Cách Sử Dụng SeaMeet.ai Để Tạo Tóm Tắt Cuộc Họp Có Hành Động

Trong thế giới kinh doanh hiện đại với tốc độ phát triển nhanh, các cuộc họp vừa cần thiết vừa tốn kém. Một cuộc họp kéo dài một giờ với mười người tham dự không chỉ là một cuộc họp một giờ; đó là mười giờ thời gian tập thể của công ty. Khi bạn tính vào lương, giờ đơn lẻ đó có thể đại diện cho hàng nghìn đô la chi phí hoạt động. Tuy nhiên, chúng ta ra khỏi cuộc họp (dù trực tuyến hay trực tiếp) với ký ức mờ nhạt về những gì đã được quyết định và ai chịu trách nhiệm cho điều gì thì bao lâu một lần?

Chi phí của các cuộc họp không hiệu quả là đáng kinh ngạc. Kết quả mơ hồ, nhiệm vụ bị quên và các đội ngũ không đồng bộ dẫn đến trì hoãn dự án, bỏ lỡ cơ hội và làm giảm năng suất dần dần, có thể làm tắt động lực của tổ chức. Nguyên nhân thường là khoảng cách giữa cuộc trò chuyện và hành động. Không có một tóm tắt rõ ràng, ngắn gọn và—quan trọng nhất—có thể thực hiện được, những hiểu biết và quyết định có giá trị được đưa ra trong cuộc họp sẽ tan biến như hơi khói.

Đây là nơi sức mạnh của một “cô-pilot” cuộc họp AI như SeaMeet.ai trở thành một thay đổi lớn. Nó không chỉ ghi lại những gì đã được nói; mà là biến đổi các cuộc trò chuyện thành một bản thiết kế cho hành động. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách tận dụng SeaMeet.ai để tạo ra các tóm tắt cuộc họp thực sự có thể thực hiện, thúc đẩy trách nhiệm, đồng bộ và kết quả.

What is an “Actionable” Meeting Summary?

Trước khi chúng ta đi sâu vào “cách làm,” hãy xác định “cái gì.” Một tóm tắt cuộc họp “có thể thực hiện” Một tóm tắt thực sự có thể thực hiện là một tài liệu chiến lược, rút gọn cuộc trò chuyện thành các thành phần quan trọng nhất của nó.

Một tóm tắt cuộc họp tuyệt vời nên nêu rõ:

• Các Quyết Định Chính Được Lập: Các lựa chọn cuối cùng đã được đồng ý là gì? Điều này loại bỏ sự mơ hồ và đóng vai trò như một bản ghi xác định.
• Các Nhiệm Vụ Hành Động: Các nhiệm vụ cụ thể, thực tế cần được hoàn thành là gì?
• Người Chịu Trách Nhiệm: Ai chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ hành động? Gán quyền sở hữu rõ ràng là bước đầu tiên hướng đến trách nhiệm.
• Hạn Chót: Mỗi nhiệm vụ phải hoàn thành vào khi? Không có lịch trình, ngay cả nhiệm vụ hành động rõ ràng nhất cũng có thể bị bỏ qua.
• Các Điểm Thảo Luận Chính: Một tổng quan ngắn gọn về các chủ đề cốt lõi được thảo luận, cung cấp bối cảnh cho các quyết định và nhiệm vụ hành động.

Tạo ra điều này một cách thủ công là một thách thức lớn. Nó yêu cầu một người ghi chép chuyên dụng lắng nghe cẩn thận, lọc ra tín hiệu từ nhiễu và tổ chức tất cả thành một định dạng mạch lạc—tất cả trong khi cố gắng tham gia vào cuộc họp bản thân. Kết quả thường là ghi chép không đầy đủ, thiếu chi tiết và một giờ nữa được dành sau cuộc họp để cố gắng ghép mọi thứ lại với nhau.

The SeaMeet.ai Difference: From Conversation to Action, Automatically

SeaMeet.ai là một “cô-pilot” cuộc họp được hỗ trợ bởi AI, được thiết kế để xử lý công việc nặng nhọc của tài liệu cuộc họp, do đó đội ngũ của bạn có thể tập trung vào cuộc trò chuyện. Nó không chỉ ghi lại; nó hiểu. Bằng cách tận dụng AI phức tạp, SeaMeet tham gia các cuộc họp của bạn trên các nền tảng như Google Meet và Microsoft Teams, lắng nghe cuộc trò chuyện và tự động tạo ra tóm tắt có cấu trúc, có thể thực hiện mà bạn cần.

Hãy phân tích cách SeaMeet biến đổi quy trình cuộc họp của bạn.

Step 1: Seamless Integration (Before the Meeting)

Con đường đến một tóm tắt tuyệt vời bắt đầu ngay trước khi cuộc họp bắt đầu. SeaMeet tích hợp trực tiếp với các công cụ hiện có của bạn, làm cho quá trình cài đặt trở nên dễ dàng.

• Đồng Bộ Lịch: Bằng cách kết nối SeaMeet với Lịch Google của bạn, nó tự động biết lịch trình của bạn. Bạn có thể cấu hình để nó tự động tham gia tất cả các cuộc họp của bạn, đảm bảo bạn không bao giờ quên bấm “ghi âm.” Không còn phải vội vã tìm liên kết cuộc họp và mời một bot nữa.
• Mời Dễ Dàng: Không muốn nó tham gia tất cả? Bạn có thể dễ dàng mời SeaMeet cho từng cuộc họp. Chỉ cần thêm meet@seasalt.ai vào lời mời lịch của bạn, sử dụng Phần mở rộng Chrome SeaMeet trực tiếp trong Google Meet, hoặc dán liên kết cuộc họp vào bảng điều khiển SeaMeet.

Cấu hình liền mạch này đảm bảo rằng việc ghi lại cuộc họp là một quá trình không cần suy nghĩ, giải phóng bạn để chuẩn bị cho cuộc thảo luận thực tế.

Step 2: Real-Time Transcription and Intelligence (During the Meeting)

Khi cuộc họp bắt đầu, “cô-pilot” SeaMeet bắt đầu làm việc. Đây là nơi phép thuật bắt đầu.

• Bản phiên âm có độ chính xác cao: Cơ sở của bất kỳ tóm tắt tốt nào là một bản ghi chính xác của cuộc trò chuyện. SeaMeet cung cấp bản phiên âm với độ chính xác trên 95%. Nó không chỉ đơn giản là chuyển giọng nói thành văn bản; mà còn tạo ra một nguồn tin cậy.
• Nhận diện người nói: “Ai đó nói chúng ta nên theo dõi” không phải là một nhiệm vụ hành động. Trách nhiệm đòi hỏi phải biết ai nói gì. Công nghệ nhận diện người nói tiên tiến của SeaMeet tự động gán nhãn cho người đang nói, điều này quan trọng để gán chủ nhiệm công việc sau này. Nó hoạt động tối ưu với 2-6 người nói, hoàn hảo cho hầu hết các buổi họp nhóm và cuộc gọi với khách hàng.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Trong môi trường kinh doanh toàn cầu ngày nay, các buổi họp thường liên quan đến nhiều ngôn ngữ. SeaMeet hỗ trợ hơn 50 ngôn ngữ, bao gồm tiếng Anh, Tây Ban Nha, Trung Quốc (Phồn thể và Quảng Đông), Nhật, Đức. Nó thậm chí có thể xử lý việc chuyển đổi ngôn ngữ theo thời gian thực trong cùng một buổi họp, đảm bảo không có gì bị mất mát trong quá trình dịch.

Trong khi buổi họp đang diễn ra, bạn có thể thấy bản phiên âm được tạo ra theo thời gian thực trong bảng điều khiển SeaMeet. Điều này cho phép bạn tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện, tin tưởng rằng mọi chi tiết đều được ghi lại.

Bước 3: Tóm tắt được hỗ trợ bởi AI (Sau buổi họp)

Chỉ vài phút sau khi buổi họp kết thúc, SeaMeet sẽ cung cấp sản phẩm hoàn thiện. Nó xử lý toàn bộ bản phiên âm và tạo ra một tóm tắt专 nghiệp, có cấu trúc được gửi trực tiếp đến email của bạn và lưu trữ trong không gian làm việc của bạn.

Đây không chỉ là một khối văn bản. AI được đào tạo để nhận diện các yếu tố quan trọng nhất của cuộc trò chuyện và sắp xếp chúng để rõ ràng và có thể thực hiện. Tóm tắt tiêu chuẩn bao gồm:

• Tổng quan ngắn gọn: Một đoạn văn ngắn tóm tắt mục đích và kết quả chính của buổi họp.
• Các điểm thảo luận chính: Các điểm nổi bật được liệt kê bằng dấu đầu dòng của các chủ đề chính đã được đề cập.
• Các nhiệm vụ và bước tiếp theo: Một danh sách nhiệm vụ được phân rõ ràng, thường có AI đưa ra gợi ý ban đầu cho chủ nhiệm dựa trên cuộc trò chuyện.
• Các quyết định đã được đưa ra: Bản ghi của bất kỳ thỏa thuận hoặc giải pháp cuối cùng nào.

Bản nháp tự động này trung bình tiết kiệm hơn 20 phút làm việc thủ công mỗi buổi họp. Đối với người có năm buổi họp một giờ mỗi tuần, đó là gần hai giờ thời gian sản xuất được tái tạo.

Tùy chỉnh tóm tắt theo nhu cầu cụ thể của bạn

Không phải tất cả các buổi họp đều giống nhau. Một buổi họp hàng ngày ngắn có mục đích khác với một buổi đánh giá dự án đối mặt với khách hàng hoặc một buổi thăm dò kỹ thuật. SeaMeet hiểu điều này và cung cấp các tính năng tùy chỉnh mạnh mẽ để đảm bảo tóm tắt của bạn luôn phù hợp với mục đích.

Sử dụng và tạo mẫu tóm tắt

SeaMeet đi kèm với một thư viện các mẫu tóm tắt sẵn có cho các loại buổi họp phổ biến, chẳng hạn như:

• Buổi họp phòng ban hàng tuần
• Buổi họp với khách hàng
• Buổi họp quản lý dự án
• Buổi đứng hàng ngày
• Buổi họp một-on-một
• Buổi họp bán hàng

Bạn có thể áp dụng bất kỳ mẫu nào sau buổi họp để tạo lại tóm tắt theo định dạng mới. Ví dụ, một mẫu “Buổi họp bán hàng” có thể hướng dẫn AI trích xuất cụ thể thông tin về ngân sách của khách hàng, thời gian thực hiện và điểm đau, trong khi một mẫu “Buổi đứng hàng ngày” sẽ tập trung hoàn toàn vào những gì đã làm ngày hôm qua, những gì được规劃 cho ngày hôm nay và bất kỳ rào cản nào.

Hơn nữa, bạn có thể tạo các mẫu tùy chỉnh của riêng mình. Sử dụng các lời nhắc đơn giản, bạn có thể cho AI biết chính xác những gì cần tìm và cách sắp xếp đầu ra. Ví dụ, một đội marketing có thể tạo một mẫu với lời nhắc như:

“Tạo một tóm tắt tập trung vào chiến lược chiến dịch. Tạo các phần cho: ‘Các ý tưởng chiến dịch được thảo luận’, ‘Những hiểu biết về đối tượng mục tiêu’, ‘Yêu cầu nội dung’, và ‘Các nhiệm vụ với hạn chót’.”

Sau khi được lưu, mẫu này có thể được áp dụng cho bất kỳ buổi họp nào, đảm bảo tính nhất quán và liên quan trong tất cả các cuộc thảo luận marketing của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập một mẫu mặc định cho loạt buổi họp lặp lại.

Chuyển tóm tắt thành hành động và trách nhiệm

Một tóm tắt có thể thực hiện chỉ có ích nếu nó được sử dụng. SeaMeet đóng vòng lặp giữa tài liệu và thực hiện với các tính năng được thiết kế để thúc đẩy trách nhiệm.

Chia sẻ và cộng tác

Mặc định, SeaMeet có thể tự động chia sẻ tóm tắt với tất cả các người tham gia buổi họp. Điều này đảm bảo mọi người đều ở cùng một trang ngay sau cuộc thảo luận. Bạn cũng có thể cấu hình các quy tắc chia sẻ tự động, chẳng hạn như chỉ chia sẻ với những người tham gia từ tên miền công ty của bạn, hoặc thêm các bên liên quan cụ thể vào danh sách CC.

Tích hợp để tự động hóa quy trình làm việc

Một tóm tắt buổi họp không nên tồn tại một cách cô lập. SeaMeet tích hợp với các công cụ mà đội của bạn đã sử dụng. Bạn có thể tự động xuất mọi bản ghi buổi họp, bao gồm tóm tắt và bản phiên âm đầy đủ, sang Google Doc. Điều này tạo ra một cơ sở kiến thức tập trung, có thể tìm kiếm trong Google Drive của bạn.

Từ đó, quy trình làm việc của đội bạn có thể tiếp quản. Sao chép và dán các nhiệm vụ hành động vào công cụ quản lý dự án của bạn (như Asana, Jira, hoặc Trello), hoặc sử dụng tóm tắt để soạn một email theo dõi cho khách hàng. Bởi vì tóm tắt đã được cấu trúc với các nhiệm vụ hành động và người phụ trách rõ ràng, quá trình này chỉ mất vài giây, chứ không phải vài phút.

Ảnh hưởng kinh doanh của Tóm tắt có thể thực hiện được

Sử dụng một công cụ như SeaMeet để tự động hóa các tóm tắt có thể thực hiện được có một ảnh hưởng sâu sắc vượt ra ngoài việc tiết kiệm thời gian đơn giản.

1. Tăng cường trách nhiệm một cách mạnh mẽ: Khi các nhiệm vụ hành động, người phụ trách và hạn chót được tự động ghi lại và phân phối, không có chỗ để trốn tránh. Các nhiệm vụ ít bị quên hơn, và tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ cải thiện đáng kể.
2. Cải thiện sự đồng nhất của đội ngũ: Một bản ghi quyết định chia sẻ, khách quan đảm bảo mọi người đều làm việc từ cùng một bộ dữ kiện. Điều này giảm thiểu sự hiểu lầm và giữ cho toàn bộ đội ngũ di chuyển theo cùng một hướng.
3. Tạo ra một Cơ sở Kiến thức: Mỗi buổi họp trở thành một tài sản có thể tìm kiếm. Các thành viên mới của đội có thể nhanh chóng làm quen bằng cách xem lại các quyết định trong quá khứ, và bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng tìm thấy bối cảnh của một dự án mà không cần phải hỏi đồng nghiệp và làm gián đoạn quy trình làm việc của họ.
4. Nhận xét Lãnh đạo Dựa trên Dữ liệu: Đối với các quản lý và giám đốc, một kho lưu trữ các tóm tắt họp cung cấp thông tin quý giá về động lực của đội, tiến độ dự án và các rào cản tiềm ẩn. Các kế hoạch đội của SeaMeet thậm chí còn cung cấp email nhận xét dành cho giám đốc hàng ngày, đánh dấu các rủi ro doanh thu, xung đột nội bộ và các cơ hội chiến lược được phát hiện trong các cuộc trò chuyện trên toàn tổ chức.

Bắt đầu với Tóm tắt có thể thực hiện được Ngày nay

Thời đại của các buổi họp không hiệu quả và các nhiệm vụ hành động bị quên đã kết thúc. Với các công cụ được hỗ trợ bởi AI như SeaMeet.ai, bạn có thể biến đổi các cuộc trò chuyện của mình từ các cuộc thảo luận tạm thời thành các động cơ mạnh mẽ cho năng suất và tăng trưởng. Bằng cách tự động hóa việc tạo ra các tóm tắt rõ ràng, ngắn gọn và có thể thực hiện được, bạn trao quyền cho đội của mình để duy trì sự đồng nhất, trách nhiệm và tập trung vào những gì thực sự quan trọng: mang lại kết quả.

Hãy ngừng để cho các insight có giá trị trôi qua. Ngừng lãng phí giờ đồng hồ trên việc ghi chép và tóm tắt thủ công. Đã đến lúc để AI xử lý công việc xảy ra sau buổi họp, để bạn có thể tập trung vào công việc thúc đẩy doanh nghiệp của mình tiến về phía trước.

Sẵn sàng trải nghiệm sức mạnh của các tóm tắt họp có thể thực hiện được cho chính mình chưa? Đăng ký miễn phí SeaMeet.ai và biến đổi buổi họp tiếp theo của bạn.