El Invitado No Consultado: Tu Guía Completa para Impedir que Read.ai Se Una a Tus Reuniones

I. Introducción: Recuperando el Control de Tu Sala de Reuniones Digital

Una reunión de estrategia sensible está en curso. El equipo directivo está inmerso en una discusión cuando un nuevo participante se une inesperadamente: “Read.ai Notetaker”. Se interrumpe el flujo, y una ola de preguntas recorre la llamada: ¿Quién lo invitó? ¿Está grabando? ¿Cómo lo sacamos? Este escenario se ha vuelto cada vez más común, transformando una herramienta diseñada para la productividad en una fuente de interrupción y preocupación por la seguridad.

Read.ai es una de las muchas asistentes de reuniones impulsadas por inteligencia artificial diseñadas para unirse automáticamente a reuniones virtuales, proporcionar transcripciones en tiempo real y generar resúmenes con puntos de acción.1 En teoría, promete liberar a los asistentes de la carga de tomar notas y crear un archivo buscable de conocimiento corporativo.3 Sin embargo, la realidad para muchos es la experiencia de un invitado no consultado, un bot persistente que aparece en discusiones confidenciales sin el consentimiento explícito y en el momento del anfitrión. Esto ha llevado a una frustración significativa, especialmente entre los administradores de sistemas a cargo de mantener la seguridad y la integridad de las comunicaciones digitales de su organización.4

El misterio central que resolverá esta guía es doble: ¿Cómo entró este bot en la reunión? y, lo que es más importante, ¿cómo se puede detener para siempre? Este artículo sirve como la guía definitiva y completa tanto para usuarios individuales como para administradores de TI para entender, gestionar y bloquear permanentemente a Read.ai en todas las reuniones de Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Ofrece un enfoque especial y profundo en el complejo entorno de Microsoft 365, un paisaje que a menudo desconcierta incluso a los administradores con experiencia, para proporcionar una solución definitiva y de múltiples capas.

El conflicto entre la postura autoproclamada de “primero la privacidad” de la herramienta y la experiencia general de los usuarios de que se trata de un “invitado no consultado” revela una importante brecha de confianza.5 Esto no es meramente un fallo técnico; apunta a una desconexión fundamental en el diseño de la experiencia del usuario y los modelos de consentimiento. Si bien la documentación de Read.ai enfatiza el control del usuario, el consentimiento y la transparencia, afirmando que “La grabación requiere consentimiento” y prometiendo una “opción de salida fácil”, la percepción del usuario a menudo es la de una invasión y una falta de control.6 La causa raíz es una elección de diseño específica: vincular la función de auto-unión del bot a un consentimiento de integración de calendario único dado durante el registro de la cuenta, en lugar de requerir un aviso por reunión al anfitrión. Este modelo de “consentir una vez, actuar siempre” significa que un usuario puede otorgar permisos amplios sin darse cuenta completamente de la consecuencia: el bot intentará unirse a todas las reuniones futuras de forma predeterminada. Este modelo está en contradicción con la expectativa del usuario de tener control por sesión, lo que lleva a la sensación de una invasión de la privacidad, incluso si técnicamente se “consintió” en algún momento en el pasado.

II. La Causa Raíz: Cómo y Por Qué Read.ai Se Une a Tus Reuniones

Para detener efectivamente a Read.ai, primero se debe entender su mecanismo de entrada. El camino principal no es una falla de seguridad, sino una característica de su profunda integración con los calendarios de los usuarios, como Google Calendar y Microsoft Outlook.7 Cuando un usuario crea una cuenta de Read.ai, un paso clave en el proceso de incorporación es otorgar al servicio permiso para acceder y leer sus eventos de calendario. Este permiso es la llave maestra que permite al bot Read Assistant saber cuándo y dónde se celebran las reuniones.

El concepto más crítico y a menudo mal entendido es cómo se activa el bot. El bot de Read.ai se unirá automáticamente a una reunión si cualquier persona en la invitación del calendario (no solo el anfitrión o el organizador de la reunión) tiene una cuenta de Read.ai con la función de “auto-unión” habilitada.9 Este participante actúa como un caballo de Troya involuntario. Un invitado externo, un nuevo empleado de un departamento diferente o cualquier asistente en la cadena de la reunión puede traer el bot a una discusión confidencial sin saberlo, completamente ajeno al anfitrión. Este modelo rompe fundamentalmente el paradigma de seguridad tradicional de una reunión, donde el anfitrión actúa como el guardián supremo. En lugar de un control centralizado, este modelo lo descentraliza al participante menos consciente de la seguridad en una invitación, creando un riesgo organizacional significativo y a menudo invisible. La seguridad de las reuniones de la organización ya no está determinada por sus propias políticas o la diligencia de sus anfitriones, sino por la configuración personal de aplicaciones de cada persona invitada a una reunión, incluidos proveedores y socios externos. Este riesgo sistémico subraya por qué las soluciones a nivel individual a menudo son insuficientes para una organización y por qué el bloqueo administrativo se hace necesario.

Afortunadamente, hay una manera de identificar la fuente. En la mayoría de los casos, cuando el Asistente de Lectura se une a una reunión, publica un mensaje en el chat que dice explícitamente: “Fui invitado por [Nombre del Usuario]“.9 Este mensaje es una pieza de evidencia crucial, que permite a los usuarios entender que la presencia del bot no es una intrusión aleatoria, sino que está directamente ligada a la configuración de la cuenta de un participante específico. Esto permite una conversación o acción dirigida en lugar de una confusión general.

Si bien la unión automática basada en el calendario es el escenario más común y desconcertante, existen otros vectores de entrada. Un usuario podría tener instalada la extensión de Chrome Read AI, que puede detectar reuniones y ofrecer una opción de un clic para agregar el bot.12 Además, un participante que ya se encuentra en la reunión puede agregar manualmente Read.ai a una sesión en curso.13 Sin embargo, es el comportamiento automatizado, impulsado por el calendario, el que causa los problemas más generalizados.

III. Una guía para usuarios individuales: Tomar medidas inmediatas y duraderas

Esta sección está diseñada para cualquier persona que quiera evitar que Read.ai se una a sus reuniones, independientemente de su experiencia técnica. Las soluciones se presentan en orden de inmediatez, desde soluciones rápidas y momentáneas hasta acciones permanentes y duraderas.

La siguiente tabla proporciona un resumen conciso de todas las acciones disponibles, clasificadas por plataforma y permanencia. Permite a un usuario identificar de inmediato la solución adecuada para sus necesidades antes de profundizar en las instrucciones detalladas que siguen.

Tabla: Guía de acción rápida del usuario para eliminar Read.ai

Acción	Google Meet	Zoom	Microsoft Teams	Nivel de permanencia
Eliminación durante la reunión	Haga clic en el icono de Read > ‘Dejar de compartir’ O use comandos de chat.	Elimine de la lista de participantes O use comandos de chat.	Elimine de la lista de participantes O use comandos de chat.	Temporal (por reunión)
Ajustar la configuración de Read.ai	Inicie sesión en Read.ai > Configuración de la cuenta > Desactive ‘Unirse automáticamente a las reuniones’.	Inicie sesión en Read.ai > Configuración de la cuenta > Desactive ‘Unirse automáticamente a las reuniones’.	Inicie sesión en Read.ai > Configuración de la cuenta > Desactive ‘Unirse automáticamente a las reuniones’.	Alto (controlado por el usuario)
Revocar el acceso a la plataforma	Cuenta de Google > Seguridad > Aplicaciones de terceros > Eliminar acceso.	Marketplace de Zoom > Administrar > Aplicaciones agregadas > Eliminar.	Microsoft My Apps > ‘Read Meeting Navigator’ > Revocar y eliminar.	Muy alto
Eliminación completa de la cuenta	Inicie sesión en Read.ai > Configuración de la cuenta > Avanzado > Eliminar cuenta.	Inicie sesión en Read.ai > Configuración de la cuenta > Avanzado > Eliminar cuenta.	Inicie sesión en Read.ai > Configuración de la cuenta > Avanzado > Eliminar cuenta.	Permanente (para su cuenta)

3.1: Soluciones momentáneas (durante una reunión)

Cuando Read.ai aparece inesperadamente en una reunión en vivo, hay varias acciones inmediatas que cualquier participante o anfitrión puede tomar.

Usando comandos de chat: Read.ai tiene comandos de chat integrados para un control rápido. Existe una distinción crucial entre los dos comandos principales. Escribir ‘read stop’ en el chat de la reunión eliminará el bot de la llamada, pero aún generará un informe para la parte de la reunión a la que asistió. Para una eliminación más completa, escribir ‘opt out’ o hacer clic en el enlace de exclusión en el mensaje introductorio del bot no solo eliminará el bot, sino que también eliminará todos los datos que haya recopilado de esa reunión específica, lo que garantiza que no se genere un informe.6
Eliminación manual (anfitrión): El anfitrión de la reunión puede eliminar el bot Read.ai al igual que a cualquier otro participante. Al abrir la lista de participantes en Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, el anfitrión puede encontrar “Read.ai Notetaker”, hacer clic en las opciones junto a su nombre y seleccionar “Eliminar” o “Expulsar”.15
Especificaciones de Google Meet: Algunas integraciones con Google Meet no involucran un bot visible en la lista de participantes. En estos casos, aparecerá un icono de Read.ai en la esquina superior derecha de la pantalla. Cualquier participante puede hacer clic en este icono y seleccionar ‘Dejar de compartir’ para finalizar el proceso de grabación y captura de datos.9

3.2: La configuración de su cuenta de Read.ai: El panel de control central

Para evitar que Read.ai se una a reuniones futuras, ajustar la configuración dentro de la propia cuenta de Read.ai es el paso más efectivo.

Desactivar la unión automática: Inicia sesión en el sitio web de Read.ai. Navega a Configuración de la cuenta > Asistente de reuniones > Unirse automáticamente a las reuniones. Aquí, el usuario puede desactivar por completo la función de unión automática. Esta página también ofrece “preferencias de unión” más granulares, como permitir que Read.ai se una solo a reuniones internas o solo cuando el usuario es el anfitrión, lo que brinda más control sin una prohibición completa.9
Administrar tu página de Calendario: Para el control por reunión, la página de Calendario dentro del panel de control de Read.ai es invaluable. Muestra todas las reuniones próximas del calendario sincronizado del usuario y proporciona un interruptor simple junto a cada una etiquetado “¿Agregar Read?”. Esto permite que un usuario desactive manualmente Read.ai para una reunión sensible específica sin alterar sus configuraciones globales de unión automática.18
El problema de las múltiples cuentas: Una fuente común de frustración ocurre cuando un usuario desactiva la unión automática, pero el bot sigue apareciendo y los nombra como el invitador. Esto casi siempre indica que el usuario ha creado accidentalmente varias cuentas de Read.ai, por ejemplo, una iniciando sesión con una cuenta de Google y otra con una cuenta de Microsoft. Para resolver esto, el usuario debe buscar en todas sus bandejas de entrada de correo electrónico los correos de bienvenida de support@e.read.ai para identificar todas las cuentas asociadas y luego proceder a ajustar las configuraciones o eliminar los duplicados.9

3.3: Revocar el acceso en el nivel de la plataforma

Un paso más decisivo es cortar la conexión entre Read.ai y la plataforma de reuniones en la fuente, revocando los permisos que se otorgaron inicialmente.

Para los usuarios de Zoom: Ve al Marketplace de Apps de Zoom navegando a marketplace.zoom.us. Una vez iniciada la sesión, haz clic en Administrar en la esquina superior derecha, luego selecciona Aplicaciones agregadas del menú. Encuentra Read.ai en la lista de aplicaciones y haz clic en el botón “Eliminar” para desautorizarla por completo.20
Para los usuarios de Google: Accede a la página de configuración de la cuenta de Google en myaccount.google.com. Navega a la pestaña Seguridad y desplázate hacia abajo hasta la sección titulada Aplicaciones y servicios de terceros. Aquí, se mostrará una lista de todas las aplicaciones con acceso a la cuenta de Google. Encuentra Read.ai y haz clic en ella para ver los detalles, luego selecciona la opción de quitar su acceso.24
Para los usuarios de Microsoft: El proceso implica el portal “Mis aplicaciones” de Microsoft, accesible en myapps.microsoft.com. Después de iniciar sesión, busca una aplicación llamada “Read Meeting Navigator”. Haz clic en los puntos suspensivos (…) en el mosaico de la aplicación, selecciona Administrar tu aplicación y luego elige Revocar permisos. Después de revocar los permisos, también se recomienda volver al mosaico de la aplicación, hacer clic nuevamente en los puntos suspensivos y seleccionar Eliminar para ocultarlo del portal.26

3.4: La solución final: Eliminación completa de la cuenta

Para los usuarios que han decidido que ya no quieren usar el servicio, eliminar la cuenta de Read.ai es la solución más permanente para garantizar que el bot nunca más se una a una reunión en su nombre.

El proceso es sencillo:

Inicia sesión en la cuenta de Read.ai.
Navega a Configuración de la cuenta y selecciona la pestaña Avanzado.
Desplázate hasta el final y haz clic en el botón rojo “Eliminar mi cuenta”.21

Read.ai también proporciona un “Centro de Cuenta y Privacidad” donde los usuarios pueden ingresar su dirección de correo electrónico para verificar si existe una cuenta y solicitar su eliminación sin necesidad de iniciar sesión, lo que es útil para cuentas olvidadas o duplicadas.14

Es fundamental recordar el mecanismo central de cómo Read.ai se une a las llamadas. Si un usuario elimina su cuenta y el bot todavía aparece en sus reuniones, no se trata de un fallo técnico. Es prueba definitiva de que otra persona en la invitación a la reunión todavía tiene una cuenta activa de Read.ai con la unión automática habilitada.9 En este punto, el problema pasa de la gestión de cuentas personales a la gobernanza organizacional, lo que requiere intervención administrativa.

IV. Una guía para administradores: Proteger toda tu organización

Pasar de soluciones individuales de usuario a una política organizacional sólida y ejecutable es esencial para proteger datos sensibles y garantizar el cumplimiento. La acción administrativa está impulsada por la necesidad de prevenir la fuga de datos, adherirse a regulaciones como HIPAA o FERPA y eliminar el agotamiento de productividad causado por la gestión de software no deseado.6

La siguiente matriz proporciona una visión estratégica de alto nivel para los administradores, contrastando los modelos administrativos de Zoom, Google Workspace y Microsoft 365. Destaca inmediatamente dónde se debe tomar medidas e ilustra por qué el ecosistema de Microsoft requiere un enfoque más complejo y multinivel.

Tabla: Matriz del panel de control del administrador

Plataforma	Consola principal de gestión de aplicaciones	Consola de identidad y permisos	Objetivo clave
Zoom	Zoom App Marketplace	N/A	Administrar las aprobaciones de aplicaciones y eliminar la aplicación para toda la cuenta.
Google Workspace	Google Admin Console	Controles de API (dentro de la Consola de administración)	Bloquear la aplicación de terceros a través de su ID de cliente OAuth único.
Microsoft 365	Teams Admin Center	Microsoft Entra Admin Center	Bloquear la aplicación de Teams Y eliminar la Aplicación empresarial subyacente y sus permisos.

4.1: Bloqueo de Read.ai en un entorno Zoom (Control a nivel de cuenta)

Los administradores de Zoom tienen herramientas centralizadas y poderosas dentro del App Marketplace para controlar integraciones de terceros como Read.ai.

Administración de aprobación de aplicaciones: El paso proactivo más efectivo es exigir la aprobación del administrador para todas las nuevas aplicaciones. En el Zoom Marketplace (marketplace.zoom.us), un administrador puede navegar a Administrar > Permisos y habilitar la configuración “Exigir que las aplicaciones públicamente listadas en el Zoom App Marketplace sean aprobadas por el administrador”. Esto cambia el entorno de un modelo permisivo a un modelo de “denegación predeterminada”, donde el equipo de TI debe revisar todas las aplicaciones antes de que los usuarios puedan instalarlas.29
Bloqueo/eliminación de la aplicación: Para lidiar con una aplicación que ya se encuentra en el entorno, navegue a Administrar > Aplicaciones en la cuenta. Desde este panel, el administrador puede buscar Read.ai. Tiene dos opciones: “Desactivar”, lo que suspende temporalmente la funcionalidad de la aplicación para todos los usuarios, o “Eliminar”, lo que desinstala y desautoriza por completo la aplicación para toda la cuenta.31
Configuraciones de seguridad proactivas: Además de la gestión de aplicaciones, Zoom ofrece varias configuraciones de seguridad que pueden crear un entorno hostil para bots no deseados:
- Bloquear dominios específicos: Dentro del portal web principal de Zoom, en Administración de cuentas > Configuraciones de la cuenta > Reunión > Seguridad, hay una opción para “Bloquear a los usuarios de dominios específicos para que no se unan a reuniones y seminarios web”. Agregar read.ai a esta lista puede evitar que el bot se autentique y se una, incluso si es invitado.15
- Exigir solo a usuarios autenticados: Exigir que todos los asistentes a la reunión inicien sesión en una cuenta de Zoom es otra barrera fuerte. Esta configuración, también ubicada en la pestaña Seguridad, evita que invitados anónimos o no verificados (incluidos muchos servicios de bots) se unan a las reuniones.16

4.2: Bloqueo de Read.ai en Google Workspace (Control centralizado de API)

Los administradores de Google Workspace pueden gestionar de forma centralizada el acceso a aplicaciones de terceros controlando los permisos de API subyacentes otorgados a través de OAuth.

Navegación por la Consola de administración de Google: El proceso comienza en el centro administrativo central, admin.google.com.
Búsqueda y bloqueo de la aplicación: El administrador debe navegar por la siguiente ruta: Seguridad > Control de acceso y datos > Controles de API. Dentro de esta sección, el enlace Administrar acceso a aplicaciones de terceros muestra una lista de todas las aplicaciones que han recibido acceso OAuth a los datos de la organización.34 El administrador puede buscar Read.ai en esta lista. Una vez encontrado, hacer clic en la aplicación y cambiar su nivel de acceso a “Bloqueado” revocará sus permisos en todo el inquilino y evitará que cualquier usuario la vuelva a autorizar en el futuro.36
Política proactiva: Para una seguridad mejorada, los administradores pueden configurar políticas de acceso a API predeterminadas para restringir los servicios de Google (como Gmail, Calendar o Drive) a los que las aplicaciones de terceros pueden acceder de forma predeterminada. Esto permite que la organización opere desde una postura de “menor privilegio” más segura, limitando el impacto potencial de cualquier integración de aplicación individual.38

4.3: Análisis profundo: Una defensa multicapa para Microsoft 365 y Teams

Bloquear eficazmente una aplicación como Read.ai en el ecosistema de Microsoft 365 es notoriamente complejo y es un tema frecuente de frustración en las comunidades de administradores.4 La razón de esta complejidad es un principio arquitectónico fundamental: la separación del componente orientado al usuario de una aplicación de su identidad y permisos de backend. Un bloqueo exitoso requiere abordar lo que se puede considerar como un “dragón de dos cabezas”:

La aplicación de Teams: Se trata de la integración orientada al usuario visible en el cliente de Teams y gestionada en el Centro de administración de Teams.
La aplicación empresarial: Se trata del principal de servicio de backend en Microsoft Entra ID (anteriormente Azure AD) que contiene los permisos reales (concesiones de consentimiento OAuth) para acceder a datos como calendarios y unirse a reuniones.

Bloquear simplemente la aplicación de Teams es un error común. Solo elimina el elemento de la interfaz de usuario de Teams, pero no revoca los permisos subyacentes. El bot, que todavía tiene permisos válidos en Entra ID, puede seguir leyendo el calendario del usuario y unirse a reuniones directamente a través de una URL. Una solución completa y permanente requiere acciones en ambos centros de administración.

4.3.1: El Centro de administración de Teams (La puerta principal)

El primer paso es bloquear la aplicación orientada al usuario. Esto evita nuevas instalaciones y elimina la aplicación de la vista del usuario dentro de Teams.

Navegue al Centro de Administración de Teams en admin.teams.microsoft.com.
Bloqueo a nivel de organización: El enfoque más directo es ir a Aplicaciones de Teams > Administrar aplicaciones. Aquí, un administrador puede buscar Read.ai y seleccionar la opción “Bloquear”. Esta acción bloquea la aplicación para toda la organización.40 Para un cierre más amplio, la configuración de aplicaciones a nivel de organización en esta página permite a un administrador desactivar todas las aplicaciones de terceros con un solo interruptor.
Políticas de permisos de aplicaciones: Para un control más detallado, un administrador puede navegar a Aplicaciones de Teams > Políticas de permisos. Aquí, pueden crear una nueva política o editar una existente para bloquear explícitamente la aplicación Read.ai. Luego, se debe asignar esta política a todos los usuarios relevantes para que surta efecto. Este método es útil en entornos complejos donde diferentes grupos de usuarios pueden tener diferentes permisos de aplicaciones.28

4.3.2: Centro de Administración de Microsoft Entra (La sala de máquinas)

Esta es la parte más crítica y a menudo olvidada del proceso. Aquí es donde se revoca el poder real de la aplicación.

Navegue al Centro de Administración de Microsoft Entra en entra.microsoft.com.
Encuentre la aplicación empresarial: Vaya a Identidad > Aplicaciones > Aplicaciones empresariales. En la lista de todas las aplicaciones, busque “Read Meeting Navigator”.39
Revocar permisos: Una vez dentro de la configuración de la aplicación, vaya a la pestaña Permisos. Esta pantalla mostrará todos los permisos delegados y de aplicación que se han otorgado a la aplicación. Un administrador debe revisar sistemáticamente estos permisos y revocarlos. Este paso es crucial ya que corta la capacidad de la aplicación de acceder a los datos de Microsoft 365.39
Eliminar asignaciones de usuarios: Luego, navegue a la pestaña Usuarios y grupos. Seleccione todos los usuarios y grupos que se han asignado a esta aplicación y elimínelos. Esto garantiza que la aplicación ya no pueda actuar en nombre de estos usuarios.39
Desactivar el inicio de sesión y eliminar: Finalmente, vaya a la pestaña Propiedades. Establezca la opción “¿Habilitado para que los usuarios inicien sesión?” en No. Esto desactiva efectivamente la aplicación. Para una solución permanente e irreversible, use la opción “Eliminar” para quitar por completo la aplicación empresarial del inquilino. Esto borra su identidad y todas las configuraciones asociadas.39

4.3.3: Reforzamiento proactivo del inquilino (Prevención del próximo “Read.ai”)

El problema de los tomadores de notas de IA no deseados es un catalizador que obliga a las organizaciones a madurar desde un modelo de adopción de aplicaciones permisivo y dirigido por el usuario hasta un marco de TI gobernado centralmente y centrado en la seguridad. El auge de herramientas de IA poderosas que solicitan permisos amplios, como leer todos los correos electrónicos o grabar todas las reuniones, cambia fundamentalmente el cálculo de riesgos.4 El consentimiento de un solo usuario ahora puede crear un riesgo significativo de filtración de datos o incumplimiento normativo. Estas herramientas sirven como un llamado de atención, obligando a los administradores a confrontar configuraciones permisivas heredadas y adoptar un enfoque de cero confianza para la gobernanza de aplicaciones.

Configurar el consentimiento del usuario: La medida preventiva definitiva es cambiar la forma en que los usuarios pueden dar su consentimiento a nuevas aplicaciones. En el Centro de Administración de Entra, navegue a Aplicaciones empresariales > Consentimiento y permisos > Configuraciones de consentimiento del usuario. La configuración predeterminada suele ser “Permitir el consentimiento del usuario para las aplicaciones”. Cambiar esto a “No permitir el consentimiento del usuario” es el paso más efectivo que una organización puede tomar para prevenir la propagación de aplicaciones no revisadas.4
Implementar el flujo de trabajo de consentimiento del administrador: Cuando se desactiva el consentimiento del usuario, los usuarios que intenten autorizar una nueva aplicación recibirán un mensaje para solicitar la aprobación del administrador. Esto activa el flujo de trabajo de consentimiento del administrador, que otorga a TI un control completo y centralizado sobre el ecosistema de aplicaciones. Este flujo de trabajo elimina el problema del “juego de gato y ratón” en el que los administradores están constantemente persiguiendo y bloqueando nuevas aplicaciones no deseadas después de que ya han sido introducidas en el entorno.28
Bloqueo de URL (complementario): Como capa de defensa adicional, los administradores pueden bloquear el dominio *.read.ai en la Lista de permitidos/bloqueados del inquilino del portal de Microsoft Defender. Si bien esto no bloquea la aplicación en sí, evita que los usuarios accedan al sitio web de Read.ai desde enlaces en correos electrónicos, cortando un vector común para que los usuarios se registren o vuelvan a interactuar con el servicio.28

V. Conclusión: Fomentar una cultura de reuniones segura y intencional

El desafío de gestionar asistentes de IA no invitados como Read.ai es más que un fastidio técnico; es una señal clara de una nueva era en la colaboración laboral, una en la que las líneas entre la mejora de la productividad y la seguridad de los datos se difuminan cada vez más. El camino para recuperar el control requiere una estrategia deliberada y multifacética que empodere tanto a los usuarios individuales como a los administradores organizacionales.

Para los individuos, la solución radica en asumir la propiedad de su huella digital. Esto implica entender cómo las integraciones de calendario otorgan permisos, saber cómo ajustar la configuración de la cuenta para desactivar comportamientos automáticos y, en última instancia, tener el conocimiento para revocar el acceso y eliminar cuentas por completo. Para los administradores, la tarea es pasar de una postura de seguridad reactiva a proactiva. Las estrategias más efectivas implican bloquear aplicaciones no deseadas tanto en la puerta de enlace de aplicaciones (Centro de Administración de Teams, Marketplace de Zoom) como en la capa de identidad (Microsoft Entra ID, Controles de API de Google). La solución definitiva, sin embargo, es un cambio estratégico en la gobernanza de TI: desactivar el consentimiento generalizado de los usuarios para aplicaciones de terceros e implementar un flujo de trabajo centralizado de consentimiento de administrador. Esto transforma el modelo de seguridad de uno de perseguir amenazas a uno de verificar y aprobar herramientas antes de que ingresen al ecosistema.

El problema específico de Read.ai sirve como un plan maestro para gestionar la próxima ola de herramientas de productividad de IA. La frustración de “golpear al topo” expresada por los administradores es un síntoma de un modelo de seguridad permisivo que ya no es adecuado para la era de la IA poderosa y sedienta de datos.28 Al establecer políticas claras para verificar, aprobar y gestionar la IA de terceros, las organizaciones pueden crear un marco que abraza la innovación sin sacrificar la seguridad. Esto fomenta una cultura de intencionalidad, donde las herramientas utilizadas en el espacio de trabajo digital están allí por elección deliberada, no por accidente. A medida que las organizaciones navegan por este nuevo paisaje, elegir plataformas que se construyan con un enfoque en el control explícito del usuario y la operación transparente será primordial para construir un entorno colaborativo productivo, seguro y confiable.

Trabajos citados

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Resúmenes de reuniones, informes, grabación, optimización - Read AI, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://www.read.ai/meeting-reports
Asistente virtual para reuniones, temporizador de reuniones, tiempo de conversación, notas - Read AI, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://www.read.ai/assistant
Read.AI y otras aplicaciones de toma de notas - ideas de eliminación : r/sysadmin, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://www.reddit.com/r/sysadmin/comments/1m1duqi/readai_and_other_note_taking_apps_removal_ideas/
El tomador de notas de reuniones y asistente AI centrado en la privacidad - Read AI, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://www.read.ai/articles/read-ai-the-privacy-first-meeting-notetaker-and-ai-assistant
Medición de reuniones centrada en la privacidad - Read AI, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://www.read.ai/privacy
¿Cómo conecto mi calendario a Read? - Soporte de Read, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/26340445031443-How-do-I-connect-my-calendar-to-Read
Integrar informes y resúmenes de reuniones de Read en aplicaciones, plataformas y CRM - Read AI, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://www.read.ai/integrations
¿Cómo elimino o detengo a Read para que no se una a las reuniones? – Centro de ayuda de Read - Soporte de Read, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/23222131547795-How-do-I-remove-or-stop-Read-from-joining-meetings
Bloquear a read.ai y otros bots de participantes externos que se unen - Microsoft Learn, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/2202096/block-read-ai-and-other-bots-from-external-joining
Información general sobre seguridad y privacidad - Soporte de Read, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/25702259763091-Security-Privacy-Overview
Google Meet, Google Calendar, Gmail, extensión de Chrome - Read AI, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://www.read.ai/google
Conectar Read AI a Microsoft Teams – Centro de ayuda de Read, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/44022838331667-Connecting-Read-AI-to-Microsoft-Teams
Centro de cuenta y privacidad | Administra tus datos con Read AI, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://www.read.ai/account-and-privacy-center
Artículo - ¿Cómo protejo mi sesión de Zoom… - help.illinois.edu, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://help.uillinois.edu/TDClient/38/uis/KB/ArticleDet?ID=2861
Estrategias para bloquear bots de AI en sesiones de Zoom - Universidad de Cornell, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://it.cornell.edu/zoom/zoom-block-ai-bots
Usar el complemento de Read para Google Meet (Grabación nativa), accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/42785087487251-Using-Read-s-add-on-for-Google-Meet-Native-Recording
No quiero que Read se una a todas mis reuniones, ¿cuáles son mis opciones? - Soporte de Read, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/15107064280851-I-don-t-want-Read-to-join-all-my-meetings-what-are-my-options
¿Estás siendo acosado por Read.ai? Pasos para eliminar tu cuenta de Read.ai - Blogs de Chapman, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://blogs.chapman.edu/academics/2025/07/23/being-stalked-by-read-ai-steps-to-remove-your-read-ai-account/
¿Cómo me deshago de read.ai? - Administradores de Marketplace - Foro de desarrolladores de Zoom, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://devforum.zoom.us/t/how-to-get-rid-of-read-ai/101996
¿Cómo elimino mi cuenta? – Centro de ayuda de Read - Soporte de Read, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.read.ai/hc/en-us/articles/12616698040339-How-do-I-delete-my-account
Artículo - Eliminación y retiro de Read.ai - Universidad Estatal de Minnesota, Mankato, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://services.mnsu.edu/TDClient/30/Portal/KB/ArticleDet?ID=1341
Eliminar “Read AI” de la cuenta - Foro de desarrolladores de Zoom, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://devforum.zoom.us/t/remove-read-ai-from-account/126351
Eliminar todo acceso de AI a los datos de mi cuenta de gmail. - Comunidad de búsqueda de Google, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.google.com/websearch/thread/325316228/remove-all-ai-access-to-from-my-gmail-account-s-data?hl=en
Eliminar aplicaciones de terceros del Control de acceso a aplicaciones - xFanatical, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://xfanatical.com/blog/remove-third-party-apps-from-app-access-control/
Editar o revocar permisos de aplicaciones en el portal Mis aplicaciones - Soporte de Microsoft, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.microsoft.com/en-us/account-billing/edit-or-revoke-application-permissions-in-the-my-apps-portal-169be2b4-ee26-4338-aea8-d19bb2f329ee
Artículo - Eliminar resúmenes de reuniones de Read.AI… - Universidad de Pittsburgh, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://services.pitt.edu/TDClient/33/Portal/KB/ArticleDet?ID=1861
Eliminando Read.AI de Teams. Para toda la organización.. nuevo : r/Office365 - Reddit, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://www.reddit.com/r/Office365/comments/1kzb8sw/removing_readai_from_teams_for_the_entire/
Implementación de administradores de aplicaciones de Zoom, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0061035
Aprobación de aplicaciones y gestión de solicitudes de aplicaciones - Soporte de Zoom, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0062300
Gestión de administradores del Marketplace de aplicaciones de Zoom - Soporte de Zoom, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0060122
¿Cómo evitar que herramientas de AI se unan a tu reunión de Zoom - Base de conocimientos de ITS de Cal Poly, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://calpoly.atlassian.net/wiki/spaces/CPKB/pages/2636873729/How+to+Prevent+and+Remove+Unapproved+AI+Apps+and+Tools+from+Zoom+Meetings
Bloqueo de usuarios en dominios específicos - Soporte de Zoom, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0063852
Controlar qué aplicaciones acceden a los datos de Google Workspace - Ayuda de Google, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://support.google.com/a/answer/7281227?hl=en
Bloquear aplicaciones de terceros en Google Workspace - Trelica, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://help.trelica.com/hc/en-us/articles/7738993532189-Block-third-party-apps-in-Google-Workspace
Bot de Read.ai, ¿cómo se bloquea esto para toda la organización? : r/gsuite - Reddit, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1bkcz4z/readai_bot_how_do_you_block_this_for_the_whole/
¿Puedo eliminar a Read.ai de nuestros calendarios? - gsuite - Reddit, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1g6n6kq/can_i_expunge_readai_from_our_calendars/
Administrador de Google Workspace - Gestionar el acceso a aplicaciones de terceros no configuradas, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://mh.my.site.com/DTS/s/article/Google-Workspace-Admin-Manage-Access-to-Unconfigured-Third-Party-Apps
Eliminando Read.AI de Teams. Para toda la organización. : r …, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://www.reddit.com/r/Office365/comments/170gh1g/removing_readai_from_teams_for_the_entire/
Administrar tus aplicaciones en el centro de administración de Microsoft Teams - Microsoft …, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-apps
Gestionar políticas de permisos de aplicaciones en Microsoft Teams - Microsoft Learn, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
read,ai - Microsoft Q&A, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4430001/read-ai
No puedo deshacerme del complemento Read Ai en Teams - Microsoft Q&A, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4413868/cannot-get-rid-of-read-ai-addon-in-teams
Revisar los permisos otorgados a aplicaciones empresariales - Microsoft Entra ID, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/manage-application-permissions
Restringir una aplicación de Microsoft Entra a un conjunto de usuarios - Identidad de Microsoft …, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/howto-restrict-your-app-to-a-set-of-users
Configurar cómo los usuarios dan su consentimiento a las aplicaciones - Microsoft Entra ID, accedido el 12 de septiembre de 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/configure-user-consent

El invitado no deseado: Tu guía completa para detener a Read.ai de unirse a tus reuniones

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