Tamu yang Tidak Diundang: Panduan Lengkap Administrator untuk Memblokir Fireflies.ai dari Mesyuarat Anda

Pengenalan: Peningkatan Notetaker AI dan Dilema Administrator

Pembantu mesyuarat kecerdasan buatan telah muncul sebagai alat produktiviti yang berkuasa, menjanjikan untuk mentranskripsikan, meringkaskan, dan menganalisis perbualan suara untuk melepaskan peserta dari beban mengambil nota secara manual.1 Platform seperti Fireflies.ai berintegrasi dengan perkhidmatan video conferencing utama, menawarkan item tindakan automatik, transkrip yang boleh dicari, dan analitik mesyuarat yang berharga.1 Walau bagaimanapun, keselesaan alat ini sering datang dengan harga yang tinggi untuk tadbir urus organisasi, keselamatan, dan privasi.

Bagi pentadbir sistem dan profesional IT, notetaker AI ini boleh berkelakuan kurang seperti pembantu yang membantu dan lebih seperti wabak digital.4 Pengalaman biasa dan menyusahkan yang dilaporkan di forum profesional adalah penyebaran “virus” bot ini.5 Seorang pekerja sahaja menghadiri mesyuarat dengan pihak luar menggunakan notetaker AI; selepas itu, bot mula muncul tanpa diundang dalam mesyuarat dalaman, telah melekat pada akaun pekerja, seringkali tanpa pemahaman penuh mereka atau persetujuan jelas.5 Tingkah laku seperti malware ini mencipta cabaran besar untuk pentadbir yang bertanggungjawab untuk melindungi data korporat sensitif.6

Taraf risikonya tinggi. Notetaker AI yang tidak teruruskan memasukkan risiko keselamatan yang besar, termasuk rakaman tanpa kebenaran dan penyimpanan pihak ketiga perbincangan sulit, harta intelek, dan bahkan Maklumat Kesihatan Terpelihara (PHI).6 Pendedahan ini boleh membawa kepada pelanggaran pematuhan yang serius di bawah peraturan seperti Akta Kebolehgerakan dan Tanggungjawab Insurans Kesihatan (HIPAA) dan Peraturan Data Perlindungan Umum (GDPR).5 Panduan ini menyediakan strategi berbilang lapisan yang pasti untuk individu dan pentadbir untuk mendapatkan semula kawalan ke atas ruang mesyuarat digital mereka. Ia menawarkan arahan terperinci yang khusus untuk platform Google Meet, Zoom, dan, dengan tumpuan khas pada kerumitan unik yang dilaporkan oleh pentadbir, Microsoft Teams.

Bahagian 1: Memahami Vektor Ancaman: Bagaimana Fireflies.ai Memasuki Mesyuarat Anda

Untuk berkesan memblokir tamu yang tidak diundang, seseorang mesti terlebih dahulu memahami semua pintu yang boleh digunakan untuk memasuki. Fireflies.ai menggunakan beberapa kaedah untuk menyertai mesyuarat, daripada integrasi kalendar automatik hingga jemputan manual atas permintaan. Memahami vektor ini adalah langkah pertama ke arah membina pertahanan yang kukuh.

1. Integrasi Kalendar (Vektor Utama)

Kaedah yang paling biasa dan berterusan yang digunakan oleh Fireflies.ai untuk menyertai mesyuarat adalah melalui integrasi langsung dengan kalendar pengguna.9 Semasa proses pendaftaran, pengguna diminta untuk menyambungkan akaun Google atau Outlook mereka, memberikan kebenaran OAuth kepada aplikasi untuk membaca data kalendar mereka.9 Setelah sambungan ini dibuat, Fireflies.ai boleh melihat semua acara yang dijadualkan. Berdasarkan konfigurasi pengguna di dasbor Fireflies.ai mereka, bot boleh diset untuk menyertai sebarang mesyuarat di kalendar itu yang mengandungi pautan web-conference (untuk platform seperti Zoom, Google Meet, atau Teams) secara automatik.3 Fungsi “set it and forget it” ini adalah sebab utama bot sering muncul secara tidak dijangka, kerana pengguna mungkin tidak ingat membolehkan tetapan ini atau memahami implikasinya yang luas.

2. Jemputan Langsung (Penggantian Manual)

Walaupun pengguna telah mengkonfigurasi akaun mereka untuk menghalang penyertaan automatik, mana-mana peserta mesyuarat boleh menjemput notetaker Fireflies.ai secara manual. Ini dilakukan dengan hanya menambah alamat emel bot, fred@fireflies.ai, sebagai tetamu ke dalam acara kalendar.1 Platform menganggap jemputan ini seperti mana-mana peserta manusia lain, menerima butiran mesyuarat, dan menyertai pada masa yang dijadualkan.3 Kaedah ini secara berkesan melewati keutamaan auto-join peribadi individu dan boleh digunakan oleh sesiapa sahaja dalam senarai jemputan, menjadikannya vektor biasa untuk pengenalan bot ke dalam mesyuarat organisasi.

3. “Add to Live Meeting” (Masuk Secara Ad-Hoc)

Untuk mesyuarat atau sesi tanpa perancangan di mana rakaman tidak dirancang terlebih dahulu, Fireflies.ai menawarkan ciri di dasbornya yang dipanggil “Add to live meeting”.12 Pengguna yang berdaftar boleh log masuk ke akaun Fireflies.ai mereka, menampal URL mesyuarat yang sedang berlangsung ke dalam kotak dialog, dan bot akan meminta untuk menyertai panggilan, biasanya dalam masa satu minit.3 Ini memberikan cara cepat untuk pengguna membawa notetaker ke dalam sebarang sesi aktif, melewati keperluan untuk jemputan kalendar terlebih dahulu.

4. Integrasi Platform dan Sambungan

Selain akses kalendar umum, Fireflies.ai menawarkan integrasi khusus platform yang mencipta titik masuk tambahan. Ini termasuk aplikasi khusus yang tersedia di Zoom App Marketplace dan sambungan Chrome yang direka utama untuk Google Meet.2 Sambungan Chrome mewakili ancaman yang sangat silap mata; ia boleh merakam, mentranskripsikan, dan meringkaskan panggilan Google Meet secara real-time

tanpa bot “Fireflies.ai Notetaker” yang kelihatan menyertai senarai peserta.15 Kaedah tangkapan ini kurang telus kepada peserta lain, kerana rakaman dimulakan terus dari pelayar pengguna, menjadikannya lebih sukar dikesan dan dihentikan.

Bahagian 2: Penyambung Pertama: Kawalan Tahap Pengguna dan Pertahanan Individu

Sebelum meningkatkan kepada tindakan pentadbiran seluruh organisasi, pengguna individu mempunyai beberapa alat yang berkuasa untuk menguruskan dan menyekat notetaker AI. Langkah-langkah ini berfungsi sebagai barisan pertahanan pertama dan sering boleh menyelesaikan isu untuk akaun pengguna tunggal.

A. Penyingkiran Sepantas Mungkin: Mengeluarkan Bot dari Mesyuarat Langsung

Jika notetaker AI yang tidak diingini muncul dalam mesyuarat aktif, hos atau, dalam sesetengah kes, mana-mana peserta boleh mengeluarkannya dengan segera.

• Pengenalan: Langkah pertama adalah membuka senarai peserta dan mencari bot, yang biasanya menyertai dengan nama “Fireflies.ai Notetaker” atau pengenal serupa.16
• Penyingkiran Mengikut Platform: Proses untuk mengeluarkan peserta adalah mudah di semua platform utama.
  • Google Meet: Buka panel “People”, cari “Fireflies.ai Notetaker”, klik menu tiga titik di sebelah namanya, dan pilih “Remove from meeting”.16
  • Zoom: Buka senarai “Participants”, tahan tetikus di atas “Fireflies Notetaker”, klik butang “More”, dan pilih “Remove”.17
  • Microsoft Teams: Pergi ke senarai “People” atau “Participants”, cari “Fireflies.ai Notetaker”, klik menu tiga titik, dan pilih “Remove from meeting”.19
• Peraturan 3 Minit: Sangat penting untuk bertindak dengan cepat. Menurut parameter operasi Fireflies.ai sendiri, bot mesti hadir dalam mesyuarat sekurang-kurangnya tiga minit untuk berjaya memproses dan menjana rakaman atau transkrip.16 Mengeluarkan bot sebelum ambang ini tercapai akan menghalang sebarang data mesyuarat daripada ditangkap untuk sesi itu.

B. Pencegahan Tahap Akaun: Mengkonfigurasi Tetapan Fireflies.ai Anda

Bagi pengguna yang mempunyai akaun Fireflies.ai, cara yang paling langsung untuk menghalang penyertaan yang tidak diingini adalah dengan mengkonfigurasi tetapan akaun dengan betul.

1. Log masuk ke papan pemuka Fireflies.ai di app.fireflies.ai.
2. Navigasi ke Tetapan dalam menu utama. Di sebelah kanan papan pemuka, anda akan menemui “Current meeting settings”.3
3. Dalam menu dropdown untuk “Meeting Fireflies will join”, pilih pilihan yang paling terhad: Join only when I invite fred@fireflies.ai.4 Ini mengubah tingkah laku lalai dari opt-out kepada opt-in, memberi anda kawalan maksimum. Pilihan lain adalah “Join all calendar events with web-conf link” dan “Join only meetings that I own.”
4. Untuk kawalan yang lebih terperinci, pengguna boleh mengkonfigurasi Peraturan Mesyuarat di halaman tetapan untuk secara automatik membolehkan Fireflies menyertai atau melepaskan mesyuarat berdasarkan tajuk mesyuarat atau kehadiran peserta tertentu.21

C. Memutus Sambungan: Langkah Kritikal Mencabut Izin

Sumber kekecewaan yang biasa adalah apabila pengguna memadam akaun Fireflies.ai mereka, hanya untuk mendapati bot terus menyertai mesyuarat mereka.4 Ini berlaku kerana memadam akaun di platform Fireflies.ai tidak secara automatik mencabut izin yang diberikan kepada aplikasi untuk mengakses akaun Google atau Microsoft pengguna yang asas. Aplikasi mengekalkan token OAuth yang berterusan, yang bertindak sebagai kunci kepada kalendar pengguna, walaupun selepas data pengguna telah dikeluarkan dari pelayan Fireflies.ai.5 Perbezaan ini sangat penting: pemadaman akaun tidak sama dengan pencabutan izin. Untuk menghentikan bot secara kekal, sambungan mesti diputuskan pada sumbernya.

• Bagi Pengguna Google Workspace / Gmail:
  1. Pergi terus ke tetapan keselamatan Akaun Google anda: https://account.google.com/security.
  2. Gulung ke bawah ke bahagian bertajuk “Third-party apps with account access” dan klik “Manage third-party access.”
  3. Cari “Fireflies.ai” dalam senarai aplikasi.
  4. Klik padanya dan pilih Remove Access.10 Tindakan ini mencabut token OAuth dan menghalang aplikasi secara kekal daripada membaca data kalendar anda.
• Bagi Pengguna Microsoft 365 / Outlook:
  1. Pengguna individu boleh menguruskan izin aplikasi mereka sendiri dengan menavigasi ke myapps.microsoft.com.
  2. Setelah log masuk, klik ikon profil anda di sudut kanan atas, pilih “Profile”, dan kemudian pilih “Manage your apps.”
  3. Cari Fireflies.ai dalam senarai dan cabut izinnya.
  4. Walau bagaimanapun, penyingkiran yang paling berkesan dan menyeluruh untuk akaun Microsoft sering dilakukan oleh pentadbir sistem melalui portal Microsoft Entra ID, yang menyediakan kawalan terpusat ke atas semua aplikasi enterprise. Proses ini diterangkan secara terperinci dalam bahagian pentadbir panduan ini.

D. Langkah Akhir: Memadam Akaun Fireflies.ai Anda

Setelah memastikan semua izin telah dicabut dari akaun Google atau Microsoft anda, langkah akhir adalah memadam akaun Fireflies.ai anda untuk mengeluarkan data anda dari sistem mereka.

1. Log masuk ke papan pemuka Fireflies.ai anda.
2. Navigasi ke Tetapan > Tetapan Akaun.23
3. Tatal ke bawah halaman dan klik butang Padam akaun saya.10
4. Anda akan diminta untuk memberikan sebab sebelum mengesahkan pemadaman.23

Bahagian 3: Panduan Pentadbir: Menguatkan Organisasi Anda

Walaupun tindakan pengguna individu adalah langkah pertama yang diperlukan, pertahanan yang benar-benar berkesan memerlukan strategi yang proaktif dan diuruskan secara berpusat. Pentadbir IT mempunyai alat yang berkuasa dalam pusat pentadbir platform masing-masing untuk menyekat aplikasi yang tidak diingini pada peringkat organisasi. Bahagian ini menyediakan panduan teknikal untuk menguatkan persekitaran Zoom, Google Workspace, dan Microsoft Teams anda. Pendekatan untuk Microsoft Teams adalah lebih kompleks, mencerminkan integrasinya yang mendalam dengan fabrik identiti dan keselamatan Microsoft 365 yang lebih luas.

Jadual berikut memberikan perbandingan tahap tinggi bagi kawalan pentadbiran utama yang tersedia pada setiap platform, berfungsi sebagai panduan rujukan cepat sebelum arahan terperinci langkah demi langkah.

Platform	Kaedah Kawalan Pentadbir Utama	Keberkesanan	Temuan Utama
Zoom	Pengurusan Pasar Aplikasi	Tinggi	Kawalan berpusat untuk pre-mengesahkan atau menyekat aplikasi tertentu untuk keseluruhan organisasi. Sangat berkesan dan mudah.
Google Workspace	Kawalan API & Kawalan Akses Aplikasi	Sangat Tinggi	Sekatan yang paling pasti. Secara langsung menghalang aplikasi daripada mengakses sebarang data perkhidmatan Google di seluruh organisasi, memotongnya pada sumbernya.
Microsoft Teams	Pertahanan Berlapisan: Dasar Aplikasi Teams + Dasar Persetujuan Entra ID	Sangat Tinggi	Pendekatan berbilang lapisan diperlukan. Menyekat aplikasi di Pusat Pentadbir Teams adalah tidak mencukupi tanpa juga menguruskan persetujuan aplikasi di Entra ID.

A. Mengamankan Persekitaran Zoom Anda

Zoom menyediakan pentadbir dengan kawalan yang jelas dan berkesan untuk mengurus aplikasi pihak ketiga melalui portal web dan Pasar Aplikasinya.

• 1. Keselamatan Asas (Pertahanan Proaktif): Barisan pertahanan pertama adalah untuk mengkonfigurasi tetapan mesyuarat untuk memberi hos kawalan terperinci ke atas kemasukan.
  • Dayakan Bilik Tunggu: Di portal web Zoom, navigasi ke Tetapan > Mesyuarat > Keselamatan dan tatal pada ciri Bilik Tunggu. Ini memaksa semua peserta yang masuk ke kawasan menunggu sehingga hos mengizinkan mereka secara manual, membolehkan pengenalan dan penolakan akaun bot dengan mudah.4
  • Perlukan Autentikasi: Di bahagian Keselamatan yang sama, dayakan Hanya pengguna yang disahkan boleh menyertai mesyuarat. Ini memerlukan peserta untuk log masuk ke akaun Zoom, yang boleh menghalang banyak bot automatik yang menyertai sebagai tetamu yang tidak disahkan.25
• 2. Sekatan Tahap Domain (Alat Tumpul): Untuk pendekatan yang lebih langsung, pentadbir boleh menyekat bot berdasarkan domain mereka.
  • Di bawah Tetapan > Mesyuarat > Keselamatan, dayakan Sekat pengguna dalam domain tertentu daripada menyertai mesyuarat dan webinar.
  • Tambah fireflies.ai, read.ai, otter.ai, dan domain penulis nota yang lain yang dikenali ke dalam senarai ini.25
  • Perhatikan bahawa kaedah ini boleh menjadi “permainan kucing-dan-tikus”, kerana penjual mungkin menggunakan berbilang atau domain alternatif untuk mengelak sekatan ini.26
• 3. Pengurusan Aplikasi Berpusat (Penyelesaian yang Disyorkan): Kaedah yang paling kukuh dan disyorkan adalah untuk mengurus kelulusan aplikasi secara berpusat melalui Pasar Aplikasi Zoom. Ini mengubah姿势 keselamatan daripada model reaktif berasaskan sekatan kepada model proaktif berasaskan kelulusan.
  1. Log masuk ke Pasar Aplikasi Zoom sebagai pemilik akaun atau pentadbir.
  2. Di sudut kanan atas, klik Urus.
  3. Di bahagian Pengurusan Aplikasi Pentadbir, klik Izin.
  4. Dayakan tatal untuk Memerlukan aplikasi yang disenaraikan secara awam di Pasar Aplikasi Zoom untuk disahkan oleh pentadbir.28 Tetapan tunggal ini adalah langkah yang paling kritikal; ia menghalang pengguna daripada memasang sebarang aplikasi tanpa kelulusan pentadbir yang jelas, dengan berkesan memindahkan persekitaran ke keadaan “default-deny”.
  5. Untuk memadam pemasangan sedia ada Fireflies.ai, navigasi ke Urus > Aplikasi pada Akaun.
  6. Cari “Fireflies.ai” dalam senarai aplikasi yang ditambah, klik padanya, dan pergi ke tab Urus aplikasi.
  7. Di bawah bahagian Padam Aplikasi, klik Padam untuk membatalkan pemasangan dan menonaktifkan aplikasi untuk semua pengguna pada akaun.17

B. Mengunci Google Workspace

Google Workspace menyediakan kaedah yang paling pasti untuk menyekat aplikasi pihak ketiga melalui kawalan APInya. Pendekatan ini memotong aplikasi pada sumbernya, menghalangnya daripada mengakses sebarang data perkhidmatan Google, termasuk Kalendar dan Meet, tanpa mengira persetujuan pengguna individu.

• 1. Sekatan Tepat: Menggunakan Kawalan API
  1. Log masuk ke Google Admin console dengan akaun pentadbir.
  2. Navigasi ke Menu > Keselamatan > Akses dan kawalan data > Kawalan API.30
  3. Klik butang untuk Urus Akses Aplikasi pihak ketiga.22
  4. Anda akan melihat senarai aplikasi yang telah mengakses data Google. Klik Konfigurasikan aplikasi baru dan carikan “Fireflies.ai” mengikut nama atau ID Pelanggan OAuth jika diketahui.
  5. Pilih aplikasi Fireflies.ai daripada hasil carian.
  6. Anda akan diminta untuk memilih unit organisasi (OU) yang dikenakan dasar ini. Biarkan OU peringkat atas dipilih untuk menerapkan sekatan ke seluruh organisasi.
  7. Pilih tahap akses Diblokir.22 Tindakan ini menghalang aplikasi daripada mengakses sebarang perkhidmatan Google dan menghalang pengguna daripada mengesahkannya.
• 2. Mencegah Masalah Pada Akhirnya: Mengurus Kawalan Akses Aplikasi
  • Untuk mencegah pengguna daripada mengesahkan aplikasi lain yang tidak disemak pada masa hadapan, kekal di bahagian Kawalan API dan semak tetapan di bawah Kawalan akses aplikasi.
  • Di sini, anda boleh menetapkan tingkah laku lalai untuk aplikasi pihak ketiga yang tidak dikonfigurasikan, mengehadkan akses untuk pengguna dan meminta mereka untuk meminta akses untuk sebarang aplikasi baru yang mereka ingin gunakan.32 Ini membangunkan sikap keselamatan proaktif untuk seluruh persekitaran Google Workspace anda.

C. Penelitian Mendalam Microsoft Teams: Strategi Pertahanan Berbilang Lapisan

Menghalang perekod nota AI dalam Microsoft Teams jauh lebih kompleks daripada dalam Zoom atau Google Workspace. Kompleksiti ini timbul daripada integrasi mendalam Teams ke dalam ekosistem Microsoft 365, di mana keselamatan dan identiti diuruskan merentasi berbilang pusat admin yang saling berhubung. Pentadbir sering melaporkan bahawa hanya “menghalang” aplikasi dalam Pusat Admin Teams tidak berkesan, kerana bot terus menyertai mesyuarat.8 Strategi yang berjaya memerlukan pertahanan holistik berbilang lapisan yang menangani bukan hanya aplikasi Teams itu sendiri, tetapi juga identiti asas dan pemberian kebenaran yang diuruskan dalam Microsoft Entra ID. Masalahnya bukan sekadar aplikasi Teams; ia adalah “Aplikasi Perusahaan” dalam Entra ID yang telah diberikan akses berterusan kepada data pengguna, seperti kalendar Outlook mereka.

• Lapisan 1: Dasar Mesyuarat dan Lobi (Kawalan Asas)
  1. Navigasi ke Pusat Admin Teams > Mesyuarat > Dasar mesyuarat.7
  2. Pilih dasar yang anda ingin edit (contohnya, dasar Global) atau cipta yang baru.
  3. Di bawah Gabung mesyuarat & lobi, konfigurasikan tetapan Siapa yang boleh melewati lobi? kepada pilihan yang terhad seperti “Hanya penganjur dan penyelaras bersama” atau “Orang yang saya jemput”. Ini memaksa semua peserta luar dan tidak dijemput ke dalam lobi di mana mereka mesti dibenarkan secara manual.7
  4. Pertimbangkan untuk mematikan Pengguna tanpa nama boleh menyertai mesyuarat. Walaupun sangat berkesan dalam menyekat bot, ambil perhatian bahawa ini boleh mencipta geseran yang ketara untuk tetamu luar yang sah yang tidak mempunyai akaun Microsoft.35
• Lapisan 2: Dasar Izin Aplikasi (Mengawal Ketersediaan)
  1. Di Pusat Admin Teams, pergi ke Aplikasi Teams > Dasar izin.20
  2. Pilih dasar Global (default seluruh organisasi) atau klik Tambah untuk cipta dasar tersuai baru.
  3. Di bawah dropdown Aplikasi pihak ketiga, pilih pilihan Sekat aplikasi tertentu dan benarkan yang lain.
  4. Klik Sekat aplikasi, carikan “Fireflies.ai”, dan tambahkannya ke senarai sekatan.20
  5. Simpan dasar. Jika anda mencipta dasar tersuai, anda mesti menugaskannya kepada pengguna atau kumpulan yang berkaitan untuk ia berkuat kuasa. Langkah ini sahaja sering tidak mencukupi tetapi merupakan sebahagian yang diperlukan dalam pertahanan berlapisan.
• Lapisan 3: Mengamankan Microsoft Entra ID (Mengawal Persetujuan)
  Ini adalah lapisan pertahanan yang paling kritikal dan sering terlepas. Ia menangani punca masalah: pemberian kebenaran yang membolehkan Fireflies.ai mengakses kalendar pengguna.
  1. Batalkan Izin Sedia Ada:
     • Navigasi ke pusat admin Microsoft Entra (entra.microsoft.com).
     • Pergi ke Identiti > Aplikasi > Aplikasi enterprise.
     • Cari “Fireflies.ai” dan pilihnya.
     • Pergi ke tab Izin dan klik Semak izin untuk membatalkan pemberian persetujuan sedia ada.5
  2. Cegah Persetujuan Pengguna Masa Depan (Kunci Proaktif):
     • Di bahagian Aplikasi enterprise, navigasi ke Persetujuan dan izin > Tetapan persetujuan pengguna.
     • Pilih pilihan Jangan benarkan persetujuan pengguna.5
     • Ini adalah kawalan keselamatan yang berkuasa. Ia menghalang pengguna bukan pentadbir daripada memberi persetujuan kepada sebarang aplikasi enterprise baru. Sebaliknya, mereka akan diminta untuk meminta kelulusan pentadbir, mewujudkan aliran kerja berpusat di mana IT boleh memeriksa dan meluluskan semua integrasi pihak ketiga. Tetapan tunggal ini adalah penting untuk menghalang “penyebaran virus” aplikasi yang tidak disahkan.
• Lapisan 4: Kawalan Lanjutan dan Khusus (Untuk Pentadbir yang Berazam)
  Bagi organisasi yang memerlukan tahap keselamatan tertinggi, beberapa kawalan tambahan boleh dilaksanakan.
  • Kod Satu Kali Premium Teams (OTP): Bagi organisasi dengan lesen Teams Premium, membolehkan ciri OTP untuk pengguna yang tidak disahkan untuk menyertai mesyuarat boleh menyekat bot automatik dengan berkesan, kerana mereka tidak boleh melengkapkan langkah pengesahan berasaskan emel.35
  • Dasar PowerShell: Tetapan dasar mesyuarat, -BlockedAnonymousJoinClientTypes, boleh dikonfigurasikan melalui PowerShell untuk menyekat penyertaan tanpa nama daripada pelanggan yang dibina pada platform tertentu seperti Azure Communication Services (ACS), yang mungkin digunakan oleh beberapa bot.35
  • Sekatan Domain Akses Luar: Di Pusat Admin Teams, di bawah Pengguna > Akses luar, anda boleh menambah fireflies.ai ke senarai domain yang disekat. Ini boleh menghalang komunikasi dan persekutuan dengan domain itu, menambah lapisan pertahanan lain, walaupun keberkesanannya terhadap penyertaan mesyuarat mungkin berbeza-beza.8

Bahagian 4: Dari Sekatan Reaktif ke Tadbir Urus Proaktif

Menyekat satu aplikasi seperti Fireflies.ai adalah tindak balas taktikal yang diperlukan, tetapi ia merawat gejala, bukan penyakit asas. Pembiakan alat AI mewakili sempadan baru dalam IT bayangan, dan penyelesaian yang mampan memerlukan peralihan daripada pendekatan reaktif, “whack-a-mole” kepada strategi tadbir urus proaktif untuk semua aplikasi pihak ketiga.

Jalinkan Dasar Penggunaan yang Dibenarkan (AUP)

Asas tadbir urus yang baik adalah dasar yang jelas dan dihantar dengan baik. Organisasi harus membangunkan AUP yang secara jelas menangani penggunaan alat AI.6 Dasar ini harus mentakrifkan:

• Senarai aplikasi AI yang disahkan dan diperiksa secara rasmi.
• Proses formal untuk pekerja meminta penilaian dan kelulusan alat baru.
• Petunjuk jelas tentang jenis data yang boleh dan tidak boleh diproses oleh AI pihak ketiga, dengan sekatan khas untuk maklumat sensitif, sulit, atau dikawal seperti PHI.
• Keperluan untuk mendapatkan persetujuan jelas daripada semua peserta sebelum merekod atau mentranskripsikan sebarang mesyuarat.

Kekuatan Pendidikan Pengguna

Unsur manusia seringkali merupakan rantai terlemah dalam rantai keselamatan. Penyebaran “virus” alat seperti Fireflies.ai didorong oleh model perniagaan yang mengeksploitasi ketidakanwaspadaan pengguna semasa proses persetujuan OAuth.5 Perlu untuk mendidik pengguna bahawa mengklik “Izinkan” pada skrin persetujuan bukanlah tindakan remeh; ia setara dengan menyerahkan kunci kepada data korporat mereka. Latihan harus memfokuskan pada:

• Mengenali skrin permintaan kebenaran OAuth.
• Memeriksa kebenaran yang diminta oleh aplikasi.
• Memahami prinsip bahawa memadam akaun aplikasi tidak secara automatik membatalkan kebenaran aksesnya.
• Mengenali siapa yang perlu dihubungi dalam jabatan IT atau keselamatan untuk memeriksa aplikasi baru sebelum memberikannya akses.

Melaksanakan Aliran Kerja Persetujuan Admin

Kawalan teknikal yang paling berkuasa untuk mentadbir tadbir urus adalah dengan menjadikan kelulusan pentadbiran sebagai lalai untuk semua aplikasi baru. Dengan mengkonfigurasi kedua-dua Google Workspace dan Microsoft Entra ID untuk memerlukan persetujuan admin, organisasi beralih dari postur “default-izinkan” yang lemah kepada model “default-tolak” yang selamat.5 Aliran kerja ini memastikan setiap integrasi pihak ketiga baru diperiksa oleh pasukan IT dan keselamatan untuk pematuhan, privasi data, dan risiko operasi sebelum ia diberikan akses kepada data korporat, dengan berkesan menghentikan penyebaran AI bayangan pada sumbernya.

Kesimpulan: Memulihkan Integriti Mesyuarat Anda

Kedatangan yang tidak dijangka penulis nota AI dalam mesyuarat sulit bukan sekadar gangguan; ia adalah peristiwa keselamatan penting yang merosakkan integriti ruang kolaborasi organisasi. Walaupun alat ini menawarkan faedah produktiviti yang tidak dapat dinafikan, pengedaran yang tidak diuruskan mereka menimbulkan risiko yang tidak boleh diterima kepada privasi data dan pematuhan peraturan.

Memulihkan kawalan memerlukan strategi yang disengajakan dan pelbagai aspek. Bagi pengguna individu, ia bermaksud melaksanakan waspada, memahami alat yang tersedia untuk memadam bot pada masa itu, dan secara kritikal, memutuskan kebenaran akses data yang berterusan pada sumber dalam akaun Google atau Microsoft mereka. Bagi pentadbir, laluan ke arah kawalan adalah melalui dasar yang kukuh dan berpusat.

• Bagi Zoom, ini dicapai melalui pengurusan pasaran App yang mudah, memerlukan kelulusan pra untuk semua aplikasi.
• Bagi Google Workspace, penyelesaiannya adalah sekatan yang pasti dan berkuasa yang tersedia melalui Kawalan API, yang memutuskan semua akses data.
• Bagi Microsoft Teams, kejayaan memerlukan pertahanan yang canggih dan berbilang lapisan yang menggabungkan dasar mesyuarat, peraturan kebenaran aplikasi, dan yang paling penting, pengurusan persetujuan yang ketat dalam Microsoft Entra ID.

Akhirnya, menyekat satu aplikasi sahaja adalah penyelesaian jangka pendek. Keselamatan jangka panjang dicapai dengan mengalihkan dari postur reaktif kepada tadbir urus proaktif. Ini melibatkan penubuhan dasar yang jelas, melaksanakan aliran kerja persetujuan admin sebagai lalai, dan memberdayakan pengguna dengan kesedaran keselamatan untuk menjadi tembok api manusia yang kuat. Dengan menggabungkan kawalan teknikal ini dengan budaya yang peka terhadap keselamatan, organisasi boleh menerima inovasi dengan keyakinan sambil memastikan bilik mesyuarat digital mereka kekal selamat, peribadi, dan produktif.

Rujukan

1. Panduan Fireflies.ai: Menguasai Perekod Nota AI dalam 5 Langkah Mudah, diakses 17 September 2025, https://www.bardeen.ai/answers/what-is-fireflies-ai
2. Perekod Nota AI Zoom oleh Fireflies.ai - Pasar Aplikasi Zoom, diakses 17 September 2025, https://marketplace.zoom.us/apps/QkiS57vZTmGCOmW5EJh3ig
3. Panduan Langkah demi Langkah untuk Mengatur Integrasi Fireflies-Zoom, diakses 17 September 2025, https://fireflies.ai/blog/fireflies-zoom-integration
4. Re: Cara untuk menyekat bot seperti firefliesai notetaker - Komuniti Zoom, diakses 17 September 2025, https://community.zoom.com/t5/Zoom-Meetings/How-to-block-bots-like-firefliesai-notetaker/m-p/210098
5. Perekod Nota Mesyuarat AI adalah momok hidup saya : r/msp - Reddit, diakses 17 September 2025, https://www.reddit.com/r/msp/comments/1k75g8g/ai_meeting_notetakers_are_the_bane_of_my_existence/
6. Bot AI dalam Mesyuarat Microsoft Teams : r/sysadmin - Reddit, diakses 17 September 2025, https://www.reddit.com/r/sysadmin/comments/1bfciwv/ai_bots_in_microsoft_teams_meetings/
7. Cara untuk Mengamankan Mesyuarat Microsoft Teams Anda daripada Bot AI Tidak Berlesen - UnderDefense, diakses 17 September 2025, https://underdefense.com/blog/how-to-secure-your-microsoft-teams-meetings-from-unauthorized-ai-bots/
8. Aplikasi Teams (fireflies.ai) disekat di seluruh syarikat di Pusat Admin Teams. Pengguna masih boleh menambah dan menggunakannya. - Reddit, diakses 17 September 2025, https://www.reddit.com/r/microsoft365/comments/1kyzwfo/teams_app_firefliesai_is_blocked_company_wide_in/
9. Cara Menggunakan Fireflies: Panduan Permulaan Cepat pada 2025 - Fahim AI, diakses 17 September 2025, https://www.fahimai.com/how-to-use-fireflies
10. Nyahpasang Fireflies.ai - Third Tier, diakses 17 September 2025, https://www.thirdtier.net/2024/04/12/uninstall-fireflies-ai/
11. fireflies.ai, diakses 17 September 2025, https://fireflies.ai/blog/how-to-take-meeting-notes-in-microsoft-teams/#:~:text=Automatically%20enable%20Fireflies%20to%20transcribe%20Teams%20meetings,-Log%20in%20to&text=On%20your%20dashboard%2C%20select%20the,your%20preferred%20auto%2Djoin%20option.&text=Fireflies%20will%20automatically%20join%20all%20meetings%20with%20a%20web%2Dconference%20link.
12. Mengintegrasikan Fireflies.ai dalam Microsoft Teams: Panduan Lengkap 2024 - Bardeen AI, diakses 17 September 2025, https://www.bardeen.ai/answers/how-to-use-fireflies-ai-in-microsoft-teams
13. Menguasai Fireflies.ai dalam Google Meet: Panduan Lengkap 2024 - Bardeen AI, diakses 17 September 2025, https://www.bardeen.ai/answers/how-to-use-fireflies-ai-in-google-meet
14. Cara Menggunakan Fireflies.ai dalam Zoom: Panduan Lengkap 2024 - Bardeen AI, diakses 17 September 2025, https://www.bardeen.ai/answers/how-to-use-fireflies-ai-in-zoom
15. Sambungan Chrome – Automasikan Panggilan Berkuasa AI, Integrasi CRM, dan Transkripsi | Fireflies.ai, diakses 17 September 2025, https://fireflies.ai/product/chrome-extension
16. Menghapus Fireflies.ai dari Google Meet: 3 Langkah Mudah - Bardeen AI, diakses 17 September 2025, https://www.bardeen.ai/answers/how-to-remove-fireflies-ai-from-google-meet
17. Menghapus Fireflies.ai dari Zoom: Panduan 3 Langkah Mudah - Bardeen AI, diakses 17 September 2025, https://www.bardeen.ai/answers/how-to-remove-fireflies-ai-from-zoom
18. Menyekat Perekod Nota AI dalam Mesyuarat Microsoft Teams - TeamDynamix, diakses 17 September 2025, https://rollins.teamdynamix.com/TDClient/1835/Portal/KB/PrintArticle?ID=155826
19. Menghapus Fireflies.ai dari Outlook: Panduan Mudah, diakses 17 September 2025, https://www.bardeen.ai/answers/how-to-remove-fireflies-ai-from-outlook
20. Menghapus Fireflies.ai dari Teams: Panduan 3 Langkah Mudah - Bardeen AI, diakses 17 September 2025, https://www.bardeen.ai/answers/how-to-remove-fireflies-ai-from-microsoft-teams
21. Cara Mengundang Fireflies ke Mesyuarat Anda - YouTube, diakses 17 September 2025, https://www.youtube.com/watch?v=JYbeX_cnQBs
22. Menghapus dan menyekat fireflies.ai di seluruh organisasi : r/gsuite - Reddit, diakses 17 September 2025, https://www.reddit.com/r/gsuite/comments/1i2v160/remove_and_block_firefliesai_org_wide/
23. Artikel - Menghapus Fireflies.ai - Kolej Teknikal Hennepin, diakses 17 September 2025, https://services.hennepintech.edu/TDClient/2199/Portal/KB/ArticleDet?ID=143491
24. Nyahpasang Teams AI : r/MicrosoftTeams - Reddit, diakses 17 September 2025, https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1lensp2/uninstall_teams_ai/
25. Cara untuk Mencegah Alat AI daripada Menyertai Mesyuarat Zoom Anda - Pangkalan Pengetahuan Cal Poly ITS, diakses 17 September 2025, https://calpoly.atlassian.net/wiki/spaces/CPKB/pages/2636873729/How+to+Prevent+and+Remove+Unapproved+AI+Apps+and+Tools+from+Zoom+Meetings
26. Cara untuk Mencegah dan Menghapus Bot AI Tidak Disahkan daripada Mesyuarat Zoom - KB Universiti Rice, diakses 17 September 2025, https://kb.rice.edu/149886
27. Bagaimana saya melindungi sesi Zoom saya daripada Bot AI? - help.illinois.edu, diakses 17 September 2025, https://help.uillinois.edu/TDClient/38/uis/KB/ArticleDet?ID=2861
28. Pengurusan Admin Pasar Aplikasi Zoom - Sokongan Zoom, diakses 17 September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0060122
29. Pemasangan Admin Aplikasi Zoom, diakses 17 September 2025, https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0061035
30. Mengawal aplikasi yang mengakses data Google Workspace - Bantuan Google, diakses 17 September 2025, https://support.google.com/a/answer/7281227?hl=en
31. Menyekat aplikasi pihak ketiga dalam Google Workspace - Trelica, diakses 17 September 2025, https://help.trelica.com/hc/en-us/articles/7738993532189-Block-third-party-apps-in-Google-Workspace
32. Admin Google Workspace - Mengurus Akses ke Aplikasi Pihak Ketiga yang Tidak Dikonfigurasikan, diakses 17 September 2025, https://mh.my.site.com/DTS/s/article/Google-Workspace-Admin-Manage-Access-to-Unconfigured-Third-Party-Apps
33. Mengurus akses ke aplikasi pihak ketiga yang tidak dikonfigurasikan untuk pengguna yang ditetapkan sebagai di bawah umur 18 tahun - Bantuan Admin Google Workspace, diakses 17 September 2025, https://support.google.com/a/answer/13288950?hl=en
34. Mengurus senarai kebenaran aplikasi Pasar untuk organisasi anda - Bantuan Admin Google Workspace, diakses 17 September 2025, https://support.google.com/a/answer/6089179?hl=en
35. Mencegah Bot AI pengguna Luar daripada Menyertai Mesyuarat : r/MicrosoftTeams - Reddit, diakses 17 September 2025, https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1mo6jgy/prevent_external_users_ai_bots_from_joining/
36. Bot AI dalam Mesyuarat Microsoft Teams : r/MicrosoftTeams - Reddit, diakses 17 September 2025, https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/1bfd1eu/ai_bots_in_microsoft_teams_meetings/
37. Mengurus polisi kebenaran aplikasi dalam Microsoft Teams, diakses 17 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-app-permission-policies
38. Menghapus Bot Perekod Nota Fireflies AI dari Microsoft Teams, diakses 17 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4429002/removing-fireflies-ai-note-taker-bot-from-microsof?forum=msteams-all&referrer=answers&page=4
39. Membenarkan Persetujuan Pengguna kepada Aplikasi Pihak Ketiga dalam Office 365 - Bilik Mesyuarat 365, diakses 17 September 2025, https://www.meetingroom365.com/en/article/authorizing-user-consent-to-third-party-apps-in-office-365-2n4jma/
40. Aplikasi tersuai dan Microsoft Entra ID untuk pentadbir Microsoft 365, diakses 17 September 2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/integrated-apps-and-azure-ads?view=o365-worldwide