Tamu yang Tidak Diundang: Panduan Definitif Anda untuk Menghentikan Otter.ai dari Bergabung dengan Pertemuan Anda

Pengenalan

Asisten pertemuan AI seperti Otter.ai telah menjadi alat yang kuat di lingkungan kerja modern, menjanjikan untuk membebaskan profesional dari beban mencatat catatan dan menciptakan arsip yang dapat dicari dari setiap percakapan. Namun, meskipun bermanfaat, mereka dapat menyebabkan frustrasi yang signifikan dan umum: “tamu yang tidak diundang”. Ini adalah bot AI yang muncul di ruang pertemuan virtual, seringkali tanpa persetujuan eksplisit dan real-time dari semua peserta, menyebabkan kebingungan dan menimbulkan pertanyaan segera tentang privasi dan kontrol.

Masalah ini melampaui gangguan sederhana dan menampilkan tantangan multi-faset. Bagi pengguna individu, ini bisa menjadi kasus di mana alat mereka sendiri bertindak secara tidak terduga, menciptakan situasi yang canggung dan menimbulkan kekhawatiran privasi pribadi. Bagi tuan rumah pertemuan, munculnya tiba-tiba bot transkripsi dapat mengganggu aliran percakapan, mengharuskan mereka untuk mengelola peserta yang tidak diinginkan, dan berpotensi melanggar perjanjian kerahasiaan, terutama ketika topik sensitif sedang dibahas dengan klien atau mitra eksternal.

Namun, bagi administrator IT, masalah ini diperbesar menjadi ancaman keamanan, kepatuhan, dan tata kelola data yang signifikan. Alat AI yang tidak dikelola dapat menyebabkan perekaman tanpa izin dari pertemuan sensitif yang melibatkan HR, hukum, atau penelitian proprietary. Hal ini menciptakan ekosistem “shadow IT” di mana data perusahaan diproses dan disimpan di platform pihak ketiga di luar kendali organisasi, berpotensi melanggar peraturan perlindungan data seperti GDPR atau HIPAA.1

Panduan ini berfungsi sebagai solusi definitif dan multi-lapis untuk tantangan ini. Ini akan pertama-tama mendiagnosis bagaimana Otter.ai mendapatkan akses ke pertemuan dan kemudian memberikan panduan komprehensif dengan instruksi langkah demi langkah yang dapat dijalankan. Panduan ini dirancang untuk setiap level kontrol: pengguna individu, tuan rumah dalam pertemuan, dan administrator sistem, dengan strategi tata kelola terperinci untuk Google Meet, Zoom, dan fokus khusus yang mendalam pada kompleksitas administratif Microsoft Teams.

Bagian 1: Diagnosis: Memahami Titik Masuk Otter.ai

Untuk secara efektif mencegah tamu yang tidak diinginkan datang, seseorang harus pertama-tama memahami bagaimana mereka masuk. Otter.ai menggunakan beberapa mekanisme yang berbeda untuk berintegrasi dan bergabung dengan pertemuan. Memilih langkah pencegahan yang tepat sepenuhnya tergantung pada pemahaman tentang titik masuk mana yang digunakan.

Mekanisme 1: Bot OtterPilot™ Melalui Integrasi Kalender

Sumber paling umum dari fenomena “tamu yang tidak diundang” adalah OtterPilot™ (juga disebut sebagai Otter Notetaker atau Otter Assistant) yang bergabung melalui integrasi kalender. Ketika seorang pengguna membuat akun Otter.ai, mereka diminta untuk menghubungkan Kalender Google atau Outlook mereka.2 Dengan memberikan izin ini, pengguna memungkinkan Otter.ai untuk memindai acara kalender mereka untuk tautan konferensi video. Ketika menemukan tautan untuk pertemuan Zoom, Google Meet, atau Microsoft Teams, OtterPilot secara otomatis bergabung dengan pertemuan tersebut pada waktu yang dijadwalkan sebagai peserta yang berbeda, seringkali menampilkan nama “Otter.ai Notetaker” di daftar peserta.4

Fungsi “set it and forget it” ini adalah bagian inti dari nilai jual Otter.ai, dirancang untuk kenyamanan pengguna maksimal.2 Namun, pilihan desain ini menciptakan konflik langsung dengan tata kelola perusahaan. Masuknya bot dipicu oleh tindakan pribadi individu pengguna—menghubungkan kalender mereka—tetapi kehadirannya memengaruhi seluruh pertemuan, termasuk semua peserta internal dan eksternal lainnya. Hal ini menciptakan ketegangan mendasar: fitur yang membuat alat ini mulus untuk satu orang menjadi sumber risiko dan gangguan utama bagi organisasi. Oleh karena itu, solusinya harus melibatkan tidak hanya kontrol teknis tetapi juga pendidikan pengguna yang jelas tentang implikasi integrasi semacam ini.

Mekanisme 2: Transkripsi Dalam Browser dari Ekstensi Chrome

Titik masuk yang lebih halus dan menantang secara administratif adalah Ekstensi Chrome Otter.ai. Add-on browser ini merekam dan mentranskripsi audio langsung dari tab browser aktif pengguna.6 Yang penting, metode ini tidak mengirim bot terpisah ke dalam pertemuan. Pemasaran ekstensi sendiri menyoroti “Tidak ada bot di Teams atau Google Meet” sebagai fitur utama, karena beroperasi sepenuhnya di mesin lokal pengguna.6 Ini dapat menangkap dan mentranskripsi audio dari sumber apa pun di Chrome, termasuk pertemuan di semua platform utama, serta video YouTube, kuliah online, dan podcast.6

Pendekatan sisi pelanggan ini mewakili celah besar untuk keselamatan korporat. Walaupun pentadbir mungkin menumpukan usaha mereka untuk menghalang bot OtterPilot yang kelihatan daripada bergabung sebagai peserta menggunakan kawalan sisi pelayan seperti polisi aplikasi atau ruang tunggu mesyuarat, sambungan Chrome sepenuhnya mengelakkan pertahanan ini. Ia beroperasi dalam sesi pelayar yang telah disahkan pengguna, menangkap aliran audio selepas ia telah dihantar dengan selamat ke komputer mereka. Ini bermakna bahawa walaupun seorang pentadbir berjaya menghalang bot OtterPilot pada tahap penyewa, pekerja dengan sambungan Chrome masih boleh mentranskripsikan mesyuarat sulit. Realiti ini menekankan satu perkara penting untuk tadbir urus IT moden: strategi keselamatan yang menyeluruh tidak boleh terhad kepada aplikasi sisi pelayar. Ia juga mesti menangani ekosistem sambungan pelayar sisi pelanggan, yang sering tergolong dalam paradigma pengurusan yang berbeza, seperti keselamatan hujung atau pengurusan polisi pelayar.

Mekanisme 3: Jemputan Manual Melalui Pautan Mesyuarat

Kaedah masuk yang paling mudah adalah jemputan manual, secara sementara. Papan pemuka web Otter.ai mempunyai pilihan untuk pengguna menampal URL mesyuarat terus ke dalam medan, sering berlabel “Tampal URL mesyuarat untuk merekod” atau seumpamanya.2 Setelah pautan untuk mesyuarat Zoom, Google Meet, atau Teams dihantar, Otter.ai menghantar bot OtterPilotnya untuk bergabung dengan sesi itu dengan segera.8

Tidak seperti integrasi kalendar, yang boleh menjadi akibat tidak disengajakan daripada penyediaan sekali (“Saya lupa saya telah menghidupkannya”), kaedah ini sentiasa merupakan tindakan yang disengajakan, sedar oleh pengguna. Perbezaan ini penting dari perspektif tadbir urus. Masalah beralih dari salah konfigurasi teknikal yang perlu dibetulkan kepada pelanggaran polisi yang berpotensi yang perlu ditangani. Walaupun penghalangan teknikal masih merupakan bahagian penting dari penyelesaian, titik masuk ini menekankan keperluan serentak untuk polisi organisasi yang jelas, disampaikan dengan baik yang mentakrifkan bila dan bagaimana pekerja dibenarkan untuk merekod atau mentranskripsikan mesyuarat.

Mekanisme 4: Integrasi Platform Langsung (Pasar Raya Aplikasi Zoom)

Bagi platform tertentu, terutamanya Zoom, Otter.ai menawarkan integrasi aplikasi langsung melalui Pasar Raya Aplikasi Zoom rasmi.9 Apabila pengguna memasang dan mengizinkan aplikasi ini, mereka memberikan set kebenaran tertentu kepada Otter.ai untuk berinteraksi dengan akaun Zoom mereka. Kebenaran ini boleh termasuk membaca maklumat mesyuarat, mengakses dan mentranskripsikan rakaman awan, dan mengaktifkan ciri seperti Otter Live Notes semasa mesyuarat.9 Kebenaran yang diminta disebutkan secara jelas dalam pasaran raya, seperti meeting:read, recording:read, dan user:read.9 Selalunya, menggunakan integrasi yang lebih mendalam ini memerlukan langganan berbayar kepada kedua-dua Otter.ai dan platform perbincangan video.11

Kewujudan aplikasi pasaran raya rasmi mencipta titik kawalan yang berkuasa, terpusat untuk pentadbir. Tidak seperti sambungan kalendar yang berbeza-beza atau sambungan pelayar yang sukar dikesan, aplikasi pasaran raya boleh diuruskan terus dalam konsol pentadbir platform. Pentadbir Zoom boleh pre-approve, menonaktifkan, atau menghalang integrasi Otter.ai untuk seluruh akaun mereka atau untuk kumpulan pengguna tertentu.12 Ini menjadikannya titik masuk yang paling mudah diuruskan, menunjukkan kelebihan keselamatan semulajadi menggunakan ekosistem aplikasi rasmi, terurus berbanding membenarkan kaedah integrasi secara sementara, dipacu oleh pengguna.

Bahagian 2: Alat Pengguna: Mengambil Semula Kawalan Akaun Peribadi Anda

Bagi pengguna individu yang ingin mengambil semula kawalan terhadap bila dan bagaimana Otter.ai mengambil bahagian dalam mesyuarat mereka, siri langkah yang mudah dalam akaun Otter.ai dan perkhidmatan yang disambungkan boleh memberikan penyelesaian yang segera dan berkesan. Tindakan ini mewakili barisan pertahanan pertama.

Langkah 1: Suis Utama - Menonaktifkan Auto-Join dalam Tetapan Otter.ai

Tindakan yang paling berkesan untuk menghentikan bot OtterPilot daripada bergabung dengan mesyuarat secara tidak dijangka adalah mengubah tingkah laku lalainya dari automatik kepada manual. Ini mengubah fungsi dari model “opt-out”, di mana anda perlu ingat untuk menonaktifkannya untuk mesyuarat tertentu, kepada model “opt-in”, di mana ia hanya akan bergabung apabila diberitahu secara jelas.

1. Log masuk ke akaun anda di laman web Otter.ai.
2. Navigasi ke Tetapan Akaun dengan mengklik ikon profil anda, kemudian pilih tab Mesyuarat.
3. Cari tetapan untuk AI Notetaker (atau OtterPilot).
4. Cari menu turun untuk Tetapan Gabung Lalai. Ubah pilihan dari sebarang pilihan automatik (contohnya, “Semua acara dengan pautan perbincangan video”) kepada Mesyuarat yang Saya Pilih Secara Manual.13

Tetapan ini memastikan bot tidak akan lagi bergabung dengan mesyuarat yang ditemui pada kalendar anda yang disegerakkan, menempatkan anda kembali dalam kawalan penuh.

Langkah 2: Memutus Sambungan - Memutuskan Sambungan Kalendar dan Membatalkan Kebenaran

Untuk penyelesaian yang lebih kekal yang menghalang Otter.ai daripada mengakses jadual anda sepenuhnya, anda mesti memutuskan sambungan kalendar anda dan mencabut kebenarannya.

1. Memutuskan Sambungan dalam Otter.ai: Semasa dalam akaun Otter.ai anda, navigasikan ke bahagian Apps atau Integrations dalam tetapan anda. Cari Google Calendar atau Outlook Calendar yang disambungkan anda dan pilih pilihan Disconnect atau Remove.4
2. Mencabut Akses dalam Akaun Google Anda: Buka tetapan Akaun Google anda dan navigasikan ke tab Security. Cari bahagian untuk Third-party apps with account access. Cari Otter.ai dalam senarai dan klik padanya, kemudian pilih Remove Access.16
3. Mencabut Akses dalam Akaun Microsoft Anda: Proses yang serupa digunakan untuk akaun Microsoft. Log masuk ke papan pemuka keselamatan akaun Microsoft anda, cari bahagian kebenaran aplikasi, dan cabut akses Otter.ai.

pendekatan dua hala ini memastikan bahawa Otter.ai tidak dapat lagi membaca data kalendar anda, dengan berkesan menyembunyikan perbincangan akan datang anda daripadanya.

Langkah 3: Pembersihan Penuh - Mengeluarkan Sambungan dan Aplikasi

Untuk menghalang transkripsi sisi pelanggan (Mekanisme 2) dan membuang perisian sepenuhnya dari sistem anda, anda mesti mengeluarkan sambungan pelayar dan sebarang aplikasi desktop.

1. Sambungan Chrome/Edge: Buka tetapan pelayar anda dan navigasikan ke halaman Extensions. Cari sambungan “Otter.ai: Record & Transcribe Meetings” dan klik Remove.15
2. PC Windows: Pergi ke Settings > Apps > Installed Apps. Cari Otter.ai dalam senarai, klik menu tiga titik, dan pilih Uninstall. Untuk penyingkiran lengkap, disyorkan juga untuk memeriksa folder AppData untuk sebarang fail yang tertinggal. Buka File Explorer dan navigasikan ke C:\Users\\AppData\Local\ dan C:\Users\\AppData\Roaming\, memadam sebarang folder bernama “Otter” atau “Otter.ai”.15
3. macOS: Buka Finder dan pergi ke folder Applications anda. Seret aplikasi Otter.ai ke Tong Sampah. Untuk membuang fail sisa, gunakan arahan “Go to Folder” Finder (Shift+Cmd+G) dan periksa lokasi seperti ~/Library/Application Support/ dan ~/Library/Preferences/ untuk sebarang fail berkaitan Otter yang perlu dipadam.16

Langkah 4: Langkah Akhir - Memadam Akaun Otter.ai Anda

Jika anda tidak lagi bercadang untuk menggunakan perkhidmatan ini, langkah akhir adalah untuk memadam akaun anda dan semua data yang berkaitan.

1. Log masuk ke laman web Otter.ai.
2. Navigasikan ke Account Settings dan pilih tab General.
3. Klik pilihan Delete account.15 Anda akan diminta untuk memasukkan kata laluan anda untuk mengesahkan pemadaman.

Nota Penting: Anda tidak boleh memadam akaun anda jika anda mempunyai langganan berbayar yang aktif. Anda mesti membatalkan langganan terlebih dahulu dan menunggu ia tamat tempoh, atau menghubungi pasukan sokongan Otter untuk melepaskan baki langganan anda untuk pemadaman segera.15

Bahagian 3: Hak Hos: Kawalan Sejajar Masa, Semasa Mesyuarat

Apabila perekod nota AI yang tidak diingini muncul dalam mesyuarat langsung, hos atau penganjur mempunyai langkah tindak balas segera yang boleh digunakan. Walaupun tindakan ini tidak menyelesaikan punca masalah, ia penting untuk mengekalkan kawalan dan keselamatan pada masa itu.

Kaedah 1: “Anda Keluar” - Mengeluarkan Bot Otter.ai Semasa Mesyuarat

Semua platform perbincangan video utama menyediakan hos dengan keupayaan untuk mengeluarkan peserta. Ini adalah langkah kecemasan untuk mengeluarkan bot yang telah menyertai.

• Zoom: Sebagai hos atau co-host, buka senarai Participants. Cari peserta bernama “Otter.ai” (atau seumpamanya), tahan tetikus di atas namanya, klik butang More, dan pilih Remove dari menu.14
• Google Meet: Sebagai hos, buka senarai People dengan mengklik ikon di bahagian kanan bawah. Cari peserta “Otter.ai”, klik menu tiga titik di sebelah namanya, dan pilih Remove from meeting.14
• Microsoft Teams: Sebagai penganjur mesyuarat atau pembentang, buka panel Participants. Cari peserta “Otter.ai”, klik menu tiga titik di sebelah namanya, dan pilih Remove from meeting.14

Mengeluarkan bot menyelesaikan masalah segera tetapi tidak menghalangnya daripada cuba menyertai mesyuarat akan datang yang dijadualkan oleh pengguna yang sama.

Kaedah 2: Pengawal - Menggunakan Lobi dan Bilik Tunggu Secara Proaktif

Strategi yang jauh lebih berkesan daripada penyingkiran reaktif adalah pengawal pintu proaktif. Dengan membolehkan “Waiting Room” dalam Zoom atau “Lobby” dalam Google Meet dan Microsoft Teams, hos memaksa setiap peserta—termasuk bot—untuk menunggu kelulusan manual sebelum mereka boleh memasuki mesyuarat.

Perubahan ringkas dalam tetapan mesyuarat ini secara asas mengubah postur keselamatan. Tingkah laku lalai banyak platform adalah membolehkan peserta yang dijemput menyertai secara automatik. Bot AI mengeksploitasi ini dengan mendapatkan diri mereka “dijemput” melalui sinkron kalendar pengguna. Mengaktifkan lobi memasukkan titik pemeriksaan manual yang penting. Pemilik mesyuarat menjadi penjaga pintu, memeriksa ID setiap orang di pintu. Apabila “Otter.ai Notetaker” muncul di lobi, pemilik mesyuarat boleh dengan mudah menafikan kemasukannya. Pendekatan proaktif ini adalah kawalan dalam mesyuarat yang paling berkesan yang boleh dilaksanakan oleh pemilik mesyuarat untuk menghalang peserta tanpa kebenaran apa-apa jenis daripada mendapatkan akses.12

Bahagian 4: Panduan Pentadbir: Menguatkuasakan Tadbir Urus Seluruh Organisasi

Bagi pentadbir IT, mengawal penulis nota AI adalah perkara menguatkuasakan dasar keselamatan korporat, pematuhan, dan tadbir urus data. Ini memerlukan bergerak melebihi tetapan pengguna individu dan melaksanakan kawalan berpusat yang kukuh di peringkat platform. Kompleksiti dan metodologi berbeza dengan ketara antara Google Workspace, Zoom, dan Microsoft Teams.

Panduan Rujukan Pantas untuk Kawalan Pentadbir

Bagi pentadbir yang sibuk yang perlu mengenal pasti alat yang betul untuk tugas dengan cepat, jadual ini memberikan gambaran strategik peringkat tinggi tentang falsafah kawalan utama untuk setiap platform.

Platform	Kaedah Kawalan Utama	Lokasi Konsol Pentadbir	Pertimbangan Utama
Google Workspace	Kawalan Akses Peserta	Konsol Pentadbir > Aplikasi > Google Workspace > Google Meet > Tetapan keselamatan Meet	Menghalang semua peserta luar yang tidak dipercayai, bukan hanya bot tertentu. Pendekatan yang luas tetapi berkesan.
Zoom	Pengurusan Aplikasi	Pasar Aplikasi Zoom > Urus > Pengurusan Aplikasi Pentadbir > Aplikasi pada Akaun	Suis “hidup/matikan” langsung untuk integrasi aplikasi Otter.ai untuk keseluruhan akaun anda. Ringkas dan berkesan.
Microsoft Teams	Dasar Izin Aplikasi & Pengurusan Persetujuan	Pusat Pentadbir Teams > Aplikasi Teams > Dasar izin & pusat pentadbir Microsoft Entra > Aplikasi Enterprise	Sangat terperinci tetapi kompleks. Memerlukan pendekatan berbilang lapisan merentasi portal pentadbir yang berbeza untuk kawalan penuh.

Sub-Bahagian 4.1: Mengamankan Google Workspace

Pendekatan pentadbiran Google terhadap isu ini kurang tentang menghalang aplikasi tertentu dan lebih tentang mengawal siapa yang dibenarkan menyertai mesyuarat pada mulanya. Alat utama adalah tetapan keselamatan Meet di konsol Pentadbir Google.

Arahan Tindakan:

1. Log masuk ke konsol Pentadbir Google dengan akaun pentadbir.
2. Navigasi ke menu dan pergi ke Aplikasi > Google Workspace > Google Meet.
3. Klik pada Tetapan keselamatan Meet.
4. Di sini anda boleh konfigurasikan tetapan Akses. Untuk menghalang bot luar daripada menyertai, anda boleh menyekat akses mesyuarat hanya kepada pengguna dalam organisasi anda atau pengguna dari domain yang disenaraikan dengan jelas.19

Kaedah ini adalah alat yang kasar tetapi berkesan. Ia akan menghalang bot OtterPilot daripada menyertai sebagai entiti luar dengan dipercayai. Walau bagaimanapun, ia juga akan menghalang tetamu manusia luar yang sah melainkan domain mereka ditambahkan ke senarai yang dipercayai, mewakili trade-off antara keselamatan maksimum dan kerjasama terbuka.

Sub-Bahagian 4.2: Mengunci Zoom

Pasar Aplikasi Terpusat Zoom menyediakan titik kawalan pentadbiran yang ringkas dan langsung untuk mengurus integrasi pihak ketiga seperti Otter.ai.

Arahan Tindakan:

1. Log masuk ke Pasar Aplikasi Zoom (marketplace.zoom.us) dengan maklumat masuk pentadbir.
2. Di sudut kanan atas, klik Urus, kemudian navigasi ke Pengurusan Aplikasi Pentadbir > Aplikasi pada Akaun.
3. Senarai semua aplikasi pihak ketiga yang dipasang oleh pengguna dalam akaun anda akan muncul. Carikan “Otter.ai”.
4. Klik pada aplikasi untuk membuka halaman pengurusanannya. Dari sini, anda boleh memilih untuk Menonaktifkan aplikasi, yang menghalang pengguna dalaman daripada menggunakannya, atau Menghapusnya sepenuhnya dari akaun anda.12

Tindakan ini berkesan memutuskan titik integrasi rasmi (Mekanisme 4) untuk semua pengguna dalam organisasi anda. Walau bagaimanapun, masih penting untuk menggalakkan pemilik mesyuarat menggunakan ciri Ruangan Menunggu, kerana ini adalah pertahanan utama terhadap peserta luar yang cuba membawa bot dari akaun mereka sendiri.12

Sub-Bahagian 4.3: Penelitian Mendalam ke dalam Tadbir Urus Microsoft Teams

Mengawal aplikasi pihak ketiga dalam ekosistem Microsoft 365 adalah senario yang paling kompleks dan sumber kekecewaan pentadbir yang ketara. Tadbir urus yang berkesan memerlukan strategi berlapisan yang merangkumi kedua-dua Pusat Pentadbir Microsoft Teams dan pusat pentadbir Microsoft Entra (dahulu Azure Active Directory).

Kaedah 1 (The Hammer): Menghalang Aplikasi Otter.ai Seluruh Penyewa

Pendekatan yang paling langsung adalah untuk menghalang aplikasi Otter.ai untuk semua pengguna di seluruh organisasi.

Arahan Tindakan:

1. Navigasi ke Pusat Admin Microsoft Teams.
2. Pergi ke Aplikasi Teams > Kelola aplikasi.
3. Gunakan bar carian untuk mencari “Otter.ai”.
4. Pilih aplikasi dari senarai dan klik butang Sekat di bar atas. Sahkan tindakan.15

Tindakan ini menghalang pengguna daripada mencari, menambah, atau menggunakan aplikasi Otter.ai dari dalam antara muka Teams.

Kaedah 2 (The Scalpel): Menggunakan Dasar Izin Aplikasi untuk Kawalan Terperinci

Bagi organisasi yang lebih besar dengan keperluan yang pelbagai, pendekatan yang lebih halus sering diperlukan. Dasar izin aplikasi membolehkan pentadbir untuk mengawal pengguna yang boleh mengakses aplikasi tertentu.

Arahan Tindakan:

1. Di Pusat Admin Teams, navigasi ke Aplikasi Teams > Dasar izin.
2. Anda boleh sama ada mengedit dasar Global (default seluruh organisasi) atau memilih Tambah untuk membuat dasar tersuai baru.
3. Dalam tetapan dasar, di bawah menu turun Aplikasi pihak ketiga, pilih pilihan Sekat aplikasi tertentu dan benarkan semua yang lain.
4. Klik butang Sekat aplikasi. Cari dan tambah “Otter.ai” ke senarai sekatan untuk dasar ini.21
5. Jika anda membuat dasar tersuai baru, anda mesti kemudian menugaskannya kepada pengguna atau kumpulan tertentu yang sepatutnya dihalang daripada menggunakan aplikasi.

Kaedah ini memberikan kawalan terperinci, membolehkan organisasi membenarkan Otter.ai untuk pasukan pemasaran sambil menyekatnya untuk jabatan sensitif seperti undang-undang, HR, atau R&D.

Kaedah 3 (The Gatekeeper): Menguruskan Persetujuan dan Izin di Microsoft Entra ID

Sumber kekeliruan yang biasa bagi pentadbir adalah apabila bot terus menyertai mesyuarat walaupun telah disekat di Pusat Admin Teams. Ini sering berlaku kerana izin asas untuk aplikasi telah diberikan pada tahap identiti di Microsoft Entra ID. Menguruskan aplikasi di sini adalah penting untuk memutuskan aksesnya kepada data pengguna, seperti kalendar.

Arahan Tindakan:

1. Navigasi ke pusat admin Microsoft Entra (entra.microsoft.com).
2. Pergi ke Aplikasi > Aplikasi enterprise.
3. Cari dan pilih aplikasi “Otter.ai”.
4. Dalam Ciri-ciri aplikasi, anda boleh menukar Dibenarkan untuk pengguna log masuk? kepada Tidak. Ini akan menyekat semua pengguna dalam penyewa anda daripada log masuk ke Otter.ai dengan maklumat masuk korporat mereka.22
5. Sebagai alternatif, anda boleh menetapkan Perlukan Penugasan? kepada Ya dan kemudian hanya menugaskan pengguna tertentu yang disahkan, dengan berkesan menyekat semua orang lain.22
6. Navigasi ke tab Izin. Pentadbir Global boleh mengulas dan Membatalkan persetujuan admin seluruh organisasi yang telah diberikan sebelumnya untuk aplikasi, memutuskan akses yang dibenarkan kepada data organisasi.23

Keperluan pengurusan dua arah ini—menyekat UI aplikasi di Pusat Admin Teams dan mengawal izin akses data di Entra ID—adalah pandangan kritikal untuk menyelesaikan masalah secara menyeluruh di platform Microsoft. Kegagalan untuk menangani kedua-duanya boleh meninggalkan jurang keselamatan yang besar.

Kaedah 4 (The Fortress): Memperkuat Keselamatan dengan Dasar Akses Luar

Sebagai lapisan pertahanan terakhir, pentadbir boleh menganggap bot bukan sebagai “aplikasi” yang perlu diuruskan, tetapi sebagai “entiti luar” yang perlu disekat pada tahap rangkaian.

Arahan Tindakan:

1. Di Pusat Admin Teams, navigasi ke Pengguna > Akses luar.
2. Di bawah tab Tetapan organisasi, anda boleh mengkonfigurasikan senarai sekat untuk domain luar tertentu.24 Jika bot OtterPilot didapati menyertai dari domain yang konsisten (contohnya, bot.otter.ai), domain itu boleh ditambah ke senarai sekat.
3. Platform juga membolehkan pentadbir menyekat pengguna luar tertentu melalui alamat emel penuh mereka atau pengenal sumber mesej (MRI).24

Pertahanan tahap rangkaian ini adalah sandaran yang berkuasa yang boleh berkesan walaupun kawalan tahap aplikasi salah konfigurasi atau dilangkau. Ia sepadan dengan strategi lebih luas Microsoft untuk menyediakan kawalan yang semakin terperinci ke atas kerjasama luar untuk memenuhi tuntutan keselamatan enterprise.27

Kesimpulan

Mengawal kemasukan AI notetakers yang tidak diingini ke dalam mesyuarat maya bukanlah satu tindakan sahaja tetapi pertahanan strategik yang berbilang lapisan. Pendekatan mesti disesuaikan dengan platform tertentu dan tahap kawalan yang diperlukan, bermula dengan pengguna individu, memberdayakan tuan rumah mesyuarat, dan memuncak dengan dasar pentadbiran yang kukuh dan seluruh organisasi.

Analisis ini mendedahkan beberapa petikan penting. Pertama adalah perbezaan penting antara bot OtterPilot sebelah pelayan, yang menyertai sebagai peserta yang boleh dilihat dan boleh disekat oleh pentadbir, dan sambungan Chrome sebelah pelanggan, yang beroperasi secara tidak kelihatan pada mesin pengguna dan mewakili lompang tadbir urus data yang ketara. Kedua adalah kepentingan memahami falsafah tadbir urus unik setiap platform: Zoom adalah berpusat pada aplikasi dan mudah, Google adalah berpusat pada peserta dan luas, manakala Microsoft adalah berpusat pada dasar, sangat terperinci, dan memerlukan strategi yang diselaraskan merentasi kedua-dua pusat pentadbir Teams dan Microsoft Entra.

Akhirnya, walaupun percambahan alat AI yang berkuasa memasukkan cabaran baru kepada keselamatan dan privasi, kawalan wujud untuk memastikan individu dan organisasi kekal teguh dalam mengawal ruang kerja digital mereka. Dengan melaksanakan langkah yang sesuai—dari perubahan tetapan ringkas dalam akaun peribadi hingga dasar kebenaran aplikasi yang menyeluruh untuk seluruh perusahaan—adalah mungkin untuk memanfaatkan faedah alat produktiviti AI sambil mengurangkan risikonya, memastikan setiap peserta dalam setiap mesyuarat adalah tetamu yang dijemput dan dialu-alukan.

Karya yang dirujuk

1. Privasi & Keselamatan | Otter.ai, diakses 16 September 2025, https://otter.ai/privacy-security
2. Panduan Setup Otter.ai 2025: Integrasi Zoom, Google Meet & Teams - ScreenApp, diakses 16 September 2025, https://screenapp.io/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom-google-meet-and-teams
3. Kalendar: Integrasikan dengan Alat Favorit Anda! - Otter.ai, diakses 16 September 2025, https://otter.ai/integrations/calendar
4. Tambahkan Otter Notetaker secara automatik ke mesyuarat anda – Pusat Bantuan, diakses 16 September 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/13674910923671-Automatically-add-Otter-Notetaker-to-your-meetings
5. Aplikasi & Integrasi | Otter.ai, diakses 16 September 2025, https://otter.ai/apps
6. Otter.ai: Rekod & Transkripsi Mesyuarat - Google Meet & Audio Web - Chrome Web Store, diakses 16 September 2025, https://chromewebstore.google.com/detail/otterai-record-transcribe/bnmojkbbkkonlmlfgejehefjldooiedp
7. Sambungan Chrome Otter merekod, mentranskripsi, dan berkongsi nota mesyuarat, diakses 16 September 2025, https://otter.ai/googlemeet
8. otter.ai, diakses 16 September 2025, https://otter.ai/blog/how-to-record-a-microsoft-teams-meeting#:~:text=Integrate%20Otter%20with%20Microsoft%20Teams&text=You%20can%20add%20Otter%20to,%E2%80%9CApps%E2%80%9D%20on%20the%20left.
9. Otter.ai - Ringkasan Mesyuarat, Chat AI - Pasar Raya Aplikasi Zoom, diakses 16 September 2025, https://marketplace.zoom.us/apps/MmQJIMXUTYiCdPX5anvKVw
10. Transkripsi Zoom: Cara Mentranskripsi Mesyuarat dengan Mudah dan Automatik | Otter.ai, diakses 16 September 2025, https://otter.ai/blog/zoom-transcription
11. Cara Menggunakan Otter.ai dalam Mesyuarat Zoom - Notta, diakses 16 September 2025, https://www.notta.ai/en/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom
12. Bagaimana saya menonaktifkan AI Notetakers (otter.ai, read.ai,… - Komuniti Zoom, diakses 16 September 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848
13. Hentikan Otter Notetaker daripada menyertai mesyuarat anda secara automatik – Pusat Bantuan, diakses 16 September 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/12906714508823-Stop-Otter-Notetaker-from-automatically-joining-your-meetings
14. Buang Otter Notetaker dari Zoom, Google Meet, atau Microsoft anda… , diakses 16 September 2025, https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/14288936562199-Remove-Otter-Notetaker-from-your-Zoom-Google-Meet-or-Microsoft-Teams-meeting
15. Artikel - Memadam dan Menyingkirkan Otter.ai - Universiti Negeri Minnesota, Mankato, diakses 16 September 2025, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1340
16. Cara Menyingkirkan Otter.ai (dan Memilih Pilihan yang Lebih Baik dan Lebih Selamat) - Nota Mesyuarat, diakses 16 September 2025, https://meetingnotes.com/blog/how-to-remove-otter-ai
17. Menyekat AI Notetakers dalam Mesyuarat Microsoft Teams - TeamDynamix, diakses 16 September 2025, https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/ArticleDet?ID=155826
18. community.zoom.com, diakses 16 September 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848#:~:text=Click%20Otter.ai%20then%20click,importance%20of%20enabling%20Waiting%20Room).
19. Cara menyekat pengguna daripada menyertai mesyuarat Google Meet di luar Organisasi anda - Iorad, diakses 16 September 2025, https://www.iorad.com/player/2093303/Google-Admin---How-to-restrict-users-from-joining-Google-meet-meetings-outside-your-Organization
20. Urus tetapan Meet (untuk pentadbir) - Bantuan Pentadbir Google Workspace, diakses 16 September 2025, https://support.google.com/a/answer/7304109?hl=en
21. Uruskan dasar kebenaran aplikasi di Microsoft Teams - Microsoft Learn, diakses 16 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
22. Saya ingin menyekat Otter.ai agar tidak dapat mengakses dan tidak dapat diakses dari mana-mana akun Pengguna penyewa saya - Microsoft Learn, diakses 16 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2336974/i-want-to-block-otter-ai-not-to-access-and-not-be
23. Berikan dan uruskan persetujuan untuk kebenaran aplikasi Teams - Microsoft…, diakses 16 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-consent-app-permissions
24. Pentadbir IT - Uruskan mesyuarat dan sembang luar dengan orang dan… , diakses 16 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/trusted-organizations-external-meetings-chat
25. Sekat domain di Microsoft Teams menggunakan Senarai Benarkan/Sekat Penyewa - Microsoft Defender for Office 365, diakses 16 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/tenant-allow-block-list-teams-domains-configure
26. Sekat pengguna luar di Microsoft Teams - Blog Topedia, diakses 16 September 2025, https://blog-en.topedia.com/2025/02/block-an-external-user-in-microsoft-teams/
27. Microsoft Teams Menambah Kawalan Akses Luar yang Terperinci untuk Pengguna dan Kumpulan - Reddit, diakses 16 September 2025, https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1nck3nm/microsoft_teams_adds_granular_external_access/