الضيف الغير مدعو: دليل المشرف الكامل لمنع Fireflies.ai من اجتماعاتكم

مقدمة: صعود مسجل الملاحظات الاصطناعي وتأزم المشرف

ظهرت مساعدات الاجتماعات الاصطناعية كأدوات إنتاجية قوية، ت обеعقد نسخ المحادثات الصوتية، تلخصها، وتحليلها لتحرر المشاركين من عبء التدوين اليدوي للملاحظات.1 منصات مثل Fireflies.ai تندمج مع خدمات المحاضرات عبر الفيديو الرئيسية، وتوفر مهام فورية آلية، نصوص قابلة للبحث، وتحليلات قيمة للاجتماعات.1 ومع ذلك، غالبًا ما يأتي راحة هذه الأدوات بثمن عالٍ لتحكم المنظمة، والأمن، والخصوصية.

بالنسبة لمسئولي الأنظمة ومهندسي تقنية المعلومات، يمكن أن تتصرف هذه المسجلات الاصطناعية أقل من مساعدات مفيدة وأكثر من طاعون رقمي.4 تجربة شائعة ومضحكة تم الإبلاغ عنها في المنتديات المهنية هي “انتشار فيروسي” لهذه البوتات.5 موظف واحد يحضر اجتماع مع طرف خارجي باستخدام مسجل ملاحظات اصطناعي؛ بعد ذلك، يبدأ البوت في الظهور بدون دعوة في الاجتماعات الداخلية، بعد أن تعلق بحساب الموظف، غالبًا دون فهم كامل أو موافقة صريحة منه.5 هذا السلوك الشبيه بالبرمجيات الخبيثة يخلق تحديًا كبيرًا للمشرفين المكلفين بحماية البيانات الاعتبارية للشركة.6

الرعاية عالية. المسجلات الاصطناعية غير المدارة تُدخل مخاطر أمنية كبيرة، بما في ذلك التسجيل غير المصرح به والتخزين في جهات خارجية لمناقشات سرية، وملكية فكرية، وحتى المعلومات الصحية المحمية (PHI).6 يمكن أن يؤدي هذا التعرض إلى انتهاكات انضباطية جسيمة بموجبلوائح مثل قانون تنوع ومرونة التأمين الصحي (HIPAA) ولائحة حماية البيانات العامة (GDPR).5 يقدم هذا الدليل استراتيجية شاملة متعددة الطبقات للأفراد والمشرفين لاستعادة السيطرة على مساحات الاجتماعات الرقمية الخاصة بهم. إنه يقدم تعليمات شاملة محددة للمنصة لـ Google Meet، Zoom، وبتوجيه خاص لالتفاصيل الفريدة التي أبلغت عنها المشرفين، Microsoft Teams.

الجزء 1: فهم ناقل التهديد: كيف تدخل Fireflies.ai اجتماعاتكم

لمنع ضيف غير مدعو بشكل فعال، يجب أولاً فهم جميع الأبواب التي يمكنها استخدامها للدخول. تستخدم Fireflies.ai عدة طرق للانضمام إلى الاجتماعات، تتراوح من تكاملات التقويم الآلية إلى دعوات يدوية حسب الطلب. فهم هذه النقاط هو الخطوة الأولى نحو بناء دفاع قوي.

1. تكامل التقويم (الناقل الرئيسي)

الطريقة الأكثر شيوعًا وثباتًا التي تستخدمها Fireflies.ai للانضمام إلى الاجتماعات هي من خلال التكامل المباشر مع تقويم المستخدم.9 أثناء عملية التسجيل، يُطلب من المستخدمين ربط حسابهم في Google أو Outlook، مما يمنح التطبيق أذونات OAuth لقراءة بيانات تقويمهم.9 بمجرد إنشاء هذا الربط، يمكن لـ Fireflies.ai رؤية جميع الأحداث المجدولة. بناءً على تكوين المستخدم في لوحة تحكم Fireflies.ai، يمكن ضبط البوت على الانضمام تلقائيًا إلى أي اجتماع في ذلك التقويم الذي يحتوي على رابط المحاضرة عبر الويب (لمنصات مثل Zoom، Google Meet، أو Teams).3 هذه الوظيفة “الضبط والنسخ” هي السبب الرئيسي لظهور البوت بشكل غير متوقع، حيث قد لا يتذكر المستخدمون تمكين هذا الإعداد أو يفهمون آثاره الواسعة.

2. الدعوة المباشرة (التحكم اليدوي)

حتى إذا قام المستخدم بتكوين حسابه لمنع الانضمام التلقائي، يمكن لأي مشارك في الاجتماع دعوة مسجل ملاحظات Fireflies.ai يدويًا. يتم ذلك ببساطة عن طريق إضافة عنوان بريد البوت، fred@fireflies.ai، كضيف لحدث تقويم.1 تعامل المنصة مع هذه الدعوة مثل أي مشارك بشري آخر، وتتلقى تفاصيل الاجتماع، وتنضم في الوقت المحدد.3 هذه الطريقة تتجاوز تفضيلات الانضمام التلقائي الشخصية للفرد ويمكن استخدامها من قبل أي شخص في قائمة الدعوة، مما يجعلها ناقلًا شائعًا لإدخال البوت في اجتماعات المنظمة.

3. “إضافة إلى الاجتماع الحي” (الدخول العاجل)

للاجتماعات العاجلة أو الجلسات حيث لم يكن التسجيل مخططًا مسبقًا، تقدم Fireflies.ai ميزة في لوحتها تسمى “إضافة إلى الاجتماع الحي”.12 يمكن للمستخدم المسجل الدخول إلى حساب Fireflies.ai الخاص به، ولصق رابط الاجتماع الجاري في مربع حوار، وسيطلب البوت الانضمام إلى المكالمة، عادةً في غضون دقيقة.3 توفر هذه الطريقة طريقة سريعة لجلب المسجل إلى أي جلسة نشطة، متجاوز الحاجة إلى دعوة تقويم مسبقة.

4. التكاملات والملحقات للمنصات

بصرف النظر عن الوصول العام إلى التقويم، تقدم Fireflies.ai تكاملات محددة للمنصات التي تخلق نقاط دخول إضافية. هذه تشمل تطبيقات مخصصة متوفرة في سوق تطبيقات Zoom App Marketplace وملحقة كروم مصممة بشكل أساسي لـ Google Meet.2 تمثل ملحقة الكروم تهديدًا خفيًا بشكل خاص؛ فهي يمكنها تسجيل المحاضرات، نسخها، وتلخيصها في الوقت الفعلي لـ Google Meet.

بدون وجود بوت “Fireflies.ai Notetaker” مرئي ينضم إلى قائمة المشاركين.15 طريقة التقاط هذه أقل شفافيةً أمام الحضور الآخر، حيث يتم بدء التسجيل مباشرةً من متصفح المستخدم، مما يجعل من الصعب اكتشافه وإيقافه.

الجزء الثاني: المتصلون الأولون: أدوات التحكم على مستوى المستخدم والدفاع الفردي

قبل التفكير في اتخاذ إجراءات إدارية على مستوى المنظمة، يملك المستخدمون الفرديون عدة أدوات قوية يمكنهم استخدامها لإدارة وحظر محطات التدوين الAI. هذه الخطوات بمثابة الخط الدفاعي الأول ويمكن أن تحل المشكلة في كثير من الأحيان لحساب مستخدم واحد.

أ. إزالة في الوقت الحالي: طرد البوت من اجتماع مباشر

إذا ظهر محطة تدوين AI غير مرغوب فيها في اجتماع نشط، يمكن للمضيف أو في بعض الحالات أي مشارك إزالتها على الفور.

التعريف: الخطوة الأولى هي فتح قائمة المشاركين والبحث عن البوت، والذي ينضم عادةً باسم “Fireflies.ai Notetaker” أو معرّف مشابه.16
الإزالة حسب المنصة: عملية إزالة المشارك بسيطة في جميع المنصات الرئيسية.
- Google Meet: افتح لوحة “الناس”، ابحث عن “Fireflies.ai Notetaker”، انقر على قائمة الثلاث نقطات بجانب اسمه، واختر “إزالة من الاجتماع”.16
- Zoom: افتح قائمة “المشاركين”، انقل المؤشر فوق “Fireflies Notetaker”، انقر على زر “المزيد”، واختر “إزالة”.17
- Microsoft Teams: انتقل إلى قائمة “الناس” أو “المشاركين”، ابحث عن “Fireflies.ai Notetaker”، انقر على قائمة الثلاث نقطات، واختر “إزالة من الاجتماع”.19
قاعدة الدقيقتين الثلاث: من الحاسوب التصرف بسرعة. ووفقاً لمعلمات التشغيل الخاصة بـ Fireflies.ai نفسها، يجب أن يكون البوت موجودًا في الاجتماع لمدة ثلاث دقائق على الأقل لمعالجة وتوليد تسجيل أو نص مترجم بنجاح.16 طرد البوت قبل تجاوز هذه الحد سيمنع أي بيانات الاجتماع من التقاطها لهذه الجلسة.

ب. منع على مستوى الحساب: تكوين إعدادات Fireflies.ai الخاصة بك

للمستخدمين الذين يملكون حسابًا في Fireflies.ai، الطريقة الأكثر مباشرة لمنع الانضمامات غير المرغوب فيها هي تكوين إعدادات الحساب بشكل صحيح.

سجل الدخول إلى لوحة تحكم Fireflies.ai من خلال app.fireflies.ai.
انتقل إلى الإعدادات في القائمة الرئيسية. على الجانب الأيمن من لوحة التحكم، ستجد “إعدادات الاجتماع الحالي”.3
في قائمة التنقل السفلية لـ “الاجتماعات التي ستنضم إليها Fireflies”، اختر الخيار الأكثر تقييدًا: تنضم فقط عندما أدعو fred@fireflies.ai.4 هذا يغير السلوك الافتراضي من “الخيار الخروج” إلى “الخيار الانضمام”، مما يمنحك التحكم الأقصى. الخيارات الأخرى هي “تنضم إلى جميع أحداث التقويم التي تحتوي على رابط النداءات المجانية” و”تنضم فقط إلى الاجتماعات التي أملكها”.
لتحكم أدق، يمكن للمستخدمين تكوين قواعد الاجتماع في صفحة الإعدادات لجعل Fireflies تنضم أو تتخطى الاجتماعات تلقائياً بناءً على عنوان الاجتماع أو وجود مشاركين محددين.21

ج. قطع الاتصال: الخطوة الحاسمة لاسترجاع الصلاحيات

مصدر شائع للاستياء هو عندما يحدد مستخدم حسابه في Fireflies.ai، فقط ليدركه أن البوت يستمر في الانضمام إلى اجتماعاته.4 يحدث هذا لأن حذف الحساب على منصة Fireflies.ai لا يلغي تلقائياً الصلاحيات التي منحتها التطبيق ل접근 حساب المستخدم الأساسي في Google أو Microsoft. يحتفظ التطبيق برمز OAuth الدائم، الذي يتصرف كمفتاح لجدول زمني المستخدم، حتى بعد إزالة بيانات المستخدم من خوادم Fireflies.ai.5 هذه الفارقة حاسمة: حذف الحساب ليس هو نفس استرجاع الصلاحيات. لوقف البوت بشكل دائم، يجب قطع الاتصال من المصدر.

للمستخدمين في Google Workspace / Gmail:
1. انتقل مباشرةً إلى إعدادات أمن حساب Google الخاص بك: https://account.google.com/security.
2. прокрут لأسفل إلى القسم المسمى “تطبيقات خارجية مع وصول إلى الحساب” وانقر على “إدارة الوصول إلى التطبيقات الخارجية”.
3. ابحث عن “Fireflies.ai” في قائمة التطبيقات.
4. انقر عليه واختر إزالة الوصول.10 هذه العملية تُلغي رمز OAuth وتمنع التطبيق بشكل دائم من قراءة بيانات جدول زمني المستخدم.
للمستخدمين في Microsoft 365 / Outlook:
1. يمكن للمستخدمين الفرديين إدارة صلاحيات التطبيقات الخاصة بهم عن طريق الانتقال إلى myapps.microsoft.com.
2. بعد تسجيل الدخول، انقر على أيقونة الملف الشخصي في الزاوية العلوية اليمنى، اختر “الملف الشخصي”، ثم اختر “إدارة تطبيقاتك”.
3. ابحث عن Fireflies.ai في القائمة وقلع صلاحياته.
4. ومع ذلك، غالبًا ما يتم الإزالة الأكثر فعالية والشاملة لحسابات Microsoft بواسطة مسؤول النظام من خلال بوابة Microsoft Entra ID، والتي توفر التحكم المركزي في جميع التطبيقات المؤسسية. تتم وصف هذه العملية في قسم المسؤول من هذا الدليل.

د. الخطوة الأخيرة: حذف حساب Fireflies.ai الخاص بك

بعد التأكد من استرجاع جميع الصلاحيات من حساب Google أو Microsoft الخاص بك، الخطوة الأخيرة هي حذف حساب Fireflies.ai الخاص بك لإزالة بياناتك من أنظمةهم.

تسجيل الدخول إلى لوحة التحكم الخاصة بـ Fireflies.ai.
انتقل إلى الإعدادات > إعدادات الحساب.23
قم بالتمرير إلى أسفل الصفحة وانقر على زر حذف حسابي.10
سيتم مطالبتك بتقديم سبب قبل تأكيد الحذف.23

الجزء 3: دليل المسؤول: تقوية منظمتك

في حين أن إجراءات المستخدمين الفرديين هي خطوة أولى ضرورية، فإن الدفاع الفعال حقًا يتطلب استراتيجية استباقية ومُدارة مركزيًا. يملك مسؤولي تكنولوجيا المعلومات أدوات قوية داخل مراكز إدارة المنصات الخاصة بهم لمنع تطبيقات غير مرغوب فيها على مستوى المنظمة. توفر هذه القسم الدليل التقني لتقوية بيئات Zoom و Google Workspace و Microsoft Teams. إن نهج Microsoft Teams معقد بشكل ملحوظ، مما يعكس تكامله العميق مع نسيج الهوية والأمن الأوسع لـ Microsoft 365.

الجدول التالي يوفر مقارنة عالية المستوى للتحكمات الإدارية الرئيسية المتاحة على كل منصة، ما يجعله دليلًا سريعًا للإشارة قبل التعليمات التفصيلية خطوة بخطوة.

المنصة	الطريقة الرئيسية لتحكم المسؤول	الفعالية	النقطة الرئيسية
Zoom	إدارة سوق التطبيقات	عالية	تحكم مركزي لقبول مسبق أو حظر تطبيقات محددة لمنظمة كاملة. فعال للغاية ومباشر.
Google Workspace	التحكم في واجهات برمجة التطبيقات (API) والتحكم في وصول التطبيقات	عالية جدًا	الحظر الأكثر قطعًا. يمنع التطبيق مباشرة من الوصول إلى أي بيانات خدمة Google على مستوى المنظمة، مما يقطعه من المصدر.
Microsoft Teams	دفاع متعدد الطبقات: سياسات تطبيقات Teams + سياسات الموافقة لـ Entra ID	عالية جدًا	يُلزم نهجًا متعدد الطبقات. حظر التطبيق في مركز إدارة Teams غير كافٍ بدون إدارة موافقة التطبيقات أيضًا في Entra ID.

أ. تأمين بيئة Zoom الخاصة بك

يقدم Zoom للمسؤولين تحكمًا واضحًا وفعالًا لإدارة التطبيقات الطرفية الثالثة من خلال بوابة الويب وسوق التطبيقات الخاصة به.

1. الأمن الأساسي (الدفاع الاستباقي): الخطوة الأولى من الدفاع هي تكوين إعدادات الاجتماعات لإعطاء المضيفين تحكم دقيق في الدخول.
- تمكين غرفة الانتظار: في بوابة الويب لـ Zoom، انتقل إلى الإعدادات > الاجتماع > الأمن وقم بتفعيل ميزة غرفة الانتظار. يُجبر هذا جميع المشاركين الواردين على دخول منطقة إحكام حتى يُسمح لهم المضيف يدويًا، مما يسمح بتحديد رفض حسابات البوتات بسهولة.4
- يتطلب المصادقة: في نفس قسم الأمن، تفعيل فقط المستخدمين المصادق عليهم يمكنهم الانضمام إلى الاجتماعات. يُتطلب هذا من المشاركين تسجيل الدخول إلى حساب Zoom، والذي يمكن أن يردع العديد من البوتات الآلية التي تنضم كضيوف غير مصادقين.25
2. الحصار على مستوى النطاق (أداة قوية): لمنهج أكثر مباشرة، يمكن للمسؤولين حظر البوتات بناءً على نطاقها.
- في الإعدادات > الاجتماع > الأمن، تفعيل حظر المستخدمين في نطاقات معينة من الانضمام إلى الاجتماعات والورشات الويب.
- أضف fireflies.ai و read.ai و otter.ai ونطاقات المحاضرين المعروفة الأخرى إلى هذه القائمة.25
- لاحظ أن هذه الطريقة يمكن أن تكون “لعبة قطة وضبب”، حيث قد يستخدم البائعون نطاقات متعددة أو بديلة للتجاوز هذه الحظر.26
3. إدارة التطبيقات المركزية (الحل المُنصح به): الطريقة الأكثر قوة والمُنصح بها هي إدارة موافقات التطبيقات مركزيًا عبر سوق تطبيقات Zoom. هذا يغير موقف الأمن من نموذج تفاعلي قائم على الحظر إلى نموذج استباقي قائم على الموافقة.
1. سجل الدخول إلى سوق تطبيقات Zoom كمالك لحساب أو مسؤول.
2. في الزاوية العلوية اليمنى، انقر على إدارة.
3. في قسم إدارة تطبيقات المسؤول، انقر على الصلاحيات.
4. تفعيل التبديل لـ يتطلب موافقة المسؤول على التطبيقات المدرجة علنًا في سوق تطبيقات Zoom.28 هذه الإعداد الواحد هو الخطوة الأكثر أهمية ؛ فهو يمنع المستخدمين من تثبيت أي تطبيق بدون موافقة واضحة من المسؤول، مما يتحول البيئة إلى “حالة نافذة بشكل افتراضي”.
5. لإزالة تثبيت موجود لـ Fireflies.ai، انتقل إلى إدارة > تطبيقات الحساب.
6. ابحث عن “Fireflies.ai” في قائمة التطبيقات المضافة، وانقر عليها وانتقل إلى علامة التبويب إدارة التطبيق.
7. في قسم إزالة التطبيق، انقر على إزالة لإلغاء التثبيت وتعطيل التطبيق لجميع المستخدمين في الحساب.17

ب. إغلاق Google Workspace بإحكام

يقدم Google Workspace الطريقة الأكثر قطعًا لمنع التطبيقات الطرفية الثالثة من خلال تحكم واجهات برمجة التطبيقات (API). يقطع هذا النهج التطبيق من مصدره، مما يمنعها من الوصول إلى أي بيانات خدمة Google، بما في ذلك Calendar و Meet، بغض النظر عن موافقة المستخدمين الفرديين.

1. الحظر النهائي: استخدام ضوابط واجهة برمجة التطبيقات (API)
1. سجل الدخول إلى لوحة تحكم Google Admin باستخدام حساب مسؤول.
2. انتقل إلى القائمة > الأمن > التحكم في الوصول والبيانات > ضوابط واجهة برمجة التطبيقات (API).30
3. انقر على الزر لـ إدارة وصول تطبيقات الطرف الثالث.22
4. سترى قائمة بالتطبيقات التي وصلت إلى بيانات Google. انقر على تكوين تطبيق جديد وابحث عن “Fireflies.ai” بالاسم أو بواسطة معرف العميل OAuth الخاص به إذا كان معروفًا.
5. اختر تطبيق Fireflies.ai من نتائج البحث.
6. سيتم مطالبتك باختيار وحدات التنظيم (OUs) التي تنطبق عليها هذه السياسة. اترك وحدة التنظيم العليا مختارة لتطبيق الحظر على المنظمة بأكملها.
7. اختر مستوى الوصول محظور.22 هذه العملية تمنع التطبيق من الوصول إلى أي خدمة Google وتمنع المستخدمين من تفويضه.
2. منع المشكلات المستقبلية: إدارة التحكم في وصول التطبيقات
- لمنع المستخدمين من تفويض تطبيقات أخرى غير المعتمدة في المستقبل، ابق في قسم ضوابط واجهة برمجة التطبيقات (API) ومراجع إعدادات تحكم وصول التطبيقات.
- هنا، يمكنك ضبط السلوك الافتراضي للتطبيقات الطرف الثالث غير المضبوطة، مما يحدد الوصول للمستخدمين ويتطلب منهم طلب الوصول لأي تطبيق جديد يريدون استخدامه.32 يُنشئ هذا منحنى أمني استباقي لبيئة Google Workspace بالكامل.

ج. الخوض في تفاصيل Microsoft Teams: استراتيجية دفاع متعددة الطبقات

حظر محفزات الملاحظات الاصطناعية في Microsoft Teams أكثر تعقيدًا بكثير من Zoom أو Google Workspace. تنشأ هذه التعقيدات من التكامل العميق لـ Teams في نظام Microsoft 365، حيث تُدارة الأمن والهوية عبر مراكز تحكم متعددة ومتصلبة. يُبلغ المسؤولون بشكل متكرر أن “حظر” التطبيق ببساطة في مركز تحكم Teams غير فعال، حيث يواصل البوت الانضمام إلى الاجتماعات.8 تتطلب الاستراتيجية الناجحة دفاعًا شاملًا ومتعدد الطبقات يُعالج ليس فقط تطبيق Teams نفسه، بل أيضًا الهوية الأساسية واعتمادات الأذونات التي تُدارة في Microsoft Entra ID. المشكلة ليست مجرد تطبيق Teams؛ إنها “تطبيق مؤسسي” في Entra ID حصل على وصول دائم إلى بيانات المستخدم، مثل تقويم Outlook الخاص بهم.

الطبقة 1: سياسات الاجتماعات والقاعة الانتظار (التحكمات الأساسية)
1. انتقل إلى مركز إدارة Teams > الاجتماعات > سياسات الاجتماعات.7
2. حدد السياسة التي تريد تحريرها (مثل السياسة العالمية) أو أنشئ سياسة جديدة.
3. تحت الانضمام إلى الاجتماع والقاعة الانتظار، قم بتكوين الإعداد من يمكنه تجاوز القاعة الانتظار؟ إلى خيار مقيد مثل “المنظمون والمنظمون المساعدون فقط” أو “الأشخاص الذين أدعوهم”. يُجبر هذا جميع المشاركين الخارجيين وغير المدعوين على الدخول إلى قاعة انتظار حيث يجب قبولهم يدويًا.7
4. ضع في الاعتبار إيقاف يمكن للمستخدمين المجهولين الانضمام إلى الاجتماع. على الرغم من أنه فعال بدرجة عالية في حظر الروبوتات، إلا أنك يجب أن تدرك أن هذا يمكن أن يخلق احتكاكًا كبيرًا للضيوف الخارجيين المشروعين الذين ليس لديهم حسابات Microsoft.35
الطبقة 2: سياسات إذن التطبيقات (التحكم في التوافر)
1. في مركز إدارة Teams، انتقل إلى تطبيقات Teams > سياسات الإذن.20
2. حدد السياسة العالمية (الافتراضية في جميع المنظمة) أو انقر فوق إضافة لإنشاء سياسة مخصصة جديدة.
3. تحت القائمة المنسدلة التطبيقات الطرفية الثالثة، حدد الخيار حظر تطبيقات معينة والسماح ببقية جميع التطبيقات.
4. انقر فوق حظر التطبيقات، ابحث عن “Fireflies.ai”، وأضفه إلى قائمة الحظر.20
5. احفظ السياسة. إذا قمت بإنشاء سياسة مخصصة، يجب أن تُعينها على المستخدمين أو المجموعات ذات الصلة حتى تنفذ. هذه الخطوة وحدها غالبًا ما تكون غير كافية ولكنها جزء ضروري من الدفاع المتعدد الطبقات.
الطبقة 3: تأمين Microsoft Entra ID (التحكم في الموافقة)
هذه هي الطبقة الأكثر أهمية والتي غالبًا ما تُفوت في الدفاع. إنها تتناول جذر المشكلة: منح الإذن الذي يسمح لـ Fireflies.ai بالوصول إلى تقويمات المستخدمين.
1. إلغاء الإذن الموجود:
  - انتقل إلى مركز إدارة Microsoft Entra (entra.microsoft.com).
  - انتقل إلى الهوية > التطبيقات > تطبيقات المؤسسة.
  - ابحث عن “Fireflies.ai” وحدده.
  - انتقل إلى علامة التبويب الإذن وانقر فوق مراجعة الإذن لإلغاء منح الموافقة الموجودة.5
2. منع الموافقة المستقبلية للمستخدم (القفل الاستباقي):
  - في قسم تطبيقات المؤسسة، انتقل إلى الموافقة والإذن > إعدادات موافقة المستخدم.
  - حدد الخيار لا تسمح بموافقة المستخدم.5
  - هذا عنصر تحكم أمني قوي. إنه يمنع المستخدمين غير المديرين من منح الموافقة على أي تطبيق مؤسسي جديد. بدلاً من ذلك، سيتم مطالبتهم بطلب الموافقة من المدير، مما يخلق سير عمل مركزي حيث يمكن لـ IT فحص جميع التكاملات الطرفية الثالثة والسماح بها. هذا الإعداد الواحد أمر بالغ الأهمية لمنع “النشر الفيروسي” للتطبيقات غير المعتمدة.
الطبقة 4: أدوات التحكم المتقدمة والمتخصصة (للمدراء الملتزمين)
للمنظمات التي تتطلب أعلى مستوى من الأمن، يمكن تنفيذ عدة أدوات تحكم إضافية.
- رمز مرور لمرة واحدة مُتقدم لـ Teams (OTP): بالنسبة للمؤسسات التي تمتلك رخص Teams Premium، تمكين ميزة OTP للمستخدمين غيرالمتحققين للانضمام إلى الاجتماعات يمكن أن يحظر الروبوتات الآلية بشكل فعال، حيث لا يمكنها إكمال خطوة التحقق عبر البريد الإلكتروني.35
- سياسة PowerShell: يمكن تكوين إعداد سياسة الاجتماع، -BlockedAnonymousJoinClientTypes، عبر PowerShell لحظر الانضمامات المجهولة من العملاء المبنيين على منصات معينة مثل Azure Communication Services (ACS)، والتي قد تستخدمها بعض الروبوتات.35
- حظر نطاق الوصول الخارجي: في مركز إدارة Teams، تحت المستخدمين > الوصول الخارجي، يمكنك إضافة fireflies.ai إلى قائمة النطاقات المحظورة. هذا يمكن أن يمنع الاتصال والتشابك مع ذلك النطاق، مما يضيف طبقة أخرى من الدفاع، على الرغم من أن فعاليته ضد الانضمام إلى الاجتماعات قد تختلف.8

الجزء 4: من الحظر التفاعلي إلى الحكم الاستباقي

حظر تطبيق واحد مثل Fireflies.ai هو رد تكتيكي ضروري، ولكنه يُعالج الأعراض، وليس المرض الأساسي. انتشار أدوات الذكاء الاصطناعي يمثل حدودًا جديدة في تقنية المعلومات الخفية (shadow IT)، والحل المستدام يتطلب تحويل نهج التفاعلي، “ضرب الخنزير بالمطرقة”، إلى استراتيجية حكم استباقية لجميع التطبيقات الطرفية الثالثة.

إنشاء سياسة الاستخدام المقبول (AUP)

أساس الحكم الجيد هو سياسة واضحة وممكنة للنقل جيدًا. يجب أن تُطور المؤسسات AUP تُعالج استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي بشكل صريح.6 يجب أن تحدد هذه السياسة:

قائمة بتطبيقات الذكاء الاصطناعي المعتمدة الرسميًا ومفحوصة.
عملية رسمية للموظفين لطلب تقييم وموافقة الأدوات الجديدة.
دلائل واضحة على أنواع البيانات التي يمكن معالجتها أو لا يمكن معالجتها بواسطة الذكاء الاصطناعي الطرفي الثالث، مع قيود خاصة لمعلومات الحساسة أو السرية أو الخاضعة للضوابط مثل PHI.
المتطلبات للحصول على موافقة صريحة من جميع المشاركين قبل تسجيل أو تحويل أي اجتماع إلى نص.

قوة تعليم المستخدم

العنصر البشري هو غالبًا الربط الأضعف في سلسلة الأمن. يُحفز “النشر الفيروسي” لأدوات مثل Fireflies.ai بواسطة نموذج تجاري يستغل عدم الانتباه للمستخدم أثناء عملية الموافقة OAuth.5 من الحتمي تثقيف المستخدمين بأن نقر “السماح” على شاشة الموافقة ليس إجراءً بسيطًا ؛ إنه مساوي لمنح المفاتيح لبياناتهم الشركة. يجب أن يركز التدريب على:

التعرف على شاشات طلبات الصلاحيات OAuth.
فحص الصلاحيات التي يطلبها التطبيق.
فهم المبدأ بأن حذف حساب التطبيق لا يؤدي تلقائيًا إلى إلغاء صلاحيات الدخول الخاصة به.
معرفة الأشخاص الذين يجب الاتصال بهم داخل قسم تقنية المعلومات أو الأمن لمراجعة تطبيق جديد قبل منحه الدخول.

تنفيذ سير عمل موافقة المشرف

أقوى ضمان تقني لفرض الحوكمة هو جعل الموافقة الإدارية الافتراضية لجميع التطبيقات الجديدة. من خلال تكوين كل من Google Workspace و Microsoft Entra ID ليتطلبوا موافقة المشرف، تنتقل المنظمات من موقف “السماح الافتراضي” العاجز إلى نموذج “الرفض الافتراضي” الآمن.5 هذا السير العمل يضمن مراجعة كل تكامل جديد من جهة خارجية من قبل فرق تقنية المعلومات والأمن لضمان الامتثال، والخصوصية البيانات، والخطر التشغيلي قبل منحه الدخول إلى البيانات الشركة، مما يوقف انتشار AI الظلي في مصدره بشكل فعال.

الاستنتاج: استعادة سلامة اجتماعاتكم

وصول برنامج لملاحظات AI غير متوقع إلى اجتماع سري لا يعد مجرد إزعاج ؛ إنه حدث أمني كبير يضعف سلامة مساحات التعاون في المنظمة. على الرغم من أن هذه الأدوات تقدم فوائد إنتاجية لا يمكن نفيها، إلا أن نشرها بدون إدارة يُشكل مخاطر غير مقبولة على خصوصية البيانات والامتثال التنظيمي.

يتطلب استعادة السيطرة استراتيجية معقولة ومتعددة الجوانب. للمستخدمين الأفراد، هذا يعني ممارسة اليقظة، وفهم الأدوات المتاحة لهم لإزالة البوتات في الوقت الحالي، واهم всего، قطع صلاحيات وصول البيانات المستمرة في مصدرها داخل حساباتهم في Google أو Microsoft. للمشرفين، път السيطرة هو من خلال سياسات مركزية قوية.

بالنسبة ل Zoom، يتحقق هذا من خلال إدارة بسيطة لمنتجع التطبيقات (App Marketplace)، مع تطبيق الحاجة إلى الموافقة المسبقة لجميع التطبيقات.
بالنسبة ل Google Workspace، الحل هو الحظر النهائي والقوي المتاح من خلال API Controls، الذي يقطع جميع وصولات البيانات.
بالنسبة ل Microsoft Teams، يحتاج النجاح إلى دفاع متطور ومتعدد الطبقات يجمع بين سياسات الاجتماعات، قواعد صلاحيات التطبيقات، واهم всего، إدارة موافقة صارمة داخل Microsoft Entra ID.

في النهاية، حظر تطبيق واحد هو حل مؤقت. الأمن طويل الأمد يتحقق من خلال تحويل الموقف من رد الفعل إلى حوكمة استباقية. هذا ينطوي على وضع سياسات واضحة، وتنفيذ سير عمل موافقة المشرف كافتراضي، وتمكين المستخدمين من الوعي الأمني ليصبحوا حجرة حديدية بشرية قوية. من خلال دمج هذه الضمانات التقنية مع ثقافة מוד�عة لالأمن، يمكن للمنظمات أن تستقبل الابتكار بثقة مع ضمان بقاء غرف الاجتماعات الرقمية آمنة، خاصة، ومنتجة.

المراجع

دليل Fireflies.ai: إتقان أخذ الملاحظات بالذكاء الاصطناعي في 5 خطوات بسيطة، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.bardeen.ai/answers/what-is-fireflies-ai
مستقبل الملاحظات بالذكاء الاصطناعي لـ Zoom بواسطة Fireflies.ai - سوق تطبيقات Zoom، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://marketplace.zoom.us/apps/QkiS57vZTmGCOmW5EJh3ig
دليل خطوة بخطوة لإعداد تكامل Fireflies-Zoom، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://fireflies.ai/blog/fireflies-zoom-integration
رد: كيفية حظر بوتات مثل مستقبل الملاحظات firefliesai - مجتمع Zoom، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-to-block-bots-like-firefliesai-notetaker/m-p/210098
مستقبلات الملاحظات بالذكاء الاصطناعي للاجتماعات هي مصدر إزعاجي أساسي : r/msp - Reddit، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.reddit.com/r/msp/comments/1k75g8g/ai_meeting_notetakers_are_the_bane_of_my_existence/
بوتات الذكاء الاصطناعي في اجتماعات Microsoft Teams : r/sysadmin - Reddit، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.reddit.com/r/sysadmin/comments/1bfciwv/ai_bots_in_microsoft_teams_meetings/
كيفية تأمين اجتماعات Microsoft Teams من بوتات الذكاء الاصطناعي غير المصرح بها - UnderDefense، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://underdefense.com/blog/how-to-secure-your-microsoft-teams-meetings-from-unauthorized-ai-bots/
تطبيق Teams (fireflies.ai) محظور على مستوى الشركة في مركز إدارة Teams. لا يزال المستخدمون قادرين على إضافته واستخدامه. - Reddit، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.reddit.com/r/microsoft365/comments/1kyzwfo/teams_app_firefliesai_is_blocked_company_wide_in/
كيفية استخدام Fireflies: دليل البدء السريع في 2025 - Fahim AI، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.fahimai.com/how-to-use-fireflies
إلغاء تثبيت Fireflies.ai - Third Tier، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.thirdtier.net/2024/04/12/uninstall-fireflies-ai/
fireflies.ai، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://fireflies.ai/blog/how-to-take-meeting-notes-in-microsoft-teams/#:~:text=Automatically%20enable%20Fireflies%20to%20transcribe%20Teams%20meetings,-Log%20in%20to&text=On%20your%20dashboard%2C%20select%20the,your%20preferred%20auto%2Djoin%20option.&text=Fireflies%20will%20automatically%20join%20all%20meetings%20with%20a%20web%2Dconference%20link.
تكامل Fireflies.ai في Microsoft Teams: دليل كامل 2024 - Bardeen AI، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.bardeen.ai/answers/how-to-use-fireflies-ai-in-microsoft-teams
إتقان Fireflies.ai في Google Meet: دليل كامل 2024 - Bardeen AI، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.bardeen.ai/answers/how-to-use-fireflies-ai-in-google-meet
كيفية استخدام Fireflies.ai في Zoom: دليل كامل 2024 - Bardeen AI، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.bardeen.ai/answers/how-to-use-fireflies-ai-in-zoom
ملحقات Chrome – أتمتة المكالمات بالذكاء الاصطناعي، تكامل CRM، والتحويل الصوتي إلى نص | Fireflies.ai، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://fireflies.ai/product/chrome-extension
إزالة Fireflies.ai من Google Meet: 3 خطوات بسيطة - Bardeen AI، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.bardeen.ai/answers/how-to-remove-fireflies-ai-from-google-meet
إزالة Fireflies.ai من Zoom: دليل 3 خطوات بسيطة - Bardeen AI، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.bardeen.ai/answers/how-to-remove-fireflies-ai-from-zoom
حظر مستقبلات الملاحظات بالذكاء الاصطناعي في اجتماعات Microsoft Teams - TeamDynamix، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/PrintArticle?ID=155826
إزالة Fireflies.ai من Outlook: دليل بسيط، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.bardeen.ai/answers/how-to-remove-fireflies-ai-from-outlook
إزالة Fireflies.ai من Teams: دليل 3 خطوات بسيطة - Bardeen AI، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.bardeen.ai/answers/how-to-remove-fireflies-ai-from-microsoft-teams
كيفية دعوة Fireflies إلى اجتماعاتك - YouTube، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.youtube.com/watch?v=JYbeX_cnQBs
إزالة وحظر fireflies.ai على مستوى المنظمة : r/gsuite - Reddit، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1i2v160/remove_and_block_firefliesai_org_wide/
مقال - إزالة Fireflies.ai - كلية Hennepin التقنية، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://services.hennepintech.edu/TDClient/2199/Portal/KB/ArticleDet?ID=143491
إلغاء تثبيت AI Teams : r/MicrosoftTeams - Reddit، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1lensp2/uninstall_teams_ai/
كيفية منع أدوات الذكاء الاصطناعي من الانضمام إلى اجتماع Zoom الخاص بك - قاعدة المعرفة لـ Cal Poly ITS، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://calpoly.atlassian.net/wiki/spaces/CPKB/pages/2636873729/How+to+Prevent+and+Remove+Unapproved+AI+Apps+and+Tools+from+Zoom+Meetings
كيفية منع وإزالة بوتات الذكاء الاصطناعي غير المصرح بها من اجتماعات Zoom - قاعدة المعرفة لـ جامعة Rice، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://kb.rice.edu/149886
كيف أحمي جلسات Zoom الخاصة بي من بوتات الذكاء الاصطناعي؟ - help.illinois.edu، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://help.uillinois.edu/TDClient/38/uis/KB/ArticleDet?ID=2861
إدارة المشرف لمنتج Zoom App Marketplace - دعم Zoom، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0060122
نشر تطبيقات Zoom بواسطة المشرف، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0061035
التحكم في التطبيقات التي تصل إلى بيانات Google Workspace - مساعدة Google، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://support.google.com/a/answer/7281227?hl=en
حظر تطبيقات الطرف الثالث في Google Workspace - Trelica، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://help.trelica.com/hc/en-us/articles/7738993532189-Block-third-party-apps-in-Google-Workspace
مشرف Google Workspace - إدارة الوصول إلى تطبيقات الطرف الثالث غير المضبوطة، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://mh.my.site.com/DTS/s/article/Google-Workspace-Admin-Manage-Access-to-Unconfigured-Third-Party-Apps
إدارة الوصول إلى تطبيقات الطرف الثالث غير المضبوطة للمستخدمين الذين يُعَرَّفون بأنهُم دون سن 18 عام - مساعدة مشرف Google Workspace، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://support.google.com/a/answer/13288950?hl=en
إدارة قائمة التطبيقات المسموح بها في سوق التطبيقات لمنظمتك - مساعدة مشرف Google Workspace، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://support.google.com/a/answer/6089179?hl=en
منع بوتات الذكاء الاصطناعي للمستخدمين الخارجيين من الانضمام إلى الاجتماعات : r/MicrosoftTeams - Reddit، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1mo6jgy/prevent_external_users_ai_bots_from_joining/
بوتات الذكاء الاصطناعي في اجتماعات Microsoft Teams : r/MicrosoftTeams - Reddit، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1bfd1eu/ai_bots_in_microsoft_teams_meetings/
إدارة سياسات أذونات التطبيقات في Microsoft Teams، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
إزالة بوت مستقبل الملاحظات Fireflies AI من Microsoft Teams، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4429002/removing-fireflies-ai-note-taker-bot-from-microsof?forum=msteams-all&referrer=answers&page=4
تمكين الموافقة المستخدمية على تطبيقات الطرف الثالث في Office 365 - Meeting Room 365، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://www.meetingroom365.com/en/article/authorizing-user-consent-to-third-party-apps-in-office-365-2n4jma/
تطبيقات مخصصة و Microsoft Entra ID لمسؤولي Microsoft 365، تم الوصول إليه في 17 سبتمبر 2025، https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/integrated-apps-and-azure-ads?view=o365-worldwide

SeaMeet

الضيف الغير مدعو: دليل المشرف الكامل لمنع Fireflies.ai من اجتماعاتك

جدول المحتويات