精通會議：使用AI筆記工具的最佳實踐
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掌握你的會議：使用 AI 筆記工具的最佳實踐
在現代商業的快節奏世界中，會議既是必不可少的，也常常是生產力的重大消耗。普通專業人士每周花費數小時參加會議，還要花費無數小時解讀筆記、分配任務並確保每個人都保持一致。人工智慧解決這個問題的承諾已經以 AI 筆記工具的形式到來。這些強大的工具不僅僅是數位抄寫員；它們是智能助手，能夠轉錄對話、總結要點並識別可執行的結果。
然而，僅僅採用 AI 筆記工具並不是萬靈丹。要真正釋放它們的潛力並改變你的會議文化，你需要採用一套最佳實踐。本指南將引導你了解有效利用 AI 筆記工具的基本策略，確保每次會議都富有成效。我們將探討如何為 AI 輔助會議做準備、如何實時管理會議，以及會後如何最大化價值，並深入了解像 SeaMeet 這樣的平台如何引領潮流。
AI 會議助手的興起
在深入探討最佳實踐之前，了解現代 AI 筆記工具是什麼以及它能做什麼至關重要。簡單的音頻錄製應用程式的時代已經一去不復返了。如今的解決方案，如 SeaMeet，提供了一套全面的功能，旨在處理整個會議生命週期。
- 即時轉錄：獲取對話的即時書面記錄。先進的系統甚至可以區分不同的發言者。
- 智能摘要：AI 演算法分析 transcript，生成簡潔的摘要，突出最重要的信息，讓你只需五分鐘就能了解一場 60 分鐘的會議內容。
- 行動項目和決策追蹤：AI 自動識別討論過程中提出的任務、截止日期和關鍵決策，防止重要的下一步行動被遺漏。
- 多語言支持：全球團隊可以歡呼了。領先的平台可以轉錄和理解數十種語言，通常在同一場會議中同時進行。
- 集成和自動化：真正的力量在於將你的會議筆記與現有的工作流程相連接，從 Salesforce 等 CRM 到項目管理工具和 Slack 等溝通中心。
憑藉這種級別的能力，AI 筆記工具不再僅僅是一個工具，而更像是一個「副駕駛」，一個積極的參與者，能夠增強專注力並推動責任落實。
會前準備：為成功奠定基礎
最富有成效的會議早在任何人加入通話之前就開始了。將 AI 筆記工具整合到你的準備過程中可以帶來顯著的不同。
1. 定義明確的議程和目標
這是良好會議衛生的基本規則，但在涉及 AI 時更為關鍵。結構良好的議程為 AI 提供了背景，幫助它更好地理解對話的流程並識別相關主題。
- 最佳實踐：創建詳細的議程，其中包含每個項目的具體主題和預期成果。事先與所有與會者分享。
- SeaMeet 的幫助方式：雖然 AI 不會以人類的方式「閱讀」議程，但提供這種結構可以引導對話，進而使 transcript 更有組織，並使 AI 生成更準確、結構化的摘要。
2. 配置你的 AI 助手
不要只是「設置後就不管了」。花點時間根據即將到來的會議的具體需求配置 AI 筆記工具。
- 最佳實踐：
- 設置語言：如果你的會議涉及講不同語言的與會者，請確保你的 AI 工具已設置為處理這些語言。例如，SeaMeet 支持超過 50 種語言，甚至可以管理即時語言切換。
- 自定義詞彙：對於技術討論或充滿行業特定術語、縮寫或公司名稱的會議，使用 SeaMeet 的「詞彙增強」等功能。這允許你創建自定義詞典，顯著提高專業術語的轉錄準確性。
- 選擇摘要模板：銷售電話需要與每日站會或技術深入探討不同的摘要格式。SeaMeet 允許你創建並從各種摘要模板（例如，執行摘要、客戶會議、項目審查）中進行選擇，以確保輸出對於你的特定上下文立即有用。
3. 通知所有與會者
透明度至關重要。始終讓與會者知道會議將由 AI 助手錄製和轉錄。這不僅僅是禮貌問題；在許多地區，這是獲得同意的法律要求。
- 最佳實務：在日曆邀請中加入簡短說明，例如：「請注意：本次會議將由我們的 AI 助理 SeaMeet 進行錄音和轉錄，以確保我們捕捉到所有關鍵細節和行動項目。」
- 為什麼這很重要：此做法可建立信任並鼓勵更清晰的溝通。當人們知道自己的發言正在被轉錄時，他們往往會更有意識地說話，這有助於提高轉錄品質和所產生的見解。
4. 自動化邀請流程
手動邀請 AI 助理參加每場會議是一項不必要的瑣事。最佳做法是完全自動化此流程。
- 最佳實務：將您的 AI 記錄員與日曆系統（如 Google 日曆或 Outlook）整合。
- SeaMeet 的協助方式：透過 SeaMeet 的 Google 日曆整合功能，您可以設定它自動加入日程中的任何會議。您只需在日曆活動中邀請
meet@seasalt.ai，SeaMeet 副駕駛就會準時出現並準備就緒。這種「設定後即不用理會」的方式可確保不會錯過任何一場會議，並讓您從管理機器人的行政工作中解脫出來。
會議進行中：最大化即時價值
完成準備工作後，重點將轉移到與 AI 副駕駛共同舉行有效的會議。
1. 確保良好的音質
轉錄準確性最重要的單一因素是音質。AI 無法準確轉錄它聽不清楚的內容。
- 最佳實務：
- 使用專用麥克風，而非筆記型電腦的內建麥克風。
- 鼓勵所有與會者在不說話時靜音，以減少背景噪音。
- 避免互相打斷說話。
- 對於親自出席或混合式會議，使用高品質的會議室麥克風，以捕捉房間內每個人的聲音。
2. 正確指派發言者
知道「誰說了什麼」和知道「說了什麼」同樣重要。雖然許多 AI 工具會自動嘗試識別發言者，但您可以協助它們提高準確性。
- 最佳實務：當新成員第一次發言時，請他們自我介紹。例如：「我是行銷部的莎拉……」這個口頭提示有助於 AI（和人類聽眾）將聲音與姓名聯繫起來。
- SeaMeet 的協助方式：SeaMeet 的進階發言者識別功能針對 2-6 名與會者進行了最佳化。對於使用單一麥克風的親自出席會議，您可以在會後使用「識別發言者」功能來區分不同的聲音，然後指派正確的姓名。
3. 清晰自然地說話
您不需要像機器人一樣說話，但清晰且有意識的言語大有幫助。
- 最佳實務：
- 避免含糊其辭，並以適中的速度說話。
- 清晰地陳述技術術語、姓名和數字。
- 指派行動項目時要明確。例如，不要說「有人應該研究一下那件事」，而是說「約翰，請研究第三季預算差異並在周五前回報」。這種清晰的措辭使 AI 更容易正確識別行動項目、負責人和截止日期。
4. 利用即時轉錄提高清晰度
不要等到會議結束才使用轉錄本。即時轉錄本是在對話中確保一致性的強大工具。
- 最佳實務：如果對剛才所說或所做的決定感到困惑，請參考螢幕上的即時轉錄本。這可以快速解決誤解並確認協議。它對遲到或有聽力障礙的與會者也非常有幫助。
會議結束後：將對話轉化為行動
會議可能已經結束，但工作才剛開始。這正是頂級 AI 記錄員真正發揮作用的地方，可自動化繁瑣的會後行政工作。
1. 審閱並完善 AI 生成的摘要
雖然 AI 摘要非常準確，但並非萬無一失。快速的人工審閱總是一個好主意。
- 最佳實務：在會後花五分鐘閱讀 AI 生成的摘要和行動項目。檢查 AI 可能遺漏的任何細微差別或錯誤指派的任務。
- SeaMeet 的協助方式：SeaMeet 提供結構化摘要、行動項目清單和關鍵討論主題清單。您可以輕鬆編輯這些部分、添加團隊筆記，甚至在初始輸出不太適合您的受眾時，使用不同的範本重新生成摘要。
2. 及時自動分發會議記錄
會議記錄的價值隨著時間的推移而遞減。目標是儘快將摘要和行動項目交到利益相關者手中。
- 最佳實務：自動化分發流程。設定規則以自動與所有與會者、特定團隊成員或其他利害關係人分享筆記。
- SeaMeet 的協助方式：SeaMeet 的「Auto Share」功能就是為此而設計的。您可以進行設定，以自動將會議紀錄透過電子郵件傳送給所有日曆活動參與者、僅傳送給具有相同公司網域的與會者，或傳送給自訂收件者清單（包括封鎖名單）。這可確保每個人都了解狀況，無需您動手。您甚至可以直接將筆記匯出到 Google 文件以進行進一步協作。
3. 將行動項目整合到您的工作流程中
行動項目清單如果只是放在文件中就毫無用處。這些任務需要整合到團隊的專案管理或任務追蹤系統中。
- 最佳實務：手動或自動將 AI 識別的行動項目轉移到 Jira、Asana、Trello 或您的 CRM 等工具中。
- SeaMeet 的協助方式：透過與 Salesforce 和 HubSpot 等平台的整合，SeaMeet 有助於彌合對話與行動之間的差距，確保在銷售電話中識別的任務直接記錄在相關客戶紀錄中。
4. 建立知識庫
每份會議紀錄都是寶貴的機構知識。隨著時間推移，這些對話的集合會成為一個包含決策、討論和見解的可搜尋資料庫。
- 最佳實務：使用一個可讓您輕鬆搜尋所有過往會議的系統。使用標籤或標記依專案、客戶或主題對會議進行分類。
- SeaMeet 的協助方式：SeaMeet 提供一個集中式工作區，用於儲存所有會議紀錄。透過「Meeting Labels」和進階搜尋等功能，您可以快速找到數月前會議的資訊，協助新團隊成員快速進入狀況，或解決有關為何做出特定決策的疑問。
結論：使用 SeaMeet 提升您的會議品質
採用 AI 筆記工具是邁向更具生產力、以數據為驅動的會議的重要一步。透過遵循這些最佳實務——妥善準備、有效管理會議並利用會後自動化——您可以將會議文化從被動出席轉變為積極參與和明確問責。
像 SeaMeet 這類工具處於這場革命的前沿，提供的不僅僅是轉錄功能。它們提供端到端的智慧解決方案，可無縫整合到您的工作流程中，以廣泛的語言能力支援全球團隊，並提供可節省時間並推動成果的可執行情報。
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