การเชี่ยวชาญการประชุมของคุณ: ขั้นตอนดีที่สุดสำหรับการใช้ AI Note Taker

ในโลกที่วิ่งเร็วของธุรกิจสมัยใหม่ การประชุมเป็นสิ่งจำเป็นและมักเป็นสิ่งที่สูญเสียประสิทธิภาพอย่างมาก ผู้เชี่ยวชาญโดยเฉลี่ยใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ในการประชุม และใช้เวลาเพิ่มเติมอีกมากมายในการถอดความหมายจากบันทึก การกำหนดงาน และการให้แน่ใจว่าทุกคนมีความสอดคล้องกัน สัญญาของ Artificial Intelligence (AI) ในการแก้ปัญหานี้มาถึงในรูปแบบของ AI note takers เครื่องมือที่ทรงพลังเหล่านี้ไม่เพียงแต่เป็นผู้เขียนอักษรดิจิทัลเท่านั้น แต่เป็นผู้ช่วยที่ชาญฉลาดที่สามารถถอดเสียงการสนทนา สรุปประเด็นสำคัญ และระบุผลลัพธ์ที่สามารถดำเนินการได้

อย่างไรก็ตาม เพียงแค่ใช้ AI note taker ไม่ใช่สิ่งที่ช่วยแก้ปัญหาทั้งหมดได้โดยอัตโนมัติ เพื่อปลดล็อกศักยภาพจริงๆ และเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการประชุมของคุณ คุณต้องรับมือกับชุดของขั้นตอนดีที่สุด คู่มือนี้จะแนะนำคุณตลอดกลยุทธ์สำคัญสำหรับการใช้ AI note taker อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกการประชุมมีประสิทธิภาพ เราจะสำรวจวิธีการเตรียมตัวสำหรับการประชุมที่ช่วยเหลือโดย AI วิธีการจัดการในเวลาจริง และสิ่งที่ต้องทำหลังการประชุมเพื่อเพิ่มมูลค่าให้สูงสุด พร้อมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธี платฟอร์มเช่น SeaMeet กำลังนำหน้า

การเพิ่มขึ้นของ AI Meeting Assistant

ก่อนที่จะเจาะลึกถึงขั้นตอนดีที่สุด จำเป็นต้องเข้าใจว่า AI note taker โมเดิร์นคืออะไร และมันทำอะไรได้ วันนี้ไม่ใช่ช่วงเวลาของแอปพลิเคชั่นบันทึกเสียงแบบธรรมดาแล้ว วันนี้โซลูชันเช่น SeaMeet นำเสนอชุดคุณสมบัติที่ครอบคลุมที่ออกแบบมาเพื่อจัดการทั้งวัฏจักรการประชุม

• การถอดเสียงแบบเรียลไทม์: รับบันทึกที่เขียนไว้แบบสดของการสนทนาของคุณ ระบบขั้นสูงแม้จะสามารถแยกความแตกต่างระหว่างผู้พูดคนต่างๆ ได้
• การสรุปข้อมูลอย่างชาญฉลาด: อัลกอริทึม AI วิเคราะห์บันทึกเสียงเพื่อสร้างสรุปที่กระชับ โดยเน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุด เพื่อให้คุณสามารถติดตามการประชุมที่ใช้เวลา 60 นาทีในเพียง 5 นาที
• การติดตาม Action Item และการตัดสินใจ: AI จะระบุงาน กำหนดเวลา และการตัดสินใจสำคัญที่ทำขึ้นระหว่างการอภิปรายโดยอัตโนมัติ ป้องกันไม่ให้ขั้นตอนถัดไปที่สำคัญหลุดลอยไป
• การสนับสนุนหลายภาษา: ทีมสากลสามารถยินดีได้ платฟอร์มนำหน้าสามารถถอดเสียงและเข้าใจภาษาหลายสิบภาษา มักจะพร้อมกันในภายในการประชุมเดียวกัน
• การบูรณาการและอัตโนมัติ: พลังที่แท้จริงมาจากการเชื่อมโยงบันทึกการประชุมของคุณกับเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ของคุณ ตั้งแต่ CRM เช่น Salesforce จนถึงเครื่องมือจัดการโครงการและศูนย์การสื่อสารเช่น Slack

ด้วยความสามารถระดับนี้ AI note taker กลายเป็นไม่ใช่เพียงเครื่องมือ แต่เป็น “copilot” (ผู้ร่วมบิน) ซึ่งเป็นผู้เข้าร่วมอย่างแข็งขันที่ช่วยเพิ่มความมุ่งเน้นและขับเคลื่อนความรับผิดชอบ

การเตรียมตัวก่อนการประชุม: ตั้งค่าสถานการณ์เพื่อความสำเร็จ

การประชุมที่มีประสิทธิภาพที่สุดเริ่มต้นจากนานก่อนที่จะมีใครเข้าร่วมการโทร การรวม AI note taker เข้ากับกระบวนการเตรียมตัวของคุณสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญ

1. กำหนด Agenda และเป้าหมายที่ชัดเจน

นี่เป็นกฎพื้นฐานของการประชุมที่ดี แต่มันสำคัญยิ่งขึ้นเมื่อมี AI มีส่วนร่วม Agenda ที่มีโครงสร้างดีให้บริบทแก่ AI ช่วยให้มันเข้าใจการไหลของการสนทนาและระบุหัวข้อที่เกี่ยวข้องได้ดีขึ้น

• ขั้นตอนดีที่สุด: สร้าง Agenda ที่ละเอียดโดยมีหัวข้อเฉพาะเจาะจงและผลลัพธ์ที่ต้องการสำหรับแต่ละรายการ แชร์กับผู้เข้าร่วมทุกคนล่วงหน้า
• วิธี SeaMeet ช่วยเหลือ: ในขณะที่ AI ไม่ “อ่าน” Agenda ในแง่ของมนุษย์ การให้โครงสร้างนี้จะนำทางการสนทนา ซึ่งในทางกลับกันนำไปสู่บันทึกเสียงที่มีระเบียบและสรุปที่มีโครงสร้างและถูกต้องมากขึ้นจาก AI

2. กำหนดค่า AI Assistant ของคุณ

อย่าเพียงแค่ “ตั้งค่าแล้วทิ้ง” ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการกำหนดค่า AI note taker เพื่อความต้องการเฉพาะของการประชุมที่จะมาถึง

• ขั้นตอนดีที่สุด:
  • ตั้งค่าภาษา: หากการประชุมของคุณมีผู้เข้าร่วมที่พูดภาษาต่างๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือ AI ของคุณถูกตั้งค่าให้จัดการได้ SeaMeet ตัวอย่างเช่น รองรับภาษามากกว่า 50 ภาษา และแม้จะสามารถจัดการการเปลี่ยนภาษาแบบเรียลไทม์ได้
  • ปรับแต่งคำศัพท์: สำหรับการอภิปรายทางเทคนิคหรือการประชุมที่เต็มไปด้วยคำศัพท์เฉพาะอุตสาหกรรม อักษรย่อ หรือชื่อบริษัท ใช้คุณสมบัติเช่น “Vocabulary Boosting” ของ SeaMeet ซึ่งช่วยให้คุณสร้างพจนานุกรมแบบกำหนดเอง เพิ่มความถูกต้องของการถอดเสียงสำหรับคำศัพท์เฉพาะอย่างมาก
  • เลือกแม่แบบสรุป: การโทรขายต้องการรูปแบบสรุปที่แตกต่างจาก daily stand-up หรือ technical deep-dive SeaMeet ช่วยให้คุณสร้างและเลือกแม่แบบสรุปต่างๆ (เช่น Executive Summary, Client Meeting, Project Review) เพื่อให้ผลลัพธ์มีประโยชน์ทันทีสำหรับบริบทเฉพาะของคุณ

3. แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทุกคนทราบ

ความโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญ ให้ผู้เข้าร่วมทราบเสมอว่าการประชุมจะถูกบันทึกและถอดเสียงโดย AI assistant นี่ไม่เพียงแต่เป็นเรื่องของความสุภาพเท่านั้น ในหลายภูมิภาคมันเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับการให้ความยินยอม

• วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด: รวมโน้ตสั้น ๆ ในคำเชิญปฏิทิน เช่น: “โปรดทราบ: การประชุมนี้จะถูกบันทึกและถอดเสียงโดยผู้ช่วย AI ของเรา ซึ่งชื่อ SeaMeet เพื่อให้แน่ใจว่าเราจับภาพรายละเอียดสำคัญและรายการการดำเนินการทั้งหมด”
• เหตุผลที่สำคัญ: การปฏิบัตินี้สร้างความไว้วางใจและส่งเสริมการสื่อสารที่ชัดเจนยิ่งขึ้น เมื่อผู้คนทราบว่าการพูดของพวกเขาถูกถอดเสียง พวกเขามักจะพูดอย่างระมัดระวังมากขึ้น ซึ่งช่วยปรับปรุงคุณภาพของบันทึกถอดเสียงและข้อมูลเชิงลึกที่ได้

4. ทำให้การเชิญเป็นอัตโนมัติ

การเชิญผู้ช่วย AI ของคุณเข้าร่วมทุกการประชุมด้วยตนเองเป็นงานที่ไม่จำเป็น วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์

• วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด: รวมตัวบันทึกโน้ต AI ของคุณเข้ากับระบบปฏิทินของคุณ (เช่น Google Calendar หรือ Outlook)
• วิธี SeaMeet ช่วยเหลือ: ด้วยการบูรณาการ Google Calendar ของ SeaMeet คุณสามารถตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมใด ๆ ในตารางเวลาของคุณอัตโนมัติ คุณสามารถเชิญ meet@seasalt.ai เข้าร่วมกิจกรรมในปฏิทินของคุณได้อย่างง่ายดาย และ SeaMeet copilot จะปรากฏตัวทันเวลา พร้อมทำงาน วิธีการ “ตั้งค่าแล้วลืม” นี้ช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีการประชุมที่พลาด และปลดปล่อยคุณจากงานบริหารจัดการบอทที่เป็นงานบริหาร

ระหว่างการประชุม: เพิ่มมูลค่าในเวลาจริงสูงสุด

หลังจากเตรียมงานเสร็จ สิ่งที่ต้องเน้นคือการดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพกับ copilot AI ของคุณ

1. รับประกันคุณภาพเสียงที่ดี

ปัจจัยที่สำคัญที่สุดสำหรับความถูกต้องของการถอดเสียงคือคุณภาพเสียง AI ไม่สามารถถอดเสียงได้อย่างถูกต้องสิ่งที่มันไม่ได้ยินชัดเจน

• วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด:
  • ใช้ไมโครโฟนเฉพาะแทนไมโครโฟนที่ติดอยู่ในแล็ปท็อปของคุณ
  • แนะนำให้ผู้เข้าร่วมทุกคนปิดเสียงตัวเองเมื่อไม่ได้พูดเพื่อลดเสียงรบกวน
  • หลีกเลี่ยงการพูดพร้อมกัน
  • สำหรับการประชุมแบบในสถานที่หรือฮายบริด ใช้ไมโครโฟนห้องประชุมคุณภาพสูงที่สามารถจับเสียงจากทุกคนในห้องได้

2. กำหนดผู้พูดอย่างถูกต้อง

การทราบว่าใครพูดอะไรมีความสำคัญเท่ากับการทราบว่ามีอะไรถูกพูด ในขณะที่เครื่องมือ AI หลายตัวพยายามระบุผู้พูดอัตโนมัติ คุณสามารถช่วยให้พวกมันมีความถูกต้องมากขึ้น

• วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด: เมื่อคนใหม่พูดครั้งแรก ให้พวกเขาแนะนำตัวเอง เช่น “นี่คือ Sarah จากฝ่ายการตลาด…” เครื่องหมายทางคำพูดนี้ช่วย AI (และผู้ฟังที่เป็นมนุษย์) เชื่อมโยงเสียงกับชื่อ
• วิธี SeaMeet ช่วยเหลือ: ระบบระบุผู้พูดขั้นสูงของ SeaMeet ได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับผู้เข้าร่วม 2-6 คน สำหรับการประชุมในสถานที่ที่ใช้ไมโครโฟนเดียว คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ “ระบุผู้พูด” หลังการประชุมเพื่อแยกแยะเสียงที่แตกต่างกัน แล้วกำหนดชื่อที่ถูกต้อง

3. พูดชัดเจนและตามธรรมชาติ

คุณไม่จำเป็นต้องพูดเหมือนหุ่นยนต์ แต่การพูดชัดเจนและมีเจตนาเป็นประโยชน์อย่างมาก

• วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด:
  • หลีกเลี่ยงการพูดย่ออาย และพูดด้วยอัตราเร็วที่เหมาะสม
  • ออกเสียงคำศัพท์ทางเทคนิค ชื่อ และตัวเลขอย่างชัดเจน
  • เมื่อกำหนดรายการการดำเนินการ ให้ชัดเจน เช่น แทนที่จะพูดว่า “ควรมีคนดูที่สิ่งนั้น” ให้พูดว่า “John โปรดสำรวจความแตกต่างของงบประมาณ Q3 และรายงานกลับภายในวันศุกร์” วลีชัดเจนนี้ทำให้ AI สามารถระบุรายการการดำเนินการ ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลาได้อย่างถูกต้องมากขึ้น

4. ใช้การถอดเสียงในเวลาจริงเพื่อความชัดเจน

อย่ารอจนกว่าการประชุมจะจบเพื่อใช้บันทึกถอดเสียง บันทึกถอดเสียงแบบสดสามารถเป็นเครื่องมือที่มีพลังสำหรับรับประกันความสอดคล้องระหว่างการสนทนา

• วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด: หากมีความสับสนเกี่ยวกับสิ่งที่เพิ่งถูกพูดหรือตัดสินใจ ให้อ้างอิงถึงบันทึกถอดเสียงแบบสดบนหน้าจอ สิ่งนี้สามารถแก้ไขความเข้าใจผิดได้อย่างรวดเร็วและยืนยันความตกลง นอกจากนี้ยังมีประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้เข้าร่วมที่อาจเข้ามา muộnw หรือมีปัญหาการได้ยิน

หลังการประชุม: แปลงการสนทนาเป็นการดำเนินการ

การประชุมอาจจบลงแล้ว แต่งานก็เพิ่งเริ่มต้น นี่คือจุดที่ตัวบันทึกโน้ต AI ชั้นนำส่องแสงจริง โดยอัตโนมัติงานบริหารหลังการประชุมที่น่าเบื่อ

1. ตรวจสอบและปรับปรุงสรุปที่สร้างโดย AI

แม้ว่าการสรุปโดย AI จะมีความถูกต้องอย่างน่าทึ่ง แต่ก็ไม่ใช่ที่สมบูรณ์แบบ การตรวจสอบโดยมนุษย์อย่างรวดเร็วเป็นความคิดที่ดีเสมอ

• วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด: ใช้เวลา 5 นาทีหลังการประชุมเพื่ออ่านสรุปและรายการการดำเนินการที่สร้างโดย AI ตรวจสอบว่ามีรายละเอียดที่ AI อาจพลาดหรือมีงานที่กำหนดผิดหรือไม่
• วิธี SeaMeet ช่วยเหลือ: SeaMeet ให้สรุปที่มีโครงสร้าง รายการการดำเนินการ และรายการหัวข้อการสนทนาสำคัญ คุณสามารถแก้ไขส่วนเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย เพิ่มโน้ตของทีม และแม้กระทั่งสร้างสรุปใหม่โดยใช้เทมเพลตอื่นหากผลลัพธ์เริ่มต้นไม่เหมาะกับผู้ฟังของคุณ

2. แจกจ่ายโน้ตการประชุมอย่างรวดเร็วและอัตโนมัติ

มูลค่าของโน้ตการประชุมจะลดลงตามแต่ละชั่วโมงที่ผ่านไป วัตถุประสงค์คือการทำให้สรุปและรายการการดำเนินการไปถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้เร็วที่สุด

• วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด: อัตโนมัติขั้นตอนการกระจาย สร้างกฎเพื่อแชร์โน้ตอัตโนมัติกับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด สมาชิกทีมเฉพาะ หรือผู้มีส่วนเกี่ยวข้องอื่นๆ
• วิธี SeaMeet ช่วยเหลือ: คุณสมบัติ “Auto Share” ของ SeaMeet ได้รับการออกแบบมาเพื่อสิ่งนี้ คุณสามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมล์บันทึกประชุมอัตโนมัติกับผู้เข้าร่วมกิจกรรมในปฏิทินทั้งหมด เฉพาะผู้เข้าร่วมที่มีโดเมนบริษัทเดียวกัน หรือไปยังรายการผู้รับแบบกำหนดเอง (รวมถึงรายการบล็อก) ซึ่งรับประกันว่าทุกคนมีความเข้าใจเดียวกันโดยไม่ต้องใช้แรงงานจากคุณ คุณยังสามารถส่งออกโน้ตโดยตรงไปยัง Google Doc เพื่อทำงานร่วมกันต่อได้อีกด้วย

3. รวมรายการงานที่ต้องดำเนินการเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของคุณ

รายการงานที่ต้องดำเนินการจะไร้ประโยชน์ถ้ามันเพียงแค่อยู่ในเอกสาร งานเหล่านี้จำเป็นต้องถูกรวมเข้ากับระบบการจัดการโครงการหรือการติดตามงานของทีม

• วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด: ถ่ายโอนรายการงานที่ AI ระบุออกมาโดยด้วยตนเองหรืออัตโนมัติเข้าสู่เครื่องมือเช่น Jira, Asana, Trello, หรือ CRM ของคุณ
• วิธี SeaMeet ช่วยเหลือ: ด้วยการเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มเช่น Salesforce และ HubSpot SeaMeet สามารถช่วยเชื่อมต่อช่องว่างระหว่างการสนทนาและการดำเนินการ รับประกันว่างานที่ระบุในการโทรขายจะถูกบันทึกโดยตรงกับระเบียนลูกค้าที่เกี่ยวข้อง

4. สร้างฐานความรู้

บันทึกประชุมทุกครั้งเป็นส่วนหนึ่งของความรู้ของสถาบันที่มีค่า เมื่อเวลาผ่านไป คอลเล็กชันของการสนทนาเหล่านี้จะกลายเป็นฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ของการตัดสินใจ การอภิปราย และข้อมูลเชิงลึก

• วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด: ใช้ระบบที่ช่วยให้คุณค้นหาได้ง่ายทั่วประชุมในอดีตทั้งหมดของคุณ ใช้ป้ายหรือแท็กเพื่อจำแนกประชุมตามโครงการ ลูกค้า หรือหัวข้อ
• วิธี SeaMeet ช่วยเหลือ: SeaMeet มีพื้นที่ทำงานที่รวมกันซึ่งบันทึกประชุมทั้งหมดของคุณถูกเก็บไว้ ด้วยคุณสมบัติเช่น “Meeting Labels” และการค้นหาเพิ่มเติม คุณสามารถค้นหาข้อมูลจากประชุมที่เกิดขึ้นเมื่อหลายเดือนก่อนได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้สมาชิกทีมใหม่เข้าใจเร็วขึ้นหรือแก้ไขคำถามเกี่ยวกับสาเหตุที่ตัดสินใจบางอย่าง

บทสรุป: ยกระดับประชุมของคุณด้วย SeaMeet

การนำ AI ในการบันทึกโน้ตมาใช้เป็นขั้นตอนสำคัญสู่ประชุมที่มีประสิทธิภาพและขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมากขึ้น โดยการปฏิบัติตามวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้—เตรียมความพร้อมอย่างเหมาะสม จัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ และใช้ประโยชน์จากอัตโนมัติหลังประชุม—คุณสามารถเปลี่ยนวัฒนธรรมประชุมของคุณจากการเข้าร่วมแบบพาสซีฟให้เป็นการมีส่วนร่วมอย่าง积极적และความรับผิดชอบที่ชัดเจน

เครื่องมือเช่น SeaMeet อยู่ในตำแหน่งหน้าสุดของการปฏิวัตินี้ โดยให้บริการมากกว่าการถอดเสียง พวกมันให้โซลูชันแบบ end-to-end ที่สามารถเชื่อมต่อเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของคุณได้อย่างราบรื่น สนับสนุนทีมทั่วโลกด้วยความสามารถทางภาษาที่ครอบคลุม และส่งมอบข้อมูลเชิงลึกที่สามารถดำเนินการได้ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและขับเคลื่อนผลลัพธ์

พร้อมที่จะหยุดเสียเวลาในประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่? ลงทะเบียนใช้ SeaMeet ฟรี และสัมผัสอนาคตของประสิทธิภาพในการประชุมวันนี้