不受歡迎的來賓：管理員完整指南，阻止 Fireflies.ai 進入您的會議

引言：AI 記錄員的興起與管理員的兩難困境

人工智慧會議助理已成為強大的生產力工具，承諾轉錄、彙總和分析語音對話，以減輕與會者手動做筆記的負擔。1 Fireflies.ai 等平台與主要視訊會議服務整合，提供自動化行動項目、可搜尋的逐字稿和寶貴的會議分析。1 然而，這些工具的便利性往往以組織治理、安全性和隱私為代價。

對於系統管理員和 IT 專業人員而言，這些 AI 記錄員的表現較不像有幫助的助理，而更像是數位瘟疫。4 專業論壇中報導的一個常見且令人沮喪的經歷是這些機器人「病毒式」傳播。5 單一員工使用 AI 記錄員與外部人員參加會議；之後，該機器人開始不請自來地出現在內部會議中，依附於員工的帳戶，且往往未經員工完全了解或明確同意。5 這種類似惡意軟體的行為給負責保護敏感企業數據的管理員帶來了重大挑戰。6

風險很高。未受管理的 AI 記錄員帶來了重大的安全風險，包括未經授權錄製和第三方儲存機密討論、智慧財產權，甚至受保護的健康資訊 (PHI)。6 這種暴露可能導致嚴重的合規違規，違反《健康保險流通與責任法案》(HIPAA) 和《一般資料保護規範》(GDPR) 等法規。5 本指南提供了一個明確的多層次策略，供個人與管理員重新掌控其數位會議空間。它提供了針對 Google Meet、Zoom 的全面平台專用說明，並特別關注管理員報告的獨特複雜性，針對 Microsoft Teams 進行說明。

第 1 部分：了解威脅途徑：Fireflies.ai 如何進入您的會議

要有效阻止不受歡迎的來賓，必須首先了解它可以使用的所有入口。Fireflies.ai 採用多種方法加入會議，從自動日曆整合到隨選手動邀請不一而足。了解這些途徑是建立強大防禦的第一步。

1. 日曆整合（主要途徑）

Fireflies.ai 用來加入會議的最常見且持續性的方法是透過直接整合使用者的日曆。9 在註冊過程中，使用者會被提示連接其 Google 或 Outlook 帳戶，授予應用程式 OAuth 權限以讀取其日曆資料。9 建立此連接後，Fireflies.ai 可以查看所有排定的活動。根據使用者在 Fireflies.ai 儀表板中的設定，機器人可以設定為自動加入該日曆上任何包含網路會議連結（用於 Zoom、Google Meet 或 Teams 等平台）的會議。3 這種「設定後即忘」的功能是機器人經常意外出現的主要原因，因為使用者可能不記得啟用此設定或了解其深遠影響。

2. 直接邀請（手動覆寫）

即使使用者已設定其帳戶以防止自動加入，任何與會者都可以手動邀請 Fireflies.ai 記錄員。這可以透過簡單地將機器人的電子郵件地址 fred@fireflies.ai 做為來賓新增至日曆活動來完成。1 平台會像對待任何其他人類與會者一樣對待此邀請，接收會議詳細資訊並在排定的時間加入。3 此方法有效地繞過了個人對自動加入的偏好，並可由邀請名單上的任何人使用，使其成為機器人進入組織會議的常見途徑。

3. 「新增至即時會議」（臨時進入）

對於即興會議或未事先計劃錄音的會議，Fireflies.ai 在其儀表板上提供名為「新增至即時會議」的功能。12 註冊使用者可以登入其 Fireflies.ai 帳戶，將進行中會議的 URL 貼到對話方塊中，機器人通常會在一分鐘內請求加入通話。3 這提供了一種快速的方式，讓使用者將記錄員帶入任何活躍的會議，無需事先的日曆邀請。

4. 平台整合與擴充功能

除了一般的日曆存取之外，Fireflies.ai 還提供特定平台的整合，創造額外的進入點。這些包括 Zoom App Marketplace 上的專用應用程式以及主要用於 Google Meet 的 Chrome 擴充功能。2 Chrome 擴充功能代表著一種特別隱蔽的威脅；它可以即時錄製、轉錄和彙總 Google Meet 通話

沒有可見的「Fireflies.ai Notetaker」機器人加入與會者名單。15 這種擷取方式對其他與會者來說較不透明，因為錄音是直接從使用者的瀏覽器啟動，更難偵測和阻止。

第 2 部分：第一線應對措施：使用者層級控制與個人防禦

在升級到組織範圍的管理動作之前，個別使用者有幾個強大的工具可資運用，以管理和封鎖 AI 筆記機器人。這些步驟可做為第一道防線，並經常能解決單一使用者帳戶的問題。

A. 即時移除：從即時會議中驅逐機器人

如果不需要的 AI 筆記機器人出現在進行中的會議中，主持人或在某些情況下任何與會者都可以立即將其移除。

• 識別： 第一步是開啟與會者名單並尋找該機器人，它通常會以「Fireflies.ai Notetaker」或類似識別名稱加入。16
• 平台專屬移除方式： 所有主要平台上移除與會者的流程都很簡單。
  • Google Meet： 開啟「人員」面板，找到「Fireflies.ai Notetaker」，點擊其名稱旁的三點選單，然後選擇「從會議中移除」。16
  • Zoom： 開啟「與會者」名單，將滑鼠移至「Fireflies Notetaker」上，點擊「更多」按鈕，然後選擇「移除」。17
  • Microsoft Teams： 前往「人員」或「與會者」名單，找到「Fireflies.ai Notetaker」，點擊三點選單，然後選擇「從會議中移除」。19
• 三分鐘法則： 迅速採取行動至關重要。根據 Fireflies.ai 自身的操作參數，機器人必須在會議中停留至少三分鐘，才能成功處理並生成錄音或逐字稿。16 在達到這個門檻之前驅逐機器人，將可防止該場次的任何會議資料被擷取。

B. 帳戶層級預防：設定您的 Fireflies.ai 設定

對於擁有 Fireflies.ai 帳戶的使用者，防止不必要加入的最直接方式是正確設定帳戶設定。

1. 登入位於 app.fireflies.ai 的 Fireflies.ai 儀表板。
2. 在主選單中導覽至 設定。在儀表板的右側，您會找到「目前會議設定」。3
3. 在「Fireflies 將加入的會議」下拉式選單中，選擇限制性最強的選項：僅在我邀請 fred@fireflies.ai 時加入。4 這會將預設行為從選擇退出更改為選擇加入，讓您擁有最大控制權。其他選項包括「加入所有帶有網路會議連結的日曆事件」和「僅加入我擁有的會議」。
4. 若要進行更細緻的控制，使用者可以在設定頁面中設定 會議規則，根據會議標題或特定與會者的存在，自動讓 Fireflies 加入或跳過會議。21

C. 切斷連線：撤銷權限的關鍵步驟

一個常見的困擾來源是，使用者刪除其 Fireflies.ai 帳戶後，卻發現機器人仍繼續加入他們的會議。4 這是因為在 Fireflies.ai 平台上刪除帳戶並不會自動撤銷應用程式被授予存取使用者底層 Google 或 Microsoft 帳戶的權限。即使使用者的資料已從 Fireflies.ai 的伺服器中移除，應用程式仍會保留持續性的 OAuth 權杖，該權杖作為存取使用者日曆的金鑰。5 這種區別至關重要：刪除帳戶不同於撤銷權限。若要永久阻止機器人，必須從源頭切斷連線。

• 適用於 Google Workspace / Gmail 使用者：
  1. 直接前往您的 Google 帳戶安全設定：https://account.google.com/security。
  2. 向下捲動至標題為「具有帳戶存取權的第三方應用程式」的區段，然後點擊「管理第三方存取權」。
  3. 在應用程式清單中找到「Fireflies.ai」。
  4. 點擊它並選擇 移除存取權。10 此操作會撤銷 OAuth 權杖，並永久阻止應用程式讀取您的日曆資料。
• 適用於 Microsoft 365 / Outlook 使用者：
  1. 個人使用者可以透過導覽至 myapps.microsoft.com 來管理自己的應用程式權限。
  2. 登入後，點擊右上角的個人檔案圖示，選擇「個人檔案」，然後選擇「管理您的應用程式」。
  3. 在清單中找到 Fireflies.ai 並撤銷其權限。
  4. 然而，對於 Microsoft 帳戶而言，最有效且全面的移除方式通常是由系統管理員透過 Microsoft Entra ID 入口網站執行，該入口網站提供對所有企業應用程式的集中控制。此流程詳述於本指南的管理員章節。

D. 最後一步：刪除您的 Fireflies.ai 帳戶

在確認已從您的 Google 或 Microsoft 帳戶中撤銷所有權限後，最後一步是刪除您的 Fireflies.ai 帳戶，以從其系統中移除您的資料。

1. 登入您的 Fireflies.ai 儀表板。
2. 導覽至 設定 > 帳戶設定。23
3. 捲動至頁面底部，然後按一下 刪除我的帳戶 按鈕。10
4. 在確認刪除之前，系統會提示您提供原因。23

第 3 部分：管理員操作手冊：強化您的組織

雖然個別使用者的操作是必要的第一步，但真正有效的防禦需要主動、集中管理的策略。IT 管理員可在其各自的平台管理中心內使用強大的工具，在組織層級封鎖不需要的應用程式。本節提供強化 Zoom、Google Workspace 和 Microsoft Teams 環境的技術操作手冊。Microsoft Teams 的方法明顯更為複雜，這反映了其與更廣泛的 Microsoft 365 身分識別和安全架構的深度整合。

下表提供了每個平台上可用的主要管理控制項的高階比較，作為詳細逐步說明之前的快速參考指南。

Platform	Primary Admin Control Method	Effectiveness	Key Takeaway
Zoom	App Marketplace Management	High	集中控制以預先核准或封鎖整個組織的特定應用程式。非常有效且簡單明瞭。
Google Workspace	API Controls & App Access Control	Very High	最明確的封鎖。直接防止應用程式存取組織內的任何 Google 服務資料，從源頭切斷。
Microsoft Teams	Layered Defense: Teams App Policies + Entra ID Consent Policies	Very High	需要 多層次的方法。如果不同時在 Entra ID 中管理應用程式同意，僅在 Teams 管理中心封鎖應用程式是不夠的。

A. 保護您的 Zoom 環境

Zoom 透過其網頁入口網站和應用程式市集，為管理員提供了清晰有效的第三方應用程式管理控制項。

• 1. 基礎安全（主動防禦）： 第一道防線是設定會議設定，讓主持人對進入擁有細緻的控制權。
  • 啟用等候室： 在 Zoom 網頁入口網站中，導覽至 設定 > 會議 > 安全性 並開啟 等候室 功能。這會強制所有進入的與會者進入等候區，直到主持人手動允許他們進入，從而可以輕鬆識別並拒絕機器人帳戶。4
  • 要求驗證： 在同一個安全性區段中，啟用 僅限已驗證的使用者可以加入會議。這要求與會者登入 Zoom 帳戶，這可以阻止許多以未經驗證的訪客身分加入的自動化機器人。25
• 2. 網域層級封鎖（直接方法）： 對於更直接的方法，管理員可以根據網域封鎖機器人。
  • 在 設定 > 會議 > 安全性 下，啟用 封鎖特定網域的使用者加入會議和網路研討會。
  • 將 fireflies.ai、read.ai、otter.ai 和其他已知的筆記工具網域新增至此清單。25
  • 請注意，此方法可能是一場「貓捉老鼠遊戲」，因為供應商可能會使用多個或替代網域來規避這些封鎖。26
• 3. 集中式應用程式管理（建議的解決方案）： 最強大且建議的方法是透過 Zoom 應用程式市集集中管理應用程式核准。這將安全姿態從被動的、基於封鎖的模式轉變為主動的、基於核准的模式。
  1. 以帳戶擁有者或管理員身分登入 Zoom 應用程式市集。
  2. 在右上角，按一下 管理。
  3. 在 管理員應用程式管理 區段中，按一下 權限。
  4. 開啟 需要 Zoom 應用程式市集上公開列出的應用程式經管理員核准 的切換開關。28 此單一設定是最關鍵的步驟；它可防止使用者在沒有明確管理員核准的情況下安裝任何應用程式，有效地將環境轉移到「預設拒絕」狀態。
  5. 若要移除現有的 Fireflies.ai 安裝，請導覽至 管理 > 帳戶上的應用程式。
  6. 在已新增的應用程式清單中找到「Fireflies.ai」，按一下它，然後前往 管理應用程式 標籤。
  7. 在 移除應用程式 區段下，按一下 移除 以解除安裝並停用該應用程式，供帳戶上的所有使用者使用。17

B. 鎖定 Google Workspace

Google Workspace 透過其 API 控制項提供了最明確的第三方應用程式封鎖方法。此方法從源頭切斷應用程式，防止其存取任何 Google 服務資料（包括日曆和 Meet），無論個別使用者是否同意。

• 1. 明確封鎖：使用 API 控制項
  1. 使用管理員帳戶登入 Google 管理控制台。
  2. 導覽至 功能表 > 安全性 > 存取和資料控制 > API 控制項。30
  3. 按一下 管理第三方應用程式存取權 按鈕。22
  4. 您會看到已存取 Google 資料的應用程式清單。按一下 設定新應用程式，然後依名稱或已知的 OAuth 用戶端 ID 搜尋「Fireflies.ai」。
  5. 從搜尋結果中選取 Fireflies.ai 應用程式。
  6. 系統會提示您選取此原則適用的組織單位 (OU)。保留選取的最上層 OU，以將封鎖套用至整個組織。
  7. 選擇存取層級 封鎖。22 此動作會防止應用程式存取任何 Google 服務，並阻止使用者授權它。
• 2. 預防未來問題：管理應用程式存取控制
  • 若要防止使用者未來授權其他未經審核的應用程式，請留在 API 控制項 區段，並檢閱 應用程式存取控制 下的設定。
  • 在這裡，您可以設定未設定的第三方應用程式的預設行為，限制使用者的存取權，並要求他們針對任何想要使用的新應用程式提出存取要求。32 這會為您的整個 Google Workspace 環境建立主動式安全姿態。

C. Microsoft Teams 深入探討：多層次防禦策略

在 Microsoft Teams 中封鎖 AI 筆記工具比在 Zoom 或 Google Workspace 中複雜得多。這種複雜性源於 Teams 與 Microsoft 365 生態系統的深度整合，而安全性和身分識別是透過多個相互連接的管理中心進行管理。管理員經常報告，僅在 Teams 管理中心「封鎖」應用程式並無效果，因為機器人仍會繼續加入會議。8 成功的策略需要全面、多層次的防禦，不僅要應對 Teams 應用程式本身，還要處理 Microsoft Entra ID 中管理的基礎身分識別和權限授與。問題不僅僅是 Teams 應用程式；它是 Entra ID 中的「企業應用程式」，已獲得對使用者資料（例如其 Outlook 行事曆）的持續存取權。

• 第 1 層：會議和大廳原則（基本控制）
  1. 導覽至 Teams 管理中心 > 會議 > 會議原則。7
  2. 選取您要編輯的原則（例如，全域原則）或建立新原則。
  3. 在 會議加入和大廳 下，將 誰可以略過大廳？ 設定配置為限制性選項，例如「僅組織者和共同組織者」或「我邀請的人員」。這會強制所有外部和未受邀的與會者進入大廳，並須經手動允許才能進入。7
  4. 考慮關閉 匿名使用者可以加入會議。雖然這在封鎖機器人方面非常有效，但請注意，這可能會給沒有 Microsoft 帳戶的合法外部來賓帶來極大的不便。35
• 第 2 層：應用程式權限原則（控制可用性）
  1. 在 Teams 管理中心 中，前往 Teams 應用程式 > 權限原則。20
  2. 選取全域（組織範圍預設）原則或按一下 新增 以建立新的自訂原則。
  3. 在 第三方應用程式 下拉式選單中，選取 封鎖特定應用程式並允許所有其他應用程式 選項。
  4. 按一下 封鎖應用程式，搜尋「Fireflies.ai」並將其新增至封鎖清單。20
  5. 儲存原則。如果您建立了自訂原則，必須將其指派給相關使用者或群組才能生效。僅此步驟通常是不夠的，但它是分層防禦的必要部分。
• 第 3 層：保護 Microsoft Entra ID（控制同意）
  這是最關鍵且經常被忽視的防禦層。它解決了問題的根源：允許 Fireflies.ai 存取使用者行事曆的權限授與。
  1. 撤銷現有權限：
     • 導覽至 Microsoft Entra 管理中心（entra.microsoft.com）。
     • 前往 身分識別 > 應用程式 > 企業應用程式。
     • 搜尋「Fireflies.ai」並選取它。
     • 前往 權限 索引標籤，按一下 檢閱權限 以撤銷現有的同意授與。5
  2. 防止未來的使用者同意（主動鎖定）：
     • 在 企業應用程式 區段中，導覽至 同意和權限 > 使用者同意設定。
     • 選取 不允許使用者同意 選項。5
     • 這是一項強大的安全控制。它可防止非管理員使用者向任何新的企業應用程式授與同意。相反，他們將被提示要求管理員核准，從而建立一個集中式工作流程，讓 IT 可以審核並核准所有第三方整合。此單一設定對於防止未經核准的應用程式「病毒式傳播」至關重要。
• 第 4 層：進階和特定控制（適用於堅定的管理員）
  對於需要最高安全級別的組織，可以實施幾項額外的控制。
  • Teams Premium 一次性密碼 (OTP)： 對於擁有 Teams Premium 授權的組織，為未經驗證的使用者啟用 OTP 功能以加入會議，可有效封鎖自動化機器人，因為它們無法完成基於電子郵件的驗證步驟。35
  • PowerShell 原則： 可以透過 PowerShell 設定會議原則設定 -BlockedAnonymousJoinClientTypes，以封鎖來自某些平台（如 Azure Communication Services (ACS)）建置的用戶端的匿名加入，某些機器人可能會使用這些平台。35
  • 外部存取網域封鎖： 在 Teams 管理中心的 使用者 > 外部存取 下，您可以將 fireflies.ai 新增至封鎖的網域清單。這可以防止與該網域的通訊和聯合，增加另一層防禦，儘管其對會議加入的有效性可能有所不同。8

第 4 部分：從被動封鎖到主動治理

封鎖像 Fireflies.ai 這樣的單一應用程式是必要的戰術回應，但它治標不治本。AI 工具的普及代表著影子 IT 的新領域，而可持續的解決方案需要從被動的「打地鼠」方法轉變為對所有第三方應用程式的主動治理策略。

建立可接受使用原則 (AUP)

良好治理的基礎是明確且溝通良好的原則。組織應制定明確處理 AI 工具使用的 AUP。6 此原則應定義：

• 官方批准並經過審核的 AI 應用程式清單。
• 員工請求評估和核准新工具的正式程序。
• 有關可由第三方 AI 處理和不可由第三方 AI 處理的資料類型的明確指導方針，對敏感、機密或受監管的資訊（如 PHI）有特殊限制。
• 在錄製或轉錄任何會議之前，獲得所有與會者明確同意的要求。

使用者教育的力量

人為因素通常是安全鏈中最薄弱的環節。諸如 Fireflies.ai 這類工具的「病毒式傳播」，是由一種利用使用者在 OAuth 同意過程中注意力不集中的商業模式所推動。5 教育使用者在同意畫面上點擊「允許」並非瑣碎的行為至關重要；這等同於交出其企業資料的鑰匙。培訓應著重於：

• 識別 OAuth 權限請求畫面。
• 仔細檢查應用程式請求的權限。
• 了解刪除應用程式帳戶並不會自動撤銷其存取權限的原則。
• 知道在授予存取權限之前，要聯繫 IT 或安全部門內的誰來審核新應用程式。

實施管理員同意工作流程

執行治理的最強大技術控制是將管理員批准設為所有新應用程式的預設值。透過將 Google Workspace 和 Microsoft Entra ID 設定為需要管理員同意，組織可從脆弱的「預設允許」姿態轉變為安全的「預設拒絕」模式。5 此工作流程可確保每個新的第三方整合在獲得企業資料存取權限之前，都會由 IT 和安全團隊針對合規性、資料隱私和營運風險進行審查，從源頭有效阻止影子 AI 的傳播。

結論：奪回會議完整性

AI 記錄員意外出現在機密會議中，不僅是一種困擾；它是一項重大的安全事件，會破壞組織協作空間的完整性。雖然這些工具提供了不可否認的生產力優勢，但其未受管理的部署對資料隱私和法規遵循構成了不可接受的風險。

奪回控制權需要深思熟慮且多方面的策略。對於個別使用者而言，這意味著保持警惕，了解可用的工具以即時移除機器人，並且至關重要的是，在其 Google 或 Microsoft 帳戶中從源頭切斷持續的資料存取權限。對於管理員而言，控制的途徑是透過強大的集中式政策。

• 對於 Zoom，這是透過對 App Marketplace 的簡單管理來實現的，需要對所有應用程式進行預先批准。
• 對於 Google Workspace，解決方案是透過 API 控制項提供的明確且強大的阻擋功能，可切斷所有資料存取。
• 對於 Microsoft Teams，成功需要複雜的多層防禦，結合會議政策、應用程式權限規則，以及最重要的是 Microsoft Entra ID 內嚴格的同意管理。

最終，封鎖單一應用程式是一種短期解決方案。長期安全是透過從被動姿態轉變為主動治理來實現的。這涉及制定明確的政策、將管理員同意工作流程設為預設值，以及賦予使用者安全意識，使其成為強大的人類防火牆。透過將這些技術控制與具有安全意識的文化相結合，組織可以自信地擁抱創新，同時確保其數位會議室保持安全、私密且高效。

引用文獻

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4. Re: 如何封鎖像 firefliesai 筆記機器人這類機器人 - Zoom 社群，於 2025 年 9 月 17 日存取，https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-to-block-bots-like-firefliesai-notetaker/m-p/210098
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7. 如何保護 Microsoft Teams 會議免受未經授權的 AI 機器人侵害 - UnderDefense，於 2025 年 9 月 17 日存取，https://underdefense.com/blog/how-to-secure-your-microsoft-teams-meetings-from-unauthorized-ai-bots/
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12. 整合 Fireflies.ai 至 Microsoft Teams：2024 年完整指南 - Bardeen AI，於 2025 年 9 月 17 日存取，https://www.bardeen.ai/answers/how-to-use-fireflies-ai-in-microsoft-teams
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32. Google Workspace 管理員 - 管理對未設定第三方應用程式的存取權，於 2025 年 9 月 17 日存取，https://mh.my.site.com/DTS/s/article/Google-Workspace-Admin-Manage-Access-to-Unconfigured-Third-Party-Apps
33. 管理未滿 18 歲使用者對未設定第三方應用程式的存取權 - Google Workspace 管理員說明，於 2025 年 9 月 17 日存取，https://support.google.com/a/answer/13288950?hl=en
34. 管理組織的市集應用程式允許清單 - Google Workspace 管理員說明，於 2025 年 9 月 17 日存取，https://support.google.com/a/answer/6089179?hl=en
35. 防止外部使用者的 AI 機器人加入會議 : r/MicrosoftTeams - Reddit，於 2025 年 9 月 17 日存取，https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1mo6jgy/prevent_external_users_ai_bots_from_joining/
36. Microsoft Teams 會議中的 AI 機器人 : r/MicrosoftTeams - Reddit，於 2025 年 9 月 17 日存取，https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1bfd1eu/ai_bots_in_microsoft_teams_meetings/
37. 管理 Microsoft Teams 中的應用程式權限原則，於 2025 年 9 月 17 日存取，https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
38. 從 Microsoft Teams 移除 Fireflies AI 筆記機器人，於 2025 年 9 月 17 日存取，https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4429002/removing-fireflies-ai-note-taker-bot-from-microsof?forum=msteams-all&referrer=answers&page=4
39. 授權使用者同意 Office 365 中的第三方應用程式 - Meeting Room 365，於 2025 年 9 月 17 日存取，https://www.meetingroom365.com/en/article/authorizing-user-consent-to-third-party-apps-in-office-365-2n4jma/
40. 自訂應用程式和適用於 Microsoft 365 管理員的 Microsoft Entra ID，於 2025 年 9 月 17 日存取，https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/integrated-apps-and-azure-ads?view=o365-worldwide