El Invitado No Consultado: Tu Guía Definitiva para Impedir que Otter.ai Se Una a Tus Reuniones

Introducción

Los asistentes de reuniones de IA como Otter.ai se han convertido en herramientas poderosas en el entorno laboral moderno, prometiendo liberar a los profesionales de la carga de tomar notas y crear un archivo buscable de cada conversación. Sin embargo, a pesar de su utilidad, pueden generar una frustración significativa y común: el “invitado no consultado”. Se trata del bot de IA que aparece en una sala de reuniones virtual, a menudo sin el consentimiento explícito y en tiempo real de todos los participantes, causando confusión y planteando inmediatamente preguntas sobre privacidad y control.

Este problema va más allá de una simple molestia y presenta un desafío polifacético. Para el usuario individual, puede tratarse de que su propia herramienta actúe de manera inesperada, creando situaciones incómodas y planteando preocupaciones sobre la privacidad personal. Para el anfitrión de la reunión, la aparición repentina de un bot de transcripción puede interrumpir el flujo de la conversación, requerir que gestione un participante no deseado y potencialmente violar acuerdos de confidencialidad, especialmente cuando se discuten temas sensibles con clientes o socios externos.

Para el administrador de TI, sin embargo, el problema se magnifica en una amenaza significativa para la seguridad, el cumplimiento normativo y la gobernanza de datos. Las herramientas de IA no administradas pueden llevar a la grabación no autorizada de reuniones sensibles que involucren a RH, legal o investigación propietaria. Esto crea un ecosistema de “IT sombra” donde los datos corporativos se procesan y almacenan en plataformas de terceros fuera del control de la organización, lo que podría violar regulaciones de protección de datos como el GDPR o el HIPAA.1

Esta guía sirve como la solución definitiva y de múltiples capas a este desafío. Primero diagnosticará cómo Otter.ai obtiene acceso a las reuniones y luego proporcionará un manual completo con instrucciones prácticas y paso a paso. Este manual está diseñado para todos los niveles de control: el usuario individual, el anfitrión de la reunión y el administrador del sistema, con estrategias de gobernanza detalladas para Google Meet, Zoom y un enfoque especial y profundo en las complejidades administrativas de Microsoft Teams.

Parte 1: El Diagnóstico: Comprendiendo los Puntos de Entrada de Otter.ai

Para evitar eficazmente que llegue un invitado no deseado, primero se debe entender cómo entra. Otter.ai emplea varios mecanismos distintos para integrarse y unirse a las reuniones. Elegir la medida preventiva adecuada depende completamente de comprender qué punto de entrada se está usando.

Mecanismo 1: El Bot OtterPilot™ a través de la Integración de Calendario

La fuente más común del fenómeno del “invitado no consultado” es el OtterPilot™ (también referido como Otter Notetaker o Otter Assistant) que se une a través de la integración de calendario. Cuando un usuario crea una cuenta de Otter.ai, se le solicita que conecte su calendario de Google o Outlook.2 Al otorgar este permiso, el usuario permite que Otter.ai escanee los eventos de su calendario en busca de enlaces de videoconferencias. Cuando encuentra un enlace para una reunión de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams, el OtterPilot se une automáticamente a esa reunión en el horario programado como un participante distinto, a menudo mostrando el nombre “Otter.ai Notetaker” en la lista de participantes.4

Esta funcionalidad de “configúralo y olvídalo” es una parte fundamental de la propuesta de valor de Otter.ai, diseñada para maximizar la comodidad del usuario.2 Sin embargo, esta misma elección de diseño crea un conflicto directo con la gobernanza corporativa. La entrada del bot se desencadena por una acción privada de un usuario individual: conectar su calendario, pero su presencia afecta a toda la reunión, incluidos todos los demás asistentes internos y externos. Esto crea una tensión fundamental: la característica que hace que la herramienta sea fluida para una persona se convierte en una fuente principal de riesgo y disrupción para la organización. Por lo tanto, la solución debe involucrar no solo controles técnicos, sino también una educación clara de los usuarios sobre las implicaciones de tales integraciones.

Mecanismo 2: La Transcripción en el Navegador de la Extensión de Chrome

Un punto de entrada más sutil y administrativamente desafiante es la Extensión de Chrome de Otter.ai. Este complemento del navegador graba y transcribe audio directamente desde la pestaña activa del usuario en el navegador.6 Es crucial señalar que este método no envía un bot separado a la reunión. El propio marketing de la extensión destaca “No hay bot en Teams o Google Meet” como una característica clave, ya que opera completamente en la máquina local del usuario.6 Puede capturar y transcribir audio de cualquier fuente dentro de Chrome, incluidas reuniones en todas las plataformas principales, así como videos de YouTube, clases en línea y podcasts.6

Este enfoque del lado del cliente representa una brecha significativa para la seguridad corporativa. Aunque los administradores puedan centrar sus esfuerzos en bloquear el OtterPilot bot visible para que no se una como participante usando controles del lado del servidor como políticas de aplicaciones o vestíbulos de reuniones, la extensión de Chrome bypassa completamente estas defensas. Opera dentro de la sesión de navegador ya autenticada del usuario, capturando el flujo de audio después de que se haya entregado de forma segura a su computadora. Esto significa que incluso si un administrador bloquea con éxito el bot OtterPilot en el nivel de inquilino, un empleado con la extensión de Chrome todavía puede transcribir una reunión confidencial. Esta realidad subraya un punto crítico para la gobernanza de TI moderna: una estrategia de seguridad integral no puede limitarse a las aplicaciones del lado del servidor. También debe abordar el ecosistema de extensiones de navegador del lado del cliente, que a menudo caen bajo un paradigma de gestión diferente, como la seguridad de puntos finales o la gestión de políticas de navegador.

Mecanismo 3: Invitación manual a través de un enlace de reunión

El método de entrada más directo es una invitación manual y ad-hoc. El tablero web de Otter.ai tiene una opción para que los usuarios peguen un URL de reunión directamente en un campo, a menudo etiquetado “Pegar URL de reunión para grabar” o similar.2 Una vez que se envía un enlace para una reunión de Zoom, Google Meet o Teams, Otter.ai envía su bot OtterPilot para unirse a esa sesión de inmediato.8

A diferencia de la integración de calendario, que puede ser una consecuencia no intencional de una configuración única (“Olvidé que lo encendí”), este método es siempre un acto deliberado y consciente por el usuario. Esta distinción es importante desde una perspectiva de gobernanza. El problema se desplaza de una mala configuración técnica que necesita corrección a una posible violación de políticas que necesita ser abordada. Aunque el bloqueo técnico sigue siendo una parte vital de la solución, este punto de entrada resalta la necesidad paralela de políticas organizacionales claras y bien comunicadas que definen cuándo y cómo se permite a los empleados grabar o transcribir reuniones.

Mecanismo 4: Integraciones directas de plataforma (Zoom Marketplace)

Para ciertas plataformas, sobre todo Zoom, Otter.ai ofrece una integración directa de aplicaciones a través del Zoom App Marketplace oficial.9 Cuando un usuario instala y autoriza esta aplicación, otorga a Otter.ai un conjunto específico de permisos para interactuar con su cuenta de Zoom. Estos permisos pueden incluir leer información de reuniones, acceder y transcribir grabaciones en la nube, y habilitar funciones como Otter Live Notes durante una reunión.9 Los permisos solicitados se enumeran explícitamente en el marketplace, como meeting:read, recording:read y user:read.9 A menudo, aprovechar estas integraciones más profundas requiere una suscripción de pago tanto a Otter.ai como a la plataforma de videoconferencias.11

La existencia de una aplicación oficial de marketplace crea un punto de control poderoso y centralizado para los administradores. A diferencia de conexiones de calendario dispersas o extensiones de navegador difíciles de rastrear, una aplicación de marketplace puede ser gestionada directamente dentro de la consola administrativa de la plataforma. Un administrador de Zoom puede preaprobar, deshabilitar o bloquear la integración de Otter.ai para toda su cuenta o para grupos de usuarios específicos.12 Esto lo convierte en el punto de entrada más fácil de gobernar, demostrando las ventajas de seguridad inherentes de utilizar ecosistemas de aplicaciones oficiales y gestionados frente a permitir métodos de integración ad-hoc y impulsados por el usuario.

Parte 2: La caja de herramientas del usuario: Recuperar el control de su cuenta personal

Para usuarios individuales que desean recuperar el control sobre cuándo y cómo Otter.ai participa en sus reuniones, una serie de pasos sencillos dentro de la cuenta de Otter.ai y los servicios conectados pueden proporcionar una solución inmediata y efectiva. Estas acciones representan la primera línea de defensa.

Paso 1: El interruptor principal - Desactivar la unión automática en la configuración de Otter.ai

La acción más efectiva única para evitar que el bot OtterPilot se una inesperadamente a las reuniones es cambiar su comportamiento predeterminado de automático a manual. Esto cambia la función de un modelo de “opt-out” (donde debes recordar desactivarlo para reuniones específicas) a un modelo de “opt-in” (donde solo se unirá cuando se le diga explícitamente).

1. Inicie sesión en su cuenta en el sitio web de Otter.ai.
2. Navegue a Configuración de la cuenta haciendo clic en su icono de perfil, luego seleccione la pestaña Reuniones.
3. Localice la configuración del AI Notetaker (o OtterPilot).
4. Encuentre el menú desplegable para Configuraciones de unión predeterminadas. Cambie la selección de cualquier opción automática (por ejemplo, “Todos los eventos con enlaces de videoconferencia”) a Reuniones que selecciono manualmente.13

Esta configuración garantiza que el bot ya no se una automáticamente a las reuniones encontradas en su calendario sincronizado, volviéndole a poner el control total.

Paso 2: Cortar la conexión - Desconectar calendarios y revocar permisos

Para una solución más permanente que impida que Otter.ai acceda a su calendario por completo, debe desconectar su calendario y revocar sus permisos.

1. Desconectar dentro de Otter.ai: Mientras está en su cuenta de Otter.ai, vaya a la sección de Apps o Integración en sus ajustes. Encuentre su Google Calendar o Outlook Calendar conectado y seleccione la opción de Desconectar o Eliminar.4
2. Revocar el acceso en su cuenta de Google: Abra la configuración de su cuenta de Google y vaya a la pestaña de Seguridad. Encuentre la sección de Aplicaciones de terceros con acceso a la cuenta. Localice Otter.ai en la lista y haga clic en ella, luego seleccione Eliminar acceso.16
3. Revocar el acceso en su cuenta de Microsoft: Un proceso similar se aplica a las cuentas de Microsoft. Inicie sesión en el panel de seguridad de su cuenta de Microsoft, busque la sección de permisos de aplicaciones y revoque el acceso de Otter.ai.

Este enfoque doble garantiza que Otter.ai ya no pueda leer sus datos de calendario, lo que lo deja efectivamente ciego a sus reuniones próximas.

Paso 3: La limpieza total - Desinstalar extensiones y aplicaciones

Para prevenir la transcripción del lado del cliente (Mecanismo 2) y eliminar por completo el software de su sistema, debe desinstalar la extensión del navegador y cualquier aplicación de escritorio.

1. Extensión de Chrome/Edge: Abra la configuración de su navegador y vaya a la página de Extensiones. Encuentre la extensión “Otter.ai: Record & Transcribe Meetings” y haga clic en Eliminar.15
2. PC con Windows: Vaya a Configuración > Aplicaciones > Aplicaciones instaladas. Encuentre Otter.ai en la lista, haga clic en el menú de tres puntos y seleccione Desinstalar. Para una eliminación completa, se recomienda también verificar las carpetas AppData en busca de archivos residuales. Abra el Explorador de archivos y vaya a C:\Users<Su nombre de usuario>\AppData\Local\ y C:\Users<Su nombre de usuario>\AppData\Roaming, eliminando cualquier carpeta llamada “Otter” o “Otter.ai”.15
3. macOS: Abra el Finder y vaya a su carpeta Aplicaciones. Arrastre la aplicación Otter.ai a la Papelera. Para eliminar archivos residuales, use el comando “Ir a carpeta” del Finder (Mayús+Cmd+G) y verifique ubicaciones como ~/Library/Application Support/ y ~/Library/Preferences/ en busca de cualquier archivo relacionado con Otter para eliminar.16

Paso 4: El paso final - Eliminar su cuenta de Otter.ai

Si ya no planea usar el servicio, el paso final es eliminar su cuenta y todos los datos asociados.

1. Inicie sesión en el sitio web de Otter.ai.
2. Vaya a Configuración de la cuenta y seleccione la pestaña General.
3. Haga clic en la opción Eliminar cuenta.15 Se le pedirá que ingrese su contraseña para confirmar la eliminación.

Nota importante: No puede eliminar su cuenta si tiene una suscripción pagada activa. Primero debe cancelar la suscripción y esperar a que expire, o contactar al equipo de soporte de Otter para renunciar al resto de su suscripción y eliminar la cuenta de inmediato.15

Parte 3: El privilegio del anfitrión: Controles en tiempo real durante la reunión

Cuando un tomador de notas de IA no deseado aparece en una reunión en vivo, el anfitrión o organizador tiene medidas reactivas inmediatas a su disposición. Si bien estas acciones no resuelven la causa raíz, son cruciales para mantener el control y la seguridad en el momento.

Método 1: “¡Fuera!” - Eliminando el bot de Otter.ai durante la reunión

Todas las principales plataformas de videoconferencias brindan a los anfitriones la capacidad de eliminar participantes. Esta es la solución de emergencia para expulsar un bot que ya se ha unido.

• Zoom: Como anfitrión o coanfitrión, abra la lista de Participantes. Encuentre al participante llamado “Otter.ai” (o similar), coloque el cursor sobre su nombre, haga clic en el botón Más y seleccione Eliminar del menú.14
• Google Meet: Como anfitrión, abra la lista de Personas haciendo clic en el icono en la esquina inferior derecha. Localice al participante “Otter.ai”, haga clic en el menú de tres puntos junto a su nombre y seleccione Eliminar de la reunión.14
• Microsoft Teams: Como organizador de la reunión o presentador, abra el panel de Participantes. Encuentre al participante “Otter.ai”, haga clic en el menú de tres puntos junto a su nombre y seleccione Eliminar de la reunión.14

Eliminar el bot resuelve el problema inmediato pero no impide que intente unirse a reuniones futuras programadas por el mismo usuario.

Método 2: El portero - Usar vestíbulos y salas de espera de forma proactiva

Una estrategia mucho más efectiva que la eliminación reactiva es el control proactivo de acceso. Al habilitar la “Sala de espera” en Zoom o el “Vestíbulo” en Google Meet y Microsoft Teams, el anfitrión obliga a todos los participantes, incluidos los bots, a esperar una aprobación manual antes de poder ingresar a la reunión.

Este simple cambio en la configuración de las reuniones altera fundamentalmente la postura de seguridad. El comportamiento predeterminado de muchas plataformas es permitir que los participantes invitados se unan automáticamente. Los bots de IA explotan esto al hacerse “invitar” a través de la sincronización del calendario de un usuario. Habilitar un vestíbulo introduce un punto de control manual crucial. El anfitrión se convierte en un portero, revisando la identificación de todos en la puerta. Cuando “Otter.ai Notetaker” aparece en el vestíbulo, el anfitrión puede simplemente negarle la entrada. Este enfoque proactivo es el control más efectivo durante la reunión que un anfitrión puede implementar para evitar que participantes no autorizados de cualquier tipo obtengan acceso.12

Parte 4: El manual del administrador: Hacer cumplir la gobernanza a nivel organizacional

Para los administradores de TI, controlar los tomadores de notas de IA es una cuestión de hacer cumplir las políticas de seguridad corporativa, cumplimiento normativo y gobernanza de datos. Esto requiere ir más allá de la configuración de usuarios individuales e implementar controles centralizados y sólidos a nivel de plataforma. La complejidad y la metodología varían significativamente entre Google Workspace, Zoom y Microsoft Teams.

Guía de referencia rápida para los controles de administración

Para los administradores ocupados que necesitan identificar rápidamente la herramienta correcta para el trabajo, esta tabla proporciona una visión estratégica de alto nivel de las filosofías de control primarias para cada plataforma.

Plataforma	Método de control principal	Ubicación de la consola de administración	Consideración clave
Google Workspace	Control de acceso de participantes	Consola de administración > Apps > Google Workspace > Google Meet > Configuraciones de seguridad de Meet	Bloquea a todos los participantes externos no confiables, no solo a un bot específico. Un enfoque amplio pero efectivo.
Zoom	Administración de aplicaciones	Zoom App Marketplace > Manage > Admin App Management > Apps on Account	Un interruptor directo “encender/apagar” para la integración de la aplicación Otter.ai para toda su cuenta. Sencillo y efectivo.
Microsoft Teams	Políticas de permisos de aplicaciones y gestión de consentimiento	Centro de administración de Teams > Aplicaciones de Teams > Políticas de permisos y centro de administración de Microsoft Entra > Aplicaciones empresariales	Altamente granular pero complejo. Requiere un enfoque multinivel en diferentes portales de administración para un control total.

Subsección 4.1: Protegiendo Google Workspace

El enfoque administrativo de Google para este problema se centra menos en bloquear una aplicación específica y más en controlar quién tiene permiso para unirse a las reuniones en primer lugar. La herramienta principal son las configuraciones de seguridad de Meet en la consola de administración de Google.

Instrucciones accionables:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Google con una cuenta de administrador.
2. Navegue al menú e vaya a Apps > Google Workspace > Google Meet.
3. Haga clic en Configuraciones de seguridad de Meet.
4. Aquí puede configurar las opciones de Acceso. Para evitar que los bots externos se unan, puede restringir el acceso a las reuniones solo a los usuarios de su organización o a los usuarios de dominios explícitamente permitidos.19

Este método es un instrumento contundente pero efectivo. Impedirá de manera confiable que el bot OtterPilot se una como entidad externa. Sin embargo, también bloqueará a invitados humanos externos legítimos a menos que sus dominios se agreguen a una lista de confianza, lo que representa un compromiso entre la máxima seguridad y la colaboración abierta.

Subsección 4.2: Protegiendo Zoom

El Marketplace de aplicaciones centralizado de Zoom proporciona un punto de control administrativo simple y directo para gestionar integraciones de terceros como Otter.ai.

Instrucciones accionables:

1. Inicie sesión en el Zoom App Marketplace (marketplace.zoom.us) con credenciales de administrador.
2. En la esquina superior derecha, haga clic en Manage, luego navegue a Admin App Management > Apps on Account.
3. Aparecerá una lista de todas las aplicaciones de terceros instaladas por los usuarios en su cuenta. Busque “Otter.ai”.
4. Haga clic en la aplicación para abrir su página de administración. Desde aquí, puede elegir Desactivar la aplicación, lo que evita que los usuarios internos la utilicen, o Eliminarla de su cuenta por completo.12

Esta acción corta efectivamente el punto de integración oficial (Mecanismo 4) para todos los usuarios de su organización. Sin embargo, sigue siendo fundamental animar a los anfitriones a utilizar la función de Sala de espera, ya que esta es la defensa principal contra un participante externo que intenta traer un bot desde su propia cuenta.12

Subsección 4.3: Análisis profundo de la gobernanza de Microsoft Teams

Controlar las aplicaciones de terceros en el ecosistema de Microsoft 365 es el escenario más complejo y la fuente de frustración significativa para los administradores. Una gobernanza efectiva requiere una estrategia en capas que abarque tanto el Centro de administración de Microsoft Teams como el centro de administración de Microsoft Entra (anteriormente Azure Active Directory).

Método 1 (El martillo): Bloqueo de la aplicación Otter.ai en todo el inquilino

El enfoque más directo es bloquear la aplicación Otter.ai para todos los usuarios de toda la organización.

Instrucciones accionables:

1. Navegue al Centro de administración de Microsoft Teams.
2. Vaya a Aplicaciones de Teams > Administrar aplicaciones.
3. Use la barra de búsqueda para encontrar “Otter.ai”.
4. Seleccione la aplicación de la lista y haga clic en el botón Bloquear en la barra superior. Confirme la acción.15

Esta acción impide que los usuarios encuentren, agreguen o utilicen la aplicación Otter.ai desde la interfaz de Teams.

Método 2 (El bisturí): Uso de políticas de permisos de aplicaciones para un control granular

Para organizaciones más grandes con necesidades diversas, a menudo se requiere un enfoque más matizado. Las políticas de permisos de aplicaciones permiten a los administradores controlar qué usuarios pueden acceder a aplicaciones específicas.

Instrucciones prácticas:

1. En el Centro de administración de Teams, navegue a Aplicaciones de Teams > Políticas de permisos.
2. Puede editar la política Global (predeterminada en toda la organización) o seleccionar Agregar para crear una nueva política personalizada.
3. Dentro de la configuración de la política, en el menú desplegable Aplicaciones de terceros, seleccione la opción Bloquear aplicaciones específicas y permitir todas las demás.
4. Haga clic en el botón Bloquear aplicaciones. Busque y agregue “Otter.ai” a la lista de bloqueo de esta política.21
5. Si creó una nueva política personalizada, debe asignársela a los usuarios o grupos específicos a los que se debe impedir el uso de la aplicación.

Este método brinda un control granular, lo que permite a una organización permitir Otter.ai para un equipo de marketing mientras la bloquea para departamentos sensibles como legal, RH o I+D.

Método 3 (El portero): Administración de consentimientos y permisos en Microsoft Entra ID

Una fuente común de confusión para los administradores es cuando un bot continúa uniéndose a reuniones incluso después de haber sido bloqueado en el Centro de administración de Teams. Esto a menudo sucede porque los permisos subyacentes para la aplicación se otorgaron a nivel de identidad en Microsoft Entra ID. Administrar la aplicación aquí es crucial para cortar su acceso a los datos de los usuarios, como los calendarios.

Instrucciones prácticas:

1. Navegue al Centro de administración de Microsoft Entra (entra.microsoft.com).
2. Vaya a Aplicaciones > Aplicaciones empresariales.
3. Busque y seleccione la aplicación “Otter.ai”.
4. En las Propiedades de la aplicación, puede cambiar ¿Habilitado para que los usuarios inicien sesión? a No. Esto bloqueará a todos los usuarios de su inquilino para que no inicien sesión en Otter.ai con sus credenciales corporativas.22
5. Como alternativa, puede establecer ¿Se requiere asignación? en Sí y luego asignar solo a usuarios específicos y aprobados, bloqueando efectivamente a todos los demás.22
6. Navegue a la pestaña Permisos. Un Administrador global puede revisar y Revocar el consentimiento de administrador previamente otorgado en toda la organización para la aplicación, cortando su acceso autorizado a los datos de la organización.23

Este requisito de gestión doble (bloquear la interfaz de usuario de la aplicación en el Centro de administración de Teams y controlar sus permisos de acceso a datos en Entra ID) es el conocimiento crítico para resolver el problema de manera integral en la plataforma Microsoft. No abordar ambos aspectos puede dejar una brecha de seguridad significativa.

Método 4 (La fortaleza): Reforzamiento de la seguridad con políticas de acceso externo

Como capa final de defensa, los administradores pueden tratar al bot no como una “aplicación” que se debe administrar, sino como una “entidad externa” que se debe bloquear a nivel de red.

Instrucciones prácticas:

1. En el Centro de administración de Teams, navegue a Usuarios > Acceso externo.
2. En la pestaña Configuración de la organización, puede configurar una lista de bloqueo para dominios externos específicos.24 Si se descubre que el bot OtterPilot se une desde un dominio consistente (por ejemplo, bot.otter.ai), ese dominio se puede agregar a la lista de bloqueo.
3. La plataforma también permite a los administradores bloquear usuarios externos específicos por su dirección de correo electrónico completa o identificador de recurso de mensajería (MRI).24

Esta defensa a nivel de red es un respaldo poderoso que puede ser efectivo incluso si los controles a nivel de aplicación están mal configurados o se eluden. Se alinea con la estrategia más amplia de Microsoft de proporcionar controles cada vez más granulares sobre la colaboración externa para satisfacer las demandas de seguridad empresarial.27

Conclusión

Controlar la entrada no deseada de tomadores de notas de IA en reuniones virtuales no es una sola acción, sino una defensa estratégica y de múltiples capas. El enfoque debe adaptarse a la plataforma específica y al nivel de control requerido, comenzando con el usuario individual, capacitando al anfitrión de la reunión y culminando en políticas administrativas sólidas y a nivel organizacional.

El análisis revela varias conclusiones críticas. Primero está la distinción crucial entre el bot OtterPilot del lado del servidor, que se une como un participante visible y puede ser bloqueado por los administradores, y la extensión de Chrome del lado del cliente, que opera de forma invisible en la máquina de un usuario y representa una importante laguna en la gobernanza de datos. Segundo está la importancia de comprender la filosofía de gobernanza única de cada plataforma: la de Zoom es centrada en aplicaciones y sencilla, la de Google es centrada en los participantes y amplia, mientras que la de Microsoft es centrada en políticas, profundamente granular y requiere una estrategia coordinada en ambos centros de administración de Teams y Microsoft Entra.

En última instancia, aunque la proliferación de potentes herramientas de IA presenta nuevos desafíos para la seguridad y la privacidad, existen controles para garantizar que los individuos y las organizaciones permanezcan firmemente a cargo de sus espacios de trabajo digitales. Al implementar las medidas adecuadas, desde un simple cambio de configuración en una cuenta personal hasta una política integral de permisos de aplicaciones para una empresa completa, es posible aprovechar los beneficios de las herramientas de productividad de IA al mismo tiempo que se mitigan sus riesgos, garantizando que cada participante en cada reunión sea un invitado invitado y bienvenido.

Trabajos citados

1. Privacidad y Seguridad | Otter.ai, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://otter.ai/privacy-security
2. Guía de Configuración de Otter.ai 2025: Integración con Zoom, Google Meet y Teams - ScreenApp, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://screenapp.io/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom-google-meet-and-teams
3. Calendario: ¡Integra con tus herramientas favoritas! - Otter.ai, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://otter.ai/integrations/calendar
4. Agregar automáticamente a Otter Notetaker a tus reuniones – Centro de Ayuda, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/13674910923671-Automatically-add-Otter-Notetaker-to-your-meetings
5. Aplicaciones e Integraciones | Otter.ai, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://otter.ai/apps
6. Otter.ai: Grabar y transcribir reuniones - Google Meet y audio web - Chrome Web Store, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://chromewebstore.google.com/detail/otterai-record-transcribe/bnmojkbbkkonlmlfgejehefjldooiedp
7. La extensión de Chrome de Otter graba, transcribe y comparte notas de reuniones, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://otter.ai/googlemeet
8. otter.ai, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://otter.ai/blog/how-to-record-a-microsoft-teams-meeting#:~:text=Integrate%20Otter%20with%20Microsoft%20Teams&text=You%20can%20add%20Otter%20to,%E2%80%9CApps%E2%80%9D%20on%20the%20left.
9. Otter.ai - Resumen de reuniones, Chat de IA - Zoom App Marketplace, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://marketplace.zoom.us/apps/MmQJIMXUTYiCdPX5anvKVw
10. Transcripción de Zoom: Cómo transcribir una reunión fácilmente y automáticamente | Otter.ai, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://otter.ai/blog/zoom-transcription
11. Cómo usar Otter.ai en reuniones de Zoom - Notta, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://www.notta.ai/en/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom
12. ¿Cómo desactivo los noteros de IA (otter.ai, read.ai,… - Comunidad de Zoom, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848
13. Detener a Otter Notetaker de unirse automáticamente a tus reuniones – Centro de Ayuda, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/12906714508823-Stop-Otter-Notetaker-from-automatically-joining-your-meetings
14. Eliminar a Otter Notetaker de tu reunión de Zoom, Google Meet o Microsoft…, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/14288936562199-Remove-Otter-Notetaker-from-your-Zoom-Google-Meet-or-Microsoft-Teams-meeting
15. Artículo - Eliminación y retiro de Otter.ai - Universidad Estatal de Minnesota, Mankato, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1340
16. Cómo eliminar Otter.ai (y elegir una opción mejor y más segura) - Meeting Notes, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://meetingnotes.com/blog/how-to-remove-otter-ai
17. Bloqueo de noteros de IA en reuniones de Microsoft Teams - TeamDynamix, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/ArticleDet?ID=155826
18. community.zoom.com, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848#:~:text=Click%20Otter.ai%20then%20click,importance%20of%20enabling%20Waiting%20Room).
19. Cómo restringir a los usuarios de unirse a reuniones de Google Meet fuera de tu organización - Iorad, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://www.iorad.com/player/2093303/Google-Admin---How-to-restrict-users-from-joining-Google-meet-meetings-outside-your-Organization
20. Administrar la configuración de Meet (para administradores) - Ayuda de Google Workspace Admin, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://support.google.com/a/answer/7304109?hl=en
21. Administrar políticas de permisos de aplicaciones en Microsoft Teams - Microsoft Learn, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
22. Quiero bloquear a Otter.ai para que no acceda y no sea accesible desde ninguna de las cuentas de usuario de mi inquilino - Microsoft Learn, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2336974/i-want-to-block-otter-ai-not-to-access-and-not-be
23. Conceder y administrar el consentimiento para permisos de aplicaciones de Teams - Microsoft…, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-consent-app-permissions
24. Administradores de TI - Administrar reuniones y chats externos con personas y… , accedido el 16 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/trusted-organizations-external-meetings-chat
25. Bloquear dominios en Microsoft Teams usando la lista de permitidos/bloqueados del inquilino - Microsoft Defender for Office 365, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/tenant-allow-block-list-teams-domains-configure
26. Bloquear a un usuario externo en Microsoft Teams - Blog de Topedia, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://blog-en.topedia.com/2025/02/block-an-external-user-in-microsoft-teams/
27. Microsoft Teams agrega un control de acceso externo granular para usuarios y grupos - Reddit, accedido el 16 de septiembre de 2025, https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1nck3nm/microsoft_teams_adds_granular_external_access/