مهمان ناخواسته: راهنمای کامل شما برای جلوگیری از ورود Read.ai به جلسات شما

I. مقدمه: بازگرفتن کنترل از اتاق جلسات دیجیتال شما

یک جلسه استراتژیک حساس در حال برگزاری است. تیم رهبری عمیقاً در بحث هستند که یک شرکت‌کننده جدید به طور غیرمنتظره می‌آید—«Read.ai Notetaker». جریان برoken می‌شود و موجی از سوالات در طول تماس پخش می‌شود: چه کسی این را دعوت کرد؟ آیا در حال ضبط است؟ چگونه می‌توانیم آن را بیرون ببریم؟ این سناریو به طور فزاینده‌ای رایج شده و یک ابزار طراحی شده برای بهره‌وری را به منبع اختلال و نگرانی امنیتی تبدیل می‌کند.

Read.ai یکی از بسیاری از помощники جلسات هوش مصنوعی است که برای ورود خودکار به جلسات مجازی، ارائه транسکریپشن بلادرنگ و تولید خلاصه‌ها با آیتم‌های عمل طراحی شده است.1 در تئوری، این وعده می‌دهد که شرکت‌کنندگان را از بار یادداشت برداری رها کند و آرشیو جستجوپذیر دانش شرکت را ایجاد کند.3 با این حال، واقعیت برای بسیاری تجربه یک مهمان ناخواسته است، یک ربات پایدار که در بحث‌های مخفی بدون اجازه صریح و لحظه‌ای میزبان در جلسه ظاهر می‌شود. این امر باعث ناامیدی قابل توجه شده است، به ویژه در میان مدیران سیستم که با حفظ امنیت و یکپارچگی ارتباطات دیجیتال سازمان خود مسول هستند.4

راز اصلی که این راهنمای آن را حل می‌کند دوگانه است: این ربات چگونه وارد جلسه شد و مهمتر از همه، چگونه می‌تواند برای همیشه متوقف شود؟ این مقاله به عنوان راهنمای نهایی و جامع برای هر دو کاربران فردی و مدیران IT برای درک، مدیریت و مسدودسازی دائمی Read.ai از همه جلسات در Zoom، Google Meet و Microsoft Teams عمل می‌کند. این مقاله تمرکز ویژه و عمیقی بر محیط پیچیده Microsoft 365 دارد، چیزی که اغلب حتی مدیران تجربه شده را گیج می‌کند، تا یک راه‌حل قطعی و چندلایه ارائه دهد.

konflikt بین موضع “اولویت به حریم خصوصی” که خود این ابزار اعلام می‌کند و تجربه گسترده کاربران از آن به عنوان “مهمان ناخواسته” یک شکاف اعتماد قابل توجه را نشان می‌دهد.5 این فقط یک خرابی فنی نیست؛ به یک انفجار اساسی در طراحی تجربه کاربر و مدل‌های اجازه‌دهی اشاره می‌کند. در حالی که مستندات Read.ai بر کنترل کاربر، اجازه‌دهی و شفافیت تاکید می‌کند و می‌گوید “ضبط نیاز به اجازه دارد” و “خروج آسان” را وعده می‌دهد، درک کاربر اغلب یک بارز شدن و فقدان کنترل است.6 علت اصلی یک انتخاب طراحی خاص است: پیوند دادن عملکرد خودکار ورود ربات به اجازه یکبار مصرف ادغام تقویم داده شده در طول ثبت نام اکانت، به جای نیاز به پرسش در هر جلسه برای میزبان. این مدل “یک بار اجازه‌دهی، همیشه عمل” به این معنی است که یک کاربر می‌تواند مجوزهای گسترده را بدون درک کامل عواقب بدهد—که ربات تلاش می‌کند تا به همه جلسات آینده به طور پیش‌فرض بپیوندد. این مدل با انتظار کاربر از کنترل در هر جلسه در تضاد است و منجر به احساس تجاوز به حریم خصوصی می‌شود، حتی اگر از نظر فنی “در برخی نقطه از گذشته اجازه داده شده” باشد.

II. علت اصلی: چگونه و چرا Read.ai به جلسات شما می‌آید

برای متوقف کردن Read.ai به طور مؤثر، ابتدا باید مکانیزم ورود آن را درک کرد. مسیر اصلی یک عیب امنیتی نیست، بلکه ویژگی یک ادغام عمیق با تقویم‌های کاربر است، مانند Google Calendar و Microsoft Outlook.7 هنگامی که یک کاربر اکانت Read.ai را ایجاد می‌کند، گام کلیدی در فرآیند راه‌اندازی دسترسی این سرویس به خواندن رویدادهای تقویم خود است. این مجوز کلید اصلی است که به ربات Read Assistant اجازه می‌دهد تا بداند که جلسات چه زمانی و کجا برگزار می‌شوند.

مفهوم 가장 حیاتی و اغلب غلط درک شده نحوه فعال شدن ربات است. ربات Read.ai به طور خودکار به جلسه می‌پیوندد اگر هر یک از افراد در دعوتنامه تقویم—نه فقط میزبان یا سازمان‌دهنده جلسه—اکانت Read.ai با فعال بودن ویژگی “خودکار ورود” داشته باشند.9 این شرکت‌کننده به عنوان یک اسب طروян ناخودآگاه عمل می‌کند. یک مهمان بیرونی، یک کارمند جدید در بخشی دیگر، یا هر شرکت‌کننده در زنجیره جلسات می‌تواند بدون آگاهی ربات را به بحث مخفی بیاورد، کاملاً بدون اطلاع میزبان جلسه. این مدل اساساً پارادایم امنیتی سنتی جلسه را شکست می‌دهد، جایی که میزبان به عنوان دروازه‌بان نهایی عمل می‌کند. به جای کنترل متمرکز، این مدل آن را به شرکت‌کننده کم‌ترین آگاهی امنیتی در دعوتنامه تقسیم می‌کند و ریسک سازمانی قابل توجه و اغلب نامرئی را ایجاد می‌کند. امنیت جلسات سازمان دیگر توسط سیاست‌های خود یا دقت میزبانانش تعیین نمی‌شود، بلکه توسط تنظیمات برنامه‌های شخصی هر فردی که به جلسه دعوت می‌شود، از جمله فروشندگان و شرکای بیرونی. این ریسک سیستماتیک نشان می‌دهد که چرا اصلاحات در سطح فردی اغلب برای یک سازمان کافی نیست و چرا مسدودسازی مدیریت شده ضروری می‌شود.

خوشبختانه، راهی برای شناسایی منبع وجود دارد. در بیشتر موارد، وقتی Read Assistant به یک جلسه می‌پیوندد، یک پیام در چت ارسال می‌کند که به وضوح می‌گوید: «من توسط [نام کاربر] دعوت شدهام».9 این پیام یک مدرک حیاتی است که کاربران را قادر می‌سازد تا درک کنند که حضور ربات یک вторжение تصادفی نیست، بلکه مستقیماً به تنظیمات حساب یک شرکت‌کننده خاص مرتبط است. این امکان گفتگو یا اقدام هدفمند را به جای سردرگمی عمومی فراهم می‌کند.

در حالی که خودکار پیوستن بر اساس تقویم رایج‌ترین و گیج‌کننده‌ترین سناریو است، векتورهای ورود دیگر نیز وجود دارند. یک کاربر ممکن است افزونه Chrome Read AI را نصب داشته باشد که می‌تواند جلسات را تشخیص دهد و گزینه یک کلیک برای افزودن ربات را ارائه دهد.12 علاوه بر این، یک شرکت‌کننده که قبلاً در جلسه است می‌تواند Read.ai را به صورت دستی به یک جلسه در حال 진행 اضافه کند.13 با این حال، رفتار خودکار و هدایت شده توسط تقویم است که بیشترین مشکلات گسترده را ایجاد می‌کند.

III. راهنمای کاربران انفرادی: انجام اقدامات فوری و دایمی

این بخش برای هر فردی که می‌خواهد Read.ai را از پیوستن به جلسات خود باز دارد، بدون در نظر گرفتن مهارت فنی، طراحی شده است. راه حل‌ها به ترتیب فوریت ارائه می‌شوند، از اصلاحات سریع و لحظه‌ای تا اقدامات دایمی و دائمی.

جدول زیر یک خلاصه متراکم از تمام اقدامات موجود را ارائه می‌دهد که بر اساس پلتفرم و دایمیت طبقه‌بندی شده‌اند. این امکان را به کاربر می‌دهد تا قبل از ورود به دستورالعمل‌های دقیقی که بعداً آمده است، راه حل مناسب برای نیازهای خود را فوراً شناسایی کند.

جدول: راهنمای اقدام سریع کاربر برای حذف Read.ai

اقدام	Google Meet	Zoom	Microsoft Teams	سطح دایمیت
حذف در جلسه	کلیک بر روی آیکون Read > «توقف اشتراک‌گذاری» یا استفاده از دستورات چت.	حذف از لیست شرکت‌کنندگان یا استفاده از دستورات چت.	حذف از لیست شرکت‌کنندگان یا استفاده از دستورات چت.	موقت (برای هر جلسه)
تنظیمات Read.ai را تنظیم کنید	وارد Read.ai شوید > تنظیمات حساب > «خودکار پیوستن به جلسات» را غیرفعال کنید.	وارد Read.ai شوید > تنظیمات حساب > «خودکار پیوستن به جلسات» را غیرفعال کنید.	وارد Read.ai شوید > تنظیمات حساب > «خودکار پیوستن به جلسات» را غیرفعال کنید.	بالا (کنترل شده توسط کاربر)
لغو دسترسی پلتفرم	حساب Google > امنیت > برنامه‌های سهامتی > لغو دسترسی.	Zoom Marketplace > مدیریت > برنامه‌های افزوده > حذف.	Microsoft My Apps > «Read Meeting Navigator» > لغو و حذف.	بسیار بالا
حذف کامل حساب	وارد Read.ai شوید > تنظیمات حساب > پیشرفته > حذف حساب.	وارد Read.ai شوید > تنظیمات حساب > پیشرفته > حذف حساب.	وارد Read.ai شوید > تنظیمات حساب > پیشرفته > حذف حساب.	دائمی (برای حساب شما)

3.1: اصلاحات لحظه‌ای (در طول جلسه)

هنگامی که Read.ai به طور غیرمنتظره در یک جلسه زنده ظاهر می‌شود، چندین اقدام فوری وجود دارد که هر شرکت‌کننده یا میزبان می‌تواند انجام دهد.

• استفاده از دستورات چت: Read.ai دارای دستورات چت داخلی برای کنترل سریع است. تفاوت حیاتی بین دو دستور اصلی وجود دارد. تایپ read stop در چت جلسه، ربات را از تماس حذف می‌کند، اما همچنان گزارشی برای بخشی از جلسه که شرکت کرده است تولید می‌کند. برای حذف کامل‌تر، تایپ opt out یا کلیک بر روی لینک opt-out در پیام معرفی ربات نه تنها ربات را حذف می‌کند، بلکه تمام داده‌هایی که از آن جلسه خاص جمع‌آوری کرده است را نیز حذف می‌کند و اطمینان می‌دهد که گزارشی تولید نشود.6
• حذف دستی (میزبان): میزبان جلسه می‌تواند ربات Read.ai را مانند هر شرکت‌کننده دیگری حذف کند. با باز کردن لیست شرکت‌کنندگان در Zoom، Microsoft Teams یا Google Meet، میزبان می‌تواند «Read.ai Notetaker» را پیدا کند، روی گزینه‌های کنار نام آن کلیک کند و «حذف» یا «اخراج» را انتخاب کند.15
• مشخصات Google Meet: برخی از ادغام‌های با Google Meet شامل ربات مرئی در لیست شرکت‌کنندگان نیستند. در این موارد، یک آیکون Read.ai در گوشه بالای راست صفحه ظاهر می‌شود. هر شرکت‌کننده می‌تواند روی این آیکون کلیک کرده و «توقف اشتراک‌گذاری» را انتخاب کند تا فرآیند ضبط و جمع‌آوری داده‌ها پایان یابد.9

3.2: تنظیمات حساب Read.ai شما: پانل کنترل مرکزی

برای جلوگیری از پیوستن Read.ai به جلسات آینده، تنظیم تنظیمات درون حساب Read.ai خود सबसین گام موثر است.

• غیرفعال کردن خودکار ورود: وارد سایت Read.ai شوید. به تنظیمات حساب > آسیستان جلسات > خودکار ورود به جلسات بروید. در اینجا، کاربر می‌تواند ویژگی خودکار ورود را کاملاً خاموش کند. این صفحه همچنین “ترجیحات ورود” دقیق‌تر ارائه می‌دهد، مانند اجازه دادن به Read.ai تا فقط به جلسات داخلی یا فقط زمانی که کاربر میزبان است، بپیوندد، که کنترل بیشتری را بدون ممنوعیت کامل ارائه می‌دهد.9
• مدیریت صفحه تقویم شما: برای کنترل هر جلسه به صورت جداگانه، صفحه تقویم در داشبورد Read.ai بی‌مقدار است. همه جلسات آینده از تقویم همگام شده کاربر را نمایش می‌دهد و یک سوئیچ ساده در کنار هرکدام با برچسب “Add Read?” (اضافه کردن Read؟) ارائه می‌دهد. این به کاربر اجازه می‌دهد تا به صورت دستی Read.ai را برای یک جلسه حساس خاص غیرفعال کند، بدون تغییر تنظیمات خودکار ورود جهانی خود.18
• مشکل چند حساب: یک منبع رایج ناامیدی زمانی رخ می‌دهد که کاربر خودکار ورود را غیرفعال می‌کند، اما ربات همچنان ظاهر می‌شود و او را به عنوان دعوت‌کننده نام می‌گذارد. این تقریباً همیشه نشان می‌دهد که کاربر به طور ناخواسته چند حساب Read.ai ایجاد کرده است، مثلاً، یکی با ورود به حساب گوگل و دیگری با حساب مایکروسافت. برای حل این مشکل، کاربر باید تمام صندوق‌های ایمیل خود را برای ایمیل‌های خوش آمدی از support@e.read.ai جستجو کند تا هر حساب مرتبط را شناسایی کند و سپس تنظیمات را تغییر دهد یا تکراری‌ها را حذف کند.9

3.3: لغو دسترسی در سطح پلتفرم

گام قاطع‌تری قطع ارتباط بین Read.ai و پلتفرم جلسات در منبع است، که با لغو مجوزهایی که در ابتدا صادر شده بودند انجام می‌شود.

• برای کاربران زوم: با رفتن به marketplace.zoom.us به بازار اپلیکیشن زوم بروید. پس از ورود، در گوشه بالا راست بر روی Manage (مدیریت) کلیک کنید، سپس از منو Added Apps (اپلیکیشن‌های اضافه شده) را انتخاب کنید. Read.ai را در لیست اپلیکیشن‌ها پیدا کنید و برای لغو مجوز کامل آن بر روی دکمه “Remove” (حذف) کلیک کنید.20
• برای کاربران گوگل: صفحه تنظیمات حساب گوگل را در myaccount.google.com باز کنید. به برگه Security (امنیت) بروید و به قسمت Third-party apps & services (اپلیکیشن‌ها و سرویس‌های سهامتی) اسکرول کنید. در اینجا، لیستی از تمام اپلیکیشن‌هایی که به حساب گوگل دسترسی دارند نمایش داده می‌شود. Read.ai را پیدا کنید و برای مشاهده جزئیات بر روی آن کلیک کنید، سپس گزینه لغو دسترسی را انتخاب کنید.24
• برای کاربران مایکروسافت: فرآیند شامل پورتال “My Apps” (اپلیکیشن‌های من) مایکروسافت است که در myapps.microsoft.com قابل دسترسی است. پس از ورود، به یک اپلیکیشن به نام “Read Meeting Navigator” (ناوبر جلسات Read) جستجو کنید. بر روی آیلت اپلیکیشن بر روی ellipsis (…) کلیک کنید، Manage your application (مدیریت اپلیکیشن شما) را انتخاب کنید، سپس گزینه Revoke Permissions (لغو مجوزها) را انتخاب کنید. پس از لغو مجوزها، توصیه می‌شود دوباره به آیلت اپلیکیشن بروید، دوباره بر روی ellipsis کلیک کنید و Remove (حذف) را انتخاب کنید تا از پورتال مخفی شود.26

3.4: راه حل نهایی: حذف کامل حساب

برای کاربرانی که تصمیم گرفته‌اند دیگر از سرویس استفاده نکنند، حذف حساب Read.ai راه حل 가장 دائمی است تا اطمینان حاصل شود که ربات دیگر هرگز به نمایانگر آنها به جلسه не پیوندد.

فرآیند ساده است:

1. وارد حساب Read.ai شوید.
2. به تنظیمات حساب بروید و برگه Advanced (پیشرفته) را انتخاب کنید.
3. به پایین صفحه اسکرول کنید و بر روی دکمه قرمز “Delete my account” (حذف حساب من) کلیک کنید.21

Read.ai همچنین یک “مرکز حساب و حریم خصوصی” (Account & Privacy Center) ارائه می‌دهد که در آن کاربران می‌توانند آدرس ایمیل خود را وارد کنند تا بررسی کنند که آیا یک حساب وجود دارد یا خیر و درخواست حذف را بدون نیاز به ورود ارسال کنند، که برای حساب‌های فراموش شده یا تکراری مفید است.14

یاد داشتن مکانیسم اصلی چگونگی پیوستن Read.ai به تماس‌ها بسیار مهم است. اگر کاربر حساب خود را حذف می‌کند و ربات همچنان در جلساتش ظاهر می‌شود، این یک خرابی فنی نیست. این شواهد قطعی است که کسی دیگر در دعوتنامه جلسه هنوز یک حساب فعال Read.ai با خودکار ورود فعال دارد.9 در این مرحله، مشکل از مدیریت حساب شخصی به حاکمیت سازمانی تغییر می‌کند که نیاز به مداخله مدیریت دارد.

IV. راهنمای برای مدیران: امنیت کل سازمان شما

انتقال از اصلاحات کاربران فردی به سیاست سازمانی قوی و قابل اجرا برای حفاظت از داده‌های حساس و تضمین انطباق ضروری است. اقدامات مدیریت به دلیل نیاز به جلوگیری از نشت داده، پایبندی به مقرراتی مانند HIPAA یا FERPA، و حذف کاهش بهره وری ناشی از مدیریت نرم‌افزارهای ناخواسته هدایت می‌شوند.6

ماتریس زیر یک نمای استراتژیک سطح بالا برای مدیران ارائه می‌دهد که مدل‌های مدیریت زوم، گوگل ورک اسپیس و مایکروسافت 365 را با هم مقایسه می‌کند. فوراً محل‌هایی را که باید در آنها اقدام شود برجسته می‌کند و نشان می‌دهد که چرا اکوسیستم مایکروسافت نیاز به یک رویکرد پیچیده‌تر و چند لایه دارد.

جدول: ماتریس کنترل پنل مدیر

پلتفرم	کنسول مدیریت اصلی برنامه	کنسول هویت و مجوزها	هدف اصلی
Zoom	Zoom App Marketplace	N/A	مدیریت تأییدهای برنامه و حذف برنامه برای کل حساب.
Google Workspace	Google Admin Console	API Controls (درون Admin Console)	مسدود کردن برنامه сторон thứی از طریق شناسه مشتری OAuth منحصر به فرد آن.
Microsoft 365	Teams Admin Center	Microsoft Entra Admin Center	مسدود کردن برنامه Teams و حذف برنامه предприятия زیربنایی و مجوزهای آن.

4.1: مسدود کردن Read.ai در محیط Zoom (کنترل سطح حساب)

مدیران Zoom ابزارهای قدرتمند و متمرکز در Marketplace برنامه‌ها را برای کنترل ادغام‌های сторон thứی مانند Read.ai دارند.

• مدیریت تأیید برنامه: کارآمدترین گام پیشگیرانه نیاز به تأیید مدیر برای همه برنامه‌های جدید است. در Zoom Marketplace (marketplace.zoom.us)، مدیر می‌تواند به Manage > Permissions برود و تنظیم “Require publicly listed apps on the Zoom App Marketplace to be approved by admin” را فعال کند. این محیط را از یک مدل اجازه‌دهنده به یک مدل “تừصیف پیش‌فرض” تغییر می‌دهد، جایی که IT باید همه برنامه‌ها را قبل از اینکه کاربران بتوانند آنها را نصب کنند، بررسی کند.29
• مسدود کردن/حذف برنامه: برای مقابله با یک برنامه که قبلاً در محیط است، به Manage > Apps on Account بروید. از این داشبورد، مدیر می‌تواند برای Read.ai جستجو کند. دو گزینه دارند: “Disable” که عملکرد برنامه را برای همه کاربران به طور موقت متوقف می‌کند، یا “Remove” که برنامه را برای کل حساب به طور کامل حذف و غیرمجاز می‌کند.31
• تنظیمات امنیتی پیشگیرانه: فراتر از مدیریت برنامه‌ها، Zoom چندین تنظیمات امنیتی را ارائه می‌دهد که می‌تواند محیطی خصمانه برای ربات‌های ناخواسته ایجاد کند:
  • مسدود کردن دامنه‌های خاص: در پورتال وب اصلی Zoom، در زیر Account Management > Account Settings > Meeting > Security، گزینه‌ای به نام “Block users in specific domains from joining meetings and webinars” وجود دارد. افزودن read.ai به این لیست می‌تواند از احراز هویت و پیوستن ربات جلوگیری کند، حتی اگر دعوت شده باشد.15
  • اجبار به تنها کاربران احراز هویت شده: نیاز به ورود همه شرکت‌کنندگان جلسه به یک حساب Zoom موانعی دیگر قوی است. این تنظیم، همچنین در برگه Security، از مهمانان ناشناس یا تایید نشده - از جمله بسیاری از سرویس‌های ربات - از پیوستن به جلسات جلوگیری می‌کند.16

4.2: مسدود کردن Read.ai در Google Workspace (کنترل متمرکز API)

مدیران Google Workspace می‌توانند دسترسی به برنامه‌های сторон thứی را به صورت متمرکز با کنترل مجوزهای API زیربنایی که از طریق OAuth صادر می‌شوند، مدیریت کنند.

• راهنمایی در Google Admin Console: فرآیند از مرکز مدیریت مرکزی، admin.google.com، شروع می‌شود.
• یافتن و مسدود کردن برنامه: مدیر باید از مسیر زیر عبور کند: Security > Access and data control > API controls. در این بخش، لینک Manage Third-Party App Access لیستی از همه برنامه‌هایی را که به داده‌های سازمان دسترسی OAuth داده شده‌اند، نمایش می‌دهد.34 مدیر می‌تواند در این لیست برای Read.ai جستجو کند. پس از یافتن، کلیک بر روی برنامه و تغییر سطح دسترسی آن به “Blocked”، مجوزهای آن را در سراسر tenen بازگشت می‌دهد و از هر کاربری که در آینده تلاش کند مجدداً تأیید کند، جلوگیری می‌کند.36
• سیاست پیشگیرانه: برای افزایش امنیت، مدیران می‌توانند سیاست‌های دسترسی API پیش‌فرض را پیکربندی کنند تا محدود کنند که برنامه‌های сторон thứی به کدام سرویس‌های Google (مانند Gmail، Calendar یا Drive) به طور پیش‌فرض دسترسی دارند. این به سازمان امکان می‌دهد تا از یک وضعیت “کمترین مجوز” ایمن‌تر عمل کند و تأثیر بالقوه هر ادغام برنامه را محدود کند.38

4.3: بررسی عمیق: دفاع چند لایه برای Microsoft 365 و Teams

مسدود کردن مؤثر یک برنامه مانند Read.ai در اکوسیستم Microsoft 365 به طور معروف پیچیده است و موضوعی متداول است که در جوامع مدیران باعث ناامیدی می‌شود.4 دلیل این پیچیدگی یک اصل معماری اصلی است: جداسازی مؤلفه مخاطب کاربر برنامه از هویت و مجوزهای بک‌اند آن. مسدود کردن موفق نیاز به مقابله با چیزی دارد که می‌تواند به عنوان “آفتاب دو سر” در نظر گرفته شود:

1. برنامه Teams: این ادغام مخاطب کاربر است که در کلاینت Teams قابل مشاهده است و در Teams Admin Center مدیریت می‌شود.
2. برنامه предприятия: این اصل سرویس بک‌اند در Microsoft Entra ID (پیش از این Azure AD) است که مجوزهای واقعی (مجوزهای موافقت OAuth) برای دسترسی به داده‌هایی مانند تقویم و پیوستن به جلسات را دارد.

فقط مسدود کردن برنامه Teams یک اشتباه رایج است. این فقط عنصر رابط کاربری را از Teams حذف می‌کند، اما مجوزهای زیربنایی را بازگشت نمی‌دهد. ربات که هنوز در Entra ID مجوزهای معتبر دارد، می‌تواند ادامه دهد تا تقویم کاربر را بخواند و مستقیماً از طریق URL به جلسات بپیوندد. یک راه‌حل کامل و دائمی نیاز به اقدام در هر دو مرکز مدیریت دارد.

4.3.1: Teams Admin Center (درب اصلی)

اولین گام مسدودسازی برنامه‌ای است که برای کاربران قابل مشاهده است. این امر از نصب‌های جدید جلوگیری می‌کند و برنامه را از دید کاربران درون Teams حذف می‌کند.

• رفتن به مرکز مدیریت Teams در admin.teams.microsoft.com.
• مسدودسازی در سطح سازمان: ساده‌ترین روش رفتن به برنامه‌های Teams > مدیریت برنامه‌ها است. در اینجا، مدیر می‌تواند برای Read.ai جستجو کرده و گزینه «مسدود» را انتخاب کند. این عمل برنامه را برای کل سازمان مسدود می‌کند.40 برای یک بستن گسترده‌تر،
  تنظیمات برنامه‌های در سطح سازمان در این صفحه به مدیر امکان می‌دهد که با یک دکمه همه برنامه‌های سهامتی را غیرفعال کند.
• سیاست‌های مجوز برنامه: برای کنترل دقیق‌تر، مدیر می‌تواند به برنامه‌های Teams > سیاست‌های مجوز برود. در اینجا، می‌تواند یک سیاست جدید ایجاد کند یا یک سیاست موجود را ویرایش کند تا صریحاً برنامه Read.ai را مسدود کند. سپس این سیاست باید برای همه کاربران مرتبط تخصیص داده شود تا اثر بگذارد. این روش در محیط‌های پیچیده که گروه‌های کاربری مختلف ممکن است مجوزهای برنامه‌های مختلفی داشته باشند، مفید است.28

4.3.2: مرکز مدیریت Microsoft Entra (اتاق موتور)

این قسمت مهمترین و اغلب نادیده گرفته شده فرآیند است. اینجا جایی است که قدرت واقعی برنامه لغو می‌شود.

• رفتن به مرکز مدیریت Microsoft Entra در entra.microsoft.com.
• یافتن برنامه سازمانی: رفتن به هویت > برنامه‌ها > برنامه‌های سازمانی. در لیست همه برنامه‌ها، «Read Meeting Navigator» را جستجو کنید.39
• لغو مجوزها: پس از ورود به تنظیمات برنامه، به برگه مجوزها بروید. این صفحه تمام مجوزهای تخصیص داده شده و برنامه‌ای را که به برنامه داده شده است، نشان می‌دهد. مدیر باید این مجوزها را سیستماتیک بررسی کرده و آنها را لغو کند. این گام بسیار حیاتی است زیرا توانایی برنامه را در دسترسی به داده‌های Microsoft 365 قطع می‌کند.39
• حذف تخصیص کاربران: بعداً، به برگه کاربران و گروه‌ها بروید. همه کاربران و گروه‌هایی که به این برنامه تخصیص داده شده‌اند را انتخاب کرده و آنها را حذف کنید. این امر اطمینان می‌دهد که برنامه دیگر نمی‌تواند به نمایانگی این کاربران عمل کند.39
• غیرفعال کردن ورود و حذف: در نهایت، به برگه ویژگی‌ها بروید. گزینه «برای کاربران فعال برای ورود؟» را روی خیر تنظیم کنید. این عمل به طور مؤثر برنامه را غیرفعال می‌کند. برای یک راه‌حل دائمی و برگشتناپذیر، از گزینه «حذف» برای حذف کامل برنامه سازمانی از مستاجر استفاده کنید. این عمل هویت آن و همه پیکربندی‌های مرتبط را پاک می‌کند.39

4.3.3: سخت کردن مستاجر به صورت پیشگیرانه (جلوگیری از «Read.ai» بعدی)

مشکل یادداشت‌گیرهای هوش مصنوعی ناخواسته یک کاتالیزور است که سازمان‌ها را مجبور می‌کند از یک مدل پذیرش برنامه‌های آزاد و هدایت شده توسط کاربر به یک چارچوب IT با مدیریت مرکزی و امنیت اولیه بالغ شوند. رشد ابزارهای هوش مصنوعی قدرتمند که مجوزهای گسترده را درخواست می‌کنند، مانند خواندن همه ایمیل‌ها یا ضبط همه جلسات، محاسبات ریسک را اساساً تغییر می‌دهد.4 اکنون رضایت یک کاربر می‌تواند یک ریسک قابل توجه در مورد استخراج داده یا انطباق با قوانین ایجاد کند. این ابزارها به عنوان یک هشدار عمل می‌کنند و مدیران را مجبور می‌کنند با تنظیمات آزاد قدیمی مقابله کنند و یک رویکرد بی اعتماد به مدیریت برنامه‌ها اتخاذ کنند.

• پیکربندی رضایت کاربر: بهترین اقدام پیشگیرانه تغییر نحوهی است که کاربران می‌توانند برای برنامه‌های جدید رضایت دهند. در مرکز مدیریت Entra، به برنامه‌های سازمانی > رضایت و مجوزها > تنظیمات رضایت کاربر بروید. تنظیم پیش‌فرض اغلب «اجازه دادن به کاربر برای رضایت از برنامه‌ها» است. تغییر این تنظیم به «اجازه دادن به کاربر برای رضایت را نکن» بهترین و مؤثرترین گام است که یک سازمان می‌تواند برای جلوگیری از گسترش برنامه‌های بدون بررسی بگیرد.4
• اجرا کردن گردش کار رضایت مدیر: وقتی رضایت کاربر غیرفعال می‌شود، کاربرانی که تلاش می‌کنند یک برنامه جدید را تأیید کنند، برای درخواست تأیید مدیر هشدار داده می‌شوند. این امر گردش کار رضایت مدیر را فعال می‌کند که به IT کنترل کامل و مرکزی بر اکوسیستم برنامه‌ها می‌دهد. این گردش کار مشکل «کشتن موش‌هایی که در حفره‌ها ظاهر می‌شوند» را از بین می‌برد که در آن مدیران مدام در حال تعقیب و مسدودسازی برنامه‌های جدید و ناخواسته هستند که پس از معرفی شدن در محیط، وارد شده‌اند.28
• مسدودسازی URL (مکمل): به عنوان لایه اضافی از دفاع، مدیران می‌توانند دامنه *.read.ai را در لیست اجازه/مسدودسازی مستاجر پورتال Microsoft Defender مسدود کنند. اگرچه این عمل خود برنامه را مسدود نمی‌کند، اما از کاربران جلوگیری می‌کند که از لینک‌های در ایمیل‌ها به وبسایت Read.ai دسترسی پیدا کنند و یک وکتور رایج برای ثبت نام یا بازهم‌کاری کاربران با سرویس را قطع می‌کند.28

V. نتیجه گیری: پرورش یک فرهنگ جلسات امن و هدفمند

چالش مدیریت помощник‌های هوش مصنوعی ناخواسته مانند Read.ai بیش از یک مزاحمت فنی است؛ این یک نشانه واضح از یک دوره جدید در همکاری محل کار است، جایی که مرزهای بین افزایش بهره وری و امنیت داده به طور فزاینده‌ای نامشخص می‌شوند. راه برای بازگشت کنترل نیاز به یک استراتژی عمدی و چندوجهی دارد که هم کاربران انفرادی و هم مدیران سازمانی را قوی می‌سازد.

برای افراد، راه حل در اختیار گرفتن اثرات دیجیتال خود است. این شامل درک چگونگی منحصر به فردی ادغام تقویم‌ها، دانستن چگونگی تنظیم تنظیمات حساب برای غیرفعال کردن رفتارهای خودکار، و در نهایت، داشتن دانش برای لغو دسترسی و حذف کامل حساب‌ها است. برای مدیران، وظیفه تغییر از یک وضعیت امنیتی واکنشی به پیشگیرانه است. استراتژی‌های مؤثرترین شامل مسدود کردن برنامه‌های ناخواسته در هر دو گیتوی برنامه (Teams Admin Center، Zoom Marketplace) و لایه هویت (Microsoft Entra ID، Google API Controls) است. با این حال، راه حل نهایی یک تغییر استراتژیک در حاکمیت IT است: غیرفعال کردن اجازه عمومی کاربران برای برنامه‌های سهامتی و اجرای یک گردش کار اجازه центраلی مدیر. این مدل امنیتی را از مدل تعقیب تهدیدها به مدل بررسی و تأیید ابزارها قبل از ورود آنها به اکوسیستم تغییر می‌دهد.

مشکل خاص Read.ai به عنوان یک الگوی کلی برای مدیریت موج بعدی ابزارهای بهره‌وری AI عمل می‌کند. ناراحتی “کوبیدن موش‌های خاکی” که توسط مدیران بیان می‌شود نشانه‌ای از یک مدل امنیتی اجازه‌دهنده است که دیگر برای عصر AI قدرتمند و خواسته‌داده کافی نیست.28 با ایجاد سیاست‌های واضح برای بررسی، تأیید و مدیریت AI‌های سهامتی، سازمان‌ها می‌توانند چارچوبی ایجاد کنند که نوآوری را بدون فدا کردن امنیت می‌پذیرد. این فرهنگی از عمدیت را پرورش می‌دهد که در آن ابزارهای مورد استفاده در فضای کاری دیجیتال به دلیل انتخاب عمدی هستند، نه تصادفی. همانطور که سازمان‌ها در این چشم‌انداز جدید حرکت می‌کنند، انتخاب پلتفرم‌هایی که با تمرکز بر کنترل صریح کاربر و عملکرد شفاف ساخته شده‌اند، برای ایجاد یک محیط همکاری تولیدکننده، امن و قابل اعتماد بسیار مهم خواهد بود.

منابع استناد شده

1. بررسی Read AI: چرا بسیاری از مردم آن را ترک می‌کنند؟ (2025) - MeetGeek، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://meetgeek.ai/blog/read-ai-review-why-are-so-many-people-leaving-it-2025
2. ملخص‌های جلسات، گزارش‌ها، ضبط، بهینه‌سازی - Read AI، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://www.read.ai/meeting-reports
3. اسیستان트 مجازی برای جلسات، تایمر جلسات، زمان صحبت، یادداشت‌ها - Read AI، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://www.read.ai/assistant
4. Read.AI و سایر اپلیکیشن‌های یادداشت برداری - ایده‌های حذف : r/sysadmin، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://www.reddit.com/r/sysadmin/comments/1m1duqi/readai_and_other_note_taking_apps_removal_ideas/
5. یادداشت‌بردار جلسات و اسیستان트 هوش مصنوعی با اولویت حفظ حریم خصوصی - Read AI، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://www.read.ai/articles/read-ai-the-privacy-first-meeting-notetaker-and-ai-assistant
6. اندازه گیری جلسات با اولویت حفظ حریم خصوصی - Read AI، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://www.read.ai/privacy
7. چگونه تقویم من را به Read متصل کنم؟ - پشتیبانی Read، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.read.ai/hc/en-us/articles/26340445031443-How-do-I-connect-my-calendar-to-Read
8. ادغام گزارش‌ها و ملخص‌های جلسات Read در اپلیکیشن‌ها، پلتفرم‌ها، CRMها - Read AI، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://www.read.ai/integrations
9. چگونه Read را از ورود به جلسات حذف یا متوقف کنم؟ – مرکز کمک Read - پشتیبانی Read، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.read.ai/hc/en-us/articles/23222131547795-How-do-I-remove-or-stop-Read-from-joining-meetings
10. مسدود کردن read.ai و سایر ربات‌ها از شرکت کنندگان خارجی - Microsoft Learn، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2202096/block-read-ai-and-other-bots-from-external-joining
11. مرور امنیت و حریم خصوصی - پشتیبانی Read، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.read.ai/hc/en-us/articles/25702259763091-Security-Privacy-Overview
12. Google Meet، Google Calendar، Gmail، افزونه Chrome - Read AI، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://www.read.ai/google
13. اتصال Read AI به Microsoft Teams – مرکز کمک Read، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.read.ai/hc/en-us/articles/44022838331667-Connecting-Read-AI-to-Microsoft-Teams
14. مرکز حساب و حریم خصوصی | مدیریت داده‌های شما با Read AI، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://www.read.ai/account-and-privacy-center
15. مقاله - چگونه امنیت Zoom من را محافظت کنم… - help.illinois.edu، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://help.uillinois.edu/TDClient/38/uis/KB/ArticleDet?ID=2861
16. استراتژی‌های مسدود کردن ربات‌های هوش مصنوعی از جلسات Zoom - دانشگاه Cornell، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://it.cornell.edu/zoom/zoom-block-ai-bots
17. استفاده از افزونه Read برای Google Meet (ضبط بومی)، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.read.ai/hc/en-us/articles/42785087487251-Using-Read-s-add-on-for-Google-Meet-Native-Recording
18. من نمی‌خواهم Read تمام جلسات من را بپیوندد، گزینه‌های من چیست؟ - پشتیبانی Read، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.read.ai/hc/en-us/articles/15107064280851-I-don-t-want-Read-to-join-all-my-meetings-what-are-my-options
19. توسط Read.ai تعقیب می‌شوید؟ مراحل حذف حساب Read.ai شما - وبلاگ‌های Chapman، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://blogs.chapman.edu/academics/2025/07/23/being-stalked-by-read-ai-steps-to-remove-your-read-ai-account/
20. چگونه از read.ai خلاص شوم؟ - مدیران بازار - انجمن توسعه‌دهندگان Zoom، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://devforum.zoom.us/t/how-to-get-rid-of-read-ai/101996
21. چگونه حساب من را حذف کنم؟ – مرکز کمک Read - پشتیبانی Read، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.read.ai/hc/en-us/articles/12616698040339-How-do-I-delete-my-account
22. مقاله - حذف و برداشتن Read.ai - دانشگاه ایالتی Minnesota، Mankato، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1341
23. حذف “Read AI” از حساب - انجمن توسعه‌دهندگان Zoom، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://devforum.zoom.us/t/remove-read-ai-from-account/126351
24. حذف همه دسترسی‌های هوش مصنوعی به داده‌های حساب گمیل من. - جامعه جستجو Google، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.google.com/websearch/thread/325316228/remove-all-ai-access-to-from-my-gmail-account-s-data?hl=en
25. حذف اپلیکیشن‌های سهامتی از کنترل دسترسی اپلیکیشن - xFanatical، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://xfanatical.com/blog/remove-third-party-apps-from-app-access-control/
26. ویرایش یا لغو مجوزهای اپلیکیشن در پورتال My Apps - پشتیبانی Microsoft، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.microsoft.com/en-us/account-billing/edit-or-revoke-application-permissions-in-the-my-apps-portal-169be2b4-ee26-4338-aea8-d19bb2f329ee
27. مقاله - حذف ملخص جلسات Read.AI… - دانشگاه Pittsburgh، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://services.pitt.edu/TDClient/33/Portal/KB/ArticleDet?ID=1861
28. حذف Read.AI از Teams. برای کل سازمان.. جدید : r/Office365 - Reddit، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://www.reddit.com/r/Office365/comments/1kzb8sw/removing_readai_from_teams_for_the_entire/
29. استقرار ادمین اپلیکیشن‌های Zoom، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0061035
30. تایید اپلیکیشن‌ها و مدیریت درخواست‌های اپلیکیشن - پشتیبانی Zoom، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0062300
31. مدیریت ادمین بازار اپلیکیشن‌های Zoom - پشتیبانی Zoom، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0060122
32. چگونه از ورود ابزارهای هوش مصنوعی به جلسات Zoom خود جلوگیری کنم - پایگاه دانش ITS Cal Poly، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://calpoly.atlassian.net/wiki/spaces/CPKB/pages/2636873729/How+to+Prevent+and+Remove+Unapproved+AI+Apps+and+Tools+from+Zoom+Meetings
33. مسدود کردن کاربران در دامنه‌های خاص - پشتیبانی Zoom، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0063852
34. کنترل اپلیکیشن‌هایی که به داده‌های Google Workspace دسترسی دارند - کمک Google، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://support.google.com/a/answer/7281227?hl=en
35. مسدود کردن اپلیکیشن‌های سهامتی در Google Workspace - Trelica، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://help.trelica.com/hc/en-us/articles/7738993532189-Block-third-party-apps-in-Google-Workspace
36. ربات Read.ai، چگونه این را برای کل سازمان مسدود کنید؟ : r/gsuite - Reddit، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1bkcz4z/readai_bot_how_do_you_block_this_for_the_whole/
37. آیا می‌توانم Read.ai را از تقویم‌های ما حذف کنم؟ - gsuite - Reddit، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1g6n6kq/can_i_expunge_readai_from_our_calendars/
38. ادمین Google Workspace - مدیریت دسترسی به اپلیکیشن‌های سهامتی پیکربندی نشده، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://mh.my.site.com/DTS/s/article/Google-Workspace-Admin-Manage-Access-to-Unconfigured-Third-Party-Apps
39. حذف Read.AI از Teams. برای کل سازمان. : r …، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://www.reddit.com/r/Office365/comments/170gh1g/removing_readai_from_teams_for_the_entire/
40. مدیریت اپلیکیشن‌های شما در مرکز ادمین Microsoft Teams - Microsoft …، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-apps
41. مدیریت سیاست‌های مجوز اپلیکیشن در Microsoft Teams - Microsoft Learn، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
42. read,ai - Microsoft Q&A، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4430001/read-ai
43. نمی‌توانم افزونه Read Ai را از Teams حذف کنم - Microsoft Q&A، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4413868/cannot-get-rid-of-read-ai-addon-in-teams
44. بررسی مجوزهای صادر شده به اپلیکیشن‌های سازمانی - Microsoft Entra ID، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/manage-application-permissions
45. محدود کردن یک اپلیکیشن Microsoft Entra به یک گروه کاربران - هویت Microsoft …، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/howto-restrict-your-app-to-a-set-of-users
46. پیکربندی نحوه موافقت کاربران با اپلیکیشن‌ها - Microsoft Entra ID، بازدید شده در 12 سپتامبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/configure-user-consent