不速之客：阻止Read.ai加入会议的完整指南

一、引言：重新掌控你的数字会议室

一场敏感的战略会议正在进行中。领导团队正深入讨论时，一位新参与者意外加入——“Read.ai Notetaker”。会议流程被打断，一连串问题在通话中传开：谁邀请的？它在录音吗？我们怎么把它弄出去？这种情况越来越常见，将一个旨在提高 productivity 的工具变成了干扰和安全隐患的来源。

Read.ai是众多人工智能驱动的会议助手之一，旨在自动加入虚拟会议、提供实时转录，并生成带有行动项的摘要。1 从理论上讲，它承诺将与会者从记笔记的负担中解放出来，并创建一个可搜索的企业知识档案。3 然而，对许多人来说，实际体验却是遇到了一位不速之客，一个在未经主持人明确、即时同意的情况下出现在机密讨论中的顽固机器人。这导致了极大的挫败感，尤其是在负责维护组织数字通信安全和完整性的系统管理员中。4

本指南将解决的核心谜团有两个：这个机器人是如何进入会议的，更重要的是，如何一劳永逸地阻止它？本文是面向个人用户和IT管理员的终极综合指南，帮助他们了解、管理并永久阻止Read.ai加入Zoom、Google Meet和Microsoft Teams上的所有会议。它特别深入关注复杂的Microsoft 365环境——这个常常难住甚至是经验丰富的管理员的领域，以提供一个明确的、多层次的解决方案。

该工具自称的“隐私优先”立场与用户普遍认为它是“不速之客”的体验之间的冲突，揭示了一个重大的信任差距。5 这不仅仅是一个技术故障；它指出了用户体验设计和同意模型中的根本脱节。虽然Read.ai的文档强调用户控制、同意和透明度，称“录音需要同意”并承诺“轻松选择退出”，但用户的感知往往是被入侵和缺乏控制。6 根本原因是一个特定的设计选择：将机器人的自动加入功能与帐户注册期间给予的一次性日历集成同意相关联，而不是要求主持人在每次会议前提示。这种“一次同意，永久行动”的模式意味着用户可以授予广泛的权限，而没有完全意识到其后果——机器人将默认尝试加入所有未来的会议。这种模式与用户对每 session 控制的期望相矛盾，导致隐私被侵犯的感觉，即使它在过去的某个时候在技术上是“被同意的”。

二、根本原因：Read.ai如何以及为何加入你的会议

要有效阻止Read.ai，必须首先了解其进入机制。主要途径不是安全漏洞，而是其与用户日历（如Google Calendar和Microsoft Outlook）深度集成的功能。7 当用户创建Read.ai帐户时，入职过程中的一个关键步骤是授予该服务访问和读取其日历事件的权限。此权限是允许Read Assistant机器人知道会议何时何地举行的万能钥匙。

最关键且常被误解的概念是机器人的触发方式。Read.ai机器人将自动加入会议，只要日历邀请中的任何一个人——不仅仅是主持人或会议组织者——拥有启用了“自动加入”功能的Read.ai帐户。9 这位参与者充当了不知情的特洛伊木马。外部嘉宾、不同部门的新员工或会议链中的任何与会者都可能在完全不知情的情况下将机器人带入机密讨论。这种模式从根本上打破了传统的会议安全范式，即主持人作为最终的看门人。与集中控制相反，这种模式将控制权分散到邀请中安全意识最弱的参与者身上，造成了重大且往往不可见的组织风险。组织的会议安全不再由其自身的政策或主持人的尽职调查决定，而是由受邀参加会议的每一个人的个人应用程序设置决定，包括外部供应商和合作伙伴。这种系统性风险凸显了为什么个人层面的修复往往不足以满足组织的需求，以及为什么需要行政 blocking。

幸运的是，有一种方法可以识别来源。在大多数情况下，当阅读助手加入会议时，它会在聊天中发布一条消息，明确说明“我是由[用户姓名]邀请的”。9 这条消息是一个关键的证据，使用户能够理解该机器人的存在不是随机入侵，而是直接与特定参与者的帐户设置相关联。这允许进行有针对性的对话或行动，而不是普遍的困惑。

虽然基于日历的自动加入是最常见且最令人困惑的场景，但也存在其他进入途径。用户可能安装了 Read AI Chrome 扩展程序，该扩展程序可以检测会议并提供一键添加机器人的选项。12 此外，已经在会议中的参与者可以手动将 Read.ai 添加到正在进行的会话中。13 然而，正是这种自动化的、由日历驱动的行为导致了最广泛的问题。

III. 个人用户指南：采取即时且持久的行动

本节适用于任何希望阻止 Read.ai 加入其会议的个人，无论其技术专长如何。解决方案按即时性顺序呈现，从快速的即时修复到永久的持久行动。

下表提供了所有可用操作的高密度摘要，按平台和持久性分类。它允许用户在深入研究后续详细说明之前立即确定适合其需求的正确解决方案。

表：用户移除 Read.ai 的快速操作指南

操作	Google Meet	Zoom	Microsoft Teams	持久性级别
会议中移除	点击 Read 图标 > “停止共享” 或使用聊天命令。	从参与者列表中移除 或使用聊天命令。	从参与者列表中移除 或使用聊天命令。	临时（按会议）
调整 Read.ai 设置	登录 Read.ai > 帐户设置 > 禁用“自动加入会议”。	登录 Read.ai > 帐户设置 > 禁用“自动加入会议”。	登录 Read.ai > 帐户设置 > 禁用“自动加入会议”。	高（用户控制）
撤销平台访问权限	Google 帐户 > 安全 > 第三方应用 > 移除访问权限。	Zoom 应用市场 > 管理 > 已添加的应用 > 移除。	Microsoft 我的应用 > “Read Meeting Navigator” > 撤销并移除。	非常高
完全删除帐户	登录 Read.ai > 帐户设置 > 高级 > 删除帐户。	登录 Read.ai > 帐户设置 > 高级 > 删除帐户。	登录 Read.ai > 帐户设置 > 高级 > 删除帐户。	永久（针对您的帐户）

3.1：即时修复（会议期间）

当 Read.ai 意外出现在实时会议中时，任何参与者或主持人都可以采取几种即时行动。

• 使用聊天命令： Read.ai 具有内置的聊天命令以进行快速控制。两个主要命令之间存在关键区别。在会议聊天中输入“read stop”将把机器人从通话中移除，但仍会为其参加的那部分会议生成报告。要更彻底地移除，输入“opt out”或点击机器人介绍消息中的选择退出链接，不仅会移除机器人，还会删除它从该特定会议收集的所有数据，确保不会生成报告。6
• 手动移除（主持人）： 会议主持人可以像移除任何其他参与者一样移除 Read.ai 机器人。通过在 Zoom、Microsoft Teams 或 Google Meet 中打开参与者列表，主持人可以找到“Read.ai Notetaker”，点击其名称旁边的选项，然后选择“Remove”（移除）或“Eject”（逐出）。15
• Google Meet 细节： 一些与 Google Meet 的集成不涉及参与者列表中可见的机器人。在这些情况下，屏幕右上角会出现一个 Read.ai 图标。任何参与者都可以点击此图标并选择“Stop sharing”（停止共享）以结束录制和数据捕获过程。9

3.2：您的 Read.ai 帐户设置：中央控制面板

为防止 Read.ai 加入未来的会议，调整 Read.ai 帐户内的设置是最有效的步骤。

• 禁用自动加入：登录Read.ai网站。导航至帐户设置 > 会议助手 > 自动加入会议。在这里，用户可以完全关闭自动加入功能。此页面还提供更精细的“加入偏好设置”，例如仅允许Read.ai加入内部会议或仅当用户是主持人时加入，从而在不完全禁止的情况下提供更多控制。9
• 管理您的日历页面：对于逐个会议的控制，Read.ai仪表板中的日历页面非常有用。它会显示用户同步日历中的所有即将举行的会议，并在每个会议旁边提供一个标有“添加Read？”的简单切换按钮。这允许用户手动为特定的敏感会议禁用Read.ai，而无需更改其全局自动加入设置。18
• 多帐户问题：一个常见的令人沮丧的情况是，用户禁用了自动加入，但机器人仍然出现并将他们列为邀请者。这几乎总是表明用户无意中创建了多个Read.ai帐户，例如，一个通过Google帐户登录创建，另一个通过Microsoft帐户登录创建。要解决此问题，用户应搜索其所有电子邮件收件箱，查找来自support@e.read.ai的欢迎电子邮件，以识别每个关联的帐户，然后调整设置或删除重复帐户。9

3.3：在平台级别撤销访问权限

一个更果断的步骤是从源头上切断Read.ai与会议平台之间的连接，撤销最初授予的权限。

• 对于Zoom用户：通过导航到marketplace.zoom.us访问Zoom应用程序市场。登录后，点击右上角的“管理”，然后从菜单中选择“已添加的应用程序”。在应用程序列表中找到Read.ai，然后点击“删除”按钮以完全取消授权。20
• 对于Google用户：访问myaccount.google.com上的Google帐户设置页面。导航到“安全”选项卡，向下滚动到标题为“第三方应用和服务”的部分。在这里，将显示所有有权访问Google帐户的应用程序列表。找到Read.ai并点击它以查看详细信息，然后选择删除其访问权限的选项。24
• 对于Microsoft用户：该过程涉及Microsoft“我的应用”门户，可通过myapps.microsoft.com访问。登录后，搜索名为“Read Meeting Navigator”的应用程序。点击应用程序磁贴上的省略号（…），选择“管理您的应用程序”，然后选择“撤销权限”。撤销权限后，还建议返回应用程序磁贴，再次点击省略号，然后选择“删除”以将其从门户中隐藏。26

3.4：最终解决方案：完全删除帐户

对于决定不再使用该服务的用户，删除Read.ai帐户是最永久的解决方案，可确保机器人永远不会再代表他们加入会议。

该过程非常简单：

1. 登录Read.ai帐户。
2. 导航到帐户设置并选择“高级”选项卡。
3. 滚动到底部并点击红色的“删除我的帐户”按钮。21

Read.ai还提供一个“帐户和隐私中心”，用户可以在其中输入其电子邮件地址以查找是否存在帐户并请求删除，而无需登录，这对于忘记或重复的帐户很有帮助。14

至关重要的是要记住Read.ai加入通话的核心机制。如果用户删除了他们的帐户，但机器人仍然出现在他们的会议中，这不是技术故障。这是确凿的证据，表明会议邀请中的其他人仍然拥有一个启用了自动加入功能的活跃Read.ai帐户。9

IV. 管理员指南：保护整个组织

从单个用户修复转向强大、可执行的组织策略对于保护敏感数据和确保合规性至关重要。行政行动的驱动力是防止数据泄漏、遵守HIPAA或FERPA等法规，以及消除管理不需要的软件所导致的生产力损耗。6

以下矩阵为管理员提供了高层战略概述，对比了Zoom、Google Workspace和Microsoft 365的管理模式。它立即突出了必须采取行动的地方，并说明了为什么Microsoft生态系统需要更复杂、多层次的方法。

平台	主要应用管理控制台	身份与权限控制台	关键目标
Zoom	Zoom App Marketplace	N/A	管理应用审批并为整个帐户移除应用。
Google Workspace	Google Admin Console	API Controls（位于管理控制台内）	通过其唯一的 OAuth 客户端 ID 阻止第三方应用。
Microsoft 365	Teams Admin Center	Microsoft Entra Admin Center	阻止 Teams 应用 并 移除底层的企业应用程序及其权限。

4.1：在 Zoom 环境中阻止 Read.ai（帐户级控制）

Zoom 管理员可在 App Marketplace 中使用强大的集中式工具来控制 Read.ai 等第三方集成。

• 管理应用审批： 最有效的主动步骤是要求所有新应用都需经过管理员审批。在 Zoom Marketplace（marketplace.zoom.us）中，管理员可导航至“管理 > 权限”，并启用“要求 Zoom App Marketplace 上公开列出的应用需经管理员审批”设置。这会将环境从宽松模式转变为“默认拒绝”模式，即 IT 部门必须在用户安装所有应用之前对其进行审查。29
• 阻止/移除应用： 若要处理环境中已存在的应用，可导航至“管理 > 帐户中的应用”。在该仪表板中，管理员可搜索 Read.ai。他们有两个选项：“禁用”（暂时暂停该应用对所有用户的功能）或“移除”（完全卸载并取消整个帐户对该应用的授权）。31
• 主动安全设置： 除应用管理外，Zoom 还提供多种安全设置，可营造不利于不受欢迎的机器人的环境：
  • 阻止特定域： 在 Zoom 主 Web 门户中，依次进入“帐户管理 > 帐户设置 > 会议 > 安全”，有一个“阻止特定域的用户加入会议和网络研讨会”选项。将 read.ai 添加到此列表可防止机器人进行身份验证和加入会议，即使被邀请也是如此。15
  • 强制仅允许经过身份验证的用户： 要求所有会议参与者登录 Zoom 帐户是另一个强大的屏障。此设置也位于“安全”选项卡下，可阻止匿名或未经验证的来宾（包括许多机器人服务）加入会议。16

4.2：在 Google Workspace 中阻止 Read.ai（集中式 API 控制）

Google Workspace 管理员可通过控制通过 OAuth 授予的底层 API 权限来集中管理第三方应用访问。

• 导航至 Google 管理控制台： 流程从中央管理中心 admin.google.com 开始。
• 查找并阻止应用： 管理员必须通过以下路径导航：安全 > 访问和数据控制 > API 控件。在该部分中，“管理第三方应用访问”链接会显示已被授予对组织数据的 OAuth 访问权限的所有应用列表。34 管理员可在此列表中搜索 Read.ai。找到后，点击该应用并将其访问级别更改为“阻止”，将在租户范围内撤销其权限，并防止未来任何用户重新授权。36
• 主动策略： 为增强安全性，管理员可配置默认 API 访问策略，以限制第三方应用默认可访问的 Google 服务（如 Gmail、日历或云端硬盘）。这使组织能够以更安全的“最小权限”姿态运行，限制任何单个应用集成的潜在影响。38

4.3：深入分析：Microsoft 365 和 Teams 的多层防御

在 Microsoft 365 生态系统中有效阻止 Read.ai 等应用极其复杂，且是管理员社区中经常令人沮丧的话题。4 这种复杂性的原因在于一个核心架构原则：应用的用户界面组件与其后端身份和权限相分离。成功阻止需要应对可被视为“双头龙”的问题：

1. Teams 应用： 这是在 Teams 客户端中可见并在 Teams 管理中心管理的用户界面集成。
2. 企业应用程序： 这是 Microsoft Entra ID（前身为 Azure AD）中的后端服务主体，持有访问日历和加入会议等数据的实际权限（OAuth 同意授予）。

仅阻止 Teams 应用是一个常见错误。它只会从 Teams 中移除用户界面元素，但不会撤销底层权限。仍在 Entra ID 中持有有效权限的机器人仍可继续读取用户的日历并通过 URL 直接加入会议。完整且永久的解决方案需要在两个管理中心采取行动。

4.3.1：Teams 管理中心（前门）

第一步是阻止面向用户的应用程序。这可以防止新的安装，并将该应用从 Teams 中用户的视图中移除。

• 导航至 Teams 管理中心（admin.teams.microsoft.com）。
• 全组织阻止： 最直接的方法是转到“Teams 应用”>“管理应用”。管理员可以在此处搜索 Read.ai 并选择“阻止”选项。此操作将在整个组织内阻止该应用。40 若要进行更全面的锁定，此页面上的“全组织应用设置”允许管理员通过一个切换按钮禁用所有第三方应用。
• 应用权限策略： 若要进行更精细的控制，管理员可以导航至“Teams 应用”>“权限策略”。在此处，他们可以创建新策略或编辑现有策略，以明确阻止 Read.ai 应用。然后必须将此策略分配给所有相关用户才能生效。这种方法在复杂环境中非常有用，因为不同的用户组可能有不同的应用允许设置。28

4.3.2：Microsoft Entra 管理中心（核心枢纽）

这是流程中最关键且经常被忽略的部分。正是在这里撤销应用程序的实际权限。

• 导航至 Microsoft Entra 管理中心（entra.microsoft.com）。
• 查找企业应用程序： 转到“标识”>“应用程序”>“企业应用程序”。在所有应用程序列表中，搜索“Read Meeting Navigator”。39
• 撤销权限： 进入应用程序设置后，转到“权限”选项卡。此屏幕将显示已授予该应用的所有委派权限和应用程序权限。管理员必须系统地审查这些权限并将其撤销。此步骤至关重要，因为它会切断应用访问 Microsoft 365 数据的能力。39
• 移除用户分配： 接下来，导航至“用户和组”选项卡。选择已分配给此应用程序的所有用户和组并将其移除。这可确保应用程序无法再代表这些用户执行操作。39
• 禁用登录并删除： 最后，转到“属性”选项卡。将“允许用户登录？”选项设置为**“否”**。这将有效停用该应用程序。若要实现永久且不可逆转的解决方案，请使用“删除”选项从租户中完全移除企业应用程序。这将删除其标识和所有相关配置。39

4.3.3：主动强化租户（防止下一个“Read.ai”）

不受欢迎的 AI 记录工具问题是一个催化剂，迫使组织从宽松的、用户驱动的应用采用模式向集中管理、安全优先的 IT 框架转变。功能强大的 AI 工具（如请求读取所有电子邮件或录制所有会议等广泛权限的工具）的兴起，从根本上改变了风险计算方式。4 单个用户的同意现在可能造成重大的数据泄露或合规风险。这些工具敲响了警钟，促使管理员直面遗留的宽松设置，并采用零信任方法进行应用程序治理。

• 配置用户同意： 最终的预防措施是更改用户同意新应用程序的方式。在 Entra 管理中心，导航至“企业应用程序”>“同意和权限”>“用户同意设置”。默认设置通常为“允许用户同意应用”。将其更改为**“不允许用户同意”**是组织可以采取的最有效的单一步骤，以防止未经审核的应用程序传播。4
• 实施管理员同意工作流： 当用户同意被禁用时，尝试授权新应用的用户将被提示请求管理员批准。这将触发管理员同意工作流，使 IT 能够对应用程序生态系统进行全面、集中的控制。此工作流消除了“打地鼠”问题，即管理员在新的不受欢迎的应用程序被引入环境后不断追逐和阻止它们。28
• URL 阻止（补充措施）： 作为额外的防御层，管理员可以在 Microsoft Defender 门户的“租户允许/阻止列表”中阻止域 *.read.ai。虽然这不会阻止应用本身，但可以防止用户通过电子邮件中的链接访问 Read.ai 网站，从而切断用户注册或重新使用该服务的常见途径。28

V. 结论：培养安全且有意图的会议文化

管理像 Read.ai 这样的不请自来的 AI 助手不仅仅是一个技术麻烦；它是工作场所协作新时代的明确信号，在这个时代，生产力提升与数据安全之间的界限日益模糊。重新获得控制权的途径需要一种深思熟虑的、多方面的策略，既能赋能个体用户，也能赋能组织管理员。

对于个人而言，解决方案在于对自己的数字足迹负责。这包括了解日历集成如何授予权限，知道如何调整帐户设置以禁用自动行为，以及最终掌握撤销访问权限和完全删除帐户的知识。对于管理员而言，任务是从被动的安全态势转变为主动的安全态势。最有效的策略包括在应用程序网关（Teams 管理中心、Zoom 市场）和身份层（Microsoft Entra ID、Google API 控件）同时阻止不需要的应用程序。然而，最终的解决方案是 IT 治理的战略转变：禁用用户对第三方应用程序的广泛同意，并实施集中式的管理员同意工作流程。这将安全模型从追逐威胁转变为在工具进入生态系统之前对其进行审查和批准。

Read.ai 的具体问题可作为管理下一波 AI 生产力工具的蓝图。管理员所表达的“打地鼠”式的挫败感是一种宽松的安全模型的症状，这种模型已不再适用于强大且渴望数据的 AI 时代。28 通过建立明确的第三方 AI 审查、批准和管理政策，组织可以创建一个在不牺牲安全性的情况下拥抱创新的框架。这培养了一种刻意的文化，其中数字工作空间中使用的工具是经过深思熟虑的选择，而不是偶然的。随着组织应对这一新格局，选择专注于明确的用户控制和透明操作的平台对于构建高效、安全和可信赖的协作环境至关重要。

参考文献

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