Der ungeladene Gast: Dein umfassender Leitfaden, um Read.ai zu stoppen, wie es deine Meetings betritt

I. Einführung: Die Kontrolle über deinen digitalen Besprechungsraum zurückerobern

Eine sensible Strategiebesprechung ist im Gange. Das Leitungsteam ist tief in die Diskussion vertieft, als plötzlich ein neuer Teilnehmer beitritt – “Read.ai Notetaker”. Der Fluss wird unterbrochen, und eine Welle von Fragen durchläuft den Anruf: Wer hat diesen eingeladen? Macht er eine Aufzeichnung? Wie bekommen wir ihn raus? Dieses Szenario ist zunehmend üblich und verwandelt ein Tool, das für Produktivität entwickelt wurde, in eine Quelle der Störung und Sicherheitsbedenken.

Read.ai ist einer von vielen KI-gestützten Meeting-Assistenten, die entwickelt wurden, um automatisch virtuelle Meetings zu betreten, Echtzeit-Transkriptionen bereitzustellen und Zusammenfassungen mit Handlungsaufträgen zu generieren.1 Theoretisch verspricht es, Teilnehmer von der Last des Notizzunehmens zu befreien und ein durchsuchbares Archiv an unternehmerischem Wissen zu schaffen.3 In der Realität ist es für viele jedoch ein Erlebnis eines ungeladenen Gastes, eines hartnäckigen Bots, der in vertrauliche Diskussionen ohne die ausdrückliche, momentane Zustimmung des Hosts erscheint. Dies hat zu erheblicher Frustration geführt, insbesondere bei Systemadministratoren, die mit der Aufrechterhaltung der Sicherheit und Integrität der digitalen Kommunikationen ihrer Organisation beauftragt sind.4

Das zentrale Rätsel, das dieser Leitfaden lösen wird, ist zweigeteilt: Wie ist dieser Bot in das Meeting gelangt, und vor allem, wie kann er für immer gestoppt werden? Dieser Artikel dient als der ultimative, umfassende Leitfaden für sowohl einzelne Benutzer als auch IT-Administratoren, um Read.ai zu verstehen, zu verwalten und dauerhaft von allen Meetings auf Zoom, Google Meet und Microsoft Teams zu blockieren. Er konzentriert sich besonders ausführlich auf die komplexe Microsoft 365-Umgebung, eine Landschaft, die selbst erfahrene Administratoren oft vor Probleme stellt, um eine definitive, mehrschichtige Lösung zu bieten.

Der Konflikt zwischen der selbst ernannten “privatheitsfirst” Haltung des Tools und der weitverbreiteten Benutzererfahrung, dass es ein “ungeladener Gast” ist, offenbart eine erhebliche Vertrauenslücke.5 Dies ist nicht nur ein technischer Fehler; es weist auf eine grundlegende Diskrepanz in der Benutzererfahrungsgestaltung und den Zustimmungsmodellen hin. Während die Dokumentation von Read.ai Benutzerkontrolle, Zustimmung und Transparenz betont, indem sie angibt, dass “Aufzeichnung Zustimmung erfordert” und ein “Einfaches Opt-Out” verspricht, ist die Wahrnehmung des Benutzers oft eine von Invasion und mangelnder Kontrolle.6 Die Wurzelursache ist eine spezifische Designentscheidung: Die Verknüpfung der Auto-Beitritt-Funktion des Bots mit einer einmaligen Kalenderintegration-Zustimmung, die während der Kontoerstellung erteilt wird, anstatt einen pro-Meeting-Hinweis für den Host zu erfordern. Dieses “Einmal-Zustimmung, immer-handeln” Modell bedeutet, dass ein Benutzer umfassende Berechtigungen erteilen kann, ohne die Konsequenz vollständig zu realisieren – dass der Bot standardmäßig alle zukünftigen Meetings versuchen wird zu betreten. Dieses Modell steht im Widerspruch zu der Erwartung des Benutzers an eine pro-Sitzung-Kontrolle, was zu dem Gefühl einer Privatheitsverletzung führt, auch wenn es technisch “zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit” zugestimmt wurde.

II. Die Wurzelursache: Wie und warum tritt Read.ai deine Meetings bei?

Um Read.ai effektiv zu stoppen, muss man zuerst seinen Eintrittsmechanismus verstehen. Der primäre Weg ist kein Sicherheitsleck, sondern ein Merkmal seiner tiefgreifenden Integration in Benutzerkalender wie Google Calendar und Microsoft Outlook.7 Wenn ein Benutzer ein Read.ai-Konto erstellt, ist ein Schlüssel-Schritt im Onboarding-Prozess, dem Dienst die Erlaubnis zu gewähren, auf seine Kalenderereignisse zuzugreifen und sie zu lesen. Diese Berechtigung ist der Hauptschlüssel, der es dem Read Assistant-Bot ermöglicht, zu wissen, wann und wo Meetings stattfinden.

Das wichtigste und oft missverstandene Konzept ist, wie der Bot ausgelöst wird. Der Read.ai-Bot tritt automatisch einem Meeting bei, wenn irgendeine einzelne Person in der Kalender-Einladung – nicht nur der Host oder der Meeting-Organisator – ein Read.ai-Konto mit aktivierter “Auto-Beitritt”-Funktion hat.9 Dieser Teilnehmer fungiert als unbewusster Trojanischer Pferd. Ein externer Gast, ein neuer Mitarbeiter in einer anderen Abteilung oder jeder Teilnehmer in der Meeting-Kette kann den Bot unbemerkt in eine vertrauliche Diskussion bringen, völlig unbekannt dem Meeting-Host. Dieses Modell bricht grundlegend das traditionelle Sicherheitsmodell eines Meetings, bei dem der Host als ultimative Torwächter fungiert. Statt zentralisierter Kontrolle dezentralisiert dieses Modell sie auf den am wenigsten sicherheitsbewussten Teilnehmer in einer Einladung, was ein erhebliches und oft unsichtbares organisatorisches Risiko schafft. Die Meetingsicherheit der Organisation wird nicht mehr durch ihre eigenen Richtlinien oder die Sorgfalt ihrer Hosts bestimmt, sondern durch die persönlichen App-Einstellungen jeder einzelnen Person, die zu einem Meeting eingeladen wird, einschließlich externer Lieferanten und Partner. Dieses systemische Risiko verdeutlicht, warum Lösungen auf individueller Ebene oft unzureichend für eine Organisation sind und warum eine administrative Blockierung notwendig wird.

Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, die Quelle zu identifizieren. In den meisten Fällen, wenn der Read Assistant einer Besprechung beitritt, postet er eine Nachricht im Chat, die ausdrücklich besagt: „Ich wurde von [Namen des Benutzers] eingeladen“.9 Diese Nachricht ist ein entscheidendes Beweismittel, das Benutzern ermöglicht zu verstehen, dass die Anwesenheit des Bots keine zufällige Einmischung ist, sondern direkt an die Kontoeinstellungen eines bestimmten Teilnehmers gebunden ist. Dies ermöglicht eine gezielte Konversation oder Handlung anstelle von allgemeiner Verwirrung.

Während das kalenderbasierte automatische Beitreten das häufigste und verwirrendste Szenario ist, existieren andere Eintrittsvektoren. Ein Benutzer könnte die Read AI Chrome-Erweiterung installiert haben, die Besprechungen erkennen und eine Ein-Klick-Option zum Hinzufügen des Bots anbieten kann.12 Darüber hinaus kann ein bereits an der Besprechung beteiligter Teilnehmer Read.ai manuell zu einer laufenden Sitzung hinzufügen.13 Dennoch ist es das automatisierte, kalendergetriebene Verhalten, das die am weitesten verbreiteten Probleme verursacht.

III. Ein Leitfaden für einzelne Benutzer: Sofortige und nachhaltige Maßnahmen ergreifen

Dieser Abschnitt ist für jeden einzelnen Benutzer konzipiert, der verhindern möchte, dass Read.ai zu seinen Besprechungen beitritt, unabhängig von seiner technischen Expertise. Die Lösungen werden in der Reihenfolge der Dringlichkeit vorgestellt, von schnellen, unmittelbaren Korrekturen bis zu dauerhaften, nachhaltigen Maßnahmen.

Die folgende Tabelle bietet eine dichte Zusammenfassung aller verfügbaren Maßnahmen, kategorisiert nach Plattform und Dauerhaftigkeit. Sie ermöglicht es einem Benutzer, die richtige Lösung für seine Bedürfnisse sofort zu identifizieren, bevor er in die detaillierten Anweisungen eintaucht, die folgen.

Tabelle: Benutzerleitfaden für schnelle Maßnahmen zum Entfernen von Read.ai

Aktion	Google Meet	Zoom	Microsoft Teams	Dauerhaftigkeitsstufe
Entfernung während der Besprechung	Klicken Sie auf das Read-Symbol > „Teilen beenden“ ODER verwenden Sie Chat-Befehle.	Aus der Teilnehmerliste entfernen ODER Chat-Befehle verwenden.	Aus der Teilnehmerliste entfernen ODER Chat-Befehle verwenden.	Temporär (pro Besprechung)
Read.ai-Einstellungen anpassen	Melden Sie sich bei Read.ai an > Kontoeinstellungen > Deaktivieren Sie „Automatisch zu Besprechungen beitreten“.	Melden Sie sich bei Read.ai an > Kontoeinstellungen > Deaktivieren Sie „Automatisch zu Besprechungen beitreten“.	Melden Sie sich bei Read.ai an > Kontoeinstellungen > Deaktivieren Sie „Automatisch zu Besprechungen beitreten“.	Hoch (benutzerkontrolliert)
Plattformzugriff widerrufen	Google-Konto > Sicherheit > Drittanbieter-Apps > Zugriff entfernen.	Zoom Marketplace > Verwalten > Hinzugefügte Apps > Entfernen.	Microsoft My Apps > „Read Meeting Navigator“ > Widerrufen & Entfernen.	Sehr hoch
Vollständige Konto löschung	Melden Sie sich bei Read.ai an > Kontoeinstellungen > Erweitert > Konto löschen.	Melden Sie sich bei Read.ai an > Kontoeinstellungen > Erweitert > Konto löschen.	Melden Sie sich bei Read.ai an > Kontoeinstellungen > Erweitert > Konto löschen.	Permanent (für Ihr Konto)

3.1: Sofortige Korrekturen (während der Besprechung)

Wenn Read.ai unerwartet in einer laufenden Besprechung erscheint, gibt es mehrere sofortige Maßnahmen, die jeder Teilnehmer oder Moderator ergreifen kann.

• Verwendung von Chat-Befehlen: Read.ai verfügt über integrierte Chat-Befehle zur schnellen Kontrolle. Es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen den beiden primären Befehlen. Das Eingeben von „read stop“ im Besprechungschat entfernt den Bot aus dem Anruf, generiert aber weiterhin einen Bericht für den Teil der Besprechung, den er besucht hat. Für eine vollständigere Entfernung entfernt das Eingeben von „opt out“ oder das Klicken auf den Opt-Out-Link in der einleitenden Nachricht des Bots nicht nur den Bot, sondern löscht auch alle Daten, die er aus dieser spezifischen Besprechung gesammelt hat, um sicherzustellen, dass kein Bericht generiert wird.6
• Manuelle Entfernung (Moderator): Der Besprechungsmoderator kann den Read.ai-Bot genauso entfernen wie jeden anderen Teilnehmer. Indem der Moderator die Teilnehmerliste in Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet öffnet, kann er „Read.ai Notetaker“ finden, auf die Optionen neben seinem Namen klicken und „Entfernen“ oder „Auswerfen“ auswählen.15
• Google Meet-Spezifika: Einige Integrationen mit Google Meet beinhalten keinen sichtbaren Bot in der Teilnehmerliste. In diesen Fällen erscheint ein Read.ai-Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Jeder Teilnehmer kann auf dieses Symbol klicken und „Teilen beenden“ auswählen, um den Aufzeichnungs- und Datenerfassungsprozess zu beenden.9

3.2: Ihre Read.ai-Kontoeinstellungen: Die zentrale Steuerung

Um zu verhindern, dass Read.ai zukünftigen Besprechungen beitritt, ist die Anpassung der Einstellungen innerhalb des Read.ai-Kontos selbst der effektivste Schritt.

• Deaktivierung von Auto-Join: Melden Sie sich auf der Read.ai-Website an. Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Meeting Assistant > Automatisch an Meetings teilnehmen. Hier kann der Benutzer die Auto-Join-Funktion vollständig deaktivieren. Diese Seite bietet außerdem fein abgestimmte “Teilnahmevoreinstellungen”, wie z. B. dass Read.ai nur an interne Meetings oder nur dann teilnimmt, wenn der Benutzer der Host ist, was mehr Kontrolle ohne ein vollständiges Verbot bietet.9
• Verwaltung der Kalender-Seite: Für eine Steuerung pro Meeting ist die Kalender-Seite im Read.ai-Dashboard von unschätzbarem Wert. Sie zeigt alle anstehenden Meetings aus dem synchronisierten Kalender des Benutzers an und bietet neben jedem Meeting einen einfachen Umschalter mit der Bezeichnung “Read hinzufügen?”. Dadurch kann ein Benutzer Read.ai manuell für ein bestimmtes sensibles Meeting deaktivieren, ohne die globalen Auto-Join-Einstellungen zu ändern.18
• Das Problem mit mehreren Konten: Eine häufige Quelle der Frustration tritt auf, wenn der Benutzer Auto-Join deaktiviert, aber der Bot weiterhin erscheint und ihn als Einladenden nennt. Dies weist fast immer darauf hin, dass der Benutzer versehentlich mehrere Read.ai-Konten erstellt hat, z. B. eines durch Anmelden mit einem Google-Konto und ein anderes mit einem Microsoft-Konto. Um dies zu beheben, sollte der Benutzer alle E-Mail-Postfächer nach Willkommens-E-Mails von support@e.read.ai durchsuchen, um alle zugehörigen Konten zu identifizieren, und dann die Einstellungen anpassen oder die Duplikate löschen.9

3.3: Zugriff auf Plattformebene widerrufen

Ein entscheidenderer Schritt besteht darin, die Verbindung zwischen Read.ai und der Meeting-Plattform an der Quelle zu trennen, indem die ursprünglich erteilten Berechtigungen widerrufen werden.

• Für Zoom-Benutzer: Gehen Sie zum Zoom App Marketplace, indem Sie zu marketplace.zoom.us navigieren. Nach dem Einloggen klicken Sie auf “Verwalten” in der oberen rechten Ecke, wählen dann “Hinzugefügte Apps” aus dem Menü aus. Suchen Sie Read.ai in der Liste der Anwendungen und klicken Sie auf die Schaltfläche “Entfernen”, um es vollständig zu deautorisieren.20
• Für Google-Benutzer: Greifen Sie auf die Google-Konto-Einstellungsseite unter myaccount.google.com zu. Navigieren Sie zum Reiter “Sicherheit” und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt “Dritte-Partei-Apps und -Dienste”. Hier wird eine Liste aller Anwendungen mit Zugriff auf das Google-Konto angezeigt. Suchen Sie Read.ai, klicken Sie darauf, um die Details anzuzeigen, und wählen Sie dann die Option, den Zugriff zu entfernen.24
• Für Microsoft-Benutzer: Der Prozess beinhaltet das Microsoft-”My Apps”-Portal, das unter myapps.microsoft.com zugänglich ist. Nach dem Einloggen suchen Sie nach einer Anwendung mit dem Namen “Read Meeting Navigator”. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…) auf der App-Kachel, wählen Sie “Anwendung verwalten” und dann “Berechtigungen widerrufen”. Nach dem Widerrufen der Berechtigungen wird empfohlen, zurück zur App-Kachel zu gehen, erneut auf die Auslassungspunkte zu klicken und “Entfernen” auszuwählen, um sie aus dem Portal zu verbergen.26

3.4: Die endgültige Lösung: Vollständige Konto-Löschung

Für Benutzer, die sich entschieden haben, den Dienst nicht mehr zu verwenden, ist das Löschen des Read.ai-Kontos die dauerhafteste Lösung, um sicherzustellen, dass der Bot nie wieder in ihrem Namen an einem Meeting teilnimmt.

Der Prozess ist unkompliziert:

1. Melden Sie sich bei dem Read.ai-Konto an.
2. Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen und wählen Sie den Reiter “Erweitert” aus.
3. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf die rote Schaltfläche “Mein Konto löschen”.21

Read.ai bietet außerdem ein “Account & Privacy Center”, in dem Benutzer ihre E-Mail-Adresse eingeben können, um zu prüfen, ob ein Konto existiert, und die Löschung anfordern, ohne sich anmelden zu müssen – was nützlich ist für vergessene oder doppelte Konten.14

Es ist wichtig, sich an den Kernmechanismus zu erinnern, wie Read.ai an Anrufe teilnimmt. Wenn ein Benutzer sein Konto löscht und der Bot trotzdem in seinen Meetings erscheint, handelt es sich nicht um einen technischen Fehler. Es ist ein endgültiger Beweis dafür, dass jemand anderes auf der Meeting-Einladung noch ein aktives Read.ai-Konto mit aktiviertem Auto-Join hat.9

IV. Ein Leitfaden für Administratoren: Sicherung Ihrer gesamten Organisation

Vom Beheben von Problemen bei einzelnen Benutzern zu einer robusten, durchsetzbaren Organisationspolitik ist entscheidend, um sensiblen Daten zu schützen, Compliance zu gewährleisten und den Produktivitätsverlust durch die Verwaltung unerwünschter Software zu beseitigen.6

Die folgende Matrix bietet eine hochrangige strategische Übersicht für Administratoren, in der die Verwaltungsmodelle von Zoom, Google Workspace und Microsoft 365 kontrastiert werden. Sie zeigt auf, wo Maßnahmen ergriffen werden müssen, und verdeutlicht, warum das Microsoft-Ökosystem einen komplexeren, mehrschichtigen Ansatz erfordert.

Tabelle: Administrator’s Control Panel Matrix

Plattform	Primäre App-Verwaltungs-Konsole	Identitäts- und Berechtigungs-Konsole	Hauptziel
Zoom	Zoom App Marketplace	N/V	App-Freigaben verwalten und die App für das gesamte Konto entfernen.
Google Workspace	Google Admin Console	API-Steuerungen (innerhalb der Admin Console)	Blockieren Sie die Drittanbieter-App über ihre eindeutige OAuth-Client-ID.
Microsoft 365	Teams Admin Center	Microsoft Entra Admin Center	Blockieren Sie die Teams-App UND entfernen Sie die zugrunde liegende Enterprise Application sowie ihre Berechtigungen.

4.1: Blockieren von Read.ai in einer Zoom-Umgebung (Kontoebene-Steuerung)

Zoom-Administratoren verfügen über leistungsstarke, zentralisierte Tools innerhalb des App Marketplace, um Drittanbieter-Integrationen wie Read.ai zu steuern.

• Verwalten von App-Freigaben: Der effektivste proaktive Schritt besteht darin, die Admin-Freigabe für alle neuen Apps zu verlangen. Im Zoom Marketplace (marketplace.zoom.us) kann ein Administrator zu Manage > Permissions navigieren und die Einstellung “Require publicly listed apps on the Zoom App Marketplace to be approved by admin” aktivieren. Dadurch wird die Umgebung von einem permissiven Modell zu einem “default deny”-Modell umgewandelt, in dem die IT alle Anwendungen prüfen muss, bevor sie von Benutzern installiert werden können.29
• Blockieren/Entfernen der App: Um mit einer App umzugehen, die bereits in der Umgebung vorhanden ist, navigieren Sie zu Manage > Apps on Account. Auf diesem Dashboard kann der Administrator nach Read.ai suchen. Es gibt zwei Optionen: “Disable”, was die Funktionalität der App vorübergehend für alle Benutzer aussetzt, oder “Remove”, was die App vollständig deinstalliert und für das gesamte Konto deautorisiert.31
• Proaktive Sicherheitseinstellungen: Über die App-Verwaltung hinaus bietet Zoom mehrere Sicherheitseinstellungen, die eine feindliche Umgebung für ungewollte Bots schaffen können:
  • Bestimmte Domänen blockieren: Im Haupt-Zoom-Webportal, unter Kontoverwaltung > Kontoeinstellungen > Meeting > Sicherheit, gibt es eine Option “Block users in specific domains from joining meetings and webinars”. Das Hinzufügen von read.ai zu dieser Liste kann verhindern, dass der Bot sich authentifiziert und joint, selbst wenn er eingeladen wird.15
  • Nur authentifizierte Benutzer erzwingen: Die Forderung, dass alle Meeting-Teilnehmer in ein Zoom-Konto eingeloggt sind, ist eine weitere starke Barriere. Diese Einstellung, ebenfalls unter dem Sicherheitstab, verhindert, dass anonyme oder nicht verifizierte Gäste – einschließlich vieler Bot-Dienste – Meetings joinen.16

4.2: Blockieren von Read.ai in Google Workspace (zentrale API-Steuerung)

Google Workspace-Administratoren können den Zugriff auf Drittanbieter-Apps zentral verwalten, indem sie die zugrunde liegenden API-Berechtigungen steuern, die über OAuth gewährt werden.

• Navigieren in die Google Admin Console: Der Prozess beginnt am zentralen Verwaltungs-Hub, admin.google.com.
• Suchen und Blockieren der App: Der Administrator muss den folgenden Pfad durchlaufen: Security > Access and data control > API controls. Innerhalb dieses Abschnitts zeigt der Link “Manage Third-Party App Access” eine Liste aller Anwendungen an, die OAuth-Zugriff auf die Daten der Organisation erhalten haben.34 Der Administrator kann in dieser Liste nach Read.ai suchen. Sobald sie gefunden wurde, klickt man auf die App und ändert ihren Zugriffszustand in “Blocked”, was ihre Berechtigungen tenant-weit widerruft und verhindert, dass ein Benutzer sie in der Zukunft erneut autorisiert.36
• Proaktive Richtlinie: Zur Verbesserung der Sicherheit können Administratoren Standard-API-Zugriffsrichtlinien konfigurieren, um einzuschränken, auf welche Google-Dienste (wie Gmail, Calendar oder Drive) Drittanbieter-Apps standardmäßig zugreifen können. Dadurch kann die Organisation in einer sicheren “least privilege”-Position arbeiten und die potenzielle Auswirkung einer einzelnen App-Integration begrenzen.38

4.3: Tiefer Einblick: Eine mehrschichtige Verteidigung für Microsoft 365 & Teams

Das effektive Blockieren einer Anwendung wie Read.ai im Microsoft 365-Ökosystem ist bekanntlich komplex und ein häufiges Thema der Frustration in Administratorengemeinschaften.4 Der Grund für diese Komplexität liegt in einem zentralen architektonischen Prinzip: der Trennung der benutzersichtbaren Komponente einer Anwendung von ihrer Backend-Identität und ihren Berechtigungen. Ein erfolgreiches Blockieren erfordert die Bewältigung eines sogenannten “zweiköpfigen Drachens”:

1. Die Teams-App: Dies ist die benutzersichtbare Integration, die im Teams-Client sichtbar und in der Teams Admin Center verwaltet wird.
2. Die Enterprise Application: Dies ist der Backend-Service-Principal in Microsoft Entra ID (früher Azure AD), der die tatsächlichen Berechtigungen (OAuth-Zustimmungsgenehmigungen) zum Zugriff auf Daten wie Kalender und zum Beitritt zu Meetings besitzt.

Das einfache Blockieren der Teams-App ist ein häufiger Fehler. Es entfernt nur das Benutzeroberflächen-Element aus Teams, revokiert aber nicht die zugrunde liegenden Berechtigungen. Der Bot, der noch gültige Berechtigungen in Entra ID besitzt, kann weiterhin den Kalender des Benutzers lesen und Meetings direkt über eine URL joinen. Eine vollständige und dauerhafte Lösung erfordert Maßnahmen in beiden Admin Centers.

4.3.1: Das Teams Admin Center (die Haustür)

Der erste Schritt besteht darin, die benutzerseitige Anwendung zu blockieren. Dies verhindert neue Installationen und entfernt die App aus der Sicht der Benutzer in Teams.

• Navigieren Sie zum Teams Admin Center unter admin.teams.microsoft.com.
• Organisationsweite Blockierung: Der direkteste Ansatz besteht darin, zu Teams apps > Apps verwalten zu gelangen. Hier kann ein Administrator nach Read.ai suchen und die Option „Blockieren“ auswählen. Diese Aktion blockiert die App für die gesamte Organisation.40 Für eine umfassendere Sperrung ermöglicht die organisationsweite App-Einstellung auf dieser Seite einem Administrator, alle Drittanbieter-Apps mit einem einzigen Toggle zu deaktivieren.
• App-Berechtigungsrichtlinien: Für eine feingranularere Kontrolle kann ein Administrator zu Teams apps > Berechtigungsrichtlinien navigieren. Hier kann er eine neue Richtlinie erstellen oder eine vorhandene bearbeiten, um die Read.ai-App explizit zu blockieren. Diese Richtlinie muss dann allen relevanten Benutzern zugewiesen werden, um wirksam zu werden. Diese Methode ist in komplexen Umgebungen nützlich, in denen verschiedene Benutzergruppen unterschiedliche App-Zulassungen haben können.28

4.3.2: Microsoft Entra Admin Center (Der Maschinenraum)

Dies ist der kritischste und oft übersehene Teil des Prozesses. Hier wird die tatsächliche Macht der Anwendung entzogen.

• Navigieren Sie zum Microsoft Entra Admin Center unter entra.microsoft.com.
• Enterprise-Anwendung finden: Gehen Sie zu Identität > Anwendungen > Enterprise-Anwendungen. Suchen Sie in der Liste aller Anwendungen nach „Read Meeting Navigator“.39
• Berechtigungen widerrufen: Gehen Sie, sobald Sie in den Einstellungen der Anwendung sind, zum Reiter Berechtigungen. Dieser Bildschirm zeigt alle delegierten und Anwendungsberechtigungen, die der App gewährt wurden. Ein Administrator muss diese Berechtigungen systematisch prüfen und widerrufen. Dieser Schritt ist entscheidend, da er die Fähigkeit der App beeinträchtigt, auf Microsoft 365-Daten zuzugreifen.39
• Benutzerzuweisungen entfernen: Navigieren Sie als Nächstes zum Reiter Benutzer und Gruppen. Wählen Sie alle Benutzer und Gruppen aus, die dieser Anwendung zugewiesen wurden, und entfernen Sie sie. Dadurch wird sichergestellt, dass die Anwendung nicht mehr im Namen dieser Benutzer handeln kann.39
• Anmeldung deaktivieren und löschen: Gehen Sie schließlich zum Reiter Eigenschaften. Setzen Sie die Option „Für Benutzer aktiviert, um sich anzumelden?“ auf Nein. Dadurch wird die Anwendung effektiv deaktiviert. Für eine permanente und irreversible Lösung verwenden Sie die Option „Löschen“, um die Enterprise-Anwendung vollständig aus dem Mandanten zu entfernen. Dadurch wird ihre Identität und alle zugehörigen Konfigurationen gelöscht.39

4.3.3: Proaktive Mandantenhärtung (Vorbeugen des nächsten „Read.ai“)

Das Problem ungewollter KI-Notizgeber ist ein Katalysator, der Organisationen zwingt, sich von einem permissiven, benutzergetriebenen App-Adoptionsmodell zu einem zentral gesteuerten, sicherheitsfirst-IT-Framework zu entwickeln. Der Aufstieg leistungsstarker KI-Tools, die umfassende Berechtigungen anfordern, wie das Lesen aller E-Mails oder das Aufzeichnen aller Meetings, verändert die Risikobewertung grundlegend.4 Die Zustimmung eines einzelnen Benutzers kann jetzt ein erhebliches Risiko für die Datenexfiltration oder die Compliance darstellen. Diese Tools dienen als Weckruf, der Administratoren zwingt, legacy-permissive Einstellungen zu konfrontieren und einen Zero-Trust-Ansatz für die Anwendungsgovernance zu übernehmen.

• Benutzerzustimmung konfigurieren: Die ultimative vorbeugende Maßnahme besteht darin, zu ändern, wie Benutzer neuen Anwendungen zustimmen können. Navigieren Sie im Entra Admin Center zu Enterprise applications > Zustimmung und Berechtigungen > Benutzerzustimmungseinstellungen. Die Standardeinstellung ist oft „Benutzerzustimmung für Apps erlauben“. Das Ändern dieser Einstellung in „Benutzerzustimmung nicht erlauben“ ist der effektivste Schritt, den eine Organisation unternehmen kann, um die Ausbreitung unüberprüfter Anwendungen zu verhindern.4
• Admin-Zustimmungsworkflow implementieren: Wenn die Benutzerzustimmung deaktiviert ist, werden Benutzer, die versuchen, eine neue App zu autorisieren, aufgefordert, eine Admin-Approval anzufordern. Dies löst den Admin-Zustimmungsworkflow aus, der IT eine vollständige, zentrale Kontrolle über das Anwendungsökosystem gibt. Dieser Workflow eliminiert das Problem des „Whack-a-Mole“, bei dem Administratoren ständig neue, ungewollte Apps verfolgen und blockieren müssen, nachdem sie bereits in die Umgebung eingeführt wurden.28
• URL-Blockierung (ergänzend): Als zusätzliche Schutzschicht können Administratoren die Domain *.read.ai in der Tenant Allow/Block List des Microsoft Defender-Portals blockieren. Obwohl dies die App selbst nicht blockiert, verhindert es, dass Benutzer die Read.ai-Website über Links in E-Mails aufrufen, was einen häufigen Weg für Benutzer blockiert, sich für den Dienst zu registrieren oder erneut mit ihm in Kontakt zu treten.28

V. Schlussfolgerung: Förderung einer sicheren und absichtsvollen Meeting-Kultur

Die Herausforderung, unaufgerufene KI-Assistenten wie Read.ai zu verwalten, ist mehr als ein technischer Ärger; es ist ein klares Signal für eine neue Ära in der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, in der die Grenzen zwischen Produktivitätssteigerung und Datensicherheit zunehmend verschwimmen. Der Weg, die Kontrolle zurückzuerlangen, erfordert eine absichtliche, vielseitige Strategie, die sowohl einzelne Benutzer als auch organisatorische Administratoren befähigt.

Für Einzelpersonen liegt die Lösung darin, die Verantwortung für ihren digitalen Fußabdruck zu übernehmen. Dies beinhaltet das Verständnis davon, wie Kalenderintegrationen Berechtigungen gewähren, das Wissen, wie man Konteneinstellungen anpasst, um automatische Verhaltensweisen zu deaktivieren, und letztendlich das Wissen, Zugriff zu widerrufen und Konten vollständig zu löschen. Für Administratoren besteht die Aufgabe darin, von einer reaktiven zu einer proaktiven Sicherheitsstellung zu gelangen. Die effektivsten Strategien beinhalten das Blockieren unerwünschter Anwendungen sowohl an der Anwendungsgateway-Ebene (Teams Admin Center, Zoom Marketplace) als auch an der Identitätsebene (Microsoft Entra ID, Google API Controls). Die ultimative Lösung besteht jedoch in einer strategischen Veränderung in der IT-Governance: das Deaktivieren der weitverbreiteten Benutzerzustimmung für Drittanwendungen und die Implementierung eines zentralisierten Admin-Zustimmungsworkflows. Dies verwandelt das Sicherheitsmodell von einem, bei dem Bedrohungen verfolgt werden, in eines, bei dem Tools überprüft und genehmigt werden, bevor sie jemals in das Ökosystem eintreten.

Das spezifische Problem von Read.ai dient als Blaupause für die Verwaltung der nächsten Welle an KI-Produktivitätswerkzeugen. Die von Administratoren geäußerte Frustration des “Whack-a-Mole”-Spiels (Mau-Mau-Spiels) ist ein Symptom eines permissiven Sicherheitsmodells, das für das Zeitalter leistungsstarker, datenhungriger KI nicht mehr ausreicht.28 Durch die Festlegung klarer Richtlinien für die Überprüfung, Genehmigung und Verwaltung von Drittanbieter-KI können Organisationen ein Framework schaffen, das Innovation fördert, ohne Sicherheit zu opfern. Dies fördert eine Kultur der Absichtlichkeit, in der die in der digitalen Arbeitsumgebung verwendeten Tools durch bewusste Entscheidung, nicht durch Zufall, vorhanden sind. Wenn Organisationen sich in dieser neuen Landschaft zurechtfinden, wird die Auswahl von Plattformen, die mit einem Fokus auf explizite Benutzerkontrolle und transparente Funktionsweise entwickelt wurden, von entscheidender Bedeutung für den Aufbau einer produktiven, sicheren und vertrauenswürdigen kollaborativen Umgebung sein.

Zitierte Werke

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2. Meeting Recaps, Reports, Recording, Optimization - Read AI, zugegriffen am 12. September 2025, https://www.read.ai/meeting-reports
3. Virtual Assistant for Meetings, Meeting Timer, Talk Time, Notes - Read AI, zugegriffen am 12. September 2025, https://www.read.ai/assistant
4. Read.AI and other note taking apps - removal ideas : r/sysadmin, zugegriffen am 12. September 2025, https://www.reddit.com/r/sysadmin/comments/1m1duqi/readai_and_other_note_taking_apps_removal_ideas/
5. The Privacy-First Meeting Notetaker and AI Assistant - Read AI, zugegriffen am 12. September 2025, https://www.read.ai/articles/read-ai-the-privacy-first-meeting-notetaker-and-ai-assistant
6. Privacy First Meeting Measurement - Read AI, zugegriffen am 12. September 2025, https://www.read.ai/privacy
7. How do I connect my calendar to Read? - Read Support, zugegriffen am 12. September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/26340445031443-How-do-I-connect-my-calendar-to-Read
8. Integrate Read Meeting Reports and Summaries into Apps, Platforms, CRMs - Read AI, zugegriffen am 12. September 2025, https://www.read.ai/integrations
9. How do I remove or stop Read from joining meetings? – Read Help Center - Read Support, zugegriffen am 12. September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/23222131547795-How-do-I-remove-or-stop-Read-from-joining-meetings
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12. Google Meet, Google Calendar, Gmail, Chrome Extension - Read AI, zugegriffen am 12. September 2025, https://www.read.ai/google
13. Connecting Read AI to Microsoft Teams – Read Help Center, zugegriffen am 12. September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/44022838331667-Connecting-Read-AI-to-Microsoft-Teams
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18. I don’t want Read to join all my meetings, what are my options? - Read Support, zugegriffen am 12. September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/15107064280851-I-don-t-want-Read-to-join-all-my-meetings-what-are-my-options
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20. How to get rid of read.ai? - Marketplace Admins - Zoom Developer Forum, zugegriffen am 12. September 2025, https://devforum.zoom.us/t/how-to-get-rid-of-read-ai/101996
21. How do I delete my account? – Read Help Center - Read Support, zugegriffen am 12. September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/12616698040339-How-do-I-delete-my-account
22. Article - Deleting and Removing Read.ai - Minnesota State University, Mankato, zugegriffen am 12. September 2025, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1341
23. Remove “Read AI” from account - Zoom Developer Forum, zugegriffen am 12. September 2025, https://devforum.zoom.us/t/remove-read-ai-from-account/126351
24. Remove all AI access to/from my gmail account’s data. - Google Search Community, zugegriffen am 12. September 2025, https://support.google.com/websearch/thread/325316228/remove-all-ai-access-to-from-my-gmail-account-s-data?hl=en
25. Remove third-party apps from App Access Control - xFanatical, zugegriffen am 12. September 2025, https://xfanatical.com/blog/remove-third-party-apps-from-app-access-control/
26. Edit or revoke application permissions in the My Apps portal - Microsoft Support, zugegriffen am 12. September 2025, https://support.microsoft.com/en-us/account-billing/edit-or-revoke-application-permissions-in-the-my-apps-portal-169be2b4-ee26-4338-aea8-d19bb2f329ee
27. Article - Remove Read.AI Meeting Summ… - University of Pittsburgh, zugegriffen am 12. September 2025, https://services.pitt.edu/TDClient/33/Portal/KB/ArticleDet?ID=1861
28. Removing Read.AI from Teams. For the entire organization.. new : r/Office365 - Reddit, zugegriffen am 12. September 2025, https://www.reddit.com/r/Office365/comments/1kzb8sw/removing_readai_from_teams_for_the_entire/
29. Admin deployment of Zoom Apps, zugegriffen am 12. September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0061035
30. Approving apps and managing app requests - Zoom Support, zugegriffen am 12. September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0062300
31. Admin management of the Zoom App Marketplace - Zoom Support, zugegriffen am 12. September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0060122
32. How To Prevent AI Tools from Joining Your Zoom Meeting - Cal Poly ITS Knowledge Base, zugegriffen am 12. September 2025, https://calpoly.atlassian.net/wiki/spaces/CPKB/pages/2636873729/How+to+Prevent+and+Remove+Unapproved+AI+Apps+and+Tools+from+Zoom+Meetings
33. Blocking users in specific domains - Zoom Support, zugegriffen am 12. September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0063852
34. Control which apps access Google Workspace data - Google Help, zugegriffen am 12. September 2025, https://support.google.com/a/answer/7281227?hl=en
35. Block third-party apps in Google Workspace - Trelica, zugegriffen am 12. September 2025, https://help.trelica.com/hc/en-us/articles/7738993532189-Block-third-party-apps-in-Google-Workspace
36. Read.ai bot, how do you block this for the whole organization? : r/gsuite - Reddit, zugegriffen am 12. September 2025, https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1bkcz4z/readai_bot_how_do_you_block_this_for_the_whole/
37. Can I expunge Read.ai from our calendars? - gsuite - Reddit, zugegriffen am 12. September 2025, https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1g6n6kq/can_i_expunge_readai_from_our_calendars/
38. Google Workspace Admin - Manage Access to Unconfigured Third-Party Apps, zugegriffen am 12. September 2025, https://mh.my.site.com/DTS/s/article/Google-Workspace-Admin-Manage-Access-to-Unconfigured-Third-Party-Apps
39. Removing Read.AI from Teams. For the entire organization. : r …, zugegriffen am 12. September 2025, https://www.reddit.com/r/Office365/comments/170gh1g/removing_readai_from_teams_for_the_entire/
40. Manage your apps in the Microsoft Teams admin center - Microsoft …, zugegriffen am 12. September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-apps
41. Manage app permission policies in Microsoft Teams - Microsoft Learn, zugegriffen am 12. September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
42. read,ai - Microsoft Q&A, zugegriffen am 12. September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4430001/read-ai
43. Cannot get rid of Read Ai addon in Teams - Microsoft Q&A, zugegriffen am 12. September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4413868/cannot-get-rid-of-read-ai-addon-in-teams
44. Review permissions granted to enterprise applications - Microsoft Entra ID, zugegriffen am 12. September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/manage-application-permissions
45. Restrict a Microsoft Entra app to a set of users - Microsoft identity …, zugegriffen am 12. September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/howto-restrict-your-app-to-a-set-of-users
46. Configure how users consent to applications - Microsoft Entra ID, zugegriffen am 12. September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/configure-user-consent