AI மூலம் குறுகிய, மிகவும் பயனுள்ள மீட்டிங்களை நடத்துவது எப்படி

நவீன பணியிடத்தில், மீட்டிங்கள் இரு முனை வாள் போன்றவை. திறமையாக நடத்தப்படும்போது, அவை ஒத்துழைப்பு, முடிவெடுப்பு மற்றும் புதுமை ஆகியவற்றுக்கு சக்திவாய்ந்த கருவிகளாகும். ஆனால் அவை தவறாக நடந்தால், அவை நேரம், ஆற்றல் மற்றும் வளங்களுக்கு கருப்பு துளையாக மாறும். நாம் அனைவரும் அங்கு இருந்தோம்: ஒரு மின்னஞ்சலாக இருக்க முடியும் மீட்டிங், வட்டங்களில் செல்லும் நிரந்தர விவாதம், அனைவரும் அறையை விட்டு வெளியேறும் நொடியில் வானில் மறைந்து போகும் செயல் பொருள்கள்.

புள்ளிவிவரங்கள் அதிக மிக்கதாக உள்ளன. நிபுணர்கள் சராசரியாக வருடத்திற்கு 23 நாட்கள் மீட்டிங்களில் செலவிடுகிறார்கள், மேலும் நிர்வாகிகள் தங்கள் வேலை நேரத்தில் பாதியை வரை செலவிடலாம். அந்த நேரத்தின் குறிப்பிடத்தக்க பகுதி பயனற்றதாக கருதப்படுகிறது. இது பெரும்பாலும் எரிச்சலூட்டும் அல்ல; இது நிறுவன உற்பத்தித்திறன் மற்றும் ஊழியர் மனநிலைக்கு பெரிய கசிவு ஆகும். மோசமாக நிர்வகிக்கப்படும் மீட்டிங்களின் செலவு அமெரிக்காவில் மட்டுமே ஆண்டுக்கு நூறு பில்லியன் டாலர்களுக்கு மேல் செல்கிறது.

ஆனால் அந்த இழந்த நேரத்தை மீட்டெடுக்கும் வழி இருந்தால் என்ன? ஒவ்வொரு மீட்டிங்கையும் குறுக게, மிகவும் கவனம் செலுத்தி, மிகவும் உற்பத்தியாக்க முடியுமா? தீர்வு இங்கு உள்ளது, மேலும் இது செயற்கை நுண்ணறிவால் இயக்கப்படுகிறது. AI மீட்டிங் உதவியாளர்கள் நாம் வேலை செய்யும் முறையை புரட்சியாக மாற்றுகின்றனர், மீட்டிங்களை அவசியமான பொல்லாதத்திலிருந்து மூலோபாய நன்மையாக மாற்றுகின்றனர்.

திறமையற்ற மீட்டிங்களின் மறைக்கப்பட்ட செலவுகள்

தீர்வுக்குள் நுழைவதற்கு முன், பிரச்சனையின் முழு அளவையும் புரிந்து கொள்வது முக்கியம். மோசமான மீட்டிங்களின் செலவு அறையில் இருக்கும் மக்களின் சம்பளங்களை விட அதிகமாக உள்ளது.

• உற்பத்தித்திறன் இழப்பு: தன்மையற்ற மீட்டிங்கில் செலவிடப்படும் ஒவ்வொரு நிமிடமும், ஆழமான வேலை, படைப்பு சிக்கல் தீர்வு அல்லது வருவாய் உருவாக்கும் செயல்களில் செலவிடப்படாத நிமிடமாகும். மீட்டிங்களுக்கு முன்பும் பின்பும் சூழல் மாற்றலின் சிற்றலை விளைவு மேலும் கவனம் மற்றும் செயல்திறனை குறைக்கிறது.
• ** ஊழியர் ஈடுபாட்டின் இழப்பு**: உங்கள் நேரம் வீணாக்கப்படுவதாக உணர்வதை விட மனநிலையை குறைக்கும் எதுவும் இல்லை. மீட்டிங்கள் தொடர்ந்து ஒழுங்கற்ற மற்றும் அர்த்தமற்றவை என்றால், ஊழியர்கள் ஈடுபாட்டில் இருக்க மாட்டார்கள் மற்றும் சினிக்கலாக மாறுவார்கள். இந்த “மீட்டிங் சோர்வு” அதிக மாற்றம் மற்றும் குறைவான புதுமை கலாச்சாரத்திற்கு வழிவகுக்கும்.
• மோசமான முடிவெடுப்பு: மீட்டிங்களில் தெளிவான நிகழ்ச்சி அட்டவணை, வரையறுக்கப்பட்ட இலக்குகள் மற்றும் துல்லியமான பதிவுகள் இல்லாதபோது, முடிவெடுப்பின் தரம் பாதிக்கப்படுகிறது. முக்கியமான விவரங்கள் மறந்துவிடப்படுகின்றன, பொறுப்புகள் தெளிவற்றவை மாறுகின்றன, மேலும் அதே பிரச்சனைகள் எதிர்கால மீட்டிங்களில் மீண்டும் விவாதிக்கப்படுகின்றன.
• இழந்த வாய்ப்புகள்: வேகமான வணிக சூழலில், வேகம் ஒரு போட்டி நன்மையாகும். திறமையற்ற மீட்டிங்கள் திட்டங்களை மெதுவாக்குகின்றன, தயாரிப்பு வெளியீடுகளை தாமதப்படுத்துகின்றன, மேலும் விற்பனை வாய்ப்புகளை இழக்க முடியும். வாடிக்கையாளர் முகத்தில் உள்ள பாத்திரங்களில், முக்கிய விவரங்களை பிடிக்க முடியாமல் இருப்பது churn மற்றும் இழந்த வருவாய்க்கு வழிவகுக்கும்.

மீட்டிங்களை சரிசெய்யும் பாரம்பரிய அணுகுமுறை—சிறந்த எளிதாக்குதல், கடுமையான நிகழ்ச்சி அட்டவணைகள், கைமுறை நோட் எடுத்தல்—உதவ முடியும், ஆனால் இது பெரும்பாலும் போதுமானது அல்ல. இந்த கைமுறை செயல்முறைகள் நேரம் செலவிடும் மற்றும் மனித தவறுகளுக்கு ஆளாகும். இது AI விளையாட்டை மாற்றும் இடமாகும்.

AI முழு மீட்டிங் வாழ்க்கைச் சுழற்சியை எவ்வாறு மாற்றுகிறது

AI மீட்டிங் உதவியாளர் ஒரு அழகான டேப் ரெக்கார்டர் மட்டுமல்ல. இது மீட்டிங்குக்கு முன்பு, போதும் மற்றும் பிறகு நீங்களுடன் வேலை செய்யும் கோபைலட் ஆகும், அதாவது அதிகபட்ச செயல்திறன் மற்றும் செயல்திறன் உறுதி செய்கிறது. இது எப்படி நடக்கிறது என்பதை பிரித்து பார்க்கலாம்.

மீட்டிங்குக்கு முன்பு: வெற்றிக்கு மேடை அமைத்தல்

வெற்றிகரமான மீட்டிங் யாரும் அழைப்பில் சேருவதற்கு முன்பே நீண்ட காலமாகத் தொடங்குகிறது. தயாரிப்பு முக்கியம், மேலும் AI இந்த செயல்பாட்டின் பெரும்பகுதியை தானியங்காக்க முடியும்.

• புத்திசாலித்தனமான நேரத்தை நிர்ணயித்தல்: AI கருவிகள் காலெண்டர்களை பகுப்பாய்வு செய்து அனைத்து பங்கேற்பாளர்களுக்கும் உகந்த மீட்டிங் நேரத்தைக் கண்டறிய முடியும், வெவ்வேறு நேர மண்டலங்களில் கூட.
• தானியங்கி நிகழ்ச்சி அட்டவணை உருவாக்கம்: மீட்டிங் தலைப்பு, பங்கேற்பாளர்கள் மற்றும் முந்தைய பேச்சுகளின் அடிப்படையில், AI பொருத்தமான நிகழ்ச்சி அட்டவணையை பரிந்துரைக்கலாம், மீட்டிங் பாதையில் இருக்கும் என்பதை உறுதி செய்கிறது.
• மீட்டிங்குக்கு முன்பு பிரிவுகள்: மேம்பட்ட AI உதவியாளர் பங்கேற்பாளர்களுக்கு பொருத்தமான ஆவணங்கள், முந்தைய மீட்டிங் நோட்கள் மற்றும் செயல் பொருள்களின் சுருக்கத்தை வழங்க முடியும், இதனால் அனைவரும் தயாராக வந்து பங்களிக்க முடியும்.

மீட்டிங்கின் போது: விசைப்பலகைக்கு அல்ல, பேச்சுக்கு கவனம் செலுத்துதல்

இது AI மீட்டிங் உதவியாளர்கள் உண்மையில் பிரகாசிக்கும் இடமாகும். ஆவணப்படுத்தல் சுமையை எடுத்துக்கொள்வதன் மூலம், பங்கேற்பாளர்களை பேச்சில் முழுமையாக ஈடுபடும் விதமாக விடுவிக்கின்றன.

• நிகழ்நேர மொழிபெயர்ப்பு: எந்த பெரிய மீட்டிங் உதவியாளரின் அடிப்படையும் அது நிகழ்நேரத்தில் பேச்சை மொழிபெயர்க்கும் திறன் ஆகும். இது சொன்ன அனைத்தையும் தேடக்கூடிய, துல்லியமான பதிவை உருவாக்குகிறது. SeaMeet ஐ இயக்கும் தொழில்நுட்பம் போன்ற நவீன AI, 95% க்கு மேல் துல்லியத்தை அடைய முடியும் மற்றும் பல மொழிகள் மற்றும் பேச்சு முறைகளை ஒரே நேரத்தில் கையாள முடியும். ஜப்பான், ஸ்பெயின் மற்றும் அமெரிக்காவின் குழு உறுப்பினர்கள் அனைவரும் தங்கள் பூர்வீக மொழியில் பேசும் மீட்டிங்கைக் கற்பனை செய்யுங்கள், AI ஒவ்வொரு வார்த்தையையும் பிடித்துக் கொள்கிறது.
• பேச்சாளர் அடையாளம்: யார் என்ன சொன்னார்? இது நினைவிலிருந்து பதிலளிக்க முடியாத ஒரு முக்கியமான கேள்வி ஆகும். AI உதவியாளர்கள் வெவ்வேறு பேச்சாளர்களை வேறுபடுத்தி, தானாகவே டிரான்ஸ்கிரிப்ட்டில் லேபிள் செய்ய முடியும். இது பொறுப்பு மற்றும் தெளிவுக்கு முக்கியமானது.
• லைவ் சுருக்குகள் மற்றும் தலைப்பு கண்டறிதல்: பேச்சு விரிவடையும் போது, AI முக்கிய தலைப்புகள், முடிவுகள் மற்றும் கேள்விகளை அடையாளம் கண்டறிந்து, அவற்றை லைவ் சுருக்கில் முன்வைக்க முடியும். இது விவாதத்தை குவிந்து வைத்து முக்கிய புள்ளிகள் தவறவிடப்படாமல் இருப்பதை உறுதி செய்கிறது.

AI கோப்பilot் நோட்டுகளை கையாளும்போது, ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளரும் செயலில் கேட்பவர் மற்றும் பங்களிப்பாளராக இருக்கலாம். விவாதத்தின் தரம் மேம்படுகிறது, மேலும் பிரத்யேகமாக (மற்றும் பெரும்பாலும் கவனம் செலுத்தாத) மனித நோட்-தேக்கர் தேவையை நீக்குகிறது.

மீட்டிங்குக்குப் பிறகு: பேச்சை செயலாக மாற்றுதல

மீட்டிங்கின் வேலை அழைப்பு முடியும்போது முடிவடையாது. உண்மையில், மீட்டிங்குக்குப் பிறகு நிலை உண்மையான மதிப்பு உருவாக்கப்படும் அல்லது இழக்கப்படும் இடமாகும். இது AI பெரிய உற்பத்தித்திறன் மேம்பாட்டை வழங்கும் மற்றொரு பகுதியாகும்.

• தற்காலிக, புத்திசாலித்தனமான சுருக்குகள்: மீட்டிங் முடிவடைந்த சில நிமிடங்களுக்குள், AI உதவியாளர் சுருக்கமான, புத்திசாலித்தனமான சுருக்கத்தை உருவாக்க முடியும். மூல, திருத்தப்படாத டிரான்ஸ்கிரிப்ட்டுக்கு பதிலாக, நீங்கள் முக்கிய விவாதங்கள், முடிவுகள் மற்றும் முடிவுகளின் சுத்தமான, ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட கண்ணோட்டத்தைப் பெறுகிறீர்கள். SeaMeet போன்ற கருவிகள் விற்பனை அழைப்புகள், திட்ட நிலைப்பாடுகள் அல்லது கிளையன்ட் மதிப்பாய்வுகள் போன்ற வெவ்வேறு மீட்டிங் வகைகளுக்கு தனிப்பயனாக்கப்பட்ட சுருக்கு டெம்ப்ளேட்டுகளை உருவாக்க அனுமதிக்கின்றன.
• தானியங்கி செயல் உருப்படி கண்டறிதல்: “நான் அதை கையாளுவேன்.” அந்த வாக்கியை மீட்டிங்கில் எத்தனை முறை சொன்னீர்கள், ஆனால் மறந்துவிட்டீர்கள்? AI உதவியாளர்கள் செயல் உருப்படிகளை அடையாளம் கண்டறிந்து பிரித்தெடுக்க, சரியான நபருக்கு ஒதுக்கி, காலவரையறைகளை பரிந்துரைக்கும் வகையில் பயிற்சி பெற்றுள்ளனர். இந்த ஒற்றை அம்சம் பொறுப்பு மற்றும் திட்ட வேகத்தை கணிசமாக மேம்படுத்தலாம்.
• இணையற்ற பகிர்வு மற்றும் ஒருங்கிணைப்பு: மீட்டிங் சுருக்கம் மற்றும் செயல் உருப்படிகள் தானாகவே சேகரிக்கப்பட்டு அனைத்து பங்கேற்பாளர்களுக்கும் (மற்றும் கலந்துகொள்ள முடியாதவர்களுக்கும்) மின்னஞ்சல் அல்லது Slack போன்ற ஒத்துழைப்பு பிளாட்பார்ம்கள் மூலம் பகிரப்படலாம். மேலும், முன்னணி AI உதவியாளர்கள் உங்கள் கிடைக்கும் கருவிகளுடன் ஒருங்கிணைக்கின்றன. எடுத்துக்காட்டாக, SeaMeet மீட்டிங் நோட்டுகளை Google Docs உடன் ஒத்திசைக்க முடியும் மற்றும் உங்கள் CRM க்கு தரவை தள்ளலாம், இது உங்கள் பதிவு அமைப்புகள் எப்போதும் கைமுறை தரவு உள்ளீடு இல்லாமல் புதுப்பிக்கப்படுவதை உறுதி செய்கிறது.

மீட்டிங்குக்குப் பிறகு முழு வேலை ஓட்டத்தையும் தானியங்கிப்பதன் மூலம், AI குழுக்களுக்கு வாரத்திற்கு மணிநேரాల் நிர்வாக வேலையை சேமிக்கிறது மற்றும் மீட்டிங்கின் போது உருவாக்கப்பட்ட வேகத்தை உறுதியான செயலாக மாற்றுகிறது.

சரியான AI மீட்டிங் உதவியாளரை தேர்ந்தெடுக்க

AI மீட்டிங் உதவியாளர்களுக்கான சந்தை வளர்ந்து வருகிறது, மேலும் அனைத்து கருவிகளும் ஒரே மாதிரியாக உருவாக்கப்படவில்லை. ஒரு தீர்வை மதிப்பிடும் போது, பார்க்க வேண்டிய முக்கிய அம்சங்கள் பின்வருமாறு:

• துல்லியம்: முழு அமைப்பும் மொழிபெயர்ப்பின் தரத்தில் கட்டமைக்கப்பட்டுள்ளது. பல்வேறு உச்சரிப்புகள் மற்றும் ஒலி நிலைகளில் உயர்ந்த, சுயாதீனமாக சரிபார்க்கப்பட்ட துல்லிய விகிதங்களைக் கொண்ட கருவியைக் காண்க.
• புத்திசாலித்தனம்: ஒரு சிறந்த AI உதவியாளர் மொழிபெயர்ப்பதை விட அதிகம் செய்கிறது. அது சூழலைப் புரிந்துகொள்கிறது. இது சுருக்குகிறது, செயல் உருப்படிகளை அடையாளம் கண்டறிகிறது மற்றும் முக்கிய நுண்ணறிவுகளை பிரித்தெடுக்கும் திறன் எவ்வளவு சிறந்தது?
• பயன்பாட்டின் எளிமை: சிறந்த கருவிகள் பின்புலத்தில் மறைந்து விடுகின்றன. உங்கள் கிடைக்கும் காலெண்டர் மற்றும் மீட்டிங் பிளாட்பார்ம்கள் (Google Meet மற்றும் Microsoft Teams போன்ற) உடன் மượtப்பட்ட ஒருங்கிணைப்பு செய்யும் தீர்வைக் காண்க, மேலும் அதற்கு கடுமையான கற்றல் வளைவு தேவையில்லை. SeaMeet இன் மின்னஞ்சல் அடிப்படையிலான வேலை ஓட்டம் இதற்கு ஒரு சிறந்த எடுத்துக்காட்டு ஆகும், இது பயனர்களுக்கு புதிய இடைமுகத்தை கற்றுக்கொள்ளாமல் AI உடன் தொடர்பு கொள்ள அனுமதிக்கிறது.
• தனிப்பயனாக்கம்: உங்கள் குழுவின் வேலை ஓட்டம் தனித்துவமானது. ஒரு சக்திவாய்ந்த AI உதவியாளர் மாற்றியமைக்கக்கூடியவாக இருக்க வேண்டும், இது சுருக்கு வடிவங்களை தனிப்பயனாக்க, குறிப்பிட்ட சொல்லகராதியை வரையறுக்க மற்றும் தானியங்கி வேலை ஓட்டங்களை உருவாக்க அனுமதிக்கிறது.
• பாதுகாப்பு மற்றும் இணக்கம்: மீட்டிங் பேச்சுகள் பெரும்பாலும் உணர்திறன் கொண்ட தகவல்களைக் கொண்டிருக்கின்றன. HIPAA மற்றும் CASA Tier 2 போன்ற தரநிலைகளுடன் இணக்கம் மற்றும் முறுக்கு பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகளைக் கொண்ட வழங்குநரை உறுதி செய்க.

மீட்டிங்குகளின் எதிர்காலம் முன்கூட்டிய செயல் மற்றும் ஏஜென்டிக் ஆகும்

நாம் இதுவரை விவரித்த விஷயம் தற்போதைய நிலை ஆகும், ஆனால் எதிர்காலம் இன்னும் மிகவும் உற்சாகமாக இருக்கும். அடுத்த தலைமுறை AI மீட்டிங் உதவியாளர்கள் பாதிக்காத கோப்பilot்களிலிருந்து முன்கூட்டிய, “எஜென்டிக்” பங்காளிகளாக மாறுகின்றன.

ஒரு ஏஜென்டிக் AI நிகழ்ந்ததை பதிவு செய்ய மட்டும் அல்ல; அது வெற்றிகரமான முடிவை உறுதி செய்ய செயலாக வேலை செய்கிறது. ஒரு AI ஐ கற்பனை செய்யுங்கள்:

• முன்கூட்டியே ஆபத்துகளைக் கண்டறிகிறது: முழு நிறுவனத்தில் பேச்சுகளை பகுப்பாய்வு செய்வதன் மூலம், வாடிக்கையாளர்கள் விலகும் ஆபத்துகள், உள் குழு மோதல்கள் அல்லது மூலோபாய அச்சுறுத்தல்களை அவை அதிகரிக்கும் முன்பே அடையாளம் காணலாம்.
• வேலை ஓட்டங்களை முன் முதல் பின் வரை நிர்வகிக்கிறது: இது ஒரு மீட்டிங்கில் சேரலாம், பேச்சை பதிவு செய்யலாம், விவாதத்தின் அடிப்படையில் வேலை அறிக்கையை உருவாக்கலாம், அதை அங்கீகாரத்திற்கு அனுப்பலாம், மேலும் உங்கள் திட்ட நிர்வாக கருவியில் ஒரு திட்டத்தை உருவாக்கலாம், இவை அனைத்தும் மனித தலையீடு இல்லாமலேயே செய்யலாம்.
• நிர்வாக நிலை நுண்ணறிவுகளை வழங்குகிறது: இது நூற்றுக்கணக்கான மீட்டிங்குகளிலிருந்து தகவல்களை ஒருங்கிணைத்து, தலைவர்களுக்கு முழு வணிகத்தின் நிகழ்நேர, தரவு-ஆధારित பார்வையை வழங்க முடியும், இது அனுபவ அடிப்படையிலான நிலை அறிக்கைகளுக்கு அப்பால் செல்லி, உண்மையான பேச்சு நுண்ணறிவுக்கு மாறுகிறது.

இது SeaMeet இல் எங்களை இயக்கும் பார்வை. AI என்பது ஒரு கருவியை விட அதிகமாக இருக்க வேண்டும் என்று நாம் நம்புகிறோம்; இது ஒத்துழைப்பின் நிர்வாக சுமையை கையாளும் ஒரு தன்னாட்சி முகவராக இருக்க வேண்டும், மனித திறமையை அவர்கள் சிறந்ததாக செய்யும் விஷயத்தில் கவனம் செலுத்துவதற்கு விடுவிக்கும்: உறவுகளை உருவாக்குதல், சிக்கலான பிரச்சனைகளை தீர்க்குதல் மற்றும் எதிர்காலத்தை உருவாக்குதல்.

உங்கள் அடுத்த மீட்டிங்கை உங்கள் சிறந்த மீட்டிங்காக மாற்றுங்கள்

நீண்ட, சோர்வூட்டும் மற்றும் உற்பத்தியற்ற மீட்டிங்குகளின் காலம் முடிந்துவிட்டது. AI இன் சக்தியுடன், நீங்கள் உங்கள் மீட்டிங்கு கலாச்சாரத்தை மாற்றலாம், இழந்த உற்பத்தித்திறனின் எண்ணற்ற மணிநேரங்களை மீட்டெடுக்கலாம், மேலும் உங்கள் குழுவை அவர்களின் சிறந்த வேலையைச் செய்ய அதிகாரம் அளிக்கலாம்.

திருத்துதலை தானியங்க화 করে, முக்கிய புள்ளிகளை சுருக்கி, செயல் பொருள்களைப் கண்காணிப்பதன் மூலம், AI மீட்டிங்கு உதவியாளர்கள் ஒவ்வொரு மீட்டிங்கும் கவனம் செலுத்தப்பட்ட, திறமையான மற்றும் செயல்பாட்டு என்பதை உறுதி செய்கின்றன. அவை உண்மையின் ஒரு மூலத்தை உருவாக்குகின்றன, பொறுப்புக்கூறலை மேம்படுத்துகின்றன, மேலும் உங்கள் வணிக செயல்பாடுகளுக்கு மூல्यवान நுண்ணறிவுகளை வழங்குகின்றன.

நீங்கள் நேரத்தை வீணாக்குவதை நிறுத்தி, குறுகிய, மிகவும் பயனுள்ள மீட்டிங்குகளை தொடங்க தயாராக இருந்தால், முதல் படி எளிமையானது.

மீட்டிங்குகளின் எதிர்காலத்தை அனுபவிக்க தயாரா? இன்று இலவசமாக SeaMeet க்கு பதிவு செய்யுங்கள் மற்றும் எங்கள் AI-இல் சக்தியூட்டப்பட்ட கோபைலட் உங்கள் குழுவின் உற்பத்தித்திறனை எவ்வாறு மாற்றலாம் என்று பாருங்கள். மேலும் அறிய மிக்க எங்கள் வலைத்தளத்தை https://seameet.ai இல் பார்வையிடவும்.