Paano Gamitin ang SeaMeet.ai para Lumikha ng Mga Aktibong Buod ng Pulong

Sa mabilis na mundo ng modernong negosyo, ang mga pulong ay parehong mahalaga at mahal. Ang isang oras na pulong na may sampung dumadalo ay hindi lamang isang oras na pulong; ito ay sampung oras ng pinagsama-samang oras ng kumpanya. Kapag isinama mo ang mga suweldo, ang iisang oras na iyon ay maaaring kumakatawan sa libu-libong dolyar sa gastos sa operasyon. Ngunit, gaano kadalas tayong lumalabas ng isang pulong, virtual man o personal, na may malabong memorya ng kung ano ang napagpasyahan at sino ang may pananagutan sa ano?

Ang halaga ng hindi epektibong mga pulong ay nakakagulat. Ang malabong mga resulta, nakalimutang mga gawain, at hindi magkakatugmang mga koponan ay humahantong sa pagkaantala ng proyekto, mga napalampas na pagkakataon, at isang mabagal na pag-ubos ng produktibidad na maaaring mapahina ang momentum ng isang organisasyon. Ang salarin ay kadalasang ang agwat sa pagitan ng usapan at ng aksyon. Kung walang malinaw, maigsi, at—higit sa lahat—aktibong buod, ang mahahalagang pananaw at desisyon na ginawa sa loob ng isang pulong ay mawawala na parang hangin.

Dito pumapasok ang kapangyarihan ng isang AI meeting copilot tulad ng SeaMeet.ai na naging isang game-changer. Hindi lamang ito tungkol sa pag-record ng kung ano ang sinabi; ito ay tungkol sa pagbabago ng mga usapan sa isang blueprint para sa aksyon. Ang gabay na ito ay magtuturo sa iyo kung paano gamitin ang SeaMeet.ai para lumikha ng tunay na aktibong mga buod ng pulong na nagtutulak ng pananagutan, pagkakahanay, at mga resulta.

Ano ang Isang “Aktibong” Buod ng Pulong?

Bago tayo tumuloy sa “paano,” hayaan nating tukuyin ang “ano.” Ang isang aktibong buod ng pulong ay higit pa sa isang simpleng transcript o isang mabilis na na-type na listahan ng mga bullet point. Ang isang transcript ay nagsasabi sa iyo ng kung ano ang sinabi, ngunit hindi nito sinasabi sa iyo kung ano ang mahalaga. Ang tunay na aktibong buod ay isang estratehikong dokumento na naghahati ng isang usapan sa mga pinakamahalagang bahagi nito.

Ang isang mahusay na buod ng pulong ay dapat na malinaw na naglalarawan ng:

• Mga Pangunahing Desisyon na Ginawa: Ano ang mga pinal na pagpili na napagkasunduan? Ito ay nag-aalis ng kalabuan at nagsisilbing isang tiyak na talaan.
• Mga Gawain na Kailangang Gawin: Ano ang mga tiyak, kongkretong gawain na kailangang tapusin?
• Mga May-ari ng Gawain: Sino ang may pananagutan para sa bawat gawain na kailangang gawin? Ang pagtatalaga ng malinaw na pag-aari ay ang unang hakbang patungo sa pananagutan.
• Mga Deadline: Kailan ang takdang oras ng bawat gawain? Kung walang timeline, kahit ang pinakamalinis na gawain na kailangang gawin ay maaaring mapabayaan.
• Mga Pangunahing Punto ng Talakayan: Isang maikling pagsasaalang-alang ng mga pangunahing paksa na tinalakay, na nagbibigay ng konteksto para sa mga desisyon at mga gawain na kailangang gawin.

Ang paggawa nito nang mano-mano ay isang malaking hamon. Kailangan nito ng isang dedikadong taga-tala ng tala upang makinig nang mabuti, i-filter ang signal mula sa ingay, at ayusin ang lahat sa isang magkakaugnay na format—lahat habang sinusubukang makilahok sa pulong mismo. Ang resulta ay kadalasang hindi kumpletong mga tala, mga napalampas na detalye, at isa pang oras na ginugol pagkatapos ng pulong na sinusubukang pagsama-samahin ang lahat.

Ang Pagkakaiba ng SeaMeet.ai: Mula sa Usapan Hanggang sa Aksyon, AwtoMatikong

Ang SeaMeet.ai ay isang AI-powered na meeting copilot na idinisenyo upang hawakan ang mabibigat na gawain ng dokumentasyon ng pulong, upang ang iyong koponan ay makapagpokus sa usapan. Hindi lamang ito nagsa-transcribe; naiintindihan nito. Sa pamamagitan ng paggamit ng sopistikadong AI, sumasali ang SeaMeet sa iyong mga pulong sa mga platform tulad ng Google Meet at Microsoft Teams, nakikinig sa usapan, at awtomatikong gumagawa ng istrukturadong, aktibong buod na kailangan mo.

Hatiin natin ang kung paano binabago ng SeaMeet ang iyong workflow sa pulong.

Hakbang 1: Walang Sagabal na Pagsasama (Bago ang Pulong)

Ang landas patungo sa isang mahusay na buod ay nagsisimula bago pa magsimula ang pulong. Ang SeaMeet ay direktang nagsasama sa iyong mga kasalukuyang tool, na ginagawang walang kahirap-hirap ang pagsasaayos.

• Calendar Sync: Sa pamamagitan ng pagkonekta ng SeaMeet sa iyong Google Calendar, awtomatikong nalalaman nito ang iyong iskedyul. Maaari mong i-configure ito para awtomatikong sumali sa lahat ng iyong mga pulong, na tinitiyak na hindi ka makakalimot na i-hit ang “record.” Hindi na kailangang magkagulo para hanapin ang link ng pulong at imbitahang ang isang bot.
• Madaling Mga Imbitasyon: Hindi mo ba gusto na sumali ito sa lahat? Maaari mong madaling imbitahin ang SeaMeet sa isang per-meeting na batayan. Isama lamang ang meet@seasalt.ai sa iyong imbitasyon sa kalendaryo, gamitin ang SeaMeet Chrome Extension diretso sa loob ng Google Meet, o i-paste ang isang link ng pulong sa SeaMeet dashboard.

Ang walang sagabal na pagsasaayos na ito ay tinitiyak na ang pagkuha ng pulong ay isang walang isip na proseso, na inilalaya ka upang maghanda para sa aktwal na talakayan.

Hakbang 2: Real-Time Transcription at Intelihensiya (Habang ang Pulong)

Kapag nagsimula na ang pulong, nagsisimula na ang gawain ng SeaMeet copilot. Dito nagsisimula ang mahika.

• Mataas na Katumpakan na Transkripsyon: Ang pundasyon ng anumang magandang buod ay isang tumpak na tala ng pag-uusap. Nagbibigay ang SeaMeet ng transkripsyon na may higit sa 95% na katumpakan. Hindi lamang ito nagko-convert ng pagsasalita sa teksto; ito ay lumilikha ng isang mapagkakatiwalaang pinagmumulan ng katotohanan.
• Pagkilala sa Nagsasalita: “May nagsabi na dapat tayong sumunod” ay hindi isang item na kailangang gawin. Ang pananagutan ay nangangailangan ng pag-alam kung sino ang nagsabi ng ano. Ang advanced na pagkilala sa nagsasalita ng SeaMeet ay awtomatikong naglalagay ng label sa nagsasalita, na mahalaga para sa pagtatalaga ng may-ari ng gawain sa huli. Ito ay gumaganap nang mahusay sa 2-6 na nagsasalita, perpekto para sa karamihan ng mga pulong ng koponan at tawag sa kliyente.
• Soporte sa Maraming Wika: Sa kasalukuyang pandaigdigang kapaligiran ng negosyo, ang mga pulong ay kadalasang may kinalaman sa maraming wika. Sinusuportahan ng SeaMeet ang higit sa 50 na wika, kabilang ang English, Spanish, Chinese (Mandarin at Cantonese), Japanese, at German. Maaari nitong hawakan ang real-time na paglipat ng wika sa loob ng parehong pulong, tinitiyak na walang nawawala sa pagsasalin.

Habang ang pulong ay nagaganap, makikita mo ang transkripsyon na ginagawa sa real-time sa loob ng dashboard ng SeaMeet. Nagbibigay ito sa iyo ng pagkakataong tumutok nang buo sa pag-uusap, may kumpiyansa na ang bawat detalye ay kinukuha.

Hakbang 3: AI-Powered na Pagsasama-sama ng Buod (Pagkatapos ng Pulong)

Ilang minuto pagkatapos matapos ang iyong pulong, inihahatid ng SeaMeet ang tapos na produkto. Pinoproseso nito ang buong transkripsyon at gumagawa ng isang propesyonal, istrukturadong buod na direktang ipinapadala sa iyong email at inilalagay sa iyong workspace.

Hindi lamang ito isang bloke ng teksto. Ang AI ay sinanay na tukuyin ang pinakamahalagang elemento ng pag-uusap at ayusin ang mga ito para sa kalinawan at pagkilos. Ang karaniwang buod ay may kasama:

• Isang Maikling Pangkalahatang-ideya: Isang maikling talata na nagsasama-sama ng layunin ng pulong at mga pangunahing resulta.
• Mga Pangunahing Punto ng Talakayan: Mga bulleted na highlight ng mga pangunahing paksa na tinalakay.
• Mga Gawain at Susunod na Hakbang: Isang malinaw na inihahati na listahan ng mga gawain, kadalasan na may paunang mungkahi ng AI para sa may-ari batay sa pag-uusap.
• Mga Desisyon na Ginawa: Isang tala ng anumang pinal na kasunduan o resolusyon.

Ang automated na unang draft na ito ay nagliligtas, sa average, ng higit sa 20 minuto ng manu-manong gawain sa bawat pulong. Para sa isang taong may limang isang-oras na pulong sa isang linggo, iyon ay halos dalawang oras ng produktibong oras na nakuha muli.

Pagpapaangkop ng Mga Buod para sa Iyong Partikular na Pangangailangan

Hindi lahat ng pulong ay magkapareho. Ang isang daily stand-up ay may ibang layunin kaysa sa isang client-facing na pagsusuri ng proyekto o isang teknikal na deep-dive. Nauunawaan ito ng SeaMeet at nag-aalok ng malakas na mga tampok ng pagpapaangkop para tiyakin na ang iyong mga buod ay laging angkop sa layunin.

Paggamit at Paglikha ng Mga Template ng Buod

Ang SeaMeet ay may kasamang isang library ng pre-built na mga template ng buod para sa mga karaniwang uri ng pulong, tulad ng:

• Lingguhang Pulong ng Departamento
• Pulong sa Kliyente
• Pulong sa Pamamahala ng Proyekto
• Daily Stand-up
• One-on-One na Pulong
• Pulong sa Benta

Maaari mong ilapat ang alinman sa mga template na ito pagkatapos ng isang pulong para muling buuin ang buod sa isang bagong format. Halimbawa, ang isang “Sales Meeting” template ay maaaring mag-utos sa AI na partikular na kunin ang impormasyon tungkol sa badyet ng kliyente, timeline, at mga pain point, habang ang isang “Daily Stand-up” template ay tutuon lamang sa kung ano ang ginawa kahapon, kung ano ang plano para sa araw na ito, at anumang mga hadlang.

Higit pang makapangyarihan, maaari kang lumikha ng sarili mong custom na template. Gamit ang mga simpleng prompt, maaari mong sabihin sa AI kung ano mismo ang hahanapin at paano ayusin ang output. Halimbawa, ang isang marketing team ay maaaring lumikha ng isang template na may prompt na:

“Gumawa ng isang buod na nakatuon sa diskarte ng kampanya. Lumikha ng mga seksyon para sa: ‘Mga Ideya ng Kampanya na Tinalakay,’ ‘Mga Insight sa Target Audience,’ ‘Mga Kailangan sa Content,’ at ‘Mga Gawain na May Mga Deadline.’”

Kapag nai-save, ang template na ito ay maaaring ilapat sa anumang pulong, tinitiyak ang pagkakapareho at kaugnayan sa lahat ng inyong mga talakayan sa marketing. Maaari mo pa ring itakda ang isang default na template para sa mga paulit-ulit na serye ng pulong.

Paggawa ng Mga Buod na Aktibo at May Pananagutan

Ang isang aktibong buod ay kapaki-pakinabang lamang kung ito ay ginagamit. Isinasara ng SeaMeet ang loop sa pagitan ng dokumentasyon at pagpapatupad gamit ang mga tampok na idinisenyo para itaguyod ang pananagutan.

Pagbabahagi at Pakikipagtulungan

Sa default, maaaring awtomatikong ibahagi ng SeaMeet ang buod sa lahat ng kalahok sa pulong. Tinitiyak nito na lahat ay nasa parehong pahina kaagad pagkatapos ng talakayan. Maaari mo ring i-configure ang mga patakaran sa auto-sharing, tulad ng pagbabahagi lamang sa mga dumalo mula sa domain ng iyong kumpanya, o pagdaragdag ng mga partikular na stakeholder sa isang CC list.

Mga Integrasyon para sa Automatikong Workflow

Hindi dapat manirahan ang isang buod ng pulong sa isang silo. Ang SeaMeet ay naka-integrate sa mga tool na ginagamit na ng iyong team. Maaari mong awtomatikong i-export ang bawat tala ng pulong, kabilang ang buod at buong transkripsyon, sa isang Google Doc. Lumilikha ito ng isang sentralisadong, searchable na knowledge base sa iyong Google Drive.

Mula doon, maaaring kumuha ng kontrol ang workflow ng inyong koponan. Kopyahin at i-paste ang mga action item sa inyong project management tool (tulad ng Asana, Jira, o Trello), o gamitin ang buod para mag-draft ng follow-up email sa isang kliyente. Dahil ang buod ay mayroon nang istraktura na may malinaw na mga action item at may-ari, ang prosesong ito ay tumatagal ng ilang segundo, hindi minuto.

Ang Epekto sa Negosyo ng Mga Aktibong Buod

Ang paggamit ng isang tool tulad ng SeaMeet para i-automate ang mga aktibong buod ay may malalim na epekto na lumalampas sa simpleng pagtitipid ng oras.

1. Malakas na Pagtaas ng Pananagutan: Kapag ang mga action item, may-ari, at mga deadline ay awtomatikong kinukuha at ipinapamahagi, walang lugar na maitatago. Ang mga gawain ay mas malamang na hindi makalimutan, at ang mga rate ng pagsunod ay tumaas nang husto.
2. Pinahusay na Pagtutugma ng Koponan: Isang ibinahaging, layunin na tala ng mga desisyon ang nagsisiguro na ang lahat ay nagtatrabaho mula sa parehong hanay ng mga katotohanan. Ito ay nagbabawas ng mga maling pagkakaunawa at pinapanatili ang buong koponan na gumagalaw sa parehong direksyon.
3. Paglikha ng Isang Base ng Kaalaman: Ang bawat pulong ay nagiging isang searchable na asset. Ang mga bagong miyembro ng koponan ay maaaring makahabol sa pamamagitan ng pagsusuri ng mga nakaraang desisyon, at sinuman ay maaaring mabilis na makahanap ng konteksto sa isang proyekto nang hindi kailangang magtanong sa isang kasamahan at makagambala sa kanilang workflow.
4. Mga Pananaw sa Pamumuno na Nakabatay sa Data: Para sa mga manager at executive, ang isang repositoryo ng mga buod ng pulong ay nagbibigay ng hindi mabilang na pananaw sa dynamics ng koponan, pag-unlad ng proyekto, at mga potensyal na hadlang. Ang mga plano ng koponan ng SeaMeet ay nag-aalok pa ng mga pang-araw-araw na executive insight email na nagmumarkahan ng mga panganib sa kita, internal na alitan, at mga estratehikong pagkakataon na lumitaw sa mga usapan sa buong organisasyon.

Simulan ang Mga Aktibong Buod Ngayon

Ang panahon ng hindi produktibong mga pulong at nakalimutang mga action item ay tapos na. Sa tulong ng mga tool na may AI tulad ng SeaMeet.ai, maaari mong baguhin ang inyong mga usapan mula sa pansamantalang talakayan tungo sa malalakas na makina para sa produktibidad at paglago. Sa pamamagitan ng pag-a-automate ng paglikha ng malinaw, maigsi, at aktibong mga buod, binibigyan mo ng kapangyarihan ang iyong koponan na manatiling nakatutugma, may pananagutan, at nakatutok sa tunay na mahalaga: ang paghahatid ng mga resulta.

Huwag nang hayaan ang mga mahahalagang insight na tumakas. Huwag nang sayangin ang oras sa manu-manong pagsusulat ng tala at pagbuod. Oras na para hayaan ang AI na hawakan ang gawain na nangyayari pagkatapos ng pulong, para maaari kang mag-focus sa gawain na nagtutulak sa inyong negosyo patungo sa harap.

Handa ka na bang maranasan ang kapangyarihan ng mga aktibong buod ng pulong para sa iyong sarili? Mag-sign up para sa SeaMeet.ai nang libre at baguhin ang iyong susunod na pulong.