Paano Makakatulong ang AI sa Paglikha ng Perpektong Mga Agenda ng Pulong

Sa mabilis na mundo ng modernong negosyo, ang mga pulong ay parehong isang kailangan at, masyadong madalas, isang kilalang tagasugat ng oras. Lahat tayo ay naranasan na ito: nakaupo sa isang pulong na patuloy na naglalakad nang walang malinaw na layunin, kung saan ang mga talakayan ay lumilihis sa paksa, at lahat ay umalis na nagtatanong kung ano talaga ang nagawa. Ang halaga ng mga hindi produktibong pulong na ito ay nakakagulat. Isang pag-aaral ng Doodle ay natagpuan na ang mga hindi organisadong pulong ay nagkakahalaga ng halos $400 bilyon taun-taon sa mga kumpanya sa U.S. Ang pangunahing salarin? Ang kawalan ng isang malinaw, mahusay na istrukturang agenda.

Ang isang mahusay na agenda ng pulong ay ang bloke ng disenyo para sa isang matagumpay na pag-uusap. Itinatakda nito ang mga inaasahan, nakatutok ang talakayan, at nagtutulak ng pananagutan. Gayunpaman, ang paggawa ng perpektong agenda—isa na estratehiko, komprehensibo, at inangkop sa mga partikular na layunin ng pulong—ay isang nakakapagod na gawain at kadalasang hindi pinapansin. Dito pumapasok ang Artificial Intelligence (AI) upang baguhin ang isa pang aspeto ng ating buhay sa trabaho.

Ang mga tool na pinapagana ng AI ay hindi na ang bagay ng science fiction; sila ay mga praktikal na katulong na maaaring magpalakas ng ating mga kakayahan at i-automate ang mga nakakapagod na gawain. Pagdating sa paghahanda para sa pulong, ang AI ay maaaring baguhin ang mahirap na proseso ng paglikha ng agenda sa isang maayos, matalino, at lubos na epektibong ehersisyo. Sa pamamagitan ng paggamit ng lakas ng pagsusuri ng data, natural language processing, at smart automation, ang AI ay makakatulong sa iyo at sa iyong koponan na bumuo ng perpektong mga agenda ng pulong na humahantong sa mas maikli, mas produktibo, at mas epektibong mga pagpupulong.

Ang artikulong ito ay tatalakayin ang kritikal na papel ng isang agenda ng pulong, ang mga hamon ng tradisyonal na pagpaplano ng agenda, at ang mga paraan ng pagbabago na maaaring tulungan ng AI na likhain ang walang kapintasan na mga agenda sa bawat pagkakataon. Tatalakayin din natin kung paano ang mga integrated na solusyon tulad ng SeaMeet, isang AI meeting copilot, ay nagpapataas ng antas nito sa pamamagitan ng paglikha ng isang mabuting siklo ng patuloy na pag-unlad para sa buong lifecycle ng iyong pulong.

Ang Hindi Kilalang Bayani: Bakit ang Isang Mahusay na Agenda ay Hindi Maaaring Iwanan

Bago tayo tumungo sa kung paano makakatulong ang AI, mahalagang pahalagahan kung bakit ang isang mahusay na inihandang agenda ay ang pundasyon ng anumang epektibong pulong. Higit pa ito sa isang listahan ng mga paksa; ito ay isang estratehikong dokumento na gumagabay sa buong pakikipag-ugnayan.

1. Nagbibigay Ito ng Linaw at Pokus: Ang isang agenda ay malinaw na nagsasaad ng layunin ng pulong at ang mga partikular na paksang tatalakayin. Tinitiyak nito na ang lahat ay dumating na may isang pinagsamang pag-unawa sa kung ano ang kailangang makamit. Ito ay nagsisilbing isang hadlang, na pumipigil sa mga talakayan na lumihis sa hindi produktibong mga landas at pinapanatili ang koponan na nakatutok sa mga nakasaad na layunin.

2. Hinihikayat nito ang Paghahanda: Kapag nakatanggap ang mga kalahok ng isang agenda nang maaga, may pagkakataon silang maghanda. Maaari nilang suriin ang mga kaugnay na dokumento, tipunin ang kinakailangang data, at isipin ang kanilang mga saloobin sa mga paksang pinag-uusapan. Ang antas ng paghahandang ito ay nagpapataas ng kalidad ng talakayan mula sa mga pinaikling update hanggang sa malalim, makabuluhang pagsosolusyong ng problema.

3. Epektibong Pinamamahalaan nito ang Oras: Ang isang mahusay na agenda ay naglalaan ng isang tiyak na dami ng oras sa bawat paksa. Ang simpleng gawaing ito ng paglalagay ng oras ay lumilikha ng isang pakiramdam ng pagkakaroon ng oras at disiplina. Tinitiyak nito na ang pinakamahalagang mga item ay nakakatanggap ng pansin na nararapat sa kanila at pinipigilan ang mga hindi gaanong mahalagang paksa na makakuha ng hindi katimbang na dami ng oras. Ang resulta ay isang pulong na iginagalang ang iskedyul ng lahat at nagtatapos sa oras.

4. Iniuuwi nito ang Pagmamay-ari at Nagtutulak ng Pananagutan: Ang isang tunay na epektibong agenda ay higit pa sa mga paksa at oras; iniuuwi nito ang isang pinuno sa bawat item. Ang taong itinalaga na ito ay may pananagutan na gabayan ang talakayan, ipakita ang kaugnay na impormasyon, at tiyakin na may desisyon o aksyon na makakamit. Ang pamamahagi ng responsibilidad na ito ay nagpapalakas ng pakikilahok at pananagutan sa lahat ng miyembro ng koponan, na ginagawang aktibong mga kontribyutor ang mga passive na kalahok.

5. Lumilikha Ito ng Isang Talaan ng Mga Desisyon: Ang agenda ay nagsisilbing pundasyon para sa mga minutong ng pulong. Sa pamamagitan ng pagsunod sa istruktura ng agenda, mas madaling makuha ng mga taga-tala ng tala ang mga pangunahing talakayan, mga desisyon na ginawa, at mga item ng aksyon na iniuuwi. Lumilikha ito ng isang malinaw, makasaysayang talaan na maaaring i-refer sa ibang pagkakataon, na tinitiyak na ang mahahalagang resulta ay hindi makalilimutan.

Dahil sa mga malalim na benepisyong ito, malinaw na ang pag-invest ng oras sa paglikha ng isang mahusay na agenda ay hindi lamang isang pinakamahusay na gawi—ito ay isang pangunahing kinakailangan para sa produktibong pakikipagtulungan.

Ang Dating Paraan vs. Ang Paraan ng AI: Isang Kwento ng Dalawang Agenda

Noong una, ang paglikha ng isang agenda ng pulong ay isang manu-manong, at kadalasan ay nag-iisa na proseso. Maaaring gumugol ng maraming oras ang isang organizer ng pulong na sinusubukang tandaan ang mga nakaraang punto ng talakayan, humihingi ng mga paksa mula sa mga miyembro ng koponan sa pamamagitan ng email, at manu-manong inuugnay ang lahat sa isang magkakaugnay na dokumento. Ang prosesong ito ay puno ng mga hamon:

• Ito ay Nagsasama ng Maraming Oras: Ang pag-aayos ng maraming thread ng email, pagsasama-sama ng mga mungkahi, at paggawa ng format ng dokumento ay kumukuha ng oras na maaaring mas magamit sa mas estratehikong gawain.
• Madaling Magkaroon ng Pagkiling: Ang agenda ay kadalasang sumasalamin sa mga priyoridad ng taong gumagawa nito, na maaaring hindi mapansin ang iba pang mahahalagang paksa.
• Kulang ito sa Konteksto: Ang gumagawa ay maaaring walang access sa lahat ng nauugnay na nakaraang usapan, mga desisyon, o hindi pa nalulutas na isyu, na humahantong sa isang hindi kumpleto o hindi naaayon na agenda.
• Ito ay Static: Kapag na-created na, ang isang manu-manong agenda ay mahirap i-adapt sa real-time habang lumalabas ang mga bagong priyoridad.

Ngayon, ihambing natin ito sa isang paraan na pinapagana ng AI. Ang isang AI meeting assistant ay maaaring maging isang estratehikong kasosyo sa proseso ng paglikha ng agenda, gumagamit ng data para bumuo ng isang mas matalino at epektibong plano.

Isipin ito: sa halip na magsimula mula sa isang blangkong pahina, ang iyong AI assistant ay nagsa-analyze ng mga nakaraang transcript ng meeting, mga buod, at listahan ng action item. Nakikilala nito ang mga paulit-ulit na tema, hindi pa nalulutas na isyu mula sa mga nakaraang talakayan, at mga action item na huli na. Maaari pa itong i-scan ang mga nauugnay na dokumento ng proyekto o mga channel ng chat ng koponan para kunin ang mga lumalabas na paksa at priyoridad.

Batay sa komprehensibong pagsusuring ito, ang AI ay nagmumungkahi ng isang draft na agenda na kumpleto sa:

• Nauugnay na Mga Paksa: Kabilang ang parehong mga bagong item at mahahalagang follow-up mula sa mga nakaraang meeting.
• Iminumungkahing Paglalaan ng Oras: Batay sa makasaysayang pagiging kumplikado at haba ng mga katulad na talakayan.
• Iminumungkahing Mga Pinuno ng Paksa: Batay sa sinong nanguna sa mga katulad na talakayan o inatasan ng mga kaugnay na gawain noon.
• Naka-attach na Pre-Reading: Awtomatikong naglalink sa mga dokumento, report, o nakaraang tala ng meeting na nauugnay sa bawat paksa.

Hindi ito isang malayong hinaharap; ito ang ginagawa ng AI na posible ngayon.

Paano Binabago ng AI ang Bawat Hakbang sa Paglikha ng Agenda

Hatiin natin ang mga partikular na paraan kung paano maaring iangat ng AI ang proseso ng pagbuo ng perpektong agenda ng meeting.

1. Intelligent na Pagbuo ng Paksa at Layunin

Ang pinakamalaking hamon sa paglikha ng agenda ay kadalasang ang pagdedesisyon kung ano ang tatalakayin. Maaaring tumulong ang AI sa pamamagitan ng pagmimina ng kolektibong base ng kaalaman ng inyong koponan para magmungkahi ng nauugnay na mga paksa.

• Pagsusuri ng Mga Nakaraang Meeting: Ang isang tool ng AI ay maaaring mag-analyze ng mga transcript at buod ng mga nakaraang meeting para makilala ang mga hindi pa nalulutas na isyu, mga tinalakay na usapin, at mga desisyon na kailangan ng follow-up. Halimbawa, kung ang isang action item mula sa meeting noong nakaraang linggo ay “Imbestigahan ang mga bagong marketing channel,” ang AI ay awtomatikong maglalagay ng “Pagsusuri ng pagsisiyasat sa bagong marketing channel” sa susunod na agenda.
• Pagsubaybay sa Action Item: Sa pamamagitan ng pagsasama sa inyong task management system o sa pamamagitan ng paggamit ng sarili nitong action item detection, alam ng AI kung aling mga gawain ang kumpleto at alin pa rin ang nakabinbin. Maaari itong awtomatikong magdagdag ng mga item sa agenda para suriin ang pag-unlad ng mga pangunahing inisyatiba at tugunan ang anumang mga hadlang.
• Pags-scan ng Mga Komunikasyon: Sa tamang mga permiso, maaaring i-scan ng AI ang mga channel ng komunikasyon ng koponan tulad ng Slack o Microsoft Teams para makilala ang mga madalas na binabanggit na paksa, tanong, o problema na maaaring kailangan ng isang pormal na talakayan.

2. Estratehikong Pag-aayos at Pagpuprioridad

Kapag nakalap na ang mga paksa, kailangan silang iayos nang lohikal at i-prioritize. Maaaring tumulong ang AI sa paglikha ng isang daloy na may kabuluhan at tinitiyak na ang pinakamahalagang mga item ay tinutugunan muna.

• Pagpuprioridad Batay sa Kailangan at Kahalagahan: Sa pamamagitan ng pagsusuri ng mga keyword, mga deadline ng proyekto, at damdamin mula sa mga nauugnay na komunikasyon, maaaring tumulong ang AI na i-rank ang mga item sa agenda. Ang isang paksa na nauugnay sa isang malaking isyu ng kliyente o isang nalalapit na deadline ng proyekto ay awtomatikong makikilala bilang high priority at ilalagay sa tuktok ng agenda.
• Lohikal na Paggrupupo: Maaaring pagsamahin ng AI ang mga nauugnay na paksa para lumikha ng isang mas magkakaugnay na daloy ng talakayan. Halimbawa, maaari nitong pagsamahin ang lahat ng paksa na nauugnay sa badyet sa ilalim ng isang seksyon at lahat ng paksa na nauugnay sa isang partikular na tampok ng produkto sa isa pa.
• Ang “Parking Lot” para sa Mga Ideyang Hindi Nasa Paksa: Sa panahon ng meeting, maaaring lumabas ang mga magagandang ideya na hindi nasa agenda. Ang isang AI assistant tulad ng SeaMeet ay maaaring kunin ang mga ito sa real-time at idagdag ang mga ito sa isang “parking lot” o isang listahan ng mga potensyal na paksa para sa mga hinaharap na meeting, tinitiyak na walang ideya ang mawawala nang hindi naaabala ang kasalukuyang talakayan.

3. Realistikong Paglalaan ng Oras

Isa sa pinakamalaking dahilan kung bakit nauubos ang oras ng mga meeting ay ang hindi realistikong pagpaplano ng oras. Maaaring magdala ang AI ng mga insight na hango sa data sa prosesong ito.

• Pagsusuri ng Makasaysayang Data: Maaaring i-analyze ng AI kung gaano katagal ang pagtalakay ng mga katulad na paksa sa mga nakaraang meeting at magmungkahi ng isang realistikong paglalaan ng oras. Kung ang koponan ay patuloy na gumugugol ng 20 minuto sa pagtalakay ng weekly metrics, ang AI ay maglalaan ng ganoong dami ng oras, sa halip na isang arbitraryong 10 minuto.
• Dynamic na Pamamahala ng Oras: Sa mismong meeting, ang isang AI copilot ay maaaring tumulong na subaybayan ang oras. Maaari itong magbigay ng mahinang paalala kapag ang isang talakayan ay malapit na sa inilaan nitong oras, nagbibigay-daan sa pinuno ng meeting na magdesisyon kung ibabalik na, itatabi ang talakayan, o sadyang palalawigin ang oras.

4. Pagtatalaga ng Mga Tungkulin at Responsibilidad

Ang isang mahusay na agenda ay naglilinaw kung sino ang may pananagutan para sa ano. Maaaring i-automate at i-optimize ng AI ito.

• Pagkilala sa Mga Dalubhasa sa Paksa: Batay sa mga nakaraang kontribusyon at mga itinalagang gawain, maaaring imungkahi ng AI ang pinakaaangkop na tao para pamunuan ang bawat item ng agenda. Kung ang isang partikular na inhinyero ay malakas na kasangkot sa isang bagong tampok, imumungkahi ng AI na sila ang pamunuan ang talakayan tungkol sa paksang iyon.
• Pagtiyak ng Balanseng Pakikilahok: Sa paglipas ng panahon, maaaring suriin ng AI ang mga sukatan ng pakikilahok. Kung napapansin nito na ang ilang indibidwal ay patuloy na nanghihimasok sa mga usapan o na ang iba ay hindi nagko-contribute, maaari itong mahinahong imungkahi na italaga ang mga item ng agenda sa mas tahimik na miyembro ng koponan para hikayatin ang mas balanseng paglahok.

5. Pagkolekta at Pagpapamahagi ng Konteksto

Ang pagdating sa isang pulong na hindi handa ay isang resipe para sa kawastuhan. Tinitiyak ng AI na ang bawat kalahok ay may kontekstong kailangan nila para makapag-ambag ng makabuluhan mula noong simula pa lamang ng pulong.

• Mga Automated na Link para sa Paunang Pagbabasa: Kapag iniaadd ng AI ang isang paksa sa agenda, maaari itong awtomatikong maghanap at mag-link sa mga kaugnay na dokumento, mga buod ng nakaraang pulong, o mga dashboard ng data. Para sa isang item ng agenda tulad ng “Suriin ang Pagganap ng Benta sa Q3,” maaaring i-attach ng AI ang link sa ulat ng benta ng Q3.
• Mga Paghahanda Bago ang Pulong: Ang ilang advanced na tool ng AI ay maaari pang bumuo ng isang maigsi na paghahanda bago ang pulong para sa bawat kalahok, na nagsusumaryo ng mga pangunahing layunin, kanilang partikular na tungkulin sa pulong, at ang mahahalagang punto mula sa mga materyales para sa paunang pagbabasa.

Pagsasama-Sama ng Lahat: SeaMeet at ang Ikot ng Buhay ng Pulong

Bagama’t maraming tool ang lumalabas para harapin ang mga bahagi ng problemang ito, ang tunay na lakas ng AI ay nabubuksan kapag ito ay isinama sa buong ikot ng buhay ng pulong. Dito nagsisilbing liwanag ang isang komprehensibong AI meeting copilot tulad ng SeaMeet.

Ang SeaMeet ay idinisenyo upang maging matalinong kasama ng iyong koponan bago, habang, at pagkatapos ng inyong mga pulong. Bagama’t ang mga pangunahing lakas nito ay nasa real-time na transkripsyon, pagsusumaryo, at pagtukoy ng mga action item, ang mayamang data na ito ay naging panggatong para sa paglikha ng mas mahusay na mga agenda para sa mga hinaharap na pulong.

Ganito ito lumilikha ng isang malakas na feedback loop:

1. Habang ang Pulong: Sumasali ang SeaMeet sa iyong tawag sa Google Meet o Microsoft Teams at nagbibigay ng isang napaka-tumpak, real-time na transkripsyon sa mahigit 50 mga wika. Kinikilala nito ang mga nagsasalita at kinukuha ang usapan nang literal.
2. Pagkatapos ng Pulong: Agad pagkatapos ng pulong, bumubuo ang SeaMeet ng isang matalinong buod, na binibigyang-diin ang mga pangunahing desisyon, resulta, at awtomatikong natukoy na mga action item. Ang buod na ito ay direktang inihahatid sa iyong inbox at maaaring i-export sa Google Docs.
3. Bago ang Susunod na Pulong: Dito nangyayari ang mahiwagang bagay para sa pagpaplano ng agenda. Ang istrukturadong data mula sa lahat ng iyong nakaraang mga pulong—ang mga transkripsyon, ang mga buod, ang mga action item—ay naging isang mayamang database. Kapag naghahanda para sa iyong susunod na pulong, maaari mong gamitin ang database na ito (o isang AI assistant na may access dito) para:
   • Tukuyin ang Mga Hindi Naresolbang Action Item: Mabilis na makita kung anong mga gawain mula sa mga nakaraang pulong ang pa rin na hindi natatapos at idagdag ang mga ito sa agenda para sa isang update ng status.
   • Suriin ang Mga Nakaraang Desisyon: Iwasan ang muling pagsusuri ng mga lumang desisyon sa pamamagitan ng pagkakaroon ng malinaw na tala ng kung ano ang napagpasyahan at bakit.
   • Tukuyin ang Mga Umuulit na Problema: Kung ang mga parehong isyu ay lumalabas sa mga buod ng pulong linggo-linggo, ito ay isang malinaw na senyales na kailangan ng isang dedikadong item ng agenda para tugunan ang pinagmulang sanhi.
   • Tiyakin ang Pagpapatuloy: Para sa mga paulit-ulit na pulong ng proyekto, ang buod mula sa huling pulong ay nagsisilbing perpektong panimulang punto para sa susunod na agenda, na tinitiyak ang walang putol na pagpapatuloy ng usapan.

Sa pamamagitan ng pagkuha ng “ano” ng inyong mga pulong na may walang kapantay na katumpakan, ang SeaMeet ay nagbibigay ng mahalagang “bakit” para sa inyong mga hinaharap na agenda. Tinitiyak nito na ang inyong pagpaplano ay hindi batay sa maraming pagkakamali na memorya ng tao, kundi sa isang kumpleto at obhetibong tala ng mga usapan at pangako ng inyong koponan.

Ang Hinaharap ay Ngayon: Ang Iyong Unang Hakbang patungo sa Mga Perpektong Agenda

Ang panahon ng walang layunin, hindi produktibong mga pulong ay malapit nang matapos. Ang paggamit ng AI ay hindi tungkol sa pagpapalit sa paghuhusga ng tao kundi sa pagpapalakas nito. Sa pamamagitan ng paghawak sa mabibigat na gawain ng pagkolekta ng data, pagsusuri, at organisasyon, inilalaya ng AI ang mga pinuno at miyembro ng koponan na magpokus sa mga estratehikong aspeto ng pagpaplano ng pulong: pagtukoy ng mga ninanais na resulta at pagpapaunlad ng isang kolaboratibong kapaligiran.

Ang paglikha ng perpektong agenda ng pulong ay ang pinakamahalagang hakbang na maaari mong gawin para mapabuti ang produktibidad ng pulong, at ang AI ay ang pinakamalakas na tool na mayroon ka para makamit ito. Sa pamamagitan ng pagtanggap sa mga teknolohiyang ito, maaari mong tiyakin na ang bawat pulong ay may pokus, mahusay, at nagdudulot ng tunay na resulta.

Handa na bang baguhin ang inyong mga pulong mula sa isang kinakailangang kasamaan tungo sa isang estratehikong kalamangan? Simulan sa pamamagitan ng paglikha ng isang sistema ng tala para sa inyong mga usapan.

Tuklasin ang kapangyarihan ng isang AI meeting copilot. Mag-sign up para sa SeaMeet ng libre ngayon at tingnan kung paano ang automated transcription at intelligent summaries ay maaaring maging pundasyon para sa iyong perpektong mga agenda ng meeting.