Cách Tự Động Phiên Âm Cuộc Gọi Google Meet: Hướng Dẫn Toàn Diện

Trong thế giới kinh doanh phát triển nhanh chóng ngày nay, các buổi họp là nhịp tim của sự hợp tác. Cho dù bạn đang brainstorming với đội ngũ, thuyết trình cho khách hàng hay tổ chức buổi họp toàn công ty, những cuộc trò chuyện này là nơi các quyết định quan trọng được đưa ra, các ý tưởng được sinh ra và tiến độ được hình thành. Nhưng sau khi cuộc gọi kết thúc, chuyện gì xảy ra? Nhiều khi, những insight giá trị, các nhiệm vụ quan trọng và chi tiết quan trọng bị mất trong bầu trời ký ức mờ nhạt và các ghi chú vội vã.

Giải pháp? Phiên âm.

Tự động phiên âm các cuộc gọi Google Meet là một thay đổi lớn cho năng suất, trách nhiệm và quản lý kiến thức. Nó cung cấp một bản ghi hoàn hảo, có thể tìm kiếm của mọi cuộc trò chuyện, đảm bảo không có gì bị bỏ lỡ. Nhưng với nhiều phương pháp khác nhau có sẵn, bạn nên chọn phương pháp nào?

Hướng dẫn toàn diện này sẽ hướng dẫn bạn mọi thứ bạn cần biết về việc tự động phiên âm các cuộc gọi Google Meet. Chúng tôi sẽ khám phá các tùy chọn tích hợp sẵn, sức mạnh của các công cụ AI từ bên thứ ba và cách bạn có thể biến đổi các buổi họp từ các sự kiện tạm thời thành tài sản lâu dài, có giá trị cho toàn tổ chức.

Tại Sao Bạn Nên Phiên Âm Cuộc Gọi Google Meet?

Trước khi chúng ta đi sâu vào “cách”, hãy khám phá “tại sao”. Lợi ích của việc phiên âm các buổi họp vượt xa việc ghi chú đơn giản. Đó là một thực hành cơ bản có thể cách mạng hóa quy trình làm việc của đội ngũ bạn.

• Tăng Cường Tập Trung và Sự Tham Gia: Khi bạn biết rằng cuộc gọi đang được phiên âm, bạn có thể tham gia đầy đủ vào cuộc trò chuyện mà không bị phân tâm bởi việc cố gắng gõ từng từ. Điều này dẫn đến các thành viên tham gia có sự hiện diện, tham gia và sáng tạo hơn.
• Bản Ghi Hoàn Hảo, Có Thể Tìm Kiếm: Hãy quên việc cố gắng nhớ ai đã nói gì. Bản phiên âm là một bản ghi hoàn hảo, có dấu thời gian của buổi họp của bạn. Cần tìm một quyết định cụ thể hoặc điểm dữ liệu? Chỉ cần tìm kiếm nhanh chóng.
• Cải Thiện Khả Dụng và Đ包容性: Bản phiên âm làm cho nội dung buổi họp có thể truy cập được cho mọi người. Các thành viên đội ngũ bị điếc hoặc khó nghe có thể theo dõi một cách dễ dàng. Các đồng nghiệp ở các múi giờ khác nhau không thể tham dự trực tiếp có thể theo kịp hoàn toàn, và những người không nói tiếng mẹ đẻ có thể xem lại văn bản theo tốc độ của họ để đảm bảo hiểu đầy đủ.
• Theo Dõi Nhiệm Vụ Dễ Dàng: Có bao nhiêu ý tưởng hay nhiệm vụ được giao đã bị quên ngay sau khi buổi họp kết thúc? Bản phiên âm cho phép bạn xem lại và trích xuất mọi nhiệm vụ một cách có hệ thống, đảm bảo trách nhiệm và thực hiện.
• Lập Trình Lại Nội Dung và Chia Sẻ Kiến Thức: Một buổi họp đơn lẻ có thể là một kho vàng nội dung. Với bản phiên âm, bạn có thể dễ dàng tạo ra các bài blog, tài liệu nội bộ, tài liệu đào tạo, các trường hợp nghiên cứu và cập nhật mạng xã hội. Nó biến một cuộc trò chuyện một lần thành một tài sản có thể tái sử dụng.
• Đào Tạo và Lập Trình Onboarding: Cung cấp cho nhân viên mới một lợi thế mạnh mẽ bằng cách cung cấp cho họ bản phiên âm của các buổi họp đội ngũ trong quá khứ, các cuộc gọi khách hàng và buổi khởi động dự án. Đây là một cách hiệu quả vô cùng để giúp họ nắm bắt được thuật ngữ công ty, các dự án đang diễn ra và động lực đội ngũ.

Phương Pháp 1: Sử Dụng Tính Năng Phiên Âm Bản Gốc Của Google Meet

Google Meet cung cấp một tính năng phiên âm gốc, nhưng nó đi kèm với một hạn chế đáng kể: nó chỉ có sẵn cho người dùng với các phiên bản Google Workspace cao cấp cụ thể.

Các Phiên Bản Google Workspace Phù Hợp:

• Business Standard & Plus
• Enterprise Starter, Standard, & Plus
• Education Plus
• Teaching and Learning Upgrade

Nếu tổ chức của bạn sử dụng một trong các gói này, một chủ nhà buổi họp được ủy quyền có thể bật phiên âm trực tiếp trong cuộc gọi. Sau buổi họp, một liên kết đến bản phiên âm, được lưu dưới dạng Google Doc, sẽ được gửi tự động qua email cho chủ nhà và bất kỳ người tổ chức buổi họp nào.

Cách Hoạt Động:

1. Trong cuộc gọi Google Meet, chủ nhà bấm vào biểu tượng “Hoạt động”.
2. Chọn “Phiên âm”.
3. Bấm “Bắt đầu phiên âm”.

Hạn Chế Của Tính Năng Phiên Âm Bản Gốc:

Mặc dù thuận tiện cho người dùng phù hợp, tính năng gốc của Google khá cơ bản và có several hạn chế:

• Sự Phù Hợp Hạn Chế: Rào cản lớn nhất là chi phí. Nhiều doanh nghiệp nhỏ, startup và đội ngũ sử dụng gói tiêu chuẩn đơn giản không có quyền truy cập.
• Chức Năng Cơ Bản: Nó cung cấp một khối văn bản thô, không được định dạng. Không có nhận dạng người nói, không có tóm tắt tự động và không có phát hiện nhiệm vụ. Bạn vẫn phải lọc thủ công qua toàn bộ tài liệu để tìm những gì bạn cần.
• Chỉ Sau Cuộc Họp: Bản phiên âm chỉ có sẵn sau khi buổi họp kết thúc. Không có phiên âm thời gian thực, điều này giới hạn tính hữu ích cho những người cần theo dõi trực tiếp.
• Chỉ Dùng Được Cho Tiếng Anh: Phiên âm gốc của Google hiện chỉ giới hạn ở tiếng Anh, một rào cản lớn cho các đội ngũ toàn cầu.

Đối với các đội ngũ cần nhiều sức mạnh, linh hoạt và trí tuệ hơn, một trợ lý buổi họp AI chuyên dụng là câu trả lời rõ ràng.

Phương Pháp 2: Phát huy Quyền Lực Của Trợ Lý Cuộc Họp AI

Đây là nơi phép thuật thực sự diễn ra. Trợ lý họp AI từ bên thứ ba, hay “copilot”, được thiết kế không chỉ để phiên âm mà còn để hiểu, phân tích và tăng giá trị cho nội dung họp của bạn. Các công cụ này tích hợp liền mạch với Google Meet và cung cấp một loạt tính năng khiến phiên âm cơ bản bị lùi xa.

Hãy đến với SeaMeet, một copilot họp tiên tiến được hỗ trợ bởi AI, được xây dựng cho các đội nhóm hiệu suất cao và cá nhân năng suất cao. SeaMeet không chỉ ghi lại các buổi họp của bạn; nó biến chúng thành thông tin có cấu trúc, có thể thực hiện.

Làm cách nào SeaMeet nâng cao phiên âm Google Meet

SeaMeet được thiết kế để khắc phục tất cả các hạn chế của các dịch vụ phiên âm cơ bản. Nó hoạt động như một người tham gia thông minh trong buổi họp của bạn, cung cấp một mức độ phân tích và tự động hóa làm thay đổi cơ bản cách bạn làm việc.

1. Phiên âm thời gian thực trong hơn 50 ngôn ngữ
Không giống như cách tiếp cận của Google chỉ hỗ trợ tiếng Anh sau buổi họp, SeaMeet cung cấp phiên âm thời gian thực có độ chính xác cao trong hơn 50 ngôn ngữ, bao gồm tiếng Tây Ban Nha, Pháp, Đức, Nhật, Hàn và nhiều ngôn ngữ khác. Nó thậm chí hỗ trợ chuyển đổi ngôn ngữ thời gian thực và có thể xử lý nhiều ngôn ngữ được nói trong cùng một buổi họp. Đây là một tính năng quan trọng cho các đội nhóm toàn cầu, đảm bảo mọi người có thể tham gia và hiểu, bất kể ngôn ngữ mẹ đẻ của họ.

2. Xác định người nói tự động
Một bản phiên âm thô không có nhãn người nói là một đống hỗn loạn khó hiểu. SeaMeet tự động xác định và gắn nhãn cho mỗi người nói, làm cho cuộc trò chuyện dễ theo dõi. Với hiệu suất tối ưu cho 2-6 người tham gia, bạn sẽ luôn biết chính xác ai nói gì, điều này quan trọng để làm rõ cam kết và hiểu bối cảnh.

3. Tóm tắt và các nhiệm vụ hành động được hỗ trợ bởi AI
Đây là nơi SeaMeet thực sự nổi bật và giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc sau buổi họp. Mặc dù bản phiên âm đầy đủ luôn có sẵn, AI của SeaMeet phân tích cuộc trò chuyện để tạo ra:

• Tóm tắt thông minh: Nhận được một bản tóm tắt ngắn gọn, dễ đọc về các chủ đề quan trọng, quyết định và kết quả. Không cần phải lướt qua nhiều trang văn bản nữa.
• Phát hiện nhiệm vụ hành động: SeaMeet tự động xác định và trích xuất các nhiệm vụ, hạn chót và người chịu trách nhiệm, tạo ra một danh sách việc cần làm rõ ràng. Điều này đảm bảo rằng không có gì bị quên và mọi người đều có trách nhiệm.
• Chủ đề thảo luận quan trọng: AI tổ chức cuộc trò chuyện thành các chủ đề chính, cho phép bạn nhanh chóng truy cập vào các phần của buổi họp quan trọng nhất đối với bạn.

4. Tích hợp và tự động hóa liền mạch
SeaMeet được xây dựng để phù hợp với quy trình làm việc hiện có của bạn, không làm gián đoạn nó.

• Tham gia họp tự động: Chỉ cần kết nối Google Calendar của bạn, và copilot SeaMeet sẽ tự động tham gia các cuộc gọi Google Meet được lên lịch của bạn. Bạn không cần phải làm gì cả.
• Nhiều phương thức mời gọi: Thích có nhiều quyền kiểm soát hơn? Bạn cũng có thể mời SeaMeet thông qua Chrome Extension hoặc bằng cách gửi email trực tiếp đến meet@seasalt.ai từ lời mời lịch của bạn.
• Xuất ra Google Docs: Sau buổi họp, bản phiên âm đầy đủ và ghi chú do AI tạo ra của bạn có thể được xuất tự động ra Google Docs, giúp dễ dàng chia sẻ và cộng tác.

Cách tự động phiên âm cuộc gọi Google Meet với SeaMeet: Hướng dẫn từng bước

Bắt đầu sử dụng SeaMeet cực kỳ đơn giản. Dưới đây là cách bạn có thể phiên âm buổi họp đầu tiên của mình trong vài phút:

Bước 1: Đăng ký Tài khoản SeaMeet Miễn phí
Truy cập seameet.ai và đăng ký. Gói miễn phí cung cấp cho bạn một hạn mức transcription giờ suốt đời hào phóng, vì vậy bạn có thể trải nghiệm toàn bộ sức mạnh của nền tảng mà không cần cam kết gì.

Bước 2: Kết nối Google Calendar của bạn
Để có trải nghiệm liền mạch nhất, hãy kết nối Google Calendar của bạn trong quá trình thiết lập. Điều này cho phép SeaMeet xem các buổi họp sắp tới của bạn và tự động gửi một copilot để tham gia và ghi lại chúng. Bạn có thể cấu hình để nó tham gia tất cả các buổi họp hoặc bật/tắt cho các sự kiện cụ thể.

Bước 3: Bắt đầu cuộc gọi Google Meet của bạn
Khi đến giờ họp, chỉ cần bắt đầu như bình thường. Copilot SeaMeet sẽ tự động tham gia cuộc gọi, xuất hiện như một người tham gia. Bạn cần cho phép nó tham gia buổi họp. Sau khi tham gia, nó sẽ bắt đầu phiên âm ở chế độ nền một cách yên tĩnh.

Bước 4: Truy cập Bản phiên âm và Ghi chú AI của bạn
Trong buổi họp, bạn có thể xem bản phiên âm được tạo ra theo thời gian thực trong giao diện web SeaMeet. Ngay sau khi buổi họp kết thúc, SeaMeet bắt đầu làm việc. Trong vài phút, bạn sẽ nhận được một email với liên kết đến bản ghi buổi họp hoàn chỉnh.

Bản ghi này bao gồm:

• Bản phiên âm đầy đủ, có dấu thời gian và xác định người nói.
• Bản tóm tắt do AI tạo ra.
• Danh sách các nhiệm vụ hành động và chủ đề thảo luận được phát hiện.
• Bản ghi âm có thể phát được đồng bộ với bản phiên âm.

Thật dễ dàng như vậy. Bạn vừa ghi lại mọi chi tiết của cuộc trò chuyện và biến chúng thành một tài sản có cấu trúc, có thể thực hiện.

Ngoài Phiên âm: Mở Khóa Tiềm Năng Toàn Diện của Các Buổi Họp

Với một công cụ như SeaMeet, việc phiên âm chỉ là khởi đầu. Bạn hiện có một cơ sở dữ liệu phong phú về các cuộc trò chuyện của đội bạn. Dưới đây là một số cách để tận dụng tài sản mới mạnh mẽ này:

• Tạo Trung tâm Kiến thức: Lưu trữ bản phiên âm buổi họp của bạn trong một không gian làm việc chia sẻ. Điều này tạo ra một cơ sở kiến thức có giá trị, có thể tìm kiếm ghi lại lịch sử dự án, tương tác với khách hàng và các quyết định quan trọng.
• Tăng tốc Bán hàng và Thành công Khách hàng: Các đội bán hàng có thể phân tích các cuộc gọi của khách hàng để xác định điểm đau, theo dõi các đề cập đến đối thủ cạnh tranh và tinh chỉnh bài thuyết trình của họ. Các đội thành công khách hàng có thể đảm bảo rằng họ không bao giờ bỏ lỡ một yêu cầu tính năng hoặc một mối quan tâm của khách hàng.
• Linh hoạt hóa Quản lý Dự án: Các quản lý dự án có thể sử dụng bản phiên âm để xác minh yêu cầu, xác nhận các quyết định của bên liên quan và giữ cho mọi người đồng bộ mà không cần tham gia vào mỗi buổi họp.
• Phát hiện Rủi ro Doanh thu và Xung đột Nội bộ: Đối với các nhà lãnh đạo, các hiểu biết toàn đội của SeaMeet là cách mạng. AI có thể phân tích các cuộc trò chuyện trên toàn tổ chức để phát hiện các vấn đề của khách hàng có thể dẫn đến churn hoặc xác định các lỗ hổng giao tiếp và xung đột đang làm chậm tiến độ—trước khi chúng trở thành các vấn đề nghiêm trọng.

Lựa Chọn Rõ Ràng Cho Các Đội Ngành Nghề

Mặc dù phiên âm tích hợp của Google Meet có thể là một bước tiến nhỏ so với việc ghi chép thủ công, nhưng nó còn xa cách so với khả năng của một trợ lý AI chuyên dụng. Đối với bất kỳ đội nào quan tâm đến năng suất, hợp tác và ra quyết định dựa trên dữ liệu, lựa chọn là rõ ràng.

Nỗ lực thủ công trong việc phân tích bản phiên âm thô, xác định người nói và trích xuất thông tin quan trọng tốn nhiều thời gian—điều mà phiên âm được cho là sẽ tiết kiệm. Một công cụ thông minh như SeaMeet tự động hóa toàn bộ quá trình này, mang lại không chỉ một bản phiên âm, mà còn là trí tuệ thực sự của buổi họp.

Sẵn sàng ngừng mất mát thông tin có giá trị và bắt đầu biến các cuộc trò chuyện của bạn thành tài sản mạnh mẽ nhất của bạn chưa?

Đăng ký SeaMeet miễn phí hôm nay và trải nghiệm tương lai của các buổi họp.