Ang Pagwawakas ng Manwal na Paggawa ng Tala: Paano Binabago ng AI Automation ang Mga Pulong

Sa mabilis na mundo ng modernong negosyo, ang mga pulong ay ang puso ng pakikipagtulungan, paggawa ng desisyon, at pagkamalikhain. Dito isinilang ang mga ideya, inihahanda ang mga estratehiya, at nagkakasundo ang mga koponan. Gayunpaman, sa kabila ng kanilang kahalagahan, may isang tahimik na pumatay ng produktibidad na nagliliyab sa bawat silid ng konperensya at video call: ang manwal na paggawa ng tala.

Sa loob ng maraming dekada, tinanggap natin ito bilang isang kinakailangang kasamaan. Ang mabilis na pag-type, ang mga sulat na mabilis na isinulat, ang patuloy na pakikipaglaban upang makinig nang mabuti habang sabay na kinukuha ang mahahalagang detalye. Lahat tayo ay naranasan na ito—nakayuko, sinusubukang isulat ang isang mahalagang sipi, nang biglang tumingin up at napagtanto na nakaligtaan natin ang mahalagang sumunod na punto. Ang resulta? Hindi kumpletong talaan, nakaligtaang mga gawain, at isang koponan na naroroon sa katawan ngunit abala sa isip.

Ang ganitong uri ng paghahalo ng mga gawain ay may malaking halaga. Hinahati nito ang ating pansin, hinahadlangan ang ating kakayahang makipag-usap nang may kabuluhan, at kadalasan ay nagbubunga ng mga tala na may pagkiling, hindi tumpak, o kulang ng kritikal na konteksto. Pagkatapos ng pulong, nagsisimula ang tunay na gawain: pag-unawa sa malabo na sulat, pagsasaayos ng magkakasunud-sunod na mga kaisipan, at paghahatid ng isang malinaw na buod—isang proseso na maaaring mas matagal pa kaysa sa mismong pulong.

Ngunit paano kung may mas mahusay na paraan? Paano kung maaari nating bawiin ang ating pokus, makilahok nang buo sa bawat usapan, at umalis na may perpektong, magagamit na talaan sa bawat pagkakataon?

Tapos na ang panahon ng manwal na paggawa ng tala. Maligayang pagdating sa panahon ng AI automation.

Ang Mga Lihim na Gastos ng Pagsusulat: Bakit Nabibigo Tayo ng Manwal na Paggawa ng Tala

Sa unang tingin, ang paggawa ng tala ay tila isang simple, responsableng gawain. Gayunpaman, ang neuroscience at pagsasaliksik sa produktibidad ay nagsasabi ng ibang kwento. Ang utak ng tao ay hindi inayos para sa epektibong paggawa ng maraming gawain nang sabay, at ang pagsisikap na makinig, maunawaan, at sumulat nang sabay ay isang halimbawa ng problema ng “interferensya sa dalawang gawain”.

1. Hatiang Atensyon at Nabawasang Pakikisangkot

Kapag nakatuon ka sa paggawa ng tala, hindi ka ganap na nakikisangkot sa usapan. Ang iyong mga mapagkukunang kognitibo ay nahahati sa pagdinig sa nagsasalita, pagproseso ng kanilang mga salita, at pagsasalin nito sa nakasulat na anyo. Ang “paglipat ng konteksto” na ito, kahit sa isang maliit na antas, ay pumipigil sa malalim na pakikinig at aktibong pakikisangkot. Naging isang stenograpo ka, hindi isang kasosyo. Mas malamang na hindi ka magtatanong ng makabuluhang mga tanong, hamunin ang mga akala, o mag-ambag ng iyong pinakamahusay na mga ideya dahil ang iyong utak ay puno na.

2. Hindi Maiiwasang Kakulangan sa Kumpletong Impormasyon at Pagkiling

Ang memorya ng tao ay may kakulangan. Kahit na ang pinakamasipag na nagtatala ay makakalimot ng mga detalye, maling interpretasyon ng mga pahayag, o hindi sinasadyang mag-filter ng impormasyon sa pamamagitan ng sariling pagkiling. Ang mga tala na iyong ginagawa ay isang repleksyon ng kung ano ang itinuring mong mahalaga sa sandaling iyon, hindi kinakailangang kung ano ang obhetibong kritikal para sa buong koponan. Maaari itong humantong sa hindi pagkakasundo sa pag-unawa at pagtatalo tungkol sa tunay na sinabi o napagkasunduan. Ang “sinabi niya, sinabi niya” ng mga debate pagkatapos ng pulong ay isang direktang bunga ng pag-asa sa hindi perpekto, subhetibong talaan.

3. Paggugol ng Oras Pagkatapos ng Pulong

Hindi natatapos ang gawain kapag natapos ang pulong. Sa katunayan, para sa itinalagang nagtatala, nagsisimula pa lamang ito. Ang proseso ng paglilinis, pagsasaayos, at paghahatid ng mga tala ay isang malaking pasanin sa administrasyon. Natuklasan ng isang pag-aaral ng Atlassian na ang mga empleyado ay gumugugol ng average na 31 oras bawat buwan sa hindi produktibong mga pulong. Malaking bahagi ng label na “hindi produktibo” ay nagmumula sa hindi epektibong mga workflow bago at pagkatapos ng pulong, kung saan ang pagproseso ng tala ay isang pangunahing sanhi. Ito ang oras na maaaring gamitin sa estratehikong gawain, pagpapatupad ng mismong mga gawain na inilaan ng pulong.

4. Nawawalang Kaalaman at Hindi Naa-access na Mga Pananaw

Ang mga nakasulat na tala sa kamay ay kadalasang nawawala, at ang mga digital na tala ay nakakalat sa mga indibidwal na hard drive, nakalock sa mga personal na dokumento. Lumilikha ito ng mga silo ng kaalaman. Walang sentral, mahahanap na repositoryo ng kolektibong katalinuhan na nabuo sa mga pulong. Ang mga desisyon na ginawa, mga obheksyon na inihayag, at mga kahanga-hangang ideya na naisip sa isang pulong anim na buwan na ang nakalipas ay epektibong nawala, hindi maaring makuha nang hindi umaasa sa pumapalya na memorya ng isang tao.

Ang Rebolusyon ng AI: Mula sa Mga Manwal na Gawain patungo sa Matalinong Automation

Tulad ng pagbabago ng automation sa pagmamanupaktura, logistik, at marketing, ang Artificial Intelligence ay handa na ngayong baguhin ang ating mga workflow sa pakikipagtulungan. Ang mga katulong sa pulong na pinapagana ng AI ay lumalabas bilang ang tiyak na solusyon sa mga kahinaan ng manwal na paggawa ng tala, na inililipat ang mga koponan mula sa isang estado ng distracted na dokumentasyon patungo sa isang estado ng nakatutok, matalinong pakikisangkot.

Hindi lamang ito mga simpleng aparato sa pagrekord. Ang mga modernong AI copilots, tulad ng SeaMeet, ay mga sopistikadong platform na gumaganap bilang isang matalinong, hindi nakikisangkot na miyembro ng iyong koponan. Sumasali sila sa iyong mga tawag, nakikinig nang mabuti, at humahawak sa lahat ng mabibigat na gawain sa administrasyon sa likod.

Narito kung paano binabago ng AI ang buhay ng pulong:

Perpektong, Tumpak na Talaan na may Mataas na Katumpakan na Transkripsyon

Ang pundasyon ng anumang mahusay na talaan ng pulong ay isang perpektong transkripsyon. Ang mga AI na katulong sa pulong ay nagbibigay ng real-time, naitatanggal na nagsasalita na transkripsyon na may mga rate ng katumpakan na kadalasang lumalampas sa 95%. Ang bawat salita ay kinukuha, na lumilikha ng isang layunin, walang kinikilingan na pinagmumulan ng katotohanan na maaaring i-referensya anumang oras.

Para sa mga pandaigdigang pangkat, ang teknolohiyang ito ay isang game-changer. SeaMeet, halimbawa, ay sumusuporta sa higit sa 50 mga wika at kahit na makayanan ang real-time na paglipat ng wika sa loob ng isang solong usapan. Ito ay nagpapatiyak na ang bawat miyembro ng pangkat, anuman ang kanilang katutubong wika, ay may access sa isang malinaw at tumpak na talaan, na nagpapalakas ng mas malaking pagkakasama-sama at pag-unawa.

Matalinong Buod at Agad na Pananaw

Walang may oras na basahin ang isang 60-minutong transkripsyon para hanapin ang mga pangunahing natutunan. Dito nagtatanghal ang “katalinuhan” sa AI. Ang mga advanced na algorithm ay nagsusuri ng buong transkripsyon para tuklasin ang pinakamahalagang mga tema, desisyon, at resulta.

Sa loob ng ilang sandali pagkatapos ng pulong, ang isang AI na katulong ay maaaring makabuo ng isang istrukturad, matalinong buod. Hindi ito isang random na koleksyon ng mga pangungusap; ito ay isang magkakaugnay na salaysay ng usapan, kadalasang inoorganisa sa mga seksyon tulad ng:

• Pangunahing Paksa na Tinalakay: Isang mataas na antas na pangkalahatang-ideya ng mga pangunahing punto.
• Mga Desisyon na Ginawa: Isang malinaw na tala ng lahat ng mga kasunduan at resolusyon.
• Mga Bukas na Tanong: Mga hindi nalutas na isyu na nangangailangan ng karagdagang talakayan.

Ang SeaMeet ay naglalagay ng ito sa isang hakbang paakyat sa pamamagitan ng pagpapahintulot sa mga pangkat na lumikha ng mga custom na template ng buod. Kung kailangan mo ng isang mataas na antas na executive brief, isang detalyadong pagsusuri ng teknikal, o isang buod ng tawag sa benta na harap sa kliyente, ang AI ay maaaring iakma ang output nito para umangkop sa iyong partikular na workflow, na naghahatid ng propesyonal, handa nang ibahagi na nilalaman diretso sa iyong inbox.

Awtoomatikong Pagtuklas ng Aksyon na Item at Gawain

“Kaya, sino ang kukuha nito?” Ito ay isang tanong na kadalasang nagiging sanhi ng kalituhan at mga hindi natutupad na gawain. Isa sa pinakamalakas na tampok ng mga AI na katulong sa pulong ay ang kanilang kakayahang awtomatikong tuklasin at kunin ang mga aksyon na item.

Sa pamamagitan ng pagsusuri ng mga tanda sa usapan, ang AI ay nakikilala ang mga gawain, nagtatalaga ng pag-aari, at kahit na nagmumungkahi ng mga deadline. Ito ay nagbabago ng isang malalim na usapan sa isang kongkretong plano ng aksyon. Ang resulta ay isang malaking pagtaas sa pananagutan at pagsunod. Kapag ang mga aksyon na item ay awtomatikong kinukuha, iniaatas, at ipinapamahagi, walang nalalagpas. Ang mga pangkat ay maaaring lumipat mula sa talakayan patungo sa pagpapatupad nang mas mabilis at mas maaasahan kaysa dati.

Isang Sentralisadong, Maaaring Hanapin na Base ng Kaalaman

Isipin mong maaari mong agad na hanapin ang bawat usapan na kailanman naganap ng iyong pangkat. Sa mga AI na katulong sa pulong, ito ay isang katotohanan. Ang bawat transkripsyon, buod, at hanay ng mga aksyon na item ay inilalagay sa isang sentralisadong, ligtas, at ganap na maaaring hanapin na repositoryo.

Ito ay lumilikha ng isang napakahalagang pinagmumulan ng institusyonal na kaalaman.

• Mga Bagong miyembro ng pangkat ay maaaring magkaroon ng sapat na kaalaman sa pamamagitan ng pagsusuri ng mga nakaraang pulong ng proyekto.
• Mga tagapamahala ng proyekto ay maaaring subaybayan ang ebolusyon ng isang desisyon sa paglipas ng panahon.
• Pamumuno ay maaaring tuklasin ang mga paulit-ulit na tema, panganib, o pagkakataon sa buong organisasyon.

Ang SeaMeet ay nagpapahusay nito sa pamamagitan ng mga tampok tulad ng matalinong paglalagay ng label at organisasyon ng workspace, na ginagawang isang istrukturadong, estratehikong asset ang iyong archive ng pulong mula sa isang magulong koleksyon ng mga file.

SeaMeet: Ang Iyong Agentic AI Copilot para sa Mga Mataas na Paggawa na Pangkat

Habang maraming tool ang maaaring mag-transkriba ng isang pulong, ang isang tunay na AI copilot ay gumagawa ng higit pa sa pag-record—ito ay kumikilos. Ang SeaMeet ay idinisenyo bilang isang agentic AI assistant, ibig sabihin, proactive itong nagpapatupad ng mga gawain at namamahala ng mga workflow para itaguyod ang produktibidad, hindi lamang dokumentuhin ito.

Ito ay nagpapatakbo diretso sa loob ng iyong kasalukuyang mga tool, pangunahin ang iyong email, para maghatid ng mga resulta nang hindi pinipilit kang matuto ng isang bagong platform. Pagkatapos ng isang pulong, hindi ka lamang nakakakuha ng isang link sa isang transkripsyon; nakakakuha ka ng isang propesyonal na naka-format na buod sa iyong inbox. Kailangan mong gawing isang Statement of Work para sa isang kliyente ang buod na iyon? Simplemeng sumagot sa email at magtanong. Ang SeaMeet ay bumubuo ng nilalaman para sa iyo, na nagliligtas sa iyo ng maraming oras ng administrative na gawain pagkatapos ng pulong.

Para sa mga pinuno, ang halaga ay mas malaki pa. Sa pamamagitan ng pag-uutos ng SeaMeet sa isang pangkat, lumilikha ka ng isang network ng organisasyonal na katalinuhan. Ang platform ay nagbibigay ng pang-araw-araw na mga insight ng executive na naglalagay ng marka sa mga potensyal na panganib sa kita, nakikilala ang internal na friction, at binibigyang-diin ang mga estratehikong pagkakataon na nakabaon sa mga usapan ng customer. Ito ay isang early warning system na nagbabago sa pamumuno mula sa reaktibo patungo sa proactive.

Yakapin ang Hinaharap: Bawiin ang Iyong Pokus at Palakasin ang Iyong Mga Pulong

Ang paglipat mula sa manu-manong pagsusulat ng tala patungo sa AI automation ay hindi lamang isang incremental na pagpapabuti; ito ay isang pangunahing pagbabago ng kung paano tayo nagko-collaborate. Sa pamamagitan ng paglilipat ng cognitive burden ng dokumentasyon sa mga matalinong makina, inaalis natin ang ating sarili para gawin ang pinakamahusay na ginagawa ng mga tao: kumonekta, lumikha, at lutasin ang mga kumplikadong problema.

Kapag hindi mo na kailangang mag-alala tungkol sa pagkuha ng bawat salita, maaari mong:

• Magkaroon ng ganap na presensya at makilahok sa bawat usapan.
• Mag-ambag ng iyong pinakamahusay na ideya at mga estratehikong pananaw.
• Magtayo ng mas matibay na relasyon sa iyong mga kasamahan sa trabaho at kliyente sa pamamagitan ng aktibong pakikinig.
• Lumisan mula sa bawat pulong na may perpektong kalinawan sa kung ano ang napagpasyahan at kung ano ang kailangang mangyari susunod.

Ang oras na para ibaba ang panulat, isara ang blangkong dokumento, at hayaan ang AI na hawakan ang mga tala. Oras na para tumuon sa usapan, hindi sa transkripsyon. Oras na para gawing pinakamalakas na estratehikong asset ng inyong koponan ang inyong mga pulong mula sa isang kinakailangang gawain.

Handa ka na bang maranasan ang pagwawakas ng manu-manong pagtatala? Alamin kung paano mapapabago ng SeaMeet ang produktibidad ng iyong mga pulong at ibabalik sa iyo ang maraming oras sa iyong linggo.

Mag-sign up para sa iyong libreng SeaMeet account ngayon sa https://meet.seasalt.ai/signup at sumali sa rebolusyon ng mga pulong.