Tamu yang Tidak Diundang: Panduan Lengkap Anda untuk Menghentikan Read.ai dari Bergabung dengan Pertemuan Anda

I. Pengenalan: Mengambil Kembali Kendali Ruang Pertemuan Digital Anda

Sebuah pertemuan strategi yang sensitif sedang berlangsung. Tim kepemimpinan sedang mendalami diskusi ketika seorang peserta baru bergabung secara tiba-tiba—“Read.ai Notetaker”. Aliran diskusi terputus, dan gelombang pertanyaan melanda panggilan tersebut: Siapa yang mengundang ini? Apakah ini sedang merekam? Bagaimana kita mengeluarkannya? Skenario ini telah menjadi semakin umum, mengubah alat yang dirancang untuk produktivitas menjadi sumber gangguan dan kekhawatiran keamanan.

Read.ai adalah salah satu dari banyak asisten pertemuan berbasis AI yang dirancang untuk secara otomatis bergabung dengan pertemuan virtual, memberikan transkripsi real-time, dan menghasilkan ringkasan dengan item aksi.1 Secara teori, ia menjanjikan untuk membebaskan peserta dari beban mencatat catatan dan menciptakan arsip pengetahuan perusahaan yang dapat dicari.3 Namun, kenyataannya bagi banyak orang adalah pengalaman dengan tamu yang tidak diundang, sebuah bot yang terus-menerus muncul dalam diskusi rahasia tanpa persetujuan eksplisit, saat itu juga, dari tuan rumah. Hal ini telah menyebabkan frustrasi yang signifikan, terutama di antara administrator sistem yang bertugas menjaga keamanan dan integritas komunikasi digital organisasi mereka.4

Misteri utama yang akan diselesaikan oleh panduan ini adalah dua hal: Bagaimana bot ini masuk ke dalam pertemuan, dan yang lebih penting, bagaimana cara menghentikannya secara permanen? Artikel ini berfungsi sebagai panduan akhir dan komprehensif bagi pengguna individu dan administrator IT untuk memahami, mengelola, dan secara permanen memblokir Read.ai dari semua pertemuan di Zoom, Google Meet, dan Microsoft Teams. Ia memberikan fokus khusus dan mendalam pada lingkungan Microsoft 365 yang kompleks, lanskap yang sering membuat bahkan administrator berpengalaman bingung, untuk memberikan solusi definitif dan multi-lapisan.

Konflik antara pendirian “privasi-pertama” yang diakuinya sendiri oleh alat ini dan pengalaman pengguna yang luas tentangnya sebagai “tamu yang tidak diundang” mengungkapkan celah kepercayaan yang signifikan.5 Ini bukan sekadar kesalahan teknis; ini menunjuk ke ketidakselarasan mendasar dalam desain pengalaman pengguna dan model persetujuan. Sementara dokumentasi Read.ai menekankan kontrol pengguna, persetujuan, dan transparansi, menyatakan bahwa “Perekaman Memerlukan Persetujuan” dan menjanjikan “Opt-Out yang Mudah”, persepsi pengguna seringkali adalah invasi dan kurangnya kontrol.6 Penyebab akarnya adalah pilihan desain spesifik: menghubungkan fungsi auto-join bot ke persetujuan integrasi kalender satu kali yang diberikan selama pendaftaran akun, daripada memerlukan prompt per-pertemuan untuk tuan rumah. Model “persetujuan-satu-kali, bertindak-selalu” ini berarti seorang pengguna dapat memberikan izin luas tanpa sepenuhnya menyadari konsekuensinya—bahwa bot akan mencoba untuk bergabung dengan semua pertemuan mendatang secara default. Model ini bertentangan dengan harapan pengguna akan kontrol per-sesi, menyebabkan perasaan invasi privasi, meskipun secara teknis “disetujui” pada suatu titik di masa lalu.

II. Penyebab Utama: Bagaimana dan Mengapa Read.ai Bergabung dengan Pertemuan Anda

Untuk secara efektif menghentikan Read.ai, seseorang harus pertama-tama memahami mekanisme masuknya. Jalur utama bukanlah cacat keamanan tetapi fitur dari integrasi mendalamnya dengan kalender pengguna, seperti Google Calendar dan Microsoft Outlook.7 Ketika seorang pengguna membuat akun Read.ai, langkah kunci dalam proses onboarding adalah memberikan izin kepada layanan untuk mengakses dan membaca acara kalender mereka. Izin ini adalah kunci utama yang memungkinkan bot Read Assistant untuk mengetahui kapan dan di mana pertemuan sedang berlangsung.

Konsep paling kritis dan seringkali disalahpahami adalah bagaimana bot dipicu. Bot Read.ai akan secara otomatis bergabung dengan sebuah pertemuan jika seseorang saja pada undangan kalender—bukan hanya tuan rumah atau penyelenggara pertemuan—memiliki akun Read.ai dengan fitur “auto-join” yang diaktifkan.9 Peserta ini bertindak sebagai kuda Troya yang tidak disengaja. Seorang tamu eksternal, karyawan baru di departemen yang berbeda, atau setiap peserta dalam rantai pertemuan dapat tanpa sadar membawa bot ke dalam diskusi rahasia, sepenuhnya tidak diketahui oleh tuan rumah pertemuan. Model ini secara fundamental memecah paradigma keamanan tradisional dari sebuah pertemuan, di mana tuan rumah bertindak sebagai penjaga gerbang utama. Alih-alih kontrol terpusat, model ini mendekentralisasikannya ke peserta yang paling tidak sadar akan keamanan pada undangan, menciptakan risiko organisasional yang signifikan dan seringkali tidak terlihat. Keamanan pertemuan organisasi tidak lagi ditentukan oleh kebijakan sendiri atau ketekunan tuan rumahnya, tetapi oleh pengaturan aplikasi pribadi setiap orang yang diundang ke sebuah pertemuan, termasuk vendor dan mitra eksternal. Risiko sistemik ini menekankan mengapa perbaikan tingkat individu seringkali tidak mencukupi untuk sebuah organisasi dan mengapa pemblokiran administratif menjadi diperlukan.

Nasib baik, terdapat cara untuk mengenal pasti sumbernya. Dalam kebanyakan kes, apabila Read Assistant menyertai mesyuarat, ia memposting mesej dalam sembang yang secara jelas menyatakan, “Saya telah dijemput oleh [Nama Pengguna]“.9 Mesej ini adalah bukti yang penting, membolehkan pengguna memahami bahawa kehadiran bot bukanlah gangguan rawak tetapi terikat secara langsung dengan tetapan akaun peserta tertentu. Ini membolehkan perbualan atau tindakan yang disasarkan dan bukan kekeliruan umum.

Walaupun auto-join berasaskan kalendar adalah senario yang paling biasa dan membingungkan, vektor kemasukan yang lain wujud. Seorang pengguna mungkin telah memasang Read AI Chrome Extension, yang boleh mengesan mesyuarat dan menawarkan pilihan satu klik untuk menambah bot.12 Selain itu, peserta yang sudah berada dalam mesyuarat boleh menambah Read.ai secara manual ke sesi yang sedang berlangsung.13 Walau bagaimanapun, adalah tingkah laku automatik yang dipacu oleh kalendar yang menyebabkan isu yang paling meluas.

III. Panduan untuk Pengguna Individu: Mengambil Tindakan Segera dan Berpanjangan

Bahagian ini direka untuk sebarang individu yang ingin menghalang Read.ai daripada menyertai mesyuarat mereka, tanpa mengira kepakaran teknikal. Penyelesaian dibentangkan mengikut urutan ketergesaan, daripada pembaikan cepat semasa hingga tindakan kekal dan berpanjangan.

Jadual berikut memberikan ringkasan padat semua tindakan yang tersedia, dikategorikan mengikut platform dan kekekalan. Ia membolehkan pengguna mengenal pasti penyelesaian yang tepat untuk keperluan mereka dengan segera sebelum menyelami arahan terperinci yang berikutnya.

Jadual: Panduan Tindakan Cepat Pengguna untuk Menyingkirkan Read.ai

Tindakan	Google Meet	Zoom	Microsoft Teams	Tahap Kekekalan
Penyingkiran Semasa Mesyuarat	Klik ikon Read > ‘Hentikan perkongsian’ ATAU gunakan arahan sembang.	Buang dari senarai peserta ATAU gunakan arahan sembang.	Buang dari senarai peserta ATAU gunakan arahan sembang.	Sementara (Setiap Mesyuarat)
Lakukan Penyesuaian pada Tetapan Read.ai	Log masuk ke Read.ai > Tetapan Akaun > Nonaktifkan ‘Auto-join meetings’.	Log masuk ke Read.ai > Tetapan Akaun > Nonaktifkan ‘Auto-join meetings’.	Log masuk ke Read.ai > Tetapan Akaun > Nonaktifkan ‘Auto-join meetings’.	Tinggi (Dikawal Pengguna)
Batalkan Akses Platform	Akaun Google > Keselamatan > Aplikasi pihak ketiga > Buang akses.	Zoom Marketplace > Urus > Aplikasi Ditambah > Buang.	Microsoft My Apps > ‘Read Meeting Navigator’ > Batalkan & Buang.	Sangat Tinggi
Pemadaman Akaun Lengkap	Log masuk ke Read.ai > Tetapan Akaun > Lanjutan > Padam akaun.	Log masuk ke Read.ai > Tetapan Akaun > Lanjutan > Padam akaun.	Log masuk ke Read.ai > Tetapan Akaun > Lanjutan > Padam akaun.	Kekal (Untuk Akaun Anda)

3.1: Pembaikan Semasa (Semasa Mesyuarat)

Apabila Read.ai muncul secara tidak dijangka dalam mesyuarat langsung, terdapat beberapa tindakan segera yang boleh diambil oleh sebarang peserta atau tuan rumah.

• Menggunakan Arahan Sembang: Read.ai mempunyai arahan sembang terbina dalam untuk kawalan cepat. Terdapat perbezaan penting antara dua arahan utama. Mengetik read stop dalam sembang mesyuarat akan menyingkirkan bot dari panggilan tetapi masih akan menjana laporan untuk bahagian mesyuarat yang telah ia hadiri. Untuk penyingkiran yang lebih lengkap, mengetik opt out atau mengklik pautan opt-out dalam mesej pengenalan bot bukan sahaja akan menyingkirkan bot tetapi juga memadam semua data yang telah ia kumpul dari mesyuarat tertentu itu, memastikan tiada laporan dijana.6
• Penyelesaian Manual (Tuan Rumah): Tuan rumah mesyuarat boleh menyingkirkan bot Read.ai seperti mana peserta lain. Dengan membuka senarai peserta dalam Zoom, Microsoft Teams, atau Google Meet, tuan rumah boleh mencari “Read.ai Notetaker”, mengklik pilihan di sebelah namanya, dan memilih “Remove” (Buang) atau “Eject” (Keluar).15
• Spesifik Google Meet: Sesetengah integrasi dengan Google Meet tidak melibatkan bot yang kelihatan dalam senarai peserta. Dalam kes ini, ikon Read.ai akan muncul di sudut kanan atas skrin. Sebarang peserta boleh mengklik ikon ini dan memilih “Stop sharing” (Hentikan perkongsian) untuk menamatkan proses rakaman dan pengambilan data.9

3.2: Tetapan Akaun Read.ai Anda: Panel Kawalan Pusat

Untuk menghalang Read.ai daripada menyertai mesyuarat akan datang, melakukan penyesuaian pada tetapan dalam akaun Read.ai sendiri adalah langkah yang paling berkesan.

• Menonaktifkan Auto-Join: Log masuk ke laman web Read.ai. Navigasi ke Tetapan Akaun > Pembantu Mesyuarat > Auto-join mesyuarat. Di sini, pengguna boleh mematikan ciri auto-join sepenuhnya. Halaman ini juga menawarkan “Preferens Join” yang lebih terperinci, seperti membenarkan Read.ai untuk menyertai hanya mesyuarat dalaman atau hanya apabila pengguna adalah hos, memberikan lebih kawalan tanpa larangan sepenuhnya.9
• Mengurus Halaman Kalendar Anda: Untuk kawalan setiap mesyuarat, halaman Kalendar dalam paparan utama Read.ai sangat berharga. Ia memaparkan semua mesyuarat akan datang dari kalendar yang disegerakkan pengguna dan menyediakan suis ringkas di sebelah setiap mesyuarat berlabel “Add Read?”. Ini membolehkan pengguna untuk menonaktifkan Read.ai secara manual untuk mesyuarat sensitif tertentu tanpa mengubah tetapan auto-join global mereka.18
• Masalah Akaun Berbilang: Satu sumber kegusaran yang biasa berlaku apabila pengguna menonaktifkan auto-join, tetapi bot terus muncul dan menamakan mereka sebagai penganjur. Ini hampir selalu menunjukkan bahawa pengguna telah secara tidak sengaja mencipta beberapa akaun Read.ai, contohnya, satu dengan log masuk menggunakan akaun Google dan satu lagi dengan akaun Microsoft. Untuk menyelesaikan masalah ini, pengguna harus mencari semua peti emel mereka untuk emel sambutan dari support@e.read.ai untuk mengenal pasti setiap akaun yang berkaitan dan kemudian terus menyesuaikan tetapan atau memadam duplikat.9

3.3: Mencabut Akses di Tahap Platform

Langkah yang lebih tegas adalah memutuskan sambungan antara Read.ai dan platform mesyuarat pada sumbernya, mencabut kebenaran yang telah diberikan pada mulanya.

• Bagi Pengguna Zoom: Pergi ke Pasar Raya Aplikasi Zoom dengan menavigasi ke marketplace.zoom.us. Setelah log masuk, klik Urus di sudut kanan atas, kemudian pilih Aplikasi Ditambah dari menu. Cari Read.ai dalam senarai aplikasi dan klik butang “Remove” untuk membatalkan pengesahan sepenuhnya.20
• Bagi Pengguna Google: Akses halaman tetapan Akaun Google di myaccount.google.com. Navigasi ke tab Keselamatan dan tatal ke bawah ke bahagian bertajuk Aplikasi & perkhidmatan pihak ketiga. Di sini, senarai semua aplikasi dengan akses ke Akaun Google akan dipaparkan. Cari Read.ai dan klik padanya untuk melihat butiran, kemudian pilih pilihan untuk memadam aksesnya.24
• Bagi Pengguna Microsoft: Proses ini melibatkan portal “My Apps” Microsoft, yang boleh diakses di myapps.microsoft.com. Selepas log masuk, cari aplikasi bernama “Read Meeting Navigator”. Klik tanda elipsis (…) pada petak aplikasi, pilih Urus aplikasi anda, kemudian pilih untuk Mencabut Izin. Selepas mencabut izin, disyorkan juga untuk kembali ke petak aplikasi, klik elipsis lagi, dan pilih Hapus untuk menyembunyikannya dari portal.26

3.3: Mencabut Akses di Tahap Platform

Langkah yang lebih tegas adalah memutuskan sambungan antara Read.ai dan platform mesyuarat pada sumbernya, mencabut kebenaran yang telah diberikan pada mulanya.

• Bagi Pengguna Zoom: Pergi ke Pasar Raya Aplikasi Zoom dengan menavigasi ke marketplace.zoom.us. Setelah log masuk, klik Urus di sudut kanan atas, kemudian pilih Aplikasi Ditambah dari menu. Cari Read.ai dalam senarai aplikasi dan klik butang “Remove” untuk membatalkan pengesahan sepenuhnya.20
• Bagi Pengguna Google: Akses halaman tetapan Akaun Google di myaccount.google.com. Navigasi ke tab Keselamatan dan tatal ke bawah ke bahagian bertajuk Aplikasi & perkhidmatan pihak ketiga. Di sini, senarai semua aplikasi dengan akses ke Akaun Google akan dipaparkan. Cari Read.ai dan klik padanya untuk melihat butiran, kemudian pilih pilihan untuk memadam aksesnya.24
• Bagi Pengguna Microsoft: Proses ini melibatkan portal “My Apps” Microsoft, yang boleh diakses di myapps.microsoft.com. Selepas log masuk, cari aplikasi bernama “Read Meeting Navigator”. Klik tanda elipsis (…) pada petak aplikasi, pilih Urus aplikasi anda, kemudian pilih untuk Mencabut Izin. Selepas mencabut izin, disyorkan juga untuk kembali ke petak aplikasi, klik elipsis lagi, dan pilih Hapus untuk menyembunyikannya dari portal.26

3.4: Penyelesaian Akhir: Pemadaman Akaun Lengkap

Bagi pengguna yang telah memutuskan untuk tidak menggunakan perkhidmatan lagi, memadam akaun Read.ai adalah penyelesaian yang paling kekal untuk memastikan bot tidak pernah menyertai mesyuarat atas nama mereka lagi.

Prosesnya adalah straightforward:

1. Log masuk ke akaun Read.ai.
2. Navigasi ke Tetapan Akaun dan pilih tab Lanjutan.
3. Tatal ke bawah dan klik butang merah “Hapus akaun saya”.21

Read.ai juga menyediakan “Pusat Akaun & Privasi” di mana pengguna boleh memasukkan alamat emel mereka untuk mencari sama ada akaun wujud dan meminta pemadaman tanpa perlu log masuk, yang berguna untuk akaun yang terlupa atau duplikat.14

Adalah penting untuk mengingat mekanisme teras bagaimana Read.ai menyertai panggilan. Jika pengguna memadam akaun mereka dan bot masih muncul dalam mesyuarat mereka, ia bukan kegagalan teknikal. Ia adalah bukti yang pasti bahawa seseorang lain dalam jemputan mesyuarat masih mempunyai akaun Read.ai aktif dengan auto-join diaktifkan.9

IV. Panduan untuk Pentadbir: Mengamankan Seluruh Organisasi Anda

Berpindah dari pembaikan pengguna individu ke dasar organisasi yang kukuh dan boleh dikuatkuasakan adalah penting untuk melindungi data sensitif dan memastikan pematuhan.6

Matriks berikut memberikan gambaran strategik peringkat tinggi untuk pentadbir, membandingkan model pentadbiran Zoom, Google Workspace, dan Microsoft 365. Ia segera menyerlahkan di mana tindakan mesti diambil dan menggambarkan mengapa ekosistem Microsoft memerlukan pendekatan yang lebih kompleks dan berbilang lapisan.

Platform	Konsol Pengurusan Aplikasi Utama	Konsol Identiti & Izin	Objektif Utama
Zoom	Zoom App Marketplace	N/A	Menguruskan kelulusan aplikasi dan memadamkan aplikasi untuk keseluruhan akaun.
Google Workspace	Google Admin Console	Kawalan API (di dalam Konsol Admin)	Menghalang aplikasi pihak ketiga melalui ID pelanggan OAuth uniknya.
Microsoft 365	Teams Admin Center	Microsoft Entra Admin Center	Menghalang aplikasi Teams DAN memadamkan Aplikasi Perusahaan asas dan izinnya.

4.1: Menghalang Read.ai dalam Persekitaran Zoom (Kawalan Tahap Akaun)

Pentadbir Zoom mempunyai alat berpusat yang berkuasa dalam Pasar Aplikasi untuk mengawal integrasi pihak ketiga seperti Read.ai.

• Menguruskan Kelulusan Aplikasi: Langkah proaktif yang paling berkesan adalah memerlukan kelulusan pentadbir untuk semua aplikasi baru. Di Pasar Aplikasi Zoom (marketplace.zoom.us), pentadbir boleh menavigasi ke Kelola > Izin dan membolehkan tetapan “Memerlukan aplikasi yang disenaraikan secara umum di Pasar Aplikasi Zoom untuk disahkan oleh pentadbir.” Ini mengubah persekitaran dari model yang permisif kepada model “menafikan lalai”, di mana IT mesti memeriksa semua aplikasi sebelum ia boleh dipasang oleh pengguna.29
• Menghalang/Memadam Aplikasi: Untuk menangani aplikasi yang sudah ada dalam persekitaran, navigasi ke Kelola > Aplikasi pada Akaun. Dari papan pemuka ini, pentadbir boleh mencari Read.ai. Mereka mempunyai dua pilihan: “Nyahaktifkan”, yang menangguhkan fungsi aplikasi untuk semua pengguna buat sementara waktu, atau “Hapus”, yang memadamkan sepenuhnya dan membatalkan pengesahan aplikasi untuk keseluruhan akaun.31
• Tetapan Keselamatan Proaktif: Di luar pengurusan aplikasi, Zoom menawarkan beberapa tetapan keselamatan yang boleh mewujudkan persekitaran yang tidak mesra untuk bot yang tidak diingini:
  • Menghalang Domain Tertentu: Di dalam portal web Zoom utama, di bawah Pengurusan Akaun > Tetapan Akaun > Mesyuarat > Keselamatan, terdapat pilihan untuk “Menghalang pengguna dalam domain tertentu daripada menyertai mesyuarat dan webinar.” Menambah read.ai ke senarai ini boleh menghalang bot daripada mengesahkan dan menyertai, walaupun dijemput.15
  • Memaksa Hanya Pengguna yang Dibenarkan: Memerlukan semua peserta mesyuarat untuk log masuk ke akaun Zoom adalah penghalang yang kuat lagi. Tetapan ini, juga di bawah tab Keselamatan, menghalang tetamu yang tidak dikenali atau tidak disahkan—termasuk banyak perkhidmatan bot—daripada menyertai mesyuarat.16

4.2: Menghalang Read.ai dalam Google Workspace (Kawalan API Berpusat)

Pentadbir Google Workspace boleh menguruskan akses aplikasi pihak ketiga secara berpusat dengan mengawal izin API asas yang diberikan melalui OAuth.

• Menavigasi Konsol Admin Google: Proses bermula di hab pentadbiran pusat, admin.google.com.
• Mencari dan Menghalang Aplikasi: Pentadbir mesti menavigasi melalui laluan berikut: Keselamatan > Akses dan kawalan data > Kawalan API. Di dalam bahagian ini, pautan Mengurus Akses Aplikasi Pihak Ketiga memaparkan senarai semua aplikasi yang telah diberikan akses OAuth kepada data organisasi.34 Pentadbir boleh mencari Read.ai dalam senarai ini. Setelah ditemui, mengklik aplikasi dan menukar tahap aksesnya kepada “Dihalang” akan membatalkan izinnya di seluruh penyewa dan menghalang sebarang pengguna daripada mengesahkannya semula pada masa hadapan.36
• Dasar Proaktif: Untuk keselamatan yang lebih baik, pentadbir boleh mengkonfigurasikan dasar akses API lalai untuk menyekat perkhidmatan Google (seperti Gmail, Kalendar, atau Drive) yang boleh diakses oleh aplikasi pihak ketiga secara lalai. Ini membolehkan organisasi beroperasi dari postur “keistimewaan terkecil” yang lebih selamat, membatasi kesan potensi sebarang integrasi aplikasi tunggal.38

4.3: Penyelidikan Mendalam: Pertahanan Berbilang Lapisan untuk Microsoft 365 & Teams

Menghalang aplikasi seperti Read.ai dengan berkesan dalam ekosistem Microsoft 365 terkenal dengan kompleksnya dan merupakan topik kegusaran yang kerap dalam komuniti pentadbir.4 Sebab untuk kompleksiti ini adalah prinsip seni bina teras: pemisahan komponen yang menghadap pengguna aplikasi daripada identiti dan izin belakangnya. Penghalangan yang berjaya memerlukan menangani apa yang boleh dianggap sebagai “naga dua kepala”:

1. Aplikasi Teams: Ini adalah integrasi yang menghadap pengguna yang kelihatan dalam pelanggan Teams dan diuruskan di Pusat Admin Teams.
2. Aplikasi Perusahaan: Ini adalah prinsipal perkhidmatan belakang dalam Microsoft Entra ID (dahulu Azure AD) yang memegang izin sebenar (grants persetujuan OAuth) untuk mengakses data seperti kalendar dan menyertai mesyuarat.

Hanya menghalang Aplikasi Teams adalah kesilapan biasa. Ia hanya memadamkan elemen antara muka pengguna dari Teams, tetapi ia tidak membatalkan izin asas. Bot, yang masih memegang izin yang sah dalam Entra ID, boleh terus membaca kalendar pengguna dan menyertai mesyuarat secara langsung melalui URL. Penyelesaian yang lengkap dan kekal memerlukan tindakan di kedua-dua pusat admin.

4.3.1: Pusat Admin Teams (Pintu Depan)

Langkah pertama adalah untuk menyekat aplikasi yang dihadapan pengguna. Ini menghalang pemasangan baru dan mengeluarkan aplikasi dari pandangan pengguna dalam Teams.

• Navigasi ke Pusat Admin Teams di admin.teams.microsoft.com.
• Sekatan Seluruh Organisasi: Pendekatan yang paling langsung adalah pergi ke Aplikasi Teams > Kelola aplikasi. Di sini, pentadbir boleh mencari Read.ai dan memilih pilihan “Sekat”. Tindakan ini menyekat aplikasi untuk seluruh organisasi.40 Untuk penguncian yang lebih meluas, tetapan aplikasi seluruh organisasi di halaman ini membolehkan pentadbir menonaktifkan semua aplikasi pihak ketiga dengan satu suis.
• Dasar Izin Aplikasi: Untuk kawalan yang lebih terperinci, pentadbir boleh navigasi ke Aplikasi Teams > Dasar izin. Di sini, mereka boleh membuat dasar baru atau mengedit yang sedia ada untuk menyekat aplikasi Read.ai secara jelas. Dasar ini kemudiannya mesti diberikan kepada semua pengguna yang berkaitan untuk berkuat kuasa. Kaedah ini berguna dalam persekitaran yang kompleks di mana kumpulan pengguna yang berbeza mungkin mempunyai kebenaran aplikasi yang berbeza.28

4.3.2: Pusat Admin Microsoft Entra (Ruang Enjin)

Ini adalah bahagian yang paling kritikal dan sering terlepas dalam proses. Di sinilah kuasa sebenar aplikasi dicabut.

• Navigasi ke Pusat Admin Microsoft Entra di entra.microsoft.com.
• Cari Aplikasi Perusahaan: Pergi ke Identiti > Aplikasi > Aplikasi perusahaan. Dalam senarai semua aplikasi, carikan “Read Meeting Navigator”.39
• Cabut Izin: Setelah berada di dalam tetapan aplikasi, pergi ke tab Izin. Skrin ini akan menunjukkan semua izin yang diwakili dan aplikasi yang telah diberikan kepada aplikasi. Pentadbir mesti menyemak secara sistematik izin ini dan mencabutnya. Langkah ini penting kerana ia memutuskan keupayaan aplikasi untuk mengakses data Microsoft 365.39
• Hapus Tugasan Pengguna: Seterusnya, navigasi ke tab Pengguna dan kumpulan. Pilih semua pengguna dan kumpulan yang telah diberikan kepada aplikasi ini dan hapuskan mereka. Ini memastikan aplikasi tidak boleh bertindak atas nama pengguna ini lagi.39
• Nyahaktifkan Masuk dan Hapus: Akhir sekali, pergi ke tab Ciri. Tetapkan pilihan “Dibenarkan untuk pengguna masuk?” kepada Tidak. Ini secara berkesan menonaktifkan aplikasi. Untuk penyelesaian kekal dan tidak boleh dipulihkan, gunakan pilihan “Hapus” untuk memadamkan sepenuhnya aplikasi perusahaan dari penyewa. Ini memadamkan identitinya dan semua konfigurasi yang berkaitan.39

4.3.3: Pengerasan Penyewa Proaktif (Mencegah “Read.ai” Seterusnya)

Masalah penulis nota AI yang tidak diingini adalah pemangkin yang memaksa organisasi untuk matang dari model pengambilan aplikasi yang permisif dan dipacu oleh pengguna kepada rangka kerja IT yang dikawal pusat dan berfokus kepada keselamatan. Peningkatan alat AI yang berkuasa yang meminta izin yang luas, seperti membaca semua emel atau merekod semua mesyuarat, mengubah asas perhitungan risiko.4 Persetujuan seorang pengguna kini boleh mencipta risiko penyelewengan data atau pematuhan yang signifikan. Alat ini berfungsi sebagai panggilan bangun, memaksa pentadbir untuk menghadapi tetapan permisif warisan dan menerima pendekatan tanpa kepercayaan terhadap tadbir urus aplikasi.

• Konfigurasikan Persetujuan Pengguna: Langkah pencegahan yang utama adalah mengubah cara pengguna boleh memberikan persetujuan kepada aplikasi baru. Di Pusat Admin Entra, navigasi ke Aplikasi perusahaan > Persetujuan dan izin > Tetapan persetujuan pengguna. Tetapan lalai seringkali “Benarkan persetujuan pengguna untuk aplikasi”. Mengubah ini kepada “Jangan benarkan persetujuan pengguna” adalah langkah yang paling berkesan yang boleh diambil oleh organisasi untuk menghalang penyebaran aplikasi yang tidak disemak.4
• Laksanakan Aliran Kerja Persetujuan Pentadbir: Apabila persetujuan pengguna dinonaktifkan, pengguna yang cuba mengesahkan aplikasi baru akan diminta untuk meminta kelulusan pentadbir. Ini mencetuskan Aliran Kerja Persetujuan Pentadbir, yang memberikan kawalan penuh dan berpusat kepada IT ke atas ekosistem aplikasi. Aliran kerja ini menghapuskan masalah “whack-a-mole” di mana pentadbir sentiasa mengejar dan menyekat aplikasi baru yang tidak diingini selepas ia telah dimasukkan ke dalam persekitaran.28
• Penyekatan URL (Tambahan): Sebagai lapisan pertahanan tambahan, pentadbir boleh menyekat domain *.read.ai dalam Senarai Benarkan/Sekat Penyewa portal Microsoft Defender. Walaupun ini tidak menyekat aplikasi itu sendiri, ia menghalang pengguna daripada mengakses laman web Read.ai dari pautan dalam emel, memotong vektor biasa untuk pengguna mendaftar atau terlibat semula dengan perkhidmatan.28

V. Kesimpulan: Memupuk Budaya Mesyuarat yang Selamat dan Berniat

Cabaran untuk menguruskan pembantu AI yang tidak dijemput seperti Read.ai adalah lebih daripada gangguan teknikal; ia adalah isyarat jelas kepada era baru dalam kerjasama tempat kerja, di mana garis antara peningkatan produktiviti dan keselamatan data semakin kabur. Jalan untuk mendapatkan semula kawalan memerlukan strategi yang disengajakan dan pelbagai aspek yang memberdayakan kedua-dua pengguna individu dan pentadbir organisasi.

Bagi individu, penyelesaiannya terletak pada mengambil tanggungjawab atas jejak digital mereka. Ini melibatkan memahami bagaimana integrasi kalendar memberikan izin, mengetahui cara menyesuaikan tetapan akaun untuk menonaktifkan tingkah laku automatik, dan akhirnya, memiliki pengetahuan untuk mencabut akses dan memadam akaun sepenuhnya. Bagi pentadbir, tugasnya adalah untuk beralih dari sikap keselamatan reaktif kepada proaktif. Strategi yang paling berkesan melibatkan menyekat aplikasi yang tidak diingini di kedua-dua geteway aplikasi (Teams Admin Center, Zoom Marketplace) dan lapisan identiti (Microsoft Entra ID, Google API Controls). Penyelesaian akhir, bagaimanapun, adalah peralihan strategik dalam tadbir urus IT: menonaktifkan persetujuan pengguna yang meluas untuk aplikasi pihak ketiga dan melaksanakan aliran kerja persetujuan pentadbir terpusat. Ini mengubah model keselamatan dari model mengejar ancaman kepada model memeriksa dan meluluskan alat sebelum ia pernah memasuki ekosistem.

Masalah khusus Read.ai berfungsi sebagai pelan kerja untuk mengurus gelombang seterusnya alat produktiviti AI. Kesalihan “whack-a-mole” yang diungkapkan oleh pentadbir adalah gejala model keselamatan yang permisif yang tidak lagi mencukupi untuk era AI yang berkuasa dan haus data.28 Dengan membangunkan dasar yang jelas untuk memeriksa, meluluskan, dan mengurus AI pihak ketiga, organisasi boleh mencipta rangka kerja yang menerima inovasi tanpa mengorbankan keselamatan. Ini memupuk budaya ketujuan, di mana alat yang digunakan dalam ruang kerja digital ada di sana melalui pilihan yang disengajakan, bukan secara kebetulan. Semasa organisasi mengarungi landskap baru ini, memilih platform yang dibina dengan fokus pada kawalan pengguna yang jelas dan operasi yang telus akan menjadi sangat penting untuk membina persekitaran kolaboratif yang produktif, selamat, dan boleh dipercayai.

Karya yang dirujuk

1. Ulasan Read AI: Mengapa begitu ramai orang meninggalkannya? (2025) - MeetGeek, diakses pada 12 September 2025, https://meetgeek.ai/blog/read-ai-review-why-are-so-many-people-leaving-it-2025
2. Ringkasan Mesyuarat, Laporan, Rakaman, Pengoptimuman - Read AI, diakses pada 12 September 2025, https://www.read.ai/meeting-reports
3. Pembantu Maya untuk Mesyuarat, Masa Mesyuarat, Masa Bercakap, Nota - Read AI, diakses pada 12 September 2025, https://www.read.ai/assistant
4. Read.AI dan aplikasi mengambil nota lain - idea penyingkiran : r/sysadmin, diakses pada 12 September 2025, https://www.reddit.com/r/sysadmin/comments/1m1duqi/readai_and_other_note_taking_apps_removal_ideas/
5. Perekod Nota Mesyuarat dan Pembantu AI Berasaskan Privasi - Read AI, diakses pada 12 September 2025, https://www.read.ai/articles/read-ai-the-privacy-first-meeting-notetaker-and-ai-assistant
6. Pengukuran Mesyuarat Berasaskan Privasi - Read AI, diakses pada 12 September 2025, https://www.read.ai/privacy
7. Bagaimana saya boleh menyambungkan kalendar saya ke Read? - Sokongan Read, diakses pada 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/26340445031443-How-do-I-connect-my-calendar-to-Read
8. Integrasikan Laporan Mesyuarat dan Ringkasan Read ke dalam Aplikasi, Platform, CRM - Read AI, diakses pada 12 September 2025, https://www.read.ai/integrations
9. Bagaimana saya boleh memadam atau menghentikan Read daripada menyertai mesyuarat? – Pusat Bantuan Read - Sokongan Read, diakses pada 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/23222131547795-How-do-I-remove-or-stop-Read-from-joining-meetings
10. Halang read.ai dan bot lain daripada menyertai peserta luaran - Microsoft Learn, diakses pada 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2202096/block-read-ai-and-other-bots-from-external-joining
11. Gambaran Keseluruhan Keselamatan & Privasi - Sokongan Read, diakses pada 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/25702259763091-Security-Privacy-Overview
12. Google Meet, Google Calendar, Gmail, Sambungan Chrome - Read AI, diakses pada 12 September 2025, https://www.read.ai/google
13. Menyambungkan Read AI ke Microsoft Teams – Pusat Bantuan Read, diakses pada 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/44022838331667-Connecting-Read-AI-to-Microsoft-Teams
14. Pusat Akaun & Privasi | Urus Data Anda dengan Read AI, diakses pada 12 September 2025, https://www.read.ai/account-and-privacy-center
15. Artikel - Bagaimana saya melindungi Zoom se… - help.illinois.edu, diakses pada 12 September 2025, https://help.uillinois.edu/TDClient/38/uis/KB/ArticleDet?ID=2861
16. Strategi untuk Menghalang Bot AI dari Sesi Zoom - Universiti Cornell, diakses pada 12 September 2025, https://it.cornell.edu/zoom/zoom-block-ai-bots
17. Menggunakan tambahan Read untuk Google Meet (Rakaman Asli), diakses pada 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/42785087487251-Using-Read-s-add-on-for-Google-Meet-Native-Recording
18. Saya tidak mahu Read menyertai semua mesyuarat saya, apakah pilihan saya? - Sokongan Read, diakses pada 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/15107064280851-I-don-t-want-Read-to-join-all-my-meetings-what-are-my-options
19. Dikejar oleh Read.ai? Langkah-langkah untuk memadam akaun Read.ai anda - Chapman Blogs, diakses pada 12 September 2025, https://blogs.chapman.edu/academics/2025/07/23/being-stalked-by-read-ai-steps-to-remove-your-read-ai-account/
20. Bagaimana untuk menyingkirkan read.ai? - Pentadbir Pasaran - Forum Pembangun Zoom, diakses pada 12 September 2025, https://devforum.zoom.us/t/how-to-get-rid-of-read-ai/101996
21. Bagaimana saya boleh memadam akaun saya? – Pusat Bantuan Read - Sokongan Read, diakses pada 12 September 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/12616698040339-How-do-I-delete-my-account
22. Artikel - Memadam dan Menyingkirkan Read.ai - Universiti Negeri Minnesota, Mankato, diakses pada 12 September 2025, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1341
23. Menyingkirkan “Read AI” dari akaun - Forum Pembangun Zoom, diakses pada 12 September 2025, https://devforum.zoom.us/t/remove-read-ai-from-account/126351
24. Menyingkirkan semua akses AI ke/dari data akaun gmail saya. - Komuniti Carian Google, diakses pada 12 September 2025, https://support.google.com/websearch/thread/325316228/remove-all-ai-access-to-from-my-gmail-account-s-data?hl=en
25. Menyingkirkan aplikasi pihak ketiga dari Kawalan Akses Aplikasi - xFanatical, diakses pada 12 September 2025, https://xfanatical.com/blog/remove-third-party-apps-from-app-access-control/
26. Edit atau batalkan kebenaran aplikasi di portal My Apps - Sokongan Microsoft, diakses pada 12 September 2025, https://support.microsoft.com/en-us/account-billing/edit-or-revoke-application-permissions-in-the-my-apps-portal-169be2b4-ee26-4338-aea8-d19bb2f329ee
27. Artikel - Menyingkirkan Ringkasan Mesyuarat Read.AI… - Universiti Pittsburgh, diakses pada 12 September 2025, https://services.pitt.edu/TDClient/33/Portal/KB/ArticleDet?ID=1861
28. Menyingkirkan Read.AI dari Teams. Untuk seluruh organisasi.. baru : r/Office365 - Reddit, diakses pada 12 September 2025, https://www.reddit.com/r/Office365/comments/1kzb8sw/removing_readai_from_teams_for_the_entire/
29. Pelaksanaan Admin Aplikasi Zoom, diakses pada 12 September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0061035
30. Mengesahkan aplikasi dan mengurus permintaan aplikasi - Sokongan Zoom, diakses pada 12 September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0062300
31. Pengurusan Admin Pasar Aplikasi Zoom - Sokongan Zoom, diakses pada 12 September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0060122
32. Bagaimana untuk Menghalang Alat AI dari Menyertai Mesyuarat Zoom Anda - Pangkalan Pengetahuan ITS Cal Poly, diakses pada 12 September 2025, https://calpoly.atlassian.net/wiki/spaces/CPKB/pages/2636873729/How+to+Prevent+and+Remove+Unapproved+AI+Apps+and+Tools+from+Zoom+Meetings
33. Menghalang pengguna dalam domain tertentu - Sokongan Zoom, diakses pada 12 September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0063852
34. Kawal aplikasi yang mengakses data Google Workspace - Bantuan Google, diakses pada 12 September 2025, https://support.google.com/a/answer/7281227?hl=en
35. Halang aplikasi pihak ketiga di Google Workspace - Trelica, diakses pada 12 September 2025, https://help.trelica.com/hc/en-us/articles/7738993532189-Block-third-party-apps-in-Google-Workspace
36. Bot read.ai, bagaimana anda menghalangnya untuk seluruh organisasi? : r/gsuite - Reddit, diakses pada 12 September 2025, https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1bkcz4z/readai_bot_how_do_you_block_this_for_the_whole/
37. Bolehkah saya memadam Read.ai dari kalendar kami? - gsuite - Reddit, diakses pada 12 September 2025, https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1g6n6kq/can_i_expunge_readai_from_our_calendars/
38. Admin Google Workspace - Urus Akses ke Aplikasi Pihak Ketiga yang Tidak Dikonfigurasikan, diakses pada 12 September 2025, https://mh.my.site.com/DTS/s/article/Google-Workspace-Admin-Manage-Access-to-Unconfigured-Third-Party-Apps
39. Menyingkirkan Read.AI dari Teams. Untuk seluruh organisasi. : r …, diakses pada 12 September 2025, https://www.reddit.com/r/Office365/comments/170gh1g/removing_readai_from_teams_for_the_entire/
40. Urus aplikasi anda di pusat admin Microsoft Teams - Microsoft …, diakses pada 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-apps
41. Urus dasar kebenaran aplikasi di Microsoft Teams - Microsoft Learn, diakses pada 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
42. read,ai - Soal Jawab Microsoft, diakses pada 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4430001/read-ai
43. Tidak dapat menyingkirkan tambahan Read Ai di Teams - Soal Jawab Microsoft, diakses pada 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4413868/cannot-get-rid-of-read-ai-addon-in-teams
44. Semak kebenaran yang diberikan kepada aplikasi enterprise - Microsoft Entra ID, diakses pada 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/manage-application-permissions
45. Hadkan aplikasi Microsoft Entra kepada sekumpulan pengguna - Identiti Microsoft …, diakses pada 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/howto-restrict-your-app-to-a-set-of-users
46. Konfigurasikan cara pengguna membenarkan aplikasi - Microsoft Entra ID, diakses pada 12 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/configure-user-consent