การเชี่ยวชาญการประชุมระยะไกลและไฮบริดด้วย SeaMeet.ai: คู่มือครบวงจร

ในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องของสถานที่ทำงานสมัยใหม่ การประชุมระยะไกลและไฮบริดได้กลายเป็นมุมฐานของการทำงานร่วมกัน แม้ว่าพวกมันจะนำเสนอความยืดหยุ่นอย่างไม่เคยมีมาก่อน แต่ก็ยังนำเข้ามาปัญหาที่ไม่เหมือนใคร ความเหนื่อยล้าในการประชุม ความไม่เข้าร่วม ปัญหาโอเวอร์โหลดข้อมูล และ “ว่าใครควรทำอะไร” ที่น่ากลัว เป็นความทุกข์ใจที่พบบ่อยมาก สมมติว่าคุณสามารถกู้เวลาการประชุมกลับมาและเปลี่ยนการสนทนาแต่ละครั้งให้เป็นผลลัพธ์ที่ชัดเจนและสามารถดำเนินการได้ได้ล่ะ?

นี่คือ SeaMeet.ai ซึ่งเป็น copilot การประชุมที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของคุณ ที่ออกแบบมาเพื่อทีมที่ประสบการณ์สูงและบุคคลที่มีประสิทธิภาพ SeaMeet แปลงการประชุมของคุณจากเซสชันการฟังแบบพาสซีฟให้เป็นการทำงานร่วมกันที่ได้ผลและมีพลังงาน คู่มือนี้จะแนะนำทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อใช้ SeaMeet.ai และเชี่ยวชาญศิลปะของการประชุมระยะไกลและไฮบริด

ความเป็นจริงใหม่ของการประชุม: ปัญหาในการประชุมระยะไกลและไฮบริด

การเปลี่ยนไปสู่รูปแบบการทำงานแบบกระจายตัวเป็นการปฏิวัติ แต่ก็ไม่ได้ปราศจากความยากลำบากในการเติบโต ลักษณะการโทรวิดีโอแบบต่อเนื่องสามารถทำให้เครียดทางจิต ซึ่งเป็นปรากฏการณ์ที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายในปัจจุบันว่า “ความเหนื่อยล้า Zoom” ในสภาพแวดล้อมไฮบริด การทำให้ผู้เข้าร่วมจากระยะไกลรู้สึกได้รับความสำคัญและได้ยินเหมือนกับเพื่อนร่วมงานในสำนักงานเป็นเรื่องที่ต้องดิ้นรนอย่างต่อเนื่อง

ปัญหาหลักที่ผู้เชี่ยวชาญต้องเผชิญกับ ได้แก่:

• โอเวอร์โหลดข้อมูล: พยายามเข้าร่วมการสนทนาอย่าง積極적ในขณะที่ทำบันทึกที่ถูกต้องในเวลาเดียวกันเป็นสาเหตุของความสนใจที่แบ่งเบาและรายละเอียดที่พลาด
• การขาดการเข้าร่วม: ผู้เข้าร่วมสามารถทำหลายสิ่งพร้อมกันหรือละเลยได้ง่ายเมื่อพวกเขาไม่ได้อยู่ในห้องเดียวกันทางกายภาพ การทำให้ทุกคนมีสมาธิและเข้าร่วมต้องใช้ความพยายามที่ชัดเจนมากขึ้น
• ช่องว่างในการรับผิดชอบ: ข้อตกลงทางคำพูดและรายการดำเนินการที่ระบุไว้ระหว่างการโทรสามารถลืมได้ง่ายเมื่อการประชุมสิ้นสุดลง หากไม่มีบันทึกที่ชัดเจน การติดตามผลจะกลายเป็นเรื่องของโชคชะตา
• อุปสรรคทางวัฒนธรรมและภาษา: ทีมโลกมักต้องเผชิญกับผู้เข้าร่วมที่พูดหลายภาษาหรือมีรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกัน ซึ่งสามารถนำไปสู่ความเข้าใจผิด
• ความวุ่นวายหลังการประชุม: ใช้เวลามากหลังจากการประชุมสิ้นสุดลง—เขียนอีเมลติดตาม ผลสรุปสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และใส่งานลงในระบบจัดการโครงการด้วยมือ

ปัญหาเหล่านี้ไม่เพียงแต่ทำให้เกิดความทุกข์ใจเท่านั้น แต่ยังมีผลต่อประสิทธิภาพ ไลน์เวลาของโครงการ และแม้กระทั่งจิตวิญญาณของทีมอีกด้วย นี่เป็นเหตุผลที่ชัดเจนที่ผู้ช่วยการประชุมที่ชาญฉลาดสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก

SeaMeet.ai คืออะไร? Copilot การประชุมที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของคุณ

SeaMeet.ai ไม่ใช่เพียงบริการถอดเสียงอีกชนิดหนึ่ง มันเป็น copilot AI ที่ครบวงจรและมีหน้าที่ซึ่งทำงานก่อน ระหว่าง และหลังการประชุมของคุณเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด มันบูรณาการเข้ากับเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณได้อย่างราบรื่น โดยส่วนใหญ่ผ่านอีเมลและแพลตฟอร์มการประชุมยอดนิยม เช่น Google Meet และ Microsoft Teams ทำให้ไม่ต้องเรียนรู้เครื่องมือใหม่ที่ซับซ้อน

โดยพื้นฐานแล้ว SeaMeet.ai มอบ:

• การถอดเสียงแบบเรียลไทม์ที่มีความถูกต้องสูง: ด้วยความถูกต้องมากกว่า 95% SeaMeet จับทุกคำ ให้บันทึกเสียงแบบสดเพื่อให้คุณสามารถมีส่วนร่วมในการสนทนา ไม่ต้องกังวลกับการทำบันทึก
• ผลสรุปที่สร้างโดย AI ที่ชาญฉลาด: หลังการประชุม SeaMeet ส่งผลสรุปที่กระชับและชาญฉลาดที่เน้นการตัดสินใจ หลักการ และประเด็นการสนทนา
• การตรวจจับรายการดำเนินการและหัวข้ออัตโนมัติ: AI จะระบุงาน กำหนดเวลา และเจ้าของที่กล่าวถึงระหว่างการสนทนาอัตโนมัติ สร้างรายการดำเนินการที่ชัดเจน นอกจากนี้ยังจัดหมวดหมู่หัวข้อการสนทนาเพื่อการนำทางที่ง่าย
• การระบุผู้พูดขั้นสูง: SeaMeet สามารถแยกแยะผู้พูดที่แตกต่างกัน (เหมาะสมสำหรับ 2-6 ผู้เข้าร่วม) ทำให้บันทึกเสียง易于อ่านและกำหนดความคิดเห็นและงานให้ถูกต้อง
• การสนับสนุนหลายภาษาโดยกว้าง: ด้วยการสนับสนุนมากกว่า 50 ภาษาและภาษาဒิแล็กต์ SeaMeet ถูกสร้างขึ้นสำหรับทีมโลก มันสามารถจัดการกับการเปลี่ยนภาษาในเวลาจริงภายในการประชุมเดียวกันได้

ด้วยการอัตโนมัติภาระงานบริหารการประชุม SeaMeet ช่วยให้คุณและทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ: การแก้ปัญหาด้วยความคิดสร้างสรรค์ การคิดเชิงกลยุทธ์ และการทำงานร่วมกันที่มีความหมาย

ก่อนการประชุม: เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับความสำเร็จ

การประชุมที่สำเร็จเริ่มต้นด้วยการเตรียมตัวที่ดี SeaMeet.ai ช่วยให้คุณจัดระเบียบกระบวนการนี้และเริ่มต้นได้อย่างราบรื่น

เชื่อมต่อกับปฏิทินของคุณ

วิธีที่ทรงพลังที่สุดในการใช้ SeaMeet คือปล่อยให้มันทำงานให้คุณอัตโนมัติ โดยการเชื่อมต่อ SeaMeet กับ Google Calendar ของคุณ คุณสามารถเปิดใช้ “ฟีเจอร์เข้าร่วมอัตโนมัติ” หลังจากเปิดใช้ copilot SeaMeet จะเข้าร่วมการประชุมทั้งหมดในปฏิทินของคุณที่มีลิงก์การประชุมวิดีโออัตโนมัติ วิธีการ “ตั้งค่าและลืม” นี้ช่วยให้คุณไม่พลาดการบันทึกการสนทนาที่สำคัญ

เชิญ SeaMeet ด้วยตนเอง

หากคุณต้องการควบคุมมากขึ้นหรือมีการประชุมในทันที คุณมีตัวเลือกง่ายๆ หลายอย่างในการเชิญ copilot ของ SeaMeet:

1. จากพื้นที่ทำงานของคุณ: บนแดชบอร์ด SeaMeet เพียงคลิก “Start Recording” และวางลิงก์การประชุม Google Meet หรือ Microsoft Teams ของคุณ
2. ผ่านส่วนขยายเบราว์เซอร์: ติดตั้งส่วนขยาย Chrome ของ SeaMeet ปุ่ม “Start Recording” จะปรากฏขึ้นโดยตรงในอินเทอร์เฟซ Google Meet ของคุณ
3. ผ่านคำเชิญปฏิทิน: สำหรับการประชุมที่กำหนดเวลาแล้ว เชิญ meet@seasalt.ai เช่นเดียวกับที่คุณเชิญผู้เข้าร่วมอื่นๆ copilot จะเข้าร่วมในเวลา

ตั้งค่าการตั้งค่าเริ่มต้น

ภายในพื้นที่ทำงาน SeaMeet ของคุณ คุณสามารถตั้งค่าการตั้งค่าเริ่มต้นเพื่อปรับแต่งประสบการณ์

• ภาษาเริ่มต้น: หากทีมของคุณสื่อสารหลักในภาษาเฉพาะ ให้ตั้งเป็นภาษาเริ่มต้นเพื่อให้มีความถูกต้องในการถอดเสียงสูงสุดตั้งแต่เริ่มต้น
• พื้นที่ทำงานเริ่มต้น: สำหรับผู้ใช้ที่มีพื้นที่ทำงานหลายแห่ง (เช่น สำหรับโครงการหรือแผนกที่แตกต่างกัน) คุณสามารถกำหนดที่เก็บการประชุมเป็นค่าเริ่มต้น
• เทมเพลตสรุปแบบกำหนดเอง: คุณมีรูปแบบมาตรฐานสำหรับบันทึกการประชุมหรือไม่? SeaMeet ช่วยให้คุณสร้างเทมเพลตสรุปแบบกำหนดเอง ไม่ว่าจะเป็นการประชุม daily stand-up การทบทวนโครงการต่อหน้าลูกค้า หรือการศึกษาเชิงเทคนิค คุณสามารถกำหนดพรอมต์ที่บอก AI ว่าต้องดึงข้อมูลอะไรและจัดรูปแบบอย่างไรโดยแม่นยำ คุณยังสามารถใช้เทมเพลตเฉพาะกับชุดการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ อัตโนมัติอีกด้วย

ระหว่างการประชุม: เพิ่มผลผลิตและการมีส่วนร่วมให้มากที่สุด

นี่คือจุดที่ SeaMeet.ai ส่องสว่างอย่างแท้จริง ขณะที่คุณมุ่งเน้นไปที่องค์ประกอบมนุษย์ของการประชุม AI ก็ทำงานอย่างเงียบ ๆ ในเบื้องหลังเพื่อจับภาพและจัดระเบียบเนื้อหา

อยู่ในปัจจุบันด้วยการถอดเสียงแบบเรียลไทม์

ด้วย copilot ของ SeaMeet ในการประชุมของคุณ เอกสารถอดเสียงสดจะเลื่อนขึ้นมาในเวลาจริง ซึ่งมีประโยชน์อันทรงพลังหลายประการ:

• ความมุ่งเน้นที่เพิ่มขึ้น: คุณสามารถมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ในการอภิปรายโดยไม่มีแรงกดดันจากการทำบันทึกละเอียด
• ความชัดเจนที่เพิ่มขึ้น: หากคุณพลาดสิ่งที่ใครบางคนพูดหรือไม่แน่ใจเกี่ยวกับรายละเอียดเฉพาะ การมองที่เอกสารถอดเสียงอย่างรวดเร็วจะให้ความชัดเจนทันที สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้เข้าร่วมที่มีปัญหาการได้ยินหรือผู้ที่ไม่ใช่เจ้าของภาษา
• การมีส่วนร่วมที่เพิ่มขึ้น: สำหรับสมาชิกทีมที่ลังเลที่จะรบกวน เอกสารถอดเสียงสดให้พื้นที่ในการตรวจทานจุดและจัดรูปแบบความคิดของพวกเขาก่อนที่จะพูดออกมา

ใช้ความสามารถหลายภาษา

สำหรับทีมระหว่างประเทศ ความสามารถของ SeaMeet ในการถอดเสียงมากกว่า 50 ภาษาเป็นการเปลี่ยนเกม มันสามารถจัดการกับหลายภาษาที่พูดในบทสนทนาเดียวกันได้แม้แต่ คุณสามารถเปลี่ยนภาษาในการถอดเสียงหลักได้ทุกจุดระหว่างการประชุมโดยตรงจากวิดเจ็ต SeaMeet เพื่อให้แน่ใจว่าความคิดเห็นทุกอย่างถูกจับภาพอย่างถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นภาษาแม่ของพวกเขาหรือไม่

สนับสนุนการทำงานร่วมกันด้วยบันทึกทีม

ในขณะที่ AI จัดการงานหนักของการถอดเสียงและสรุป SeaMeet ยังให้ส่วน “Team Notes” สำหรับการทำงานร่วมกัน นี่คือบันทึกดิจิทัลที่แชร์ซึ่งคุณและเพื่อนร่วมงานสามารถเขียนวางแผน การวิจัยไอเดีย หรือเพิ่มบริบทที่อาจไม่ถูกจับภาพในบทสนทนาเสียง มันเป็นการผสมผสานที่สมบูรณ์แบบระหว่างการจับภาพอัตโนมัติและการป้อนข้อมูลด้วยมือ

หลังการประชุม: เปลี่ยนการสนทนาให้เป็นการดำเนินการ

งานไม่ได้หยุดเมื่อการประชุมสิ้นสุด ในความเป็นจริง นี่มักเป็นจุดที่สูญเสียคุณค่ามากที่สุด SeaMeet.ai รับประกันว่าแรงดลจากการประชุมของคุณจะถูกนำไปสู่การดำเนินการที่ชัดเจนและความก้าวหน้าที่วัดได้

สรุปทันทีและสามารถดำเนินการได้

ภายในไม่กี่นาทีหลังจากการประชุมสิ้นสุด SeaMeet จะส่งอีเมล์โดยอัตโนมัติที่มีสรุปที่จัดรูปแบบอย่างมืออาชีพ นี่ไม่ใช่แค่ข้อความยาวๆ มันเป็นเอกสารที่มีโครงสร้างอย่างชาญฉลาดซึ่งโดยทั่วไปจะรวมถึง:

• สรุปผู้บริหาร: ภาพรวมระดับสูงของวัตถุประสงค์และผลลัพธ์สำคัญของการประชุม
• รายการดำเนินการ: รายการงานที่ชัดเจนและมี bullet point ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลาที่ AI ตรวจพบ
• หัวข้อการอภิปรายสำคัญ: การแบ่งแยกธีมหลักและหัวข้อที่ถูกอภิปราย ทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ได้เข้าร่วมสามารถเข้าใจเร็วขึ้น

แชร์อัตโนมัติกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

คุณมีอำนาจควบคุมอย่างเต็มที่เกี่ยวกับผู้ที่จะได้รับสรุปเหล่านี้ กำหนดค่าพื้นที่ทำงานของคุณเพื่อ:

• แชร์กับตัวเองเท่านั้น
• แชร์กับผู้เข้าร่วมทั้งหมดในคำเชิญปฏิทิน
• แชร์เฉพาะกับผู้เข้าร่วมที่มีโดเมนอีเมล์ของบริษัทเดียวกัน โดยไม่รวมลูกค้าหรือพันธมิตรภายนอก
• เพิ่มบุคคลเฉพาะ (เช่น ผู้จัดการหรือหัวหน้าโครงการ) ลงในรายการ CC หรือ BCC สำหรับการประชุมทุกครั้ง

การเผยแพร่ข้อมูลอัตโนมัตินี้รับประกันว่าทุกคนมีความสอดคล้องกันและความรับผิดชอบชัดเจนอย่างชัดเจน

ฐานความรู้ที่สามารถค้นหาได้

ทุกการประชุมที่บันทึกโดย SeaMeet จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของคลังเก็บข้อมูลที่สามารถค้นหาได้ จำไม่ได้รายละเอียดของการตัดสินใจที่ทำเมื่อสามเดือนที่แล้ว? เพียงแค่ค้นหาในพื้นที่ทำงาน SeaMeet ของคุณด้วยคำหลัก และคุณจะถูกนำไปยังบันทึกเสียงและบันทึกที่เกี่ยวข้องโดยตรง สิ่งนี้เปลี่ยนการสนทนารวมกันของบริษัทของคุณให้เป็นฐานความรู้ที่ทรงพลังและเข้าถึงได้ง่าย

ส่งออกและบูรณาการ

SeaMeet ทำงานร่วมกับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้วได้ดี ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว คุณสามารถส่งออกบันทึกการประชุมทั้งหมด—รวมถึงสรุป รายการการดำเนินการ และบันทึกเต็มรูปแบบ—ไปยัง Google Doc สิ่งนี้ทำให้การแชร์ แก้ไข และรวมผลลัพธ์จากการประชุมเข้าไปในเอกสารอย่างเป็นทางการของทีมของคุณง่ายขึ้น การบูรณาการ CRM กับแพลตฟอร์มเช่น Salesforce และ HubSpot ยังมีให้ใช้งานอีกด้วย ซึ่งช่วยให้คุณสามารถซิงค์ข้อมูลการประชุมอัตโนมัติและรักษาบันทึกลูกค้าอัพเดทเป็นปัจจุบัน

เคล็ดลับขั้นสูงสำหรับผู้ใช้ระดับชั้นสูง

เมื่อคุณสะดวกสบายกับพื้นฐานแล้ว คุณสามารถปลดล็อกคุณค่าเพิ่มเติมได้ด้วยคุณสมบัติขั้นสูงของ SeaMeet

• ฝึก AI ให้รู้จักคำศัพท์เฉพาะของคุณ: ทุกบริษัทมีชื่อย่อ ชื่อโครงการ และคำศัพท์ทางเทคนิคของตัวเอง ด้วยคุณสมบัติ “Vocabulary Boosting” (มีให้ใช้งานในแผน Team) คุณสามารถสร้างรายการคำและวลีแบบกำหนดเองได้ สิ่งนี้ปรับแต่งโมเดลการรับรู้เสียงให้เหมาะสม ทำให้ความถูกต้องของการถอดเสียงเพิ่มขึ้นอย่างมากสำหรับคำศัพท์เฉพาะขององค์กรของคุณ
• วิเคราะห์การประชุมแบบในบ้านและฮายบริด: ความท้าทายของการระบุผู้พูดจะเพิ่มขึ้นในการประชุมแบบฮายบริดหรือแบบเต็มรูปแบบในบ้านที่หลายคนอาจพูดผ่านไมโครโฟนเดียว คุณสมบัติ “Identify Speakers” ของ SeaMeet ช่วยให้คุณประมวลผลเสียงหลังจากเหตุการณ์ คุณบอก AI ว่าต้องการหาผู้พูดที่แตกต่างกันกี่คน และมันจะประมวลผลบันทึกอีกครั้ง แยกบทสนทนาตามนั้น จากนั้นคุณสามารถฟังส่วนของผู้พูดแต่ละคนได้ง่ายและกำหนดชื่อที่ถูกต้อง
• อัปโหลดบันทึกที่มีอยู่แล้ว: มีไฟล์เสียงหรือวิดีโอที่สะสมมาจากการประชุม สัมภาษณ์ หรือพอดคาสต์ในอดีตหรือไม่? เพียงแค่อัปโหลดไปยัง SeaMeet แพลตฟอร์มรองรับรูปแบบที่หลากหลาย (MP3, WAV, MP4, M4A, ฯลฯ) และจะประมวลผลพวกมันเหมือนกับการประชุมสด โดยให้บันทึกเต็มรูปแบบ สรุป และรายการการดำเนินการ

ผลกระทบทางธุรกิจของการประชุมที่ชาญฉลาดขึ้น

การนำ SeaMeet.ai มาใช้ไม่เพียงแต่เป็นวิธีเพิ่มผลผลิตเท่านั้น มันยังเป็นการลงทุนเชิงกลยุทธ์ที่ส่งผลให้ได้ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่แท้จริง

• เพิ่มผลผลิต: โดยการประหยัดเวลาระบบงานบริหารโดยเฉลี่ย 20+ นาทีต่อการประชุม SeaMeet ช่วยให้เวลาที่มีค่าฟรีขึ้นสำหรับพนักงานเพื่อเน้นที่งานที่มีผลกระทบสูง
• เพิ่มความรับผิดชอบ: ด้วยรายการการดำเนินการที่ถูกจับและแจกจ่ายอัตโนมัติ งานมีโอกาสที่จะล้มเหลวน้อยลง ทำให้เกิดอัตราการติดตาม 95% และการเสร็จสิ้นโครงการเร็วขึ้น
• การนำทางโดยอาศัยข้อมูล: สำหรับผู้จัดการและผู้บริหาร การปรับใช้ SeaMeet ทั่วทีมให้ความสามารถในการมองเห็นการดำเนินงานที่ไม่เคยมีมาก่อน อีเมลข้อมูลเชิงลึกสำหรับผู้บริหารทุกวันสามารถระบุความเสี่ยงทางรายได้ ความขัดแย้งภายใน และโอกาสเชิงกลยุทธ์ที่ปรากฏในการสนทนากับลูกค้า—เปลี่ยนข้อมูลการประชุมให้เป็นข้อมูลทางธุรกิจที่สามารถดำเนินการได้
• เร่งการเข้าสู่ระบบ: พนักงานใหม่สามารถเรียนรู้เร็วขึ้นได้โดยการตรวจสอบบันทึกและสรุปของการประชุมทีมในอดีต ทำให้พวกเขาเข้าถึงความรู้ของสถาบันและประวัติโครงการทันที

อนาคตของการประชุมอยู่ที่นี่

การประชุมระยะไกลและฮายบริดจะยังคงอยู่ ความเลือกคือการปล่อยให้ความท้าทายของพวกมันกำหนดประสิทธิภาพของทีมของคุณหรือการยอมรับเครื่องมือที่เปลี่ยนพวกมันให้เป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขัน SeaMeet.ai ให้พลังให้คุณจัดการประชุมที่มุ่งเน้น มีเจตนาร่วมร่วม และมีผลผลิตมากขึ้น โดยรับประกันว่าทุกการสนทนาจะผลักดันธุรกิจของคุณไปข้างหน้า

พร้อมที่จะหยุดสูญเสียเวลาในการประชุมและเริ่มได้ผลลัพธ์หรือไม่?

ลงทะเบียน SeaMeet.ai ฟรีวันนี้ และสัมผัสอนาคตของการทำงานร่วมกัน