Làm chủ các buổi họp của bạn: Các thực hành tốt nhất để sử dụng Trình ghi chép AI

Trong thế giới kinh doanh hiện đại với tốc độ nhanh, các buổi họp vừa là điều cần thiết vừa thường xuyên cản trở năng suất làm việc đáng kể. Nhân viên trung bình dành nhiều giờ mỗi tuần cho các buổi họp, và nhiều giờ hơn nữa để giải mã ghi chú, giao nhiệm vụ, và đảm bảo mọi người đồng bộ. Lời hứa của Trí tuệ nhân tạo (AI) để giải quyết vấn đề này đã đến với hình thức của Trình ghi chép AI. Các công cụ mạnh mẽ này không chỉ là bút ký kỹ thuật số; chúng là trợ lý thông minh có khả năng ghi lại cuộc trò chuyện, tóm tắt các điểm chính, và xác định các kết quả có thể thực hiện.

Tuy nhiên, việc đơn giản áp dụng Trình ghi chép AI không phải là vũ khí thần kỳ. Để thực sự khai thác tiềm năng của chúng và đổi mới văn hóa họp của bạn, bạn cần chấp nhận một bộ thực hành tốt nhất. Hướng dẫn này sẽ dẫn bạn qua các chiến lược thiết yếu để sử dụng Trình ghi chép AI một cách hiệu quả, đảm bảo mọi buổi họp đều mang lại năng suất. Chúng tôi sẽ khám phá cách chuẩn bị cho các buổi họp hỗ trợ bởi AI, cách quản lý chúng trong thời gian thực, và những việc cần làm sau buổi họp để tối đa hóa giá trị, cùng với những hiểu biết về cách các nền tảng như SeaMeet đang dẫn đầu.

Sự trỗi dậy của Trợ lý Họp AI

Trước khi đi sâu vào các thực hành tốt nhất, điều quan trọng là phải hiểu Trình ghi chép AI hiện đại là gì và nó có thể làm gì. Những ngày của các ứng dụng ghi âm đơn giản đã qua. Hiện nay, các giải pháp như SeaMeet cung cấp bộ tính năng toàn diện được thiết kế để xử lý toàn bộ vòng đời của buổi họp.

• Biên dịch thời gian thực: Nhận được bản ghi chép viết của cuộc trò chuyện theo thời gian thực. Các hệ thống tiên tiến thậm chí có thể phân biệt giữa các người nói khác nhau.
• Tóm tắt thông minh: Các thuật toán AI phân tích bản biên dịch để tạo ra các tóm tắt ngắn gọn, nhấn mạnh thông tin quan trọng nhất để bạn có thể nắm bắt nội dung buổi họp 60 phút chỉ trong 5 phút.
• Theo dõi nhiệm vụ và quyết định: AI tự động xác định các nhiệm vụ, hạn chót, và quyết định quan trọng được đưa ra trong cuộc thảo luận, ngăn chặn các bước tiếp theo quan trọng bị bỏ quên.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Các đội ngũ toàn cầu có thể mừng rỡ. Các nền tảng hàng đầu có thể biên dịch và hiểu数十 ngôn ngữ, thường xuyên đồng thời trong cùng một buổi họp.
• Tích hợp và Tự động hóa: Sức mạnh thực sự đến từ việc kết nối ghi chú họp của bạn với các quy trình làm việc hiện có, từ CRM như Salesforce đến các công cụ quản lý dự án và trung tâm truyền thông như Slack.

Với mức độ khả năng như vậy, Trình ghi chép AI không còn là một công cụ mà trở thành “cô-pilot”, một thành viên tích cực nâng cao tập trung và đẩy mạnh trách nhiệm.

Chuẩn bị trước buổi họp: Lập nền tảng cho thành công

Các buổi họp có năng suất nhất bắt đầu từ lâu trước khi ai đó tham gia cuộc gọi. Tích hợp Trình ghi chép AI vào quá trình chuẩn bị có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể.

1. Xác định Lịch trình và Mục tiêu rõ ràng

Đây là quy tắc cơ bản của thói quen họp tốt, nhưng nó thậm chí còn quan trọng hơn khi có AI tham gia. Một lịch trình có cấu trúc cung cấp bối cảnh cho AI, giúp nó hiểu rõ hơn luồng hội thoại và xác định các chủ đề liên quan.

• Thực hành Tốt nhất: Tạo một lịch trình chi tiết với các chủ đề cụ thể và kết quả mong muốn cho mỗi mục. Chia sẻ nó với tất cả các thành viên tham dự trước.
• Cách SeaMeet Giúp Đỡ: Mặc dù AI không “đọc” lịch trình theo nghĩa của con người, việc cung cấp cấu trúc này hướng dẫn hội thoại, từ đó dẫn đến một bản biên dịch có tổ chức hơn và một tóm tắt chính xác, có cấu trúc hơn từ AI.

2. Cấu hình Trợ lý AI của bạn

Đừng chỉ “thiết lập và quên”. Đành vài phút để cấu trúc Trình ghi chép AI cho các nhu cầu cụ thể của buổi họp sắp tới.

• Thực hành Tốt nhất:
  • Đặt Ngôn ngữ: Nếu buổi họp của bạn có các thành viên nói các ngôn ngữ khác nhau, hãy đảm bảo công cụ AI của bạn được thiết lập để xử lý chúng. Ví dụ, SeaMeet hỗ trợ hơn 50 ngôn ngữ và thậm chí có thể quản lý chuyển đổi ngôn ngữ thời gian thực.
  • Tùy chỉnh Từ vựng: Đối với các cuộc thảo luận kỹ thuật hoặc các buổi họp có nhiều ngôn ngữ chuyên ngành, từ viết tắt, hoặc tên công ty, hãy sử dụng các tính năng như “Nâng cao Từ vựng” của SeaMeet. Điều này cho phép bạn tạo một từ điển tùy chỉnh, tăng độ chính xác của biên dịch cho các thuật ngữ chuyên biệt một cách đáng kể.
  • Chọn Mẫu Tóm tắt: Cuộc gọi bán hàng yêu cầu định dạng tóm tắt khác so với buổi họp hàng ngày ngắn hoặc cuộc khám phá kỹ thuật. SeaMeet cho phép bạn tạo và chọn từ các mẫu tóm tắt khác nhau (ví dụ: Tóm tắt Ban lãnh đạo, Buổi họp Khách hàng, Đánh giá Dự án) để đảm bảo đầu ra có ích ngay lập tức cho bối cảnh cụ thể của bạn.

3. Thông báo cho tất cả các thành viên tham dự

Sự minh bạch là chìa khóa. Luôn thông báo cho các thành viên tham dự rằng buổi họp sẽ được ghi âm và biên dịch bởi một trợ lý AI. Đây không chỉ là vấn đề lịch sự; ở nhiều khu vực, đây là yêu cầu pháp lý về sự đồng ý.

• Thực hành Tốt Nhất: Đưa một ghi chú ngắn trong lời mời lịch, chẳng hạn như: “Lưu ý: Cuộc họp này sẽ được ghi âm và chuyển đổi văn bản bởi trợ lý AI của chúng tôi, SeaMeet, để đảm bảo chúng tôi ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng và các nhiệm vụ hành động.”
• Tại sao nó quan trọng: Thực hành này xây dựng niềm tin và khuyến khích giao tiếp rõ ràng hơn. Khi mọi người biết họ đang được chuyển đổi văn bản, họ có xu hướng nói một cách cẩn thận hơn, điều này cải thiện chất lượng bản ghi âm và các hiểu biết thu được.

4. Tự động hóa Lời mời

Mời thủ công trợ lý AI của bạn đến mỗi cuộc họp là một công việc không cần thiết. Thực hành tốt nhất là tự động hóa toàn bộ quy trình này.

• Thực hành Tốt Nhất: Kết hợp công cụ ghi chép AI của bạn với hệ thống lịch của bạn (như Google Calendar hoặc Outlook).
• Làm thế nào SeaMeet giúp đỡ: Với tích hợp Google Calendar của SeaMeet, bạn có thể cấu hình để nó tự động tham gia bất kỳ cuộc họp nào trong lịch của bạn. Bạn chỉ cần mời meet@seasalt.ai đến sự kiện lịch của mình, và đồng hành SeaMeet sẽ xuất hiện đúng giờ, sẵn sàng làm việc. Cách tiếp cận “thiết lập và quên đi” này đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cuộc họp nào và giải phóng bạn khỏi nhiệm vụ quản lý bot.

Trong Cuộc Họp: Tối Đa Hóa Giá Trị Thực Tế

Sau khi hoàn thành công việc chuẩn bị,重點 chuyển sang tổ chức một cuộc họp hiệu quả với đồng hành AI của bạn.

1. Đảm Bảo Chất Lượng Âm Thanh Tốt

Yếu tố quan trọng nhất cho độ chính xác của việc chuyển đổi văn bản là chất lượng âm thanh. AI không thể chuyển đổi văn bản chính xác những gì nó không nghe rõ.

• Thực hành Tốt Nhất:
  • Sử dụng micrô chuyên dụng thay vì micrô tích hợp trong laptop.
  • Khuyến khích tất cả các thành viên tắt mic khi không nói để giảm tiếng ồn nền.
  • Tránh nói đè lên nhau.
  • Đối với các cuộc họp trực tiếp hoặc hỗn hợp, sử dụng micrô phòng hội nghị chất lượng cao có thể thu âm từ tất cả mọi người trong phòng.

2. Gán Người Nói Chính Xác

Biết ai nói gì cũng quan trọng như biết đã nói gì. Mặc dù nhiều công cụ AI tự động cố gắng xác định người nói, bạn có thể giúp chúng chính xác hơn.

• Thực hành Tốt Nhất: Khi một người mới nói lần đầu tiên, yêu cầu họ tự giới thiệu. Ví dụ: “Đây là Sarah từ Bộ phận Tiếp thị…” Dấu hiệu ngôn ngữ này giúp AI (và người lắng nghe) liên kết giọng nói với tên.
• Làm thế nào SeaMeet giúp đỡ: Chức năng xác định người nói tiên tiến của SeaMeet được tối ưu hóa cho 2-6 thành viên. Đối với các cuộc họp trực tiếp sử dụng một micrô duy nhất, bạn có thể sử dụng tính năng “Xác định Người Nói” sau cuộc họp để phân biệt các giọng nói khác nhau và sau đó gán tên chính xác.

3. Nói Rõ Ràng và Tự Nhiên

Bạn không cần phải nói như một robot, nhưng nói rõ ràng và cẩn thận sẽ mang lại nhiều lợi ích.

• Thực hành Tốt Nhất:
  • Tránh lảm xí và nói với tốc độ vừa phải.
  • Nói rõ ràng các thuật ngữ kỹ thuật, tên và số liệu.
  • Khi giao nhiệm vụ hành động, hãy rõ ràng. Ví dụ, thay vì nói “Ai đó nên xem xét việc đó”, hãy nói: “John, xin hãy nghiên cứu sự khác biệt ngân sách Q3 và báo cáo lại trước thứ Sáu.” Cách diễn đạt rõ ràng này giúp AI dễ dàng xác định chính xác nhiệm vụ hành động, người thực hiện và hạn chót.

4. Sử Dụng Chuyển Đổi Văn Bản Thực Tế Để Rõ Ràng

Đừng chờ cho đến khi cuộc họp kết thúc để sử dụng bản ghi âm. Bản ghi âm trực tiếp có thể là một công cụ mạnh mẽ để đảm bảo sự đồng nhất trong quá trình trò chuyện.

• Thực hành Tốt Nhất: Nếu có sự nhầm lẫn về những gì vừa được nói hoặc quyết định, hãy tham khảo bản ghi âm trực tiếp trên màn hình. Điều này có thể giải quyết nhanh chóng các hiểu lầm và xác nhận các thỏa thuận. Nó cũng cực kỳ hữu ích cho các thành viên có thể tham gia muộn hoặc có vấn đề về thính giác.

Sau Cuộc Họp: Chuyển Trò Chuyện Thành Hành Động

Cuộc họp có thể đã kết thúc, nhưng công việc mới bắt đầu. Đây là nơi công cụ ghi chép AI hàng đầu thực sự tỏa sáng, tự động hóa các nhiệm vụ hành chính tẻ nhạt sau cuộc họp.

1. Xem Xét và Sửa Đổi Tóm Tắt do AI Tạo Ra

Mặc dù tóm tắt của AI rất chính xác, nhưng chúng không hoàn hảo. Việc xem xét nhanh chóng bởi con người luôn là một ý tưởng hay.

• Thực hành Tốt Nhất: Dành năm phút sau cuộc họp để đọc qua tóm tắt và các nhiệm vụ hành động do AI tạo ra. Kiểm tra xem có bất kỳ chi tiết nào AI có thể bỏ lỡ hoặc các nhiệm vụ được gán sai không.
• Làm thế nào SeaMeet giúp đỡ: SeaMeet cung cấp một tóm tắt có cấu trúc, danh sách các nhiệm vụ hành động và danh sách các chủ đề thảo luận quan trọng. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa các phần này, thêm ghi chú của đội, và thậm chí tạo lại tóm tắt bằng cách sử dụng một mẫu khác nếu đầu ra ban đầu không hoàn toàn phù hợp với đối tượng của bạn.

2. Phân Phối Ghi Chú Cuộc Họp Nhanh Chóng và Tự Động

Giá trị của ghi chú cuộc họp giảm dần theo mỗi giờ trôi qua. Mục tiêu là đưa tóm tắt và các nhiệm vụ hành động đến tay các bên liên quan càng nhanh càng tốt.

• Luyện tập tốt nhất: Tự động hóa quá trình phân phối. Cấu hình các quy tắc để tự động chia sẻ ghi chú với tất cả người tham dự buổi họp, các thành viên nhóm cụ thể hoặc các bên liên quan khác.
• Làm thế nào SeaMeet hỗ trợ: Tính năng “Tự động chia sẻ” của SeaMeet được thiết kế cho mục đích này. Bạn có thể cấu hình nó để tự động gửi email bản ghi buổi họp cho tất cả người tham gia sự kiện lịch, chỉ gửi cho những người tham dự có tên miền công ty giống nhau, hoặc đến một danh sách người nhận tùy chỉnh (bao gồm danh sách chặn). Điều này đảm bảo mọi người đều có cùng thông tin mà bạn không cần phải làm gì cả. Bạn thậm chí có thể xuất ghi chú trực tiếp sang Google Doc để cộng tác thêm.

3. Tích hợp các nhiệm vụ hành động vào quy trình làm việc của bạn

Danh sách các nhiệm vụ hành động sẽ vô dụng nếu nó chỉ nằm trong một tài liệu. Những nhiệm vụ này cần được tích hợp vào hệ thống quản lý dự án hoặc theo dõi nhiệm vụ của đội bạn.

• Luyện tập tốt nhất: Chuyển thủ công hoặc tự động các nhiệm vụ hành động được AI xác định vào các công cụ như Jira, Asana, Trello hoặc CRM của bạn.
• Làm thế nào SeaMeet hỗ trợ: Với tích hợp vào các nền tảng như Salesforce và HubSpot, SeaMeet có thể giúp liền mạch giữa cuộc trò chuyện và hành động, đảm bảo rằng các nhiệm vụ được xác định trong một cuộc gọi bán hàng được ghi lại trực tiếp vào hồ sơ khách hàng liên quan.

4. Xây dựng cơ sở kiến thức

Mỗi bản phiên âm buổi họp là một phần kiến thức tổ chức có giá trị. Theo thời gian, bộ sưu tập các cuộc trò chuyện này trở thành một cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm của các quyết định, thảo luận và quan điểm.

• Luyện tập tốt nhất: Sử dụng một hệ thống cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm qua tất cả các buổi họp trong quá khứ của mình. Sử dụng nhãn hoặc thẻ để phân loại các buổi họp theo dự án, khách hàng hoặc chủ đề.
• Làm thế nào SeaMeet hỗ trợ: SeaMeet cung cấp một không gian làm việc tập trung nơi tất cả bản ghi buổi họp của bạn được lưu trữ. Với các tính năng như “Nhãn buổi họp” và tìm kiếm nâng cao, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin từ một buổi họp diễn ra cách đây vài tháng, giúp các thành viên mới của đội nhanh chóng làm quen hoặc giải đáp các câu hỏi về lý do tại sao một quyết định cụ thể được đưa ra.

Kết luận: Nâng cao hiệu suất buổi họp của bạn với SeaMeet

Chấp nhận một công cụ ghi chú AI là một bước quan trọng hướng tới các buổi họp năng suất cao hơn, dựa trên dữ liệu. Bằng cách tuân theo các luyện tập tốt nhất này—chuẩn bị đầy đủ, quản lý buổi họp hiệu quả và tận dụng tự động hóa sau buổi họp—bạn có thể biến đổi văn hóa buổi họp của mình từ một văn hóa tham dự thụ động sang một văn hóa tham gia tích cực và có trách nhiệm rõ ràng.

Các công cụ như SeaMeet đứng ở đầu hàng của cuộc cách mạng này, cung cấp nhiều hơn chỉ là phiên âm. Chúng cung cấp một giải pháp toàn diện, tự động tích hợp liền mạch vào quy trình làm việc của bạn, hỗ trợ các đội toàn cầu với khả năng ngôn ngữ phong phú, và mang lại thông tin có thể thực hiện được giúp tiết kiệm thời gian và đạt được kết quả.

Sẵn sàng ngừng lãng phí thời gian cho các buổi họp không hiệu quả chưa? Đăng ký SeaMeet miễn phí và trải nghiệm tương lai của năng suất buổi họp ngay hôm nay.