Jangan Sampai Ketinggalan Rapat: Sinkronisasi Google Calendar SeaMeet dengan Auto-Join dan Auto-Share

Google Calendar adalah jantung dari banyak bisnis di seluruh dunia, menjaga tim tetap terorganisir dalam rapat dan zona waktu. SeaMeet – asisten rapat AI dari Seasalt.ai – sekarang menawarkan integrasi Google Calendar yang mulus dengan dua fitur unggulan: Auto-Join dan Auto-Share. Ini berarti Anda dapat membiarkan AI copilot Anda secara otomatis bergabung dan merekam rapat atas nama Anda, dan bahkan mengirim email catatan rapat kepada peserta (atau hanya kepada diri sendiri) setelah setiap panggilan – semuanya tanpa upaya manual. Dalam posting ini, kita akan membahas bagaimana Sinkronisasi Google Calendar SeaMeet bekerja, cara mengaturnya, dan mengapa fitur-fitur ini meningkatkan produktivitas untuk profesional bisnis dan tim kecil.

SeaMeet + Google Calendar: Pengalaman Rapat yang Mulus

Dengan mengintegrasikan SeaMeet dengan Google Calendar, Anda pada dasarnya menempatkan kehadiran rapat dan pencatatan Anda pada autopilot. Setelah terhubung, SeaMeet secara otomatis bergabung dengan rapat online yang dijadwalkan di kalender Anda dan mulai merekam dan menyalin dari saat dimulai. Anda tidak perlu lagi mengingat untuk meluncurkan perekam atau mengundang bot pada menit terakhir – SeaMeet memastikan selalu berada di rapat pada waktu yang tepat.

Mengapa integrasi ini penting? Bagi banyak profesional dan bisnis kecil, Google Workspace™ adalah tulang punggung operasi sehari-hari. Integrasi mendalam SeaMeet berarti bekerja sebagai ekstensi alami Google Calendar dan Meet. Anda masuk dengan akun Google Anda dan mengotorisasi SeaMeet, dan dari sana semuanya otomatis – AI menangani kehadiran rapat dan organisasi catatan Anda. Manfaatnya ganda: Anda tidak pernah kehilangan diskusi penting, dan Anda mempertahankan arsip terorganisir dari semua wawasan rapat tanpa upaya tambahan. Seperti memiliki asisten virtual yang rajin yang menghadiri setiap rapat dan mengarsipkan catatan di tempat yang tepat untuk Anda.

Bergabung Otomatis dengan Rapat – Asisten AI Anda Selalu Tepat Waktu

Salah satu fitur unggulan sinkronisasi kalender SeaMeet adalah Auto-Join. Fitur ini memungkinkan SeaMeet untuk secara otomatis bergabung dengan rapat online Anda (seperti panggilan Google Meet) ketika mereka dimulai, tanpa undangan manual atau mengklik “rekam.” Setelah diaktifkan, bot SeaMeet bergabung pada waktu mulai yang dijadwalkan dan segera mulai merekam dan menyalin percakapan. Pada dasarnya, SeaMeet menjadi peserta yang dapat diandalkan di kalender Anda – seseorang yang satu-satunya pekerjaan adalah menangkap semua yang dikatakan dan tidak pernah lelah atau terganggu.

Bayangkan Anda memiliki rapat berturut-turut atau terlambat beberapa menit untuk panggilan – dengan auto-join, SeaMeet sudah berada di rapat, merekam dari detik pertama, jadi Anda tidak kehilangan konteks. Jika Anda memiliki pemesanan ganda, SeaMeet bahkan dapat bergabung dengan satu rapat sementara Anda menghadiri yang lain, memastikan tidak ada rapat yang tidak diawasi. Pendekatan hands-off ini berarti Anda dapat fokus pada diskusi yang sedang berlangsung (atau menangani panggilan klien mendesak itu) sementara SeaMeet mengambil catatan di rapat lainnya.

Bagaimana cara kerjanya? Integrasi SeaMeet dengan Google Calendar memberinya izin untuk melihat jadwal rapat dan detail rapat Anda. Ketika Anda mengaktifkan auto-join, SeaMeet memindai kalender Anda untuk acara apa pun yang memiliki tautan rapat online dan dijadwalkan di masa depan. Kemudian ia menyinkronkan rapat-rapat tersebut ke “Daftar Rapat” SeaMeet Anda – tampilan timeline rapat yang akan datang dan masa lalu di aplikasi SeaMeet. Pada waktu mulai yang tepat, SeaMeet secara otomatis bergabung dengan panggilan dan mulai merekam, persis seperti yang akan dilakukan peserta manusia. Anda akan melihat SeaMeet Copilot bergabung dengan Google Meet Anda (atau panggilan Zoom/Teams, jika itu tautan yang Anda berikan) dan diam-diam menangkap diskusi. Ketika rapat berakhir, SeaMeet menghasilkan transkrip dan ringkasan AI (plus item tindakan, dll.) yang dapat Anda tinjau pada kenyamanan Anda.

Tip: Agar SeaMeet berhasil bergabung secara otomatis, pastikan acara kalender Anda menyertakan tautan rapat online (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, dll.). Di Google Calendar, cukup klik “Tambahkan konferensi video” (Google Meet) saat membuat acara, atau tempel URL rapat pihak ketiga. SeaMeet membutuhkan tautan rapat yang valid dalam undangan untuk mengetahui ke mana harus pergi – tidak akan bergabung dengan acara yang tidak memiliki tautan rapat video. Selama ada tautan, SeaMeet akan melakukan sisanya.

Manfaat auto-join untuk produktivitas bersifat langsung: Anda tidak pernah kehilangan detail rapat karena bergabung terlambat atau kesalahan manusia, dan Anda menghemat waktu dengan tidak perlu mengatur rekaman sendiri. Pengusaha sibuk dan tim di pasar yang bergerak cepat seperti Singapura atau Indonesia sering memiliki jadwal yang ketat; SeaMeet memastikan setiap rapat – baik itu klien di Manila atau panggilan tim di Jakarta – diperhitungkan, bahkan jika Anda secara pribadi tidak bisa berada di dua tempat sekaligus. Dengan mempercayakan tugas rutin bergabung dan merekam rapat kepada SeaMeet, Anda membebaskan diri untuk fokus pada percakapan dan tindak lanjut daripada mekanik pencatatan.

Cara Menghubungkan SeaMeet ke Google Calendar dan Mengaktifkan Auto-Join (Langkah demi Langkah)

Memulai dengan sinkronisasi Google Calendar SeaMeet sederhana. Dalam beberapa menit, Anda dapat mengaturnya untuk mulai bergabung secara otomatis dengan rapat Anda:

Pengaturan integrasi SeaMeet memungkinkan Anda menghubungkan Google Calendar Anda dengan satu klik.

1. Hubungkan SeaMeet ke Google: Di aplikasi SeaMeet atau dashboard web Anda, navigasikan ke pengaturan integrasi akun. Klik opsi Google Calendar dan otorisasi SeaMeet untuk terhubung ke akun Google Anda. (SeaMeet menggunakan login OAuth2 Google yang aman, jadi Anda dapat masuk dengan aman dengan akun Google Workspace Anda.) Setelah terhubung, SeaMeet akan memiliki akses hanya-baca ke jadwal kalender Anda – ini menyinkronkan acara tetapi tidak mengubahnya.

2. Aktifkan Bergabung Otomatis dengan Rapat: Selanjutnya, pergi ke Preferensi Rapat di SeaMeet. Temukan pengaturan “Bergabung Otomatis dengan Rapat” dan aktifkan. Anda akan diminta untuk memilih rapat mana yang harus SeaMeet bergabung secara otomatis – pilih “Semua Rapat di Kalender Saya.” Pengaturan ini memberi tahu SeaMeet untuk memantau semua acara di Google Calendar itu untuk rapat yang dapat bergabung. Simpan atau konfirmasi preferensi ini.

3. Verifikasi Sinkronisasi Rapat: Setelah mengaktifkan, Anda dapat memeriksa Daftar Rapat atau dashboard SeaMeet. Anda harus melihat rapat yang akan datang yang dijadwalkan tercantum di sana (sering disorot, karena mereka dalam antrian untuk auto-join). SeaMeet akan terus menyinkronkan acara baru dari Google Calendar Anda. Jika Anda membuat acara rapat baru untuk besok dengan tautan Google Meet, misalnya, itu akan muncul di daftar SeaMeet segera, siap untuk bergabung secara otomatis.

4. Nikmati Rapat Tanpa Tangan: Itu saja – Google Calendar Anda sekarang terhubung ke SeaMeet. Ketika waktu rapat tiba, bot SeaMeet secara otomatis melompat ke panggilan dan mulai merekam. Anda tidak perlu menggerakkan jari. Setelah rapat, cukup pergi ke SeaMeet untuk meninjau transkrip, ringkasan yang dihasilkan AI, dan rekaman. Anda bahkan dapat berbagi catatan ini atau mengekspornya ke Google Docs dengan satu klik, karena SeaMeet terintegrasi erat dengan Google Drive.

(Jika Anda perlu mematikan auto-join, Anda dapat memutuskan integrasi Google Calendar atau mengubah pengaturan auto-join. SeaMeet juga memungkinkan penghapusan rapat tertentu dari antrian auto-join jika diperlukan – memberi Anda kontrol penuh.)

Berbagi Otomatis Catatan Rapat – Tidak Ada Lagi Email Tindak Lanjut Manual

Sementara Auto-Join menangani perekaman rapat Anda, Auto-Share menghemat waktu Anda setelah rapat dengan mendistribusikan secara otomatis catatan rapat kepada orang-orang yang membutuhkannya. Alih-alih meneruskan email ringkasan atau mengunggah catatan secara manual, SeaMeet dapat mengirim transkrip dan ringkasan rapat melalui email segera setelah panggilan berakhir. Ini dimungkinkan berkat integrasi Google Calendar – karena SeaMeet tahu siapa yang diundang ke rapat Anda (dan alamat email mereka), ia dapat secara cerdas berbagi ringkasan dengan peserta sesuai preferensi Anda. Bagi pemimpin tim dan pemilik bisnis kecil, ini berarti satu hal yang lebih sedikit dalam daftar periksa pasca-rapat Anda: semua orang menerima catatan rapat tanpa Anda perlu menggerakkan jari.

Pengaturan Auto-Share SeaMeet memberikan empat mode fleksibel untuk mengontrol siapa yang secara otomatis menerima catatan rapat.

Dalam pengaturan umum SeaMeet (ditampilkan di atas), Anda dapat memilih salah satu dari empat opsi untuk bagaimana catatan rapat dibagikan setelah setiap panggilan. Level kontrol ini memastikan Anda mempertahankan privasi saat diperlukan dan berbagi informasi saat berharga. Empat mode Auto-Share adalah:

• Bagikan hanya dengan saya: SeaMeet akan mengirim catatan rapat hanya kepada Anda (organisator atau pengguna SeaMeet). Ini berguna jika Anda ingin memiliki catatan pribadi rapat tetapi lebih suka meneruskan atau berbagi wawasan dengan orang lain secara manual.
• Semua peserta dalam acara kalender: SeaMeet akan mengirim catatan kepada semua yang diundang ke acara kalender. Ini memastikan setiap peserta (dan bahkan undangan yang tidak dapat bergabung) menerima ringkasan dan transkrip yang sama di kotak masuk mereka. Sempurna untuk rapat tim atau panggilan klien di mana Anda menginginkan transparansi lengkap dan tindak lanjut yang konsisten untuk semua peserta.
• Bagikan dengan peserta yang memiliki domain yang sama dengan saya: SeaMeet akan berbagi catatan dengan orang-orang di domain perusahaan Anda (misalnya, rekan kerja Anda), tetapi mengecualikan tamu eksternal. Misalnya, jika email Anda adalah alice@company.com dan Anda bertemu dengan klien john@client.com, SeaMeet akan secara otomatis berbagi catatan dengan rekan kerja @company.com Alice dalam undangan, tetapi tidak dengan John. Mode ini berguna ketika Anda ingin mengedarkan menit secara internal tetapi tidak secara otomatis mengirimkannya kepada peserta eksternal.
• Mati untuk siapa pun (termasuk saya): SeaMeet tidak akan secara otomatis mengirim catatan rapat kepada siapa pun ketika mode ini dipilih. Anda mungkin memilih “Mati” untuk rapat sensitif atau jika Anda lebih suka meninjau catatan sebelum berbagi. (Bahkan dengan Auto-Share mati, Anda selalu dapat berbagi catatan rapat secara manual nanti.)

Mode-mode ini membuat Auto-Share sangat dapat beradaptasi untuk berbagai konteks rapat – Anda memutuskan apakah catatan pergi hanya kepada Anda, kepada semua orang, hanya kepada tim, atau kepada tidak ada siapa pun secara default.

SeaMeet juga menyediakan “Daftar Tambahan” untuk kontrol berbagi yang halus, termasuk CC, BCC, dan Daftar Blokir.

Jika Anda mengaktifkan opsi Daftar Tambahan dalam pengaturan Auto-Share, Anda dapat menentukan penerima tambahan atau aturan untuk berbagi:

• CC/BCC: Tambahkan alamat email tertentu (atau alamat grup email) ke CC atau BCC dalam setiap ringkasan rapat yang dibagikan secara otomatis. Misalnya, Anda mungkin selalu CC manajer proyek atau BCC sistem CRM atau arsip Anda, sehingga mereka mendapatkan salinan setiap rekap rapat. Ini bagus untuk menyertakan pemangku kepentingan atau mencatat catatan dalam sistem eksternal secara otomatis.
• Daftar Blokir: Tambahkan alamat email atau domain ke Daftar Blokir untuk mengecualikan mereka dari Auto-Share. SeaMeet tidak akan pernah mengirim catatan rapat kepada alamat apa pun dalam Daftar Blokir Anda, bahkan jika orang itu diundang ke rapat dan mode Auto-Share Anda biasanya berbagi dengan mereka. Ini memberi Anda ketenangan pikiran untuk kontak sensitif. Misalnya, Anda mungkin memblokir email klien eksternal jika Anda tidak ingin SeaMeet secara otomatis mengirim catatan kepada klien, sambil tetap secara otomatis berbagi dengan tim internal Anda. Daftar Blokir memastikan Anda tidak secara tidak sengaja berbagi catatan internal dengan orang-orang yang tidak seharusnya melihatnya.

Dengan Auto-Share yang dikonfigurasi sesuai keinginan Anda, SeaMeet pada dasarnya menangani seluruh siklus rapat: bergabung dengan rapat, merekam dan meringkasnya, kemudian mendistribusikan ringkasan kepada orang-orang yang tepat. Hasilnya adalah penghematan waktu yang besar – alih-alih menghabiskan waktu setelah setiap rapat menulis email atau mengunggah catatan, Anda tahu SeaMeet sudah mengirimkan ringkasan kepada tim Anda atau audiens yang relevan. Anda dapat keluar dari rapat dan percaya bahwa semua orang berada di halaman yang sama dengan poin-poin kunci dan item tindakan di kotak masuk mereka.

Meningkatkan Produktivitas dengan Sinkronisasi Kalender SeaMeet

Sinkronisasi Google Calendar SeaMeet menjadikannya asisten rapat yang benar-benar tanpa tangan. Dengan menggabungkan Auto-Join dan Auto-Share, Anda tidak pernah kehilangan rapat dan tidak pernah kehilangan berbagi hasil:

• Auto-Join memastikan Anda tidak pernah kehilangan rapat atau detail penting apa pun, karena AI menghadiri dan merekam setiap panggilan tepat waktu.
• Auto-Share secara otomatis mengirimkan catatan rapat kepada orang-orang yang tepat, menghilangkan pekerjaan manual mengirim email tindak lanjut.

Bersama-sama, fitur-fitur ini adalah dorongan produktivitas yang sempurna untuk SMB dan tim jarak jauh yang bergulat dengan jadwal sibuk. SeaMeet bekerja sebagai asisten yang rajin yang menghadiri setiap rapat, mengambil catatan yang menyeluruh, dan memastikan wawasan dibagikan dan diarsipkan.

Siap untuk rapat tanpa stres? 🔗Klik di sini untuk menginstal ekstensi Chrome SeaMeet hari ini dan hubungkan Google Calendar Anda untuk mencoba Auto-Join dan Auto-Share untuk diri sendiri. Anda akan segera melihat berapa banyak waktu dan kesulitan yang dapat dihemat oleh copilot rapat AI ini. Dan jika Anda adalah pengguna Outlook – kabar baik: integrasi kalender Outlook SeaMeet sedang dalam perjalanan (dukungan beta diharapkan dalam sekitar 2 minggu, dengan ketersediaan umum dalam 4–6 minggu). Sementara itu, coba sinkronisasi Google Calendar SeaMeet dan jangan sampai ketinggalan rapat atau catatannya!