วิธีใช้ SeaMeet.ai เพื่อสร้างสรุปการประชุมที่สามารถดำเนินการได้

ในโลกของธุรกิจสมัยใหม่ที่มีอัตราเร็วสูง การประชุมเป็นสิ่งจำเป็นและมีค่าใช้จ่ายสูง นัดประชุมที่ใช้เวลา 1 ชั่วโมงกับผู้เข้าร่วม 10 คนไม่ใช่แค่การประชุมที่ใช้เวลา 1 ชั่วโมง เหลือเป็นเวลา 10 ชั่วโมงรวมกันของบริษัท เมื่อคุณพิจารณาค่าเงินเดือน ชั่วโมงนั้นอาจแสดงถึงค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานหลายพันดอลลาร์ อย่างไรก็ตาม เราจะออกจากการประชุม (ออนไลน์หรือในบุคคล) ด้วยความทรงจำที่ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ตัดสินใจและผู้ที่รับผิดชอบสิ่งต่างๆ บ่อยแค่ไหน?

ค่าใช้จ่ายของการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพนั้นน่าตกใจ ผลลัพธ์ที่คลุมเครือ งานที่ลืมไป และทีมที่ไม่สอดคล้องกันนำไปสู่การล่าช้าโครงการ โอกาสที่พลาด และการลดผลผลิตอย่างช้าๆ ซึ่งอาจทำให้โมเมนตัมขององค์กรอ่อนแอลง อาจารกรรมส่วนใหญ่มาจากช่องว่างระหว่างการสนทนากับการดำเนินการ หากไม่มีสรุปที่ชัดเจน สั้นกระชับ และสิ่งสำคัญที่สุด—สามารถดำเนินการได้ ความเข้าใจและการตัดสินใจที่มีค่าที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมจะหายไปอย่างไร้สารภาพ

นี่เป็นจุดที่พลังของ AI meeting copilot เช่น SeaMeet.ai กลายเป็นตัวเปลี่ยนเกม มันไม่ใช่แค่บันทึกสิ่งที่ถูกพูด แต่เป็นเรื่องของการเปลี่ยนการสนทนาให้เป็นแผนการดำเนินการ คู่มือนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีใช้ SeaMeet.ai เพื่อสร้างสรุปการประชุมที่สามารถดำเนินการได้จริงที่ขับเคลื่อนความรับผิดชอบ ความสอดคล้อง และผลลัพธ์

สรุปการประชุมที่ “สามารถดำเนินการได้” คืออะไร?

ก่อนที่เราจะเจาะลึกถึง “วิธี” ลองกำหนด “สิ่งที่” กัน สรุปการประชุมที่สามารถดำเนินการได้ไม่ใช่แค่สคริปต์ธรรมดาหรือรายการ bullet points ที่พิมพ์เร็วๆ สคริปต์บอกคุณว่าสิ่งที่ถูกพูด แต่ไม่ได้บอกคุณว่าสิ่งที่สำคัญ สรุปที่สามารถดำเนินการได้จริงเป็นเอกสารเชิงกลยุทธ์ที่สกัดส่วนสำคัญของการสนทนาให้เหลือเฉพาะส่วนสำคัญที่สุด

สรุปการประชุมที่ดีควรระบุชัดเจน:

• การตัดสินใจสำคัญที่ถูกตกลง: ความตัดสินใจสุดท้ายที่ตกลงกันคืออะไร? สิ่งนี้ช่วยขจัดความคลุมเครือและทำหน้าที่เป็นบันทึกที่ชัดเจน
• รายการดำเนินการ: งานเฉพาะเจาะจงและแท้จริงที่ต้องดำเนินการเสร็จคืออะไร?
• เจ้าของงาน: ใครรับผิดชอบแต่ละรายการดำเนินการ? การกำหนดเจ้าของงานชัดเจนเป็นขั้นตอนแรกสู่ความรับผิดชอบ
• กำหนดเวลา: แต่ละงานจะครบกำหนดเมื่อไหร่? หากไม่มีไลน์เวลา แม้แต่รายการดำเนินการที่ชัดเจนที่สุดก็อาจล้มเหลว
• ประเด็นสนทนาหลัก: คำอธิบายโดยสังเขปของหัวข้อหลักที่ถูกสนทนา โดยให้บริบทสำหรับการตัดสินใจและรายการดำเนินการ

การสร้างสิ่งนี้ด้วยมือเป็นความท้าทายที่สำคัญ มันต้องการผู้จดโน้ตที่ให้สมัครใจเพื่อฟังอย่างใกล้ชิด กรองสัญญาณจากเสียงรบกวน และจัดระเบียบทุกอย่างให้อยู่ในรูปแบบที่สอดคล้องกัน—ทั้งหมดในขณะที่พยายามมีส่วนร่วมในการประชุมด้วยตนเอง ผลลัพธ์มักเป็นโน้ตที่ไม่สมบูรณ์ รายละเอียดที่พลาด และใช้เวลาอีกหนึ่งชั่วโมงหลังการประชุมเพื่อประกอบทุกอย่างเข้าด้วยกัน

ความแตกต่างของ SeaMeet.ai: จากการสนทนาไปสู่การดำเนินการ โดยอัตโนมัติ

SeaMeet.ai เป็น AI-powered meeting copilot ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการงานหนักของเอกสารการประชุม ทำให้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การสนทนา มันไม่เพียงแค่ถอดเสียง แต่มันเข้าใจ โดยใช้ AI ที่ซับซ้อน SeaMeet เข้าร่วมการประชุมของคุณบนแพลตฟอร์ม เช่น Google Meet และ Microsoft Teams ฟังการสนทนา และสร้างสรุปที่มีโครงสร้างและสามารถดำเนินการได้ตามที่คุณต้องการโดยอัตโนมัติ

ลองแยกส่วนดูว่า SeaMeet เปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของการประชุมของคุณอย่างไร

ขั้นตอนที่ 1: การบูรณาการที่ราบรื่น (ก่อนการประชุม)

เส้นทางไปสู่สรุปที่ดีเริ่มต้นก่อนที่การประชุมจะเริ่มต้น SeaMeet บูรณาการโดยตรงกับเครื่องมือที่คุณมีอยู่ ทำให้การตั้งค่าไม่ต้องใช้ความพยายาม

• การซิงค์ปฏิทิน: โดยการเชื่อมต่อ SeaMeet กับ Google Calendar ของคุณ มันจะทราบตารางเวลาของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งค่าให้มันเข้าร่วมการประชุมทั้งหมดโดยอัตโนมัติ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่เคยลืมกด “บันทึก” ไม่ต้องสับสนว่าให้หาลิงก์การประชุมและเชิญบอทอีกต่อไป
• การเชิญชวนอย่างง่าย: ไม่ต้องการให้มันเข้าร่วมทุกอย่าง? คุณสามารถเชิญ SeaMeet ได้อย่างง่ายดายตามแต่ละการประชุม เพียงเพิ่ม meet@seasalt.ai ไปยังคำเชิญปฏิทินของคุณ ใช้ SeaMeet Chrome Extension โดยตรงใน Google Meet หรือวางลิงก์การประชุมลงในแดชบอร์ด SeaMeet

การตั้งค่าที่ราบรื่นนี้ช่วยให้การถ่ายทอดการประชุมเป็นกระบวนการที่ไม่ต้องคิด ทำให้คุณมีเวลาเตรียมตัวสำหรับการสนทนาโดยแท้จริง

ขั้นตอนที่ 2: การถอดเสียงแบบเรียลไทม์และความฉลาด (ระหว่างการประชุม)

เมื่อการประชุมเริ่มต้น SeaMeet copilot ก็เริ่มทำงาน นี่คือจุดที่เวทมนตร์เริ่มต้น

• การถอดเสียงที่มีความถูกต้องสูง: พื้นฐานของสรุปที่ดีใด ๆ คือบันทึกที่ถูกต้องของการสนทนา SeaMeet ให้บริการถอดเสียงด้วยความถูกต้องมากกว่า 95% มันไม่ใช่แค่การแปลงเสียงเป็นข้อความ แต่เป็นการสร้างแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้
• การระบุผู้พูด: “มีคนพูดว่าเราควรติดตาม” ไม่ใช่รายการการดำเนินการ ความรับผิดชอบต้องการความรู้ว่า ใคร พูด อะไร การระบุผู้พูดที่ขั้นสูงของ SeaMeet จะทำเครื่องหมายผู้พูดโดยอัตโนมัติ ซึ่งมีความสำคัญสำหรับการกำหนดเจ้าของงานในภายหลัง มันทำงานได้ดีที่สุดกับ 2-6 ผู้พูด เหมาะอย่างยิ่งสำหรับประชุมทีมและการโทรกับลูกค้าส่วนใหญ่
• การสนับสนุนหลายภาษา: ในสภาพแวดล้อมธุรกิจโลกปัจจุบัน การประชุมมักเกี่ยวข้องกับหลายภาษา SeaMeet รองรับมากกว่า 50 ภาษา รวมถึงภาษาอังกฤษ สเปน เจน (มานดารินและกันตอง) ญี่ปุ่น และเยอรมัน มันยังสามารถจัดการกับการสลับภาษาในเวลาจริงภายในประชุมเดียวกัน ได้ โดยการรับประกันว่าไม่มีอะไรสูญหายในการแปล

ในขณะที่ประชุมกำลังดำเนินอยู่ คุณสามารถเห็นบันทึกถอดเสียงที่กำลังสร้างขึ้นในเวลาจริงภายในแดชบอร์ด SeaMeet สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การสนทนาเต็มที่ โดยมั่นใจว่าทุกรายละเอียดกำลังถูกจับภาพ

ขั้นตอนที่ 3: การสรุปด้วย AI (หลังจากประชุม)

ภายในไม่กี่นาทีหลังจากประชุมสิ้นสุด SeaMeet จะส่งผลิตภัณฑ์ที่เสร็จสมบูรณ์ มันประมวลผลบันทึกถอดเสียงทั้งหมดและสร้างสรุปที่มีโครงสร้างและมีคุณภาพส่งไปยังอีเมลของคุณโดยตรงและเก็บไว้ในพื้นที่ทำงานของคุณ

นี่ไม่ใช่แค่ข้อความกลุ่มเดียว AI ได้รับการฝึกเพื่อระบุองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของการสนทนาและจัดระเบียบพวกมันเพื่อความชัดเจนและการดำเนินการ สรุปมาตรฐานประกอบด้วย:

• ภาพรวมที่กระชับ: ย่อหน้าสั้น ๆ ที่สรุปวัตถุประสงค์และผลลัพธ์สำคัญของประชุม
• ประเด็นสนทนาสำคัญ: จุดเด่นที่เขียนด้วยเครื่องหมายจุดของหัวข้อหลักที่ถูกครอบคลุม
• รายการการดำเนินการและขั้นตอนต่อไป: รายการงานที่กำหนดชัดเจน มักมี AI ทำข้อเสนอแนะเบื้องต้นสำหรับเจ้าของงานตามการสนทนา
• การตัดสินใจที่ถูกต้อง: บันทึกของข้อตกลงหรือการแก้ไขปัญหาสุดท้ายใด ๆ

ร่างแรกที่อัตโนมัตินี้ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานด้วยมือเฉลี่ยมากกว่า 20 นาทีต่อประชุม สำหรับคนที่มีประชุม 5 ครั้งต่อสัปดาห์ แต่ละครั้ง 1 ชั่วโมง นั่นคือเวลาที่สามารถใช้ประโยชน์ได้เกือบ 2 ชั่วโมง

การปรับแต่งสรุปให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ

ไม่ใช่ทุกประชุมที่สร้างขึ้นมีคุณภาพเท่ากัน การประชุมสตੈนด์อัพรายวันมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างจากการทบทวนโครงการต่อหน้าลูกค้าหรือการศึกษาเชิงเทคนิคอย่างลึกซึ้ง SeaMeet เข้าใจสิ่งนี้และนำเสนอคุณสมบัติการปรับแต่งที่ทรงพลังเพื่อให้แน่ใจว่าสรุปของคุณเหมาะสมกับวัตถุประสงค์เสมอ

การใช้งานและสร้างเทมเพลตสรุป

SeaMeet มีคลังเทมเพลตสรุปที่สร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับประเภทประชุมทั่วไป เช่น:

• ประชุมแผนกรายสัปดาห์
• ประชุมกับลูกค้า
• ประชุมการจัดการโครงการ
• สตੈนด์อัพรายวัน
• ประชุมหนึ่งต่อหนึ่ง
• ประชุมการขาย

คุณสามารถใช้เทมเพลตเหล่านี้ใด ๆ หลังจากประชุมเพื่อสร้างสรุปใหม่ในรูปแบบใหม่ ตัวอย่างเช่น เทมเพลต “ประชุมการขาย” อาจสั่ง AI ให้ดึงข้อมูลเกี่ยวกับงบประมาณของลูกค้า ไลน์เวลา และจุดปวดของลูกค้า โดยเฉพาะ ในขณะที่เทมเพลต “สตੈนด์อัพรายวัน” จะเน้นเฉพาะสิ่งที่ทำเมื่อวาน วางแผนสำหรับวันนี้ และสิ่งกีดขวางใด ๆ

ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถสร้างเทมเพลตที่ปรับแต่งเองได้ โดยใช้คำชี้นำที่เรียบง่าย คุณสามารถบอก AI ว่าต้องค้นหาอะไรและจัดโครงสร้างผลลัพธ์อย่างไร ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดสามารถสร้างเทมเพลตด้วยคำชี้นำเช่น:

“สร้างสรุปที่เน้นที่กลยุทธ์แคมเปญ สร้างส่วนสำหรับ: ‘แนวคิดแคมเปญที่ถูกสนทนา’, ‘ข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย’, ‘ข้อกำหนดเนื้อหา’, และ ‘รายการการดำเนินการพร้อมกำหนดเวลา’”

เมื่อบันทึกแล้ว เทมเพลตนี้สามารถนำไปใช้กับประชุมใด ๆ ได้ โดยรับประกันความสม่ำเสมอและความเกี่ยวข้องในทุกการสนทนาการตลาดของคุณ คุณยังสามารถตั้งเทมเพลตเริ่มต้นสำหรับชุดประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ ได้

เปลี่ยนสรุปให้เป็นการดำเนินการและความรับผิดชอบ

สรุปที่สามารถดำเนินการได้จะมีประโยชน์เฉพาะเมื่อถูกนำไปใช้ SeaMeet ปิดวงจรระหว่างการบันทึกและการดำเนินการด้วยคุณสมบัติที่ออกแบบมาเพื่อส่งเสริมความรับผิดชอบ

การแชร์และการทำงานร่วมกัน

ตามค่าเริ่มต้น SeaMeet สามารถแชร์สรุปกับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้ทุกคนมีความเข้าใจเดียวกันทันทีหลังจากการสนทนา คุณยังสามารถกำหนดกฎการแชร์อัตโนมัติ เช่น แชร์เฉพาะกับผู้เข้าร่วมจากโดเมนของบริษัทของคุณ หรือเพิ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเฉพาะลงในรายการ CC

การบูรณาการสำหรับอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์

สรุปประชุมไม่ควรอยู่ในส่วนแยก SeaMeet รวมเข้ากับเครื่องมือที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว คุณสามารถส่งออกบันทึกประชุมทุกครั้ง รวมถึงสรุปและบันทึกถอดเสียงเต็มรูปแบบ ไปยัง Google Doc โดยอัตโนมัติ สิ่งนี้สร้างฐานข้อมูลความรู้ที่รวมศูนย์และสามารถค้นหาได้ใน Google Drive ของคุณ

จากที่นั่น กระบวนการทำงานของทีมของคุณสามารถดำเนินการต่อ คัดลอกและวางรายการการดำเนินการลงในเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณ (เช่น Asana, Jira, หรือ Trello) หรือใช้สรุปเพื่อเขียนอีเมลติดตามถึงลูกค้า เนื่องจากสรุปได้รับการจัดโครงสร้างแล้วด้วยรายการการดำเนินการและเจ้าของงานที่ชัดเจน กระบวนการนี้ใช้เวลาเพียงวินาที ไม่ใช่นาที

ผลกระทบทางธุรกิจของสรุปที่สามารถดำเนินการได้

การนำเครื่องมือเช่น SeaMeet มาใช้เพื่ออัตโนมัติสรุปที่สามารถดำเนินการได้มีผลกระทบลึกซึ้งที่ขยายไปกว่าการประหยัดเวลาเพียงอย่างเดียว

1. ความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นอย่างมาก: เมื่อรายการการดำเนินการ、เจ้าของงาน และกำหนดเวลาได้รับการจับภาพและแจกจ่ายอัตโนมัติ ไม่มีทางที่จะหลีกเลี่ยงได้ งานนั้นมีโอกาสที่จะถูกลืมน้อยลง และอัตราการติดตามและดำเนินการจบงานมีการปรับปรุงอย่างมาก
2. การจัดตำแหน่งทีมที่ปรับปรุงแล้ว: บันทึกการตัดสินใจที่เป็นส่วนร่วมและวัตถุประสงค์ช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนทำงานจากชุดข้อมูลเดียวกัน สิ่งนี้ช่วยลดความเข้าใจผิดและทำให้ทีมทั้งหมดเคลื่อนไหวไปในทิศทางเดียวกัน
3. การสร้างฐานข้อมูลความรู้: ทุกการประชุมกลายเป็นสินทรัพย์ที่สามารถค้นหาได้ สมาชิกทีมใหม่สามารถเรียนรู้อย่างรวดเร็วโดยการตรวจสอบการตัดสินใจในอดีต และทุกคนสามารถค้นหาคอนเท็กซ์ของโครงการได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องถามเพื่อนร่วมงานและรบกวนกระบวนการทำงานของพวกเขา
4. ข้อมูลเชิงลึกสำหรับผู้นำที่อาศัยข้อมูล: สำหรับผู้จัดการและผู้บริหาร คลังสรุปการประชุมให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่ามากเกี่ยวกับพลวัตของทีม、ความคืบหน้าโครงการ และอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น แผนการทำงานของทีม SeaMeet ยังมอบอีเมลข้อมูลเชิงลึกสำหรับผู้บริหารรายวันซึ่งระบุความเสี่ยงทางรายได้、ความขัดแย้งภายใน และโอกาสเชิงกลยุทธ์ที่ปรากฏในการสนทนาในทุกส่วนขององค์กร

เริ่มต้นใช้งานสรุปที่สามารถดำเนินการได้ในวันนี้

ยุคของการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพและรายการการดำเนินการที่ถูกลืมแล้วสิ้นสุดลง ด้วยเครื่องมือที่ใช้ AI เช่น SeaMeet.ai คุณสามารถเปลี่ยนการสนทนาของคุณจากการสนทนาที่ชั่วคราวให้เป็นเครื่องยนต์ที่ทรงพลังสำหรับผลผลิตและการเติบโต โดยการอัตโนมัติการสร้างสรุปที่ชัดเจน、สั้นกระชับ และสามารถดำเนินการได้ คุณให้กำลังแก่ทีมของคุณเพื่อให้ติดตามแนวทางเดียวกัน、รับผิดชอบ และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริง: การส่งมอบผลลัพธ์

หยุดปล่อยให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าไหลผ่านรอยช่องว่าง หยุดเสียเวลาเป็นชั่วโมงในการจดโน้ตและสรุปด้วยมือ มันถึงเวลาแล้วที่จะปล่อยให้ AI จัดการงานที่เกิดขึ้นหลังการประชุม เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปข้างหน้า

พร้อมที่จะสัมผัสพลังของสรุปการประชุมที่สามารถดำเนินการได้เองหรือไม่? ลงทะเบียน SeaMeet.ai ฟรี และเปลี่ยนการประชุมครั้งต่อไปของคุณ