अनिमंत्रित अतिथि: Read.ai को अपनी मीटिंग्स में शामिल होने से रोकने के लिए आपका पूर्ण मार्गदर्शक

I. परिचय: अपने डिजिटल मीटिंग रूम पर नियंत्रण वापस पाना

एक संवेदनशील रणनीति मीटिंग चल रही है। नेतृत्व टीम गहरी चर्चा में है कि अचानक एक नया प्रतिभागी शामिल होता है—“Read.ai Notetaker”। प्रवाह टूट जाता है, और कॉल के माध्यम से सवालों की लहर फैलती है: किसने इसे आमंत्रित किया? क्या यह रिकॉर्ड कर रहा है? हम इसे कैसे बाहर निकालें? यह परिदृश्य तेजी से आम हो रहा है, जो उत्पादकता के लिए डिज़ाइन किए गए टूल को व्यवधान और सुरक्षा चिंता के स्रोत में बदल रहा है।

Read.ai कई AI-संचालित मीटिंग सहायकों में से एक है जो स्वचालित रूप से वर्चुअल मीटिंग्स में शामिल होने, रीयल-टाइम ट्रांसक्रिप्शन प्रदान करने और एक्शन आइटम्स के साथ सारांश तैयार करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।1 सिद्धांत रूप में, यह प्रतिभागियों को नोट-टेकिंग के बोझ से मुक्त करने और कॉर्पोरेट ज्ञान का एक खोज योग्य संग्रह बनाने का वादा करता है।3 हालांकि, कई लोगों के लिए वास्तविकता एक अनिमंत्रित अतिथि का अनुभव है, एक लगातार बॉट जो मेजबान की स्पष्ट, उसी समय की सहमति के बिना गोपनीय चर्चाओं में दिखाई देता है। इसने काफी हताशा पैदा की है, विशेष रूप से सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटरों के बीच जिन्हें अपने संगठन के डिजिटल संचारों की सुरक्षा और अखंडता बनाए रखने का काम सौंपा गया है।4

इस गाइड द्वारा हल की जाने वाली केंद्रीय रहस्य दोहरा है: यह बॉट मीटिंग में कैसे आया, और सबसे महत्वपूर्ण बात, इसे हमेशा के लिए कैसे रोका जा सकता है? यह लेख व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं और IT एडमिनिस्ट्रेटरों दोनों के लिए Read.ai को Zoom, Google Meet और Microsoft Teams पर सभी मीटिंग्स से समझने, प्रबंधित करने और स्थायी रूप से अवरुद्ध करने के लिए अंतिम, व्यापक मार्गदर्शक के रूप में काम करता है। यह जटिल Microsoft 365 वातावरण पर एक विशेष, गहन फोकस प्रदान करता है, एक ऐसा परिदृश्य जो अक्सर अनुभवी एडमिनिस्ट्रेटरों को भी चक्कर में डालता है, ताकि एक निश्चित, बहु-स्तरीय समाधान प्रदान किया जा सके।

टूल के स्व-घोषित “गोपनीयता-प्रथम” रुख और इसे “अनिमंत्रित अतिथि” के रूप में महसूस करने वाले व्यापक उपयोगकर्ता अनुभव के बीच का संघर्ष एक महत्वपूर्ण विश्वास अंतर प्रकट करता है।5 यह केवल एक तकनीकी गड़बड़ी नहीं है; यह उपयोगकर्ता अनुभव डिजाइन और सहमति मॉडल में एक मूलभूत असंतुलन की ओर इशारा करता है। जबकि Read.ai का दस्तावेज़ उपयोगकर्ता नियंत्रण, सहमति और पारदर्शिता पर जोर देता है, यह कहते हुए कि “रिकॉर्डिंग के लिए सहमति की आवश्यकता है” और “आसान ऑप्ट-आउट” का वादा करता है, उपयोगकर्ता की धारणा अक्सर आक्रमण और नियंत्रण की कमी की होती है।6 मूल कारण एक विशेष डिजाइन विकल्प है: बॉट के ऑटो-ज्वाइन फ़ंक्शन को खाता साइनअप के दौरान दी गई एक बार कैलेंडर एकीकरण सहमति से लिंक करना, बजाय मेजबान के लिए प्रति मीटिंग संकेत की आवश्यकता के। यह “एक बार सहमति, हमेशा कार्य करें” मॉडल का मतलब है कि एक उपयोगकर्ता व्यापक अनुमतियां दे सकता है बिना पूरी तरह से परिणाम को समझे, कि बॉट डिफ़ॉल्ट रूप से सभी भविष्य की मीटिंग्स में शामिल होने का प्रयास करेगा। यह मॉडल प्रति सत्र नियंत्रण की उपयोगकर्ता की अपेक्षा के विरुद्ध है, जिससे गोपनीयता के आक्रमण की भावना होती है, भले ही यह तकनीकी रूप से “किसी बिंदु पर सहमति” दी गई हो।

II. मूल कारण: Read.ai अपनी मीटिंग्स में कैसे और क्यों शामिल होता है

Read.ai को प्रभावी रूप से रोकने के लिए, किसी को पहले इसके प्रवेश तंत्र को समझना चाहिए। प्राथमिक मार्ग एक सुरक्षा दोष नहीं बल्कि उपयोगकर्ता कैलेंडरों, जैसे Google Calendar और Microsoft Outlook के साथ इसके गहरे एकीकरण की एक सुविधा है।7 जब एक उपयोगकर्ता Read.ai खाता बनाता है, तो ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया में एक प्रमुख कदम सेवा को उनके कैलेंडर इवेंट्स को एक्सेस और पढ़ने की अनुमति देना है। यह अनुमति मास्टर कुंजी है जो Read Assistant बॉट को यह जानने की अनुमति देती है कि मीटिंग्स कब और कहां हो रही हैं।

सबसे महत्वपूर्ण और अक्सर गलत समझा जाने वाला अवधारणा यह है कि बॉट को कैसे ट्रिगर किया जाता है। Read.ai बॉट स्वचालित रूप से मीटिंग में शामिल होगा यदि कैलेंडर इंवाइट पर कोई भी एक व्यक्ति—सिर्फ मेजबान या मीटिंग आयोजक नहीं—के पास “ऑटो-ज्वाइन” सुविधा सक्षम के साथ Read.ai खाता है।9 यह प्रतिभागी एक अनजाने में ट्रोजन हॉर्स के रूप में काम करता है। एक बाहरी मेहमान, एक अलग विभाग में एक नया कर्मचारी, या मीटिंग चेन में कोई भी प्रतिभागी अनजाने में बॉट को एक गोपनीय चर्चा में ला सकता है, जो मीटिंग मेजबान को पूरी तरह से अनजान होता है। यह मॉडल मीटिंग के पारंपरिक सुरक्षा पैराडाइम को मूल रूप से तोड़ देता है, जहां मेजबान अंतिम गेटकीपर के रूप में कार्य करता है। केंद्रीकृत नियंत्रण के बजाय, यह मॉडल इसे इंवाइट पर हर एक व्यक्ति की व्यक्तिगत ऐप सेटिंग्स पर विकेंद्रित करता है, जिसमें बाहरी वेंडर और साझेदार भी शामिल हैं, जिससे एक महत्वपूर्ण और अक्सर अदृश्य संगठनात्मक जोखिम पैदा होता है। संगठन की मीटिंग सुरक्षा अब इसकी अपनी नीतियों या इसके मेजबानों की परिश्रम से नहीं, बल्कि मीटिंग में आमंत्रित प्रत्येक व्यक्ति की व्यक्तिगत ऐप सेटिंग्स से निर्धारित होती है। यह प्रणालीगत जोखिम इस बात को रेखांकित करती है कि संगठन के लिए व्यक्तिगत स्तर के फिक्स अक्सर अपर्याप्त होते हैं और प्रशासनिक अवरोधन आवश्यक हो जाता है।

सौभाग्य से, स्रोत की पहचान करने का एक तरीका है। अधिकांश मामलों में, जब रीड असिस्टेंट मीटिंग में शामिल होता है, तो यह चैट में एक संदेश पोस्ट करता है जो स्पष्ट रूप से कहता है, “मुझे [उपयोगकर्ता के नाम] द्वारा आमंत्रित किया गया था”।9 यह संदेश साक्ष्य का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, जो उपयोगकर्ताओं को यह समझने की शक्ति देता है कि बॉट की उपस्थिति एक यादृच्छिक घुसपैठ नहीं है बल्कि सीधे किसी विशेष प्रतिभागी के खाते की सेटिंग्स से जुड़ी हुई है। यह सामान्य भ्रम के बजाय एक लक्ष्य-निर्दिष्ट बातचीत या कार्रवाई की अनुमति देता है।

जबकि कैलेंडर-आधारित ऑटो-ज्वाइन सबसे सामान्य और हैरान करने वाला परिदृश्य है, अन्य प्रवेश वैक्टर मौजूद हैं। किसी उपयोगकर्ता के पास रीड AI क्रोम एक्सटेंशन इंस्टॉल हो सकता है, जो मीटिंग्स का पता लगा सकता है और बॉट को जोड़ने के लिए वन-क्लिक विकल्प प्रदान कर सकता है।12 इसके अलावा, मीटिंग में पहले से मौजूद कोई प्रतिभागी रीड.ai को चल रहे सत्र में मैन्युअल रूप से जोड़ सकता है।13 हालांकि, यह स्वचालित, कैलेंडर-संचालित व्यवहार है जो सबसे व्यापक समस्याओं का कारण बनता है।

III. व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के लिए एक मार्गदर्शिका: तत्काल और स्थायी कार्रवाई करना

यह खंड किसी भी व्यक्तिगत व्यक्ति के लिए डिज़ाइन किया गया है जो तकनीकी विशेषज्ञता की परवाह किए बिना रीड.ai को अपनी मीटिंग्स में शामिल होने से रोकना चाहता है। समाधानों को तत्कालता के क्रम में प्रस्तुत किया गया है, त्वरित, तत्काल समाधानों से लेकर स्थायी, स्थायी कार्रवाइयों तक।

निम्नलिखित तालिका प्लेटफॉर्म और स्थायित्व के अनुसार वर्गीकृत सभी उपलब्ध कार्रवाइयों का एक उच्च-घनत्व सारांश प्रदान करती है। यह एक उपयोगकर्ता को निम्नलिखित विस्तृत निर्देशों में गहराई से जाने से पहले अपनी जरूरतों के लिए सही समाधान की तत्काल पहचान करने की अनुमति देता है।

तालिका: रीड.ai को हटाने के लिए उपयोगकर्ता का त्वरित-कार्रवाई मार्गदर्शिका

कार्रवाई	गूगल मीट	ज़ूम	माइक्रोसॉफ्ट टीम्स	स्थायित्व स्तर
मीटिंग के दौरान हटाना	रीड आइकन पर क्लिक करें > ‘साझाकरण बंद करें’ या चैट कमांड का उपयोग करें।	प्रतिभागी सूची से हटाएं या चैट कमांड का उपयोग करें।	प्रतिभागी सूची से हटाएं या चैट कमांड का उपयोग करें।	अस्थायी (प्रति-मीटिंग)
रीड.ai सेटिंग्स समायोजित करें	रीड.ai में लॉग इन करें > खाता सेटिंग्स > ‘ऑटो-ज्वाइन मीटिंग्स’ को अक्षम करें।	रीड.ai में लॉग इन करें > खाता सेटिंग्स > ‘ऑटो-ज्वाइन मीटिंग्स’ को अक्षम करें।	रीड.ai में लॉग इन करें > खाता सेटिंग्स > ‘ऑटो-ज्वाइन मीटिंग्स’ को अक्षम करें।	उच्च (उपयोगकर्ता-नियंत्रित)
प्लेटफॉर्म एक्सेस रद्द करें	गूगल खाता > सुरक्षा > तीसरे-पक्ष के ऐप्स > एक्सेस हटाएं।	ज़ूम मार्केटप्लेस > प्रबंधन > जोड़े गए ऐप्स > हटाएं।	माइक्रोसॉफ्ट माई ऐप्स > ‘रीड मीटिंग नेविगेटर’ > रद्द करें और हटाएं।	बहुत उच्च
पूर्ण खाता हटाना	रीड.ai में लॉग इन करें > खाता सेटिंग्स > उन्नत > खाता हटाएं।	रीड.ai में लॉग इन करें > खाता सेटिंग्स > उन्नत > खाता हटाएं।	रीड.ai में लॉग इन करें > खाता सेटिंग्स > उन्नत > खाता हटाएं।	स्थायी (अपने खाते के लिए)

3.1: तत्काल समाधान (मीटिंग के दौरान)

जब रीड.ai लाइव मीटिंग में अप्रत्याशित रूप से दिखाई देता है, तो कोई भी प्रतिभागी या होस्ट कई तत्काल कार्रवाइयां कर सकता है।

• चैट कमांड का उपयोग करना: रीड.ai में त्वरित नियंत्रण के लिए अंतर्निहित चैट कमांड हैं। दो प्राथमिक कमांडों के बीच एक महत्वपूर्ण अंतर है। मीटिंग चैट में ‘read stop’ टाइप करने से बॉट को कॉल से हटा दिया जाएगा लेकिन यह अभी भी मीटिंग के उस हिस्से के लिए रिपोर्ट उत्पन्न करेगा जिसमें यह शामिल था। अधिक पूर्ण हटाने के लिए, ‘opt out’ टाइप करना या बॉट के परिचय संदेश में ऑप्ट-आउट लिंक पर क्लिक करने से न केवल बॉट को हटाया जाएगा बल्कि उस विशेष मीटिंग से एकत्र किए गए सभी डेटा को भी हटा दिया जाएगा, जिससे कोई रिपोर्ट उत्पन्न नहीं होती है।6
• मैन्युअल हटाना (होस्ट): मीटिंग होस्ट रीड.ai बॉट को किसी अन्य प्रतिभागी की तरह हटा सकता है। ज़ूम, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, या गूगल मीट में प्रतिभागी सूची खोलकर, होस्ट “रीड.ai नोटटेकर” को ढूंढ सकता है, इसके नाम के बगल में विकल्पों पर क्लिक कर सकता है, और “रिमूव” या “ईजेक्ट” का चयन कर सकता है।15
• गूगल मीट की विशेषताएं: गूगल मीट के साथ कुछ एकीकरणों में प्रतिभागी सूची में कोई दृश्यमान बॉट शामिल नहीं होता है। इन मामलों में, स्क्रीन के ऊपर-दाएं कोने में एक रीड.ai आइकन दिखाई देगा। कोई भी प्रतिभागी इस आइकन पर क्लिक करके ‘साझाकरण बंद करें’ का चयन करके रिकॉर्डिंग और डेटा कैप्चर प्रक्रिया को समाप्त कर सकता है।9

3.2: आपकी रीड.ai खाता सेटिंग्स: केंद्रीय नियंत्रण पैनल

रीड.ai को भविष्य की मीटिंग्स में शामिल होने से रोकने के लिए, रीड.ai खाते के भीतर सेटिंग्स को समायोजित करना सबसे प्रभावी कदम है।

• ऑटो-जॉइन को अक्षम करना: Read.ai वेबसाइट पर लॉग इन करें। अकाउंट सेटिंग्स > मीटिंग असिस्टेंट > ऑटो-जॉइन मीटिंग्स पर जाएं। यहां, उपयोगकर्ता ऑटो-जॉइन सुविधा को पूरी तरह से बंद कर सकता है। यह पृष्ठ अधिक विशेष “जॉइन प्रेफरेंस” भी प्रदान करता है, जैसे कि Read.ai को केवल आंतरिक मीटिंगों में या केवल तब जoin करने की अनुमति देना जब उपयोगकर्ता होस्ट हो, जो पूरी प्रतिबंध के बिना अधिक नियंत्रण प्रदान करता है।9
• अपने कैलेंडर पृष्ठ का प्रबंधन: मीटिंग-द्वारा-मीटिंग नियंत्रण के लिए, Read.ai डैशबोर्ड के अंदर का कैलेंडर पृष्ठ अमूल्य है। यह उपयोगकर्ता के सिंक किए गए कैलेंडर से सभी आगामी मीटिंगों को प्रदर्शित करता है और प्रत्येक के बगल में “Read जोड़ें?” लेबल वाला एक साधारण टॉगल प्रदान करता है। यह उपयोगकर्ता को किसी विशेष संवेदनशील मीटिंग के लिए Read.ai को मैन्युअल रूप से अक्षम करने की अनुमति देता है बिना उनकी वैश्विक ऑटो-जॉइन सेटिंग्स को बदले।18
• अधिकांश खातों की समस्या: एक सामान्य चिंता का स्रोत तब होता है जब कोई उपयोगकर्ता ऑटो-जॉइन को अक्षम करता है, फिर भी बॉट दिखाई देता रहता है और उन्हें आमंत्रक के रूप में नाम देता है। यह लगभग हमेशा इंगित करता है कि उपयोगकर्ता ने अनजाने में कई Read.ai खाते बना लिए हैं, उदाहरण के लिए, एक Google खाते के साथ साइन इन करके और दूसरा Microsoft खाते के साथ। इसे हल करने के लिए, उपयोगकर्ता को अपने सभी ईमेल इनबॉक्स में support@e.read.ai से स्वागत ईमेल खोजनी चाहिए ताकि प्रत्येक संबद्ध खाते की पहचान की जा सके और फिर सेटिंग्स को समायोजित करने या डुप्लिकेट को हटाने के लिए आगे बढ़ें।9

3.3: प्लेटफॉर्म स्तर पर एक्सेस रद्द करना

एक अधिक निर्णायक कदम स्रोत पर Read.ai और मीटिंग प्लेटफॉर्म के बीच के संबंध को तोड़ना है, प्रारंभ में दी गई अनुमतियों को रद्द करना।

• ज़ूम उपयोगकर्ताओं के लिए: marketplace.zoom.us पर जाकर ज़ूम ऐप मार्केटप्लेस पर जाएं। लॉग इन करने के बाद, शीर्ष-दाएं कोने में “प्रबंधन” पर क्लिक करें, फिर मेनू से “जोड़े गए ऐप्स” का चयन करें। एप्लिकेशन की सूची में Read.ai को ढूंढें और इसे पूरी तरह से प्राधिकरण रद्द करने के लिए “हटाएं” बटन पर क्लिक करें।20
• गूगल उपयोगकर्ताओं के लिए: myaccount.google.com पर गूगल अकाउंट सेटिंग्स पृष्ठ तक पहुंचें। सुरक्षा टैब पर जाएं और “तीसरे-पक्ष के ऐप्स और सेवाओं” शीर्षक वाले खंड तक स्क्रोल करें। यहां, गूगल अकाउंट तक पहुंच वाले सभी एप्लिकेशनों की एक सूची प्रदर्शित की जाएगी। Read.ai को ढूंढें और इसके विवरण देखने के लिए उस पर क्लिक करें, फिर इसकी पहुंच को हटाने के विकल्प का चयन करें।24
• माइक्रोसॉफ्ट उपयोगकर्ताओं के लिए: प्रक्रिया में माइक्रोसॉफ्ट “माई ऐप्स” पोर्टल शामिल है, जो myapps.microsoft.com पर पहुंच योग्य है। साइन इन करने के बाद, “Read Meeting Navigator” नाम के एक एप्लिकेशन की खोज करें। ऐप टाइल पर अक्षर (…) पर क्लिक करें, “अपने एप्लिकेशन का प्रबंधन करें” चुनें, फिर अनुमतियों को रद्द करने का चयन करें। अनुमतियों को रद्द करने के बाद, ऐप टाइल पर फिर से अक्षर पर क्लिक करके “हटाएं” चुनकर इसे पोर्टल से छिपाने की सिफारिश की जाती है।26

3.4: अंतिम समाधान: पूर्ण खाता हटाना

उन उपयोगकर्ताओं के लिए जो ने सेवा का उपयोग करना बंद करने का फैसला किया है, Read.ai खाते को हटाना सबसे स्थायी समाधान है ताकि यह सुनिश्चित हो कि बॉट कभी भी उनकी ओर से मीटिंग में शामिल न हो।

प्रक्रिया सरल है:

1. Read.ai खाते में लॉग इन करें।
2. अकाउंट सेटिंग्स पर जाएं और उन्नत टैब का चयन करें।
3. नीचे स्क्रोल करें और लाल “मेरा खाता हटाएं” बटन पर क्लिक करें।21

Read.ai एक “अकाउंट और गोपनीयता केंद्र” भी प्रदान करता है जहां उपयोगकर्ता अपना ईमेल पता दर्ज करके यह देख सकते हैं कि कोई खाता मौजूद है या नहीं और लॉग इन की आवश्यकता के बिना हटाने का अनुरोध कर सकते हैं।14

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि Read.ai कॉल में कैसे शामिल होता है। यदि कोई उपयोगकर्ता अपना खाता हटा देता है और बॉट फिर भी उनकी मीटिंगों में दिखाई देता है, तो यह तकनीकी विफलता नहीं है। यह निश्चित प्रमाण है कि मीटिंग के निमंत्रण पर कोई और व्यक्ति के पास अभी भी एक सक्रिय Read.ai खाता है जिसमें ऑटो-जॉइन सक्षम है।9 इस बिंदु पर, समस्या व्यक्तिगत खाता प्रबंधन से संगठनात्मक शासन की ओर स्थानांतरित हो जाती है, जिसके लिए प्रशासनिक हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है।

IV. प्रशासकों के लिए मार्गदर्शिका: अपने पूरे संगठन को सुरक्षित करना

व्यक्तिगत उपयोगकर्ता के समाधानों से आगे बढ़कर, पूरे संगठन को सुरक्षित करने के लिए मजबूत, लागू करने योग्य संगठनात्मक नीति आवश्यक है। प्रशासनिक कार्रवाई का मुख्य कारण डेटा लीकेज को रोकना, HIPAA या FERPA जैसे नियमों का पालन करना और अवांछित सॉफ्टवेयर के प्रबंधन से होने वाली उत्पादकता की हानि को समाप्त करना है।6

निम्नलिखित मैट्रिक्स प्रशासकों के लिए उच्च-स्तरीय रणनीतिक अवलोकन प्रदान करता है, जो ज़ूम, गूगल वर्कस्पेस और माइक्रोसॉफ्ट 365 के प्रशासनिक मॉडलों की तुलना करता है। यह तुरंत यह दर्शाता है कि कहां कार्रवाई की जानी चाहिए और यह स्पष्ट करता है कि माइक्रोसॉफ्ट इकोसिस्टम के लिए अधिक जटिल, बहु-स्तरीय दृष्टिकोण की आवश्यकता क्यों है।

प्लेटफॉर्म	प्राथमिक ऐप प्रबंधन कंसोल	पहचान और अनुमतियों का कंसोल	मुख्य उद्देश्य
Zoom	Zoom App Marketplace	N/A	ऐप्रूवल का प्रबंधन करें और पूरे अकाउंट के लिए ऐप को हटाएं।
Google Workspace	Google Admin Console	API Controls (Admin Console के अंदर)	अपनी अद्वितीय OAuth क्लाइंट ID के माध्यम से तीसरे पक्ष के ऐप को ब्लॉक करें।
Microsoft 365	Teams Admin Center	Microsoft Entra Admin Center	Teams ऐप को ब्लॉक करें और अंतर्निहित एंटरप्राइज़ एप्लिकेशन और उसकी अनुमतियों को हटाएं।

4.1: Zoom वातावरण में Read.ai को ब्लॉक करना (अकाउंट-स्तर का नियंत्रण)

Zoom के प्रशासकों के पास ऐप मार्केटप्लेस के अंदर शक्तिशाली, केंद्रीकृत टूल हैं जो Read.ai जैसे तीसरे पक्ष के इंटीग्रेशन को नियंत्रित करने के लिए हैं।

• ऐप्रूवल का प्रबंधन: सबसे प्रभावी सक्रिय कदम सभी नए ऐप्स के लिए एडमिन की मंजूरी की आवश्यकता है। Zoom मार्केटप्लेस (marketplace.zoom.us) में, एक प्रशासक Manage > Permissions पर जा सकता है और “Zoom App Marketplace पर सार्वजनिक रूप से सूचीबद्ध ऐप्स को एडमिन द्वारा अनुमोदित करने की आवश्यकता है” सेटिंग को सक्षम कर सकता है। यह वातावरण को एक अनुमति देने वाले मॉडल से “डिफ़ॉल्ट डेनी” मॉडल में बदल देता है, जहां उपयोगकर्ताओं द्वारा इंस्टॉल किए जाने से पहले आईटी को सभी एप्लिकेशनों की जांच करनी चाहिए।29
• ऐप को ब्लॉक करना/हटाना: पहले से ही वातावरण में मौजूद किसी ऐप से निपटने के लिए, Manage > Apps on Account पर जाएं। इस डैशबोर्ड से प्रशासक Read.ai को खोज सकता है। उनके पास दो विकल्प हैं: “अक्षम करें”, जो सभी उपयोगकर्ताओं के लिए ऐप की कार्यक्षमता को अस्थायी रूप से स्थगित करता है, या “हटाएं”, जो पूरे अकाउंट के लिए ऐप को पूरी तरह से अनइंस्टॉल करता है और प्राधिकरण रद्द करता है।31
• सक्रिय सुरक्षा सेटिंग्स: ऐप प्रबंधन के अलावा, Zoom कई सुरक्षा सेटिंग्स प्रदान करता है जो अवांछित बॉट्स के लिए प्रतिकूल वातावरण बना सकता है:
  • विशेष डोमेनों को ब्लॉक करें: मुख्य Zoom वेब पोर्टल के अंदर, Account Management > Account Settings > Meeting > Security के तहत, “मीटिंग और वेबिनार में शामिल होने से विशेष डोमेनों के उपयोगकर्ताओं को ब्लॉक करें” का विकल्प है। इस सूची में read.ai जोड़ने से बॉट को प्रमाणीकरण करने और शामिल होने से रोका जा सकता है, भले ही उसे आमंत्रित किया गया हो।15
  • केवल प्रमाणित उपयोगकर्ताओं को लागू करें: सभी मीटिंग के उपस्थितियों को Zoom अकाउंट में साइन इन करने की आवश्यकता होना एक और मजबूत बाधा है। सुरक्षा टैब के तहत भी यह सेटिंग, गुमनाम या अप्रमाणित मेहमानों—जिनमें कई बॉट सेवाओं को शामिल किया गया है—को मीटिंग में शामिल होने से रोकती है।16

4.2: Google Workspace में Read.ai को ब्लॉक करना (केंद्रीकृत API नियंत्रण)

Google Workspace के प्रशासक OAuth के माध्यम से दी गई अंतर्निहित API अनुमतियों को नियंत्रित करके तीसरे पक्ष के ऐप एक्सेस का केंद्रीकृत रूप से प्रबंधन कर सकते हैं।

• Google Admin Console में नेविगेट करना: प्रक्रिया केंद्रीय प्रशासनिक केंद्र, admin.google.com से शुरू होती है।
• ऐप को खोजना और ब्लॉक करना: प्रशासक को निम्न पथ के माध्यम से नेविगेट करना होगा: Security > Access and data control > API controls। इस खंड के अंदर, Manage Third-Party App Access लिंक संगठन के डेटा के लिए OAuth एक्सेस दी गई सभी एप्लिकेशनों की सूची प्रदर्शित करता है।34 प्रशासक इस सूची में Read.ai को खोज सकता है। एक बार पाया जाने पर, ऐप पर क्लिक करने और इसके एक्सेस स्तर को “ब्लॉक किया गया” में बदलने से इसकी अनुमतियों को टेनेंट-वाइड रद्द कर दिया जाएगा और भविष्य में किसी भी उपयोगकर्ता को इसे फिर से प्राधिकृत करने से रोका जाएगा।36
• सक्रिय नीति: बढ़ी हुई सुरक्षा के लिए, प्रशासक डिफ़ॉल्ट API एक्सेस नीतियों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं ताकि यह सीमित किया जा सके कि तीसरे पक्ष के ऐप डिफ़ॉल्ट रूप से कौन सी Google सेवाओं (जैसे Gmail, Calendar, या Drive) को एक्सेस कर सकते हैं। यह संगठन को अधिक सुरक्षित “कम से कम विशेषाधिकार” स्थिति से काम करने की अनुमति देता है, किसी एक ऐप इंटीग्रेशन के संभावित प्रभाव को सीमित करता है।38

4.3: गहराई से जानकारी: Microsoft 365 और Teams के लिए बहुस्तरीय सुरक्षा

Microsoft 365 इकोसिस्टम में Read.ai जैसे एप्लिकेशन को प्रभावी रूप से ब्लॉक करना प्रसिद्ध रूप से जटिल है और प्रशासक समुदायों में निराशा का अक्सर विषय है।4 इस जटिलता का कारण एक मुख्य स्थापत्य सिद्धांत है: किसी एप्लिकेशन के उपयोगकर्ता-सामने वाले घटक को उसकी बैकएंड पहचान और अनुमतियों से अलग करना। एक सफल ब्लॉक के लिए उसे संबोधित करने की आवश्यकता है जिसे “दो सिर वाला ड्रैगन” माना जा सकता है:

1. Teams ऐप: यह उपयोगकर्ता-सामने वाला इंटीग्रेशन है जो Teams क्लाइंट में दिखाई देता है और Teams Admin Center में प्रबंधित किया जाता है।
2. एंटरप्राइज़ एप्लिकेशन: यह Microsoft Entra ID (पूर्व में Azure AD) में एक बैकएंड सेवा प्रिंसिपल है जो कैलेंडर जैसे डेटा को एक्सेस करने और मीटिंग में शामिल होने के लिए वास्तविक अनुमतियां (OAuth सहमति अनुदान) रखता है।

केवल Teams ऐप को ब्लॉक करना एक सामान्य गलती है। यह केवल Teams से उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस तत्व को हटाता है, लेकिन यह अंतर्निहित अनुमतियों को रद्द नहीं करता है। बॉट, जो अभी भी Entra ID में वैध अनुमतियां रखता है, उपयोगकर्ता के कैलेंडर को पढ़ना जारी रख सकता है और सीधे URL के माध्यम से मीटिंग में शामिल हो सकता है। एक पूर्ण और स्थायी समाधान के लिए दोनों एडमिन केंद्रों में कार्रवाई की आवश्यकता है।

4.3.1: Teams Admin Center (फ्रंट डोर)

पहला कदम उपयोगकर्ता-सामने वाले एप्लिकेशन को ब्लॉक करना है। यह नई स्थापनाओं को रोकता है और टीम्स के भीतर उपयोगकर्ता के दृश्य से ऐप को हटा देता है।

• नेविगेट करें टीम्स एडमिन सेंटर पर admin.teams.microsoft.com पर।
• ऑर्ग-वाइड ब्लॉक: सबसे सीधा तरीका टीम्स ऐप्स > ऐप्स प्रबंधित करें जाना है। यहां, एक प्रशासक Read.ai की खोज कर सकता है और “ब्लॉक” विकल्प का चयन कर सकता है। यह क्रिया पूरे संगठन के लिए ऐप को ब्लॉक करती है।40 और अधिक व्यापक लॉकडाउन के लिए, इस पृष्ठ पर स्थित ऑर्ग-वाइड ऐप सेटिंग्स प्रशासक को एक ही टॉगल के साथ सभी तीसरे पक्ष के ऐप्स को अक्षम करने की अनुमति देती है।
• ऐप अनुमति नीतियां: अधिक सूक्ष्म नियंत्रण के लिए, एक प्रशासक टीम्स ऐप्स > अनुमति नीतियां पर जा सकता है। यहां, वे Read.ai ऐप को स्पष्ट रूप से ब्लॉक करने के लिए एक नई नीति बना सकते हैं या मौजूदा नीति को संपादित कर सकते हैं। यह नीति तब प्रभावी होने के लिए सभी संबंधित उपयोगकर्ताओं को असाइन की जानी चाहिए। यह तरीका जटिल वातावरणों में उपयोगी है जहां विभिन्न उपयोगकर्ता समूहों के पास अलग-अलग ऐप अनुमतियां हो सकती हैं।28

4.3.2: माइक्रोसॉफ्ट एंट्रा एडमिन सेंटर (द इंजन रूम)

यह प्रक्रिया का सबसे महत्वपूर्ण और अक्सर छूट जाने वाला हिस्सा है। यह वह जगह है जहां एप्लिकेशन की वास्तविक शक्ति को निरस्त किया जाता है।

• नेविगेट करें माइक्रोसॉफ्ट एंट्रा एडमिन सेंटर पर entra.microsoft.com पर।
• एंटरप्राइज़ एप्लिकेशन खोजें: आइडेंटिटी > एप्लिकेशन > एंटरप्राइज़ एप्लिकेशन पर जाएं। सभी एप्लिकेशनों की सूची में, “Read Meeting Navigator” की खोज करें।39
• अनुमतियां निरस्त करें: एप्लिकेशन की सेटिंग्स के अंदर जाने के बाद, अनुमतियां टैब पर जाएं। यह स्क्रीन ऐप को दी गई सभी प्रतिनिधि और एप्लिकेशन अनुमतियों को दिखाएगा। एक प्रशासक को इन अनुमतियों की व्यवस्थित रूप से समीक्षा करनी चाहिए और उन्हें निरस्त करना चाहिए। यह कदम महत्वपूर्ण है क्योंकि यह माइक्रोसॉफ्ट 365 डेटा तक पहुंचने की ऐप की क्षमता को काट देता है।39
• उपयोगकर्ता असाइनमेंट हटाएं: इसके बाद, उपयोगकर्ता और समूह टैब पर जाएं। इस एप्लिकेशन को असाइन किए गए सभी उपयोगकर्ताओं और समूहों को चुनें और उन्हें हटा दें। यह सुनिश्चित करता है कि एप्लिकेशन अब इन उपयोगकर्ताओं की ओर से कार्य नहीं कर सकता है।39
• साइन-इन अक्षम करें और हटाएं: अंत में, गुण टैब पर जाएं। “उपयोगकर्ताओं के लिए साइन-इन करने के लिए सक्षम?” विकल्प को नहीं पर सेट करें। यह प्रभावी रूप से एप्लिकेशन को निष्क्रिय कर देता है। स्थायी और अपरिवर्तनीय समाधान के लिए, टेनेंट से एंटरप्राइज़ एप्लिकेशन को पूरी तरह से हटाने के लिए “हटाना” विकल्प का उपयोग करें। यह इसकी पहचान और सभी संबंधित कॉन्फ़िगरेशन को मिटा देता है।39

4.3.3: पूर्वनिर्धारित टेनेंट हार्डनिंग (अगले “Read.ai” को रोकना)

अवांछित AI नोटकर्ताओं की समस्या एक उत्प्रेरक है जो संगठनों को अनुमतिपूर्ण, उपयोगकर्ता-संचालित ऐप अपनाने के मॉडल से केंद्रीय रूप से शासित, सुरक्षा-प्रथम आईटी फ्रेमवर्क की ओर परिपक्व होने के लिए मजबूर करती है। शक्तिशाली AI टूलों का उदय, जो व्यापक अनुमतियां मांगते हैं, जैसे कि सभी ईमेल पढ़ना या सभी मीटिंगों को रिकॉर्ड करना, जोखिम गणना को मूल रूप से बदल देता है।4 एकल उपयोगकर्ता की सहमति अब एक महत्वपूर्ण डेटा निकासी या अनुपालन जोखिम पैदा कर सकती है। ये टूल एक जागरूकता का संकेत करते हैं, जो प्रशासकों को पारंपरिक अनुमतिपूर्ण सेटिंग्स का सामना करने और एप्लिकेशन शासन के लिए शून्य-विश्वास दृष्टिकोण अपनाने के लिए मजबूर करते हैं।

• उपयोगकर्ता सहमति को कॉन्फ़िगर करें: अंतिम रोकथाम उपाय उपयोगकर्ताओं को नए एप्लिकेशनों के लिए सहमति देने के तरीके को बदलना है। एंट्रा एडमिन सेंटर में, एंटरप्राइज़ एप्लिकेशन > सहमति और अनुमतियां > उपयोगकर्ता सहमति सेटिंग्स पर जाएं। डिफ़ॉल्ट सेटिंग अक्सर “ऐप्स के लिए उपयोगकर्ता सहमति की अनुमति दें” होती है। इसे “उपयोगकर्ता सहमति की अनुमति न दें” पर बदलना एक संगठन द्वारा अनावर्तित एप्लिकेशनों के प्रसार को रोकने के लिए सबसे प्रभावी कदम है।4
• एडमिन सहमति वर्कफ़्लो लागू करें: जब उपयोगकर्ता सहमति अक्षम हो जाती है, तो नए ऐप को अधिकृत करने का प्रयास करने वाले उपयोगकर्ताओं को एडमिन की अनुमति का अनुरोध करने के लिए संकेत दिया जाएगा। यह एडमिन सहमति वर्कफ़्लो को ट्रिगर करता है, जो आईटी को एप्लिकेशन पारिस्थितिकी तंत्र पर पूर्ण, केंद्रीय नियंत्रण देता है। यह वर्कफ़्लो “वैक-ए-मोल” समस्या को समाप्त करता है जहां प्रशासक लगातार नए, अवांछित ऐप्स का पीछा करते हैं और उन्हें ब्लॉक करते हैं जब वे पहले ही वातावरण में पेश किए जा चुके हों।28
• यूआरएल ब्लॉकिंग (पूरक): रक्षा की एक अतिरिक्त परत के रूप में, प्रशासक माइक्रोसॉफ्ट डिफेंडर पोर्टल की टेनेंट अनुमति/ब्लॉक सूची में डोमेन *.read.ai को ब्लॉक कर सकते हैं। हालांकि यह ऐप को खुद नहीं ब्लॉक करता है, लेकिन यह उपयोगकर्ताओं को ईमेल में लिंक से Read.ai वेबसाइट तक पहुंचने से रोकता है, जो उपयोगकर्ताओं के लिए साइन अप करने या सेवा के साथ फिर से जुड़ने के लिए एक सामान्य माध्यम को काट देता है।28

V. निष्कर्ष: सुरक्षित और जानबूझकर मीटिंग संस्कृति को बढ़ावा देना

Read.ai जैसे अनावश्यक AI सहायकों के प्रबंधन की चुनौती एक तकनीकी उपद्रव से ज्यादा है; यह कार्यस्थल सहयोग के नए युग का स्पष्ट संकेत है, जहां उत्पादकता वृद्धि और डेटा सुरक्षा के बीच की रेखाएं तेजी से धुंधली हो रही हैं। नियंत्रण प्राप्त करने का मार्ग एक सोच-विचार के साथ, बहुआयामी रणनीति की आवश्यकता है जो व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं और संगठनात्मक प्रशासकों दोनों को सशक्त बनाती है।

व्यक्तियों के लिए, समाधान उनके डिजिटल फुटप्रिंट का स्वामित्व लेने में निहित है। इसमें समझना शामिल है कि कैलेंडर एकीकरण अनुमतियां कैसे देते हैं, खाते की सेटिंग्स को कैसे समायोजित करके स्वचालित व्यवहार को अक्षम किया जाए, और अंततः, एक्सेस को रद्द करने और खातों को पूरी तरह से हटाने का ज्ञान होना। प्रशासकों के लिए, कार्य प्रतिक्रियाशील से सक्रिय सुरक्षा स्थिति में जाना है। सबसे प्रभावी रणनीतियों में एप्लिकेशन गेटवे (टीम्स एडमिन सेंटर, जूम मार्केटप्लेस) और पहचान परत (माइक्रोसॉफ्ट एंट्रा आईडी, गूगल एपीआई कंट्रोल्स) दोनों पर अवांछित एप्लिकेशनों को अवरुद्ध करना शामिल है। हालांकि, अंतिम समाधान आईटी शासन में रणनीतिक बदलाव है: तीसरे पक्ष के एप्लिकेशनों के लिए व्यापक उपयोगकर्ता सहमति को अक्षम करना और केंद्रीकृत प्रशासक सहमति वर्कफ्लो लागू करना। यह सुरक्षा मॉडल को खतरों का पीछा करने वाले से बदलकर ऐसे में बदल देता है जहां उपकरणों को पारिस्थितिक तंत्र में प्रवेश करने से पहले उनकी जांच और अनुमोदन किया जाता है।

Read.ai की विशिष्ट समस्या AI उत्पादकता उपकरणों की अगली लहर के प्रबंधन के लिए एक ब्लूप्रिंट के रूप में काम करती है। प्रशासकों द्वारा व्यक्त की गई “व्हैक-ए-मोल” निराशा एक स्वीकार्य सुरक्षा मॉडल का लक्षण है जो शक्तिशाली, डेटा-लालची AI के युग के लिए अब पर्याप्त नहीं है।28 तीसरे पक्ष के AI की जांच, अनुमोदन और प्रबंधन के लिए स्पष्ट नीतियां स्थापित करके, संगठन एक ऐसा ढांचा बना सकते हैं जो सुरक्षा को नुकसान पहुंचाए बिना नवाचार को अपनाता है। यह जानबूझकरता की संस्कृति को बढ़ावा देता है, जहां डिजिटल कार्यस्थल में उपयोग किए जाने वाले उपकरण जानबूझकर चुने गए होते हैं, संयोग से नहीं। जैसे-जैसे संगठन इस नए परिदृश्य को नेविगेट करते हैं, स्पष्ट उपयोगकर्ता नियंत्रण और पारदर्शी संचालन पर ध्यान देने वाले प्लेटफार्मों का चयन एक उत्पादक, सुरक्षित और विश्वसनीय सहयोगी वातावरण बनाने के लिए सर्वोपरि होगा।

संदर्भित कार्य

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