Tamu Tak Terundang: Panduan Definitif Anda untuk Menghentikan Otter.ai dari Bergabung dengan Rapat Anda

Pendahuluan

Asisten rapat AI seperti Otter.ai telah menjadi alat yang kuat di lingkungan kerja modern, menjanjikan untuk membebaskan profesional dari beban mencatat dan menciptakan arsip yang dapat dicari dari setiap percakapan. Namun, meskipun bermanfaat, mereka dapat menimbulkan frustrasi yang signifikan dan umum: “tamu tak terundang”. Ini adalah bot AI yang muncul di ruang rapat virtual, seringkali tanpa persetujuan eksplisit dan real-time dari semua peserta, menyebabkan kebingungan dan menimbulkan pertanyaan segera tentang privasi dan kontrol.

Masalah ini melampaui gangguan sederhana dan menampilkan tantangan multi-faset. Bagi pengguna individu, ini bisa menjadi kasus di mana alat mereka sendiri bertindak secara tidak terduga, menciptakan situasi canggung dan menimbulkan kekhawatiran privasi pribadi. Bagi pemilik rapat, munculnya tiba-tiba bot transkripsi dapat mengganggu aliran percakapan, mengharuskan mereka untuk mengelola peserta yang tidak diinginkan, dan berpotensi melanggar perjanjian kerahasiaan, terutama ketika topik sensitif sedang dibahas dengan klien atau mitra eksternal.

Namun, bagi administrator IT, masalah ini diperbesar menjadi ancaman keamanan, kepatuhan, dan tata kelola data yang signifikan. Alat AI yang tidak dikelola dapat menyebabkan perekaman tanpa izin dari rapat sensitif yang melibatkan HR, hukum, atau penelitian proprietary. Hal ini menciptakan ekosistem “shadow IT” di mana data perusahaan diproses dan disimpan di platform pihak ketiga di luar kendali organisasi, berpotensi melanggar peraturan perlindungan data seperti GDPR atau HIPAA.1

Panduan ini berfungsi sebagai solusi definitif dan multi-lapis untuk tantangan ini. Ini akan pertama-tama mendiagnosis bagaimana Otter.ai mendapatkan akses ke rapat dan kemudian memberikan panduan komprehensif dengan instruksi langkah demi langkah yang dapat dijalankan. Panduan ini dirancang untuk setiap tingkat kontrol: pengguna individu, pemilik rapat dalam rapat, dan administrator sistem, dengan strategi tata kelola terperinci untuk Google Meet, Zoom, dan fokus khusus yang mendalam pada kompleksitas administratif Microsoft Teams.

Bagian 1: Diagnosis: Memahami Titik Masuk Otter.ai

Untuk secara efektif mencegah tamu yang tidak diinginkan datang, seseorang harus pertama-tama memahami bagaimana mereka masuk. Otter.ai menggunakan beberapa mekanisme yang berbeda untuk berintegrasi dan bergabung dengan rapat. Memilih langkah pencegahan yang tepat sepenuhnya tergantung pada pemahaman tentang titik masuk mana yang digunakan.

Mekanisme 1: Bot OtterPilot™ Melalui Integrasi Kalender

Sumber paling umum dari fenomena “tamu tak terundang” adalah OtterPilot™ (juga disebut sebagai Otter Notetaker atau Otter Assistant) yang bergabung melalui integrasi kalender. Ketika seorang pengguna membuat akun Otter.ai, mereka diminta untuk menghubungkan Kalender Google atau Outlook mereka.2 Dengan memberikan izin ini, pengguna memungkinkan Otter.ai untuk memindai acara kalender mereka untuk tautan konferensi video. Ketika menemukan tautan untuk rapat Zoom, Google Meet, atau Microsoft Teams, OtterPilot secara otomatis bergabung dengan rapat tersebut pada waktu yang dijadwalkan sebagai peserta yang berbeda, seringkali menampilkan nama “Otter.ai Notetaker” di daftar peserta.4

Fungsi “atur dan lupakan” ini adalah bagian inti dari nilai jual Otter.ai, dirancang untuk kenyamanan pengguna maksimal.2 Namun, pilihan desain inilah yang menciptakan konflik langsung dengan tata kelola perusahaan. Masuknya bot dipicu oleh tindakan pribadi individu pengguna—menghubungkan kalender mereka—tetapi kehadirannya memengaruhi seluruh rapat, termasuk semua peserta internal dan eksternal lainnya. Hal ini menciptakan ketegangan mendasar: fitur yang membuat alat ini mulus untuk satu orang menjadi sumber risiko dan gangguan utama bagi organisasi. Oleh karena itu, solusinya harus melibatkan tidak hanya kontrol teknis tetapi juga pendidikan pengguna yang jelas tentang implikasi integrasi semacam ini.

Mekanisme 2: Transkripsi dalam Browser dari Ekstensi Chrome

Titik masuk yang lebih halus dan menantang secara administratif adalah Ekstensi Chrome Otter.ai. Add-on browser ini merekam dan mentranskripsi audio langsung dari tab browser aktif pengguna.6 Yang penting, metode ini tidak mengirim bot terpisah ke dalam rapat. Pemasaran ekstensi sendiri menyoroti “Tidak ada bot di Teams atau Google Meet” sebagai fitur utama, karena beroperasi sepenuhnya di mesin lokal pengguna.6 Ini dapat menangkap dan mentranskripsi audio dari sumber apa pun di Chrome, termasuk rapat di semua platform utama, serta video YouTube, kuliah online, dan podcast.6

Pendekatan sisi klien ini mewakili celah keamanan yang signifikan untuk keamanan perusahaan. Sementara administrator mungkin memusatkan upaya mereka untuk memblokir bot OtterPilot yang terlihat dari bergabung sebagai peserta menggunakan kontrol sisi server seperti kebijakan aplikasi atau lobi rapat, ekstensi Chrome sepenuhnya melewati pertahanan ini. Ini beroperasi dalam sesi browser pengguna yang sudah terautentikasi, menangkap aliran audio setelah itu telah dikirimkan dengan aman ke komputer mereka. Ini berarti bahwa bahkan jika administrator berhasil memblokir bot OtterPilot di tingkat penyewa, seorang karyawan dengan ekstensi Chrome masih dapat mentranskripsikan rapat rahasia. Realitas ini menekankan poin penting untuk tata kelola IT modern: strategi keamanan yang komprehensif tidak dapat dibatasi pada aplikasi sisi server. Ini juga harus menangani ekosistem ekstensi browser sisi klien, yang sering jatuh ke bawah paradigma manajemen yang berbeda, seperti keamanan titik akhir atau manajemen kebijakan browser.

Mekanisme 3: Undangan Manual Melalui Tautan Rapat

Metode masuk yang paling sederhana adalah undangan manual dan ad-hoc. Dasbor web Otter.ai memiliki opsi bagi pengguna untuk menempelkan URL rapat langsung ke dalam bidang, sering diberi label “Tempel URL rapat untuk merekam” atau serupa.2 Setelah tautan untuk rapat Zoom, Google Meet, atau Teams dikirim, Otter.ai mengirim bot OtterPilotnya untuk bergabung dengan sesi itu segera.8

Tidak seperti integrasi kalender, yang dapat menjadi konsekuensi tidak disengaja dari pengaturan satu kali (“Aku lupa aku menyalakannya”), metode ini selalu merupakan tindakan yang disengaja dan sadar oleh pengguna. Perbedaan ini penting dari perspektif tata kelola. Masalah beralih dari salah konfigurasi teknis yang perlu diperbaiki ke potensi pelanggaran kebijakan yang perlu ditangani. Meskipun pemblokiran teknis masih merupakan bagian penting dari solusi, titik masuk ini menyoroti kebutuhan paralel untuk kebijakan organisasi yang jelas dan dikomunikasikan dengan baik yang menetapkan kapan dan bagaimana karyawan diizinkan untuk merekam atau mentranskripsikan rapat.

Mekanisme 4: Integrasi Platform Langsung (Zoom Marketplace)

Untuk platform tertentu, terutama Zoom, Otter.ai menawarkan integrasi aplikasi langsung melalui Zoom App Marketplace resmi.9 Ketika seorang pengguna menginstal dan mengizinkan aplikasi ini, mereka memberikan Otter.ai seperangkat izin khusus untuk berinteraksi dengan akun Zoom mereka. Izin ini dapat mencakup membaca informasi rapat, mengakses dan mentranskripsikan rekaman cloud, dan mengaktifkan fitur seperti Otter Live Notes selama rapat.9 Izin yang diminta secara eksplisit terdaftar di marketplace, seperti meeting:read, recording:read, dan user:read.9 Seringkali, memanfaatkan integrasi yang lebih dalam ini memerlukan langganan berbayar untuk kedua Otter.ai dan platform konferensi video.11

Eksistensi aplikasi marketplace resmi menciptakan titik kontrol terpusat yang kuat untuk administrator. Tidak seperti koneksi kalender yang terpisah atau ekstensi browser yang sulit dilacak, aplikasi marketplace dapat dikelola langsung di dalam konsol administratif platform. Administrator Zoom dapat menyetujui sebelumnya, menonaktifkan, atau memblokir integrasi Otter.ai untuk seluruh akun mereka atau untuk grup pengguna tertentu.12 Hal ini membuatnya menjadi titik masuk yang paling mudah dikelola, menunjukkan keuntungan keamanan intrinsik dari menggunakan ekosistem aplikasi resmi dan terkelola daripada mengizinkan metode integrasi ad-hoc yang digerakkan oleh pengguna.

Bagian 2: Alat Pengguna: Merebut Kembali Kontrol Akun Pribadi Anda

Untuk pengguna individu yang ingin mendapatkan kembali kontrol atas kapan dan bagaimana Otter.ai berpartisipasi dalam rapat mereka, serangkaian langkah sederhana di dalam akun Otter.ai dan layanan yang terhubung dapat memberikan solusi yang segera dan efektif. Tindakan ini mewakili garis pertahanan pertama.

Langkah 1: Saklar Utama - Menonaktifkan Auto-Join di Pengaturan Otter.ai

Tindakan paling efektif untuk menghentikan bot OtterPilot dari bergabung secara tiba-tiba ke rapat adalah mengubah perilaku defaultnya dari otomatis ke manual. Ini mengubah fungsi dari model “opt-out”, di mana Anda harus ingat untuk menonaktifkannya untuk rapat tertentu, ke model “opt-in”, di mana ia hanya akan bergabung ketika secara eksplisit diberitahu.

1. Masuk ke akun Anda di situs web Otter.ai.
2. Arahkan ke Pengaturan Akun dengan mengklik ikon profil Anda, lalu pilih tab Rapat.
3. Temukan pengaturan untuk AI Notetaker (atau OtterPilot).
4. Temukan menu drop-down untuk Pengaturan bergabung default. Ubah pilihan dari opsi otomatis apa pun (mis., “Semua acara dengan tautan konferensi video”) ke Rapat yang saya pilih secara manual.13

Pengaturan ini memastikan bot tidak akan lagi bergabung secara otomatis ke rapat yang ditemukan di kalender Anda yang disinkronkan, membuat Anda kembali memiliki kontrol penuh.

Langkah 2: Memutus Koneksi - Memutuskan Sambungan Kalender dan Mencabut Izin

Untuk solusi yang lebih permanen yang mencegah Otter.ai mengakses jadwal Anda sepenuhnya, Anda harus memutuskan sambungan kalender Anda dan mencabut izinnya.

1. Memutuskan Sambungan di Dalam Otter.ai: Saat berada di akun Otter.ai Anda, navigasikan ke bagian Aplikasi atau Integrasi di pengaturan Anda. Temukan Google Calendar atau Outlook Calendar yang terhubung dan pilih opsi Memutuskan Sambungan atau Hapus.4
2. Mencabut Akses di Akun Google Anda: Buka pengaturan Akun Google Anda dan navigasikan ke tab Keamanan. Temukan bagian Aplikasi pihak ketiga dengan akses akun. Temukan Otter.ai dalam daftar dan klik padanya, lalu pilih Hapus Akses.16
3. Mencabut Akses di Akun Microsoft Anda: Proses yang serupa berlaku untuk akun Microsoft. Masuk ke dasbor keamanan akun Microsoft Anda, temukan bagian izin aplikasi, dan cabut akses Otter.ai.

Pendekatan dua arah ini memastikan bahwa Otter.ai tidak dapat lagi membaca data kalender Anda, secara efektif membuatnya tidak melihat rapat mendatang Anda.

Langkah 3: Pembersihan Total - Menghapus Ekstensi dan Aplikasi

Untuk mencegah transkripsi sisi klien (Mekanisme 2) dan sepenuhnya menghapus perangkat lunak dari sistem Anda, Anda harus menghapus ekstensi browser dan aplikasi desktop apa pun.

1. Ekstensi Chrome/Edge: Buka pengaturan browser Anda dan navigasikan ke halaman Ekstensi. Temukan ekstensi “Otter.ai: Record & Transcribe Meetings” dan klik Hapus.15
2. PC Windows: Pergi ke Pengaturan > Aplikasi > Aplikasi Terinstal. Temukan Otter.ai dalam daftar, klik menu tiga titik, dan pilih Uninstall. Untuk penghapusan lengkap, disarankan juga untuk memeriksa folder AppData untuk file sisa apa pun. Buka File Explorer dan navigasikan ke C:\Users\\AppData\Local\ dan C:\Users\\AppData\Roaming\, hapus folder apa pun bernama “Otter” atau “Otter.ai”.15
3. macOS: Buka Finder dan pergi ke folder Aplikasi Anda. Seret aplikasi Otter.ai ke Tempat Sampah. Untuk menghapus file sisa, gunakan perintah “Go to Folder” Finder (Shift+Cmd+G) dan periksa lokasi seperti ~/Library/Application Support/ dan ~/Library/Preferences/ untuk file terkait Otter yang perlu dihapus.16

Langkah 4: Langkah Terakhir - Menghapus Akun Otter.ai Anda

Jika Anda tidak lagi berencana menggunakan layanan ini, langkah terakhir adalah menghapus akun Anda dan semua data yang terkait.

1. Masuk ke situs web Otter.ai.
2. Navigasikan ke Pengaturan Akun dan pilih tab Umum.
3. Klik opsi Hapus akun.15 Anda akan diminta untuk memasukkan kata sandi Anda untuk mengkonfirmasi penghapusan.

Catatan Penting: Anda tidak dapat menghapus akun Anda jika Anda memiliki langganan berbayar yang aktif. Anda harus pertama-tama membatalkan langganan dan menunggu hingga berakhir, atau menghubungi tim dukungan Otter untuk melepaskan sisa langganan Anda untuk penghapusan segera.15

Bagian 3: Kewenangan Host: Kontrol Sekarang, di Dalam Rapat

Ketika pengambil catatan AI yang tidak diinginkan muncul dalam rapat langsung, host atau penyelenggara memiliki langkah-langkah reaktif yang dapat dilakukan segera. Meskipun tindakan ini tidak menyelesaikan akar masalah, mereka sangat penting untuk mempertahankan kontrol dan keamanan pada saat itu.

Metode 1: “Anda Keluar” - Menghapus Bot Otter.ai di Tengah Rapat

Semua platform konferensi video utama memberikan kemampuan kepada host untuk menghapus peserta. Ini adalah penahan darurat untuk mengeluarkan bot yang sudah bergabung.

• Zoom: Sebagai host atau co-host, buka daftar Peserta. Temukan peserta bernama “Otter.ai” (atau serupa), arahkan kursor ke namanya, klik tombol Lebih Banyak, dan pilih Hapus dari menu.14
• Google Meet: Sebagai host, buka daftar Orang dengan mengklik ikon di sudut kanan bawah. Temukan peserta “Otter.ai”, klik menu tiga titik di sebelah namanya, dan pilih Hapus dari rapat.14
• Microsoft Teams: Sebagai penyelenggara rapat atau presenter, buka panel Peserta. Temukan peserta “Otter.ai”, klik menu tiga titik di sebelah namanya, dan pilih Hapus dari rapat.14

Menghapus bot menyelesaikan masalah segera tetapi tidak mencegahnya mencoba bergabung dengan rapat mendatang yang dijadwalkan oleh pengguna yang sama.

Metode 2: Penjaga - Menggunakan Lobi dan Ruang Tunggu Secara Proaktif

Strategi yang jauh lebih efektif daripada penghapusan reaktif adalah pengamanan proaktif. Dengan mengaktifkan “Ruang Tunggu” di Zoom atau “Lobi” di Google Meet dan Microsoft Teams, host memaksa setiap peserta—termasuk bot—untuk menunggu persetujuan manual sebelum mereka dapat memasuki rapat.

Perubahan sederhana dalam pengaturan rapat ini secara mendasar mengubah kondisi keamanan. Perilaku default banyak platform adalah mengizinkan peserta yang diundang untuk bergabung secara otomatis. Bot AI memanfaatkan ini dengan membuat diri mereka “diundang” melalui sinkronisasi kalender pengguna. Mengaktifkan lobi memperkenalkan titik pemeriksaan manual yang penting. Pemilik rapat menjadi penjaga, memeriksa identitas setiap orang di pintu. Ketika “Otter.ai Notetaker” muncul di lobi, pemilik rapat dapat dengan mudah menolak masuknya. Pendekatan proaktif ini adalah kontrol dalam rapat yang paling efektif yang dapat diterapkan oleh pemilik rapat untuk mencegah peserta tanpa izin dari segala jenis mendapatkan akses.12

Bagian 4: Panduan Administrator: Memaksakan Tata Kelola Seluruh Organisasi

Bagi administrator IT, mengontrol pencatat catatan AI adalah masalah memaksakan keamanan perusahaan, kepatuhan, dan kebijakan tata kelola data. Hal ini membutuhkan langkah di luar pengaturan pengguna individu dan menerapkan kontrol terpusat yang kuat di tingkat platform. Kompleksitas dan metodologi bervariasi secara signifikan antara Google Workspace, Zoom, dan Microsoft Teams.

Panduan Referensi Cepat untuk Kontrol Admin

Untuk administrator yang sibuk yang perlu dengan cepat mengidentifikasi alat yang benar untuk pekerjaan, tabel ini memberikan ringkasan strategis tingkat tinggi dari filosofi kontrol utama untuk setiap platform.

Platform	Metode Kontrol Utama	Lokasi Konsol Admin	Pertimbangan Utama
Google Workspace	Kontrol Akses Peserta	Admin Console > Apps > Google Workspace > Google Meet > Meet safety settings	Memblokir semua peserta eksternal yang tidak dipercaya, tidak hanya bot tertentu. Pendekatan yang luas tetapi efektif.
Zoom	Manajemen Aplikasi	Zoom App Marketplace > Manage > Admin App Management > Apps on Account	Sakelar “nyala/mati” langsung untuk integrasi aplikasi Otter.ai untuk seluruh akun Anda. Sederhana dan efektif.
Microsoft Teams	Kebijakan Izin Aplikasi & Manajemen Persetujuan	Teams Admin Center > Teams apps > Permission policies & Microsoft Entra admin center > Enterprise applications	Sangat rinci tetapi kompleks. Membutuhkan pendekatan multi-lapis di berbagai portal admin untuk kontrol penuh.

Bagian 4.1: Mengamankan Google Workspace

Pendekatan administratif Google terhadap masalah ini kurang tentang memblokir aplikasi tertentu dan lebih tentang mengontrol siapa yang diizinkan untuk bergabung dalam rapat sejak awal. Alat utama adalah pengaturan keamanan Meet di konsol Admin Google.

Instruksi Tindaklanjut:

1. Masuk ke konsol Admin Google dengan akun administrator.
2. Arahkan ke menu dan pergi ke Aplikasi > Google Workspace > Google Meet.
3. Klik Pengaturan keamanan Meet.
4. Di sini Anda dapat mengonfigurasi pengaturan Akses. Untuk mencegah bot eksternal bergabung, Anda dapat membatasi akses rapat hanya untuk pengguna dalam organisasi Anda atau pengguna dari domain yang secara eksplisit diizinkan.19

Metode ini adalah alat yang kasar tetapi efektif. Ini akan andal mencegah bot OtterPilot bergabung sebagai entitas eksternal. Namun, ini juga akan memblokir tamu manusia eksternal yang sah kecuali domain mereka ditambahkan ke daftar tepercaya, yang mewakili trade-off antara keamanan maksimal dan kolaborasi terbuka.

Bagian 4.2: Mengamankan Zoom

Pasar Aplikasi Terpusat Zoom menyediakan titik kontrol administratif yang sederhana dan langsung untuk mengelola integrasi pihak ketiga seperti Otter.ai.

Instruksi Tindaklanjut:

1. Masuk ke Zoom App Marketplace (marketplace.zoom.us) dengan kredensial administrator.
2. Di sudut kanan atas, klik Kelola, lalu arahkan ke Manajemen Aplikasi Admin > Aplikasi di Akun.
3. Daftar semua aplikasi pihak ketiga yang diinstal oleh pengguna di akun Anda akan muncul. Cari “Otter.ai”.
4. Klik aplikasi untuk membuka halaman manajemennya. Dari sini, Anda dapat memilih untuk Menonaktifkan aplikasi, yang mencegah pengguna internal menggunakan it, atau Menghapusnya sepenuhnya dari akun Anda.12

Tindakan ini secara efektif memutus titik integrasi resmi (Mekanisme 4) untuk semua pengguna di organisasi Anda. Namun, masih penting untuk mendorong pemilik rapat untuk menggunakan fitur Ruang Tunggu, karena ini adalah pertahanan utama terhadap peserta eksternal yang mencoba membawa bot dari akun mereka sendiri.12

Bagian 4.3: Penelitian Mendalam tentang Tata Kelola Microsoft Teams

Mengontrol aplikasi pihak ketiga di ekosistem Microsoft 365 adalah skenario yang paling kompleks dan sumber frustasi administrator yang signifikan. Tata kelola yang efektif membutuhkan strategi berlapis yang mencakup baik Pusat Admin Microsoft Teams dan pusat admin Microsoft Entra (sebelumnya Azure Active Directory).

Metode 1 (The Hammer): Memblokir Aplikasi Otter.ai di Seluruh Penyewa

Pendekatan yang paling langsung adalah memblokir aplikasi Otter.ai untuk semua pengguna di seluruh organisasi.

Instruksi Tindaklanjut:

1. Arahkan ke Microsoft Teams Admin Center.
2. Pergi ke Teams apps > Manage apps.
3. Gunakan bilah pencarian untuk menemukan “Otter.ai”.
4. Pilih aplikasi dari daftar dan klik tombol Block di bilah atas. Konfirmasikan tindakan.15

Tindakan ini mencegah pengguna menemukan, menambahkan, atau menggunakan aplikasi Otter.ai dari dalam antarmuka Teams.

Metode 2 (The Scalpel): Menggunakan Kebijakan Izin Aplikasi untuk Kontrol Granular

Untuk organisasi yang lebih besar dengan kebutuhan yang beragam, pendekatan yang lebih halus sering diperlukan. Kebijakan izin aplikasi memungkinkan administrator untuk mengontrol pengguna mana yang dapat mengakses aplikasi tertentu.

Instruksi Tindaklanjut:

1. Di Teams Admin Center, arahkan ke Teams apps > Permission policies.
2. Anda dapat mengedit kebijakan Global (Org-wide default) atau memilih Add untuk membuat kebijakan khusus baru.
3. Di dalam pengaturan kebijakan, di bawah menu drop-down Third-party apps, pilih opsi Block specific apps and allow all others.
4. Klik tombol Block apps. Cari dan tambahkan “Otter.ai” ke daftar blokir untuk kebijakan ini.21
5. Jika Anda membuat kebijakan khusus baru, Anda harus menetapkannya ke pengguna atau grup tertentu yang seharusnya dicegah menggunakan aplikasi.

Metode ini memberikan kontrol granular, memungkinkan organisasi untuk mengizinkan Otter.ai untuk tim pemasaran sambil memblokirnya untuk departemen sensitif seperti hukum, HR, atau R&D.

Metode 3 (The Gatekeeper): Mengelola Persetujuan dan Izin di Microsoft Entra ID

Sumber kebingungan yang umum bagi administrator adalah ketika bot terus bergabung dengan rapat bahkan setelah diblokir di Teams Admin Center. Hal ini sering terjadi karena izin dasar untuk aplikasi diberikan pada tingkat identitas di Microsoft Entra ID. Mengelola aplikasi di sini sangat penting untuk memutus aksesnya ke data pengguna, seperti kalender.

Instruksi Tindaklanjut:

1. Arahkan ke Microsoft Entra admin center (entra.microsoft.com).
2. Pergi ke Applications > Enterprise applications.
3. Cari dan pilih aplikasi “Otter.ai”.
4. Di Properties aplikasi, Anda dapat mengubah Enabled for users to sign-in? menjadi No. Ini akan memblokir semua pengguna di penyewa Anda dari masuk ke Otter.ai dengan kredensial perusahaan mereka.22
5. Sebagai alternatif, Anda dapat mengatur Assignment required? menjadi Yes dan kemudian hanya menetapkan pengguna tertentu yang disetujui, secara efektif memblokir semua orang lain.22
6. Arahkan ke tab Permissions. Administrator Global dapat meninjau dan Mencabut persetujuan admin untuk seluruh organisasi yang diberikan sebelumnya untuk aplikasi, memutus akses terotorisasi ke data organisasi.23

Persyaratan manajemen dua arah ini—memblokir UI aplikasi di Teams Admin Center dan mengontrol izin akses data di Entra ID—adalah wawasan penting untuk menyelesaikan masalah secara menyeluruh di platform Microsoft. Kegagalan untuk menangani keduanya dapat meninggalkan celah keamanan yang signifikan.

Metode 4 (The Fortress): Memperkuat Keamanan dengan Kebijakan Akses Eksternal

Sebagai lapisan pertahanan terakhir, administrator dapat memperlakukan bot bukan sebagai “aplikasi” yang perlu dikelola, tetapi sebagai “entitas eksternal” yang perlu diblokir di tingkat jaringan.

Instruksi Tindaklanjut:

1. Di Teams Admin Center, arahkan ke Users > External access.
2. Di bawah tab Organization settings, Anda dapat mengkonfigurasi daftar blokir untuk domain eksternal tertentu.24 Jika bot OtterPilot ditemukan bergabung dari domain yang konsisten (misalnya, bot.otter.ai), domain itu dapat ditambahkan ke daftar blokir.
3. Platform juga memungkinkan administrator untuk memblokir pengguna eksternal tertentu dengan alamat email lengkap mereka atau pengidentifikasi sumber pesan (MRI).24

Pertahanan tingkat jaringan ini adalah cadangan yang kuat yang dapat efektif bahkan jika kontrol tingkat aplikasi salah dikonfigurasi atau dilewati. Ini sejalan dengan strategi yang lebih luas Microsoft untuk memberikan kontrol yang semakin granular atas kolaborasi eksternal untuk memenuhi tuntutan keamanan perusahaan.27

Kesimpulan

Mengontrol masuknya AI notetaker yang tidak diinginkan ke dalam rapat virtual bukanlah tindakan tunggal tetapi pertahanan strategis yang multi-lapis. Pendekatan harus disesuaikan dengan platform tertentu dan tingkat kontrol yang diperlukan, dimulai dari pengguna individu, memberdayakan pemilik rapat, dan berujung pada kebijakan administratif yang kuat dan meliputi seluruh organisasi.

Analisis mengungkapkan beberapa temuan krusial. Yang pertama adalah perbedaan krusial antara bot OtterPilot sisi server, yang bergabung sebagai peserta yang terlihat dan dapat diblokir oleh administrator, dan ekstensi Chrome sisi klien, yang beroperasi secara tidak terlihat pada mesin pengguna dan menyajikan celah tata kelola data yang signifikan. Yang kedua adalah pentingnya memahami filosofi tata kelola unik setiap platform: filosofi Zoom adalah app-centric dan sederhana, Google adalah participant-centric dan luas, sedangkan Microsoft adalah policy-centric, sangat granular, dan memerlukan strategi terkoordinasi di seluruh pusat admin Teams dan Microsoft Entra.

Pada akhirnya, meskipun penyebaran alat AI yang kuat memperkenalkan tantangan baru bagi keamanan dan privasi, kontrol ada untuk memastikan bahwa individu dan organisasi tetap tegas dalam mengendalikan ruang kerja digital mereka. Dengan menerapkan langkah-langkah yang sesuai—dari perubahan pengaturan sederhana di akun pribadi hingga kebijakan izin aplikasi yang komprehensif untuk seluruh perusahaan—mungkin untuk memanfaatkan manfaat alat produktivitas AI sambil mengurangi risikonya, memastikan bahwa setiap peserta dalam setiap rapat adalah tamu yang diundang dan diterima.

Daftar pustaka

1. Privasi & Keamanan | Otter.ai, diakses 16 September 2025, https://otter.ai/privacy-security
2. Panduan Pengaturan Otter.ai 2025: Integrasi Zoom, Google Meet & Teams - ScreenApp, diakses 16 September 2025, https://screenapp.io/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom-google-meet-and-teams
3. Kalender: Integrasikan dengan Alat Favorit Anda! - Otter.ai, diakses 16 September 2025, https://otter.ai/integrations/calendar
4. Menambahkan Otter Notetaker ke rapat Anda secara otomatis – Pusat Bantuan, diakses 16 September 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/13674910923671-Automatically-add-Otter-Notetaker-to-your-meetings
5. Aplikasi & Integrasi | Otter.ai, diakses 16 September 2025, https://otter.ai/apps
6. Otter.ai: Rekam & Transkripsi Rapat - Google Meet & Audio Web - Chrome Web Store, diakses 16 September 2025, https://chromewebstore.google.com/detail/otterai-record-transcribe/bnmojkbbkkonlmlfgejehefjldooiedp
7. Ekstensi Chrome Otter merekam, mentranskripsi, dan berbagi catatan rapat, diakses 16 September 2025, https://otter.ai/googlemeet
8. otter.ai, diakses 16 September 2025, https://otter.ai/blog/how-to-record-a-microsoft-teams-meeting#:~:text=Integrate%20Otter%20with%20Microsoft%20Teams&text=You%20can%20add%20Otter%20to,%E2%80%9CApps%E2%80%9D%20on%20the%20left.
9. Otter.ai - Ringkasan Rapat, Chat AI - Pasar Aplikasi Zoom, diakses 16 September 2025, https://marketplace.zoom.us/apps/MmQJIMXUTYiCdPX5anvKVw
10. Transkripsi Zoom: Cara Mentranskripsi Rapat dengan Mudah dan Secara Otomatis | Otter.ai, diakses 16 September 2025, https://otter.ai/blog/zoom-transcription
11. Cara Menggunakan Otter.ai di Rapat Zoom - Notta, diakses 16 September 2025, https://www.notta.ai/en/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom
12. Bagaimana cara menonaktifkan AI Notetaker (otter.ai, read.ai,… - Komunitas Zoom, diakses 16 September 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848
13. Menghentikan Otter Notetaker dari bergabung secara otomatis ke rapat Anda – Pusat Bantuan, diakses 16 September 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/12906714508823-Stop-Otter-Notetaker-from-automatically-joining-your-meetings
14. Menghapus Otter Notetaker dari Zoom, Google Meet, atau Microsoft …, diakses 16 September 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/14288936562199-Remove-Otter-Notetaker-from-your-Zoom-Google-Meet-or-Microsoft-Teams-meeting
15. Artikel - Menghapus dan Menghilangkan Otter.ai - Universitas Negeri Minnesota, Mankato, diakses 16 September 2025, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1340
16. Cara Menghapus Otter.ai (dan Memilih Opsi yang Lebih Baik dan Lebih Aman) - Catatan Rapat, diakses 16 September 2025, https://meetingnotes.com/blog/how-to-remove-otter-ai
17. Memblokir AI Notetaker di Rapat Microsoft Teams - TeamDynamix, diakses 16 September 2025, https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/ArticleDet?ID=155826
18. community.zoom.com, diakses 16 September 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848#:~:text=Click%20Otter.ai%20then%20click,importance%20of%20enabling%20Waiting%20Room).
19. Cara membatasi pengguna dari bergabung ke rapat Google Meet di luar Organisasi Anda - Iorad, diakses 16 September 2025, https://www.iorad.com/player/2093303/Google-Admin---How-to-restrict-users-from-joining-Google-meet-meetings-outside-your-Organization
20. Kelola pengaturan Meet (untuk admin) - Bantuan Admin Google Workspace, diakses 16 September 2025, https://support.google.com/a/answer/7304109?hl=en
21. Kelola kebijakan izin aplikasi di Microsoft Teams - Microsoft Learn, diakses 16 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
22. Saya ingin memblokir Otter.ai agar tidak dapat mengakses dan tidak dapat diakses dari akun Pengguna penyewa saya - Microsoft Learn, diakses 16 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2336974/i-want-to-block-otter-ai-not-to-access-and-not-be
23. Memberikan dan mengelola izin untuk izin aplikasi Teams - Microsoft …, diakses 16 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-consent-app-permissions
24. Admin IT - Kelola rapat dan obrolan eksternal dengan orang dan …, diakses 16 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/trusted-organizations-external-meetings-chat
25. Memblokir domain di Microsoft Teams menggunakan Daftar Izinkan/Blokir Penyewa - Microsoft Defender for Office 365, diakses 16 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/tenant-allow-block-list-teams-domains-configure
26. Memblokir Pengguna Eksternal di Microsoft Teams - Blog Topedia, diakses 16 September 2025, https://blog-en.topedia.com/2025/02/block-an-external-user-in-microsoft-teams/
27. Microsoft Teams Menambahkan Kontrol Akses Eksternal Granular untuk Pengguna dan Grup - Reddit, diakses 16 September 2025, https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1nck3nm/microsoft_teams_adds_granular_external_access/