透過 AI 會議紀錄轉型日本商務會議：介紹 SeaMeet

引言：潛藏在每間會議室中的「看不見的成本」

在日本商業場景中，會議是不可或缺的要素。然而，在所有這些會議中，潛藏著一個常被忽視的「看不見的成本」。那就是製作「會議紀錄（gijiroku）」的工作。這不僅僅是一項簡單的行政工作，更是一個大幅消耗公司寶貴資源和員工士氣的因素。

根據一項調查顯示，日本商務人士每年平均花費約 320 小時製作會議紀錄¹。這相當於每次會議平均花費 50.4 分鐘製作紀錄³。這龐大的時間量是一個主要負擔，尤其是對年輕的 Z 世代員工而言，超過 60% 的人對這項工作感到不滿⁴。

製作會議紀錄之所以困難，主要原因包括「無法掌握會議要點」、「無法跟上筆記」，以及最重要的「聆聽錄音並轉錄所需的時間太長」⁵。這段失去的時間不只是浪費時間。它可被稱為公司生產力的「會議紀錄稅」。當被問及希望將從製作會議紀錄中解放出來的時間用於何處時，員工列出了更高附加價值的任務，例如「商務談判與規劃」和「整理資料」⁴。換言之，手動製作會議紀錄是一種重大的機會損失，剝奪了支持公司成長的創新活動所需的資源。解決這個問題不僅是提高營運效率，更是直接提升公司競爭力的戰略舉措。

第一章：不只是紀錄，會議紀錄作為「文化裝置」

在日本商業文化中，會議紀錄是極為重要的「文化裝置」，其意義遠超過會議紀錄本身。要理解其價值，必須审视日本的決策過程本身。

日本的會議通常不是熱烈討論的場所，而是透過非正式的事前共識建立（即「nemawashi」⁶）來正式批准已確立之決策的儀式性場合。在這種背景下，會議紀錄扮演著可謂「最終認可印章」的角色，用於記錄最終共識並將其確立為整個組織的正式決策。

此外，會議紀錄之所以如此重要的最大原因之一，是為了避免日後「各說各話」的爭議³。這是一種避免直接對抗、重視組織和諧（和）的文化表現。會議紀錄成為一份不可侵犯的紀錄，作為眾人皆知的客觀事實，保護個人與組織免受未來的誤解和衝突。

此外，我們不能忘記構成日本商務溝通基礎的敬語（keigo）⁸。敬語不只是禮貌用語，更是反映組織內部階層、對對方的尊重以及社會秩序的複雜系統⁹。當人類手動製作摘要時，這些微妙的敬語語氣往往會流失。然而，關於誰發言、處於何種職位以及以何種尊重程度發言的資訊，為理解該陳述的真正含義提供了不可或缺的脈絡。

如此一來，對完美會議紀錄的執著可被視為日本企業文化中風險管理的一部分。透過 nemawashi 提前識別風險，在會議中形成共識，並將會議紀錄作為該協議的不可動搖證據。在這一系列過程中，不準確的會議紀錄可能成為威脅組織穩定的嚴重風險。因此，提高會議紀錄的準確性不僅對提升生產力至關重要，更是強化公司治理的關鍵。

第二章：手動勞動對生產力的三重負擔

傳統的手動製作會議紀錄對個人、團隊和整個組織造成了嚴重的負擔，可稱為「三重苦」。

首先是個人負擔。負責會議紀錄的人，尤其是經常承擔這一職責的年輕員工，必須專注於不錯過會議中的任何陳述，無法參與討論本身²。他們不斷面臨「速度」與「準確性」相互衝突的壓力⁴。一位年輕員工吐露了他的痛苦：「如果有遺漏我會生氣……如果他們想要像 AI 那樣的東西，我認為他們應該直接錄音」⁴。這不只是抱怨，而是對脫離時代的低效流程的痛苦吶喊。

第二點是團隊負擔。理想情況下，會議紀錄應在會後24小時內分享¹¹，但製作延誤會導致整個團隊的資訊分享延遲。如果決策和下一步行動未能及時溝通，專案進展的速度將大幅減慢。此外，在一項調查中，80%的管理者表示他們會對下屬提交的會議紀錄進行修改或要求修改³，這揭示了團隊內部存在低效修訂循環的現實。

第三點是組織負擔。從整個組織的角度來看，每名員工每年320小時無疑是人力資本的巨大浪費²。這段時間原本應投入更具戰略性的工作⁴。不準確的記錄可能導致業務上嚴重的認知失調，以及損害組織內部人際關係的「各說各話」爭議³。日本的決策過程被描述為「決策慢，執行快」¹²，但手動製作會議紀錄動搖了這一模式的基礎。例如，曾有為2小時的會議製作紀錄需時超過4小時的案例¹³，在會議中的「決策」與透過分享紀錄開始「執行」之間，出現了嚴重的時間滯後，這一瓶頸阻礙了靈活性。消除這一瓶頸對於提高組織的回應能力和加速整個業務週期至關重要。

第三章：SeaMeet——AI實現的「完美會議紀錄」新標準

「SeaMeet」是一款為從根本上解決上述問題而開發的AI會議紀錄製作工具。SeaMeet以科技的力量呈現「完美會議紀錄」的新標準，引領日本會議文化邁向下一個階段。

SeaMeet提供的主要功能如下。

**高精度即時轉錄：**SeaMeet將會議中的發言即時且高精度地轉換為文字¹⁴。這使負責人從記筆記的任務中解脫出來，能夠100%專注於討論。從根本上消除了遺漏或誤解的風險，如實記錄每一個發言詞句。
**發言者識別功能：**AI識別發言者的聲紋，自動辨識並記錄「誰」說了「什麼」¹⁶。在發言者的職稱和職位至關重要的日本商務會議中，這是一項極其重要的功能。SeaMeet瞬間完成了手動識別時耗費大量時間的發言者分配任務¹³。
**AI摘要與任務提取：**在保留會議完整記錄的同時，AI自動提取討論要點、決策和具體行動項目（To-Dos），並生成簡潔的摘要¹⁷。這既滿足了希望快速掌握會議全貌的管理者的需求³，也滿足了要求準確記錄的現場人員的需求。
**無縫整合與分享：**SeaMeet與Google Meet等主要網路會議工具無縫整合¹⁴，製作完成的會議紀錄可一鍵匯出至Google Docs等平台¹⁵。這極大地簡化了會議紀錄的分享流程。

SeaMeet帶來的轉變在以下對比表中一目了然。

項目	傳統手動製作會議紀錄	運用SeaMeet的流程
準確性	取決於個人技能。存在誤聽、遺漏和主觀詮釋的風險⁴。	透過AI逐字轉錄確保客觀且可驗證的準確性¹⁵。
時間成本	平均每次會議50.4分鐘，每年320小時²。曾有2小時會議需時超過4小時製作紀錄的案例¹³。	自動化轉錄，將製作時間減少高達90%（例如，4小時→30分鐘）¹³。
與會者專注度	紀錄者忙於記筆記，無法充分參與討論⁴。	所有人都知道正在進行完美記錄，因此可以充分專注於討論¹⁷。
語氣細節記錄	在摘要過程中可能會丟失敬語和獨特表達的語氣細節²⁰。	逐字記錄，完整保留正式用語和人際關係的語氣細節⁸。
全球團隊的清晰度	高語境的摘要可能對非日籍同事來說顯得模糊²¹。	提供清晰的低語境轉錄。易於翻譯和確認，最大限度地減少誤解¹⁵。

第四章：與傳統的和諧共生——SeaMeet如何強化日本商業價值

導入SeaMeet不僅是採用一款效率工具。它是一種嘗試，透過科技進一步強化日本企業多年來培養的傳統價值觀，並將其傳承至未來。

鞏固根回し的成果： 根回し所形成的共識唯有在會議中正式通過並記錄在會議紀錄後才會生效。SeaMeet 提供的客觀且不可更改的紀錄，為此共識奠定了比以往更堅固的基礎，並消除了未來任何歧義或意見衝突³。科技尊重日本傳統的共識建立流程，並提升其價值。

完整保留敬語文化： 敬語的微妙語氣在人類摘要中常被遺漏，而 SeaMeet 的逐字轉錄功能也完整保留了這些語氣⁸。這是一種盡可能尊重陳述原貌的行為，並且比人類更能體現對重視階層與禮節的日本溝通文化的尊重。

體現「準確性」與「可靠性」： 日本商業文化在產品與服務中追求極高水準的「準確性（seikakusei）」和「可靠性（shinraisei）」。SeaMeet 完全認同這一價值，它以可靠的技術提供完美紀錄，取代了可能出錯的人類記憶與手動工作。

此外，SeaMeet 可作為促進組織內「心理安全感」的催化劑。對「各說各話」的恐懼³以及因紀錄不完整而被斥責的焦慮⁴，是主要的壓力來源，尤其對年輕員工而言。SeaMeet 為會議引入了非人類的「公正見證者」。生成的紀錄不是「某人的詮釋」，而是客觀事實。這將責任軸心從個人身上分離，並將焦點從指責交鋒轉移到基於「我們根據紀錄達成了什麼共識」的建設性討論。透過消除個人的恐懼，這有助於發展一種基於共同真相、更健康且以數據為驅動的組織文化²²。

第5章：跨越全球化的障壁——SeaMeet 連接日本與世界

在商業全球化加速的現代，跨文化溝通是日本企業無法迴避的課題。SeaMeet 將成為連接日本與世界的強大橋樑。

日本的溝通以「高脈絡性」著稱，鼓勵透過脈絡理解而無需多言²¹。間接表達經常被使用，例如「可能有困難」實際上意味著「不行」²³。這對許多基於直接溝通的海外商業合作夥伴而言，可能成為極大的困惑與誤解來源²⁴。

SeaMeet 提供的完整逐字轉錄功能，作為解決此問題的「低脈絡橋樑」。非日本團隊成員可以準確閱讀實際所言，無需模糊的詮釋。這在出席會議的日本負責人沒有最終決策權，需要向老闆報告並獲得批准時尤為重要。這是一個經常與海外合作夥伴產生摩擦的點²⁴，但透過 SeaMeet 的紀錄，報告流程可以準確且快速地完成。

此外，SeaMeet 的多語言支援和翻譯功能是直接解決語言障礙的方案¹⁵。透過協助即時理解並促進會後檢討，它降低了昂貴的口譯成本，實現了更順暢的溝通。

清晰建立信任。高脈絡溝通的模糊性可能被海外合作夥伴視為缺乏透明度²⁴。諸如會議中本應決定的事情日後被電子郵件推翻等經歷，會讓他們感到不信任²⁴。使用 SeaMeet 提供可共享且可翻譯的完美會議紀錄，是一種前所未有的透明行為。這使海外合作夥伴能夠深化對日本決策過程的理解，而日本團隊則可以建立基於信任的強固關係。SeaMeet 還扮演著外交工具的角色，緩解跨文化商業中最嚴重的摩擦點。

結論：會議文化的演進開啟商業的未來

引進 SeaMeet 不僅僅是更新商業工具。它是一項戰略性投資，旨在演進作為公司最基本活動的「會議」方式本身。

SeaMeet 每年為每位員工節省數百小時的寶貴時間¹，並創造一個讓所有與會者能夠全神貫注於討論的環境⁴。同時，它維繫了根回し和敬語等日本傳統商業文化的完整性⁸，並將全球合作轉變為基於信任的順暢合作²¹。

當從製作會議紀錄的「隱形成本」中解脫時，您的團隊將能夠把這些時間和精力轉向他們原本應該專注的有創意且有價值的工作。會議文化的演進是提升組織敏捷性並開創更具競爭力的業務未來的第一步。

請體驗一次 SeaMeet 的演示。轉變貴公司會議文化的旅程從此開始。

參考文獻

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做為商務人士的必備知識！掌握敬語基礎 | 企業支援網站 [BiziSuke頻道]，2025年9月6日存取，https://bizisuke.jp/hint/20230130_6419/
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創建會議紀錄的預計時間是多少？目標時間與快速撰寫的要點 | 商務聊天工具Chatwork，2025年9月6日存取，https://go.chatwork.com/ja/column/efficient/efficient-833.html
根回是日本的不良文化嗎？稟議制度中事前協調的歷史背景與優缺點 - Jugaad，2025年9月6日存取，https://jugaad.co.jp/workflow/ringi/ringi-means/nemawashi-japanese-culture/
將包含大量專業術語的會議紀錄製作時間減少90%。網路會議工具的轉錄與SmartShoki的差異是什麼，2025年9月6日存取，https://www.smartshoki.com/case/kokuyo/
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【2025】16款推薦的AI會議紀錄自動創建工具！同時介紹免費工具與範例 - SmartShoki，2025年9月6日存取，https://www.smartshoki.com/blog/gijirokusakusei/comparisons-gijiroku-tools/
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什麼是AI會議紀錄自動創建工具？解釋其功能、導入優點與選擇方法 - Salesforce部落格，2025年9月6日存取，https://www.salesforce.com/jp/blog/jp-ai-minutes-creation-tool/
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【2025最新】外籍勞工的溝通問題有哪些？原因與解決方案徹底解說！，2025年9月6日存取，https://max-kyujin.com/media/foreigner-communication/

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