Làm chủ các buổi họp từ xa và hỗn hợp với SeaMeet.ai: Hướng dẫn toàn diện

Trong bối cảnh không ngừng phát triển của môi trường làm việc hiện đại, các buổi họp từ xa và hỗn hợp đã trở thành nền tảng của sự hợp tác. Mặc dù chúng mang lại tính linh hoạt không có tiền lệ, nhưng chúng cũng giới thiệu một loạt thách thức độc đáo. Mệt mỏi do họp, sự rời rạc, quá tải thông tin, và câu hỏi đáng sợ “ai được giao nhiệm vụ gì?” là tất cả các frustation phổ biến quá mức. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể tái chiếm thời gian họp của mình và biến mọi cuộc trò chuyện thành một kết quả rõ ràng, có thể thực hiện?

Đây là SeaMeet.ai, trợ lý họp được hỗ trợ bởi AI của bạn. Được thiết kế cho các đội ngũ hiệu suất cao và các cá nhân năng suất cao, SeaMeet biến đổi các buổi họp của bạn từ các buổi lắng nghe thụ động thành các hợp tác năng động, hướng đến kết quả. Hướng dẫn này sẽ đưa bạn qua mọi thứ bạn cần biết để tận dụng SeaMeet.ai và làm chủ nghệ thuật của các buổi họp từ xa và hỗn hợp.

Thực tế mới của các buổi họp: Thách thức của họp từ xa và hỗn hợp

Sự chuyển đổi sang mô hình làm việc phân tán đã mang lại cuộc cách mạng, nhưng nó không phải là không có đau đớn phát triển. Tính chất liên tục của các cuộc gọi video có thể làm cho tinh thần mệt mỏi, một hiện tượng hiện được gọi rộng rãi là “mệt mỏi Zoom”. Trong bối cảnh hỗn hợp, đảm bảo rằng các thành viên từ xa cảm thấy được bao gồm và nghe thấy như các đồng nghiệp trong văn phòng là một nỗ lực liên tục.

Các thách thức chính mà các chuyên gia phải đối mặt bao gồm:

• Quá tải thông tin: Cố gắng tham gia tích cực vào cuộc thảo luận trong khi đồng thời ghi chép chính xác là một công thức cho sự tập trung chia sẻ và bỏ lỡ chi tiết.
• Sự thiếu hụt sự tham gia: Các thành viên dễ dàng làm nhiều việc cùng lúc hoặc bỏ qua cuộc họp khi họ không ở cùng một phòng vật lý. Giữ everyone tập trung và tham gia đòi hỏi một nỗ lực có chủ đích hơn.
• Khoảng trống về trách nhiệm: Các thỏa thuận bằng lời và các nhiệm vụ được giao trong cuộc gọi có thể dễ dàng bị quên sau khi buổi họp kết thúc. Không có một bản ghi rõ ràng, việc theo dõi trở thành một vấn đề may mắn.
• Rào cản văn hóa và ngôn ngữ: Các đội ngũ toàn cầu thường phải đối mặt với các thành viên nói nhiều ngôn ngữ hoặc có phong cách giao tiếp khác nhau, điều này có thể dẫn đến hiểu lầm.
• Sự hỗn loạn sau buổi họp: Một lượng thời gian đáng kể bị lãng phí sau khi buổi họp kết thúc—soạn email theo dõi, tạo tóm tắt cho các bên liên quan, và nhập thủ công các nhiệm vụ vào hệ thống quản lý dự án.

Những thách thức này không chỉ dẫn đến sự frustation; chúng có ảnh hưởng thực tế đến năng suất, thời gian dự án, và thậm chí tinh thần đội ngũ. Đây chính xác là nơi mà một trợ lý họp thông minh có thể tạo ra sự khác biệt to lớn.

SeaMeet.ai là gì? Trợ lý họp AI của bạn

SeaMeet.ai không chỉ là một dịch vụ phiên âm khác. Nó là một trợ lý AI toàn diện, có khả năng tự作主, hoạt động trước, trong và sau buổi họp để đảm bảo năng suất tối đa. Nó tích hợp liền mạch vào quy trình làm việc hiện có của bạn, chủ yếu thông qua email và các nền tảng hội nghị phổ biến như Google Meet và Microsoft Teams, loại bỏ nhu cầu học một công cụ mới phức tạp.

Tại cốt lõi, SeaMeet.ai cung cấp:

• Bản dịch thời gian thực, độ chính xác cao: Với độ chính xác hơn 95%, SeaMeet ghi lại mọi từ, cung cấp bản dịch trực tiếp để bạn có thể tập trung vào cuộc trò chuyện, không cần ghi chép.
• Tóm tắt thông minh do AI tạo ra: Sau buổi họp, SeaMeet cung cấp các tóm tắt ngắn gọn, thông minh làm nổi bật các quyết định, kết quả và điểm thảo luận chính.
• Phát hiện tự động nhiệm vụ và chủ đề: AI tự động xác định các nhiệm vụ, hạn chót và người chịu trách nhiệm được đề cập trong cuộc trò chuyện, tạo ra danh sách nhiệm vụ rõ ràng. Nó cũng phân loại các chủ đề thảo luận để dễ dàng điều hướng.
• Nhận diện người nói nâng cao: SeaMeet có thể phân biệt giữa các người nói khác nhau (tốt nhất cho 2-6 thành viên), làm cho bản dịch dễ theo dõi và gán các bình luận và nhiệm vụ chính xác.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ rộng rãi: Với hỗ trợ hơn 50 ngôn ngữ và phương ngữ, SeaMeet được xây dựng cho các đội ngũ toàn cầu. Nó thậm chí có thể xử lý việc chuyển đổi ngôn ngữ thời gian thực trong cùng một buổi họp.

Bằng cách tự động hóa gánh nặng hành chính của các buổi họp, SeaMeet giải phóng bạn và đội ngũ của bạn để tập trung vào những gì thực sự quan trọng: giải quyết vấn đề sáng tạo, tư duy chiến lược, và hợp tác có ý nghĩa.

Trước buổi họp: Chuẩn bị cho thành công

Một buổi họp thành công bắt đầu với sự chuẩn bị tốt. SeaMeet.ai giúp bạn đơn giản hóa quá trình này và bắt đầu mạnh mẽ.

Tích hợp với Lịch của bạn

Cách mạnh mẽ nhất để sử dụng SeaMeet là để nó làm việc tự động cho bạn. Bằng cách tích hợp SeaMeet với Lịch Google của bạn, bạn có thể bật tính năng “Tự động tham gia”. Sau khi bật, trợ lý SeaMeet sẽ tự động tham gia tất cả các buổi họp trong lịch của bạn có liên kết hội nghị video. Cách tiếp cận “thiết lập và quên” này đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ việc ghi lại bất kỳ cuộc thảo luận quan trọng nào.

Mời SeaMeet Thủ Công

Nếu bạn thích có nhiều quyền kiểm soát hơn hoặc có cuộc họp vào phút cuối, bạn có một số tùy chọn dễ dàng để mời trợ lý tự động SeaMeet:

1. Từ Không gian làm việc của bạn: Trên bảng điều khiển SeaMeet, chỉ cần click “Bắt đầu ghi âm” và dán liên kết cuộc họp Google Meet hoặc Microsoft Teams của bạn.
2. Qua tiện ích mở rộng trình duyệt: Cài đặt tiện ích mở rộng Chrome của SeaMeet. Một nút “Bắt đầu ghi âm” sẽ xuất hiện trực tiếp trong giao diện Google Meet của bạn.
3. Qua lời mời Lịch: Đối với bất kỳ cuộc họp được lên lịch nào, mời meet@seasalt.ai giống như bạn mời bất kỳ người tham gia khác. Trợ lý tự động sẽ tham gia đúng giờ.

Đặt Tùy chọn của bạn

Trong không gian làm việc SeaMeet của bạn, bạn có thể đặt các tùy chọn mặc định để điều chỉnh trải nghiệm.

• Ngôn ngữ mặc định: Nếu đội của bạn chủ yếu giao tiếp bằng một ngôn ngữ cụ thể, hãy đặt nó làm ngôn ngữ mặc định để đảm bảo độ chính xác phiên âm cao nhất ngay từ đầu.
• Không gian làm việc mặc định: Đối với người dùng có nhiều không gian làm việc (ví dụ: cho các dự án hoặc phòng ban khác nhau), bạn có thể chỉ định nơi lưu trữ các cuộc họp theo mặc định.
• Mẫu tóm tắt tùy chỉnh: Bạn có định dạng tiêu chuẩn cho ghi chú cuộc họp của mình không? SeaMeet cho phép bạn tạo các mẫu tóm tắt tùy chỉnh. Cho dù đó là buổi đứng hàng ngày, đánh giá dự án đối mặt với khách hàng hay cuộc thảo luận sâu về kỹ thuật, bạn có thể xác định một gợi ý để cho AI biết chính xác thông tin cần trích xuất và cách định dạng nó. Bạn thậm chí có thể áp dụng các mẫu cụ thể cho các chuỗi cuộc họp lặp lại một cách tự động.

Trong Cuộc Họp: Tối Đa Hiệu Suất và Sự Tham Gia

Đây là nơi SeaMeet.ai thực sự tỏa sáng. Khi bạn tập trung vào yếu tố con người của cuộc họp, AI hoạt động lặng lẽ ở hậu trường để ghi lại và tổ chức nội dung.

Giữ Lại Sự Hiện Hữu với Phiên Âm Thực Tiếp

Với trợ lý tự động SeaMeet trong cuộc họp của bạn, một bản phiên âm trực tiếp sẽ cuộn theo thời gian thực. Điều này mang lại một số lợi ích mạnh mẽ:

• Tăng cường Tập trung: Bạn có thể tham gia đầy đủ vào cuộc thảo luận mà không có áp lực phải ghi chép chi tiết.
• Tăng cường Sự Rõ Ràng: Nếu bạn bỏ lỡ những gì ai đó nói hoặc không chắc chắn về một chi tiết cụ thể, một cái nhìn nhanh vào bản phiên âm sẽ cung cấp sự làm rõ tức thì. Điều này đặc biệt hữu ích cho các người tham gia có khuyết tật thính giác hoặc những người không phải là người bản xứ.
• Tăng Sự Tham Gia: Đối với các thành viên đội ngại cản trở, bản phiên âm trực tiếp cung cấp một không gian để xem lại các điểm và hình thành suy nghĩ của họ trước khi nói lên.

Tận Dụng Khả Năng Đa Ngôn Ngữ

Đối với các đội quốc tế, khả năng phiên âm hơn 50 ngôn ngữ của SeaMeet là một thay đổi lớn. Nó thậm chí có thể xử lý nhiều ngôn ngữ được nói trong cùng một cuộc trò chuyện. Bạn có thể chuyển đổi ngôn ngữ phiên âm chính bất kỳ lúc nào trong cuộc họp trực tiếp từ tiện ích SeaMeet, đảm bảo rằng mọi giọng nói được ghi lại chính xác, bất kể ngôn ngữ mẹ đẻ của họ.

Cộng Tác với Ghi Chú Đội

Khi AI xử lý công việc nặng nhọc của phiên âm và tóm tắt, SeaMeet cũng cung cấp một phần “Ghi Chú Đội” để cộng tác. Đây là một sổ ghi chép kỹ thuật số chia sẻ nơi bạn và đồng nghiệp có thể ghi lại chương trình nghị sự, brainstorm ý tưởng hoặc thêm ngữ cảnh có thể không được ghi lại trong cuộc trò chuyện bằng lời. Nó là sự kết hợp hoàn hảo giữa việc ghi lại tự động và đầu vào thủ công.

Sau Cuộc Họp: Chuyển Cuộc Trò Chuyện Thành Hành Động

Công việc không dừng lại khi cuộc họp kết thúc. Trên thực tế, đây thường là nơi giá trị lớn nhất bị mất mát. SeaMeet.ai đảm bảo rằng động lực từ cuộc họp của bạn được tiếp tục vào các hành động cụ thể và tiến độ có thể đo lường.

Tóm Tắt Ngay Lập tức, Có Thể Thực Hiện

Vài phút sau khi cuộc họp kết thúc, SeaMeet tự động gửi một email chứa tóm tắt được định dạng chuyên nghiệp. Đây không chỉ là một tường văn bản; nó là một tài liệu được cấu trúc thông minh thường bao gồm:

• Tóm tắt Ban Giám đốc: Một cái nhìn tổng quan cấp cao về mục đích và kết quả chính của cuộc họp.
• Các Việc Cần Làm: Danh sách nhiệm vụ rõ ràng, có dấu đầu dòng, các chủ sở hữu được giao và thời hạn mà AI phát hiện.
• Chủ Đề Thảo Luận Chính: Một phân tích chi tiết về các chủ đề chính và các chủ đề được thảo luận, cho phép các bên liên quan không tham gia có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình.

Chia Sẻ Tự Động với Các Bên Liên Quan

Bạn có toàn quyền kiểm soát ai nhận được các tóm tắt này. Cấu hình không gian làm việc của bạn để:

• Chia sẻ chỉ với chính bạn.
• Chia sẻ với tất cả các người tham gia trong lời mời lịch.
• Chia sẻ chỉ với các người tham gia có tên miền email công ty giống nhau, giữ cho khách hàng hoặc đối tác bên ngoài bị loại trừ.
• Thêm các cá nhân cụ thể (như quản lý hoặc trưởng dự án) vào danh sách CC hoặc BCC cho mọi cuộc họp.

Việc phổ biến thông tin tự động này đảm bảo rằng mọi người đều đồng bộ và trách nhiệm được làm rõ ràng.

Cơ sở kiến thức có thể tìm kiếm

Mọi buổi họp được ghi lại bởi SeaMeet đều trở thành một phần của kho lưu trữ có thể tìm kiếm. Không nhớ chi tiết của một quyết định được đưa ra ba tháng trước? Chỉ cần tìm kiếm từ khóa trong không gian làm việc SeaMeet của bạn, và bạn sẽ được đưa trực tiếp đến bản dịch và bản ghi âm liên quan. Điều này biến đổi các cuộc trò chuyện tập thể của công ty bạn thành một cơ sở kiến thức mạnh mẽ và dễ truy cập.

Xuất và tích hợp

SeaMeet hoạt động tốt với các công cụ bạn đã sử dụng. Với một cú click, bạn có thể xuất toàn bộ hồ sơ buổi họp—bao gồm tóm tắt, các nhiệm vụ hành động và bản dịch đầy đủ—vào Google Doc. Điều này giúp dễ dàng chia sẻ, chỉnh sửa và tích hợp kết quả buổi họp vào tài liệu chính thức của đội bạn. Các tích hợp CRM với các nền tảng như Salesforce và HubSpot cũng có sẵn, cho phép bạn đồng bộ dữ liệu buổi họp tự động và giữ các hồ sơ khách hàng cập nhật.

Các mẹo nâng cao cho người dùng cao cấp

Khi bạn đã quen với các chức năng cơ bản, bạn có thể khai thác thêm nhiều giá trị hơn với các tính năng nâng cao của SeaMeet.

• Đào tạo AI về thuật ngữ của bạn: Mỗi công ty đều có các từ viết tắt, tên dự án và thuật ngữ kỹ thuật riêng của mình. Với tính năng “Lên cường từ vựng” (có sẵn trong gói Team), bạn có thể tạo danh sách các từ và cụm từ tùy chỉnh. Điều này tinh chỉnh mô hình nhận dạng giọng nói, tăng đáng kể độ chính xác của bản dịch cho từ vựng độc đáo của tổ chức bạn.
• Phân tích buổi họp trực tiếp và hỗn hợp: Những thách thức trong việc xác định người nói được gia tăng trong các buổi họp hỗn hợp hoặc hoàn toàn trực tiếp, nơi nhiều người có thể nói qua một microphone duy nhất. Tính năng “Xác định người nói” của SeaMeet cho phép bạn xử lý âm thanh sau khi buổi họp kết thúc. Bạn cho AI biết cần tìm bao nhiêu người nói khác nhau, và nó sẽ xử lý lại bản dịch, tách đoạn hội thoại tương ứng. Sau đó, bạn có thể dễ dàng lắng nghe các đoạn của mỗi người nói và gán tên chính xác.
• Tải lên các bản ghi đã có: Có một số tệp âm thanh hoặc video từ các buổi họp, phỏng vấn hoặc podcast trong quá khứ chưa xử lý? Chỉ cần tải chúng lên SeaMeet. Nền tảng hỗ trợ nhiều định dạng khác nhau (MP3, WAV, MP4, M4A, v.v.) và sẽ xử lý chúng giống như một buổi họp trực tiếp, cung cấp bản dịch đầy đủ, tóm tắt và các nhiệm vụ hành động.

Ảnh hưởng kinh doanh của các buổi họp thông minh hơn

Nhận dụng SeaMeet.ai không chỉ là một cách hack năng suất; đó là một khoản đầu tư chiến lược mang lại kết quả kinh doanh cụ thể.

• Năng suất tăng lên: Bằng cách tiết kiệm trung bình hơn 20 phút công việc hành chính mỗi buổi họp, SeaMeet giải phóng thời gian quý giá cho nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có tác động cao.
• Trách nhiệm được tăng cường: Với các nhiệm vụ hành động được ghi lại và phân phối tự động, các nhiệm vụ ít có khả năng bị bỏ quên, dẫn đến tỷ lệ hoàn thành 95% và hoàn thành dự án nhanh hơn.
• Lãnh đạo dựa trên dữ liệu: Đối với các quản lý và giám đốc, việc triển khai SeaMeet trên toàn đội cung cấp khả năng nhìn thấy hoạt động kinh doanh chưa từng có trước đây. Các email insight dành cho giám đốc hàng ngày có thể đánh dấu các rủi ro doanh thu tiềm ẩn, xung đột nội bộ và các cơ hội chiến lược xuất hiện trong các cuộc trò chuyện với khách hàng—biến đổi dữ liệu buổi họp thành thông tin kinh doanh có thể hành động.
• Lập trình đào tạo nhanh hơn: Nhân viên mới có thể làm quen nhanh hơn bằng cách xem lại bản dịch và tóm tắt của các buổi họp đội trong quá khứ, giúp họ truy cập tức thì vào kiến thức tổ chức và lịch sử dự án.

Tương lai của các buổi họp đã đến

Các buổi họp từ xa và hỗn hợp sẽ tồn tại lâu dài. Lựa chọn là bạn sẽ để các thách thức của chúng quyết định hiệu suất của đội bạn hay chấp nhận các công cụ biến chúng thành một lợi thế cạnh tranh. SeaMeet.ai trao quyền cho bạn tổ chức các buổi họp tập trung hơn, bao gồm hơn và năng suất hơn, đảm bảo rằng mỗi cuộc trò chuyện thúc đẩy doanh nghiệp của bạn tiến về phía trước.

Sẵn sàng ngừng lãng phí thời gian trong các buổi họp và bắt đầu nhận được kết quả chưa?

Đăng ký SeaMeet.ai miễn phí hôm nay và trải nghiệm tương lai của sự hợp tác.