AI எவ்வாறு உங்களுக்கு சிறந்த மீட்டிங் ஏஜெண்டாக்களை உருவாக்க உதவும்

நவீன வணிகத்தின் வேகமான உலகில், மீட்டிங்குகள் ஒரு அவசியமாகவும், பெரும்பாலும் பிரசித்தியான நேர விரயமாகவும் உள்ளன. நாம் அனைவரும் அங்கு இருந்தோம்: தெளிவான நோக்கம் இல்லாமல் தொடரும் மீட்டிங்கில் அமர்ந்து, விவாதங்கள் தலைப்பை விட்டு வெளியே செல்கின்றன, மேலும் அனைவரும் உண்மையில் என்ன செய்யப்பட்டது என்று யோசித்து விடுகிறார்கள். இந்த உற்பத்தியற்ற மீட்டிங்களின் செலவு மிகப்பெரியது. டூடுள் (Doodle) மூலம் செய்யப்பட்ட ஒரு ஆய்வு கண்டறிந்தது என்னவென்றால் ஒழுங்கற்ற மீட்டிங்குகள் அமெரிக்க நிறுவனங்களுக்கு ஆண்டுக்கு கிட்டத்தட்ட 400 பில்லியன் டாலர் செலவு செய்கின்றன. முதன்மை குற்றவாளி? தெளிவான, நன்கு கட்டமைக்கப்பட்ட ஏஜெண்டா இல்லாமை.

ஒரு சிறந்த மீட்டிங் ஏஜெண்டா வெற்றிகரமான பேச்சுக்கான பிளூபிரிண்ட் (blueprint) ஆகும். இது எதிர்பார்ப்புகளை நிர்ணயிக்கிறது, விவாதத்தை கவனம் செலுத்துகிறது மற்றும் பொறுப்பை ஊக்குவிக்கிறது. இருப்பினும், சிறந்த ஏஜெண்டாவை உருவாக்குவது—திட்டமிடப்பட்ட, விரிவான, மீட்டிங்கின் குறிப்பிட்ட இலக்குகளுக்கு ஏற்ப வடிவமைக்கப்பட்ட ஒன்று—நேரத்தை எடுத்துக்கொள்ளும் மற்றும் பெரும்பாலும் கவனிக்கப்படாத பணியாகும். இதுவே செயற்கை நுண்ணறிவு (AI) நமது வேலை வாழ்க்கையின் மற்றொரு அம்சத்தை புரட்சியாக மாற்றுவதற்கு நுழைகிறது.

AI-ஆధாரित கருவிகள் இனி அறிவியல் புனைகதையின் பொருள் அல்ல; அவை நமது திறன்களை அதிகரிக்கும் மற்றும் சலிப்பான பணிகளை தானாக்கும் நடைமுறை உதவியாளர்களாகும். மீட்டிங் தயாரிப்பு சார்ந்தால், AI ஏஜெண்டா உருவாக்கும் கடினமான செயல்முறையை ஒரு சீரமைக்கப்பட்ட, புத்திசாலித்தனமான மற்றும் மிகவும் பயனுள்ள பயிற்சியாக மாற்றலாம். தரவு பகுப்பாய்வு, இயற்கை மொழி செயலாக்கம் (natural language processing) மற்றும் ஸ்மார்ட் ஆட்டோமேஷன் (smart automation) ஆகியவற்றின் சக்தியைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம், AI உங்களுக்கும் உங்கள் குழுவுக்கும் சிறிய, மேலும் உற்பத்தியான, மேலும் தாக்கம் விளைவிக்கும் கூட்டங்களுக்கு வழிவகுக்கும் சிறந்த மீட்டிங் ஏஜெண்டாக்களை உருவாக்க உதவும்.

இந்தக் கட்டுரை மீட்டிங் ஏஜெண்டாவின் முக்கிய பங்கு, பாரம்பரிய ஏஜெண்டா திட்டமிடலின் சவால்கள் மற்றும் AI ஒவ்வொரு முறையும் பிழையற்ற ஏஜெண்டாக்களை உருவாக்க உதவும் மாற்றும் வழிகளை ஆராயும். SeaMeet போன்ற ஒருங்கிணைந்த தீர்வுகள், AI மீட்டிங் கோபைலட் (copilot), உங்கள் முழு மீட்டிங் வாழ்க்கைச் சுழற்சிக்கு தொடர்ச்சியான முன்னேற்றத்தின் நன்மை சுழற்சியை உருவாக்குவதன் மூலம் இதை மேலும் ஒரு படி முன்னேற்றுவது எப்படி என்பதையும் நாம் தொடுவோம்.

புகழ் பெறாத ஹீரோ: சிறந்த ஏஜெண்டா ஏன் பேச்சுவாதமற்றது

AI எவ்வாறு உதவும் என்பதில் மூழ்குவதற்கு முன், நன்கு உருவாக்கப்பட்ட ஏஜெண்டா எந்தவொரு பயனுள்ள மீட்டிங்கின் அடிப்படையாகும் என்பதை புரிந்து கொள்வது அவசியம். இது வिषயங்களின் பட்டியல் மட்டுமல்ல; இது முழு தொடர்புகளையும் வழிநடத்தும் ஒரு திட்டமிடப்பட்ட ஆவணம்.

1. இது தெளிவு மற்றும் கவனத்தை வழங்குகிறது: ஏஜெண்டா மீட்டிங்கின் நோக்கம் மற்றும் விவாதிக்கப்பட வேண்டிய குறிப்பிட்ட வिषயங்களை தெளிவாகக் கூறுகிறது. இது யாருக்கும் என்ன அடைய வேண்டும் என்று பகிரப்பட்ட புரிதலுடன் வருவதை உறுதி செய்கிறது. இது ஒரு கார்ட்ரெயில் (guardrail) போல் செயல்படுகிறது, பேச்சுக்களை உற்பத்தியற்ற திசைகளுக்கு செல்லாமல் தடுக்கிறது மற்றும் குழுவை குறிப்பிடப்பட்ட இலக்குகளில் கவனம் செலுத்துகிறது.

2. இது தயாரிப்பை ஊக்குவிக்கிறது: பங்கேற்பாளர்கள் முன்கூட்டியாக ஏஜெண்டாவைப் பெறும்போது, அவர்களுக்கு தயாரிக்க வாய்ப்பு உள்ளது. அவர்கள் தொடர்புடைய ஆவணங்களை மதிப்பாய்வு செய்யலாம், தேவையான தரவை சேகரிக்கலாம் மற்றும் கையில் உள்ள வिषயங்கள் பற்றிய தங்கள் எண்ணங்களை உருவாக்கலாம். இந்த அளவு தயாரிப்பு விவாதத்தின் தரத்தை மேற்பரப்பு நிலையில் புதுப்பிப்புகளிலிருந்து ஆழமான, அர்த்தமுள்ள பிரச்சனை தீர்ப்புக்கு உயர்த்துகிறது.

3. இது நேரத்தை திறம்பட நிர்வகிக்கிறது: ஒரு நல்ல ஏஜெண்டா ஒவ்வொரு வिषயத்திற்கும் குறிப்பிட்ட நேரத்தை ஒதுக்குகிறது. நேர-பாக்ஸிங் (time-boxing) என்ற இந்த எளிய செயல் அவசரத்தின் உணர்வையும் ஒழுங்கையும் உருவாக்குகிறது. மிக முக்கியமான பொருள்கள் அவை தகுதியான கவனத்தைப் பெறுவதை இது உறுதி செய்கிறது மற்றும் குறைவான முக்கியமான வिषயங்கள் மிக அதிக நேரத்தை நுகர்வதைத் தடுக்கிறது. இதன் விளைவாக அனைவரின் அட்டவணையை மதிக்கும் மற்றும் நேரத்தில் முடிவடையும் மீட்டிங் ஆகும்.

4. இது உரிமையை ஒதுக்குகிறது மற்றும் பொறுப்பை ஊக்குவிக்கிறது: உண்மையில் பயனுள்ள ஏஜெண்டா வिषயங்கள் மற்றும் நேரங்களுக்கு அப்பால் செல்கிறது; இது ஒவ்வொரு பொருளுக்கும் ஒரு தலைவரை ஒதுக்குகிறது. இந்த நியமிக்கப்பட்ட நபர் விவாதத்தை வழிநடத்துவது, தொடர்புடைய தகவல்களை முன்வைக்குவது மற்றும் முடிவு அல்லது செயல் எடுக்கப்படுவதை உறுதி செய்வதற்கு பொறுப்பாகும். பொறுப்பின் இந்த விநியோகம் அனைத்து குழு உறுப்பினர்களிடையே ஈடுபாடு மற்றும் பொறுப்பை வளர்க்கிறது, செயலற்ற பங்கேற்பாளர்களை செயலில் பங்கேற்பாளர்களாக மாற்றுகிறது.

5. இது முடிவுகளின் பதிவை உருவாக்குகிறது: ஏஜெண்டா மீட்டிங் நிமிடங்களுக்கு அடிப்படையாக செயல்படுகிறது. ஏஜெண்டாவின் அமைப்பைப் பின்பற்றுவதன் மூலம், நோட்-தీసుకர்கள் (note-takers) முக்கிய விவாதங்கள், எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் மற்றும் ஒதுக்கப்பட்ட செயல் பொருள்களை மிக எளிதாகப் பிடிக்க முடியும். இது பின்னர் குறிப்பிடலாம் என்று தெளிவான, வரலாற்று பதிவை உருவாக்குகிறது, முக்கியமான முடிவுகள் மறந்துவிடப்படாமல் இருப்பதை உறுதி செய்கிறது.

இந்த ஆழமான நன்மைகளைக் கருத்தில் கொண்டு, சிறந்த ஏஜெண்டாவை உருவாக்குவதில் நேரம் முதலீடு செய்வது சிறந்த நடைமுறையாக மட்டுமல்ல—இது உற்பத்தியான ஒத்துழைப்புக்கான அடிப்படை தேவையாகும் என்பது தெளிவாகிறது.

பழைய வழி vs. AI வழி: இரண்டு ஏஜெண்டாக்களின் கதை

பாரம்பரியமாக, மீட்டிங் ஏஜெண்டாவை உருவாக்குவது கைமுறையாக, பெரும்பாலும் தனிமையாக இருக்கும் செயல்முறையாகும். மீட்டிங் ஒழுங்குபவர் கடந்த விவாத புள்ளிகளை நினைவு கொள்ள, குழு உறுதியினரிடமிருந்து மின்னஞ்சல் வழியாக வिषயங்களை கோர, அனைத்தையும் கைமுறையாக ஒத்திசைவான ஆவணத்தில் அமைக்க மிகப்பெரிய நேரத்தை செலவிடலாம். இந்த செயல்முறை சவால்களால் நிறைந்துள்ளது:

இது நேரத்தை எடுக்கும்: பல மின்னஞ்சல் தொடர்களை கையாளுதல், பரிந்துரைகளை ஒருங்கிணைப்பது, ஆவணத்தை வடிவமைப்பது ஆகியவை மிகவும் மூலோபாய வேலைகளில் செலவிடப்படும் நேரத்தை எடுக்கும்.
இது பக்குத் திசை கொண்டிருக்கும்: நிகழ்ச்சி அட்டவணை பெரும்பாலும் அதை உருவாக்கும் நபரின் முன்னுரிமைகளை பிரதிபலிக்கிறது, இது பிற முக்கியமான தலைப்புகளை புறக்கணிக்கக்கூடியது.
இது சூழலைக் கொண்டிருக்கவில்லை: ஆசிரியருக்கு பழைய பேச்சுகள், முடிவுகள் அல்லது தீர்க்கப்படாத சிக்கல்கள் போன்ற அனைத்து தொடர்புடைய விவரங்களுக்கும் அணுகல் இல்லாமல் இருக்கலாம், இது முழுமையற்ற அல்லது ஒத்திசைவற்ற நிகழ்ச்சி அட்டவணைக்கு வழிவகுக்கும்.
இது நிலையானது: ஒருமுறை உருவாக்கப்பட்ட பிறகு, புதிய முன்னுரிமைகள் வெளிப்படும்போது கைமுறை நிகழ்ச்சி அட்டவணையை நிகழ்நேரத்தில் மாற்றியமைக்க கடினமாகும்.

இப்போது, இதை AI-இல் செயல்படும் அணுகுமுறையுடன் ஒப்பிடுவோம். AI மீட்டிங் உதவியாளர் நிகழ்ச்சி அட்டவணை உருவாக்கும் செயல்பாட்டில் மூலோபாய பங்காளியாக செயல்படலாம், தரவை பயன்படுத்தி மிகவும் புத்திசாலித்தனமான மற்றும் பயனுள்ள திட்டத்தை உருவாக்கலாம்.

இதை கற்பனை செய்யுங்கள்: வெற்று பக்கத்திலிருந்து தொடங்குவதற்கு பதிலாக, உங்கள் AI உதவியாளர் கடந்த மீட்டிங் டிரான்ஸ்கிரிப்டுகள், சுருக்கங்கள் மற்றும் செயல் உருப்பட்டியல்களை பகுப்பாய்வு செய்கிறது. இது மீண்டும் நிகழும் கருத்துக்கள், முந்தைய விவாதங்களில் தீர்க்கப்படாத சிக்கல்கள் மற்றும் தாமதமான செயல் உருப்களை அடையாளம் கண்டுக்கொள்கிறது. இது தொடர்புடைய திட்ட ஆவணங்கள் அல்லது குழு சத்து சேனல்களை ஸ்கேன் செய்து வளர்ந்து வரும் தலைப்புகள் மற்றும் முன்னுரிமைகளை எடுக்க முடியும்.

இந்த விரிவான பகுப்பாய்வின் அடிப்படையில், AI ஒரு வரைவு நிகழ்ச்சி அட்டவணையை முன்மொழிக்கிறது, அதில்:

தொடர்புடைய தலைப்புகள்: புதிய உருப்கள் மற்றும் கடந்த மீட்டிங்களிலிருந்து முக்கியமான பின்தொடரல்கள் இரண்டையும் உள்ளடக்கியது.
பரிந்துரைக்கப்பட்ட நேர ஒதுக்கீடுகள்: வரலாற்று சிக்கல் மற்றும் ஒத்த விவாதங்களின் நீளத்தின் அடிப்படையில்.
பரிந்துரைக்கப்பட்ட தலைப்பு தலைவர்கள்: முன்பு ஒத்த விவாதங்களை வழிநடத்தியவர் அல்லது தொடர்புடைய பணிகளை ஒதுக்கியவரின் அடிப்படையில்.
இணைக்கப்பட்ட முன் வாசிப்பு: ஒவ்வொரு தலைப்புக்கும் தொடர்புடைய ஆவணங்கள், அறிக்கைகள் அல்லது கடந்த மீட்டிங் நோட்டுகளுடன் தானாகவே இணைக்கிறது.

இது தொலைதூர எதிர்காலம் அல்ல; இது இன்று AI சாத்தியமாக்குகிறது.

AI நிகழ்ச்சி அட்டவணை உருவாக்கும் ஒவ்வொரு படியையும் எவ்வாறு மாற்றுகிறது

1. புத்திசாலித்தனமான தலைப்பு மற்றும் இலக்கு உருவாக்கம்

நிகழ்ச்சி அட்டவணை உருவாக்குவதற்கு மிகவும் சிக்கலான பகுதி பெரும்பாலும் என்ன விவாதிக்க வேண்டும் என்பதை முடிவு செய்வதாகும். AI உங்கள் குழுவின் கூட்டு அறிவு அடிப்படையை சுருக்கி தொடர்புடைய தலைப்புகளை பரிந்துரைக்கும் மூலம் உதவ முடியும்.

கடந்த மீட்டிங்களின் பகுப்பாய்வு: AI கருவி முந்தைய மீட்டிங்களின் டிரான்ஸ்கிரிப்டுகள் மற்றும் சுருக்கங்களை பகுப்பாய்வு செய்து தீர்க்கப்படாத சிக்கல்கள், மேசையில் வைக்கப்பட்ட விவாதங்கள் மற்றும் பின்தொடரல் தேவையான முடிவுகளை அடையாளம் கண்டுக்கொள்ள முடியும். எடுத்துக்காட்டாக, கடந்த வாரத்தின் மீட்டிங்கில் “புதிய மார்க்கெட்டிங் சேனல்களை ஆராய்க” என்ற செயல் உருப் இருந்தால், AI அடுத்த நிகழ்ச்சி அட்டவணையில் “புதிய மார்க்கெட்டிங் சேனல் ஆராய்ச்சியின் மதிப்பாய்வு” என்பதை தானாகவே சேர்க்க முடியும்.
செயல் உருப் கண்காணிப்பு: உங்கள் பணி மேலாண்மை அமைப்புடன் ஒருங்கிணைப்பதன் மூலம் அல்லது அதன் சொந்த செயல் உருப் கண்டறிதலைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம், AI எந்தப் பணிகள் முடிந்துவிட்டன மற்றும் எந்தப் பணிகள் இன்னும் நிறுத்தப்பட்டுள்ளன என்பதை அறிந்து கொள்கிறது. முக்கிய முன்முயற்சிகளின் முன்னேற்றத்தை மதிப்பாய்வு செய்யவும், எந்த தடைகளையும் நிவர்த்தி செய்யவும் நிகழ்ச்சி அட்டவணை உருப்களை தானாகவே சேர்க்க முடியும்.
தகவல் பரிமாற்றத்தை ஸ்கேன் செய்தல்: சரியான அனுமதிகளுடன், Slack அல்லது Microsoft Teams போன்ற குழு தகவல் பரிமாற்ற சேனல்களை AI ஸ்கேன் செய்து அடிக்கடி குறிப்பிடப்படும் தலைப்புகள், கேள்விகள் அல்லது முறையான விவாதத்திற்கு தேவைப்படும் பிரச்சனைகளை அடையாளம் கண்டுக்கொள்ள முடியும்.

2. மூலோபாய அமைப்பு மற்றும் முன்னுரிமை

தலைப்புகள் சேகரிக்கப்பட்ட பிறகு, அவை தர்க்கரீதியாக அமைக்கப்பட்டு முன்னுரிமை அளிக்கப்பட வேண்டும். AI புரிந்துகொள்ளக்கூடிய ஓட்டத்தை உருவாக்குவதில் உதவ முடியும், மேலும் மிக முக்கியமான உருப்கள் முதலில் கையாளப்படுவதை உறுதி செய்கிறது.

அவசரத்திற்கு மற்றும் முக்கியத்திற்கு அடிப்படையிலான முன்னுரிமை: முக்கிய வார்த்தைகள், திட்ட நேரக்குறிப்புகள் மற்றும் தொடர்புடைய தகவல் பரிமாற்றத்திலிருந்து உணர்ச்சியை பகுப்பாய்வு செய்வதன் மூலம், AI நிகழ்ச்சி அட்டவணை உருப்களை வரிசைப்படுத்த உதவ முடியும். பெரிய வாடிக்கையாளர் சிக்கல் அல்லது வரவிருக்கும் திட்ட நேரக்குறிப்பு தொடர்பான தலைப்பு தானாகவே உயர் முன்னுரிமையாக குறிக்கப்பட்டு நிகழ்ச்சி அட்டவணையின் மேலே வைக்கப்படும்.
தர்க்கரீதியான குழுக்கள்: AI தொடர்புடைய தலைப்புகளை ஒன்றாக குழுக்கி, மிகவும் ஒத்திசைவான விவாத ஓட்டத்தை உருவாக்க முடியும். உதாரணமாக, அது பட்ஜெட் தொடர்பான அனைத்து தலைப்புகளையும் ஒரு பிரிவின் கீழ் குழுக்கலாம் மற்றும் ஒரு குறிப்பிட்ட தயாரிப்பு அம்சத்துடன் தொடர்புடைய அனைத்து தலைப்புகளையும் மற்றொரு பிரிவின் கீழ் குழுக்கலாம்.
‘ஆஃப்-தலைப்பு யோசனைகளுக்கான ‘பார்க்கிங் லாட்’: மீட்டிங்கின் போது, நிகழ்ச்சி அட்டவணையில் இல்லாத சிறந்த யோசனைகள் வெளிப்படலாம். SeaMeet போன்ற AI உதவியாளர் இந்த யோசனைகளை நிகழ்நேரத்தில் பிடித்து அவற்றை ‘பார்க்கிங் லாட்’ அல்லது எதிர்கால மீட்டிங்களுக்கான சாத்தியமான தலைப்புகளின் பட்டியலில் சேர்க்கலாம், தற்போதைய விவாதத்தை திசை மாற்றாமல் எந்த யோசனையும் இழக்கப்படாமல் இருப்பதை உறுதி செய்கிறது.

3. யதார்த்தமான நேர ஒதுக்கீடு

மீட்டிங்கள் அதிக நேரம் நீடிக்கும் மிகப் பெரிய காரணங்களில் ஒன்று யதார்த்தமற்ற நேர திட்டமிடல் ஆகும். AI இந்த செயல்பாட்டிற்கு தரவு-ஆధારित நுண்ணறிவுகளை கொண்டு வர முடியும்.

வரலாற்று தரவு பகுப்பாய்வு: AI கடந்த மீட்டிங்களில் ஒத்த தலைப்புகளை விவாதிக்க எவ்வளவு நேரம் எடுக்கும் என்பதை பகுப்பாய்வு செய்து யதார்த்தமான நேர ஒதுக்கீட்டை பரிந்துரைக்க முடியும். குழு வாராந்திர மெட்ரிக்ஸைப் பற்றி 20 நிமிடங்கள் செலவிட்டால், AI தன்னிச்சையான 10 நிமிடங்களுக்கு பதிலாக அந்த அளவு நேரத்தை ஒதுக்கும்.
டைனமிக் நேர மேலாண்மை: மீட்டிங்கின் போதே, AI கோபைலட் நேரத்தைக் கண்காணிக்க உதவ முடியும். விவாதம் ஒதுக்கப்பட்ட நேரத்தை நெருங்கும் போது, அது மென்மையான நுடிப்புகளை வழங்க முடியும், இது மீட்டிங் தலைவருக்கு முடிவு செய்ய அனுமதிக்கிறது: முடிக்க, விவாதத்தை மேசையில் வைக்க, அல்லது நன்கு விவசாயமாக நேரத்தை நீட்டிக்க.

4. பாத்திரங்கள் மற்றும் பொறுப்புகளை ஒதுக்குதல்

ஒரு சிறந்த நிகழ்ச்சி அட்டவணை யாருக்கு என்ன பொறுப்பு உள்ளது என்பதை தெளிவுபடுத்துகிறது. AI இதை தானியங்க화் செய்து மேம்படுத்தலாம்.

தலைப்பு விவர நிபுணர்களை அடையாளம் கண்டறிதல்: கடந்த பங்களிப்புகள் மற்றும் ஒதுக்கப்பட்ட பணிகளின் அடிப்படையில், AI ஒவ்வொரு நிகழ்ச்சி அட்டவணை உருப்புக்கும் தலைமை தీసుకொள்ள மிகப் பொருத்தமான நபரை பரிந்துரைக்க முடியும். ஒரு குறிப்பிட்ட பொறியாளர் ஒரு புதிய அம்சத்தில் அதிகமாக ஈடுபட்டிருந்தால், AI அவர்கள் அந்த தலைப்பில் விவாதத்தை வழிநடத்த வேண்டும் என பரிந்துரைக்கும்.
சமநிலையான பங்கேற்பை உறுதி செய்தல்: காலப்போக்கில், ஒரு AI பங்கேற்பு அளவீடுகளை பகுப்பாய்வு செய்ய முடியும். சில நபர்கள் தொடர்ந்து பேச்சுகளை ஆதிக்கம் செலுத்துகிறார்கள் அல்லது பிறர் பங்களிப்பதில்லை என்பதை அது கவனித்தால், அது மிகவும் சமநிலையான பங்கேற்பை ஊக்குவிக்க அமைதியான குழு உறுப்பினர்களுக்கு நிகழ்ச்சி அட்டவணை உருப்புகளை ஒதுக்க பரிந்துரைக்க முடியும்.

5. சூழலை சேகரித்தல் மற்றும் விநியோகம்

தயாரிக்காமல் மீட்டிங்கில் வருவது திறமையற்ற தன்மைக்கு காரணமாகும். AI மீட்டிங் தொடங்கும் முதல் நிமிடத்திலிருந்து ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளருக்கும் அர்த்தமுள்ள பங்களிப்புக்கு தேவையான சூழலை கொண்டிருப்பதை உறுதி செய்கிறது.

தானியங்கিত முன்-வாசிப்பு இணைப்புகள்: AI நிகழ்ச்சி அட்டவணைக்கு ஒரு தலைப்பை சேர்க்கும் போது, அது தானாகவே தொடர்புடைய ஆவணங்கள், கடந்த மீட்டிங் சுருக்கங்கள் அல்லது தரவு டாஷ்போர்டுகளை தேடி இணைக்க முடியும். ‘Q3 விற்பனை செயல்திறனை மதிப்பாய்வு’ போன்ற நிகழ்ச்சி அட்டவணை உருப்புக்கு, AI Q3 விற்பனை அறிக்கைக்கு இணைப்பை இணைக்கலாம்.
முன்-மீட்டிங் பிரீஃபிங்ஸ்: சில முன்னேறிய AI கருவிகள் ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளருக்கும் சுருக்கமான முன்-மீட்டிங் பிரீஃபிங் உருவாக்கலாம், முக்கிய இலக்குகள், மீட்டிங்கில் அவர்களின் குறிப்பிட்ட பாத்திரம் மற்றும் முன்-வாசிப்பு பொருள்களிலிருந்து முக்கிய புள்ளிகளை சுருக்குகின்றன.

அனைத்தையும் ஒன்றாக இணைப்பது: SeaMeet மற்றும் மீட்டிங் வாழ்க்கைச் சுழற்சி

இந்த பிரச்சனையின் பகுதிகளை நிவர்த்தி செய்ய பல கருவிகள் தோன்றுகின்றன, ஆனால் முழு மீட்டிங் வாழ்க்கைச் சுழற்சியில் ஒருங்கிணைக்கப்படும் போது AI இன் உண்மையான சக்தி திறக்கப்படுகிறது. SeaMeet போன்ற ஒரு விரிவான AI மீட்டிங் கோப்பilot் இங்கு பிரகாசிக்கிறது.

SeaMeet உங்கள் குழுவின் புத்திசாலித்தனமான பங்காளியாக மீட்டிங்களுக்கு முன், போதும் பிறகு வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது. அதன் முக்கிய பலம் நிகழ்நேர மொழிபெயர்ப்பு, சுருக்கம் மற்றும் செயல் உருப்பு கண்டறிதலில் இருந்தாலும், இந்த பெரிய தரவு எதிர்கால மீட்டிங்களுக்கு சிறந்த நிகழ்ச்சி அட்டவணைகளை உருவாக்குவதற்கு எரிபொருளாக மாறுகிறது.

இது எவ்வாறு ஒரு சக்திவாய்ந்த பின்னூட்ட சுழற்சியை உருவாக்குகிறது:

மீட்டிங் போது: SeaMeet உங்கள் Google Meet அல்லது Microsoft Teams அழைப்பில் சேர்ந்து 50 க்கும் மேற்பட்ட மொழிகளில் அதிக துல்லியமான, நிகழ்நேர மொழிபெயர்ப்பு வழங்குகிறது. அது பேச்சாளர்களை அடையாளம் கண்டறிந்து பேச்சை வார்த்தைக்கு வார்த்தை பிடிக்கிறது.
மீட்டிங் பிறகு: மீட்டிங் முடிந்த உடனடியாக, SeaMeet ஒரு புத்திசாலித்தனமான சுருக்கத்தை உருவாக்குகிறது, முக்கிய முடிவுகள், முடிவுகள் மற்றும் தானாகவே கண்டறியப்பட்ட செயல் உருப்புகளை முன்னிலைப்படுத்துகிறது. இந்த சுருக்கம் நேரடியாக உங்கள் ఇமெயிலுக்கு அனுப்பப்படுகிறது மற்றும் Google Docs க்கு ஏற்றலாம்.
அடுத்த மீட்டிங்குக்கு முன்: நிகழ்ச்சி அட்டவணை திட்டமிடலுக்கு மாயம் நடக்கும் இடம் இதுவாகும். உங்கள் கடந்த மீட்டிங்களிலிருந்து அமைக்கப்பட்ட தரவு—மொழிபெயர்ப்புகள், சுருக்கங்கள், செயல் உருப்புகள்—ஒரு பெரிய தரவுத்தளமாக மாறுகிறது. உங்கள் அடுத்த மீட்டிங்குக்கு தயாராகும் போது, நீங்கள் இந்த தரவுத்தளத்தை (அல்லது அதற்கு அணுகல் கொண்ட AI உதவியாளரை) பயன்படுத்தலாம்:
- தீர்க்கப்படாத செயல் உருப்புகளை அடையாளம் கண்டறிதல்: முந்தைய மீட்டிங்களிலிருந்து எந்தப் பணிகள் இன்னும் நிறைவு பெறவில்லை என்பதை விரைவாக பார்த்து அவற்றை நிலை புதுப்பிப்புக்கு நிகழ்ச்சி அட்டவணையில் சேர்க்கவும்.
- கடந்த முடிவுகளை மதிப்பாய்வு: என்ன முடிவு செய்யப்பட்டது மற்றும் ஏன் என்பதற்கு தெளிவான பதிவு இருப்பதன் மூலம் பழைய முடிவுகளை மீண்டும் விவாதிக்காமல் இருங்கள்.
- மீண்டும் மீண்டும் நிகழும் பிரச்சனைகளைக் கண்டறிதல்: மீட்டிங் சுருக்கங்களில் வாரத்திற்கு வாரம் அதே பிரச்சனைகள் தோன்றினால், மூல காரணத்தை நிவர்த்தி செய்ய ஒரு பிரத்யேக நிகழ்ச்சி அட்டவணை உருப்பு தேவை என்பதற்கு தெளிவான சிக்னல் இது.
- தொடர்ச்சியை உறுதி செய்தல்: மீண்டும் மீண்டும் நடக்கும் திட்டம் மீட்டிங்களுக்கு, கடைசி மீட்டிங்கின் சுருக்கம் அடுத்த நிகழ்ச்சி அட்டவணைக்கு சிறந்த தொடக்க புள்ளியாக செயல்படுகிறது, பேச்சின் தடையற்ற தொடர்ச்சியை உறுதி செய்கிறது.

உங்கள் மீட்டிங்களின் ‘என்ன’ ஐ ஒப்பற்ற முடியாத துல்லியமாகப் பிடித்து, SeaMeet உங்கள் எதிர்கால நிகழ்ச்சி அட்டவணைகளுக்கு அவசியமான ‘ஏன்’ ஐ வழங்குகிறது. இது உங்கள் திட்டமிடல் தவறான மனித நினைவின் அடிப்படையில் இல்லை, மாறாக உங்கள் குழுவின் பேச்சுகள் மற்றும் உறுதியளிப்புகளின் முழுமையான மற்றும் புறநிலையான பதிவின் அடிப்படையில் இருப்பதை உறுதி செய்கிறது.

எதிர்காலம் இப்போது உள்ளது: செம்மையான நிகழ்ச்சி அட்டவணைகளுக்கு உங்கள் முதல் படி

இலக்கற்ற, உற்பத்தியற்ற மீட்டிங்களின் காலப்பகுதி முடிவுக்கு வருகிறது. AI இன் ஏற்றுக்கொள்ளல் மனித தீர்ப்பை மாற்றுவது அல்ல, அதை மேம்படுத்துவது ஆகும். தரவு சேகரிப்பு, பகுப்பாய்வு மற்றும் ஒழுங்கமைப்பு ஆகிய கனமான பணிகளை நிர்வகிப்பதன் மூலம், AI குழு தலைவர்கள் மற்றும் உறுப்பினர்களை மீட்டிங் திட்டமிடலின் மூலோபாய அம்சங்களில் கவனம் செலுத்துவதற்கு விடுவிக்கிறது: விரும்பிய முடிவுகளை வரையறுக்கும் மற்றும் ஒரு ஒத்துழைப்பு சூழலை வளர்க்கும்.

செம்மையான மீட்டிங் நிகழ்ச்சி அட்டவணை உருவாக்குவது மீட்டிங் உற்பத்தித்திறனை மேம்படுத்த நீங்கள் எடுக்கும் மிகவும் தாக்கமுள்ள படியாகும், மேலும் அதை அடைய நீங்கள் கொண்டிருக்கும் மிகப் பெரிய கருவி AI ஆகும். இந்த தொழில்நுட்பங்களை ஏற்றுக்கொள்வதன் மூலம், ஒவ்வொரு மீட்டிங்கும் கவனம் செலுத்தப்பட்ட, திறமையான மற்றும் உண்மையான முடிவுகளை உருவாக்குகிறது என்பதை நீங்கள் உறுதி செய்யலாம்.

உங்கள் மீட்டிங்களை ஒரு அவசியமான பொல்லாத விஷயம் இருந்து மூலோபாய நன்மையாக மாற்ற தயாராக இருக்கிறீர்களா? உங்கள் பேச்சுகளுக்கு பதிவு முறையை உருவாக்குவதன் மூலம் தொடங்கவும்.

AI மீட்டிங் கோபைலட்டின் சக்தியைக் கண்டுபிடியுங்கள். இன்று SeaMeet இலவசமாக பதிவு செய்ய மற்றும் தானியங்கி டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் மற்றும் புத்திசாலித்தனமான சுருக்கங்கள் உங்களின் சிறந்த மீட்டிங் ஏஜெண்டாக்களுக்கு அடித்தளமாக மாறலாம் என்பதை பாருங்கள்.

உள்ளடக்க அட்டவணை