Khách Không Mời: Hướng Dẫn Toàn Diện Để Ngăn Read.ai Tham Gia Các Buổi Họp Của Bạn

I. Giới Thiệu: Lấy Lại Quyền Kiểm Soát Phòng Họp Kỹ Thuật Số Của Bạn

Một buổi họp chiến lược nhạy cảm đang diễn ra. Đội ngũ lãnh đạo đang thảo luận sôi nổi khi một người tham gia mới tham gia bất ngờ—“Read.ai Notetaker”. Dòng chảy của buổi họp bị gián đoạn, và một loạt câu hỏi lan ra trong cuộc gọi: Ai mời người này? Nó có đang ghi âm không? Làm thế nào để chúng ta đuổi nó ra? Kịch bản này đã trở nên phổ biến hơn ngày nay, biến một công cụ được thiết kế để tăng năng suất thành một nguồn gây rối và mối quan tâm về an ninh.

Read.ai là một trong nhiều trợ lý họp trực tuyến được hỗ trợ bởi AI, được thiết kế để tự động tham gia các buổi họp ảo, cung cấp phiên dịch thời gian thực và tạo tóm tắt với các nhiệm vụ hành động.1 Về lý thuyết, nó hứa hẹn sẽ giải phóng các người tham gia khỏi gánh nặng ghi chép và tạo ra một kho lưu trữ có thể tìm kiếm của kiến thức công ty.3 Tuy nhiên, thực tế đối với nhiều người là trải nghiệm một khách không mời, một bot kiên nhẫn xuất hiện trong các cuộc thảo luận bí mật mà không có sự đồng ý rõ ràng, trong thời điểm của chủ nhà. Điều này đã dẫn đến sự khó chịu đáng kể, đặc biệt là ở các quản trị viên hệ thống được giao nhiệm vụ duy trì an ninh và tính toàn vẹn của giao tiếp kỹ thuật số của tổ chức.4

Bí ẩn trung tâm mà hướng dẫn này sẽ giải quyết có hai mặt: Làm thế nào bot này có thể tham gia buổi họp, và quan trọng hơn, làm thế nào để ngăn chặn nó vĩnh viễn? Bài viết này đóng vai trò là hướng dẫn cuối cùng, toàn diện cho cả người dùng cá nhân và quản trị viên IT để hiểu, quản lý và chặn vĩnh viễn Read.ai khỏi tất cả các buổi họp trên Zoom, Google Meet và Microsoft Teams. Nó tập trung đặc biệt, sâu sắc vào môi trường Microsoft 365 phức tạp, một cảnh quan thường làm bối rối ngay cả các quản trị viên có kinh nghiệm, để cung cấp một giải pháp xác định, đa lớp.

Mâu thuẫn giữa quan điểm “trách nhiệm về quyền riêng tư đầu tiên” tự xưng của công cụ và trải nghiệm người dùng phổ biến về nó là “khách không mời” tiết lộ một khoảng trống tin cậy đáng kể.5 Đây không chỉ là một lỗi kỹ thuật; nó chỉ ra một sự ngắt kết cơ bản trong thiết kế trải nghiệm người dùng và mô hình đồng ý. Mặc dù tài liệu của Read.ai nhấn mạnh quyền kiểm soát của người dùng, đồng ý và minh bạch, tuyên bố rằng “Ghi Âm Yêu Cầu Đồng Ý” và hứa hẹn “Tùy Chọn Dễ Dàng Để Thoát”, nhận thức của người dùng thường là xâm lược và thiếu quyền kiểm soát.6 Nguyên nhân gốc rễ là một lựa chọn thiết kế cụ thể: liên kết chức năng tự động tham gia của bot với sự đồng ý tích hợp lịch một lần được đưa ra trong quá trình đăng ký tài khoản, thay vì yêu cầu chủ nhà nhắc nhở cho mỗi buổi họp. Mô hình “đồng ý một lần, hành động mãi mãi” có nghĩa là người dùng có thể cấp quyền rộng rãi mà không hoàn toàn nhận ra hậu quả—bot sẽ cố gắng tham gia tất cả các buổi họp trong tương lai theo mặc định. Mô hình này mâu thuẫn với kỳ vọng của người dùng về quyền kiểm soát cho mỗi phiên, dẫn đến cảm giác bị xâm lược quyền riêng tư, ngay cả khi nó được “đồng ý” tại một thời điểm trong quá khứ.

II. Nguyên Nhân Gốc Rễ: Lý Do Và Cách Read.ai Tham Gia Các Buổi Họp Của Bạn

Để ngăn chặn Read.ai hiệu quả, người ta phải först hiểu cơ chế truy cập của nó. Lộ trình chính không phải là một lỗ hổng an ninh mà là một tính năng của tích hợp sâu của nó với lịch của người dùng, chẳng hạn như Google Calendar và Microsoft Outlook.7 Khi một người dùng tạo tài khoản Read.ai, một bước quan trọng trong quá trình nhập môn là cấp quyền cho dịch vụ truy cập và đọc các sự kiện lịch của họ. Quyền này là chìa khóa chính cho phép bot Read Assistant biết khi nào và ở đâu các buổi họp diễn ra.

Khái niệm quan trọng nhất và thường bị hiểu lầm là cách bot được kích hoạt. Bot Read.ai sẽ tự động tham gia một buổi họp nếu bất kỳ một người nào trong danh sách mời lịch—không chỉ chủ nhà hoặc người tổ chức buổi họp—có tài khoản Read.ai với tính năng “tự động tham gia” được bật.9 Người tham gia này đóng vai trò như một con ngựa Trojan không thành ý. Một khách mời bên ngoài, một nhân viên mới trong một phòng ban khác, hoặc bất kỳ người tham gia nào trong chuỗi họp có thể mang bot vào cuộc thảo luận bí mật một cách không biết trước, hoàn toàn không được chủ nhà biết. Mô hình này làm hỏng hoàn toàn lối mòn an ninh truyền thống của một buổi họp, nơi chủ nhà đóng vai trò là người giữ cổng cuối cùng. Thay vì kiểm soát tập trung, mô hình này phân quyền cho người tham gia ít có ý thức an ninh nhất trong danh sách mời, tạo ra một rủi ro tổ chức đáng kể và thường không nhìn thấy. An ninh họp của tổ chức không còn được xác định bởi chính sách của mình hoặc sự cẩn thận của chủ nhà, mà bởi cài đặt ứng dụng cá nhân của mọi người được mời đến buổi họp, bao gồm cả các nhà cung cấp và đối tác bên ngoài. Rủi ro hệ thống này nhấn mạnh lý do tại sao các biện pháp khắc phục cấp độ cá nhân thường không đủ cho một tổ chức và tại sao việc chặn quản trị trở nên cần thiết.

May mắn thay, có một cách để xác định nguồn gốc. Trong hầu hết các trường hợp, khi Trợ lý Đọc tham gia một buổi họp, nó sẽ đăng một tin nhắn trong cuộc trò chuyện rõ ràng nói rằng: “Tôi được mời bởi [Tên Người dùng]“.9 Tin nhắn này là một mảnh bằng chứng quan trọng, giúp người dùng hiểu rằng sự hiện diện của bot không phải là một xâm nhập ngẫu nhiên mà liên kết trực tiếp với cài đặt tài khoản của một người tham gia cụ thể. Điều này cho phép một cuộc trò chuyện hoặc hành động có mục tiêu thay vì nhầm lẫn chung chung.

Mặc dù việc tự động tham gia dựa trên lịch là tình huống phổ biến nhất và khó hiểu nhất, nhưng vẫn có các cách truy cập khác. Một người dùng có thể cài đặt Phần mở rộng Chrome Read AI, có thể phát hiện các buổi họp và cung cấp tùy chọn một cú nhấp chuột để thêm bot.12 Ngoài ra, một người tham gia đã trong buổi họp có thể thêm Read.ai thủ công vào một phiên họp đang diễn ra.13 Tuy nhiên, chính hành vi tự động, được điều khiển bởi lịch trình gây ra các vấn đề phổ biến nhất.

III. Hướng Dẫn Cho Người Dùng Nhân Viên: Lấy Hành Động Ngay Lập Tức Và Bền Bỉ

Phần này được thiết kế cho bất kỳ cá nhân nào muốn ngăn Read.ai tham gia các buổi họp của họ, bất kể trình độ kỹ thuật. Các giải pháp được trình bày theo thứ tự của tính khẩn cấp, từ các biện pháp khắc phục nhanh trong thời điểm đến các hành động vĩnh viễn, lâu dài.

Bảng sau cung cấp một tóm tắt chi tiết của tất cả các hành động có sẵn, được phân loại theo nền tảng và tính vĩnh viễn. Nó cho phép người dùng xác định ngay giải pháp phù hợp với nhu cầu của họ trước khi đi sâu vào các hướng dẫn chi tiết sau đây.

Bảng: Hướng Dẫn Hành Động Nhanh Của Người Dùng Để Xóa Read.ai

Hành Động	Google Meet	Zoom	Microsoft Teams	Mức Độ Vĩnh Viễn
Xóa Trong Buổi Họp	Nhấp vào biểu tượng Read > ‘Dừng chia sẻ’ HOẶC sử dụng lệnh trò chuyện.	Xóa khỏi danh sách người tham gia HOẶC sử dụng lệnh trò chuyện.	Xóa khỏi danh sách người tham gia HOẶC sử dụng lệnh trò chuyện.	Tạm thời (Theo Buổi Họp)
Điều Chỉnh Cài Đặt Read.ai	Đăng nhập vào Read.ai > Cài Đặt Tài Khoản > Vô hiệu hóa ‘Tự động tham gia buổi họp’.	Đăng nhập vào Read.ai > Cài Đặt Tài Khoản > Vô hiệu hóa ‘Tự động tham gia buổi họp’.	Đăng nhập vào Read.ai > Cài Đặt Tài Khoản > Vô hiệu hóa ‘Tự động tham gia buổi họp’.	Cao (Được Kiểm soát Bởi Người Dùng)
Thu Hồi Truy Cập Nền Tảng	Tài Khoản Google > Bảo mật > Ứng dụng bên thứ ba > Xóa truy cập.	Thị trường Zoom > Quản lý > Ứng dụng đã thêm > Xóa.	Microsoft My Apps > ‘Read Meeting Navigator’ > Thu hồi & Xóa.	Rất Cao
Xóa Tài Khoản Hoàn Toàn	Đăng nhập vào Read.ai > Cài Đặt Tài Khoản > Nâng Cao > Xóa tài khoản.	Đăng nhập vào Read.ai > Cài Đặt Tài Khoản > Nâng Cao > Xóa tài khoản.	Đăng nhập vào Read.ai > Cài Đặt Tài Khoản > Nâng Cao > Xóa tài khoản.	Vĩnh Viễn (Cho Tài Khoản Của Bạn)

3.1: Các Biện Pháp Khắc Phục Ngay Lập Tức (Trong Buổi Họp)

Khi Read.ai xuất hiện bất ngờ trong một buổi họp trực tiếp, có một số hành động ngay lập tức mà bất kỳ người tham gia hoặc chủ họp nào có thể thực hiện.

• Sử Dụng Lệnh Trò Chuyện: Read.ai có các lệnh trò chuyện tích hợp để kiểm soát nhanh. Có một sự khác biệt quan trọng giữa hai lệnh chính. Nhập ‘read stop’ vào cuộc trò chuyện buổi họp sẽ xóa bot khỏi cuộc gọi nhưng vẫn sẽ tạo ra một báo cáo cho phần buổi họp mà nó đã tham gia. Để xóa hoàn toàn hơn, nhập ‘opt out’ hoặc nhấp vào liên kết từ chối trong tin nhắn giới thiệu của bot sẽ không chỉ xóa bot mà còn xóa tất cả dữ liệu nó đã thu thập từ buổi họp cụ thể đó, đảm bảo không có báo cáo được tạo ra.6
• Xóa Thủ Công (Chủ Họp): Chủ họp có thể xóa bot Read.ai giống như bất kỳ người tham gia nào khác. Bằng cách mở danh sách người tham gia trong Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Meet, chủ họp có thể tìm thấy “Read.ai Notetaker”, nhấp vào các tùy chọn bên cạnh tên của nó và chọn “Xóa” hoặc “Đuổi ra”.15
• Chi Tiết Google Meet: Một số tích hợp với Google Meet không liên quan đến một bot có thể nhìn thấy trong danh sách người tham gia. Trong các trường hợp này, một biểu tượng Read.ai sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của màn hình. Bất kỳ người tham gia nào都 có thể nhấp vào biểu tượng này và chọn ‘Dừng chia sẻ’ để kết thúc quá trình ghi âm và thu thập dữ liệu.9

3.2: Cài Đặt Tài Khoản Read.ai Của Bạn: Bảng Điều Khiển Trung Tâm

Để ngăn Read.ai tham gia các buổi họp trong tương lai, điều chỉnh cài đặt trong chính tài khoản Read.ai là bước hiệu quả nhất.

• Vô hiệu hóa Tự động tham gia: Đăng nhập vào trang web Read.ai. Di chuyển đến Cài đặt Tài khoản > Trợ lý Hội議 > Tự động tham gia hội議. Tại đây, người dùng có thể tắt hoàn toàn tính năng tự động tham gia. Trang này cũng cung cấp “Tùy chọn Tham gia” chi tiết hơn, như cho phép Read.ai chỉ tham gia các buổi họp nội bộ hoặc chỉ khi người dùng là chủ nhà, cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn mà không cần cấm hoàn toàn.9
• Quản lý Trang Lịch: Để kiểm soát từng buổi họp, trang Lịch trong bảng điều khiển Read.ai rất có giá trị. Nó hiển thị tất cả các buổi họp sắp tới từ lịch đồng bộ của người dùng và cung cấp một công tắc đơn giản bên cạnh mỗi buổi họp có nhãn “Thêm Read?”. Điều này cho phép người dùng tắt thủ công Read.ai cho một buổi họp nhạy cảm cụ thể mà không cần thay đổi cài đặt tự động tham gia toàn cục của họ.18
• Vấn đề Tài khoản Nhiều Lần: Một nguyên nhân phổ biến gây ra sự khó chịu là khi người dùng tắt tự động tham gia, nhưng bot vẫn tiếp tục xuất hiện và ghi họ là người mời. Điều này hầu như luôn cho thấy rằng người dùng đã vô tình tạo ra nhiều tài khoản Read.ai, ví dụ, một tài khoản bằng cách đăng nhập với tài khoản Google và một tài khoản khác với tài khoản Microsoft. Để giải quyết vấn đề này, người dùng nên tìm kiếm trong tất cả hộp thư email của họ các email chào mừng từ support@e.read.ai để xác định mọi tài khoản liên quan, sau đó tiến hành điều chỉnh cài đặt hoặc xóa các tài khoản trùng lặp.9

3.3: Thu hồi Truy cập ở Cấp Độ Nền Tảng

Một bước quyết断 hơn là cắt đứt kết nối giữa Read.ai và nền tảng họp tại nguồn, thu hồi các quyền đã được cấp ban đầu.

• Đối với Người dùng Zoom: Truy cập Thị trường Ứng dụng Zoom bằng cách di chuyển đến marketplace.zoom.us. Sau khi đăng nhập, click Quản lý ở góc trên bên phải, sau đó chọn Ứng dụng Đã Thêm từ menu. Tìm Read.ai trong danh sách ứng dụng và click nút “Xóa” để hủy ủy quyền hoàn toàn.20
• Đối với Người dùng Google: Truy cập trang cài đặt Tài khoản Google tại myaccount.google.com. Di chuyển đến tab Bảo mật và cuộn xuống phần có tiêu đề Ứng dụng & dịch vụ bên thứ ba. Tại đây, danh sách tất cả các ứng dụng có quyền truy cập vào Tài khoản Google sẽ được hiển thị. Tìm Read.ai và click vào nó để xem chi tiết, sau đó chọn tùy chọn để xóa quyền truy cập của nó.24
• Đối với Người dùng Microsoft: Quy trình liên quan đến cổng “My Apps” của Microsoft, có thể truy cập tại myapps.microsoft.com. Sau khi đăng nhập, tìm kiếm một ứng dụng có tên “Read Meeting Navigator”. Click dấu ba chấm (…) trên ô ứng dụng, chọn Quản lý ứng dụng của bạn, sau đó chọn Thu hồi Quyền. Sau khi thu hồi quyền, cũng được khuyến nghị quay lại ô ứng dụng, click dấu ba chấm một lần nữa, và chọn Xóa để ẩn nó khỏi cổng.26

3.4: Giải Pháp Cuối Cùng: Xóa Tài Khoản Hoàn Toàn

Đối với những người dùng đã quyết định không còn muốn sử dụng dịch vụ, xóa tài khoản Read.ai là giải pháp lâu dài nhất để đảm bảo bot không bao giờ tham gia một buổi họp thay họ nữa.

Quy trình rất đơn giản:

1. Đăng nhập vào tài khoản Read.ai.
2. Di chuyển đến Cài đặt Tài khoản và chọn tab Nâng cao.
3. Cuộn xuống dưới cùng và click nút “Xóa tài khoản của tôi” màu đỏ.21

Read.ai cũng cung cấp một “Trung tâm Tài khoản & Riêng tư” nơi người dùng có thể nhập địa chỉ email của họ để tra cứu xem có tài khoản tồn tại hay không và yêu cầu xóa mà không cần đăng nhập, điều này hữu ích cho các tài khoản bị quên hoặc trùng lặp.14

Rất quan trọng để nhớ cơ chế cốt lõi của cách Read.ai tham gia cuộc gọi. Nếu người dùng xóa tài khoản và bot vẫn xuất hiện trong các buổi họp của họ, đó không phải là lỗi kỹ thuật. Đó là bằng chứng chắc chắn rằng ai đó khác trong lời mời họp vẫn có tài khoản Read.ai hoạt động với tính năng tự động tham gia được bật.9

Nền tảng	Bảng điều khiển quản lý ứng dụng chính	Bảng điều khiển danh tính và quyền hạn	Mục tiêu chính
Zoom	Zoom App Marketplace	Không có	Quản lý phê duyệt ứng dụng và gỡ bỏ ứng dụng cho toàn bộ tài khoản.
Google Workspace	Google Admin Console	Các điều khiển API (trong Bảng điều khiển quản trị)	Chặn ứng dụng bên thứ ba thông qua ID khách OAuth duy nhất của nó.
Microsoft 365	Teams Admin Center	Microsoft Entra Admin Center	Chặn ứng dụng Teams VÀ gỡ bỏ Ứng dụng Doanh nghiệp cơ bản và các quyền hạn của nó.

4.1: Chặn Read.ai trong Môi trường Zoom (Kiểm soát cấp Tài khoản)

Các quản trị viên Zoom có các công cụ tập trung, mạnh mẽ trong Thị trường ứng dụng để kiểm soát các tích hợp bên thứ ba như Read.ai.

• Quản lý Phê duyệt Ứng dụng: Bước chủ động hiệu quả nhất là yêu cầu phê duyệt của quản trị viên cho tất cả các ứng dụng mới. Trong Thị trường ứng dụng Zoom (marketplace.zoom.us), quản trị viên có thể truy cập đến Quản lý > Quyền hạn và bật cài đặt “Yêu cầu các ứng dụng được liệt kê công khai trên Thị trường ứng dụng Zoom phải được phê duyệt bởi quản trị viên”. Điều này chuyển đổi môi trường từ mô hình cho phép sang mô hình “từ chối theo mặc định”, trong đó IT phải kiểm tra tất cả các ứng dụng trước khi người dùng có thể cài đặt chúng.29
• Chặn/Gỡ bỏ Ứng dụng: Để xử lý một ứng dụng đã có trong môi trường, truy cập đến Quản lý > Ứng dụng trên Tài khoản. Từ bảng điều khiển này, quản trị viên có thể tìm kiếm Read.ai. Họ có hai tùy chọn: “Vô hiệu hóa”, tạm thời đình chỉ chức năng của ứng dụng cho tất cả người dùng, hoặc “Gỡ bỏ”, hoàn toàn gỡ cài đặt và hủy ủy quyền ứng dụng cho toàn bộ tài khoản.31
• Cài đặt Bảo mật Chủ động: Ngoài quản lý ứng dụng, Zoom cung cấp several cài đặt bảo mật có thể tạo ra môi trường khó khăn cho các bot không mong muốn:
  • Chặn Các Miền Cụ Thể: Trong cổng web chính của Zoom, dưới Quản lý Tài khoản > Cài đặt Tài khoản > Cuộc họp > Bảo mật, có một tùy chọn “Chặn người dùng trong các miền cụ thể từ tham gia các cuộc họp và hội thảo trực tuyến”. Thêm read.ai vào danh sách này có thể ngăn bot xác thực và tham gia, ngay cả khi được mời.15
  • Bắt buộc Chỉ Người dùng Đã Xác thực: Yêu cầu tất cả người tham gia cuộc họp phải đăng nhập vào tài khoản Zoom là một rào cản mạnh mẽ khác. Cài đặt này, cũng nằm dưới tab Bảo mật, ngăn chặn khách mời ẩn danh hoặc chưa được xác minh—bao gồm nhiều dịch vụ bot—không được tham gia các cuộc họp.16

4.2: Chặn Read.ai trong Google Workspace (Kiểm soát API Tập trung)

Các quản trị viên Google Workspace có thể quản lý truy cập ứng dụng bên thứ ba theo cách tập trung bằng cách kiểm soát các quyền hạn API cơ bản được cấp thông qua OAuth.

• Truy cập Bảng điều khiển Quản trị Google: Quá trình bắt đầu tại trung tâm quản trị trung tâm, admin.google.com.
• Tìm kiếm và Chặn Ứng dụng: Quản trị viên phải truy cập theo đường dẫn sau: Bảo mật > Truy cập và kiểm soát dữ liệu > Các điều khiển API. Trong phần này, liên kết Quản lý Truy cập Ứng dụng Bên thứ ba hiển thị danh sách tất cả các ứng dụng đã được cấp quyền truy cập OAuth vào dữ liệu của tổ chức.34 Quản trị viên có thể tìm kiếm Read.ai trong danh sách này. Khi tìm thấy, click vào ứng dụng và thay đổi cấp độ truy cập thành “Đã chặn” sẽ thu hồi các quyền hạn của nó trên toàn bộ tenant và ngăn bất kỳ người dùng nào cấp lại ủy quyền cho nó trong tương lai.36
• Chính sách Chủ động: Để tăng cường bảo mật, quản trị viên có thể cấu hình các chính sách truy cập API mặc định để hạn chế các dịch vụ Google (như Gmail, Lịch, hoặc Drive) mà các ứng dụng bên thứ ba có thể truy cập theo mặc định. Điều này cho phép tổ chức hoạt động từ một thái độ “quyền hạn ít nhất” an toàn hơn, giới hạn tác động tiềm năng của bất kỳ tích hợp ứng dụng đơn lẻ nào.38

4.3: Sâu Đều: Phòng Thủ Nhiều Lớp cho Microsoft 365 & Teams

Việc chặn hiệu quả một ứng dụng như Read.ai trong hệ sinh thái Microsoft 365 nổi tiếng là phức tạp và là chủ đề thường xuyên gây bực bội trong các cộng đồng quản trị viên.4 Lý do cho sự phức tạp này là một nguyên tắc kiến trúc cốt lõi: việc tách biệt thành phần hướng người dùng của ứng dụng khỏi danh tính và quyền hạn backend của nó. Việc chặn thành công đòi hỏi phải giải quyết cái có thể được coi là một “rồng hai đầu”:

1. Ứng dụng Teams: Đây là tích hợp hướng người dùng hiển thị trong client Teams và được quản lý trong Bảng điều khiển quản trị Teams.
2. Ứng dụng Doanh nghiệp: Đây là chủ thể dịch vụ backend trong Microsoft Entra ID (trước đây là Azure AD) có các quyền hạn thực tế (các cấp phép đồng ý OAuth) để truy cập dữ liệu như lịch và tham gia các cuộc họp.

Chỉ chặn Ứng dụng Teams là một lỗi phổ biến. Nó chỉ gỡ bỏ phần tử giao diện người dùng khỏi Teams, nhưng không thu hồi các quyền hạn cơ bản. Bot, vẫn giữ các quyền hạn hợp lệ trong Entra ID, có thể tiếp tục đọc lịch của người dùng và tham gia các cuộc họp trực tiếp thông qua URL. Một giải pháp hoàn chỉnh và vĩnh viễn đòi hỏi hành động trong cả hai bảng điều khiển quản trị.

4.3.1: Bảng điều khiển quản trị Teams (Cửa trước)

Bước đầu tiên là chặn ứng dụng hướng đến người dùng. Điều này ngăn chặn các cài đặt mới và xóa ứng dụng khỏi khung nhìn của người dùng trong Teams.

• Truy cập Trung tâm Quản trị Teams tại admin.teams.microsoft.com.
• Chặn Toàn Tổ Chức: Cách tiếp cận trực tiếp nhất là truy cập vào Teams apps > Quản lý ứng dụng. Tại đây, quản trị viên có thể tìm kiếm Read.ai và chọn tùy chọn “Chặn”. Hành động này sẽ chặn ứng dụng cho toàn tổ chức.40 Để khóa chặt hơn, cài đặt ứng dụng toàn tổ chức trên trang này cho phép quản trị viên tắt tất cả các ứng dụng bên thứ ba với một công tắc duy nhất.
• Chính Sách Quyền Ứng Dụng: Để kiểm soát chi tiết hơn, quản trị viên có thể truy cập vào Teams apps > Chính sách quyền. Tại đây, họ có thể tạo một chính sách mới hoặc chỉnh sửa chính sách hiện có để chặn rõ ràng ứng dụng Read.ai. Sau đó, chính sách này phải được gán cho tất cả người dùng có liên quan để có hiệu lực. Phương pháp này hữu ích trong các môi trường phức tạp nơi các nhóm người dùng khác nhau có thể có các quyền phép ứng dụng khác nhau.28

4.3.2: Trung tâm Quản trị Microsoft Entra (Phòng Động Cơ)

Đây là phần quan trọng nhất và thường bị bỏ qua trong quá trình. Đây là nơi quyền lực thực tế của ứng dụng bị thu hồi.

• Truy cập Trung tâm Quản trị Microsoft Entra tại entra.microsoft.com.
• Tìm Ứng Dụng Doanh Nghiệp: Truy cập vào Identity > Applications > Ứng dụng doanh nghiệp. Trong danh sách tất cả các ứng dụng, tìm kiếm “Read Meeting Navigator”.39
• Thu Hồi Quyền: Sau khi truy cập vào cài đặt của ứng dụng, truy cập vào tab Quyền. Màn hình này sẽ hiển thị tất cả các quyền ủy thác và quyền ứng dụng đã được cấp cho ứng dụng. Quản trị viên phải xem xét các quyền này một cách có hệ thống và thu hồi chúng. Bước này quan trọng vì nó cắt đứt khả năng của ứng dụng truy cập dữ liệu Microsoft 365.39
• Xóa Gán Người Dùng: Tiếp theo, truy cập vào tab Người dùng và nhóm. Chọn tất cả người dùng và nhóm đã được gán cho ứng dụng này và xóa chúng. Điều này đảm bảo rằng ứng dụng không còn có thể hành động thay mặt cho những người dùng này.39
• Tắt Đăng Nhập và Xóa: Cuối cùng, truy cập vào tab Thuộc tính. Đặt tùy chọn “Cho phép người dùng đăng nhập?” thành Không. Điều này sẽ vô hiệu hóa ứng dụng một cách hiệu quả. Để có giải pháp vĩnh viễn và không thể đảo ngược, hãy sử dụng tùy chọn “Xóa” để xóa hoàn toàn ứng dụng doanh nghiệp khỏi tenant. Điều này sẽ xóa bỏ danh tính của nó và tất cả các cấu hình liên quan.39

4.3.3: Củng cố Tenant Tích Cực (Ngăn Chặn “Read.ai” Tiếp Theo)

Vấn đề về các công cụ ghi chép AI không mong muốn là một yếu tố xúc tác buộc các tổ chức trưởng thành từ mô hình chấp nhận ứng dụng theo đuổi người dùng, khoan dung sang một khuôn khổ IT được quản lý tập trung, ưu tiên bảo mật. Sự phát triển của các công cụ AI mạnh mẽ yêu cầu các quyền rộng lớn, chẳng hạn như đọc tất cả email hoặc ghi lại tất cả buổi họp, thay đổi cơ bản cách tính toán rủi ro.4 Sự đồng ý của một người dùng duy nhất bây giờ có thể tạo ra rủi ro trích xuất dữ liệu hoặc tuân thủ nghiêm trọng. Các công cụ này đóng vai trò như một tiếng kêu tỉnh táo, buộc quản trị viên phải đối mặt với các cài đặt khoan dung cũ và áp dụng cách tiếp cận zero-trust cho quản lý ứng dụng.

• Cấu Hình Đồng Ý Người Dùng: Biện pháp ngăn ngừa cuối cùng là thay đổi cách người dùng có thể đồng ý với các ứng dụng mới. Trong Trung tâm Quản trị Entra, truy cập vào Ứng dụng doanh nghiệp > Đồng ý và quyền > Cài đặt đồng ý người dùng. Cài đặt mặc định thường là “Cho phép người dùng đồng ý cho các ứng dụng”. Thay đổi điều này thành “Không cho phép người dùng đồng ý” là bước hiệu quả nhất mà một tổ chức có thể thực hiện để ngăn chặn sự lây lan của các ứng dụng chưa được kiểm tra.4
• Triển Khai Quy Trình Đồng Ý Quản Trị Viên: Khi đồng ý của người dùng bị tắt, người dùng cố gắng ủy quyền cho một ứng dụng mới sẽ được nhắc yêu cầu phê duyệt của quản trị viên. Điều này kích hoạt Quy trình Đồng ý Quản trị viên, cung cấp cho IT quyền kiểm soát toàn diện, tập trung đối với hệ sinh thái ứng dụng. Quy trình này loại bỏ vấn đề “đập chuột” nơi quản trị viên liên tục đuổi theo và chặn các ứng dụng mới, không mong muốn sau khi chúng đã được đưa vào môi trường.28
• Chặn URL (Bổ Sung): Là một lớp bảo vệ bổ sung, quản trị viên có thể chặn miền *.read.ai trong Danh sách Cho phép/Chặn Tenant của cổng Microsoft Defender. Mặc dù điều này không chặn chính ứng dụng, nhưng nó ngăn chặn người dùng truy cập trang web Read.ai từ các liên kết trong email, cắt đứt một phương tiện phổ biến cho người dùng đăng ký hoặc tham gia lại dịch vụ.28

V. Kết Luận: Xây Dựng Môi Trường Họp Bảo Mật và Có Chú Ý

Thách thức trong việc quản lý các trợ lý AI không mời như Read.ai không chỉ là một phiền toái kỹ thuật; nó là một dấu hiệu rõ ràng của một kỷ nguyên mới trong cộng tác tại nơi làm việc, nơi các ranh giới giữa nâng cao năng suất và bảo mật dữ liệu ngày càng mờ nhạt. Con đường để lấy lại quyền kiểm soát đòi hỏi một chiến lược có chủ đích, đa phương diện cho phép cả người dùng cá nhân và quản trị viên tổ chức có quyền lực.

Đối với các cá nhân, giải pháp nằm ở việc chịu trách nhiệm về dấu vết kỹ thuật số của họ. Điều này bao gồm việc hiểu cách các tích hợp lịch cấp quyền, biết cách điều chỉnh cài đặt tài khoản để tắt các hành vi tự động, và cuối cùng, có kiến thức để thu hồi quyền truy cập và xóa hoàn toàn tài khoản. Đối với các quản trị viên, nhiệm vụ là chuyển từ thái độ bảo mật phản ứng sang chủ động. Các chiến lược hiệu quả nhất bao gồm việc chặn các ứng dụng không mong muốn ở cả cổng ứng dụng (Trung tâm Quản trị Teams, Thị trường Zoom) và lớp nhận dạng (Microsoft Entra ID, Kiểm soát API Google). Tuy nhiên, giải pháp cuối cùng là một thay đổi chiến lược trong quản trị CNTT: tắt sự đồng ý của người dùng rộng rãi cho các ứng dụng bên thứ ba và triển khai quy trình đồng ý quản trị tập trung. Điều này biến đổi mô hình bảo mật từ việc theo dõi mối đe dọa sang việc kiểm tra và phê duyệt các công cụ trước khi chúng bao giờ vào hệ sinh thái.

Vấn đề cụ thể của Read.ai đóng vai trò như một bản thiết kế cho việc quản lý đợt tiếp theo của các công cụ tăng năng suất AI. Cảm giác bực bội “đập chuột túi” do các quản trị viên bày tỏ là một triệu chứng của mô hình bảo mật khoan dung không còn phù hợp cho thời đại của AI mạnh mẽ, ham muốn dữ liệu.28 Bằng cách thiết lập các chính sách rõ ràng cho việc kiểm tra, phê duyệt và quản lý AI bên thứ ba, các tổ chức có thể tạo ra một khuôn khổ chấp nhận đổi mới mà không hy sinh bảo mật. Điều này nuôi dưỡng một nền văn hóa có chủ đích, nơi các công cụ được sử dụng trong không gian làm việc kỹ thuật số có mặt do lựa chọn có chủ đích, không phải ngẫu nhiên. Khi các tổ chức điều hướng qua cảnh quan mới này, việc chọn các nền tảng được xây dựng với trọng tâm vào kiểm soát người dùng rõ ràng và hoạt động minh bạch sẽ là điều quan trọng nhất để xây dựng một môi trường hợp tác năng suất, an toàn và đáng tin cậy.

Tài liệu tham khảo

1. Đánh giá Read AI: Tại sao có nhiều người rời bỏ nó? (2025) - MeetGeek, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://meetgeek.ai/blog/read-ai-review-why-are-so-many-people-leaving-it-2025
2. Tóm tắt buổi họp, Báo cáo, Ghi âm, Tối ưu hóa - Read AI, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://www.read.ai/meeting-reports
3. Trợ lý ảo cho buổi họp, Bộ đếm thời gian buổi họp, Thời gian nói, Ghi chú - Read AI, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://www.read.ai/assistant
4. Read.AI và các ứng dụng ghi chú khác - các ý tưởng xóa bỏ : r/sysadmin, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://www.reddit.com/r/sysadmin/comments/1m1duqi/readai_and_other_note_taking_apps_removal_ideas/
5. Người ghi chú buổi họp và Trợ lý AI ưu tiên bảo mật - Read AI, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://www.read.ai/articles/read-ai-the-privacy-first-meeting-notetaker-and-ai-assistant
6. Đo lường buổi họp ưu tiên bảo mật - Read AI, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://www.read.ai/privacy
7. Làm cách nào để tôi kết nối lịch của mình với Read? - Hỗ trợ Read, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/26340445031443-How-do-I-connect-my-calendar-to-Read
8. Tích hợp Báo cáo và Tóm tắt buổi họp Read vào Ứng dụng, Nền tảng, CRM - Read AI, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://www.read.ai/integrations
9. Làm cách nào để tôi xóa hoặc ngăn Read tham gia buổi họp? – Trung tâm trợ giúp Read - Hỗ trợ Read, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/23222131547795-How-do-I-remove-or-stop-Read-from-joining-meetings
10. Chặn read.ai và các bot khác từ các người tham gia bên ngoài - Microsoft Learn, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2202096/block-read-ai-and-other-bots-from-external-joining
11. Tổng quan Bảo mật & Riêng tư - Hỗ trợ Read, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/25702259763091-Security-Privacy-Overview
12. Google Meet, Google Calendar, Gmail, Phần mở rộng Chrome - Read AI, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://www.read.ai/google
13. Kết nối Read AI với Microsoft Teams – Trung tâm trợ giúp Read, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/44022838331667-Connecting-Read-AI-to-Microsoft-Teams
14. Trung tâm Tài khoản & Bảo mật | Quản lý Dữ liệu của bạn với Read AI, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://www.read.ai/account-and-privacy-center
15. Bài viết - Làm cách nào để tôi bảo vệ Zoom se… - help.illinois.edu, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://help.uillinois.edu/TDClient/38/uis/KB/ArticleDet?ID=2861
16. Các chiến lược để chặn AI Bots khỏi các phiên Zoom - Đại học Cornell, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://it.cornell.edu/zoom/zoom-block-ai-bots
17. Sử dụng tiện ích bổ sung của Read cho Google Meet (Ghi âm gốc), truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/42785087487251-Using-Read-s-add-on-for-Google-Meet-Native-Recording
18. Tôi không muốn Read tham gia tất cả các buổi họp của mình, tôi có các lựa chọn nào? - Hỗ trợ Read, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/15107064280851-I-don-t-want-Read-to-join-all-my-meetings-what-are-my-options
19. Bị theo dõi bởi Read.ai? Các bước để xóa tài khoản Read.ai của bạn - Chapman Blogs, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://blogs.chapman.edu/academics/2025/07/23/being-stalked-by-read-ai-steps-to-remove-your-read-ai-account/
20. Làm cách nào để loại bỏ read.ai? - Quản trị viên Thị trường - Diễn đàn Nhà phát triển Zoom, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://devforum.zoom.us/t/how-to-get-rid-of-read-ai/101996
21. Làm cách nào để tôi xóa tài khoản? – Trung tâm trợ giúp Read - Hỗ trợ Read, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/12616698040339-How-do-I-delete-my-account
22. Bài viết - Xóa và Loại bỏ Read.ai - Đại học Bang Minnesota, Mankato, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1341
23. Loại bỏ “Read AI” khỏi tài khoản - Diễn đàn Nhà phát triển Zoom, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://devforum.zoom.us/t/remove-read-ai-from-account/126351
24. Loại bỏ tất cả quyền truy cập AI vào/ từ dữ liệu tài khoản gmail của tôi. - Cộng đồng Tìm kiếm Google, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.google.com/websearch/thread/325316228/remove-all-ai-access-to-from-my-gmail-account-s-data?hl=en
25. Loại bỏ các ứng dụng bên thứ ba khỏi Kiểm soát Truy cập Ứng dụng - xFanatical, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://xfanatical.com/blog/remove-third-party-apps-from-app-access-control/
26. Chỉnh sửa hoặc thu hồi quyền truy cập ứng dụng trong cổng My Apps - Hỗ trợ Microsoft, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.microsoft.com/en-us/account-billing/edit-or-revoke-application-permissions-in-the-my-apps-portal-169be2b4-ee26-4338-aea8-d19bb2f329ee
27. Bài viết - Loại bỏ Tóm tắt Buổi họp Read.AI… - Đại học Pittsburgh, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://services.pitt.edu/TDClient/33/Portal/KB/ArticleDet?ID=1861
28. Loại bỏ Read.AI khỏi Teams. Đối với toàn bộ tổ chức.. mới : r/Office365 - Reddit, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://www.reddit.com/r/Office365/comments/1kzb8sw/removing_readai_from_teams_for_the_entire/
29. Triển khai ứng dụng Zoom bởi quản trị viên, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0061035
30. Phê duyệt ứng dụng và quản lý yêu cầu ứng dụng - Hỗ trợ Zoom, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0062300
31. Quản lý bởi quản trị viên của Thị trường Ứng dụng Zoom - Hỗ trợ Zoom, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0060122
32. Làm cách nào để Ngăn chặn Công cụ AI tham gia Buổi họp Zoom của bạn - Cơ sở kiến thức ITS Cal Poly, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://calpoly.atlassian.net/wiki/spaces/CPKB/pages/2636873729/How+to+Prevent+and+Remove+Unapproved+AI+Apps+and+Tools+from+Zoom+Meetings
33. Chặn người dùng trong các miền cụ thể - Hỗ trợ Zoom, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0063852
34. Kiểm soát các ứng dụng nào truy cập dữ liệu Google Workspace - Trợ giúp Google, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://support.google.com/a/answer/7281227?hl=en
35. Chặn các ứng dụng bên thứ ba trong Google Workspace - Trelica, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://help.trelica.com/hc/en-us/articles/7738993532189-Block-third-party-apps-in-Google-Workspace
36. Bot Read.ai, làm cách nào để bạn chặn bot này cho toàn bộ tổ chức? : r/gsuite - Reddit, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1bkcz4z/readai_bot_how_do_you_block_this_for_the_whole/
37. Tôi có thể xóa sạch Read.ai khỏi lịch của chúng tôi không? - gsuite - Reddit, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1g6n6kq/can_i_expunge_readai_from_our_calendars/
38. Quản trị Google Workspace - Quản lý Truy cập vào Các Ứng dụng Bên Thứ Ba Chưa Cấu Hình, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://mh.my.site.com/DTS/s/article/Google-Workspace-Admin-Manage-Access-to-Unconfigured-Third-Party-Apps
39. Loại bỏ Read.AI khỏi Teams. Đối với toàn bộ tổ chức. : r …, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://www.reddit.com/r/Office365/comments/170gh1g/removing_readai_from_teams_for_the_entire/
40. Quản lý các ứng dụng của bạn trong trung tâm quản trị Microsoft Teams - Microsoft …, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-apps
41. Quản lý các chính sách quyền truy cập ứng dụng trong Microsoft Teams - Microsoft Learn, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
42. read,ai - Microsoft Q&A, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4430001/read-ai
43. Không thể loại bỏ tiện ích bổ sung Read Ai trong Teams - Microsoft Q&A, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4413868/cannot-get-rid-of-read-ai-addon-in-teams
44. Xem lại quyền truy cập được cấp cho các ứng dụng doanh nghiệp - Microsoft Entra ID, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/manage-application-permissions
45. Hạn chế một ứng dụng Microsoft Entra cho một nhóm người dùng - Microsoft identity …, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/howto-restrict-your-app-to-a-set-of-users
46. Cấu hình cách người dùng đồng ý với các ứng dụng - Microsoft Entra ID, truy cập vào 12 tháng 9, 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/configure-user-consent