不速之客：阻止 Fireflies.ai 进入会议的管理员完整指南

引言：AI 记录工具的兴起与管理员的困境

人工智能会议助手已成为强大的生产力工具，有望转录、总结和分析语音对话，从而减轻参与者手动记笔记的负担。1 Fireflies.ai 等平台与主要视频会议服务集成，提供自动操作项、可搜索的转录本和有价值的会议分析。1 然而，这些工具的便利性往往以组织治理、安全和隐私为代价。

对于系统管理员和 IT 专业人员而言，这些 AI 记录工具的表现与其说是得力助手，不如说是数字瘟疫。4 专业论坛中报告的一个常见且令人沮丧的现象是这些机器人的“病毒式”传播。5 一名员工使用 AI 记录工具参加与外部方的会议；之后，该机器人开始不请自来地出现在内部会议中，它已依附于该员工的账户，而员工往往并未完全了解或明确同意。5 这种类似恶意软件的行为给负责保护敏感企业数据的管理员带来了重大挑战。6

风险极高。不受管理的 AI 记录工具带来了巨大的安全风险，包括对机密讨论、知识产权甚至受保护的健康信息 (PHI) 的未经授权的记录和第三方存储。6 这种暴露可能导致严重的合规性违规，违反《健康保险流通与责任法案》(HIPAA) 和《通用数据保护条例》(GDPR) 等法规。5 本指南为个人和管理员提供了一个明确的、多层的策略，以重新控制其数字会议空间。它提供了针对 Google Meet、Zoom 的全面、特定平台的说明，并特别关注管理员报告的独特复杂性，重点介绍了 Microsoft Teams。

第 1 部分：了解威胁载体：Fireflies.ai 如何进入您的会议

要有效阻止不速之客，必须首先了解它可以使用的所有“入口”。Fireflies.ai 采用多种方法加入会议，从自动日历集成到按需手动邀请。了解这些载体是构建强大防御的第一步。

1. 日历集成（主要载体）

Fireflies.ai 用于加入会议的最常见且最持久的方法是通过与用户日历的直接集成。9 在注册过程中，用户会被提示连接其 Google 或 Outlook 帐户，授予应用程序 OAuth 权限以读取其日历数据。9 建立此连接后，Fireflies.ai 可以查看所有预定事件。根据用户在 Fireflies.ai 仪表板中的配置，机器人可以设置为自动加入该日历上任何包含网络会议链接（适用于 Zoom、Google Meet 或 Teams 等平台）的会议。3 这种“一劳永逸”的功能是机器人经常意外出现的主要原因，因为用户可能不记得启用了此设置或不了解其深远影响。

2. 直接邀请（手动覆盖）

即使用户已配置其帐户以防止自动加入，任何会议参与者都可以手动邀请 Fireflies.ai 记录工具。只需将机器人的电子邮件地址 fred@fireflies.ai 添加为日历事件的嘉宾即可。1 平台将此邀请视为与其他人类参与者一样，接收会议详细信息并在预定时间加入。3 这种方法有效地绕过了个人的自动加入偏好，并且可以被邀请列表中的任何人使用，使其成为机器人进入组织会议的常见载体。

3. “添加到实时会议”（临时入口）

对于即兴会议或未提前计划录制的会话，Fireflies.ai 在其仪表板上提供一项名为“添加到实时会议”的功能。12 注册用户可以登录其 Fireflies.ai 帐户，将正在进行的会议的 URL 粘贴到对话框中，机器人通常会在一分钟内请求加入通话。3 这为用户提供了一种快速将记录工具带入任何活动会话的方法，无需事先的日历邀请。

4. 平台集成和扩展

除了通用日历访问之外，Fireflies.ai 还提供特定于平台的集成，从而创建额外的入口点。这些包括 Zoom 应用程序市场上的专用应用程序以及主要用于 Google Meet 的 Chrome 扩展程序。2 Chrome 扩展程序是一个特别隐蔽的威胁；它可以实时记录、转录和总结 Google Meet 通话

没有可见的“Fireflies.ai Notetaker”机器人加入参与者列表。15 这种捕获方法对其他与会者来说透明度较低，因为录制是直接从用户的浏览器启动的，因此更难检测和阻止。

第二部分：第一响应者：用户级控制和个人防御

在升级到全组织范围的管理行动之前，个人用户可以使用几种强大的工具来管理和阻止AI记录器。这些步骤是第一道防线，通常可以解决单个用户帐户的问题。

A. 即时移除：从实时会议中逐出机器人

如果不需要的AI记录器出现在正在进行的会议中，主持人或在某些情况下任何参与者都可以立即将其移除。

• 识别： 第一步是打开参与者列表，查找通常以“Fireflies.ai Notetaker”或类似标识符加入的机器人。16
• 特定平台的移除方法： 所有主要平台上移除参与者的过程都很简单。
  • Google Meet： 打开“人员”面板，找到“Fireflies.ai Notetaker”，点击其名称旁边的三点菜单，然后选择“从会议中移除”。16
  • Zoom： 打开“参与者”列表，将鼠标悬停在“Fireflies Notetaker”上，点击“更多”按钮，然后选择“移除”。17
  • Microsoft Teams： 转到“人员”或“参与者”列表，找到“Fireflies.ai Notetaker”，点击三点菜单，然后选择“从会议中移除”。19
• 3分钟规则： 快速行动至关重要。根据Fireflies.ai自己的操作参数，机器人必须在会议中至少停留三分钟才能成功处理并生成录制内容或转录本。16 在达到此阈值之前逐出机器人将阻止该会话的任何会议数据被捕获。

B. 帐户级预防：配置您的Fireflies.ai设置

对于拥有Fireflies.ai帐户的用户，防止不必要加入的最直接方法是正确配置帐户设置。

1. 登录Fireflies.ai仪表板：app.fireflies.ai。
2. 在主菜单中导航到设置。在仪表板的右侧，您会找到“当前会议设置”。3
3. 在“Fireflies将加入的会议”下拉菜单中，选择限制性最强的选项：仅当我邀请fred@fireflies.ai时加入。4 这会将默认行为从选择退出更改为选择加入，为您提供最大控制权。其他选项是“加入所有带有网络会议链接的日历事件”和“仅加入我拥有的会议”。
4. 为了进行更精细的控制，用户可以在设置页面中配置会议规则，以根据会议标题或特定与会者的存在自动让Fireflies加入或跳过会议。21

C. 切断连接：撤销权限的关键步骤

一个常见的 frustration 是，当用户删除其Fireflies.ai帐户时，却发现机器人继续加入他们的会议。4 这是因为在Fireflies.ai平台上删除帐户不会自动撤销该应用程序被授予的访问用户底层Google或Microsoft帐户的权限。该应用程序保留持久的OAuth令牌，即使用户的数据已从Fireflies.ai的服务器中删除，该令牌也可作为访问用户日历的密钥。5 这种区别至关重要：帐户删除与权限撤销不同。要永久阻止机器人，必须从源头上切断连接。

• 对于Google Workspace / Gmail用户：
  1. 直接转到您的Google帐户安全设置：https://account.google.com/security。
  2. 向下滚动到标题为“有权访问帐户的第三方应用”的部分，然后点击“管理第三方访问”。
  3. 在应用程序列表中找到“Fireflies.ai”。
  4. 点击它并选择移除访问权限。10 此操作将撤销OAuth令牌，并永久阻止该应用程序读取您的日历数据。
• 对于Microsoft 365 / Outlook用户：
  1. 个人用户可以通过导航到myapps.microsoft.com来管理自己的应用程序权限。
  2. 登录后，点击右上角的个人资料图标，选择“个人资料”，然后选择“管理您的应用”。
  3. 在列表中找到Fireflies.ai并撤销其权限。
  4. 然而，对于Microsoft帐户来说，最有效和全面的移除通常由系统管理员通过Microsoft Entra ID门户执行，该门户提供对所有企业应用程序的集中控制。本指南的管理员部分详细介绍了此过程。

D. 最后一步：删除您的Fireflies.ai帐户

在确保已从您的Google或Microsoft帐户中撤销所有权限后，最后一步是删除您的Fireflies.ai帐户，以从其系统中删除您的数据。

1. 登录到您的 Fireflies.ai 仪表板。
2. 导航至 设置 > 帐户设置。23
3. 滚动到页面底部并点击 删除我的帐户 按钮。10
4. 在确认删除之前，系统会提示您提供原因。23

第 3 部分：管理员手册：强化您的组织

虽然个人用户操作是必要的第一步，但真正有效的防御需要积极主动的集中管理策略。IT 管理员在其各自的平台管理中心内拥有强大的工具，可在组织层面阻止不需要的应用程序。本节提供了强化 Zoom、Google Workspace 和 Microsoft Teams 环境的技术手册。Microsoft Teams 的方法明显更复杂，这反映了它与更广泛的 Microsoft 365 身份和安全架构的深度集成。

下表对每个平台上可用的主要管理控制进行了高层比较，作为详细分步说明之前的快速参考指南。

平台	主要管理控制方法	有效性	关键要点
Zoom	应用市场管理	高	集中控制，用于预先批准或阻止整个组织的特定应用程序。非常有效且简单明了。
Google Workspace	API 控制和应用访问控制	极高	最明确的阻止。直接阻止应用程序在整个组织范围内访问任何 Google 服务数据，从源头上切断它。
Microsoft Teams	分层防御： Teams 应用策略 + Entra ID 同意策略	极高	需要 多层方法。如果不同时在 Entra ID 中管理应用同意，仅在 Teams 管理中心阻止应用是不够的。

A. 保护您的 Zoom 环境

Zoom 通过其 Web 门户和应用市场为管理员提供了清晰有效的第三方应用程序管理控制。

• 1. 基础安全（主动防御）： 第一道防线是配置会议设置，让主持人对进入拥有精细控制。
  • 启用等候室： 在 Zoom Web 门户中，导航至 设置 > 会议 > 安全 并开启 等候室 功能。这会将所有传入参与者强制进入等候区，直到主持人手动允许他们进入，从而可以轻松识别并拒绝机器人帐户。4
  • 要求身份验证： 在同一安全部分，启用 仅经过身份验证的用户可以加入会议。这要求参与者登录 Zoom 帐户，这可以阻止许多以未经身份验证的访客身份加入的自动机器人。25
• 2. 域级别封锁（一种直接手段）： 对于更直接的方法，管理员可以根据机器人的域来阻止它们。
  • 在 设置 > 会议 > 安全 下，启用 阻止特定域中的用户加入会议和网络研讨会。
  • 将 fireflies.ai、read.ai、otter.ai 以及其他已知的笔记工具域添加到此列表中。25
  • 请注意，此方法可能是一场“猫鼠游戏”，因为供应商可能会使用多个或备用域来规避这些封锁。26
• 3. 集中式应用管理（推荐解决方案）： 最强大且推荐的方法是通过 Zoom 应用市场集中管理应用审批。这将安全态势从被动的、基于封锁的模式转变为主动的、基于审批的模式。
  1. 以帐户所有者或管理员身份登录 Zoom 应用市场。
  2. 在右上角，点击 管理。
  3. 在 管理员应用管理 部分，点击 权限。
  4. 启用 需要 Zoom 应用市场上公开列出的应用经过管理员批准 的切换开关。28 此单一设置是最关键的步骤；它阻止用户在没有明确管理员批准的情况下安装任何应用，从而有效地将环境转变为“默认拒绝”状态。
  5. 要删除现有的 Fireflies.ai 安装，请导航至 管理 > 帐户上的应用。
  6. 在已添加的应用列表中找到“Fireflies.ai”，点击它，然后转到 管理应用 选项卡。
  7. 在 删除应用 部分下，点击 删除 以卸载并停用该应用，使其对帐户上的所有用户失效。17

B. 锁定 Google Workspace

Google Workspace 通过其 API 控制提供了阻止第三方应用程序的最明确方法。这种方法从源头上切断了应用程序，阻止其访问任何 Google 服务数据（包括日历和 Meet），无论个人用户是否同意。

• 1. 明确阻止：使用 API 控件
  1. 使用管理员帐户登录到 Google 管理控制台。
  2. 导航至 菜单 > 安全性 > 访问和数据控制 > API 控件。30
  3. 点击 管理第三方应用访问权限 按钮。22
  4. 您将看到已访问 Google 数据的应用列表。点击 配置新应用，并按名称或已知的 OAuth 客户端 ID 搜索“Fireflies.ai”。
  5. 从搜索结果中选择 Fireflies.ai 应用。
  6. 系统将提示您选择此策略适用的组织单位 (OU)。保留顶级 OU 的选中状态，以将阻止应用于整个组织。
  7. 选择访问级别 阻止。22 此操作可防止应用访问任何 Google 服务，并阻止用户授权它。
• 2. 预防未来问题：管理应用访问控制
  • 为了防止用户将来授权其他未经审核的应用程序，请留在 API 控件 部分并查看 应用访问控制 下的设置。
  • 在这里，您可以设置未配置的第三方应用程序的默认行为，限制用户的访问权限，并要求他们为任何要使用的新应用程序请求访问权限。32 这为您的整个 Google Workspace 环境建立了主动的安全态势。

C. Microsoft Teams 深入分析：多层防御策略

在 Microsoft Teams 中阻止 AI 记录器比在 Zoom 或 Google Workspace 中复杂得多。这种复杂性源于 Teams 与 Microsoft 365 生态系统的深度集成，其中安全和身份在多个相互关联的管理中心进行管理。管理员经常报告说，仅在 Teams 管理中心“阻止”该应用是无效的，因为机器人仍会加入会议。8 成功的策略需要全面、多层的防御，不仅要解决 Teams 应用程序本身的问题，还要解决 Microsoft Entra ID 中管理的底层身份和权限授予问题。问题不仅仅是一个 Teams 应用程序；它是 Entra ID 中的一个“企业应用程序”，已被授予对用户数据（如 Outlook 日历）的持久访问权限。

• 第 1 层：会议和等候室策略（基本控制）
  1. 导航至 Teams 管理中心 > 会议 > 会议策略。7
  2. 选择要编辑的策略（例如，全局策略）或创建一个新策略。
  3. 在 会议加入和等候室 下，将 谁可以绕过等候室？ 设置配置为限制性选项，如“仅组织者和联合组织者”或“我邀请的人”。这会迫使所有外部和未受邀的参与者进入等候室，他们必须手动获准进入。7
  4. 考虑关闭 匿名用户可以加入会议。虽然这在阻止机器人方面非常有效，但请注意，这会给没有 Microsoft 帐户的合法外部来宾带来很大麻烦。35
• 第 2 层：应用权限策略（控制可用性）
  1. 在 Teams 管理中心 中，转到 Teams 应用 > 权限策略。20
  2. 选择全局（组织范围的默认值）策略或单击 添加 创建新的自定义策略。
  3. 在 第三方应用 下拉菜单中，选择 阻止特定应用并允许所有其他应用 选项。
  4. 单击 阻止应用，搜索“Fireflies.ai”并将其添加到阻止列表。20
  5. 保存策略。如果创建了自定义策略，则必须将其分配给相关用户或组才能生效。仅这一步通常是不够的，但它是分层防御的必要组成部分。
• 第 3 层：保护 Microsoft Entra ID（控制同意）
  这是最关键且经常被忽略的防御层。它解决了问题的根源：允许 Fireflies.ai 访问用户日历的权限授予。
  1. 撤销现有权限：
     • 导航至 Microsoft Entra 管理中心 (entra.microsoft.com)。
     • 转到 标识 > 应用程序 > 企业应用程序。
     • 搜索“Fireflies.ai”并选择它。
     • 转到 权限 选项卡，单击 查看权限 以撤销现有的同意授予。5
  2. 防止未来的用户同意（主动锁定）：
     • 在 企业应用程序 部分，导航至 同意和权限 > 用户同意设置。
     • 选择 不允许用户同意 选项。5
     • 这是一项强大的安全控制。它阻止非管理员用户向任何新的企业应用程序授予同意。相反，他们将被提示请求管理员批准，从而创建一个集中式工作流，IT 可以在其中审查和批准所有第三方集成。这一单一设置对于防止未经批准的应用程序“病毒式传播”至关重要。
• 第 4 层：高级和特定控制（适用于坚定的管理员）
  对于需要最高安全级别的组织，可以实施几个额外的控制。
  • Teams Premium 一次性密码 (OTP)： 对于拥有 Teams Premium 许可证的组织，为未验证用户启用 OTP 功能以加入会议可以有效阻止自动机器人，因为它们无法完成基于电子邮件的验证步骤。35
  • PowerShell 策略： 可以通过 PowerShell 配置会议策略设置 -BlockedAnonymousJoinClientTypes，以阻止来自某些平台（如 Azure 通信服务 (ACS)）构建的客户端的匿名加入，一些机器人可能会使用这些平台。35
  • 外部访问域阻止： 在 Teams 管理中心，在 用户 > 外部访问 下，可以将 fireflies.ai 添加到阻止的域列表中。这可以防止与该域的通信和联合，添加另一层防御，尽管其对会议加入的有效性可能各不相同。8

第 4 部分：从被动阻止到主动治理

阻止像 Fireflies.ai 这样的单个应用程序是必要的战术响应，但它治标不治本。AI 工具的激增代表了影子 IT 的新前沿，可持续的解决方案需要从被动的“打地鼠”方法转变为对所有第三方应用程序的主动治理策略。

建立可接受使用策略 (AUP)

良好治理的基础是清晰且沟通良好的策略。组织应制定明确涉及 AI 工具使用的 AUP。6 该策略应定义：

• 官方批准并经过审核的 AI 应用程序列表。
• 员工请求评估和批准新工具的正式流程。
• 关于可以和不能由第三方 AI 处理的数据类型的明确指南，对敏感、机密或受监管的信息（如 PHI）有特殊限制。
• 在录制或转录任何会议之前获得所有参与者明确同意的要求。

用户教育的力量

人为因素通常是安全链中最薄弱的环节。像Fireflies.ai这样的工具的“病毒式传播”是由一种商业模式推动的，这种模式利用了用户在OAuth同意过程中的疏忽。5 必须教育用户，在同意屏幕上点击“允许”并非小事；这相当于交出企业数据的钥匙。培训应侧重于：

• 识别OAuth权限请求屏幕。
• 仔细检查应用程序请求的权限。
• 理解删除应用程序帐户不会自动撤销其访问权限的原则。
• 知道在授予访问权限之前联系IT或安全部门的谁来审查新应用程序。

实施管理员同意工作流程

实施治理的最强大技术控制是将行政批准设为所有新应用程序的默认设置。通过将Google Workspace和Microsoft Entra ID配置为需要管理员同意，组织可以从脆弱的“默认允许”态势转变为安全的“默认拒绝”模式。5 此工作流程确保每个新的第三方集成在获得企业数据访问权限之前，都由IT和安全团队审查其合规性、数据隐私和运营风险，从源头上有效阻止影子AI的传播。

结论：恢复会议完整性

在机密会议中意外出现AI记录员不仅仅是一件麻烦事；它是一个重大的安全事件，破坏了组织协作空间的完整性。虽然这些工具提供了不可否认的生产力优势，但它们的非托管部署给数据隐私和法规遵从性带来了不可接受的风险。

重新获得控制权需要一个深思熟虑的多方面策略。对于个人用户来说，这意味着保持警惕，了解可用于即时删除机器人的工具，并且至关重要的是，在其Google或Microsoft帐户中从源头上切断持续的数据访问权限。对于管理员来说，控制的途径是通过强大的集中式策略。

• 对于Zoom，这是通过对应用程序市场的简单管理来实现的，要求所有应用程序都经过预先批准。
• 对于Google Workspace，解决方案是通过API Controls提供的明确且强大的阻止功能，该功能可切断所有数据访问。
• 对于Microsoft Teams，成功需要一种复杂的、多层的防御措施，结合会议策略、应用程序权限规则，以及最重要的是，在Microsoft Entra ID中进行严格的同意管理。

最终，阻止单个应用程序是一种短期解决方案。长期安全是通过从被动态势转变为主动治理来实现的。这涉及建立明确的政策，将管理员同意工作流程设为默认设置，并赋予用户安全意识，使其成为强大的人肉防火墙。通过将这些技术控制与具有安全意识的文化相结合，组织可以自信地拥抱创新，同时确保其数字会议室保持安全、私密和高效。

参考文献

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