會議的隱形成本：你究竟浪費了多少時間？

你每週的工作時間有多少浪費在會議上？如果你和一般專業人士一樣，答案是驚人的 11.3 小時。1 對於高階經理人來說，這個數字飆升至每週近 23 小時——超過他們一半的時間。3 幾乎一半的專業人士每天參加三場或更多會議，因此自 2020 年以來，我們花在會議上的時間增加了兩倍，這並不令人意外。1

這不只是日曆安排的問題，更是一場財務危機。沒有生產力的會議每年估計讓美國企業損失 370 億美元的薪資浪費。6 當 Shopify 建立內部計算器來估算會議成本時，他們發現平均 30 分鐘的會議使公司損失 700 至 1,600 美元。8

這些數字令人擔憂，但它們只說明了一半的事實。

我們一直測量錯了東西。會議最重大的成本並不是你坐在會議中的時間，而是隨之而來的隱藏、未被計算的下游工作時數。真正消耗生產力的不是會議本身，而是你點擊「離開會議」那一刻所產生的大量行政和創意勞動。

真正的成本：超越日曆邀請

一小時的會議並不會消耗一小時的生產力。由於它對專注工作造成的嚴重干擾，其真正成本要高得多。一般員工每天已經花費 57% 的時間在溝通上——包括會議、電子郵件和聊天——只剩下 43% 的時間用於他們被僱用來做的深度、創造價值的工作。6

這種不斷的干擾會粉碎專注力。加州大學爾灣分校的一項研究發現，一次干擾後需要超過 23 分鐘才能恢復專注。10 這種「上下文切換」的懲罰意味著，安排在兩項複雜任務之間的 30 分鐘會議，很容易消耗超過一小時的生產時間。68% 的專業人士表示他們缺乏足夠的不受干擾的專注時間，顯然會議是主要禍首。6

但損害並不止於此。研究人員發現了一種稱為「會議恢復」的現象，這是一段認知消耗的時期，員工很難轉回到有意義的任務上。11 這種「會議疲勞」是一種非常真實的生產力稅。在一項調查中，44% 的員工表示，會議過多讓他們「沒有足夠的時間完成剩下的工作」。12

這是理解真正隱形成本的關鍵。那種無法回到「真正工作」的感覺，通常是因為一項新的緊急任務剛剛誕生：會後挑戰。

會後挑戰：拆解下游工作

會議結束的那一刻，一系列新工作就開始了。這不是戰略性、高價值的工作，而是將對話轉化為行動所需的繁重行政任務。高達 54% 的員工經常在離開會議時不清楚接下來要做什麼或誰負責哪項任務。6 下游工作就是填補這種清晰度差距的瘋狂、手動的努力。

讓我們分解這場會後挑戰的三個核心階段。

1. 跟進郵件的藝術與勞動

這是會後工作的第一項也是最關鍵的部分。一封好的跟進郵件不是一則簡短的備忘錄，而是一份精心編撰的文件，需要專注、綜合和清晰。為了有效，它必須總結關鍵決策、明確列出行動項目、指派負責人、設定截止日期，並鏈接任何相關文件。13

撰寫這封郵件的人成為「翻譯者」，負責將可能混亂的討論轉化為每個人都能遵循的連貫計劃。他們必須準確回憶誰說了什麼、達成了什麼共識以及確切的下一步是什麼。這種認知負荷很大，而且為了保持動力，需要在「24 小時黃金窗口」內發送。15 這項單一任務很容易為每次會議消耗 15 到 30 分鐘的專注努力。

• 專案報告： 建立每周或每月的狀態報告需要收集數據、分析里程碑的進度，並為利害關係人格式化報告。17 專案經理表示，他們平均每周花費四小時僅用於建立這些報告和視覺化內容。18 一份複雜的報告可能需要數天時間來彙編和撰寫。19
• 工作說明書（SOWs）： 這是將銷售或啟動會議中的口頭協議轉化為具有約束力的合同的高風險過程。SOW 需要詳盡的細節，定義專案的範圍、目標、可交付成果、時程和付款條款。21 收集需求、撰寫文件和獲得內部批准的過程可能需要兩天的專注時間，對於複雜專案則可能需要數個月。23

3. 責任稅：管理和追蹤行動項目

也許最隱蔽的成本是持續的、低度的行政負擔，確保決策轉化為行動。這種「責任稅」包括：

• 手動建立任務： 從會議記錄或後續電子郵件中提取行動項目，並在手動建立到專案管理工具中，如 Asana、Jira 或 Trello。每項任務都需要明確的描述、負責人和截止日期。25
• 持續監控和跟進： 追蹤這些任務的進度需要持續的監督。經理們平均每周花費五個小時——超過他們時間的 12%——僅僅是為團隊分配、排序和重新排序工作。27 這包括追蹤進度、提醒團隊成員截止日期，以及安排更多會議來審查進度。

把所有這些加起來，情況就很清楚了。一場一小時的會議並不僅僅花費一小時。它的成本包括會議本身的一小時，加上 20 分鐘的後續電子郵件，再加上 15 分鐘在專案管理工具中建立任務，以及每周持續追蹤這些任務的稅收。一場一小時的會議很容易產生兩小時或更多的隱藏後續工作。

使用 SeaMeet 奪回你的時間：會後解決方案

長久以來，我們一直將這種會後的苦差事視為經營成本。我們嘗試過「無會議星期三」和日曆審核，但這些只是治標不治本。問題不僅僅在於會議本身，而是隨之而來的低效、手動的工作流程。

這就是我們打造 SeaMeet 的原因。

SeaMeet 是第一款專門設計用於消除後續工作的 AI 會議助理。它不是為會議而建，而是為會議 之後 發生的事情而建。

雖然其他工具為你提供 transcript 和摘要，但它們仍然留下了將這些資訊轉化為行動的艱鉅工作。SeaMeet 為你完成這項工作。以下是它的運作方式：

• 自動內容生成： SeaMeet 分析你的會議 transcript，自動生成一份全面、格式完美的後續電子郵件草稿。它總結關鍵決策，識別行動項目，並組織整個溝通內容，供你審閱和發送。
• 基於電子郵件的工作流程： 會後工作存在於你的收件箱中。這也是 SeaMeet 的所在之處。它將智能草稿直接傳送到你的電子郵件客戶端，無縫整合到你的自然工作流程中。不再需要在應用程式之間切換、複製粘貼筆記或從空白頁面開始。
• 從對話到 SOW 和報告： SeaMeet 可以立即將會議討論轉化為專案報告、範圍文件甚至 Statement of Work 的結構化初稿。它提取關鍵可交付成果、時程和目標，為你節省數小時的艱苦文檔工作。

通過自動化會後挑戰中最耗時的部分，SeaMeet 平均為每位使用者節省每次會議超過 20 分鐘的手動工作。

仔細想想。如果你一天有三場會議，那就節省了一小時的時間。一周下來，這幾乎是半天的工作時間回到你手中——你可以將這些時間用於真正重要的戰略性、高影響力的工作。

停止支付會議的隱藏稅。是時候超越僅僅應付日曆的階段，開始自動化你的工作流程了。

準備好消除會後的苦差事了嗎？

引用文獻

1. 數字中的工作會議：最新會議統計數據 [2025] - Archie，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://archieapp.co/blog/meeting-statistics/
2. 會議統計數據：我們在會議上花費多少時間？ - Fellow.ai，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://fellow.ai/blog/meetings-statistics-how-many-hours-do-we-spend-in-meetings/
3. 15+ 令人驚嘆的 2024 年會議統計數據與趨勢 + 播客 - Bubbles Notetaker，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.usebubbles.com/blog/meeting-statistics-trends-2024
4. 會議中浪費的時間：36 項會議統計數據 - Ambitions ABA Therapy，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.ambitionsaba.com/resources/time-wasted-in-meetings
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7. 2024 年你應該知道的會議統計數據 - Pumble，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://pumble.com/learn/communication/meeting-statistics/
8. 像 Shopify 這類組織如何透過減少會議來節省數百萬美元 - Axios HQ，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.axioshq.com/insights/how-orgs-like-shopify-are-reducing-meetings-to-try-to-save-millions
9. 工作趨勢指數 | AI 會修復工作嗎？ - Microsoft，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/will-ai-fix-work
10. 時間管理統計數據：了解你的工作日去向 - Runn，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.runn.io/blog/time-management-statistics
11. 為什麼我這麼累？：探討會議到工作的過渡時間以及從虛擬會議疲勞中恢復，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC9729359/
12. 會議中浪費的時間：59+ 項會議統計數據 - Cross River Therapy，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.crossrivertherapy.com/meeting-statistics
13. 如何在會議後撰寫追蹤郵件（含範本！）| The Muse，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.themuse.com/advice/meeting-follow-up-email-template-example
14. 如何撰寫有用的會後追蹤郵件 - Dropbox，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.dropbox.com/resources/follow-up-email-after-meeting
15. 如何撰寫會議追蹤郵件（+ 範例） - Fellow.ai，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://fellow.ai/blog/meeting-follow-up-emails-and-examples/
16. 完美的會後追蹤郵件：9 個能產生結果的範本，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://writemail.ai/how-to/the-perfect-follow-up-email-after-a-meeting-9-templates-that-get-results
17. 12 種必要的專案報告 - ProjectManager，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.projectmanager.com/blog/4-types-of-project-reports
18. [研究] 如何在專案報告中節省時間和金錢 - Office Timeline，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.officetimeline.com/blog/study-how-to-save-time-and-money-in-project-reporting
19. 貴公司給人們製作 Power BI 報告的現實時間是多少？ : r/PowerBI - Reddit，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.reddit.com/r/PowerBI/comments/1kz8qf8/whats_the_realistic_time_that_is_given_to_people/
20. 研究人員 - 你在分析和報告撰寫上花費多少時間？ - Reddit，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.reddit.com/r/userexperience/comments/62uzel/researchers_how_much_time_do_you_spend_on/
21. 制定工作說明書 (SOW) | 採購服務 - 科羅拉多州立大學，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://procurement.colostate.edu/developing-statement-of-work-sow/
22. 工作說明書終極指南：簡單定義與範本 - The Digital Project Manager，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/how-write-statement-of-work-complete-guide/
23. 第一次被要求撰寫 SOW，我完全不知所措。從 BA 轉到 PM 職位。你如何填寫範本？ : r/projectmanagement - Reddit，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.reddit.com/r/projectmanagement/comments/10rcrgk/being_asked_to_write_a_sow_for_the_first_time_and/
24. 貴公司製作一份 SOW 需要多長時間，以及由誰負責？，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://bravado.co/war-room/posts/how-long-does-it-take-for-your-company-to-create-a-sow-and-who-is-responsible
25. 如何建立行動項目和行動項目清單：含追蹤器 - ProjectManager，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://www.projectmanager.com/blog/guide-to-action-items
26. 如何有效追蹤和管理專案會議中的行動項目 | adam.ai，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://adam.ai/blog/action-items-project-meetings
27. 任務管理趨勢報告：+200 項關於經理與個人貢獻者的統計數據 - Reclaim.ai，於 2025 年 9 月 6 日存取，https://reclaim.ai/blog/task-management-trends-report