Niezaproszony gość: Twoja ostateczna guida, jak powstrzymać Otter.ai od dołączania do Twoich spotkań

Wprowadzenie

Asystenci spotkań AI, takie jak Otter.ai, stali się potężnymi narzędziami w nowoczesnym miejscu pracy, obiecując zwolnić profesjonalistów z ciężaru notatki i stworzyć wyszukiwalny archiwum każdej rozmowy. Jednak pomimo wszystkich ich zalet, mogą one wprowadzić znaczną i powszechną frustrację: “niezaproszonego gościa”. Chodzi o bota AI, który pojawia się w wirtualnej sali spotkań, często bez jawnych, natychmiastowych zgód wszystkich uczestników, powodując zamieszanie i podnosząc natychmiastowe pytania dotyczące prywatności i kontroli.

Ten problem przekracza simple irytację i stanowi wieloaspektowe wyzwanie. Dla indywidualnego użytkownika może to być przypadek, gdy jego własne narzędzie działa nieoczekiwanie, tworząc awkward sytuacje i podnosząc obawy dotyczące prywatności. Dla organizatora spotkania nagłe pojawienie się bota transkrybowanego może zakłócić przebieg rozmowy, wymagać od niego zarządzania niechcianym uczestnikiem i potencjalnie naruszyć umowy poufności, szczególnie wtedy, gdy omawiane są wrażliwe tematy z zewnętrznymi klientami lub partnerami.

Dla administratora IT jednak problem jest powiększony do znaczącego zagrożenia bezpieczeństwa, zgodności i zarządzania danymi. Nienadzorowane narzędzia AI mogą prowadzić do nieautoryzowanego nagrywania wrażliwych spotkań dotyczących HR, prawa lub własnych badań. To tworzy ekosystem “shadow IT”, w którym dane korporacyjne są przetwarzane i przechowywane na platformach trzecich, poza kontrolą organizacji, potencjalnie naruszając przepisy o ochronie danych, takie jak GDPR lub HIPAA.1

Ta guida służy jako ostateczne, wielopoziomowe rozwiązanie tego wyzwania. Najpierw zdiagnozuje, jak Otter.ai zdobywa dostęp do spotkań, a następnie dostarczy kompleksowy plan z działającymi, krok po kroku instrukcjami. Ten plan jest zaprojektowany dla każdego poziomu kontroli: indywidualnego użytkownika, organizatora spotkania i administratora systemu, z szczegółowymi strategiami governance dla Google Meet, Zoom i specjalnym, dogłębnym skupieniem na administracyjnych złożonościach Microsoft Teams.

Część 1: Diagnoza: Zrozumienie punktów wejścia Otter.ai

Aby skutecznie zapobiec przybyciu niechcianego gościa, należy najpierw zrozumieć, jak on dostaje się do drzwi. Otter.ai wykorzystuje kilka różnych mechanizmów do integracji i dołączania do spotkań. Wybór odpowiedniej środki zapobiegawczej zależy całkowicie od zrozumienia, który z tych punktów wejścia jest używany.

Mechanizm 1: Bot OtterPilot™ poprzez integrację z kalendarzem

Najbardziej powszechnym źródłem zjawiska “niezaproszonego gościa” jest dołączanie OtterPilot™ (nazywanego również Otter Notetaker lub Otter Assistant) poprzez integrację z kalendarzem. Gdy użytkownik tworzy konto Otter.ai, jest proszony o podłączenie swojego kalendarza Google lub Outlook.2 Poprzez przyznanie tej uprawnienia użytkownik pozwala Otter.ai skanować wydarzenia w jego kalendarzu w poszukiwaniu linków do wideokonferencji. Gdy znajdzie link do spotkania Zoom, Google Meet lub Microsoft Teams, OtterPilot automatycznie dołącza do tego spotkania w zaplanowanym czasie jako odrębny uczestnik, często wyświetlając nazwę “Otter.ai Notetaker” na liście uczestników.4

Ta funkcjonalność “ustaw i zapomnij” jest podstawową częścią wartości oferowanej przez Otter.ai, zaprojektowaną z myślą o maksymalnym wygodzie użytkownika.2 Jednak właśnie ten wybór projektowy tworzy bezpośredni konflikt z governancem korporacyjnym. Wejście bota jest wyzwalane przez prywatną akcję indywidualnego użytkownika — podłączenie kalendarza — ale jego obecność wpływa na całe spotkanie, w tym na wszystkich innych wewnętrznych i zewnętrznych uczestników. To tworzy fundamentalne napięcie: funkcja, która czyni narzędzie bezproblemowym dla jednej osoby, staje się głównym źródłem ryzyka i zakłóceń dla organizacji. Rozwiązanie musi więc obejmować nie tylko kontrolki techniczne, ale także jasną edukację użytkowników na temat konsekwencji takich integracji.

Mechanizm 2: Transkrypcja w przeglądarce za pomocą rozszerzenia Chrome Otter.ai

bardziej subtelny i administracyjnie trudny punkt wejścia to rozszerzenie Chrome Otter.ai. To dodatek do przeglądarki nagrywa i transkrybuje dźwięk bezpośrednio z aktywnej karty przeglądarki użytkownika.6 Najważniejsze, że ta metoda nie wysyła oddzielnego bota do spotkania. Własna marketingowa kampania rozszerzenia wyróżnia “Brak bota w Teams lub Google Meet” jako kluczową funkcję, ponieważ działa on całkowicie na lokalnym komputerze użytkownika.6 Może on capture i transkrybować dźwięk z dowolnego źródła w Chrome, w tym z spotkań na wszystkich głównych platformach, a także z filmów YouTube, wykładów online i podcastów.6

Ten podejście po stronie klienta stanowi znaczącą lukę w bezpieczeństwie korporacyjnym. Chociaż administratorzy mogą skupiać swoje działania na blokowaniu widocznego bota OtterPilot, aby nie dołączył jako uczestnik, używając kontroli po stronie serwera, takich jak polityki aplikacji lub lobbie spotkań, rozszerzenie Chrome całkowicie omija te obrony. Działa ono w ramach już uwierzytelnionej sesji przeglądarki użytkownika, przechwytując strumień audio po tym, jak został bezpiecznie dostarczony na jego komputer. Oznacza to, że nawet jeśli administrator pomyślnie zablokuje bota OtterPilot na poziomie dzierżawcy, pracownik z rozszerzeniem Chrome nadal może transkrybować poufny spotkanie. Ta rzeczywistość podkreśla kluczowy punkt dla nowoczesnego zarządzania IT: kompleksowa strategia bezpieczeństwa nie może być ograniczona do aplikacji po stronie serwera. Musi również zajmować się ekosystemem rozszerzeń przeglądarek po stronie klienta, które często podlegają innej paradygmatowi zarządzania, takiemu jak bezpieczeństwo punktów końcowych lub zarządzanie politykami przeglądarek.

Mechanizm 3: Ręczne zaproszenie za pomocą linku do spotkania

Najprostsza metoda wejścia to ręczne, ad-hoc zaproszenie. Panel webowy Otter.ai ma opcję, która pozwala użytkownikom wkleić bezpośrednio URL spotkania do pola, często oznaczanego “Paste meeting URL to record” (Wklej URL spotkania do nagrania) lub podobnie.2 Po przesłaniu linku do spotkania Zoom, Google Meet lub Teams, Otter.ai wysyła swojego bota OtterPilot, aby natychmiast dołączył do tej sesji.8

W przeciwieństwie do integracji z kalendarzem, która może być niechcąnym wynikiem jednorazowej konfiguracji (“Zapomniałem, że to włączyłem”), ta metoda jest zawsze celowym, świadomym działaniem użytkownika. Ta różnica ma znaczenie z perspektywy zarządzania. Problem zmienia się z technicznej nieprawidłowej konfiguracji, którą należy poprawić, na potencjalne naruszenie polityki, które należy rozwiązać. Chociaż techniczne blokowanie jest nadal kluczową częścią rozwiązania, ten punkt wejścia podkreśla równoczesną potrzebę jasnych, dobrze komunikowanych polityk organizacyjnych, które określają, kiedy i w jaki sposób pracownicy mogą nagrywać lub transkrybować spotkania.

Mechanizm 4: Bezpośrednie integracje z platformami (Zoom Marketplace)

Dla niektórych platform, w szczególności Zoom, Otter.ai oferuje bezpośrednią integrację aplikacji poprzez oficjalny Zoom App Marketplace.9 Gdy użytkownik instaluje i autoryzuje tę aplikację, udziela Otter.ai określonego zestawu uprawnień do interakcji z swoim kontem Zoom. Te uprawnienia mogą obejmować odczyt informacji o spotkaniach, dostęp do i transkrypcję nagrań w chmurze oraz włączanie funkcji, takich jak Otter Live Notes podczas spotkania.9 Uprawnienia, o które proszono, są jawnie wymienione w marketplace, takie jak meeting:read, recording:read i user:read.9 Często wykorzystanie tych głębszych integracji wymaga płatnego subskrypcji zarówno do Otter.ai, jak i platformy konferencyjnej wideo.11

Istnienie oficjalnej aplikacji w marketplace tworzy potężny, scentralizowany punkt kontroli dla administratorów. W przeciwieństwie do rozproszonych połączeń z kalendarzem lub trudnych do śledzenia rozszerzeń przeglądarek, aplikację z marketplace można zarządzać bezpośrednio w konsoli administracyjnej platformy. Administrator Zoom może wstępnie zatwierdzić, wyłączyć lub zablokować integrację Otter.ai dla całego konta lub dla określonych grup użytkowników.12 To czyni go najłatwiejszym do zarządzania punktem wejścia, demonstrując wbudowane zalety bezpieczeństwa korzystania z oficjalnych, zarządzanych ekosystemów aplikacji w porównaniu do zezwalania na ad-hoc, sterowane przez użytkowników metody integracji.

Część 2: Narzędzia użytkownika: Odzyskanie kontroli nad własnym kontem

Dla indywidualnych użytkowników, którzy chcą odzyskać kontrolę nad tym, kiedy i w jaki sposób Otter.ai uczestniczy w ich spotkaniach, seria prostych kroków w ramach konta Otter.ai i połączonych usług może zapewnić natychmiastowe i skuteczne rozwiązanie. Te działania stanowią pierwszą linię obrony.

Krok 1: Główny przełącznik - Wyłączenie automatycznego dołączania w ustawieniach Otter.ai

Najbardziej skuteczne działanie, aby zapobiec nieoczekiwanemu dołączaniu bota OtterPilot do spotkań, to zmiana jego domyślnego zachowania z automatycznego na ręczne. To zmienia funkcję z modelu “opt-out” (rezygnacja), w którym musisz pamiętać, aby wyłączyć go dla określonych spotkań, na model “opt-in” (zgoda), w którym dołączy on tylko wtedy, gdy wyraźnie mu to polecisz.

1. Zaloguj się do swojego konta na stronie internetowej Otter.ai.
2. Przejdź do Ustawień konta klikając ikonę profilu, a następnie wybierz zakładkę Spotkania.
3. Znajdź ustawienia AI Notetaker (lub OtterPilot).
4. Znajdź menu rozwijane dla Ustawień domyślnego dołączania. Zmień wybór z dowolnej opcji automatycznej (np. “Wszystkie wydarzenia z linkami do konferencji wideo”) na Spotkania, które ręcznie wybiorę.13

To ustawienie zapewnia, że bot nie będzie już automatycznie dołączał do spotkań znalezionych w zsynchronizowanym kalendarzu, co zwraca Ci pełną kontrolę.

Krok 2: Przerwanie połączenia - Odłączenie kalendarzy i cofnięcie uprawnień

Aby uzyskać trwałe rozwiązanie, które w ogóle zapobiega dostępowi Otter.ai do Twojego harmonogramu, musisz odłączyć kalendarz i cofnąć mu uprawnienia.

1. Odłączenie w Otter.ai: Podczas przebywania w koncie Otter.ai przejdź do sekcji Aplikacje lub Integracje w ustawieniach. Znajdź połączony kalendarz Google Calendar lub Outlook Calendar i wybierz opcję Odłącz lub Usuń.4
2. Cofnięcie dostępu w koncie Google: Otwórz ustawienia konta Google i przejdź do zakładki Bezpieczeństwo. Znajdź sekcję Aplikacje zewnętrzne z dostępem do konta. Znajdź Otter.ai na liście, kliknij na nie, a następnie wybierz Usuń dostęp.16
3. Cofnięcie dostępu w koncie Microsoft: Podobny proces dotyczy kont Microsoft. Zaloguj się do pulpitu nawigacyjnego bezpieczeństwa konta Microsoft, znajdź sekcję uprawnień aplikacji i cofnij dostęp Otter.ai.

Ten dwuetapowy approach zapewnia, że Otter.ai nie będzie już mogła odczytywać danych z kalendarza, co w praktyce uniemożliwia jej poznanie nadchodzących spotkań.

Krok 3: Całkowite usunięcie - odinstalowanie rozszerzeń i aplikacji

Aby zapobiec transkrypcji po stronie klienta (Mechanizm 2) i całkowicie usunąć oprogramowanie z systemu, musisz odinstalować rozszerzenie przeglądarki oraz wszystkie aplikacje desktopowe.

1. Rozszerzenie Chrome/Edge: Otwórz ustawienia przeglądarki i przejdź do strony Rozszerzenia. Znajdź rozszerzenie “Otter.ai: Record & Transcribe Meetings” i kliknij Usuń.15
2. Komputer z Windows: Przejdź do Ustawienia > Aplikacje > Zainstalowane aplikacje. Znajdź Otter.ai na liście, kliknij menu z trzema kropkami i wybierz Odinstaluj. Aby całkowicie usunąć, zaleca się również sprawdzenie folderów AppData pod kątem pozostałych plików. Otwórz Eksplorator Plików i przejdź do C:\Users<Twoja Nazwa Użytkownika>\AppData\Local\ oraz C:\Users<Twoja Nazwa Użytkownika>\AppData\Roaming, usuwając wszystkie foldery o nazwie “Otter” lub “Otter.ai”.15
3. macOS: Otwórz Finder i przejdź do folderu Aplikacje. Przeciągnij aplikację Otter.ai do Kosza. Aby usunąć pozostałe pliki, użyj polecenia Finder’a “Idź do folderu” (Shift+Cmd+G) i sprawdź lokalizacje takie jak ~/Library/Application Support/ oraz ~/Library/Preferences/ w poszukiwaniu plików związanych z Otter do usunięcia.16

Krok 4: Ostatni krok - usunięcie konta Otter.ai

Jeśli nie planujesz już korzystać z usługi, ostatnim krokiem jest usunięcie konta i wszystkich powiązanych danych.

1. Zaloguj się na stronie internetowej Otter.ai.
2. Przejdź do Ustawień konta i wybierz zakładkę Ogólne.
3. Kliknij opcję Usuń konto.15 Zostaniesz poproszony o wprowadzenie hasła, aby potwierdzić usunięcie.

Ważna uwaga: Nie możesz usunąć konta, jeśli masz aktywną płatną subskrypcję. Najpierw musisz anulować subskrypcję i poczekać, aż wygaśnie, lub skontaktować się z zespołem wsparcia Otter, aby zrezygnować z pozostałej części subskrypcji w celu natychmiastowego usunięcia.15

Część 3: Uprawnienia organizatora: Sterowanie w czasie rzeczywistym podczas spotkania

Gdy niepożądany notatnik AI pojawi się podczas live spotkania, organizator lub gospodarz ma do dyspozycji natychmiastowe, reaktywne środki. Chociaż te działania nie rozwiązują przyczyny problemu, są kluczowe dla utrzymania kontroli i bezpieczeństwa w danym momencie.

Metoda 1: “Wyszedłeś” - usunięcie bota Otter.ai podczas spotkania

Wszystkie główne platformy do konferencji wideo umożliwiają organizatorom usuwanie uczestników. Jest to awaryjne rozwiązanie do wyrzucenia bota, który już dołączył.

• Zoom: Jako gospodarz lub współgospodarz otwórz listę Uczestników. Znajdź uczestnika o nazwie “Otter.ai” (lub podobnej), najedź myszką na jego nazwę, kliknij przycisk Więcej i wybierz Usuń z menu.14
• Google Meet: Jako gospodarz otwórz listę Osób klikając ikonę w prawym dolnym rogu. Znajdź uczestnika “Otter.ai”, kliknij menu z trzema kropkami obok jego nazwy i wybierz Usuń ze spotkania.14
• Microsoft Teams: Jako organizator spotkania lub prezentator otwórz panel Uczestników. Znajdź uczestnika “Otter.ai”, kliknij menu z trzema kropkami obok jego nazwy i wybierz Usuń ze spotkania.14

Usunięcie bota rozwiązuje natychmiastowy problem, ale nie zapobiega mu próbowaniu dołączyć do przyszłych spotkań zaplanowanych przez tego samego użytkownika.

Metoda 2: Strażnik - proaktywne użycie lobby i pokoi oczekiwania

Zdecydowanie bardziej skuteczna strategia niż reaktywne usuwanie to proaktywne bramkowanie. Włączając “Pokój oczekiwania” w Zoom lub “Lobby” w Google Meet i Microsoft Teams, gospodarz zmusza każdego uczestnika - w tym boty - do czekania na ręczne zatwierdzenie przed dołączeniem do spotkania.

Ta prosta zmiana ustawień spotkań zasadniczo zmienia postawę bezpieczeństwa. Domyślne zachowanie wielu platform polega na automatycznym pozwoleniu uczestnikom zaproszonym do dołączenia. Boty AI wykorzystują to, umieszczając się na liście “zaproszonych” poprzez synchronizację kalendarza użytkownika. Włączenie lobby wprowadza kluczowy manualny punkt kontrolny. Host staje się ochroniarzem, sprawdzając identyfikację każdego na wejściu. Gdy “Otter.ai Notetaker” pojawi się w lobby, host może po prostu odmówić mu wejścia. Ten proaktywny approach jest najbardziej skuteczną kontrolą podczas spotkania, którą host może zaimplementować, aby zapobiec dostępowi nieautoryzowanym uczestnikom dowolnego rodzaju.12

Część 4: Podręcznik administratora: Wymuszanie zarządzania na poziomie organizacji

Dla administratorów IT kontrola notatników AI to kwestia wymuszania polityk bezpieczeństwa korporacyjnego, zgodności i zarządzania danymi. Wymaga to przekroczenia indywidualnych ustawień użytkowników i wdrożenia solidnych, scentralizowanych kontroli na poziomie platformy. Złożoność i metodyka różnią się znacznie między Google Workspace, Zoom i Microsoft Teams.

Szybki przewodnik po kontrolach administracyjnych

Dla zajętych administratorów, którzy potrzebują szybko zidentyfikować odpowiedni narzędzie do zadania, ta tabela przedstawia wysokopoziomowe strategiczne przegląd głównych filozofii kontroli dla każdej platformy.

Platforma	Główna metoda kontroli	Lokalizacja konsoli administracyjnej	Główna uwaga
Google Workspace	Kontrola dostępu uczestników	Admin Console > Apps > Google Workspace > Google Meet > Meet safety settings	Blokuje wszystkich niezaufanych zewnętrznych uczestników, a nie tylko określony bot. Szeroki, ale skuteczny approach.
Zoom	Zarządzanie aplikacjami	Zoom App Marketplace > Manage > Admin App Management > Apps on Account	Bezpośredni przełącznik “włącz/wyłącz” dla integracji aplikacji Otter.ai dla całego konta. Prosty i skuteczny.
Microsoft Teams	Polityki uprawnień do aplikacji i Zarządzanie zgódami	Teams Admin Center > Teams apps > Permission policies & Microsoft Entra admin center > Enterprise applications	Bardzo szczegółowy, ale złożony. Wymaga wielowarstwowego approachu w różnych portalach administracyjnych w celu pełnej kontroli.

Podsekcja 4.1: Zabezpieczanie Google Workspace

Administracyjny approach Google do tego problemu dotyczy mniej blokowania określonej aplikacji, a bardziej kontroli kogo pozwala się dołączyć do spotkań w pierwszej kolejności. Głównym narzędziem są ustawienia bezpieczeństwa Meet w konsoli administracyjnej Google.

Instrukcje do wykonania:

1. Zaloguj się do konsoli administracyjnej Google przy użyciu konta administratora.
2. Przejdź do menu i przejdź do Aplikacje > Google Workspace > Google Meet.
3. Kliknij na Ustawienia bezpieczeństwa Meet.
4. Tutaj możesz skonfigurować ustawienia Dostępu. Aby zapobiec dołączaniu zewnętrznych botów, możesz ograniczyć dostęp do spotkań tylko do użytkowników w Twojej organizacji lub użytkowników z jawnie dodanych do listy dozwolonych domen.19

Ta metoda jest gruba, ale skuteczna. Zapewni bezpieczeństwo, że bot OtterPilot nie dołączy jako zewnętrzna jednostka. Jednak zablokuje również legalnych zewnętrznych gości, chyba że ich domeny zostaną dodane do listy zaufanych, co reprezentuje kompromis między maksymalnym bezpieczeństwem a otwartą współpracą.

Podsekcja 4.2: Zabezpieczanie Zoom

Centralny rynek aplikacji Zoom zapewnia prosty i bezpośredni punkt kontrolny administracyjny do zarządzania integracjami z third-party, takimi jak Otter.ai.

Instrukcje do wykonania:

1. Zaloguj się do Zoom App Marketplace (marketplace.zoom.us) przy użyciu poświadczeń administratora.
2. W prawym górnym rogu kliknij Manage, a następnie przejdź do Admin App Management > Apps on Account.
3. Pojawi się lista wszystkich aplikacji third-party zainstalowanych przez użytkowników w Twoim koncie. Wyszukaj “Otter.ai”.
4. Kliknij na aplikację, aby otworzyć stronę zarządzania. Stąd możesz wybrać opcję Disable (Wyłącz) aplikację, co zapobiega używaniu jej przez wewnętrznych użytkowników, lub Remove (Usuń) ją całkowicie z konta.12

Ta akcja skutecznie przerwie oficjalny punkt integracji (Mechanizm 4) dla wszystkich użytkowników w Twojej organizacji. Jednak nadal kluczowe jest zachęcanie hostów do korzystania z funkcji Waiting Room (Pokój oczekiwania), ponieważ jest to główna obrona przed zewnętrznym uczestnikiem próbującym dodać bota z własnego konta.12

Podsekcja 4.3: Głębokie zagłębienie w zarządzanie Microsoft Teams

Kontrola aplikacji third-party w ekosystemie Microsoft 365 to najbardziej złożony scenariusz i źródło znacznego frustracji administratorów. Skuteczne zarządzanie wymaga wielowarstwowej strategii, która obejmuje zarówno Centrum Administracyjne Microsoft Teams, jak i Centrum Administracyjne Microsoft Entra (dawniej Azure Active Directory).

Metoda 1 (Młot): Blokowanie aplikacji Otter.ai na poziomie dzierżawy

Najbardziej bezpośrednim approach jest zablokowanie aplikacji Otter.ai dla wszystkich użytkowników w całej organizacji.

Instrukcje do wykonania:

1. Przejdź do Centrum administracyjnego Microsoft Teams.
2. Przejdź do Aplikacje Teams > Zarządzaj aplikacjami.
3. Użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć „Otter.ai”.
4. Wybierz aplikację z listy i kliknij przycisk Zablokuj w górnym pasku. Potwierdź działanie.15

Ta akcja zapobiega użytkownikom znajdowaniu, dodawaniu lub używaniu aplikacji Otter.ai z interfejsu Teams.

Metoda 2 (Skalpell): Użycie zasad uprawnień do aplikacji w celu granularnego sterowania

W przypadku większych organizacji z różnorodnymi potrzebami często wymaga się bardziej zróżnicowanego podejścia. Zasady uprawnień do aplikacji umożliwiają administratorom kontrolę nad tym, którzy użytkownicy mogą uzyskać dostęp do określonych aplikacji.

Instrukcje do wykonania:

1. W Centrum administracyjnym Teams przejdź do Aplikacje Teams > Zasady uprawnień.
2. Możesz edytować politykę Globalna (domyślna dla całej organizacji) lub wybrać Dodaj, aby utworzyć nową niestandardową politykę.
3. W ustawieniach polityki, w menu rozwijanym Aplikacje zewnętrzne, wybierz opcję Zablokuj określone aplikacje i zezwól na wszystkie inne.
4. Kliknij przycisk Zablokuj aplikacje. Wyszukaj i dodaj „Otter.ai” do listy zablokowanych aplikacji w tej polityce.21
5. Jeśli utworzyłeś nową niestandardową politykę, musisz ją następnie przypisać do określonych użytkowników lub grup, którzy powinni być zapobiegnięci używaniu aplikacji.

Ta metoda zapewnia granularną kontrolę, umożliwiając organizacji zezwolenie na Otter.ai dla zespołu marketingowego, jednocześnie blokując je dla wrażliwych działów, takich jak prawniczy, HR lub Badania i Rozwój.

Metoda 3 (Brama): Zarządzanie zgodą i uprawnieniami w Microsoft Entra ID

Częstym źródłem zamieszania dla administratorów jest sytuacja, gdy bot nadal dołącza do spotkań, nawet po zablokowaniu go w Centrum administracyjnym Teams. To często dzieje się, ponieważ podstawowe uprawnienia do aplikacji zostały przyznane na poziomie tożsamości w Microsoft Entra ID. Zarządzanie aplikacją tutaj jest kluczowe, aby przerwać jej dostęp do danych użytkowników, takich jak kalendarze.

Instrukcje do wykonania:

1. Przejdź do Centrum administracyjnego Microsoft Entra (entra.microsoft.com).
2. Przejdź do Aplikacje > Aplikacje enterprise.
3. Wyszukaj i wybierz aplikację „Otter.ai”.
4. W Właściwościach aplikacji możesz przełączyć opcję Czy użytkownicy mogą się logować? na Nie. Spowoduje to zablokowanie wszystkich użytkowników w Twoim dzierżawie w logowaniu do Otter.ai za pomocą ich firmowych poświadczeń.22
5. Alternatywnie możesz ustawić Czy wymagana jest przypisanie? na Tak, a następnie przypisać tylko określonych, zatwierdzonych użytkowników, co skutecznie zablokuje wszystkich innych.22
6. Przejdź do karty Uprawnienia. Globalny administrator może przejrzeć i Odwołać wcześniej przyznaną zgodę administratora dla całej organizacji dla aplikacji, co przerwie jej autoryzowany dostęp do danych organizacyjnych.23

Ten dwuetapowy wymóg zarządzania — blokowanie interfejsu użytkownika aplikacji w Centrum administracyjnym Teams i kontrola uprawnień dostępu do danych w Entra ID — jest kluczowym wglądem do kompleksowego rozwiązania problemu na platformie Microsoft. Niezastosowanie obu kroków może pozostawić znaczną lukę bezpieczeństwa.

Metoda 4 (Twierdza): Wzmocnienie bezpieczeństwa za pomocą zasad dostępu zewnętrznego

Jako ostatnią warstwę obrony administratorzy mogą traktować bota nie jako „aplikację” do zarządzania, ale jako „podmiot zewnętrzny” do zablokowania na poziomie sieci.

Instrukcje do wykonania:

1. W Centrum administracyjnym Teams przejdź do Użytkownicy > Dostęp zewnętrzny.
2. W zakładce Ustawienia organizacji możesz skonfigurować listę zablokowanych domen zewnętrznych.24 Jeśli stwierdzi się, że bot OtterPilot dołącza z stałej domeny (np. bot.otter.ai), tę domenę można dodać do listy zablokowanych.
3. Platforma umożliwia również administratorom blokowanie określonych użytkowników zewnętrznych za pomocą ich pełnego adresu e-mail lub identyfikatora zasobu wiadomości (MRI).24

Ta obrona na poziomie sieci jest potężnym rezerwem, która może być skuteczna nawet jeśli kontrolki na poziomie aplikacji są niepoprawnie skonfigurowane lub omijane. Współpracuje z szerszą strategią Microsoft, która polega na zapewnianiu coraz bardziej granularnych kontroli nad współpracą zewnętrzną, aby spełnić wymagania bezpieczeństwa przedsiębiorstw.27

Wniosek

Kontrola niepożądanego wejścia notatników AI do spotkań wirtualnych nie jest pojedynczą akcją, ale strategiczna, wielowarstwowa obrona. Podejście to musi być dostosowane do określonej platformy i wymaganego poziomu kontroli, zaczynając od poszczególnych użytkowników, umożliwiając gospodarzowi spotkań kontrolę, i kończywszy solidnymi, obejmującymi całą organizację politykami administracyjnymi.

Analiza ujawnia kilka kluczowych wniosków. Pierwszym jest kluczowe rozróżnienie między botem OtterPilot po stronie serwera, który dołącza jako widoczny uczestnik i może zostać zablokowany przez administratorów, a rozszerzeniem Chrome po stronie klienta, które działa niewidocznie na komputerze użytkownika i stanowi znaczącą lukę w zarządzaniu danymi. Drugim jest znaczenie zrozumienia unikalnej filozofii zarządzania każdej platformy: filozofia Zoom jest skupiona na aplikacjach i prosta, Google jest skupiona na uczestnikach i szeroka, podczas gdy Microsoft jest skupiona na politykach, głęboko granularna i wymaga zharmonizowanej strategii zarówno w centrum administracyjnym Teams, jak i Microsoft Entra.

Ostatecznie, chociaż rozprzestrzenianie się potężnych narzędzi AI wprowadza nowe wyzwania dla bezpieczeństwa i prywatności, istnieją kontrolki, które zapewniają, że osoby fizyczne i organizacje pozostają stanowczo w posiadaniu kontroli nad swoimi cyfrowymi przestrzeniami pracy. Poprzez wdrożenie odpowiednich środków — od prostej zmiany ustawień w osobistym koncie po kompleksową politykę uprawnień do aplikacji dla całej przedsiębiorstwa — możliwe jest wykorzystanie korzyści z narzędzi AI zwiększających produktywność, jednocześnie zmniejszając ich ryzyka, zapewniając, że każdy uczestnik każdego spotkania jest zaproszonym i mile widzianym gościem.

Prace cytowane

1. Prywatność i Bezpieczeństwo | Otter.ai, dostępano 16 września 2025 r., https://otter.ai/privacy-security
2. Przewodnik konfiguracyjny Otter.ai 2025: Integracja z Zoom, Google Meet i Teams - ScreenApp, dostępano 16 września 2025 r., https://screenapp.io/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom-google-meet-and-teams
3. Kalendarz: Integruj z ulubionymi narzędziami! - Otter.ai, dostępano 16 września 2025 r., https://otter.ai/integrations/calendar
4. Automatyczne dodawanie Otter Notetaker do spotkań – Centrum pomocy, dostępano 16 września 2025 r., https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/13674910923671-Automatically-add-Otter-Notetaker-to-your-meetings
5. Aplikacje i integracje | Otter.ai, dostępano 16 września 2025 r., https://otter.ai/apps
6. Otter.ai: Nagrywanie i transkrypcja spotkań - Google Meet i dźwięk internetowy - Chrome Web Store, dostępano 16 września 2025 r., https://chromewebstore.google.com/detail/otterai-record-transcribe/bnmojkbbkkonlmlfgejehefjldooiedp
7. Rozszerzenie Otter dla Chrome nagrywa, transkrybuje i udostępnia notatki z spotkań, dostępano 16 września 2025 r., https://otter.ai/googlemeet
8. otter.ai, dostępano 16 września 2025 r., https://otter.ai/blog/how-to-record-a-microsoft-teams-meeting#:~:text=Integrate%20Otter%20with%20Microsoft%20Teams&text=You%20can%20add%20Otter%20to,%E2%80%9CApps%E2%80%9D%20on%20the%20left.
9. Otter.ai - Podsumowanie spotkań, czat AI - Zoom App Marketplace, dostępano 16 września 2025 r., https://marketplace.zoom.us/apps/MmQJIMXUTYiCdPX5anvKVw
10. Transkrypcja Zoom: Jak łatwo i automatycznie transkrybować spotkania | Otter.ai, dostępano 16 września 2025 r., https://otter.ai/blog/zoom-transcription
11. Jak używać Otter.ai w spotkaniach Zoom - Notta, dostępano 16 września 2025 r., https://www.notta.ai/en/blog/how-to-use-otter-ai-with-zoom
12. Jak wyłączyć AI Notetakers (otter.ai, read.ai,… - Społeczność Zoom, dostępano 16 września 2025 r., https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848
13. Zatrzymywanie automatycznego dołączania Otter Notetaker do spotkań – Centrum pomocy, dostępano 16 września 2025 r., https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/12906714508823-Stop-Otter-Notetaker-from-automatically-joining-your-meetings
14. Usuwanie Otter Notetaker ze spotkań Zoom, Google Meet lub Microsoft Teams… , dostępano 16 września 2025 r., https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/14288936562199-Remove-Otter-Notetaker-from-your-Zoom-Google-Meet-or-Microsoft-Teams-meeting
15. Artykuł - Usuwanie i usunięcie Otter.ai - Uniwersytet Państwowy Minnesota, Mankato, dostępano 16 września 2025 r., https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1340
16. Jak usunąć Otter.ai (i wybrać lepszą, bardziej bezpieczną opcję) - Meeting Notes, dostępano 16 września 2025 r., https://meetingnotes.com/blog/how-to-remove-otter-ai
17. Blokowanie AI Notetakers w spotkaniach Microsoft Teams - TeamDynamix, dostępano 16 września 2025 r., https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/ArticleDet?ID=155826
18. community.zoom.com, dostępano 16 września 2025 r., https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-do-I-disable-AI-Notetakers-otter-ai-read-ai-fireflies-ai-etc/m-p/233848#:~:text=Click%20Otter.ai%20then%20click,importance%20of%20enabling%20Waiting%20Room).
19. Jak ograniczyć użytkowników w dołączaniu do spotkań Google Meet spoza organizacji - Iorad, dostępano 16 września 2025 r., https://www.iorad.com/player/2093303/Google-Admin---How-to-restrict-users-from-joining-Google-meet-meetings-outside-your-Organization
20. Zarządzanie ustawieniami Meet (dla administratorów) - Pomoc administratora Google Workspace, dostępano 16 września 2025 r., https://support.google.com/a/answer/7304109?hl=en
21. Zarządzanie politykami uprawnień aplikacji w Microsoft Teams - Microsoft Learn, dostępano 16 września 2025 r., https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
22. Chcę zablokować Otter.ai, aby nie miał dostępu i nie był dostępny z żadnego konta użytkownika dzierżawcy - Microsoft Learn, dostępano 16 września 2025 r., https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2336974/i-want-to-block-otter-ai-not-to-access-and-not-be
23. Przyznawanie i zarządzanie zgodą na uprawnienia aplikacji Teams - Microsoft …, dostępano 16 września 2025 r., https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-consent-app-permissions
24. Administratorzy IT - Zarządzanie zewnętrznymi spotkaniami i czatem z osobami i …, dostępano 16 września 2025 r., https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/trusted-organizations-external-meetings-chat
25. Blokowanie domen w Microsoft Teams przy użyciu listy dozwolonych/zablokowanych dzierżawców - Microsoft Defender for Office 365, dostępano 16 września 2025 r., https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/tenant-allow-block-list-teams-domains-configure
26. Blokowanie zewnętrznego użytkownika w Microsoft Teams - Blog Topedia, dostępano 16 września 2025 r., https://blog-en.topedia.com/2025/02/block-an-external-user-in-microsoft-teams/
27. Microsoft Teams dodaje granularną kontrolę dostępu zewnętrznego dla użytkowników i grup - Reddit, dostępano 16 września 2025 r., https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1nck3nm/microsoft_teams_adds_granular_external_access/