अनिमंत्रित अतिथि: Otter.ai को अपनी मीटिंग्स में शामिल होने से रोकने के लिए आपका निश्चित मार्गदर्शिका

परिचय

Otter.ai जैसे AI मीटिंग असिस्टेंट आधुनिक कार्यस्थल में शक्तिशाली उपकरण बन गए हैं, जो पेशेवरों को नोट-टेकिंग के बोझ से मुक्त करने और हर बातचीत का खोज योग्य संग्रह बनाने का वादा करते हैं। फिर भी, उनकी सभी उपयोगिता के बावजूद, वे एक महत्वपूर्ण और सामान्य हताशा पैदा कर सकते हैं: “अनिमंत्रित अतिथि”। यह वह AI बॉट है जो वर्चुअल मीटिंग रूम में प्रकट होता है, अक्सर सभी प्रतिभागियों की स्पष्ट, रियल-टाइम सहमति के बिना, भ्रम पैदा करता है और गोपनीयता और नियंत्रण के बारे में तत्काल सवाल उठाता है।

यह समस्या सामान्य झगड़े से परे फैली हुई है और एक बहु-पक्षीय चुनौती प्रस्तुत करती है। व्यक्तिगत उपयोगकर्ता के लिए, यह उनके अपने टूल की अप्रत्याशित रूप से काम करने का मामला हो सकता है, अजीब स्थितियां पैदा करता है और व्यक्तिगत गोपनीयता के संबंध में चिंताएं बढ़ाता है। मीटिंग होस्ट के लिए, ट्रांसक्रिप्शन बॉट की अचानक उपस्थिति बातचीत के प्रवाह को बाधित कर सकती है, उन्हें एक अवांछित प्रतिभागी का प्रबंधन करने की आवश्यकता हो सकती है, और संभावित रूप से गोपनीयता समझौतों का उल्लंघन कर सकती है, खासकर जब संवेदनशील विषयों पर बाहरी क्लाइंटों या साझेदारों के साथ चर्चा की जा रही हो।

हालांकि, आईटी प्रशासक के लिए, समस्या को सुरक्षा, अनुपालन, और डेटा शासन के एक महत्वपूर्ण खतरे में बदल दिया जाता है। अनियंत्रित AI टूल मानव संसाधन, कानूनी, या स्वामित्व वाले शोध से जुड़ी संवेदनशील मीटिंग्स की अनधिकृत रिकॉर्डिंग का कारण बन सकते हैं। यह एक “शैडो आईटी” पारिस्थितिक तंत्र बनाता है जहां कॉर्पोरेट डेटा को संगठन के नियंत्रण के बाहर तीसरे पक्ष के प्लेटफार्मों पर संसाधित और संग्रहीत किया जाता है, जिससे संभावित रूप से GDPR या HIPAA जैसे डेटा संरक्षण नियमों का उल्लंघन हो सकता है।1

यह मार्गदर्शिका इस चुनौती के लिए एक निश्चित, बहु-स्तरीय समाधान के रूप में काम करती है। यह पहले कैसे Otter.ai मीटिंग्स तक पहुंच प्राप्त करता है, इसका निदान करेगा और फिर कार्यात्मक, चरण-दर-चरण निर्देशों के साथ एक व्यापक प्लेबुक प्रदान करेगा। यह प्लेबुक नियंत्रण के हर स्तर के लिए डिज़ाइन किया गया है: व्यक्तिगत उपयोगकर्ता, मीटिंग में होस्ट, और सिस्टम प्रशासक, Google Meet, Zoom के लिए विस्तृत शासन रणनीतियों के साथ, और Microsoft Teams की प्रशासनिक जटिलताओं पर एक विशेष, गहन फोकस।

भाग 1: निदान: Otter.ai के प्रवेश बिंदुओं को समझना

किसी अवांछित अतिथि को आने से रोकने के लिए प्रभावी रूप से, किसी को पहले समझना चाहिए कि वे दरवाजे से कैसे प्रवेश करते हैं। Otter.ai मीटिंग्स के साथ एकीकृत होने और शामिल होने के लिए कई अलग-अलग तंत्रों का उपयोग करता है। सही रोकथाम उपाय का चयन पूरी तरह से इनमें से कौन सा प्रवेश बिंदु उपयोग किया जा रहा है, उसे समझने पर निर्भर करता है।

यंत्रणा 1: कैलेंडर एकीकरण के माध्यम से OtterPilot™ बॉट

“अनिमंत्रित अतिथि” घटना का सबसे सामान्य स्रोत OtterPilot™ (जिसे Otter Notetaker या Otter Assistant के रूप में भी संदर्भित किया जाता है) का कैलेंडर एकीकरण के माध्यम से शामिल होना है। जब कोई उपयोगकर्ता Otter.ai अकाउंट बनाता है, तो उन्हें अपने Google या Outlook कैलेंडर को कनेक्ट करने का सुझाव दिया जाता है।2 इस अनुमति को देने से, उपयोगकर्ता Otter.ai को अपने कैलेंडर इवेंट्स को वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग लिंक के लिए स्कैन करने की अनुमति देता है। जब यह Zoom, Google Meet, या Microsoft Teams मीटिंग के लिए एक लिंक पाता है, तो OtterPilot निर्धारित समय पर एक अलग प्रतिभागी के रूप में उस मीटिंग में स्वचालित रूप से शामिल हो जाता है, अक्सर प्रतिभागी सूची में “Otter.ai Notetaker” नाम प्रदर्शित करता है।4

यह “सेट करें और भूल जाएं” कार्यक्षमता Otter.ai के मूल्य प्रस्ताव का एक मुख्य हिस्सा है, जो अधिकतम उपयोगकर्ता सुविधा के लिए डिज़ाइन की गई है।2 हालांकि, यह डिज़ाइन विकल्प कॉर्पोरेट शासन के साथ सीधा संघर्ष पैदा करता है। बॉट का प्रवेश एक व्यक्तिगत उपयोगकर्ता की निजी क्रिया—अपने कैलेंडर को कनेक्ट करने से—द्वारा ट्रिगर किया जाता है, लेकिन इसकी उपस्थिति पूरी मीटिंग को प्रभावित करती है, जिसमें अन्य सभी आंतरिक और बाहरी प्रतिभागी शामिल हैं। यह एक मूलभूत तनाव पैदा करता है: वह सुविधा जो एक व्यक्ति के लिए टूल को सहज बनाती है, संगठन के लिए जोखिम और व्यवधान का प्राथमिक स्रोत बन जाती है। इसलिए, समाधान में न केवल तकनीकी नियंत्रणों को शामिल करना चाहिए बल्कि ऐसे एकीकरणों के निहितार्थों पर स्पष्ट उपयोगकर्ता शिक्षा भी शामिल करनी चाहिए।

यंत्रणा 2: क्रोम एक्सटेंशन का इन-ब्राउज़र ट्रांसक्रिप्शन

एक और सूक्ष्म और प्रशासनिक रूप से चुनौतीपूर्ण प्रवेश बिंदु Otter.ai क्रोम एक्सटेंशन है। यह ब्राउज़र ऐड-ऑन उपयोगकर्ता के सक्रिय ब्राउज़र टैब से सीधे ऑडियो को रिकॉर्ड करता है और ट्रांसक्राइब करता है।6 महत्वपूर्ण बात यह है कि यह तरीका मीटिंग में एक अलग बॉट नहीं भेजता है। एक्सटेंशन का अपना मार्केटिंग “टीम्स या Google Meet में कोई बॉट नहीं” को एक प्रमुख सुविधा के रूप में हाइलाइट करता है, क्योंकि यह पूरी तरह से उपयोगकर्ता की स्थानीय मशीन पर काम करता है।6 यह क्रोम के भीतर किसी भी स्रोत से ऑडियो को कैप्चर और ट्रांसक्राइब कर सकता है, जिसमें सभी प्रमुख प्लेटफार्मों पर मीटिंग्स, साथ ही YouTube वीडियो, ऑनलाइन लेक्चर, और पॉडकास्ट शामिल हैं।6

यह क्लाइंट-साइड दृष्टिकोण कॉर्पोरेट सुरक्षा के लिए एक महत्वपूर्ण लूपहोल का प्रतिनिधित्व करता है। जबकि प्रशासक ऐप नीतियों या मीटिंग लॉबीज जैसे सर्वर-साइड नियंत्रणों का उपयोग करके प्रतिभागी के रूप में शामिल होने से दृश्यमान OtterPilot बॉट को अवरुद्ध करने पर अपने प्रयासों केंद्रित कर सकते हैं, क्रोम एक्सटेंशन इन सुरक्षा उपायों को पूरी तरह से दरकिनार कर देता है। यह उपयोगकर्ता के पहले से ही प्रमाणित ब्राउज़र सत्र के भीतर काम करता है, ऑडियो स्ट्रीम को बाद में कैप्चर करता है जब यह उनके कंप्यूटर पर सुरक्षित रूप से डिलीवर किया जा चुका होता है। इसका मतलब यह है कि भले ही प्रशासक किरायेदार स्तर पर OtterPilot बॉट को सफलतापूर्वक अवरुद्ध कर दे, क्रोम एक्सटेंशन वाला कर्मचारी अभी भी गोपनीय मीटिंग को ट्रांसक्राइब कर सकता है। यह वास्तविकता आधुनिक आईटी शासन के लिए एक महत्वपूर्ण बिंदु को रेखांकित करती है: एक व्यापक सुरक्षा रणनीति को केवल सर्वर-साइड एप्लिकेशनों तक सीमित नहीं किया जा सकता है। इसे क्लाइंट-साइड ब्राउज़र एक्सटेंशनों के पारिस्थितिक तंत्र को भी संबोधित करना चाहिए, जो अक्सर एक अलग प्रबंधन प्रतिमान के अंतर्गत आते हैं, जैसे कि एंडपॉइंट सुरक्षा या ब्राउज़र नीति प्रबंधन।

यंत्र 3: मीटिंग लिंक के माध्यम से मैन्युअल निमंत्रण

प्रवेश की सबसे सीधी विधि एक मैन्युअल, तदर्थ निमंत्रण है। Otter.ai वेब डैशबोर्ड में उपयोगकर्ताओं के लिए एक विकल्प होता है जहां वे मीटिंग यूआरएल को सीधे एक फील्ड में पेस्ट कर सकते हैं, जिसे अक्सर “रिकॉर्ड करने के लिए मीटिंग यूआरएल पेस्ट करें” या इसी तरह का लेबल दिया जाता है।2 जब Zoom, Google Meet, या Teams मीटिंग के लिए एक लिंक सबमिट किया जाता है, Otter.ai अपने OtterPilot बॉट को उस सत्र में तुरंत शामिल होने के लिए भेजता है।8

कैलेंडर एकीकरण के विपरीत, जो एक बार की सेटअप का अनजान परिणाम हो सकता है (“मुझे याद नहीं कि मैंने उसे चालू कर दिया था”), यह विधि उपयोगकर्ता द्वारा हमेशा एक जानबूझकर, सचेत कार्य है। शासन के दृष्टिकोण से यह अंतर महत्वपूर्ण है। समस्या एक तकनीकी गलत कॉन्फ़िगरेशन से एक संभावित नीति उल्लंघन में बदल जाती है जिसे संबोधित करने की जरूरत है। हालांकि तकनीकी अवरुद्धन अभी भी समाधान का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, यह प्रवेश बिंदु स्पष्ट, अच्छी तरह से संप्रेषित संगठनात्मक नीतियों की समान आवश्यकता को उजागर करता है जो परिभाषित करती हैं कि कर्मचारियों को मीटिंग को रिकॉर्ड करने या ट्रांसक्राइब करने की अनुमति कब और कैसे दी जाती है।

यंत्र 4: सीधे प्लेटफॉर्म एकीकरण (Zoom मार्केटप्लेस)

कुछ प्लेटफार्मों के लिए, विशेष रूप से Zoom, Otter.ai आधिकारिक Zoom App Marketplace के माध्यम से सीधा एप्लिकेशन एकीकरण प्रदान करता है।9 जब कोई उपयोगकर्ता यह ऐप इंस्टॉल करता है और प्राधिकृत करता है, तो वे Otter.ai को अपने Zoom अकाउंट के साथ बातचीत करने के लिए एक विशेष सेट की अनुमतियां देते हैं। इन अनुमतियों में मीटिंग की जानकारी पढ़ना, क्लाउड रिकॉर्डिंग्स तक पहुंचना और ट्रांसक्राइब करना, और मीटिंग के दौरान Otter Live Notes जैसी सुविधाओं को सक्षम करना शामिल हो सकता है।9 मांग की गई अनुमतियां मार्केटप्लेस में स्पष्ट रूप से सूचीबद्ध होती हैं, जैसे meeting:read, recording:read, और user:read.9 अक्सर, इन गहरे एकीकरणों का लाभ उठाने के लिए Otter.ai और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म दोनों के लिए सशुल्क सदस्यता की आवश्यकता होती है।11

एक आधिकारिक मार्केटप्लेस ऐप का अस्तित्व प्रशासकों के लिए एक शक्तिशाली, केंद्रीकृत नियंत्रण बिंदु बनाता है। अलग-अलग कैलेंडर कनेक्शनों या ट्रैक करने में मुश्किल ब्राउज़र एक्सटेंशनों के विपरीत, एक मार्केटप्लेस एप्लिकेशन को सीधे प्लेटफॉर्म के प्रशासनिक कंसोल के भीतर प्रबंधित किया जा सकता है। एक Zoom प्रशासक अपने पूरे अकाउंट के लिए या विशेष उपयोगकर्ता समूहों के लिए Otter.ai एकीकरण को पूर्व-अनुमोदित, अक्षम, या अवरुद्ध कर सकता है।12 यह इसे सबसे आसानी से शासित प्रवेश बिंदु बनाता है, जो आधिकारिक, प्रबंधित ऐप पारिस्थितिक तंत्र का उपयोग करने के आंतरिक सुरक्षा लाभों को प्रदर्शित करता है, जो तदर्थ, उपयोगकर्ता-संचालित एकीकरण विधियों की अनुमति देने के बजाय है।

भाग 2: उपयोगकर्ता का टूलकिट: अपने व्यक्तिगत अकाउंट पर नियंत्रण वापस लेना

ऐसे व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के लिए जो Otter.ai उनकी मीटिंगों में कब और कैसे भाग लेता है उस पर नियंत्रण वापस लेना चाहते हैं, Otter.ai अकाउंट और जुड़ी सेवाओं के भीतर एक श्रृंखला के सीधे कदम तत्काल और प्रभावी समाधान प्रदान कर सकते हैं। ये कार्य रक्षा की पहली पंक्ति का प्रतिनिधित्व करते हैं।

चरण 1: मास्टर स्विच - Otter.ai सेटिंग्स में ऑटो-जॉइन को अक्षम करना

OtterPilot बॉट को अप्रत्याशित रूप से मीटिंगों में शामिल होने से रोकने के लिए सबसे प्रभावी कार्य इसके डिफ़ॉल्ट व्यवहार को स्वचालित से मैन्युअल में बदलना है। यह फ़ंक्शन को “ऑप्ट-आउट” मॉडल से “ऑप्ट-इन” मॉडल में बदलता है, जहां आपको विशेष मीटिंगों के लिए इसे अक्षम करने की याद रखनी पड़ती है, जबकि “ऑप्ट-इन” मॉडल में यह केवल तभी शामिल होगा जब स्पष्ट रूप से कहा जाए।

1. Otter.ai वेबसाइट पर अपने अकाउंट में साइन इन करें।
2. अपने प्रोफ़ाइल आइकन पर क्लिक करके अकाउंट सेटिंग्स पर जाएं, फिर मीटिंग्स टैब का चयन करें।
3. AI नोटटेकर (या OtterPilot) के लिए सेटिंग्स ढूंढें।
4. डिफ़ॉल्ट-जॉइन सेटिंग्स के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू ढूंढें। चयन को किसी भी स्वचालित विकल्प (जैसे, “वीडियो कॉन्फ्रेंस लिंक वाली सभी घटनाएं”) से मैंने मैन्युअल रूप से चुनी गई मीटिंगें में बदलें।13

यह सेटिंग सुनिश्चित करती है कि बॉट अब आपके सिंक किए गए कैलेंडर पर मिलने वाली मीटिंगों में स्वचालित रूप से शामिल नहीं होगा, जिससे आप पूरी तरह से नियंत्रण में आ जाते हैं।

चरण 2: कनेक्शन को तोड़ना - कैलेंडर को डिस्कनेक्ट करना और अनुमतियों को रद्द करना

ऑटर.ai को आपके शेड्यूल तक पूरी तरह से पहुंचने से रोकने वाले एक स्थायी समाधान के लिए, आपको अपने कैलेंडर को डिस्कनेक्ट करना होगा और इसकी अनुमतियों को रद्द करना होगा।

1. ऑटर.ai के अंदर डिस्कनेक्ट करें: अपने ऑटर.ai अकाउंट में होने पर, अपनी सेटिंग्स में ऐप्स या इंटीग्रेशन्स सेक्शन में जाएं। अपने कनेक्टेड Google कैलेंडर या Outlook कैलेंडर को ढूंढें और डिस्कनेक्ट या रिमूव करने के विकल्प का चयन करें।4
2. अपने Google अकाउंट में पहुंच रद्द करें: अपने Google अकाउंट सेटिंग्स खोलें और सुरक्षा टैब में जाएं। अकाउंट पहुंच वाले तीसरे पक्ष के ऐप्स के लिए सेक्शन ढूंढें। सूची में ऑटर.ai को ढूंढें और उस पर क्लिक करें, फिर पहुंच हटाएं का चयन करें।16
3. अपने Microsoft अकाउंट में पहुंच रद्द करें: Microsoft अकाउंटों के लिए भी समान प्रक्रिया लागू होती है। अपने Microsoft अकाउंट के सुरक्षा डैशबोर्ड में लॉग इन करें, ऐप अनुमतियों के सेक्शन को ढूंढें, और ऑटर.ai की पहुंच को रद्द करें।

यह दो-तरफा दृष्टिकोण सुनिश्चित करता है कि ऑटर.ai अब आपके कैलेंडर डेटा को पढ़ नहीं सकता है, जिससे यह आपकी आगामी मीटिंग्स के प्रति अन्धा हो जाता है।

चरण 3: पूर्ण सफाई - एक्सटेंशन और एप्लिकेशन को अनइंस्टॉल करना

क्लाइंट-साइड ट्रांसक्रिप्शन (मैकेनिज्म 2) को रोकने और सॉफ्टवेयर को अपने सिस्टम से पूरी तरह से हटाने के लिए, आपको ब्राउजर एक्सटेंशन और किसी भी डेस्कटॉप एप्लिकेशन को अनइंस्टॉल करना होगा।

1. क्रोम/एज एक्सटेंशन: अपने ब्राउजर की सेटिंग्स खोलें और एक्सटेंशन पृष्ठ पर जाएं। “Otter.ai: Record & Transcribe Meetings” एक्सटेंशन को ढूंढें और रिमूव पर क्लिक करें।15
2. विंडोज पीसी: सेटिंग्स > ऐप्स > स्थापित ऐप्स पर जाएं। सूची में ऑटर.ai को ढूंढें, तीन-बिंदु मेनू पर क्लिक करें, और अनइंस्टॉल का चयन करें। पूरी तरह से हटाने के लिए, AppData फोल्डरों में किसी भी बची हुई फाइलों की जांच करने की सिफारिश की जाती है। फाइल एक्सप्लोरर खोलें और C:\Users\\AppData\Local\ और C:\Users\\AppData\Roaming\ पर जाएं, “Otter” या “Otter.ai” नाम के किसी भी फोल्डर को हटा दें।15
3. मैकओएस: फाइंडर खोलें और अपने एप्लिकेशन फोल्डर में जाएं। Otter.ai एप्लिकेशन को ट्रैश में खींचें। अवशिष्ट फाइलों को हटाने के लिए, फाइंडर की “फोल्डर पर जाएं” कमांड (शिफ्ट+कमांड+जी) का उपयोग करें और ~/Library/Application Support/ और ~/Library/Preferences/ जैसे स्थानों की जांच करें और किसी भी Otter से संबंधित फाइलों को हटा दें।16

चरण 4: अंतिम चरण - अपना Otter.ai खाता हटाना

यदि आप सेवा का उपयोग करने की योजना नहीं बना रहे हैं, तो अंतिम चरण अपने खाते और सभी संबंधित डेटा को हटाना है।

1. Otter.ai वेबसाइट पर लॉग इन करें।
2. अकाउंट सेटिंग्स पर जाएं और सामान्य टैब का चयन करें।
3. खाता हटाएं विकल्प पर क्लिक करें।15 आपको पुष्टि के लिए अपना पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जाएगा।

महत्वपूर्ण नोट: यदि आपके पास एक सक्रिय सशुल्क सब्सक्रिप्शन है, तो आप अपना खाता नहीं हटा सकते। आपको पहले सब्सक्रिप्शन को रद्द करना होगा और इसके समाप्त होने का इंतजार करना होगा, या तत्काल हटाने के लिए Otter की सपोर्ट टीम से संपर्क करके अपनी सब्सक्रिप्शन के शेष हिस्से को छोड़ देना होगा।15

भाग 3: होस्ट का अधिकार: रियल-टाइम, मीटिंग के अंदर नियंत्रण

जब कोई अवांछित AI नोटटेकर लाइव मीटिंग में दिखाई देता है, तो होस्ट या आयोजक के पास तत्काल, प्रतिक्रियात्मक उपाय होते हैं। ये कार्य मूल कारण को हल नहीं करते हैं, लेकिन वे उस समय नियंत्रण और सुरक्षा बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण हैं।

विधि 1: “तुम बाहर हो” - मीटिंग के बीच में Otter.ai बॉट को हटाना

सभी प्रमुख वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफार्म होस्ट को प्रतिभागियों को हटाने की क्षमता प्रदान करते हैं। यह पहले से ही शामिल हो चुके बॉट को बाहर निकालने के लिए आपातकालीन समाधान है।

• Zoom: होस्ट या को-होस्ट के रूप में, प्रतिभागियों की सूची खोलें। “Otter.ai” (या इसी तरह का) नाम के प्रतिभागी को ढूंढें, उसके नाम पर होवर करें, अधिक बटन पर क्लिक करें, और मेनू से रिमूव का चयन करें।14
• Google Meet: होस्ट के रूप में, नीचे दाएं कोने में आइकन पर क्लिक करके लोगों की सूची खोलें। “Otter.ai” प्रतिभागी को ढूंढें, उसके नाम के बगल में तीन-बिंदु मेनू पर क्लिक करें, और मीटिंग से हटाएं का चयन करें।14
• Microsoft Teams: मीटिंग आयोजक या प्रेजेंटर के रूप में, प्रतिभागियों के पेन को खोलें। “Otter.ai” प्रतिभागी को ढूंढें, उसके नाम के बगल में तीन-बिंदु मेनू पर क्लिक करें, और मीटिंग से हटाएं का चयन करें।14

बॉट को हटाने से तत्काल समस्या हल होती है लेकिन यह उसे उसी उपयोगकर्ता द्वारा निर्धारित भविष्य की मीटिंगों में शामिल होने का प्रयास करने से नहीं रोकता है।

विधि 2: बाउंसर - लॉबी और वेटिंग रूम का सक्रिय रूप से उपयोग करना

प्रतिक्रियात्मक हटाने की तुलना में एक बहुत ही प्रभावी रणनीति सक्रिय गेटकीपिंग है। Zoom में “वेटिंग रूम” या Google Meet और Microsoft Teams में “लॉबी” को सक्षम करके, होस्ट प्रत्येक प्रतिभागी को - बॉट्स सहित - मैन्युअल अनुमोदन का इंतजार करने के लिए मजबूर करता है before they can enter the meeting.

मीटिंग सेटिंग्स में यह साधारण परिवर्तन सुरक्षा स्थिति को मूल रूप से बदल देता है। कई प्लेटफार्मों का डिफ़ॉल्ट व्यवहार आमंत्रित प्रतिभागियों को स्वचालित रूप से शामिल होने की अनुमति देना है। AI बॉट्स उपयोगकर्ता के कैलेंडर सिंक के माध्यम से खुद को ‘आमंत्रित’ करके इसे शोषण करते हैं। लॉबी को सक्षम करने से एक महत्वपूर्ण मैनुअल चेकपॉइंट पेश किया जाता है। होस्ट एक बाउंसर बन जाता है, जो दरवाजे पर हर किसी के आईडी की जांच करता है। जब ‘Otter.ai Notetaker’ लॉबी में दिखाई देता है, तो होस्ट इसके प्रवेश को आसानी से अस्वीकार कर सकता है। यह सक्रिय दृष्टिकोण होस्ट द्वारा किसी भी प्रकार के अनधिकृत प्रतिभागियों को पहुंच प्राप्त करने से रोकने के लिए लागू की जा सकने वाली सबसे प्रभावी मीटिंग-इन कंट्रोल है।12

भाग 4: प्रशासक का प्लेबुक: संगठन-व्यापी शासन लागू करना

IT प्रशासकों के लिए, AI नोटटेकर्स को नियंत्रित करना कॉर्पोरेट सुरक्षा, अनुपालन और डेटा शासन नीतियों को लागू करने का मामला है। इसके लिए व्यक्तिगत उपयोगकर्ता सेटिंग्स से आगे बढ़ने और प्लेटफार्म स्तर पर मजबूत, केंद्रीकृत नियंत्रण लागू करने की आवश्यकता है। Google Workspace, Zoom और Microsoft Teams के बीच जटिलता और पद्धति में काफी अंतर है।

प्रशासक नियंत्रणों के लिए त्वरित-संदर्भ गाइड

व्यस्त प्रशासकों के लिए जिन्हें कार्य के लिए सही उपकरण को जल्दी से पहचानने की आवश्यकता होती है, यह तालिका प्रत्येक प्लेटफार्म के लिए प्राथमिक नियंत्रण दर्शनों का उच्च-स्तरीय रणनीतिक अवलोकन प्रदान करती है।

प्लेटफार्म	प्राथमिक नियंत्रण विधि	प्रशासक कंसोल स्थान	मुख्य विचार
Google Workspace	प्रतिभागी पहुंच नियंत्रण	प्रशासक कंसोल > ऐप्स > Google Workspace > Google Meet > Meet सुरक्षा सेटिंग्स	सभी अविश्वसनीय बाहरी प्रतिभागियों को अवरुद्ध करता है, केवल एक विशिष्ट बॉट नहीं। एक व्यापक लेकिन प्रभावी दृष्टिकोण।
Zoom	ऐप प्रबंधन	Zoom App Marketplace > प्रबंधन > प्रशासक ऐप प्रबंधन > खाते पर ऐप्स	आपके पूरे खाते के लिए Otter.ai ऐप एकीकरण के लिए सीधा “चालू/बंद” स्विच। सरल और प्रभावी।
Microsoft Teams	ऐप अनुमति नीतियां और सहमति प्रबंधन	Teams प्रशासक केंद्र > Teams ऐप्स > अनुमति नीतियां और Microsoft Entra प्रशासक केंद्र > एंटरप्राइज़ एप्लिकेशन्स	बहुत ही विशेषज्ञ लेकिन जटिल। पूर्ण नियंत्रण के लिए विभिन्न प्रशासक पोर्टलों में बहु-स्तरीय दृष्टिकोण की आवश्यकता है।

उप-सेक्शन 4.1: Google Workspace को सुरक्षित करना

Google का इस मुद्दे पर प्रशासनिक दृष्टिकोण एक विशिष्ट ऐप को अवरुद्ध करने के बारे में कम और सबसे पहले कौन मीटिंग में शामिल होने की अनुमति दी जाती है उसे नियंत्रित करने के बारे में अधिक है। प्राथमिक उपकरण Google प्रशासक कंसोल में Meet सुरक्षा सेटिंग्स है।

कार्यात्मक निर्देश:

1. प्रशासक खाते के साथ Google प्रशासक कंसोल में साइन इन करें।
2. मेनू पर जाएं और ऐप्स > Google Workspace > Google Meet > Meet सुरक्षा सेटिंग्स पर जाएं।
3. यहां आप पहुंच सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। बाहरी बॉट्स को शामिल होने से रोकने के लिए, आप मीटिंग पहुंच को केवल अपने संगठन के भीतर के उपयोगकर्ताओं या स्पष्ट रूप से अनुमति सूची में शामिल डोमेनों के उपयोगकर्ताओं तक सीमित कर सकते हैं।19

यह तरीका एक कठोर लेकिन प्रभावी साधन है। यह OtterPilot बॉट को बाहरी इकाई के रूप में शामिल होने से भरोसेमंद रूप से रोकेगा। हालांकि, यह वैध बाहरी मानव मेहमानों को भी अवरुद्ध करेगा जब तक कि उनके डोमेन को विश्वसनीय सूची में नहीं जोड़ा जाता है, जो अधिकतम सुरक्षा और खुले सहयोग के बीच एक सौदेबाजी का प्रतिनिधित्व करता है।

उप-सेक्शन 4.2: Zoom को लॉक करना

Zoom का केंद्रीकृत ऐप मार्केटप्लेस Otter.ai जैसे तीसरे-पक्ष एकीकरणों के प्रबंधन के लिए एक सरल और सीधा प्रशासनिक नियंत्रण बिंदु प्रदान करता है।

कार्यात्मक निर्देश:

1. प्रशासक क्रेडेंशियल के साथ Zoom App Marketplace (marketplace.zoom.us) में साइन इन करें।
2. शीर्ष-दाएं कोने में, प्रबंधन पर क्लिक करें, फिर प्रशासक ऐप प्रबंधन > खाते पर ऐप्स पर जाएं।
3. आपके खाते में उपयोगकर्ताओं द्वारा स्थापित सभी तीसरे-पक्ष ऐप्स की सूची दिखाई देगी। ‘Otter.ai’ की खोज करें।
4. ऐप पर क्लिक करके इसका प्रबंधन पृष्ठ खोलें। यहां से, आप ऐप को अक्षम करने का विकल्प चुन सकते हैं, जो आंतरिक उपयोगकर्ताओं को इसका उपयोग करने से रोकता है, या इसे अपने खाते से पूरी तरह से हटा सकते हैं।12

यह कार्रवाई आपके संगठन में सभी उपयोगकर्ताओं के लिए आधिकारिक एकीकरण बिंदु (यंत्र 4) को प्रभावी रूप से काट देती है। हालांकि, होस्टों को वेटिंग रूम सुविधा का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करना अभी भी महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह बाहरी प्रतिभागी द्वारा अपने स्वयं के खाते से बॉट लाने के प्रयास के खिलाफ प्राथमिक रक्षा है।12

उप-सेक्शन 4.3: Microsoft Teams शासन में गहराई से जाने

Microsoft 365 पारिस्थितिक तंत्र में तीसरे-पक्ष के ऐप्स को नियंत्रित करना सबसे जटिल परिदृश्य है और प्रशासकों की महत्वपूर्ण हताशा का स्रोत है। प्रभावी शासन के लिए एक स्तरित रणनीति की आवश्यकता होती है जो Microsoft Teams प्रशासक केंद्र और Microsoft Entra प्रशासक केंद्र (पूर्व में Azure Active Directory) दोनों को शामिल करती है।

विधि 1 (हैमर): Otter.ai ऐप को किरायेदार-व्यापी रूप से अवरुद्ध करना

सबसे सीधा दृष्टिकोण पूरे संगठन में सभी उपयोगकर्ताओं के लिए Otter.ai एप्लिकेशन को अवरुद्ध करना है।

कार्यात्मक निर्देश:

1. Microsoft Teams Admin Center पर नेविगेट करें।
2. Teams apps > Manage apps पर जाएं।
3. खोज बार का उपयोग करके “Otter.ai” खोजें।
4. सूची से ऐप का चयन करें और शीर्ष बार में Block बटन पर क्लिक करें। क्रिया की पुष्टि करें।15

यह क्रिया उपयोगकर्ताओं को Teams इंटरफेस के अंदर Otter.ai ऐप को खोजने, जोड़ने या उपयोग करने से रोकती है।

विधि 2 (द स्केलपेल): ग्रेन्युलर नियंत्रण के लिए ऐप अनुमति नीतियों का उपयोग

विविध आवश्यकताओं वाले बड़े संगठनों के लिए, अक्सर एक अधिक सूक्ष्म दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। ऐप अनुमति नीतियां प्रशासकों को यह नियंत्रित करने की अनुमति देती हैं कि कौन से उपयोगकर्ता विशिष्ट ऐप्स तक पहुंच सकते हैं।

कार्यात्मक निर्देश:

1. Teams Admin Center में, Teams apps > Permission policies पर जाएं।
2. आप या तो Global (ऑर्ग-वाइड डिफ़ॉल्ट) नीति को संपादित कर सकते हैं या एक नई कस्टम नीति बनाने के लिए Add का चयन कर सकते हैं।
3. नीति सेटिंग्स के भीतर, Third-party apps ड्रॉप-डाउन मेनू के अंतर्गत, Block specific apps and allow all others विकल्प का चयन करें।
4. Block apps बटन पर क्लिक करें। इस नीति के लिए ब्लॉकलिस्ट में “Otter.ai” को खोजें और जोड़ें।21
5. यदि आपने एक नई कस्टम नीति बनाई है, तो आपको इसे उन विशिष्ट उपयोगकर्ताओं या समूहों को असाइन करना होगा जिन्हें ऐप का उपयोग करने से रोका जाना चाहिए।

यह विधि ग्रेन्युलर नियंत्रण प्रदान करती है, जिससे एक संगठन मार्केटिंग टीम के लिए Otter.ai की अनुमति दे सकता है जबकि कानूनी, मानव संसाधन या अनुसंधान एवं विकास जैसे संवेदनशील विभागों के लिए इसे अवरुद्ध कर सकता है।

विधि 3 (द गेटकीपर): माइक्रोसॉफ्ट एंट्रा आईडी में सहमति और अनुमतियों का प्रबंधन

प्रशासकों के लिए भ्रम का एक सामान्य स्रोत यह है जब टीम्स एडमिन सेंटर में अवरुद्ध होने के बाद भी एक बॉट मीटिंग में शामिल होता रहता है। यह अक्सर ऐसा होता है क्योंकि ऐप के लिए अंतर्निहित अनुमतियां माइक्रोसॉफ्ट एंट्रा आईडी में पहचान स्तर पर दी गई थीं। यहां ऐप का प्रबंधन उपयोगकर्ता डेटा (जैसे कैलेंडर) तक इसकी पहुंच को काटने के लिए महत्वपूर्ण है।

कार्यात्मक निर्देश:

1. माइक्रोसॉफ्ट एंट्रा एडमिन सेंटर (entra.microsoft.com) पर जाएं।
2. Applications > Enterprise applications पर जाएं।
3. “Otter.ai” एप्लिकेशन को खोजें और चुनें।
4. एप्लिकेशन के प्रॉपर्टीज में, आप Enabled for users to sign-in? को No पर टॉगल कर सकते हैं। यह आपके टेनेंट में सभी उपयोगकर्ताओं को अपने कॉर्पोरेट क्रेडेंशियल्स के साथ Otter.ai में साइन-इन करने से रोकेगा।22
5. वैकल्पिक रूप से, आप Assignment required? को Yes पर सेट कर सकते हैं और फिर केवल विशिष्ट, अनुमोदित उपयोगकर्ताओं को असाइन कर सकते हैं, जिससे अन्य सभी को प्रभावी रूप से अवरुद्ध किया जाता है।22
6. Permissions टैब पर जाएं। एक ग्लोबल एडमिनिस्ट्रेटर एप्लिकेशन के लिए पहले दी गई संगठन-व्यापी एडमिन सहमति की समीक्षा कर सकता है और रद्द कर सकता है, जिससे संगठनात्मक डेटा तक इसकी अधिकृत पहुंच काट दी जाती है।23

यह दोहरी प्रबंधन आवश्यकता—टीम्स एडमिन सेंटर में ऐप के यूआई को अवरुद्ध करना और एंट्रा आईडी में इसकी डेटा पहुंच अनुमतियों को नियंत्रित करना—माइक्रोसॉफ्ट प्लेटफॉर्म पर समस्या को व्यापक रूप से हल करने के लिए महत्वपूर्ण अंतर्दृष्टि है। दोनों को संबोधित करने में विफलता एक महत्वपूर्ण सुरक्षा अंतर छोड़ सकती है।

विधि 4 (द फोर्ट्रेस): बाहरी पहुंच नीतियों के साथ सुरक्षा को मजबूत करना

रक्षा की अंतिम परत के रूप में, प्रशासक बॉट को एक “ऐप” के रूप में नहीं, बल्कि एक “बाहरी इकाई” के रूप में मान सकते हैं जिसे नेटवर्क स्तर पर अवरुद्ध किया जाना चाहिए।

कार्यात्मक निर्देश:

1. Teams Admin Center में, Users > External access पर जाएं।
2. Organization settings टैब के अंतर्गत, आप विशिष्ट बाहरी डोमेनों के लिए एक ब्लॉकलिस्ट कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।24 यदि OtterPilot बॉट को एक स्थिर डोमेन (जैसे, bot.otter.ai) से शामिल होते पाया जाता है, तो उस डोमेन को ब्लॉकलिस्ट में जोड़ा जा सकता है।
3. प्लेटफॉर्म प्रशासकों को उनके पूर्ण ईमेल पते या मैसेजिंग संसाधन पहचानकर्ता (MRI) द्वारा विशिष्ट बाहरी उपयोगकर्ताओं को अवरुद्ध करने की भी अनुमति देता है।24

यह नेटवर्क-स्तर की रक्षा एक शक्तिशाली फॉलबैक है जो ऐप-स्तर के नियंत्रणों को गलत कॉन्फ़िगर किए जाने या बायपास किए जाने के बाद भी प्रभावी हो सकती है। यह एंटरप्राइज़ सुरक्षा मांगों को पूरा करने के लिए बाहरी सहयोग पर तेजी से बढ़ते ग्रेन्युलर नियंत्रण प्रदान करने की माइक्रोसॉफ्ट की व्यापक रणनीति के साथ संरेखित है।27

निष्कर्ष

वर्चुअल मीटिंग्स में AI नोटटेकर्स के अनचाहे प्रवेश को नियंत्रित करना एक एकल क्रिया नहीं, बल्कि एक रणनीतिक, बहुस्तरीय रक्षा है। यह दृष्टिकोण विशिष्ट प्लेटफॉर्म और आवश्यक नियंत्रण के स्तर के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए, जो व्यक्तिगत उपयोगकर्ता से शुरू होता है, मीटिंग होस्ट को सशक्त बनाता है, और मजबूत, संगठन-व्यापी प्रशासनिक नीतियों में समाप्त होता है।

विश्लेषण से कई महत्वपूर्ण निष्कर्ष सामने आते हैं। पहला है सर्वर-साइड OtterPilot बॉट के बीच महत्वपूर्ण अंतर, जो एक दृश्यमान प्रतिभागी के रूप में शामिल होता है और प्रशासकों द्वारा अवरुद्ध किया जा सकता है, और क्लाइंट-साइड क्रोम एक्सटेंशन, जो उपयोगकर्ता की मशीन पर अदृश्य रूप से काम करता है और डेटा शासन में एक महत्वपूर्ण खामी का प्रतिनिधित्व करता है। दूसरा प्रत्येक प्लेटफॉर्म के अद्वितीय शासन दर्शन को समझने का महत्व है: Zoom का ऐप-केंद्रित और सीधा है, Google का प्रतिभागी-केंद्रित और व्यापक है, जबकि Microsoft का नीति-केंद्रित, गहराई से विशेषज्ञ है, और टीम्स और माइक्रोसॉफ्ट एंट्रा एडमिन सेंटर दोनों में समन्वित रणनीति की आवश्यकता होती है।

अंततः, जबकि शक्तिशाली AI टूलों का प्रसार सुरक्षा और गोपनीयता के लिए नई चुनौतियां लाता है, नियंत्रण मौजूद हैं ताकि व्यक्ति और संगठन अपने डिजिटल कार्यस्थलों पर दृढ़ता से नियंत्रण बनाए रखें। उचित उपायों को लागू करके—व्यक्तिगत खाते में एक साधारण सेटिंग बदलने से लेकर पूरे उद्यम के लिए व्यापक ऐप अनुमति नीति तक—AI उत्पादकता टूलों के लाभों को अपनाना संभव है, जबकि उनके जोखिमों को कम किया जा सकता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि हर मीटिंग में हर प्रतिभागी एक आमंत्रित और स्वागत योग्य अतिथि है।

संदर्भित कार्य

1. गोपनीयता और सुरक्षा | Otter.ai, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://otter.ai/privacy-security
2. Otter.ai सेटअप गाइड 2025: Zoom, Google Meet और Teams एकीकरण - ScreenApp, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://screenapp.io/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom-google-meet-and-teams
3. कैलेंडर: अपने पसंदीदा टूल्स के साथ एकीकृत करें! - Otter.ai, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://otter.ai/integrations/calendar
4. अपनी मीटिंग्स में Otter नोटटेकर को स्वचालित रूप से जोड़ें – हेल्प सेंटर, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/13674910923671-Automatically-add-Otter-Notetaker-to-your-meetings
5. ऐप्स और एकीकरण | Otter.ai, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://otter.ai/apps
6. Otter.ai: मीटिंग्स को रिकॉर्ड और ट्रांसक्राइब करें - Google Meet और वेब ऑडियो - क्रोम वेब स्टोर, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://chromewebstore.google.com/detail/otterai-record-transcribe/bnmojkbbkkonlmlfgejehefjldooiedp
7. Otter क्रोम एक्सटेंशन मीटिंग नोट्स को रिकॉर्ड करता है, ट्रांसक्राइब करता है और साझा करता है, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://otter.ai/googlemeet
8. otter.ai, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://otter.ai/blog/how-to-record-a-microsoft-teams-meeting#:~:text=Integrate%20Otter%20with%20Microsoft%20Teams&text=You%20can%20add%20Otter%20to,%E2%80%9CApps%E2%80%9D%20on%20the%20left.
9. Otter.ai - मीटिंग सारांश, AI चैट - Zoom ऐप मार्केटप्लेस, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://marketplace.zoom.us/apps/MmQJIMXUTYiCdPX5anvKVw
10. Zoom ट्रांसक्रिप्शन: मीटिंग को आसानी से और स्वचालित रूप से कैसे ट्रांसक्राइब करें | Otter.ai, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://otter.ai/blog/zoom-transcription
11. Zoom मीटिंग्स में Otter.ai का उपयोग कैसे करें - Notta, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://www.notta.ai/en/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom
12. मैं AI नोटटेकर्स (otter.ai, read.ai,…) को कैसे अक्षम करूं - Zoom समुदाय, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848
13. Otter नोटटेकर को अपनी मीटिंग्स में स्वचालित रूप से शामिल होने से रोकें – हेल्प सेंटर, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/12906714508823-Stop-Otter-Notetaker-from-automatically-joining-your-meetings
14. Otter नोटटेकर को अपनी Zoom, Google Meet, या Microsoft… से हटाएं, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/14288936562199-Remove-Otter-Notetaker-from-your-Zoom-Google-Meet-or-Microsoft-Teams-meeting
15. लेख - Otter.ai को हटाना और हटाना - मिनेसोटा स्टेट यूनिवर्सिटी, मैंकैटो, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1340
16. Otter.ai को कैसे हटाएं (और एक बेहतर, अधिक सुरक्षित विकल्प चुनें) - मीटिंग नोट्स, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://meetingnotes.com/blog/how-to-remove-otter-ai
17. माइक्रोसॉफ्ट टीम्स मीटिंग्स में AI नोटटेकर्स को अवरुद्ध करना - TeamDynamix, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/ArticleDet?ID=155826
18. community.zoom.com, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848#:~:text=Click%20Otter.ai%20then%20click,importance%20of%20enabling%20Waiting%20Room).
19. अपने संगठन के बाहर Google मीट मीटिंग्स में शामिल होने से उपयोगकर्ताओं को प्रतिबंधित करने का तरीका - Iorad, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://www.iorad.com/player/2093303/Google-Admin---How-to-restrict-users-from-joining-Google-meet-meetings-outside-your-Organization
20. मीट सेटिंग्स का प्रबंधन (एडमिन के लिए) - Google वर्कस्पेस एडमिन हेल्प, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://support.google.com/a/answer/7304109?hl=en
21. माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में ऐप अनुमति नीतियों का प्रबंधन - Microsoft Learn, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
22. मैं Otter.ai को ब्लॉक करना चाहता हूँ ताकि यह मेरे किसी भी किरायेदार उपयोगकर्ता खाते से पहुँच न कर सके और पहुँच योग्य न हो - Microsoft Learn, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2336974/i-want-to-block-otter-ai-not-to-access-and-not-be
23. टीम्स ऐप अनुमतियों के लिए सहमति देना और प्रबंधन करना - Microsoft…, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-consent-app-permissions
24. IT एडमिन - बाहरी मीटिंग्स और लोगों के साथ चैट का प्रबंधन… - 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/trusted-organizations-external-meetings-chat
25. टेनेंट अनुमति/अवरुद्ध सूची का उपयोग करके माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में डोमेनों को अवरुद्ध करना - Microsoft Defender for Office 365, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/tenant-allow-block-list-teams-domains-configure
26. माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में बाहरी उपयोगकर्ता को अवरुद्ध करना - Topedia ब्लॉग, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://blog-en.topedia.com/2025/02/block-an-external-user-in-microsoft-teams/
27. माइक्रोसॉफ्ट टीम्स ने उपयोगकर्ताओं और समूहों के लिए सूक्ष्म बाहरी एक्सेस नियंत्रण जोड़ा है - Reddit, 16 सितंबर 2025 को पहुँचा गया, https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1nck3nm/microsoft_teams_adds_granular_external_access/