة.

التعليمات العملية:

1. في مركز إدارة Teams، انتقل إلى تطبيقات Teams > سياسات الإذن.
2. يمكنك إما تحرير سياسة العالمية (الافتراضية في جميع المنظمة) أو تحديد إضافة لإنشاء سياسة مخصصة جديدة.
3. ضمن إعدادات السياسة، تحت قائمة التنقل السفلية التطبيقات الخارجية، حدد الخيار حظر تطبيقات معينة والسماح بجميع التطبيقات الأخرى.
4. انقر على زر حظر التطبيقات. ابحث عن “Otter.ai” وأضفه إلى قائمة الحظر لهذه السياسة.21
5. إذا قمت بإنشاء سياسة مخصصة جديدة، يجب عليك بعد ذلك تعيينها للمستخدمين أو المجموعات المحددة الذين يجب منعهم من استخدام التطبيق.

هذه الطريقة توفر تحكمًا دقيقًا، مما يسمح للمؤسسة بالسماح ب استخدام Otter.ai لفريق التسويق بينما تحظره لمنظمات حساسة مثل القانون أو الموارد البشرية أو البحث والتطوير.

الطريقة 3 (المراقب): إدارة الموافقة والتصاريح في Microsoft Entra ID

مصدر شائع للارتباك لدى المسؤولين هو عندما يواصل البوت الانضمام إلى الاجتماعات حتى بعد حظره في مركز إدارة Teams. يحدث هذا غالبًا لأن التصاريح الأساسية للتطبيق تم منحها على مستوى الهوية في Microsoft Entra ID. إدارة التطبيق هنا أمر حاسم لقطع وصوله إلى بيانات المستخدم، مثل التقويمات.

التعليمات العملية:

1. انتقل إلى مركز إدارة Microsoft Entra (entra.microsoft.com).
2. انتقل إلى التطبيقات > تطبيقات المؤسسة.
3. ابحث عن تطبيق “Otter.ai” وحدده.
4. في خصائص التطبيق، يمكنك تبديل ممكن للمستخدمين الدخول؟ إلى لا. سيؤدي هذا إلى حظر جميع المستخدمين في مستأجرك من الدخول إلى Otter.ai باستخدام بيانات اعتمادهم الشركة.22
5. بدلاً من ذلك، يمكنك ضبط هل التخصيص مطلوب؟ على نعم ثم تعيين المستخدمين المحددين والموافقين فقط، مما يمنع بفعالية جميع الآخرين.22
6. انتقل إلى علامة التبويب التصاريح. يمكن للمسؤول العالمي مراجعة إلغاء الموافقة الإدارية السابقة الممنوحة على مستوى المنظمة للتطبيق، مما يقطع وصوله المصرح به لبيانات المنظمة.23

هذا المتطلب الإداري ذو الرأسين - حظر واجهة المستخدم للتطبيق في مركز إدارة Teams والتحكم في تصاريح وصوله إلى البيانات في Entra ID - هو المفاهيم الحاسمة لحل المشكلة بشكل شاملي على منصة Microsoft. فشل في معالجة كليهما يمكن أن يترك فجوة أمنية كبيرة.

الطريقة 4 (القلعة): تقوية الأمن باستخدام سياسات الوصول الخارجي

كطبقة دفاع أخيرة، يمكن للمسؤولين معاملة البوت ليس كـ “تطبيق” ي需 إدارة، بل كـ “كيان خارجي” ي需 حظره على مستوى الشبكة.

التعليمات العملية:

1. في مركز إدارة Teams، انتقل إلى المستخدمين > الوصول الخارجي.
2. تحت علامة التبويب إعدادات المنظمة، يمكنك تكوين قائمة حظر لمناطق نطاق خارجية محددة.24 إذا وجد أن بوت OtterPilot ينضم من نطاق ثابت (مثل bot.otter.ai)، يمكن إضافة ذلك النطاق إلى قائمة الحظر.
3. تتيح المنصة أيضًا للمسؤولين حظر مستخدمين خارجيين محددين بواسطة عنوان بريدهم الإلكتروني الكامل أو معرّف مورد المراسلة (MRI).24

هذا الدفاع على مستوى الشبكة هو بديل قوي يمكن أن يكون فعالًا حتى إذا تم تكوين أو تجاوز ضوابط مستوى التطبيق بشكل خاطئ. إنه يتماشى مع استراتيجية Microsoft الأوسع التي تهدف إلى توفير ضوابط دقيقة متزايدة على التعاون الخارجي لتحقيق مطالب الأمن المؤسسي.27

الخلاصة

التحكم في دخول مُسجلين الملاحظات الآليين غير المرغوب فيها إلى الاجتماعات الافتراضية ليس إجراءً مفردًا بل دفاعًا استراتيجيًا متعدد الطبقات. يجب تكييف النهج مع المنصة المحددة ومستوى التحكم المطلوب، بدءًا من المستخدم الفردي، وتمكين مضيف الاجتماع، وينتهي بسياسات إدارية قوية تغطي جميع المنظمة.

يُكشف التحليل عدة نتائج حاسمة. الأولى هي الفرق الحاسم بين بوت OtterPilot الجانبي للخادم، الذي ينضم كمنفذ مرئي ويمكن حظره من قبل المشرفين، والامتداد الخاص بـ Chrome الجانبي للعميل، الذي يعمل بصورة غير مرئية على جهاز المستخدم ويمثل ثغرة حاسمة في حكم البيانات. الثانية هي أهمية فهم فلسفة الحكم الفريدة لكل منصة: فلسفة Zoom تتمحور حول التطبيق ومباشرة، فلسفة Google تتمحور حول المشاركين وعميقة، في حين أن فلسفة Microsoft تتمحور حول السياسات، دقيقة بعمق، وتتطلب استراتيجية منسقة عبر كل من مراكز إدارة Teams وMicrosoft Entra.

في النهاية، على الرغم من أن انتشار أدوات الذكاء الاصطناعي القوية يُعرض تحديات جديدة لسلامة البيانات والخصوصية، إلا أن هناك ضمانات تضمن أن الأفراد والمنظمات يظلون في سيطرة قوية على مساحات العمل الرقمية الخاصة بهم. من خلال تنفيذ التدابير المناسبة - من تغيير بسيط في الإعدادات في حساب شخصي إلى سياسة أذونات تطبيقات شاملة لمنظمة كاملة - من الممكن استغلال فوائد أدوات إنتاجية الذكاء الاصطناعي مع التخفيف من مخاطرها، مما يضمن أن كل مشارك في كل اجتماع يكون ضيفًا مدعومًا وم受欢迎ًا.

المراجع

1. الخصوصية والأمن | Otter.ai، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://otter.ai/privacy-security
2. دليل تثبيت Otter.ai 2025: تكامل Zoom و Google Meet و Teams - ScreenApp، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://screenapp.io/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom-google-meet-and-teams
3. التقويم: تكامل مع الأدوات المفضلة لديك! - Otter.ai، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://otter.ai/integrations/calendar
4. إضافة Otter Notetaker تلقائيًا إلى اجتماعاتك – مركز المساعدة، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/13674910923671-Automatically-add-Otter-Notetaker-to-your-meetings
5. التطبيقات والتكاملات | Otter.ai، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://otter.ai/apps
6. Otter.ai: سجل وتنقل الاجتماعات - Google Meet والصوت عبر الويب - متجر الويب Chrome، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://chromewebstore.google.com/detail/otterai-record-transcribe/bnmojkbbkkonlmlfgejehefjldooiedp
7. تُسجل ملحقة Chrome لـ Otter وتنقل الملاحظات الاجتماعية وتشاركها، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://otter.ai/googlemeet
8. otter.ai، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://otter.ai/blog/how-to-record-a-microsoft-teams-meeting#:~:text=Integrate%20Otter%20with%20Microsoft%20Teams&text=You%20can%20add%20Otter%20to,%E2%80%9CApps%E2%80%9D%20on%20the%20left.
9. Otter.ai - ملخص الاجتماع، دردشة AI - سوق تطبيقات Zoom، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://marketplace.zoom.us/apps/MmQJIMXUTYiCdPX5anvKVw
10. نص транскربت Zoom: كيف تنقل اجتماعًا بسهولة وتلقائيًا | Otter.ai، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://otter.ai/blog/zoom-transcription
11. كيفية استخدام Otter.ai في اجتماعات Zoom - Notta، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://www.notta.ai/en/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom
12. كيف أقوم بتعطيل مُلخّصي الملاحظات الAI (otter.ai، read.ai،…) - مجتمع Zoom، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848
13. أوقف Otter Notetaker من الانضمام تلقائيًا إلى اجتماعاتك – مركز المساعدة، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/12906714508823-Stop-Otter-Notetaker-from-automatically-joining-your-meetings
14. إزالة Otter Notetaker من Zoom أو Google Meet أو Microsoft…، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/14288936562199-Remove-Otter-Notetaker-from-your-Zoom-Google-Meet-or-Microsoft-Teams-meeting
15. مقال - حذف وإزالة Otter.ai - جامعة مينيسوتا ستيت، مانكاتو، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1340
16. كيفية إزالة Otter.ai (واختيار خيار أفضل وأمن أكثر) - Meeting Notes، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://meetingnotes.com/blog/how-to-remove-otter-ai
17. حظر مُلخّصي الملاحظات الAI في اجتماعات Microsoft Teams - TeamDynamix، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/ArticleDet?ID=155826
18. community.zoom.com، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848#:~:text=Click%20Otter.ai%20then%20click,importance%20of%20enabling%20Waiting%20Room).
19. كيفية تقييد المستخدمين من الانضمام إلى اجتماعات Google Meet خارج منظمتك - Iorad، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://www.iorad.com/player/2093303/Google-Admin---How-to-restrict-users-from-joining-Google-meet-meetings-outside-your-Organization
20. إدارة إعدادات Meet (للمسؤولين) - مساعدة مسؤول Google Workspace، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://support.google.com/a/answer/7304109?hl=en
21. إدارة سياسات إذن التطبيقات في Microsoft Teams - Microsoft Learn، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
22. أريد حظر Otter.ai من الوصول ولا يُتاح من أي حساب مستخدم في مستأجرتي - Microsoft Learn، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2336974/i-want-to-block-otter-ai-not-to-access-and-not-be
23. منح وإدارة الموافقة على إذنات تطبيقات Teams - Microsoft…، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-consent-app-permissions
24. مسؤولون تقنية المعلومات - إدارة الاجتماعات والدردشات الخارجية مع أشخاص و…، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/trusted-organizations-external-meetings-chat
25. حظر النطاقات في Microsoft Teams باستخدام قائمة السماح/الحظر للمستأجر - Microsoft Defender for Office 365، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/tenant-allow-block-list-teams-domains-configure
26. حظر مستخدم خارجي في Microsoft Teams - مدونة Topedia، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://blog-en.topedia.com/2025/02/block-an-external-user-in-microsoft-teams/
27. Microsoft Teams يضيف عناصر تحكم وصول خارجي دقيقة للمستخدمين والجماعات - Reddit، تم الوصول إليه في 16 سبتمبر 2025، https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1nck3nm/microsoft_teams_adds_granular_external_access/