Tamu Tak Terundang: Panduan Lengkap Anda untuk Menghentikan Read.ai dari Bergabung dengan Rapat Anda

I. Pendahuluan: Merebut Kembali Kontrol Ruang Rapat Digital Anda

Sebuah rapat strategi sensitif sedang berlangsung. Tim kepemimpinan sedang mendalami diskusi ketika seorang peserta baru bergabung secara tiba-tiba—“Read.ai Notetaker”. Aliran diskusi terputus, dan gelombang pertanyaan melanda panggilan tersebut: Siapa yang mengundang ini? Apakah ini merekam? Bagaimana cara mengeluarkannya? Skenario ini telah menjadi semakin umum, mengubah sebuah alat yang dirancang untuk produktivitas menjadi sumber gangguan dan kekhawatiran keamanan.

Read.ai adalah salah satu dari banyak asisten rapat berbasis AI yang dirancang untuk secara otomatis bergabung dengan rapat virtual, memberikan transkripsi real-time, dan menghasilkan ringkasan dengan item aksi.1 Secara teori, ia menjanjikan untuk membebaskan peserta dari beban mencatat catatan dan menciptakan arsip pengetahuan perusahaan yang dapat dicari.3 Namun, kenyataannya bagi banyak orang adalah pengalaman dengan tamu tak terundang, sebuah bot yang gigih yang muncul dalam diskusi rahasia tanpa persetujuan eksplisit, saat itu juga, dari tuan rumah. Hal ini telah menyebabkan frustasi yang signifikan, terutama di antara administrator sistem yang bertugas menjaga keamanan dan integritas komunikasi digital organisasi mereka.4

Misteri utama yang akan diselesaikan oleh panduan ini adalah dua hal: Bagaimana bot ini masuk ke dalam rapat, dan yang lebih penting, bagaimana cara menghentikannya untuk selamanya? Artikel ini berfungsi sebagai panduan akhir dan komprehensif bagi pengguna individu dan administrator IT untuk memahami, mengelola, dan secara permanen memblokir Read.ai dari semua rapat di Zoom, Google Meet, dan Microsoft Teams. Ia memberikan fokus khusus dan mendalam pada lingkungan Microsoft 365 yang kompleks, sebuah lanskap yang sering membuat bahkan administrator berpengalaman bingung, untuk memberikan solusi definitif dan multi-lapisan.

Konflik antara pendirian “privasi-terdepan” yang diyakini oleh alat ini dan pengalaman pengguna yang luas tentangnya sebagai “tamu tak terundang” mengungkapkan celah kepercayaan yang signifikan.5 Ini bukan sekadar kesalahan teknis; ini menunjuk ke ketidakselarasan mendasar dalam desain pengalaman pengguna dan model persetujuan. Sementara dokumentasi Read.ai menekankan kontrol pengguna, persetujuan, dan transparansi, menyatakan bahwa “Perekaman Memerlukan Persetujuan” dan menjanjikan “Opt-Out yang Mudah”, persepsi pengguna seringkali adalah invasi dan kurangnya kontrol.6 Penyebab akarnya adalah pilihan desain spesifik: menghubungkan fungsi auto-join bot ke persetujuan integrasi kalender sekali waktu yang diberikan selama pendaftaran akun, daripada memerlukan prompt per-rapat untuk tuan rumah. Model “izinkan sekali, bertindak selalu” ini berarti seorang pengguna dapat memberikan izin luas tanpa sepenuhnya menyadari konsekuensinya—bahwa bot akan mencoba untuk bergabung dengan semua rapat mendatang secara default. Model ini bertentangan dengan harapan pengguna akan kontrol per-sesi, yang menyebabkan perasaan invasi privasi, meskipun secara teknis “disetujui” pada suatu titik di masa lalu.

II. Penyebab Dasar: Bagaimana dan Mengapa Read.ai Bergabung dengan Rapat Anda

Untuk secara efektif menghentikan Read.ai, seseorang harus pertama-tama memahami mekanisme masuknya. Jalur utama bukanlah celah keamanan melainkan fitur integrasi mendalamnya dengan kalender pengguna, seperti Google Calendar dan Microsoft Outlook.7 Ketika seorang pengguna membuat akun Read.ai, langkah kunci dalam proses onboarding adalah memberikan izin kepada layanan untuk mengakses dan membaca acara kalender mereka. Izin ini adalah kunci utama yang memungkinkan bot Read Assistant untuk mengetahui kapan dan di mana rapat sedang berlangsung.

Konsep paling kritis dan seringkali disalah pahami adalah bagaimana bot dipicu. Bot Read.ai akan secara otomatis bergabung dengan sebuah rapat jika seseorang saja pada undangan kalender—bukan hanya tuan rumah atau penyelenggara rapat—memiliki akun Read.ai dengan fitur “auto-join” yang diaktifkan.9 Peserta ini bertindak sebagai kuda Trojan yang tidak disengaja. Tamu eksternal, karyawan baru di departemen yang berbeda, atau setiap peserta dalam rantai rapat dapat tanpa sengaja membawa bot ke dalam diskusi rahasia, sepenuhnya tidak diketahui oleh tuan rumah rapat. Model ini secara fundamental merusak paradigma keamanan tradisional sebuah rapat, di mana tuan rumah bertindak sebagai penjaga gerbang utama. Alih-alih kontrol terpusat, model ini mendekentralisasikannya ke peserta yang paling tidak sadar akan keamanan dalam undangan, menciptakan risiko organisasional yang signifikan dan seringkali tidak terlihat. Keamanan rapat organisasi tidak lagi ditentukan oleh kebijakan sendiri atau ketekunan tuan rumahnya, melainkan oleh pengaturan aplikasi pribadi setiap orang yang diundang ke rapat, termasuk vendor dan mitra eksternal. Risiko sistemik ini menekankan mengapa perbaikan tingkat individu seringkali tidak cukup untuk sebuah organisasi dan mengapa pemblokiran administratif menjadi perlu.

( Catatan: Jika teks asli memiliki lebih banyak konten setelah bagian ini, harap berikan agar saya dapat meneruskannya. Sesuai instruksi, saya mentranslasikan semua yang ada.)

Untungnya, ada cara untuk mengidentifikasi sumbernya. Dalam kebanyakan kasus, ketika Read Assistant bergabung dengan sebuah rapat, ia memposting pesan di obrolan yang secara eksplisit menyatakan, “Saya diundang oleh [Nama Pengguna]“.9 Pesan ini adalah bukti penting, memberdayakan pengguna untuk memahami bahwa kehadiran bot bukanlah intrusi acak tetapi terkait langsung dengan pengaturan akun peserta tertentu. Hal ini memungkinkan percakapan atau tindakan yang terarah daripada kebingungan umum.

Meskipun auto-join berbasis kalender adalah skenario yang paling umum dan membingungkan, ada vektor masuk lainnya. Seorang pengguna mungkin telah menginstal Ekstensi Chrome Read AI, yang dapat mendeteksi rapat dan menawarkan opsi satu klik untuk menambahkan bot.12 Selain itu, seorang peserta yang sudah berada di dalam rapat dapat menambahkan Read.ai secara manual ke sesi yang sedang berlangsung.13 Namun, perilaku otomatis yang digerakkan oleh kalenderlah yang menyebabkan masalah paling luas.

III. Panduan untuk Pengguna Individu: Mengambil Tindakan Segera dan Abadi

Bagian ini dirancang untuk siapa pun yang ingin menghentikan Read.ai dari bergabung dengan rapat mereka, tanpa memandang keahlian teknis. Solusinya disajikan dalam urutan ketergeseran, dari perbaikan cepat saat itu saja hingga tindakan permanen dan abadi.

Tabel berikut memberikan ringkasan yang padat dari semua tindakan yang tersedia, dikategorikan menurut platform dan permanensinya. Ini memungkinkan pengguna untuk segera mengidentifikasi solusi yang tepat untuk kebutuhan mereka sebelum menyelami petunjuk terperinci yang mengikuti.

Tabel: Panduan Tindakan Cepat Pengguna untuk Menghapus Read.ai

Tindakan	Google Meet	Zoom	Microsoft Teams	Tingkat Permanensi
Penghapusan Selama Rapat	Klik ikon Read > ‘Stop sharing’ ATAU gunakan perintah obrolan.	Hapus dari daftar peserta ATAU gunakan perintah obrolan.	Hapus dari daftar peserta ATAU gunakan perintah obrolan.	Sementara (Per Rapat)
Sesuaikan Pengaturan Read.ai	Masuk ke Read.ai > Pengaturan Akun > Nonaktifkan ‘Auto-join meetings’.	Masuk ke Read.ai > Pengaturan Akun > Nonaktifkan ‘Auto-join meetings’.	Masuk ke Read.ai > Pengaturan Akun > Nonaktifkan ‘Auto-join meetings’.	Tinggi (Dikendalikan Pengguna)
Cabut Akses Platform	Akun Google > Keamanan > Aplikasi pihak ketiga > Hapus akses.	Zoom Marketplace > Kelola > Aplikasi yang Ditambahkan > Hapus.	Microsoft My Apps > ‘Read Meeting Navigator’ > Cabut & Hapus.	Sangat Tinggi
Penghapusan Akun Lengkap	Masuk ke Read.ai > Pengaturan Akun > Lanjutan > Hapus akun.	Masuk ke Read.ai > Pengaturan Akun > Lanjutan > Hapus akun.	Masuk ke Read.ai > Pengaturan Akun > Lanjutan > Hapus akun.	Permanen (Untuk Akun Anda)

3.1: Perbaikan Saat Itu Saja (Selama Rapat)

Ketika Read.ai muncul secara tiba-tiba dalam rapat langsung, ada beberapa tindakan segera yang dapat diambil oleh peserta atau pemilik rapat.

• Menggunakan Perintah Obrolan: Read.ai memiliki perintah obrolan bawaan untuk kontrol cepat. Ada perbedaan penting antara dua perintah utama. Mengetik read stop di obrolan rapat akan menghapus bot dari panggilan tetapi masih akan menghasilkan laporan untuk bagian rapat yang dihadirinya. Untuk penghapusan yang lebih lengkap, mengetik opt out atau mengklik tautan opt-out dalam pesan pengantar bot tidak hanya akan menghapus bot tetapi juga menghapus semua data yang telah dikumpulkannya dari rapat tertentu itu, memastikan tidak ada laporan yang dihasilkan.6
• Penghapusan Manual (Pemilik Rapat): Pemilik rapat dapat menghapus bot Read.ai seperti halnya peserta lainnya. Dengan membuka daftar peserta di Zoom, Microsoft Teams, atau Google Meet, pemilik rapat dapat menemukan “Read.ai Notetaker”, mengklik opsi di sebelah namanya, dan memilih “Hapus” atau “Keluarkan”.15
• Spesifikasi Google Meet: Beberapa integrasi dengan Google Meet tidak melibatkan bot yang terlihat di daftar peserta. Dalam kasus ini, ikon Read.ai akan muncul di sudut kanan atas layar. Setiap peserta dapat mengklik ikon ini dan memilih ‘Stop sharing’ untuk mengakhiri proses perekaman dan pengambilan data.9

3.2: Pengaturan Akun Read.ai Anda: Panel Kontrol Pusat

Untuk mencegah Read.ai bergabung dengan rapat di masa depan, menyesuaikan pengaturan di dalam akun Read.ai itu sendiri adalah langkah yang paling efektif.

• Menonaktifkan Auto-Join: Masuk ke situs web Read.ai. Arahkan ke Pengaturan Akun > Asisten Rapat > Auto-join meetings. Di sini, pengguna dapat menonaktifkan fitur auto-join sepenuhnya. Halaman ini juga menawarkan “Preferensi Bergabung” yang lebih rinci, seperti memungkinkan Read.ai untuk bergabung hanya ke rapat internal atau hanya ketika pengguna adalah tuan rumah, memberikan lebih banyak kontrol tanpa larangan sepenuhnya.9
• Mengelola Halaman Kalender Anda: Untuk kontrol per rapat, halaman Kalender di dalam dasbor Read.ai sangat berharga. Halaman ini menampilkan semua rapat mendatang dari kalender yang disinkronkan pengguna dan menyediakan toggle sederhana di samping masing-masing yang diberi label “Tambah Read?”. Ini memungkinkan pengguna untuk menonaktifkan Read.ai secara manual untuk rapat sensitif tertentu tanpa mengubah pengaturan auto-join global mereka.18
• Masalah Akun Ganda: Sumber frustrasi yang umum terjadi ketika pengguna menonaktifkan auto-join, namun bot terus muncul dan menyebut mereka sebagai pengundang. Hal ini hampir selalu menunjukkan bahwa pengguna secara tidak sengaja telah membuat beberapa akun Read.ai, misalnya, satu dengan masuk menggunakan akun Google dan yang lain dengan akun Microsoft. Untuk menyelesaikan masalah ini, pengguna harus mencari semua kotak masuk email mereka untuk email selamat datang dari support@e.read.ai untuk mengidentifikasi setiap akun yang terkait dan kemudian melanjutkan untuk menyesuaikan pengaturan atau menghapus duplikat.9

3.3: Mencabut Akses di Tingkat Platform

Langkah yang lebih tegas adalah memutus koneksi antara Read.ai dan platform rapat pada sumbernya, mencabut izin yang awalnya diberikan.

• Untuk Pengguna Zoom: Pergi ke Zoom App Marketplace dengan menavigasi ke marketplace.zoom.us. Setelah masuk, klik Kelola di sudut kanan atas, kemudian pilih Aplikasi yang Ditambahkan dari menu. Cari Read.ai dalam daftar aplikasi dan klik tombol “Hapus” untuk mencabut otorisasinya sepenuhnya.20
• Untuk Pengguna Google: Akses halaman pengaturan Akun Google di myaccount.google.com. Arahkan ke tab Keamanan dan gulir ke bawah ke bagian berjudul Aplikasi & layanan pihak ketiga. Di sini, daftar semua aplikasi dengan akses ke Akun Google akan ditampilkan. Cari Read.ai dan klik padanya untuk melihat detail, kemudian pilih opsi untuk menghapus aksesnya.24
• Untuk Pengguna Microsoft: Prosesnya melibatkan portal “My Apps” Microsoft, yang dapat diakses di myapps.microsoft.com. Setelah masuk, cari aplikasi bernama “Read Meeting Navigator”. Klik elipsis (…) pada ubin aplikasi, pilih Kelola aplikasi Anda, kemudian pilih Mencabut Izin. Setelah mencabut izin, disarankan juga untuk kembali ke ubin aplikasi, klik elipsis lagi, dan pilih Hapus untuk menyembunyikannya dari portal.26

3.4: Solusi Akhir: Penghapusan Akun Lengkap

Untuk pengguna yang telah memutuskan untuk tidak lagi menggunakan layanan, menghapus akun Read.ai adalah solusi paling permanen untuk memastikan bot tidak pernah lagi bergabung ke rapat atas nama mereka.

Prosesnya sederhana:

1. Masuk ke akun Read.ai.
2. Arahkan ke Pengaturan Akun dan pilih tab Lanjutan.
3. Gulir ke bawah dan klik tombol merah “Hapus akun saya”.21

Read.ai juga menyediakan “Pusat Akun & Privasi” di mana pengguna dapat memasukkan alamat email mereka untuk mencari apakah akun ada dan meminta penghapusan tanpa perlu masuk, yang berguna untuk akun yang terlupakan atau duplikat.14

Sangat penting untuk mengingat mekanisme inti bagaimana Read.ai bergabung ke panggilan. Jika pengguna menghapus akun mereka dan bot masih muncul di rapat mereka, itu bukan kegagalan teknis. Ini adalah bukti pasti bahwa seseorang lain dalam undangan rapat masih memiliki akun Read.ai aktif dengan auto-join diaktifkan.9 Pada titik ini, masalah beralih dari manajemen akun pribadi ke tata kelola organisasi, yang memerlukan intervensi administratif.

IV. Panduan untuk Administrator: Mengamankan Seluruh Organisasi Anda

Langkah yang lebih lanjut adalah beralih dari perbaikan pengguna individu ke kebijakan organisasi yang kuat dan dapat ditegakkan, yang penting untuk melindungi data sensitif dan memastikan kepatuhan. Tindakan administratif didorong oleh kebutuhan untuk mencegah kebocoran data, mematuhi peraturan seperti HIPAA atau FERPA, dan menghilangkan penurunan produktivitas yang disebabkan oleh pengelolaan perangkat lunak yang tidak diinginkan.6

Matriks berikut memberikan ringkasan strategis tingkat tinggi untuk administrator, membandingkan model administratif Zoom, Google Workspace, dan Microsoft 365. Ini segera menyoroti di mana tindakan harus diambil dan menunjukkan mengapa ekosistem Microsoft memerlukan pendekatan yang lebih kompleks dan multi-lapis.

Tabel: Matriks Panel Kontrol Administrator

Platform	Primary App Management Console	Identity & Permissions Console	Key Objective
Zoom	Zoom App Marketplace	N/A	Mengelola persetujuan aplikasi dan menghapus aplikasi untuk seluruh akun.
Google Workspace	Google Admin Console	Kontrol API (di dalam Konsol Admin)	Memblokir aplikasi pihak ketiga melalui ID klien OAuth uniknya.
Microsoft 365	Teams Admin Center	Microsoft Entra Admin Center	Memblokir aplikasi Teams DAN menghapus Aplikasi Perusahaan yang mendasarinya serta izin-izinnya.

4.1: Memblokir Read.ai di Lingkungan Zoom (Kontrol Tingkat Akun)

Administrator Zoom memiliki alat terpusat yang kuat di dalam App Marketplace untuk mengontrol integrasi pihak ketiga seperti Read.ai.

• Mengelola Persetujuan Aplikasi: Langkah proaktif yang paling efektif adalah menuntut persetujuan admin untuk semua aplikasi baru. Di Zoom Marketplace (marketplace.zoom.us), administrator dapat menavigasi ke Manage > Permissions dan mengaktifkan pengaturan “Memerlukan aplikasi yang terdaftar secara publik di Zoom App Marketplace untuk disetujui oleh admin.” Hal ini mengubah lingkungan dari model permisif ke model “default deny”, di mana IT harus memeriksa semua aplikasi sebelum dapat diinstal oleh pengguna.29
• Memblokir/Menghapus Aplikasi: Untuk menangani aplikasi yang sudah ada di lingkungan, navigasikan ke Manage > Apps on Account. Dari dasbor ini, administrator dapat mencari Read.ai. Mereka memiliki dua opsi: “Disable” (Nonaktifkan), yang secara sementara menangguhkan fungsionalitas aplikasi untuk semua pengguna, atau “Remove” (Hapus), yang sepenuhnya menghapus dan mencabut otorisasi aplikasi untuk seluruh akun.31
• Pengaturan Keamanan Proaktif: Di luar manajemen aplikasi, Zoom menawarkan beberapa pengaturan keamanan yang dapat menciptakan lingkungan yang tidak ramah untuk bot yang tidak diinginkan:
  • Memblokir Domain Tertentu: Di portal web Zoom utama, di bawah Account Management > Account Settings > Meeting > Security, terdapat opsi “Memblokir pengguna di domain tertentu dari bergabung dengan rapat dan webinar”. Menambahkan read.ai ke daftar ini dapat mencegah bot melakukan otentikasi dan bergabung, bahkan jika diundang.15
  • Memaksa Hanya Pengguna Terotentikasi: Menuntut semua peserta rapat untuk masuk ke akun Zoom adalah penghalang yang kuat lainnya. Pengaturan ini, juga di bawah tab Security, mencegah tamu anonim atau tidak terverifikasi—termasuk banyak layanan bot—dari bergabung dengan rapat.16

4.2: Memblokir Read.ai di Google Workspace (Kontrol API Terpusat)

Administrator Google Workspace dapat mengelola akses aplikasi pihak ketiga secara terpusat dengan mengontrol izin API dasar yang diberikan melalui OAuth.

• Menavigasi Konsol Admin Google: Proses dimulai di pusat administrasi pusat, admin.google.com.
• Menemukan dan Memblokir Aplikasi: Administrator harus menavigasi melalui jalur berikut: Security > Access and data control > API controls. Di dalam bagian ini, tautan Manage Third-Party App Access menampilkan daftar semua aplikasi yang telah diberikan akses OAuth ke data organisasi.34 Administrator dapat mencari Read.ai di daftar ini. Setelah ditemukan, mengklik aplikasi dan mengubah tingkat aksesnya menjadi “Blocked” (Diblokir) akan mencabut izinnya di seluruh penyewa dan mencegah pengguna mana pun untuk mengotorisasi ulang di masa depan.36
• Kebijakan Proaktif: Untuk keamanan yang lebih baik, administrator dapat mengonfigurasi kebijakan akses API default untuk membatasi layanan Google mana (seperti Gmail, Calendar, atau Drive) yang dapat diakses oleh aplikasi pihak ketiga secara default. Hal ini memungkinkan organisasi untuk beroperasi dari posisi “least privilege” (hak istimewa paling sedikit) yang lebih aman, membatasi dampak potensial dari integrasi aplikasi tunggal.38

4.3: Penelitian Mendalam: Pertahanan Multi-Lapisan untuk Microsoft 365 & Teams

Memblokir aplikasi seperti Read.ai secara efektif di ekosistem Microsoft 365 terkenal kompleks dan sering menjadi topik frustasi di komunitas administrator.4 Alasan kompleksitas ini adalah prinsip arsitektur inti: pemisahan komponen aplikasi yang menghadap pengguna dari identitas dan izin backend-nya. Blokir yang sukses memerlukan penanganan apa yang dapat dianggap sebagai “naga dua kepala”:

1. Aplikasi Teams: Ini adalah integrasi yang menghadap pengguna yang terlihat di klien Teams dan dikelola di Teams Admin Center.
2. Aplikasi Perusahaan: Ini adalah prinsipal layanan backend di Microsoft Entra ID (sebelumnya Azure AD) yang menyimpan izin aktual (pemberian persetujuan OAuth) untuk mengakses data seperti kalender dan bergabung dengan rapat.

Hanya memblokir Aplikasi Teams adalah kesalahan umum. Ini hanya menghapus elemen antarmuka pengguna dari Teams, tetapi tidak mencabut izin yang mendasarinya. Bot, yang masih memiliki izin valid di Entra ID, dapat terus membaca kalender pengguna dan bergabung dengan rapat secara langsung melalui URL. Solusi yang lengkap dan permanen memerlukan tindakan di kedua konsol admin.

4.3.1: Teams Admin Center (Pintu Depan)

Langkah pertama adalah memblokir aplikasi yang menghadap pengguna. Ini mencegah pemasangan baru dan menghapus aplikasi dari tampilan pengguna di dalam Teams.

• Navigasi ke Pusat Admin Teams di admin.teams.microsoft.com.
• Pemblokiran Seluruh Organisasi: Pendekatan paling langsung adalah pergi ke Teams apps > Manage apps. Di sini, administrator dapat mencari Read.ai dan memilih opsi “Block”. Tindakan ini memblokir aplikasi untuk seluruh organisasi.40 Untuk kunci yang lebih luas,
  Setelan aplikasi seluruh organisasi pada halaman ini memungkinkan administrator untuk menonaktifkan semua aplikasi pihak ketiga dengan satu tombol toggle.
• Kebijakan Izin Aplikasi: Untuk kontrol yang lebih rinci, administrator dapat menavigasi ke Teams apps > Permission policies. Di sini, mereka dapat membuat kebijakan baru atau mengedit kebijakan yang sudah ada untuk secara eksplisit memblokir aplikasi Read.ai. Kebijakan ini kemudian harus ditetapkan ke semua pengguna yang relevan untuk berlaku. Metode ini berguna dalam lingkungan kompleks di mana kelompok pengguna yang berbeda mungkin memiliki izin aplikasi yang berbeda.28

4.3.2: Pusat Admin Microsoft Entra (Ruang Mesin)

Ini adalah bagian paling kritis dan sering terlewatkan dari proses. Di sinilah kekuatan sebenarnya aplikasi dicabut.

• Navigasi ke Pusat Admin Microsoft Entra di entra.microsoft.com.
• Temukan Aplikasi Perusahaan: Pergi ke Identity > Applications > Enterprise applications. Dalam daftar semua aplikasi, cari “Read Meeting Navigator”.39
• Cabut Izin: Setelah masuk ke pengaturan aplikasi, pergi ke tab Permissions. Layar ini akan menampilkan semua izin yang didelegasikan dan izin aplikasi yang telah diberikan ke aplikasi. Administrator harus secara sistematis meninjau izin ini dan mencabutnya. Langkah ini sangat penting karena memutus kemampuan aplikasi untuk mengakses data Microsoft 365.39
• Hapus Penugasan Pengguna: Selanjutnya, navigasi ke tab Users and groups. Pilih semua pengguna dan grup yang telah ditugaskan ke aplikasi ini dan hapus mereka. Ini memastikan aplikasi tidak dapat lagi bertindak atas nama pengguna ini.39
• Nonaktifkan Masuk dan Hapus: Akhirnya, pergi ke tab Properties. Atur opsi “Diaktifkan untuk pengguna untuk masuk?” ke Tidak. Ini secara efektif menonaktifkan aplikasi. Untuk solusi permanen dan tidak dapat dibatalkan, gunakan opsi “Delete” untuk sepenuhnya menghapus aplikasi perusahaan dari penyewa. Ini menghapus identitasnya dan semua konfigurasi yang terkait.39

4.3.3: Pengerasan Penyewa Proaktif (Mencegah “Read.ai” Berikutnya)

Masalah pencatat catatan AI yang tidak diinginkan adalah katalis yang memaksa organisasi untuk matang dari model adopsi aplikasi yang permisif dan dipimpin pengguna ke kerangka IT yang diatur secara terpusat dan berfokus pada keamanan. Munculnya alat AI yang kuat yang meminta izin luas, seperti membaca semua email atau merekam semua rapat, secara mendasar mengubah perhitungan risiko.4 Persetujuan satu pengguna sekarang dapat menciptakan risiko exfiltrasi data yang signifikan atau risiko kepatuhan. Alat ini berfungsi sebagai panggilan bangun, memaksa administrator untuk menghadapi pengaturan permisif lama dan mengadopsi pendekatan zero-trust untuk tata kelola aplikasi.

• Konfigurasikan Persetujuan Pengguna: Langkah pencegahan terakhir adalah mengubah cara pengguna dapat memberikan persetujuan untuk aplikasi baru. Di Pusat Admin Entra, navigasi ke Enterprise applications > Consent and permissions > User consent settings. Pengaturan default seringkali adalah “Izinkan persetujuan pengguna untuk aplikasi”. Mengubah ini menjadi “Jangan izinkan persetujuan pengguna” adalah langkah paling efektif yang dapat dilakukan organisasi untuk mencegah penyebaran aplikasi yang tidak terverifikasi.4
• Implementasikan Alur Kerja Persetujuan Admin: Ketika persetujuan pengguna dinonaktifkan, pengguna yang mencoba untuk mengizinkan aplikasi baru akan diminta untuk meminta persetujuan admin. Ini memicu Alur Kerja Persetujuan Admin, yang memberi IT kontrol terpusat penuh atas ekosistem aplikasi. Alur kerja ini menghilangkan masalah “whack-a-mole” di mana administrator terus-menerus mengejar dan memblokir aplikasi baru yang tidak diinginkan setelah mereka sudah diperkenalkan ke lingkungan.28
• Pemblokiran URL (Tambahan): Sebagai lapisan pertahanan tambahan, administrator dapat memblokir domain *.read.ai di Daftar Izinkan/Blokir Penyewa portal Microsoft Defender. Meskipun ini tidak memblokir aplikasi itu sendiri, ini mencegah pengguna mengakses situs web Read.ai dari tautan di email, memutus vektor umum untuk pengguna untuk mendaftar atau terlibat kembali dengan layanan.28

V. Kesimpulan: Membangun Budaya Rapat yang Aman dan Terdorong Niat

Tantangan dalam mengelola asisten AI yang tidak diundang seperti Read.ai bukan hanya gangguan teknis; ini adalah sinyal jelas dari era baru dalam kolaborasi di tempat kerja, di mana garis batas antara peningkatan produktivitas dan keamanan data semakin kabur. Jalan untuk mendapatkan kembali kendali membutuhkan strategi yang disengaja dan beragam aspek yang memberdayakan baik pengguna individu maupun administrator organisasi.

Bagi individu, solusinya terletak pada mengambil kepemilikan jejak digital mereka. Ini melibatkan memahami bagaimana integrasi kalender memberikan izin, mengetahui cara menyesuaikan pengaturan akun untuk menonaktifkan perilaku otomatis, dan pada akhirnya, memiliki pengetahuan untuk mencabut akses dan menghapus akun sepenuhnya. Bagi administrator, tugasnya adalah untuk beralih dari sikap keamanan reaktif ke proaktif. Strategi yang paling efektif melibatkan pemblokiran aplikasi yang tidak diinginkan baik di gateway aplikasi (Teams Admin Center, Zoom Marketplace) maupun di lapisan identitas (Microsoft Entra ID, Google API Controls). Solusi akhir, bagaimanapun, adalah pergeseran strategis dalam tata kelola TI: menonaktifkan persetujuan pengguna yang luas untuk aplikasi pihak ketiga dan menerapkan alur kerja persetujuan admin terpusat. Ini mengubah model keamanan dari model yang mengejar ancaman menjadi model yang memeriksa dan menyetujui alat sebelum mereka pernah memasuki ekosistem.

Masalah spesifik Read.ai berfungsi sebagai cetak biru untuk mengelola gelombang berikutnya dari alat produktivitas AI. Kesal “whack-a-mole” yang diungkapkan oleh administrator adalah gejala dari model keamanan yang permisif yang tidak lagi memadai untuk era AI yang kuat dan haus data.28 Dengan menetapkan kebijakan yang jelas untuk memeriksa, menyetujui, dan mengelola AI pihak ketiga, organisasi dapat menciptakan kerangka kerja yang menerima inovasi tanpa mengorbankan keamanan. Ini menumbuhkan budaya intensionalitas, di mana alat yang digunakan di ruang kerja digital ada karena pilihan yang disengaja, bukan secara kebetulan. Saat organisasi menavigasi lanskap baru ini, memilih platform yang dibangun dengan fokus pada kontrol pengguna yang eksplisit dan operasi yang transparan akan menjadi hal terpenting untuk membangun lingkungan kolaboratif yang produktif, aman, dan dapat dipercaya.

Daftar pustaka

1. Ulasan Read AI: Mengapa begitu banyak orang meninggalkannya? (2025) - MeetGeek, diakses 12 September 2025, https://meetgeek.ai/blog/read-ai-review-why-are-so-many-people-leaving-it-2025
2. Ringkasan Rapat, Laporan, Perekaman, Optimisasi - Read AI, diakses 12 September 2025, https://www.read.ai/meeting-reports
3. Asisten Virtual untuk Rapat, Timer Rapat, Waktu Berbicara, Catatan - Read AI, diakses 12 September 2025, https://www.read.ai/assistant
4. Read.AI dan aplikasi pencatatan catatan lainnya - ide-ide penghapusan : r/sysadmin, diakses 12 September 2025, https://www.reddit.com/r/sysadmin/comments/1m1duqi/readai_and_other_note_taking_apps_removal_ideas/
5. Pencatat Catatan Rapat dan Asisten AI yang Berprioritas pada Privasi - Read AI, diakses 12 September 2025, https://www.read.ai/articles/read-ai-the-privacy-first-meeting-notetaker-and-ai-assistant
6. Pengukuran Rapat yang Berprioritas pada Privasi - Read AI, diakses 12 September 2025, https://www.read.ai/privacy
7. Bagaimana cara menghubungkan kalender saya ke Read? - Dukungan Read, diakses 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/26340445031443-How-do-I-connect-my-calendar-to-Read
8. Mengintegrasikan Laporan Rapat dan Ringkasan Read ke dalam Aplikasi, Platform, CRM - Read AI, diakses 12 September 2025, https://www.read.ai/integrations
9. Bagaimana cara menghapus atau menghentikan Read dari bergabung dengan rapat? – Pusat Bantuan Read - Dukungan Read, diakses 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/23222131547795-How-do-I-remove-or-stop-Read-from-joining-meetings
10. Blokir read.ai dan bot lainnya dari peserta bergabung eksternal - Microsoft Learn, diakses 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2202096/block-read-ai-and-other-bots-from-external-joining
11. Gambaran Umum Keamanan & Privasi - Dukungan Read, diakses 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/25702259763091-Security-Privacy-Overview
12. Google Meet, Google Calendar, Gmail, Ekstensi Chrome - Read AI, diakses 12 September 2025, https://www.read.ai/google
13. Menghubungkan Read AI ke Microsoft Teams – Pusat Bantuan Read, diakses 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/44022838331667-Connecting-Read-AI-to-Microsoft-Teams
14. Pusat Akun & Privasi | Kelola Data Anda dengan Read AI, diakses 12 September 2025, https://www.read.ai/account-and-privacy-center
15. Artikel - Bagaimana cara melindungi Zoom se… - help.illinois.edu, diakses 12 September 2025, https://help.uillinois.edu/TDClient/38/uis/KB/ArticleDet?ID=2861
16. Strategi untuk Memblokir Bot AI dari Sesi Zoom - Cornell University, diakses 12 September 2025, https://it.cornell.edu/zoom/zoom-block-ai-bots
17. Menggunakan add-on Read untuk Google Meet (Perekaman Asli), diakses 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/42785087487251-Using-Read-s-add-on-for-Google-Meet-Native-Recording
18. Saya tidak ingin Read bergabung dengan semua rapat saya, apa pilihan saya? - Dukungan Read, diakses 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/15107064280851-I-don-t-want-Read-to-join-all-my-meetings-what-are-my-options
19. Dikejar oleh Read.ai? Langkah-langkah untuk menghapus akun Read.ai Anda - Chapman Blogs, diakses 12 September 2025, https://blogs.chapman.edu/academics/2025/07/23/being-stalked-by-read-ai-steps-to-remove-your-read-ai-account/
20. Bagaimana cara menyingkirkan read.ai? - Marketplace Admins - Forum Pengembang Zoom, diakses 12 September 2025, https://devforum.zoom.us/t/how-to-get-rid-of-read-ai/101996
21. Bagaimana cara menghapus akun saya? – Pusat Bantuan Read - Dukungan Read, diakses 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/12616698040339-How-do-I-delete-my-account
22. Artikel - Menghapus dan Menyingkirkan Read.ai - Minnesota State University, Mankato, diakses 12 September 2025, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1341
23. Hapus “Read AI” dari akun - Forum Pengembang Zoom, diakses 12 September 2025, https://devforum.zoom.us/t/remove-read-ai-from-account/126351
24. Hapus semua akses AI ke/dari data akun gmail saya. - Komunitas Pencarian Google, diakses 12 September 2025, https://support.google.com/websearch/thread/325316228/remove-all-ai-access-to-from-my-gmail-account-s-data?hl=en
25. Hapus aplikasi pihak ketiga dari Kontrol Akses Aplikasi - xFanatical, diakses 12 September 2025, https://xfanatical.com/blog/remove-third-party-apps-from-app-access-control/
26. Edit atau batalkan izin aplikasi di portal My Apps - Dukungan Microsoft, diakses 12 September 2025, https://support.microsoft.com/en-us/account-billing/edit-or-revoke-application-permissions-in-the-my-apps-portal-169be2b4-ee26-4338-aea8-d19bb2f329ee
27. Artikel - Menghapus Ringkasan Rapat Read.AI… - University of Pittsburgh, diakses 12 September 2025, https://services.pitt.edu/TDClient/33/Portal/KB/ArticleDet?ID=1861
28. Menghapus Read.AI dari Teams. Untuk seluruh organisasi.. baru : r/Office365 - Reddit, diakses 12 September 2025, https://www.reddit.com/r/Office365/comments/1kzb8sw/removing_readai_from_teams_for_the_entire/
29. Penyebaran Admin Aplikasi Zoom, diakses 12 September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0061035
30. Menyetujui aplikasi dan mengelola permintaan aplikasi - Dukungan Zoom, diakses 12 September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0062300
31. Manajemen Admin Pasar Aplikasi Zoom - Dukungan Zoom, diakses 12 September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0060122
32. Cara Mencegah Alat AI dari Bergabung dengan Rapat Zoom Anda - Basis Pengetahuan ITS Cal Poly, diakses 12 September 2025, https://calpoly.atlassian.net/wiki/spaces/CPKB/pages/2636873729/How+to+Prevent+and+Remove+Unapproved+AI+Apps+and+Tools+from+Zoom+Meetings
33. Memblokir pengguna di domain tertentu - Dukungan Zoom, diakses 12 September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0063852
34. Kontrol aplikasi mana yang mengakses data Google Workspace - Bantuan Google, diakses 12 September 2025, https://support.google.com/a/answer/7281227?hl=en
35. Blokir aplikasi pihak ketiga di Google Workspace - Trelica, diakses 12 September 2025, https://help.trelica.com/hc/en-us/articles/7738993532189-Block-third-party-apps-in-Google-Workspace
36. Bot read.ai, bagaimana cara memblokir ini untuk seluruh organisasi? : r/gsuite - Reddit, diakses 12 September 2025, https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1bkcz4z/readai_bot_how_do_you_block_this_for_the_whole/
37. Dapatkah saya membersihkan Read.ai dari kalender kami? - gsuite - Reddit, diakses 12 September 2025, https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1g6n6kq/can_i_expunge_readai_from_our_calendars/
38. Admin Google Workspace - Kelola Akses ke Aplikasi Pihak Ketiga yang Tidak Dikonfigurasi, diakses 12 September 2025, https://mh.my.site.com/DTS/s/article/Google-Workspace-Admin-Manage-Access-to-Unconfigured-Third-Party-Apps
39. Menghapus Read.AI dari Teams. Untuk seluruh organisasi. : r …, diakses 12 September 2025, https://www.reddit.com/r/Office365/comments/170gh1g/removing_readai_from_teams_for_the_entire/
40. Kelola aplikasi Anda di pusat admin Microsoft Teams - Microsoft …, diakses 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-apps
41. Kelola kebijakan izin aplikasi di Microsoft Teams - Microsoft Learn, diakses 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
42. read,ai - Microsoft Q&A, diakses 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4430001/read-ai
43. Tidak dapat menyingkirkan addon Read Ai di Teams - Microsoft Q&A, diakses 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4413868/cannot-get-rid-of-read-ai-addon-in-teams
44. Tinjau izin yang diberikan ke aplikasi perusahaan - Microsoft Entra ID, diakses 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/manage-application-permissions
45. Batasi aplikasi Microsoft Entra ke sekumpulan pengguna - Identitas Microsoft …, diakses 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/howto-restrict-your-app-to-a-set-of-users
46. Konfigurasikan bagaimana pengguna menyetujui aplikasi - Microsoft Entra ID, diakses 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/configure-user-consent