अनिमंत्रित अतिथि: अपनी मीटिंग्स से Fireflies.ai को ब्लॉक करने के लिए आपका पूर्ण प्रशासक गाइड

परिचय: AI नोटटेकर का उदय और प्रशासक की दुविधा

कृत्रिम बुद्धिमत्ता मीटिंग सहायक शक्तिशाली उत्पादकता उपकरण के रूप में सामने आए हैं, जो वॉयस बातचीतों को ट्रांसक्राइब, सारांशित और विश्लेषण करने का वादा करते हैं ताकि प्रतिभागियों को मैन्युअल नोट-टेकिंग के बोझ से मुक्त किया जा सके।1 Fireflies.ai जैसे प्लेटफार्म प्रमुख वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सेवाओं के साथ एकीकृत होते हैं, स्वचालित एक्शन आइटम, खोज योग्य ट्रांसक्रिप्ट और मूल्यवान मीटिंग एनालिटिक्स प्रदान करते हैं।1 हालांकि, इन उपकरणों की सुविधा अक्सर संगठनात्मक शासन, सुरक्षा और गोपनीयता के लिए भारी कीमत पर आती है।

सिस्टम प्रशासकों और आईटी पेशेवरों के लिए, ये AI नोटटेकर सहायक की तरह नहीं, बल्कि डिजिटल प्लेग की तरह व्यवहार करते हैं।4 प्रोफेशनल फोरम में रिपोर्ट की गई एक सामान्य और हताशाजनक अनुभूति “वायरल” फैलने वाले इन बोट्स की है।5 एक अकेला कर्मचारी बाहरी पार्टी के साथ AI नोटटेकर का उपयोग करते हुए मीटिंग में भाग लेता है; बाद में, बोट आंतरिक मीटिंग्स में अनिमंत्रित रूप से दिखने लगता है, जो कर्मचारी के अकाउंट से जुड़ा हो जाता है, अक्सर उनकी पूरी समझ या स्पष्ट सहमति के बिना।5 यह मैलवेयर जैसा व्यवहार संवेदनशील कॉर्पोरेट डेटा की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार प्रशासकों के लिए एक महत्वपूर्ण चुनौती पैदा करता है।6

दांव ऊंचे हैं। अनियंत्रित AI नोटटेकर महत्वपूर्ण सुरक्षा जोखिम पेश करते हैं, जिनमें गोपनीय चर्चाओं, बौद्धिक संपदा और यहां तक कि संरक्षित स्वास्थ्य सूचना (PHI) की अनधिकृत रिकॉर्डिंग और तीसरे पक्ष के भंडारण शामिल है।6 यह एक्सपोजर स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम (HIPAA) और सामान्य डेटा संरक्षण विनियम (GDPR) जैसे नियमों के तहत गंभीर अनुपालन उल्लंघनों का कारण बन सकता है।5 यह गाइड व्यक्तियों और प्रशासकों को अपने डिजिटल मीटिंग स्पेस पर नियंत्रण पाने के लिए एक निश्चित, बहु-स्तरीय रणनीति प्रदान करता है। यह Google Meet, Zoom के लिए व्यापक, प्लेटफॉर्म-विशिष्ट निर्देश प्रदान करता है, और प्रशासकों द्वारा रिपोर्ट की गई अद्वितीय जटिलताओं पर विशेष ध्यान देने के साथ, Microsoft Teams पर ध्यान केंद्रित करता है।

भाग 1: धमकी वेक्टर को समझना: Fireflies.ai आपकी मीटिंग्स में कैसे प्रवेश करता है

किसी अनिमंत्रित अतिथि को प्रभावी रूप से ब्लॉक करने के लिए, पहले यह समझना जरूरी है कि वह किन सभी दरवाजों का उपयोग करके प्रवेश कर सकता है। Fireflies.ai मीटिंग्स में शामिल होने के लिए कई तरीके अपनाता है, जिनमें स्वचालित कैलेंडर एकीकरण से लेकर ऑन-डिमांड मैन्युअल आमंत्रण तक शामिल है। इन वेक्टरों को समझना एक मजबूत रक्षा बनाने की पहली कदम है।

1. कैलेंडर एकीकरण (प्राथमिक वेक्टर)

Fireflies.ai द्वारा मीटिंग्स में शामिल होने के लिए उपयोग की जाने वाली सबसे सामान्य और स्थायी विधि उपयोगकर्ता के कैलेंडर के साथ सीधे एकीकरण के माध्यम से है।9 साइन-अप प्रक्रिया के दौरान, उपयोगकर्ताओं को अपने Google या Outlook अकाउंट को कनेक्ट करने के लिए कहा जाता है, जिससे एप्लिकेशन को अपने कैलेंडर डेटा को पढ़ने के लिए OAuth अनुमतियां दी जाती हैं।9 एक बार यह कनेक्शन स्थापित हो जाने के बाद, Fireflies.ai सभी निर्धारित घटनाओं को देख सकता है। Fireflies.ai डैशबोर्ड में उपयोगकर्ता के कॉन्फ़िगरेशन के आधार पर, बॉट को उस कैलेंडर पर किसी भी मीटिंग में स्वचालित रूप से शामिल होने के लिए सेट किया जा सकता है जिसमें वेब-कॉन्फ्रेंस लिंक (Zoom, Google Meet या Teams जैसे प्लेटफार्मों के लिए) होता है।3 यह “सेट करें और भूल जाएं” कार्यक्षमता बॉट के अप्रत्याशित रूप से दिखने का प्राथमिक कारण है, क्योंकि उपयोगकर्ता इस सेटिंग को सक्षम करने को याद नहीं कर सकते हैं या इसके दूरगामी प्रभावों को समझ नहीं सकते हैं।

2. सीधा आमंत्रण (मैन्युअल ओवरराइड)

भले ही किसी उपयोगकर्ता ने अपने अकाउंट को स्वचालित शामिल होने से रोकने के लिए कॉन्फ़िगर किया हो, कोई भी मीटिंग प्रतिभागी Fireflies.ai नोटटेकर को मैन्युअल रूप से आमंत्रित कर सकता है। यह सीधे बॉट के इमेल पते fred@fireflies.ai को कैलेंडर इवेंट में अतिथि के रूप में जोड़कर किया जाता है।1 प्लेटफार्म यह आमंत्रण किसी भी मानव प्रतिभागी की तरह ही मानता है, मीटिंग विवरण प्राप्त करता है, और निर्धारित समय पर शामिल होता है।3 यह विधि किसी व्यक्तिगत की व्यक्तिगत ऑटो-ज्वाइन प्राथमिकताओं को बायपास करती है और आमंत्रण सूची में किसी भी व्यक्ति द्वारा उपयोग की जा सकती है, जिससे यह संगठन की मीटिंग्स में बॉट की शुरूआत के लिए एक सामान्य वेक्टर बन जाती है।

3. “लाइव मीटिंग में जोड़ें” (अनियोजित प्रवेश)

अनियोजित मीटिंग्स या सत्रों के लिए जहां रिकॉर्डिंग की पहले से योजना नहीं बनाई गई थी, Fireflies.ai अपने डैशबोर्ड पर “लाइव मीटिंग में जोड़ें” नामक एक सुविधा प्रदान करता है।12 एक पंजीकृत उपयोगकर्ता अपने Fireflies.ai अकाउंट में लॉग इन कर सकता है, चल रही मीटिंग के URL को एक डायलॉग बॉक्स में पेस्ट कर सकता है, और बॉट को कॉल में शामिल होने का अनुरोध कर सकता है, आमतौर पर एक मिनट के भीतर।3 यह उपयोगकर्ताओं के लिए किसी भी सक्रिय सत्र में नोटटेकर को लाने का एक त्वरित तरीका प्रदान करता है, जिससे पूर्व कैलेंडर आमंत्रण की आवश्यकता नहीं पड़ती है।

4. प्लेटफार्म एकीकरण और एक्सटेंशन

सामान्य कैलेंडर एक्सेस के अलावा, Fireflies.ai अतिरिक्त प्रवेश बिंदुओं का निर्माण करने वाले प्लेटफार्म-विशिष्ट एकीकरण प्रदान करता है। इनमें Zoom App Marketplace पर उपलब्ध समर्पित अनुप्रयोग और मुख्यतः Google Meet के लिए डिज़ाइन की गई Chrome एक्सटेंशन शामिल हैं।2 Chrome एक्सटेंशन एक विशेष रूप से चुपके से घातक खतरे का प्रतिनिधित्व करता है; यह Google Meet कॉल को रियल-टाइम में रिकॉर्ड, ट्रांसक्राइब और सारांशित कर सकता है

दृश्यमान “Fireflies.ai Notetaker” बॉट के प्रतिभागी सूची में शामिल हुए बिना.15 कैप्चर की यह विधि अन्य प्रतिभागियों के लिए कम पारदर्शी है, क्योंकि रिकॉर्डिंग सीधे उपयोगकर्ता के ब्राउज़र से शुरू की जाती है, जिससे इसे पता लगाना और रोकना कठिन हो जाता है।

भाग 2: प्रथम प्रतिक्रियाकर्ता: उपयोगकर्ता-स्तर के नियंत्रण और व्यक्तिगत सुरक्षा

संगठन-व्यापी प्रशासनिक कार्रवाई पर जाने से पहले, व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के पास AI नोटटेकर्स को प्रबंधित करने और अवरुद्ध करने के लिए कई शक्तिशाली उपकरण हैं। ये कदम प्रथम स्तर की सुरक्षा के रूप में काम करते हैं और अक्सर एकल उपयोगकर्ता के खाते के लिए समस्या को हल कर सकते हैं।

A. तत्काल निष्कासन: लाइव मीटिंग से बॉट को बाहर निकालना

यदि एक अवांछित AI नोटटेकर एक सक्रिय मीटिंग में दिखाई देता है, तो होस्ट या कुछ मामलों में कोई भी प्रतिभागी इसे तुरंत हटा सकता है।

• पहचान: पहला कदम प्रतिभागी सूची खोलना है और बॉट की तलाश करना है, जो आमतौर पर “Fireflies.ai Notetaker” या इसी तरह के पहचानकर्ता के नाम से शामिल होता है।16
• प्लेटफॉर्म-विशिष्ट निष्कासन: सभी प्रमुख प्लेटफार्मों पर प्रतिभागी को हटाने की प्रक्रिया सरल है।
  • Google Meet: “People” पैनल खोलें, “Fireflies.ai Notetaker” को खोजें, इसके नाम के बगल में तीन-डॉट मेनू पर क्लिक करें, और “मीटिंग से हटाएं” का चयन करें।16
  • Zoom: “Participants” सूची खोलें, “Fireflies Notetaker” पर होवर करें, “More” बटन पर क्लिक करें, और “Remove” का चयन करें।17
  • Microsoft Teams: “People” या “Participants” सूची में जाएं, “Fireflies.ai Notetaker” को खोजें, तीन-डॉट मेनू पर क्लिक करें, और “मीटिंग से हटाएं” चुनें।19
• 3-मिनट का नियम: जल्दी कार्य करना महत्वपूर्ण है। Fireflies.ai के अपने परिचालन मापदंडों के अनुसार, बॉट को सफलतापूर्वक प्रोसेस करने और रिकॉर्डिंग या ट्रांसक्रिप्ट बनाने के लिए मीटिंग में कम से कम तीन मिनट तक मौजूद रहना चाहिए।16 इस सीमा को पार करने से पहले बॉट को बाहर निकालने से उस सत्र के लिए किसी भी मीटिंग डेटा को कैप्चर करने से रोका जाएगा।

B. खाता-स्तर की रोकथाम: अपनी Fireflies.ai सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करना

जिन उपयोगकर्ताओं के पास Fireflies.ai का खाता है, उनके लिए अवांछित शामिल होने से रोकने का सबसे सीधा तरीका खाते की सेटिंग्स को ठीक से कॉन्फ़िगर करना है।

1. app.fireflies.ai पर Fireflies.ai डैशबोर्ड में लॉग इन करें।
2. मुख्य मेनू में Settings पर जाएं। डैशबोर्ड के दाएं तरफ, आपको “Current meeting settings” मिलेगा।3
3. “Meeting Fireflies will join” के ड्रॉपडाउन मेनू में, सबसे प्रतिबंधात्मक विकल्प का चयन करें: केवल तभी शामिल हों जब मैं fred@fireflies.ai को आमंत्रित करूं।4 यह डिफ़ॉल्ट व्यवहार को ऑप्ट-आउट से ऑप्ट-इन में बदल देता है, जिससे आपको अधिकतम नियंत्रण मिलता है। अन्य विकल्प “वेब-कॉन्फ लिंक वाली सभी कैलेंडर इवेंट्स में शामिल हों” और “केवल उन मीटिंग्स में शामिल हों जो मेरी हैं” हैं।
4. अधिक विशेष नियंत्रण के लिए, उपयोगकर्ता सेटिंग्स पृष्ठ में Meeting Rules को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं ताकि मीटिंग के शीर्षक या विशेष प्रतिभागियों की उपस्थिति के आधार पर Fireflies स्वचालित रूप से मीटिंग में शामिल हो या छोड़ दे।21

C. कनेक्शन को तोड़ना: अनुमतियों को रद्द करने का महत्वपूर्ण कदम

निराशा का एक सामान्य स्रोत यह है जब कोई उपयोगकर्ता अपना Fireflies.ai खाता हटा देता है, लेकिन पाता है कि बॉट उनकी मीटिंग्स में शामिल होता रहता है।4 यह इसलिए होता है क्योंकि Fireflies.ai प्लेटफॉर्म पर खाता हटाने से एप्लिकेशन को उपयोगकर्ता के अंतर्निहित Google या Microsoft खाते तक पहुंचने की अनुमतियां स्वचालित रूप से रद्द नहीं होती हैं। एप्लिकेशन स्थायी OAuth टोकन को बनाए रखता है, जो उपयोगकर्ता के कैलेंडर के लिए एक कुंजी के रूप में कार्य करता है, भले ही उपयोगकर्ता का डेटा Fireflies.ai के सर्वरों से हटा दिया गया हो।5 यह अंतर महत्वपूर्ण है: खाता हटाना अनुमति रद्द करने के समान नहीं है। बॉट को स्थायी रूप से रोकने के लिए, स्रोत पर कनेक्शन को तोड़ना चाहिए।

• Google Workspace / Gmail उपयोगकर्ताओं के लिए:
  1. सीधे अपने Google खाते की सुरक्षा सेटिंग्स पर जाएं: https://account.google.com/security।
  2. “Third-party apps with account access” शीर्षक वाले खंड तक स्क्रोल करें और “Manage third-party access” पर क्लिक करें।
  3. एप्लिकेशनों की सूची में “Fireflies.ai” को खोजें।
  4. इस पर क्लिक करें और Remove Access का चयन करें।10 यह क्रिया OAuth टोकन को रद्द करती है और एप्लिकेशन को आपके कैलेंडर डेटा को पढ़ने से स्थायी रूप से रोकती है।
• Microsoft 365 / Outlook उपयोगकर्ताओं के लिए:
  1. व्यक्तिगत उपयोगकर्ता myapps.microsoft.com पर जाकर अपनी एप्लिकेशन अनुमतियों का प्रबंधन कर सकते हैं।
  2. लॉग इन करने के बाद, शीर्ष दाएं कोने में अपने प्रोफ़ाइल आइकन पर क्लिक करें, “Profile” का चयन करें, और फिर “Manage your apps” चुनें।
  3. सूची में Fireflies.ai को खोजें और इसकी अनुमतियों को रद्द करें।
  4. हालांकि, Microsoft खातों के लिए सबसे प्रभावी और व्यापक निष्कासन अक्सर सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर द्वारा Microsoft Entra ID पोर्टल के माध्यम से किया जाता है, जो सभी एंटरप्राइज़ एप्लिकेशनों पर केंद्रीकृत नियंत्रण प्रदान करता है। यह प्रक्रिया इस गाइड के एडमिनिस्ट्रेटर खंड में विस्तार से बताई गई है।

D. अंतिम कदम: अपना Fireflies.ai खाता हटाना

अपने Google या Microsoft खाते से सभी अनुमतियों को रद्द करने की सुनिश्चितता करने के बाद, अंतिम कदम अपने डेटा को उनके सिस्टम से हटाने के लिए अपना Fireflies.ai खाता हटाना है।

1. अपने Fireflies.ai डैशबोर्ड में लॉग इन करें।
2. सेटिंग्स > अकाउंट सेटिंग्स पर जाएं।23
3. पृष्ठ के नीचे तक स्क्रोल करें और मेरा अकाउंट हटाएं बटन पर क्लिक करें।10
4. मिटाने की पुष्टि करने से पहले आपको एक कारण देने के लिए कहा जाएगा।23

भाग 3: प्रशासक का प्लेबुक: अपने संगठन को मजबूत करना

जबकि व्यक्तिगत उपयोगकर्ता के कार्य एक आवश्यक पहला कदम हैं, एक वास्तव में प्रभावी रक्षा के लिए एक सक्रिय, केंद्रीय रूप से प्रबंधित रणनीति की आवश्यकता होती है। आईटी प्रशासकों के पास अपने संबंधित प्लेटफॉर्म एडमिन सेंटरों के भीतर शक्तिशाली उपकरण हैं जो संगठनात्मक स्तर पर अवांछित अनुप्रयोगों को अवरुद्ध करने के लिए हैं। यह खंड आपके Zoom, Google Workspace, और Microsoft Teams वातावरण को मजबूत करने के लिए तकनीकी प्लेबुक प्रदान करता है। Microsoft Teams के लिए दृष्टिकोण विशेष रूप से अधिक जटिल है, जो व्यापक Microsoft 365 पहचान और सुरक्षा फैब्रिक के साथ इसके गहरे एकीकरण को दर्शाता है।

निम्नलिखित तालिका प्रत्येक प्लेटफॉर्म पर उपलब्ध प्राथमिक प्रशासकीय नियंत्रणों की उच्च-स्तरीय तुलना प्रदान करती है, जो विस्तृत, चरण-दर-चरण निर्देशों से पहले एक त्वरित-संदर्भ गाइड के रूप में काम करती है।

प्लेटफॉर्म	प्राथमिक प्रशासक नियंत्रण विधि	प्रभावशीलता	मुख्य निष्कर्ष
Zoom	ऐप मार्केटप्लेस प्रबंधन	उच्च	पूरे संगठन के लिए विशिष्ट ऐप्स को पूर्व-अनुमोदित करने या अवरुद्ध करने के लिए केंद्रीय नियंत्रण। बहुत प्रभावी और सीधा-सादा।
Google Workspace	API नियंत्रण और ऐप एक्सेस नियंत्रण	बहुत उच्च	सबसे निश्चित अवरोध। सीधे ऐप को संगठन-व्यापी किसी भी Google सेवा डेटा तक पहुँचने से रोकता है, इसे स्रोत पर ही काट देता है।
Microsoft Teams	स्तरित रक्षा: Teams ऐप नीतियाँ + Entra ID सहमति नीतियाँ	बहुत उच्च	एक बहु-स्तरीय दृष्टिकोण आवश्यक है। Entra ID में ऐप सहमति का प्रबंधन किए बिना Teams एडमिन सेंटर में ऐप को अवरुद्ध करना अपर्याप्त है।

ए. अपने Zoom वातावरण को सुरक्षित करना

Zoom प्रशासकों को अपने वेब पोर्टल और ऐप मार्केटप्लेस के माध्यम से तीसरे पक्ष के अनुप्रयोगों के प्रबंधन के लिए स्पष्ट और प्रभावी नियंत्रण प्रदान करता है।

• 1. मूलभूत सुरक्षा (सक्रिय रक्षा): रक्षा की पहली पंक्ति मीटिंग सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करना है ताकि होस्ट को प्रवेश पर बारीक नियंत्रण मिले।
  • वेटिंग रूम सक्षम करें: Zoom वेब पोर्टल में, सेटिंग्स > मीटिंग > सुरक्षा पर जाएं और वेटिंग रूम सुविधा को टॉगल करके चालू करें। यह सभी आने वाले प्रतिभागियों को एक होल्डिंग क्षेत्र में भेजता है जब तक कि होस्ट द्वारा मैन्युअल रूप से उन्हें अनुमति नहीं दी जाती, जिससे बॉट अकाउंटों की आसानी से पहचान और अस्वीकृति की जा सकती है।4
  • प्रमाणीकरण की आवश्यकता: उसी सुरक्षा खंड में, केवल प्रमाणित उपयोगकर्ता ही मीटिंग में शामिल हो सकते हैं को सक्षम करें। यह प्रतिभागियों को Zoom अकाउंट में साइन इन करने की आवश्यकता करता है, जो कई स्वचालित बॉटों को रोक सकता है जो अप्रमाणित मेहमानों के रूप में शामिल होते हैं।25
• 2. डोमेन-स्तर का अवरोध (एक कठोर साधन): अधिक सीधे दृष्टिकोण के लिए, प्रशासक डोमेन के आधार पर बॉटों को अवरुद्ध कर सकते हैं।
  • सेटिंग्स > मीटिंग > सुरक्षा के तहत, विशेष डोमेनों में उपयोगकर्ताओं को मीटिंग और वेबिनार में शामिल होने से अवरुद्ध करें को सक्षम करें।
  • इस सूची में fireflies.ai, read.ai, otter.ai, और अन्य ज्ञात नोटटेकर डोमेन जोड़ें।25
  • ध्यान दें कि यह तरीका ‘बिल्ली-माउस खेल’ हो सकता है, क्योंकि विक्रेता इन अवरोधों को चक्कर लगाने के लिए कई या वैकल्पिक डोमेन उपयोग कर सकते हैं।26
• 3. केंद्रीय ऐप प्रबंधन (अनुशंसित समाधान): सबसे मजबूत और अनुशंसित तरीका Zoom ऐप मार्केटप्लेस के माध्यम से केंद्रीय रूप से ऐप अनुमोदनों का प्रबंधन करना है। यह सुरक्षा स्थिति को प्रतिक्रियाशील, अवरोध-आधारित मॉडल से सक्रिय, अनुमोदन-आधारित मॉडल में बदलता है।
  1. अकाउंट मालिक या एडमिन के रूप में Zoom ऐप मार्केटप्लेस में साइन इन करें।
  2. शीर्ष-दाएं कोने में, प्रबंधन पर क्लिक करें।
  3. एडमिन ऐप प्रबंधन खंड में, अनुमतियां पर क्लिक करें।
  4. Zoom ऐप मार्केटप्लेस पर सार्वजनिक रूप से सूचीबद्ध ऐप्स के लिए एडमिन द्वारा अनुमोदन की आवश्यकता है के लिए टॉगल को सक्षम करें।28 यह एकल सेटिंग सबसे महत्वपूर्ण कदम है; यह उपयोगकर्ताओं को स्पष्ट प्रशासकीय अनुमोदन के बिना किसी भी ऐप को इंस्टॉल करने से रोकता है, प्रभावी रूप से वातावरण को ‘डिफ़ॉल्ट-अस्वीकृत’ स्थिति में ले जाता है।
  5. Fireflies.ai की मौजूदा इंस्टॉलेशन को हटाने के लिए, प्रबंधन > अकाउंट पर ऐप्स पर जाएं।
  6. जोड़े गए ऐप्स की सूची में ‘Fireflies.ai’ ढूंढें, उस पर क्लिक करें, और ऐप प्रबंधन टैब पर जाएं।
  7. ऐप हटाएं खंड के तहत, अकाउंट पर सभी उपयोगकर्ताओं के लिए ऐप को अनइंस्टॉल और निष्क्रिय करने के लिए हटाएं पर क्लिक करें।17

बी. Google Workspace को लॉक करना

Google Workspace अपने API नियंत्रण के माध्यम से तीसरे पक्ष के अनुप्रयोगों को अवरुद्ध करने के लिए सबसे निश्चित तरीका प्रदान करता है। यह दृष्टिकोण अनुप्रयोग को उसके स्रोत पर ही काट देता है, इसे कैलेंडर और मीट सहित किसी भी Google सेवा डेटा तक पहुँचने से रोकता है, भले ही व्यक्तिगत उपयोगकर्ता की सहमति हो या नहीं।

• 1. निश्चित ब्लॉक: API नियंत्रण का उपयोग
  1. एक प्रशासक खाते के साथ Google Admin कंसोल में साइन इन करें।
  2. मेनू > सुरक्षा > एक्सेस और डेटा नियंत्रण > API नियंत्रण पर जाएं।30
  3. तीसरे-पक्ष के ऐप एक्सेस का प्रबंधन बटन पर क्लिक करें।22
  4. आपको Google डेटा को एक्सेस करने वाले ऐप्स की एक सूची दिखाई देगी। नया ऐप कॉन्फ़िगर करें पर क्लिक करें और नाम से या यदि ज्ञात हो तो इसकी OAuth क्लाइंट आईडी से “Fireflies.ai” की खोज करें।
  5. खोज परिणामों में से Fireflies.ai ऐप को चुनें।
  6. आपको इस नीति के लिए संगठनात्मक इकाइयों (OUs) का चयन करने के लिए संकेत दिया जाएगा। पूरे संगठन पर ब्लॉक लागू करने के लिए शीर्ष-स्तरीय OU को चुना रहने दें।
  7. एक्सेस स्तर अवरुद्ध चुनें।22 यह क्रिया ऐप को किसी भी Google सेवा को एक्सेस करने से रोकती है और उपयोगकर्ताओं को उसे प्राधिकृत करने से रोकती है।
• 2. भविष्य की समस्याओं को रोकना: ऐप एक्सेस नियंत्रण का प्रबंधन
  • भविष्य में उपयोगकर्ताओं को अन्य अनावर्तित (unvetted) एप्लिकेशनों को प्राधिकृत करने से रोकने के लिए, API नियंत्रण खंड में रहें और ऐप एक्सेस नियंत्रण के तहत सेटिंग्स की समीक्षा करें।
  • यहां, आप अनकॉन्फ़िगर्ड (unconfigured) तीसरे-पक्ष के ऐप्स के लिए डिफ़ॉल्ट व्यवहार सेट कर सकते हैं, उपयोगकर्ताओं के लिए एक्सेस को सीमित कर सकते हैं और उनके लिए किसी भी नए ऐप का उपयोग करने के लिए एक्सेस का अनुरोध करने की आवश्यकता होती है।32 यह आपके पूरे Google Workspace वातावरण के लिए एक सक्रिय सुरक्षा स्थिति स्थापित करता है।

सी. माइक्रोसॉफ्ट टीम्स की गहराई से जांच: एक बहु-स्तरीय रक्षा रणनीति

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में AI नोटटेकरों को ब्लॉक करना Zoom या Google Workspace की तुलना में काफी ज्यादा जटिल है। यह जटिलता टीम्स के माइक्रोसॉफ्ट 365 इकोसिस्टम में गहरी एकीकरण से उत्पन्न होती है, जहां सुरक्षा और पहचान को कई, परस्पर जुड़े एडमिन सेंटरों में प्रबंधित किया जाता है। प्रशासक अक्सर रिपोर्ट करते हैं कि टीम्स एडमिन सेंटर में ऐप को बस “ब्लॉक” करना अप्रभावी है, क्योंकि बॉट मीटिंग में शामिल होना जारी रखता है।8 एक सफल रणनीति के लिए एक समग्र, बहु-स्तरीय रक्षा की आवश्यकता होती है जो न केवल टीम्स एप्लिकेशन को ही संबोधित करती है, बल्कि माइक्रोसॉफ्ट एंट्रा आईडी में प्रबंधित अंतर्निहित पहचान और अनुमति अनुदान भी संबोधित करती है। समस्या केवल एक टीम्स ऐप नहीं है; यह एंट्रा आईडी में एक “एंटरप्राइज़ एप्लिकेशन” है जिसे उपयोगकर्ता डेटा (जैसे उनके Outlook कैलेंडर) के लिए स्थायी एक्सेस दिया गया है।

• स्तर 1: मीटिंग और लॉबी नीतियां (बुनियादी नियंत्रण)
  1. टीम्स एडमिन सेंटर > मीटिंग्स > मीटिंग नीतियों पर जाएं।7
  2. उस नीति का चयन करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं (जैसे, ग्लोबल नीति) या एक नई बनाएं।
  3. मीटिंग में शामिल होना & लॉबी के अंतर्गत, लॉबी को कौन बायपास कर सकता है? सेटिंग को “केवल आयोजक और सह-आयोजक” या “मैंने जिन लोगों को आमंत्रित किया है” जैसे प्रतिबंधात्मक विकल्प पर कॉन्फ़िगर करें। यह सभी बाहरी और अनावश्यक प्रतिभागियों को लॉबी में भेजता है जहां उन्हें मैन्युअल रूप से प्रवेश दिया जाना चाहिए।7
  4. अनाम उपयोगकर्ता मीटिंग में शामिल हो सकते हैं को बंद करने पर विचार करें। बॉट्स को अवरुद्ध करने में यह अत्यधिक प्रभावी है, लेकिन ध्यान दें कि यह माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट नहीं रखने वाले वैध बाहरी मेहमानों के लिए काफी परेशानी पैदा कर सकता है।35
• स्तर 2: ऐप अनुमति नीतियां (उपलब्धता को नियंत्रित करना)
  1. टीम्स एडमिन सेंटर में, टीम्स ऐप्स > अनुमति नीतियों पर जाएं।20
  2. ग्लोबल (संगठन-व्यापी डिफ़ॉल्ट) नीति का चयन करें या एक नई कस्टम नीति बनाने के लिए जोड़ें पर क्लिक करें।
  3. तृतीय-पक्ष ऐप्स ड्रॉपडाउन के अंतर्गत, विशिष्ट ऐप्स को अवरुद्ध करें और अन्य सभी को अनुमति दें विकल्प का चयन करें।
  4. ऐप्स को अवरुद्ध करें पर क्लिक करें, “Fireflies.ai” के लिए खोजें, और इसे ब्लॉकलिस्ट में जोड़ें।20
  5. नीति को सहेजें। यदि आपने एक कस्टम नीति बनाई है, तो इसको प्रभावी होने के लिए संबंधित उपयोगकर्ताओं या समूहों को असाइन करना आवश्यक है। यह कदम अकेले अक्सर अपर्याप्त होता है लेकिन स्तरित रक्षा का एक आवश्यक हिस्सा है।
• स्तर 3: माइक्रोसॉफ्ट एंट्रा आईडी को सुरक्षित करना (सहमति को नियंत्रित करना)
  यह सबसे महत्वपूर्ण और अक्सर छूट जाने वाला रक्षा स्तर है। यह समस्या की जड़ को संबोधित करता है: अनुमति प्रदान करना जो Fireflies.ai को उपयोगकर्ता कैलेंडर तक पहुंचने की अनुमति देता है।
  1. मौजूदा अनुमतियों को रद्द करें:
     • माइक्रोसॉफ्ट एंट्रा एडमिन सेंटर (entra.microsoft.com) पर जाएं।
     • पहचान > एप्लिकेशन > एंटरप्राइज एप्लिकेशन पर जाएं।
     • “Fireflies.ai” के लिए खोजें और इसे चुनें।
     • अनुमतियां टैब पर जाएं और मौजूदा सहमति अनुदानों को रद्द करने के लिए अनुमतियों की समीक्षा करें पर क्लिक करें।5
  2. भविष्य की उपयोगकर्ता सहमति को रोकें (सक्रिय लॉक):
     • एंटरप्राइज एप्लिकेशन खंड में, सहमति और अनुमतियां > उपयोगकर्ता सहमति सेटिंग्स पर जाएं।
     • उपयोगकर्ता सहमति की अनुमति न दें विकल्प का चयन करें।5
     • यह एक शक्तिशाली सुरक्षा नियंत्रण है। यह गैर-प्रशासक उपयोगकर्ताओं को किसी भी नई एंटरप्राइज एप्लिकेशन को सहमति देने से रोकता है। इसके बजाय, उन्हें प्रशासक की मंजूरी का अनुरोध करने के लिए संकेत दिया जाएगा, जिससे एक केंद्रीकृत वर्कफ़्लो बनता है जहां आईटी सभी तृतीय-पक्ष एकीकरणों की जांच और अनुमोदन कर सकता है। यह एकल सेटिंग अननुमोदित ऐप्स के “वायरलेस प्रसार” को रोकने के लिए महत्वपूर्ण है।
• स्तर 4: उन्नत और विशेष नियंत्रण (दृढ़ संकल्प वाले प्रशासकों के लिए)
  उच्चतम स्तर की सुरक्षा की आवश्यकता वाले संगठनों के लिए, कई अतिरिक्त नियंत्रण लागू किए जा सकते हैं।
  • टीम्स प्रीमियम वन-टाइम पासकोड (ओटीपी): टीम्स प्रीमियम लाइसेंस वाले संगठनों के लिए, अनधिकृत उपयोगकर्ताओं के लिए मीटिंग में शामिल होने के लिए ओटीपी सुविधा को सक्षम करना स्वचालित बॉट्स को प्रभावी रूप से अवरुद्ध कर सकता है, क्योंकि वे ईमेल-आधारित सत्यापन चरण को पूरा नहीं कर सकते हैं।35
  • पावरशेल नीति: एक मीटिंग नीति सेटिंग, -BlockedAnonymousJoinClientTypes, को पावरशेल के माध्यम से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है ताकि कुछ प्लेटफार्मों जैसे Azure Communication Services (ACS) पर बने क्लाइंटों से अनाम शामिल होने को अवरुद्ध किया जा सके, जिनका उपयोग कुछ बॉट्स कर सकते हैं।35
  • बाहरी एक्सेस डोमेन अवरुद्ध करना: टीम्स एडमिन सेंटर में, उपयोगकर्ता > बाहरी एक्सेस के अंतर्गत, आप fireflies.ai को अवरुद्ध डोमेनों की सूची में जोड़ सकते हैं। यह उस डोमेन के साथ संचार और संघ को रोक सकता है, एक और सुरक्षा स्तर जोड़ता है, हालांकि मीटिंग में शामिल होने के खिलाफ इसकी प्रभावशीलता भिन्न हो सकती है।8

भाग 4: प्रतिक्रियाशील अवरुद्ध से सक्रिय शासन तक

Fireflies.ai जैसे एकल एप्लिकेशन को अवरुद्ध करना एक आवश्यक रणनीतिक प्रतिक्रिया है, लेकिन यह लक्षण का इलाज करता है, मूल रोग का नहीं। एआई टूलों का प्रसार शैडो आईटी में एक नया सीमा का प्रतिनिधित्व करता है, और एक स्थायी समाधान के लिए प्रतिक्रियाशील, “व्हैक-ए-मोल” दृष्टिकोण से सभी तृतीय-पक्ष एप्लिकेशनों के लिए सक्रिय शासन रणनीति में स्थानांतरित करने की आवश्यकता है।

स्वीकार्य उपयोग नीति (एयूपी) स्थापित करें

अच्छे शासन की नींव एक स्पष्ट और अच्छी तरह से संप्रेषित नीति है। संगठनों को एक एयूपी विकसित करना चाहिए जो एआई टूलों के उपयोग को स्पष्ट रूप से संबोधित करता है।6 इस नीति को परिभाषित करना चाहिए:

• आधिकारिक रूप से अनुमोदित और जांची गई एआई एप्लिकेशनों की एक सूची।
• नए टूलों के मूल्यांकन और अनुमोदन के लिए कर्मचारियों के लिए एक औपचारिक प्रक्रिया।
• तृतीय-पक्ष एआई द्वारा संसाधित किए जा सकने वाले और नहीं किए जा सकने वाले डेटा के प्रकारों पर स्पष्ट दिशानिर्देश, संवेदनशील, गोपनीय या विनियमित जानकारी जैसे पीएचआई के लिए विशेष प्रतिबंधों के साथ।
• किसी भी मीटिंग को रिकॉर्ड करने या ट्रांसक्राइब करने से पहले सभी प्रतिभागियों से स्पष्ट सहमति प्राप्त करने की आवश्यकता।

सुरक्षा श्रृंखला में मानव तत्व अक्सर सबसे कमजोर लिंक होता है। Fireflies.ai जैसे टूलों का “वायरल स्प्रेड” एक ऐसे व्यापार मॉडल द्वारा प्रेरित है जो OAuth सहमति प्रक्रिया के दौरान उपयोगकर्ता की असावधानी का फायदा उठाता है।5 उपयोगकर्ताओं को शिक्षित करना जरूरी है कि सहमति स्क्रीन पर “अनुमति दें” पर क्लिक करना एक तुच्छ कार्य नहीं है; यह उनके कॉर्पोरेट डेटा की चाबियां सौंपने के बराबर है। प्रशिक्षण निम्नलिखित पर केंद्रित होना चाहिए:

• OAuth अनुमति अनुरोध स्क्रीन को पहचानना।
• किसी एप्लिकेशन द्वारा अनुरोध की जा रही अनुमतियों की जांच करना।
• इस सिद्धांत को समझना कि किसी ऐप के अकाउंट को हटाने से उसकी एक्सेस अनुमतियां स्वचालित रूप से रद्द नहीं होती हैं।
• एक नए एप्लिकेशन को एक्सेस देने से पहले IT या सुरक्षा विभाग के भीतर किससे संपर्क करना है यह जानना।

एडमिन सहमति वर्कफ्लो लागू करें

शासन को लागू करने के लिए सबसे शक्तिशाली तकनीकी नियंत्रण यह है कि सभी नए एप्लिकेशनों के लिए प्रशासनिक अनुमोदन को डिफ़ॉल्ट बनाना। Google Workspace और Microsoft Entra ID दोनों को एडमिन सहमति की आवश्यकता के अनुसार कॉन्फ़िगर करके, संगठन एक कमजोर “डिफ़ॉल्ट-अनुमति” स्थिति से एक सुरक्षित “डिफ़ॉल्ट-अस्वीकार” मॉडल में जाते हैं।5 यह वर्कफ्लो सुनिश्चित करता है कि कॉर्पोरेट डेटा को एक्सेस देने से पहले प्रत्येक नए तीसरे पक्ष के एकीकरण की IT और सुरक्षा टीमों द्वारा अनुपालन, डेटा गोपनीयता और परिचालन जोखिम के लिए समीक्षा की जाती है, जिससे शैडो AI के प्रसार को स्रोत पर ही रोका जाता है।

निष्कर्ष: अपनी मीटिंग की सत्यनिष्ठा को वापस प्राप्त करना

गोपनीय मीटिंग में AI नोटटेकर का अप्रत्याशित आगमन सिर्फ एक उपद्रव से ज्यादा है; यह एक महत्वपूर्ण सुरक्षा घटना है जो किसी संगठन के सहयोगी स्थानों की सत्यनिष्ठा को कम करती है। यद्यपि ये टूल अनस्पष्ट उत्पादकता लाभ प्रदान करते हैं, लेकिन उनकी अनियंत्रित तैनाती डेटा गोपनीयता और नियामक अनुपालन के लिए अस्वीकार्य जोखिम पैदा करती है।

नियंत्रण वापस पाने के लिए एक जानबूझकर और बहुआयामी रणनीति की आवश्यकता है। व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के लिए, इसका मतलब सतर्कता का प्रयोग करना, बॉट्स को उसी समय हटाने के लिए अपने पास उपलब्ध टूलों को समझना और महत्वपूर्ण रूप से, अपने Google या Microsoft अकाउंटों के भीतर स्रोत पर लगातार डेटा एक्सेस अनुमतियों को तोड़ना है। प्रशासकों के लिए, नियंत्रण का मार्ग मजबूत, केंद्रीकृत नीतियों के माध्यम से है।

• Zoom के लिए, यह ऐप मार्केटप्लेस के सीधे प्रबंधन के माध्यम से प्राप्त किया जाता है, जिसमें सभी एप्लिकेशनों के लिए पूर्व-अनुमोदन की आवश्यकता होती है।
• Google Workspace के लिए, समाधान API नियंत्रणों के माध्यम से उपलब्ध निश्चित और शक्तिशाली ब्लॉक है, जो सभी डेटा एक्सेस को तोड़ता है।
• Microsoft Teams के लिए, सफलता के लिए एक परिष्कृत, बहुस्तरीय रक्षा की आवश्यकता होती है जो मीटिंग नीतियों, ऐप अनुमति नियमों और सबसे महत्वपूर्ण रूप से, Microsoft Entra ID के भीतर सख्त सहमति प्रबंधन को जोड़ती है।

अंततः, एकल ऐप को ब्लॉक करना एक अल्पकालिक समाधान है। लंबी अवधि की सुरक्षा प्रतिक्रियाशील स्थिति से सक्रिय शासन की ओर स्थानांतरित करके प्राप्त की जाती है। इसमें स्पष्ट नीतियां स्थापित करना, एडमिन सहमति वर्कफ्लो को डिफ़ॉल्ट के रूप में लागू करना और उपयोगकर्ताओं को सुरक्षा जागरूकता प्रदान करके एक मजबूत मानव फायरवॉल बनने की शक्ति देना शामिल है। इन तकनीकी नियंत्रणों को सुरक्षा-सचेत संस्कृति के साथ मिलाकर, संगठन सुरक्षित, निजी और उत्पादक रहने वाले अपने डिजिटल मीटिंग रूम को सुनिश्चित करते हुए आत्मविश्वास से नवाचार को अपना सकते हैं।

संदर्भ किए गए कार्य

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